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DIRETORIA ADMINISTRATIVA

PROCEDIMENTOS

Elaborado por:

Jocelina Maria da S. Freitas

Mayara Leme de A. Pires

Geralda Teixeira Alves

Maria Lucia Martins

Miriam Valeria Martins Ferrer

Francisco de Assis Oliveira

CAMPINAS/SP – 2015

GABINETE do REITOR GRUPO GESTOR DE OBRAS – GGO

COORDENADORIA DE PROJETOS E OBRAS Rua Bernardo Sayão, 38 – Térreo - Cidade Universitária Zeferino Vaz - CEP 13083-866 - fone/fax: (19) 3521-4105

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LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

AFPU Agência para a Formação Profissional da Universidade

CIDF Câmara Interna de Desenvolvimento de Funcionários

CLT Consolidação das Leis do Trabalho

CPO Coordenadoria de Projetos e Obras

DGA Diretoria Geral da Administração

DGRH Diretoria Geral de Recursos Humanos

DPME Departamento de Perícias Médicas do Estado

EPI Equipamento de Proteção Individual

ESUNICAMP Estatuto do Servidor da Unicamp

FUNCAMP Fundação de Desenvolvimento da Unicamp

GR Gabinete do Reitor

HE Hora Extra

PRDU Pró Reitoria de Desenvolvimento Universitário

RH Recursos Humanos

RR Relação de Remessa

SIGAD Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos

SIGPOD Sistema de Gerenciamento de Projetos e Obras

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SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO 04

2 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA SEÇÃO DE RECURSOS HUMANOS 05

2.1 FAZER FREQUÊNCIA 05

2.2 TRATAR ATESTADOS 05

2.3 FAZER AGENDAMENTOS DE PERÍCIAS 06

2.4 INSERIR FÉRIAS 06

2.5 INSERIR ALTERAÇÕES CADASTRAIS 07

2.6 HORAS EXTRAS 08

2.7 SOLICITAR EPIs 08

2.8 SOLICITAR CURSOS 09

2.9 SOLICITAR ATUALIZAÇÃO DE CARTEIRA DE TRABALHO 10

2.10 SOLICITAR DESIGNAÇÕES 10

2.11 ABERTURA DE CONCURSO PÚBLICO 10

2.12 CONTRATAR ESTAGIÁRIOS 11

3 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA SEÇÃO DE ORÇAMENTO 12

3.1 SOLICITAÇÃO DE COMPRA 13

3.2 PAGAMENTO DE CURSOS 13

3.3 PAGAMENTO DE DIÁRIAS 14

3.4 ACOMPANHAR GASTOS DO ORÇAMENTO 14

3.5 RESTITUIR A UNIVERSIDADE DE VALORES DE LIGAÇÕES PARTICULARES 15

3.6 AUTORIZAÇÃO PARA ENVIO DE DOCUMENTOS VIA CORREIO 15

3.7 SOLICITAR VEÍCULOS COM MOTORISTAS A DGA/TRANSPORTE 15

4 PROCEDIMENTO PARA AS ATIVIDADES DA CÉLULA PROTOCOLO 16

4.1 CONTROLAR A EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS 16

4.2 CONTROLAR O RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS 16

4.3 ATENDER E FAZER REQUISIÇÕES DE PROCESSOS 17

4.4 DISTRIBUIR INTERNAMENTE OS DOCUMENTOS E PROCESSOS 17

4.5 FAZER JUNTADA DE DOCUMENTOS AOS PROCESSOS 18

4.6 DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS DOS PROCESSOS 18

4.7 ENVIAR CORRESPONDÊNCIAS 18

4.8 FAZER ATENDIMENTO AOS CLIENTES 19

4.9 ENTREGAR E RECEBER MALOTES 19

5. PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA CÉLULA DE PATRIMÔNIO 19

5.1 FORMALIZAR PATRIMÔNIOS DOS BENS ADQUIRIDOS 19

5.2 ACOMPANHAR A MOVIMENTAÇÃO DOS BENS PATRIMONIADOS 20

5.3 FAZER O INVENTÁRIO PATRIMONIAL 21

5.4 SOLICITAR MANUTENÇÕES PARA OS PRÉDIOS DA CPO 22

5.5 SOLICITAR MANUTENÇÕES PARA OS VEÍCULOS DA CPO 22

5.6 GESTÃO DO CONTRATO DA LIMPADORA 22

6. PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA CÉLULA DE PATRIMÔNIO 22

6.1 FAZER SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE USO DIÁRIO 23

6.2 ACOMPANHAR CONSUMO E LEVANTAR O ESTOQUE DO MATERIAL 23

6.3 SOLICITAR BOTIJÕES DE GÁS 23

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1 INTRODUÇÃO

Esta Diretoria é responsável pela Seção de Recursos Humanos e Orçamento e pela célula

de Protocolo, Patrimônio e Almoxarifado.

A Seção de Recursos Humanos é responsável por: fazer a frequência, tratar atestados,

fazer agendamento de perícias médicas, inserir férias, inserir alterações cadastrais,

horas extras, solicitar EPIs, solicitar cursos, solicitar atualização de carteira de trabalho,

solicitar designações, abertura de concursos públicos para a área e contratar

estagiários.

A Seção de Orçamentos é responsável por: solicitações de compras, pagamentos de

cursos, pagamentos de diárias, gastos do orçamento CPO, restituir a Universidade de

valores das ligações particulares, autorização de envio de documento via correio e

solicitar veículos com motorista à DGA.

A Célula de Protocolo é responsável por: receber documentos e processos, expedir

documentos e processos, atender e fazer requisições de processos, distribuir

internamente os documentos e processos, fazer juntadas de documentos aos

processos, desentranhamento de documentos dos processos, enviar

correspondências, fazer atendimentos aos clientes, e fazer entrega e recebimentos de

malotes.

