PROCESS SPECIFICATION - FI-CO MODULES

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MIT 041/042 – Especificação e Fluxograma de Processos Controladoria

Cliente: Exemplo Ltda.

Projeto: TEXVHX L001

Versão: 01

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MIT041 – Especificação de Processos Versão 1.3

ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO

SUMÁRIO

1. DESCRIÇÃO DO MACRO PROCESSO. 3 .....................................................................

DIAGRAMA DO MACRO PROCESSO 4 ................................................................................

2. Contabilidade 5 ..............................................................................................Fluxograma do sub-processo. 6 ..................................................................................................Descrição detalhada do sub-processo. 7 .......................................................................................

3. Informações do sub-processo. 8 ...........................................................................

1. Saídas do Sistema (opcional) 8 .................................................................................2. Origem dos dados 8 ..............................................................................................3. Conversão 8 .......................................................................................................4. Restrições/Fora de Escopo 8 ....................................................................................

4. RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES 9 ...................................................................

5. Patrimônio 10 ..................................................................................................Fluxograma do sub-processo. 11 ..................................................................................................Descrição detalhada do sub-processo. 12 .......................................................................................

6. Informações do sub-processo. 13 ...........................................................................

5. Saídas do Sistema (opcional) 13 .................................................................................2. Origem dos dados 13 ..............................................................................................3. Conversão 13 .......................................................................................................4. Restrições/Fora de Escopo 13 ....................................................................................

7. RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES 14 ...................................................................

8. Arquivos magnéticos 15 ......................................................................................Fluxograma do sub-processo. 16 ..................................................................................................Descrição detalhada do sub-processo. 17 .......................................................................................

9. Informações do sub-processo. 19 ...........................................................................5. Saídas do Sistema (opcional) 19 .................................................................................2. Origem dos dados 19 ..............................................................................................3. Conversão 19 .......................................................................................................4. Restrições/Fora de Escopo 19 ....................................................................................

10.RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES 20...................................................................

MIT041 – Especificação de Processo Versão 1.3

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1. DESCRIÇÃO DO MACRO PROCESSO.

A Exemplo Ltda está situada na cidade de Itajaí, onde atende a demanda de logística e armazenagem nos processos de importação e exportação dos portos de Navegantes e Itajaí. Desta forma, a operação de armazenagem e a prestação de serviços logísticos são responsáveis pela composição da receita da empresa.

O objetivo principal deste mapeamento é documentar a maneira como a empresa trata seus processos operacionais e unificar as informações, visando ganhos na utilização do ERP, bem como atender as exigências legais e gerenciais para auxiliar na tomada de decisões.

O processo de controladoria contempla os módulos de contabilidade e controle patrimonial, estes módulos são responsáveis pelo controle de todos os movimentos contábeis e extração de relatórios fiscais, legais e gerenciais.

De acordo com essa necessidade mapearemos, basicamente, os processos de:

• Contabilidade • Patrimônio • Arquivos magnéticos

o Sped contábil o Fcont

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DIAGRAMA DO MACRO PROCESSO


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2. Contabilidade

1. Estrutura da empresa

A Exemplo Ltda não possui filiais, é formada apenas pela empresa situada em Itajai.

2. Plano de contas

A empresa irá utilizar um plano de contas que no momento está sendo reestruturado, por isso a máscara contábil será definida no momento da parametrização. De acordo com os níveis da máscara contábil parametrizados serão definidas as características e atributos de cada conta contábil. Também optou por utilizar a estrutura de AEN que permite diferenciar os movimentos de suas atividades e controlar o resultado por linha de receita. O centro de custo divide a empresa em áreas, visando um melhor gerenciamento contábil. O uso do centro de custo facilitará o conhecimento dos gastos nos processos produtivos e atividades da empresa, fornecendo o custo de produção do período. Serão cadastrados centros de custos gerais.