A Célula de Patrimônio é responsável por: formalizar o patrimônio de bens adquiridos,

acompanhar a movimentação de bens patrimoniados, fazer inventário patrimonial,

solicitar manutenções nos prédios, solicitar manutenções nos veículos e fazer a gestão

do contrato com a empresa Limpadora.

A Célula de Almoxarifado é responsável por: fazer solicitação de material de uso diário,

acompanhar o consumo e levantar o estoque dos materiais e solicitar botijões de gás.

Este trabalho apresenta os procedimentos padrões de forma a uniformizar todas as

atividades desenvolvidas por esta Diretoria da Coordenadoria de Projetos e Obras.

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2 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA SEÇÃO DE RECURSOS

HUMANOS

Nos itens a seguir são apresentados os procedimentos para a execução das atividades.

2.1 FAZER FREQUÊNCIA

A Seção de RH recebe os cartões de ponto dos funcionários da DGRH e da FUNCAMP

no final de cada mês, sendo que os cartões se referem sempre ao próximo mês. Após

conferência do RH é encaminhado a cada funcionário. A frequência dos estagiários é

feita em formulário disponibilizado mensalmente a todos estagiários. Ao final de cada

quinzena os funcionários/estagiários entregam os cartões de ponto preenchidos com

os dias trabalhados. O RH acompanha a entrega de todas as frequências através de

uma listagem contendo todos os profissionais da CPO. Após faz a conferência dos

cartões ponto dia a dia, observando horários de entrada e saída, encaminha para

recolhimento da assinatura das chefias imediata.

Quando os cartões de ponto são de funcionários contratados pela Unicamp, o RH faz a

inserção das ocorrências no sistema da DGRH e após arquiva os cartões na pasta de

frequência de cada um. Quando são de funcionários contratados através da Funcamp,

o RH deve tirar a xerox dos cartões de ponto e arquivar as xerox na pasta de

frequência de cada um, após encaminhará os cartões ponto ao RH do GR, sempre no

início do outro mês, pois eles darão prosseguimento a frequência.

Os funcionários ESUNICAMP da Unicamp tem direito a tirar o Artigo 31 (abono de um

dia), para tanto deverão solicitar a chefia imediata antecipadamente e somente após

autorização poderão usufruir, para isso deverá preencher o formulário chamado

Justificativa de Ausência (modelo no site da DGRH -

http://www.dgrh.unicamp.br/documentos/formularios) e entregar junto com o cartão

de ponto.

Na frequência de estagiário, caso tenha ocorrência(s) para desconto(s) de dia(s) no

mês, o RH deverá informar a DGRH, através de e-mail, colocando o(s) dia(s) que

deverão ser descontados, o nome e matrícula do estagiário.

2.2 TRATAR ATESTADOS

Todos os atestados médicos devem ser entregues no RH CPO em até no máximo 48

horas. Os atestados médicos, inferior a um dia, ficará no RH para inserção no sistema

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de frequência e será arquivado na pasta dos interessados.

Os atestados de funcionários CLT são tratados assim:

um dia ou mais, serão encaminhados a DGRH-Medicina do Trabalho, pois

eles farão a inserção na frequência.

Os atestados de funcionários ESUNICAMP são tratados assim:

de um dia, serão encaminhados a DGRH-Medicina do Trabalho, pois eles

farão a inserção na frequência;

de mais de um dia, o funcionário deverá comparecer no RH para fazer

agendamento de perícia.

Para o agendamento de perícia, o RH entra no sistema do estado DPME, preenche

os dados do funcionário e do afastamento médico e aguarda o sistema gerar o dia e

o local da perícia. Após imprime o formulário gerado com os dados da perícia e

entrega ao funcionário. Após a perícia realizada, a DGRH fará a inserção da

frequência. Sempre deverá passar cópia destes atestados, logo após o

agendamento da perícia, para a DGRH-Medicina do Trabalho.

Atestados de funcionários contratados pela FUNCAMP, são anotados nos cartões

ponto, preenchido o formulário “Justificativa de Ausência”, recolhido assinatura do

interessado e da chefia imediata e encaminhado junto com o cartão ponto ao RH do

GR.

Atestados de estagiários, como não terão descontos, ficam arquivados na pasta de

frequência de cada um.

2.3 FAZER AGENDAMENTO DE PERÍCIAS MÉDICA

O funcionário ESUNICAMP quando se afasta por mais de um dia, deve comparecer

no RH da CPO com o atestado para agendamento da Perícia através do sistema do

estado DPME. Neste sistema inserimos os dados do servidor, os dados do

afastamento médico e no final é gerado um dia e um local para o servidor ir fazer a

perícia. Imprimimos o documento gerado com o endereço e entregamos ao

funcionário para comparecer no dia marcado à perícia. Após a realização da perícia

pelo funcionário o RH recebe o informe da aprovação ou não do afastamento. A

inserção desta frequência é feita pela DGRH.

2.4 INSERIR FÉRIAS

No início de cada ano o RH solicita a previsão de férias de cada funcionário. De

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posse desta informação verifica se dentro de cada área não tem dois, ou mais

funcionários com previsão de férias em períodos iguais, caso tenha já, informa a

chefia da área para tratar de forma a evitar o fato. O RH envia a cada chefia

imediata a previsão de férias de seus funcionários.

Com 45 dias de antecedência do início das férias prevista, o funcionário solicita

formalmente por e-mail a chefia imediata a marcação das férias já prevista, citando

o período pretendido e a quantidade de dias. A chefia imediata se tiver dúvida entra

em contato com o RH para esclarecer, e após dá sua manifestação. Se for aprovada

as férias, encaminha o e-mail ao RH para as providências. Se não, trata junto com o

funcionário uma outra opção de data.

Se for funcionário da Unicamp, o RH entra no sistema da DGRH e insere os dados

das férias do funcionário, gerando o documento “Aviso de Férias” para formalização

(2 vias de cada), onde o RH recolherá a assinatura do funcionário e da chefia e após

deixará uma via com o funcionário e a outra arquivará na pasta do funcionário.

Apenas o funcionário CLT tem opção de solicitar pecúnia, venda de 10 dias das

férias, e gozar os demais dias; também pode solicitar a antecipação da primeira

parte do décimo terceiro salário. Esta proposta deverá estar descrita no e-mail que

solicitará formalmente. Neste caso o RH fará a inserção desta informação no

sistema da DGRH e gerará outro formulário “Solicitação de Abono de Férias”, onde

o RH recolherá a assinatura do funcionário e da chefia e após deixará uma via com o

funcionário e a outra arquivará na pasta do funcionário.

Estagiários solicitam férias por e-mail junto aos Supervisores de estágio, caso eles

aprovem, encaminham para o RH que fará inserção no sistema da DGRH, após

preencherá o formulário “Declaração de Recesso”, e o RH recolherá a assinatura do

estagiário e do Supervisor de estágio e após anexará este documento no processo

do estagiário.

2.5 INSERIR ALTERAÇÕES CADASTRAIS

A Seção recebe a solicitação do servidor:

se for de endereço, solicita a entrega do comprovante de endereço juntamente

como formulário Atualização de endereço (modelo no site da DGRH -

http://www.dgrh.unicamp.br/documentos/formularios) preenchido, após

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inseri no Sistema SENIOR da DGRH e encarta no processo de vida funcional do

interessado os documentos entregues.

se for de horário de trabalho, solicita a autorização da chefia imediata, após

autorizado, faz a alteração no sistema da DGRH.

2.6 HORAS EXTRAS

O Diretor da área solicita ao Coordenador da CPO as horas extras, que deverá ter a

justificativa fundamentada, informando a quantidade de horas, periodicidade e

nome de servidores que farão as horas extras. O Coordenador aprovando a

solicitação, encaminhará um ofício a PRDU solicitando autorização.

Após aprovação da PRDU é que se poderá iniciar a execução das horas extras.

Se for aprovado, no final de cada mês o Diretor da área envolvida faz uma previsão

de HE para o próximo mês, constando quantidade de horas extras pretendidas,

nomes dos servidores e a quantidade de horas que cada um fará e encaminha ao

RH. A Seção de RH solicita aprovação do Coordenador da CPO e após informa a

PRDU desta previsão, através de Ofício CPO.

No começo do próximo mês, a Seção de RH apura a quantidade realizada no mês

anterior, confere com o solicitado na previsão e após faz ofício CPO em nome do

Coordenador solicitando aprovação do pagamento das horas realizadas,

juntamente com uma planilha contendo os nomes dos profissionais que fizeram a

HE e a quantidade de horas extras realizadas e encaminha à PRDU.

No final de cada quinzena o RH insere no sistema da DGRH a quantidade de horas

extras realizadas de cada servidor juntamente com a frequência.

2.7 SOLICITAR EPIs

O Diretor da área verifica a necessidade do funcionário e solicita ao RH os EPIs

necessário para o servidor, através de e-mail. Se for funcionário/estagiário

Unicamp, o RH entra no sistema da DGRH e solicita os EPIs através de OS citando o

nome e matrícula do servidor. Após recebermos o e-mail para retirar o EPI,

preenchemos a ficha do funcionário de controle de EPI, com o nome do item que irá

receber, o código e a data da entrega. Entregamos o EPI ao funcionário/estagiário e

recolhemos a assinatura registrando o recebimento físico. Se for funcionário

FUNCAMP, o RH envia e-mail ao RH da FUNCAMP com os dados do servidor e o

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nome do EPI necessitado. A FUNCAMP estando de acordo, vem até a CPO para fazer

a entrega, caso não esteja de acordo solicita esclarecimentos que encaminhamos a

Chefia responsável para responder.

2.8 SOLICITAR CURSOS

O Diretor da área encaminha ao RH, por e-mail, a solicitação do curso para o(s)

funcionário(s), justificando a necessidade. O RH solicita aprovação do

Coordenador da CPO. Se autorizado o RH toma as seguintes providências.

Para funcionário UNICAMP:

Se o curso for iniciar após 30 dias do pedido, solicitamos a AFPU, através de

formulário próprio daquele órgão, a aprovação do curso e do pagamento da

inscrição com recursos daquele órgão. Se o documento voltar aprovado, fazemos

a inscrição do funcionário através do site e encaminhamos a documentação

recebida à DGA para as providências formais quanto ao pagamento da inscrição. A

DGA abre um processo para tratar desta inscrição, faz o pagamento devido e

encaminha o processo para o RH para anexar o Certificado do curso realizado pelo

funcionário. O RH solicita ao funcionário após a realização do curso o Certificado,

tira duas cópias, anexa uma ao processo e encaminha o processo de volta a DGA, e

a outra cópia anexa ao processo de vida funcional do funcionário, após devolve

Certificado original ao funcionário.

Caso o curso aconteça em menos de 30 dias, temos que utilizar recursos próprios,

portanto é repassado os documentos para o Orçamento que tratará da solicitação.

Todos os cursos realizados pelos funcionários da UNICAMP, o RH solicita cópia de

Certificado para anexar ao processo de vida funcional dos participantes.

Para funcionário FUNCAMP:

O RH faz ofício em nome do Coordenador ao Gabinete do Reitor, solicitando

aprovação para pagamento da inscrição e diárias (se for necessário) através do

convênio administrado junto a FUNCAMP. Em caso de aprovação o próprio

Gabinete avisa O RH e já encaminha o documento a FUNCAMP para pagamento da

inscrição. O RH faz a inscrição do funcionário através do site e aguarda a

FUNCAMP efetivar o pagamento da inscrição. O RH recebe a confirmação do

pagamento do curso e avisa o funcionário. Após a realização do curso, solicita ao

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funcionário o Certificado de participação no curso, tira uma cópia para a pasta do

funcionário e outra para enviar a FUNCAMP e devolve original ao funcionário.