3. Módulos geradores

Os módulos gerados de informações contábeis serão VDP, CAP, CRE, SUP (REC), TRB, PAT, CON e AUT. As informações da folha de pagamento serão importadas para o contábil através da rotina de importação de arquivo TXT. A rotina do módulo AUT permite criar lançamentos automáticos visando à apropriação de despesas que representam um mesmo fato gerador durante vários segmentos contábeis. Como por exemplo, seguro e IPTU parcelado. A contabilização do faturamento será realizada no VDP, com as informações obtidas através da integração WMS – Logix.

4. Fechamentos mensais

O fechamento contábil tem como objetivo efetuar o fechamento de segmentos do período, apurando os saldos das contas. A Exemplo Ltda definiu que o processo de fechamento será de forma mensal, após conciliação dos módulos recebedores de informação será feito fechamento da contabilidade. O processo consiste na integração de lotes, importação de arquivo texto com lançamentos de módulos não logix, lançamentos manuais, conciliação e análise do balancete.

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Fluxograma do sub-processo.

Início

Estruturar o Plano de Contas através do cadastro das contas patrimoniais e gerenciais.

Efetuar integração de lotes gerados pelos módulos de integração e sistemas específicos.

Ratear os valores de contas com base em percentuais informados.

Processar o encerramento do período contábil, apurando o resultado doexercício.

Disponibilizar demonstrativos financeiros específicos para cada empresa.

Contabilidade

Criação do plano de contas.

Integração de lotes.

Rateios.

Fechamento mensal.

Encerramento Exercício

Gerador de relatórios

FIM

Fechamento de segmentos contábeis do período, apurando os saldos das contas.


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Descrição detalhada do sub-processo.

Nome Descrição Transação Módulo/Menu

Opção P – Padrão

E - Específica

Escopo S – Sim N - Não

Classificação Fora Escopo D – Desejável

N - Necessária

Contabilidade

Permite ao usuário o controle de todos os movimentos contábeis e extração de relatórios fiscais, legais e gerenciais.

Controladoria/ Contabilidade

P S --

Cadastro do plano de contas.

Estruturar o Plano de Contas através do cadastro das contas patrimoniais e gerenciais, de acordo com os níveis da máscara contábil parametrizados, onde serão definidas as características e atributos de cada conta contábil.

Controladoria/ Contabilidade/ Plano de contas

P S --

Integração dos lotes.

Efetuar integração de lotes gerados pelos módulos de integração e sistemas específicos. Pode ser realizada diretamente pelos módulos geradores da informação ou via arquivo texto.

Controladoria/ Contabilidade / Lançamentos /

P S --

Rateios

Ratear os valores de contas com base em percentuais informados ou custos indiretos de produção entre centros de custo e ordens de serviço conforme bases de rateio.

Controladoria/ Contabilidade/ Ra te io s en t re contas/

P S --

Fechamento mensal

Efetuar o fechamento de segmentos contábeis do período, apurando os saldos das contas.

Controladoria/ Contabilidade/ Fechamento/

P S --

E n c e r r a m e n t o d o Exercício

O encerramento de exercício pode ocorrer em qualquer segmento de período. Normalmente os períodos estão associados a “anos”, os segmentos a “meses” e o encerramento ocorre no décimo segundo segmento, ou seja, em dezembro.

Controladoria/ Contabilidade/ Fechamento /

P S

Gerador de relatórios

Ferramenta destinada ao usuário final, que vem suprir a necessidade de disponibilizar demonstrativos financeiros específicos para cada empresa.

Controladoria/ Contabilidade/ G e r a d o r d e relatórios /

P S

Fim do subprocesso

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3. Informações do sub-processo.

4.1. Saídas do Sistema (opcional)

4.2. Origem dos dados

4.3. Conversão

4.4. Restrições/Fora de Escopo

Relatório Descrição/Associação ao sub-processo Comentários

Fechamento mensal Fechamento mensal da contabilidade.

Relatórios gerenciais Geração de relatórios gerencias.

Nome Descrição Comentários

M ó d u l o s Geradores

Todos os módulos geradores de movimentação contábil integram na contabilidade automaticamente

I m p o r t a ç ã o arquivo txt

São os lançamentos contábeis são importados através de arquivo TXT.

L a n ç a m e n t o s Manuais

São os lançamentos contábeis digitados manualmente pela contabilidade.

Conversão Descrição Comentários

Não identificadas

Nome Descrição Comentários Criticidade

Não identificadas


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4. RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES

Nome Empresa/Função Assinatura Data

Contador Contador

Diretor Diretor de logística e operação

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5. Patrimônio

5.1. Ordens de serviço:

Nesta rotina são efetuados os cadastros e manutenções das informações básicas dos bens em fase de construção, implantação ou montagem. As informações necessárias são centros de custos, tipo de depreciação, agrupamento, AEN e localização.

Com a rotina automática de importação de gastos para dentro do patrimônio é possível fazer interface com outros módulos como suprimentos, contas a pagar e contabilidade. E através de relatórios é possível controlar os gastos e fazer acompanhamento das movimentações ocorridas em determinados períodos.

5.2. Bens:

O cadastro dos bens é o ponto de partida para o controle do imobilizado. Este processo pode ocorrer de duas maneiras, efetivado através da rotina de Ordem de Serviço ou incluído através da rotina da importação de imobilizado pronto.

Através da interface com o módulo de suprimentos é possível importar informações para dentro do imobilizado sem a necessidade de incluir manualmente, apenas fazendo manutenção das informações utilizadas no cálculo mensal do módulo.

A rotina de baixas pode ser feita automaticamente através da emissão de uma nota fiscal no módulo de VDP, desde que a natureza de operação utilizada esteja parametrizada.

Atualmente a Q - Log não possui controle de bens, apenas apura o valor da depreciação mensal. Foi solicitada a empresa o levantamento das informações dos bens como, número de nota fiscal, CNPJ dos fornecedores, descrição do bem, valor de aquisição, entre outras informações necessárias para implantação dos saldos patrimoniais.

5.3. Processos complementares:

O controle patrimonial possui algumas rotinas complementares, como por exemplo, a inclusão de bens com data retroativa ao do sistema, transferência de bens entre empresas, emissão de relatórios patrimoniais e controle de tributos sobre depreciação.

Os tributos pis e cofins incidem sobre aquisição e serão utilizados para geração da EFD - Contribuição.


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E - Específica


Classificação Fora Escopo

D – Desejável

N - Necessária

Cadastro de OS na contabilidade

Efetuar o cadastro de Ordens de Serviço criadas para controle das imobilizações em andamento, bens em construção, implantação e montagem.

Controladoria/Contabilidade/Plano de contas.

P S --

Interface com módulos de SUP/CAP/CON

Importar os gastos com ordens de serviço, através da interface com os módulos Contas a Pagar, Suprimentos e Contabilidade.

Controladoria/Patrimônio/ Processos/ Ordens de serviço.

P S --

Cadastro de Patrimônio

Efetuar a implantação e as modificações do inventário, cujas informações servirão de base para todos os bens deste inventário.

Controladoria/Patrimônio/ Processos/Patrimônio. P S --

L a n ç a m e n t o s contábeis

Gerar os lançamentos contábeis da depreciação, baixa, efetivação da ordem de serviço e transferências, e efetuar a integração contábil de forma automática ou manual.

Controladoria/Patrimônio/ Rotinas/Contabilização.

P S --

Relatórios

Emitir os relatórios de Depreciação/Correção Monetária, Dados Correntes e Razão Auxiliar.

Controladoria/Patrimônio/Relatórios P S --

F i m d o Subprocesso


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4.3. Conversão



N ã o h á s a í d a s específicas.


S u p r i m e n t o s , Contas a pagar e contabilidade.