2.9 SOLICITAR ATUALIZAÇÃO DE CARTEIRAS DE TRABALHOS

Quando o funcionário UNICAMP solicita a atualização da carteira de trabalho, o RH

recebe a carteira de trabalho, encaminha à DGRH através de Memorando

solicitando a atualização e após a devolução. Após atualizada a carteira de

trabalho, a DGRH devolve para a CPO, que entrega ao funcionário.

Quando o funcionário FUNCAMP solicita a atualização da carteira de trabalho, o

RH recebe a carteira de trabalho, encaminha ao RH do Gabinete do Reitor através

de Memorando solicitando a atualização e após a devolução. Após atualizada a

carteira de trabalho, o RH do Gabinete do Reitor devolve para a CPO, que entrega

ao funcionário.

2.10 SOLICITAR DESIGNAÇÕES

O Diretor da área solicita ao Coordenador da CPO a designação de um funcionário

através de Memorando, se aprovado o Coordenador despacha o documento para

o RH informando a aprovação e solicitando as providências. Se não retorna o

Memorando com a negativa para o Diretor da área.

Em caso de aprovação, o RH preenche o formulário da DGRH de “Solicitação de

Designação” em conjunto com o Diretor da área, recolhe as assinaturas e elabora

um ofício, em nome do Coordenador, encaminhando os documentos a CIDF. Após

aguarda a reunião da CIDF que analisará o pedido, aprovando ou não. Em caso de

aprovação a CIDF encaminha o documento direto para a DGRH que fará a

designação. Após a designação ser efetivada pela DGRH, os documentos serão

encaminhados a CPO informando o realizado e propondo a juntada no processo

de vida funcional com o ciente do funcionário. Em caso de não aprovação pela

CIDF retorna o documento para a CPO com a justificativa da não aprovação.

2.11 ABERTURA DE CONCURSO PÚBLICO

Para solicitar concursos públicos o órgão tem que ter vaga e verba equivalente ao

salário do profissional que quer contratar.

O Diretor da área solicita ao Coordenador da CPO a abertura de concurso público

com a justificativa fundamentada através de Memorando, se aprovado o

Coordenador despacha o documento para o RH informando a aprovação e

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solicitando as providências. Se não retorna o Memorando com a negativa para o

Diretor da área.

O RH recebe o Memorando com a aprovação, elabora ofício em nome do

Coordenador para a DGRH solicitando a abertura do concurso público. A DGRH

libera no sistema para o RH preencher o “Formulário 1” e informar os dados:

número da vaga, valor da referência, área que irá trabalhar, horário de trabalho,

jornada mensal, tipo de experiência profissional e atividades que serão executadas.

O RH juntamente com a área envolvida preenche os dados no sistema e gera o

“Formulário 1” , recolhe a assinatura do Diretor do órgão, do Requisitante da vaga e

do responsável administrativo. Após o RH envia via sistema este formulário e

fisicamente também para a DGRH, para aprovação. Aprovado o “Formulário 1” a

DGRH libera o sistema para preenchimento do “Formulário 2”. Neste F2 o RH

juntamente com a área envolvida preenche os dados dos integrantes da Comissão

que é composta de 5 membros, 1 presidente e 1 suplente, insere a bibliografia da

prova, programa da prova, material a ser usado na prova, define nota mínima para

aprovação, peso das provas, critério de desempate e local de inscrição presencial.

Após gera o “Formulário 2”, imprime e recolhe as assinaturas de todos

componentes da Comissão e do responsável da unidade, envia virtualmente este

formulário e encaminha em papel para à DGRH, que elaborará o Edital de publicação.

O RH aguarda a próxima etapa, que é a Comissão entregar a prova elaborada e

encaminha à DGRH para aprovação; impressão em série e aplicação aos candidatos

no dia publicado no Edital. Após a aplicação da prova, a DGRH corrige a prova

Objetiva (testes) e encaminha ao RH as provas Dissertativas para correção pela

Comissão apenas dos candidatos que atingiram a nota mínima de aprovação. A

Comissão corrige e devolve ao RH que encaminha a DGRH. De posse das provas

corrigidas a DGRH libera as notas das provas dos candidatos através de publicação e

faz a homologação do concurso. Caso no Edital tenha exigência de apresentação de

experiência, os candidatos devem apresentar os documentos antes da publicação da

nota final.

2.12 CONTRATAR ESTAGIÁRIOS

Todo ano em setembro, verificamos se os estagiários que atuam na CPO

permanecerão estagiando no próximo ano e os que encerrarão o estágio. São 3

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motivos para encerrar o estágio: o estágio é limitado a 2 anos, aluno que se formará

no final do ano e por vontade própria do aluno ou da CPO.

Feito este levantamento é iniciado o processo de contratação de estagiário que se

inicia com o “Edital de Abertura”, (modelo no site da DGRH -

http://www.dgrh.unicamp.br/documentos/formularios), preenchido por

supervisores de estágio e RH. No período definido no Edital recebemos no RH da CPO

as inscrições dos alunos interessados e que participarão da prova (que é

eliminatória). A prova é elaborada pelos supervisores de estágio e o RH faz a

aplicação da prova aos alunos na própria CPO. Com o resultado da prova,

convocamos os aprovados para a entrevista que é feita pelo supervisor de estágio.

Após a entrevista, que é classificatório, fazemos a publicação do “Edital de

Classificação Final” (modelo no site da DGRH -

http://www.dgrh.unicamp.br/documentos/formularios) com os nomes dos

aprovados que serão convocados, para repor os estagiários que se desligarão.