Importar os gastos com Ordens de Serviço e inventários prontos, através da interface com os módulos Contas a Pagar, Suprimentos e Contabilidade.

Inclusão manual Permite incluir ou efetuar manutenção das parcelas dos inventários manualmente.


Não identificadas


N ã o identificados

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7. RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES


Contador Contador



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8. Arquivos magnéticos

8.1. Sped contábil

A Q - Log está sujeita à tributação do imposto sobre a renda com base no lucro real, ficando assim obrigada à entrega do arquivo da ECD, escrituração contábil digital.

Através do módulo SPED Contábil a escrituração contábil será enviada em formato digital ao Ambiente Nacional SPED.

8.2. Fcont

O FCONT é um programa eletrônico no qual deverá efetuar a escrituração das contas patrimoniais e de resultado, destinado obrigatoriamente e exclusivamente às pessoas jurídicas sujeitas ao Lucro Real e ao RTT. Seu objetivo é reverter os efeitos tributários oriundos dos lançamentos que modifiquem o resultado (receitas, custos e despesas) para fins de apuração do lucro real e da base de cálculo da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), instituída pela Lei nº 11.638/07 e a Lei nº 11.941/09 (RTT), devendo ser considerados, para fins tributários, os métodos e critérios contábeis vigentes em 31 de dezembro de 2007.

A Q - Log está sujeita à tributação do imposto sobre a renda com base no lucro real, ficando assim obrigada à entrega do Fcont.

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Início ProcessoAjustes

Lançamentos Compl. CNC4000

Cadastro Informações da

Empresa CON10186

Cadastro de outras

InformaçõesCON10186

Relac. Plano de contas Referencial

CON1086

Cadastro Informações Signatários CON10186

Relacionamento SignatáriosCON10186

Cadastro contas PL

CON10186

SIM Situação Especial

NÃO

Cadastro Situação Especial

CON10186

Escrituração Descentralizada?

Empresa Escri.Descen.

CON10186

Geração ArquivoCON10186

NÃO

SIMEscri.

Resumida com Diário Auxiliar?

Grava Movimentos Auxiliares.

SIM

Finalidade do Livro Diário

Auxiliar CON10186

Relac. Diário Auxiliar e Geral.

CON10186

Geração do Arquivo

CON10186Fim Processo

NÃO

SPED CONTÁBIL E FCONT


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E - Específica


Classificação Fora Escopo

D – Desejável

N - Necessária

D a d o s E m p r e s a /Signatários.

Para iniciar o processo de geração do SPED Contábil deverão ser cadastradas algumas informações, como por exemplo, cadastro de todas as empresas do grupo, outras inscrições e dados dos signatários.

Controladoria/Contabilidade/Sped Contábil

P S ---

R e l a c i o n a m e n t o Plano de contas.

A empresa deverá efetuar o relacionamento entre a conta cadastrada no plano de contas Logix e a conta relacionada cadastrada na instituição responsável pela manutenção do plano de contas referencial.

Controladoria/Contabilidade/Sped Contábil P S ---

C a d a s t r o D e m o n s t r a ç õ e s contábeis.

Deverá ser realizada a criação da estrutura das contas agrupadas por sequencia de item, para os demonstrativos contábeis para o ECD. Os demonstrativos Oficiais para o ECD são o Demonstrativo do Resultado do Exercício e Balanço Patrimonial.

Controladoria/Contabilidade/Sped Contábil

P S ---

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Geração do arquivo.

Para a geração do arquivo para o ECD, será necessário o período fechado e encerrado. Deverá ser informado o tipo da escrituração para a emissão do arquivo.

Controladoria/Contabilidade/Sped Contábil P S ---

Fim do Subprocesso


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4.3. Conversão



Não há saídas específicas.


L a n ç a m e n t o s Contábeis.

São originados pelos lançamentos contábeis.


Não identificadas


N ã o identificados

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10.RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES


Contador Contador


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