Dois meses antes da saída de um estagiário inicia-se o processo de contratação do

substituto, que é convocado por e-mail para trazer os documentos necessários para a

contratação que é: Atestado de matrícula, Histórico escolar, comprovante de

endereço, Currículo vitae, cópia de RG e CPF. Após abrimos um processo com o

assunto “Admissão como estagiário” em nome do aluno, juntamos os documentos:

Edital de Abertura (cópia), Edital Final (cópia), todos os documentos que o aluno

trouxe e ainda os formulários elaborados pelo RH: “Declaração Informativa”,

“Solicitação de Estágio” e “Plano de estágio”, todos são formulários da DGRH.

Encaminhamos a DGRH o processo para elaboração do contrato com o aluno. Se for

aluno da Unicamp, logo após a assinatura da Coordenadora da DGRH no contrato é

autorizado o início do estágio, se for aluno de outras faculdades, o aluno deverá

pegar o contrato no RH e levar na faculdade para assinatura do Coordenador de

curso e do representante da instituição. Após essas assinaturas e a entrega do

Contrato no RH é que daremos autorização ao aluno para início do estágio.

3 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA SEÇÃO DE ORÇAMENTO

Nos itens a seguir são apresentados os procedimentos para a execução das

atividades.

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3.1 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

A Área interessada envia a solicitação de compra para o Orçamento através de e-

mail contendo o material/bem a ser adquirido, a quantidade necessária, as

especificações e a justificativa. Esta solicitação já deverá conter a aprovação da

chefia imediata.

A área de Orçamentos verifica o valor do material/bem solicitado, consulta o valor

de recursos financeiros disponíveis e o planejamento de gastos do mês e faz uma

proposta de aquisição a área que poderá ser imediata ou não. A área aprovando

inicia-se o processo de aquisição.

O Orçamento insere a solicitação no sistema UNIBEC com as devidas especificações,

quantidades e justificativa. O sistema envia para o Coordenador aprovar a compra e

o Orçamento acompanha as próximas etapas junto a UNIBEC. A UNIBEC envia as

propostas das empresas que estão participando da licitação para o Orçamento,

através de e-mail, que encaminha a área interessada para fazer a análise técnica e

de custo do material/bem. Caso as propostas estejam de acordo com o solicitado

enviamos de volta a UNIBEC para dar prosseguimento a aquisição. Caso não

estejam relatamos a UNIBEC os problemas detectados, para resolução. Após

aquisição recebemos o material/bem adquirido, fazemos os testes necessários e as

devidas verificações para posteriormente fazermos o aceite, ou não. Quando não

aceitamos o material/bem, devolvemos a UNIBEC relatando o problema e

aguardamos o recebimento do material correto. Após o recebimento do

material/bem correto, verificamos se eles são passíveis de patrimoniamento, de

acordo com a Instrução DGA N.29 de 31/01/2002, se não for, entregamos direto a

área solicitante, se for, é encaminhado a Célula de Patrimônio da CPO para

acompanhar o patrimoniamento e após entregar a área solicitante.

3.2 PAGAMENTOS DE CURSOS

Para funcionário UNICAMP: a Área de RH informa através de e-mail a área de

Orçamento que foi aprovado um curso para o(s) funcionário(s) enviando o folder

com os dados e justificando que o curso acontecerá em menos de 30 dias. O

Orçamento irá analisar os recursos financeiros disponíveis da CPO juntamente

com o planejamento previsto e conjuntamente com a Coordenação irá aprovar ou

não. Caso aprovado informará a AFPU e fará a inscrição do funcionário no site da

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empresa responsável pelo curso e após preencherá o formulário da DGA

solicitando o pagamento da inscrição do funcionário com os recursos próprios da

CPO. A DGA fará o pagamento e informará a CPO solicitando a entrega do

Certificado após a realização do curso. Após a realização do curso o funcionário

entregará o Certificado ao Orçamento que anexará uma cópia ao processo e

devolverá a DGA para ciência.

3.3 PAGAMENTOS DE DIÁRIAS

Para funcionário contratado via UNICAMP: a Área de RH informa através de e-mail a

área de Orçamento que foi aprovado um curso para o(s) funcionário(s), citando o(s)

nome(s) dos envolvidos, local e dias do curso, documentos da chefia aprovando,

detalhamento do curso e folder do curso. O Orçamento analisa o pedido verificando

junto às normas da DGA se é devido o pagamento de diária(s), e em caso positivo

preenche o formulário da DGA com os dados do funcionário e curso, recolhe

assinatura da chefia imediata e do funcionário, coloca no processo de pagamento

do funcionário e encaminha a DGA. Após o processo retorna com a aprovação da

DGA que fará o depósito na conta corrente do funcionário um dia útil antes da

realização do curso. Após a realização do curso, o Orçamento solicita ao

participante o Certificado do curso, tira uma cópia e anexa no processo de

pagamento do funcionário e encaminha a DGA para finalização.

Para funcionário FUNCAMP: quando solicita ao Gabinete do Reitor o pagamento da

inscrição no curso, se tiver direito ao recebimento de diária(s), o pedido já será

incluído no mesmo documento. A FUNCAMP fará o depósito na conta corrente do

servidor um dia útil antes da realização do curso.

3.4 ACOMPANHAR GASTOS DE ORÇAMENTO

Mensalmente o Orçamento recebe um relatório da DGA com os gastos realizados

no mês anterior. O Orçamento confere cada débito lançado e verifica se confere

com as aquisições e gastos realizados, consultando as pastas do Orçamento onde

são arquivados todos os documentos que geraram custos para a CPO. Faz o

lançamento na planilha de “Acompanhamento de Gastos da CPO”, analisando

cada gasto de forma a verificar algum gasto que ultrapassou o valor planejado.

Caso seja detectado este gasto, faz-se uma revisão do planejado realizando os

ajustes necessários, para que os recursos sejam suficientes até o final do ano.

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Conforme o item que ultrapassou o valor planejado, o Orçamento propõe ações

no intuito de evitar gastos excessivos.

3.5 RESTITUIR A UNIVERSIDADE DOS VALORES DE LIGAÇÕES PARTICULARES

Trimestralmente a área de Orçamento imprime as contas telefônicas da CPO,

disponíveis no site do CCUEC, e distribui para cada usuário responsável pela conta,

solicitando a restituição dos valores de ligações particulares realizadas. Conforme

norma adotada internamente as ligações locais e valores das contas de DDD e

celulares inferiores a R$2,00 não são passíveis de cobrança. As contas telefônicas

com valores acima do definido são encaminhadas aos usuários. Cada usuário após

receber as contas, faz sua avaliação e após quando for devolver a conta, anota na

referida conta o valor que estará restituindo ou coloca a informação que não

possui ligações particulares e devolve a conta impressa ao Orçamento. Os valores

recebidos são depositados na conta da Universidade e encaminhado o recibo a

DGA, que identificará o valor e repassará o valor para a conta da CPO. As contas

telefônicas devolvidas pelos usuários e as demais, são arquivadas na pasta de

“Telefones CPO” na área de Orçamento.

3.6 AUTORIZAÇÃO DE ENVIO DE DOCUMENTO VIA CORREIO

O Orçamento recebe do Protocolo os documentos que foram definidos para

encaminhamento através do correio, preenche e assina o formulário (2 vias)

autorizando o encaminhamento via correio e devolve ao Protocolo para

prosseguimento. Após alguns dias recebe uma via do formulário enviado com o

valor que foi gasto naquela correspondência e arquiva na pasta de Orçamento que

subsidiará a atividade “Acompanhar os gastos de Orçamento”.

3.7 SOLICITAR VEÍCULO COM MOTORISTA A DGA/TRANSPORTES

A Chefia da área envia solicitação ao Orçamento informando a necessidade do

veículo com o motorista citando dia, local, funcionários envolvidos e justificando. O

Orçamento analisa buscando a forma de menor gasto financeiro, passa para

aprovação da chefia do Orçamento e chefia imediata solicitante. Caso seja aprovado

envia a solicitação via sistema ao Transporte/DGA e aguarda agendamento. Após

receber a informação do agendamento, informa o solicitante e arquiva o formulário

de agendamento na pasta de “Gastos de Orçamento”.

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4 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA CÉLULA DE PROTOCOLO

Nos itens a seguir são apresentados os procedimentos para a execução das atividades.

4.1. CONTROLAR A EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

Diariamente o Protocolo dá saída nos documentos através do sistema SIGPOD e nos

processos através dos sistemas SIGPOD (CPO) e SIGAD (Unicamp).

Quando recebemos um documento interno da CPO (Ofício, Memorando, Its, etc.)

para encaminhar a outra unidade, verificamos se está registrado no SIGPOD, em

caso negativo fazemos o registro, se for relacionado a algum contrato fazemos a

anexação no sistema também. Em caso afirmativo, inserimos a saída via SIGPOD e

preparamos a Relação de Remessa (duas vias), imprimimos e anexamos ao

documento que será encaminhado a Unidade através de malote. Após a unidade

receber o documento, assinará a RR enviada e devolverá uma via a CPO através de

malote.

Quando recebemos processo interno da CPO para encaminhar para outra unidade,

verificamos se todos os volumes estão presente, se os documentos novos incluídos

estão juntados fisicamente, em caso negativo fazemos a juntada, após verificamos

se os documentos estão anexados via SIGPOD no contrato devido (caso seja de

contrato), em caso negativo fazemos a anexação, e após inserimos no SIGPOD a

saída para outra unidade. Após inserimos também no SIGAD e imprimimos a

Relação de Remessa (2 vias) de envio. Anexamos as duas vias da relação de remessa

ao processo, se for vários volumes amarramos todos com o cadarço próprio e

encaminhamos a unidade através do malote. Após a unidade receber o processo

assinará a Relação de Remessa enviada e devolverá a CPO através de malote.

4.2. CONTROLAR O RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

Quando o documento chega ao Protocolo de outras unidades ou de empresa

contratada, é verificado se é resposta de um outro documento enviado por áreas da

CPO, se sim, cadastra-se a resposta e anexa (no sistema) ao documento inicial e

encaminha via SIGPOD a área que solicitou a resposta. Caso seja um documento

novo, cadastra-o no SIGPOD, se for referente a algum contrato faz-se a anexação no

SIGPOD e após encaminha a área responsável. Se for documento de unidade,

referente a obras ou projeto é encaminhado a Seção Técnica.

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Quando o processo chega ao Protocolo de outras unidades, verifica se o processo

foi encaminhado via SIGAD, se sim, verifica se todos os volumes pertinentes a ele

vieram, se sim faz o devido recebimento no SIGAD, assina a Relação de Remessa (2

vias) que acompanha o processo, colocando uma via no malote para retornar à

unidade que enviou o processo e a outra arquiva na pasta da CPO de Relação de

Remessas recebidas. Após insere a entrada no SIGPOD, ou cadastra-o no SIGPOD,

caso seja um processo chegando pela primeira vez na CPO, despacha para a área

envolvida ou para a área definida na Informação do processo, e leva-se o processo

fisicamente até a área.

4.3. ATENDER E FAZER AS REQUISIÇÕES DE PROCESSOS

Diariamente o Protocolo entra no SIGAD, na tela inicial e clica no ícone

Documentados Requisitados e imprime a lista dos processos requisitados por outras

unidades. Após verifica através do SIGPOD com quem está o processo e passa o

relatório impresso contendo a área solicitante e a justificativa, para o funcionário

que está com aquele processo para fazer o atendimento. Após aguarda o

encaminhamento do processo por parte do usuário para atender aquela requisição.

Caso o funcionário não envie o processo para a área solicitada, fica pendente no

SIGAD aquele processo até o atendimento.

Quando um funcionário precisa de um processo que não esteja na CPO, deve

solicitar através do SIGPOD ao Protocolo. O Protocolo recebe a informação via

SIGPOD e solicita através do SIGAD o processo referenciado. Quando a unidade

atende a requisição encaminhando o processo, o Protocolo recebe e envia ao

solicitante. Caso a unidade não encaminhe dentro de 7 dias, o Protocolo entra em

contato via telefone solicitando verbalmente.

4.4. DISTRIBUIR INTERNAMENTO OS DOCUMENTOS E PROCESSOS RECEBIDOS

Diariamente, no período da manhã e no período da tarde, após a chegada do malote

(9hs e 13hs), o Protocolo recebe os documentos/processos, faz os recebimentos

conforme descrito no item 4.1, e após o Protocolo passa entregando os

documentos/processos na mesa dos destinatários. Caso o Protocolo receba algum

documento/processo fora dos malotes, inicia-se os procedimentos imediatamente

conforme descrito no item 4.1 e faz a entrega na mesa do destinatário.

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4.5. FAZER JUNTADAS DE DOCUMENTOS AOS PROCESSOS

Diariamente o Protocolo recebe os processos da Seção Técnica com os documentos

que tramitou no último mês para fazer a devida juntada de acordo com as normas

da Universidade. O Protocolo realiza esta atividade, numerando as folhas

sequencialmente e após encaminha para o responsável que acompanha aquele

contrato.

4.6. DESETRANHAMENTO DE DOCUMENTOS DOS PROCESSOS

Este procedimento segue regras definidas pelo Sistema de Arquivo Central da

Universidade.

Quando o Protocolo recebe a solicitação de desentranhamento de documentos de

processo, ele verifica se o processo foi aberto pela CPO, em caso afirmativo, verifica

se tem a informação das folhas a serem retiradas, o motivo e ainda a informação do

que será feito com os documentos retirados. Somente após todas essas

informações dadas, inicia-se o desentranhamento dos documentos, registrando no

processo a retirada dos documentos, logo abaixo da informação que solicitou e

devolvendo o processo ao solicitante. Caso o processo não tenha sido aberto pela

CPO, encaminha-se a unidade que abriu o processo para proceder o

desentranhamento.

4.7. ENVIAR CORRESPONDÊNCIA

Ao receber um documento que deverá ser encaminhado via correio de uma das áreas

da CPO, o Protocolo verifica-se o documento contém o nome do destinatário e o

endereço para preenchimento da AR do correio que irá acompanhar a

correspondência. Se não tiver esses dados, solicita-os junto ao funcionário que

encaminhou o documento. Após receber todos os dados, preenche a AR e encaminha

ao Orçamento para fazer formulário de “Autorização de envio de documento via

correio”. O Orçamento devolve com o formulário autorizando e o Protocolo insere a

saída do documento através do SIGPOD informando que o documento irá via correio.

O Protocolo então coloca o documento no malote para DGA que irá fazer a entrega

no Correio. A AR encaminhada junto com o documento voltará com o nome e data

que o documento foi recebido pelo destinatário.

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4.8. FAZER ATENDIMENTO AO CLIENTES

O Protocolo recebe o cliente no guichê e faz o primeiro atendimento. Quando o

cliente que falar com um dos profissionais da CPO, o Protocolo encaminha-o para

área. Quando o cliente quer fazer entrega de documentos ou processos, procede

como descrito no item 4.1. Quando o cliente quer consultar a entrada de algum

documento, o Protocolo faz a pesquisa com os dados oferecido pelo cliente e

responde a consulta.

4.9. ENTREGAR E RECEBER MALOTES

Diariamente em dois horários, 9hs e 13hs, a DGA/Expedição envia uma perua para

retirar documentos e processos que a CPO está encaminhando a outras unidades. O

Protocolo envia um funcionário na frente da CPO com os documentos e processos

que serão entregues nesses horários, que fica esperando a perua fazer a entrega.

Quando a perua chega faz se a entrega dos documentos e processos e também

recebe os documentos e processos enviados por outras unidades. Recebidos estes

documentos e processos inicia-se o recebimento conforme descrito no item 4.1.

5 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA CÉLULA DE PATRIMÔNIO

Nos itens a seguir são apresentados os procedimentos para a execução das

atividades.

5.1 FORMALIZAR O PATRIMONIAMENTO DOS BENS ADQUIRIDOS

Dentro da Universidade todo bem adquirido com custo inferior a 1% do limite fixado

pelo inciso II do artigo 24 da Lei Federal nº 8.666/1993, não precisa de adesivo de

patrimoniamento, conforme Instrução Normativa N.29 de 31/01/2002.

Os bens adquiridos com valor acima do referenciado deverão ser patrimoniados.

O patrimoniamento, que é a colocação de um adesivo contendo um número é

realizado pela DGA, após ser finalizada uma aquisição. O processo de aquisição é

encaminhado a área de Patrimônio da DGA, que agendará dia e horário com a

unidade que adquiriu o bem para fazer o patrimoniamento.

A área de Orçamento da CPO após fazer a aquisição e recebimento de um bem

patrimoniável, encaminha a informação e o bem para a Célula de Patrimônio que

registra na “Planilha de Bens da CPO“ com a informação aguardando o

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patrimoniamento. Se for de pequeno porte mantém o bem guardado até ser

patrimoniado, para posteriormente fazer a entrega ao usuário do bem já

patrimoniado. Caso seja um bem de grande porte, já disponibiliza de imediato

dentro da área para uso. Caso a DGA não venha no prazo de 30 dias patrimoniar o

bem, o Patrimônio entra em contato com a DGA e solicita o patrimoniamento. A

DGA agenda o patrimoniamento do bem na área de Patrimônio da CPO, através de

ligação telefônica. O Patrimônio da CPO marca na agenda e designa um profissional

que acompanhará o funcionário da DGA nesta atividade, passando o código de

órgão da CPO e informando a área que será responsável pelo bem.

Após a colagem do adesivo com o número, o profissional da CPO registra o número

na “Planilha de Bens da CPO“. Após dois dias consulta o sistema de patrimônio da

DGA para confirmar se o bem foi cadastrado corretamente no nosso órgão, se não

foi solicita a DGA/Patrimônio as devidas correções, e aguarda novamente para

verificação no CICS.

5.2 ACOMPANHAR A MOVIMENTAÇÃO DOS BENS PATRIMONIADOS

Quando uma área define que não quer mais um bem que é patrimoniado, informa o

Patrimônio através de e-mail e o Patrimônio verifica se as demais áreas da CPO têm

interesse naquele bem. Caso tenham, fazemos a transferência interna dentro da CPO,

caso não tenham, inserimos no sistema de patrimônio da DGA a solicitação de

recolhimento daquele bem, após imprimimos o formulário gerado pelo sistema,

recolhemos assinatura do

Coordenador da CPO e do representante do Patrimônio, anexamos este documento

no processo anual de “Recolhimento de Bens” e encaminhamos a DGA/Patrimônio.

Após 7 dias recebemos via e-mail o agendamento com o dia e horário que virão

buscar o bem e designamos um profissional para acompanhar a recolhimento do

bem, que anotará na agenda da área de Patrimônio. Após o recolhimento do bem, a

área de Patrimônio recebe o processo anual de “Recolhimento de Bens” com a

informação da DGA de serviço concluído. O Patrimônio entra no sistema de

patrimônio da DGA e verifica se o bem foi retirado da responsabilidade da CPO, se

sim arquiva o processo, se não solicita a correção por parte da DGA e aguarda a

retirada da responsabilidade da CPO.

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5.3 FAZER O INVENTÁRIO PATRIMONIAL

A cada biênio a UNICAMP faz o inventário patrimonial da Universidade.

A CPO recebe a convocação para realizar o inventário patrimonial. O Coordenador da

CPO indica um responsável com designação da CPO que será responsável pelas

atividades necessárias para o inventário. O responsável deverá indicar mais dois

profissionais que o auxiliaram nas atividades. Quando inicia o período de inventário

a CPO recebe uma planilha contendo todos os bens patrimoniados da CPO para

conferir a verificação física de cada um, em um período previamente estabelecido.

A equipe responsável separa a CPO por áreas e define qual servidor fará cada uma

das áreas. De posse da listagem e de etiquetas azuis (bem encontrado) etiqueta

vermelha (bem sem PI) a equipe sai conferindo item a item e colocando a etiqueta

correspondente. Após verificação de toda a CPO, a equipe faz a consistência das

informações e atuará na identificação dos itens com etiquetas vermelhas,

verificando número de série, material e demais especificações para chegar ao

número de identificação correto.

Caso não encontre algum bem da listagem ou encontre algum bem fisicamente na

CPO e que não consta da listagem recebida, deverá inserir os dados destes bens no

sistema Inventário Patrimonial da DGA. Caso encontre todos os bens, não haverá

necessidade de lançamento no sistema. Após o término do período estabelecido para

esta etapa a DGA faz a compatibilização de todas as informações da Universidade e

abre novo prazo para a localização dos bens faltantes. Caso tenhamos bens faltantes,

faremos novas verificações consultando as áreas da CPO, e caso encontremos deverá

ser inserido no sistema de Inventário Patrimonial da DGA a localização do bem. No

final desta etapa, novamente a DGA fará nova compatibilização das informações

constantes do sistema e apresentará os resultados aos diretores das unidades.

Em caso de ainda possuir bens não encontrados será indicado a abertura de

sindicância para apurar o desaparecimento dos bens faltantes. A sindicância deverá

seguir os procedimentos existentes junto a Procuradoria Geral que é para toda a

Universidade.

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5.4 SOLICITAR MANUTENÇÕES PARA OS PRÉDIOS DA CPO

Quando é detectado a necessidade de manutenções nos prédios da CPO, o

Patrimônio recebe a informação via e-mail ou verbal, preenche Ordem de Serviço

junto a Prefeitura do Campus e aguarda o funcionário vir fazer o atendimento.

Quando da realização acompanha a execução dos serviços e após o término faz o

recebimento formal na OS.

5.5 SOLICITAR MANUTENÇÕES PARA OS VEÍCULOS DA CPO

Os credenciados que dirigem os veículos da CPO, ao detectarem algum problema nos

veículos, informa a área de Patrimônio que entra em contato via e-mail com a

DGA/Transportes, que agendará o conserto em oficina. Após o agendamento informa

o Patrimônio para encaminhar o veículo e a chave a eles, que encaminharão a

oficina. Após o conserto o Patrimônio é informado pela DGA/Transportes para retirar

o veículo naquela unidade. O Patrimônio avisa o credenciado que solicitou o conserto

para retirar. Este conserto gera custos par a CPO, portanto esta solicitação também

vai para a pasta de “Gastos de Orçamento”.

5.6 GESTÃO DO CONTRATO DA LIMPADORA

Através de contrato administrado pela DGA, temos uma empresa que faz a limpeza

na área da CPO. O Patrimônio acompanha diariamente as execuções destes serviços

e no começo de todo mês preenche um relatório informando como foi a realização

dos serviços no mês anterior. Preenche este formulário via sistema DGA, imprime em

3 vias, convoca a responsável da empresa contratada para assinar e após envia a

DGA/Finanças as 3 vias assinadas. Depois recebemos uma via com o recebido da

DGA. Trimestralmente convocamos a empresa para uma lavação de todos os pisos e

também dos vidros.

6 PROCEDIMENTOS PARA AS ATIVIDADES DA CÉLULA DE ALMOXARIFADO

Nos itens a seguir são apresentados os procedimentos para a execução das

atividades.

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6.1 FAZER A SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE USO DIÁRIO

Todo início de ano o Almoxarifado/CPO elabora uma planilha com a previsão dos

materiais de consumo diário que irá precisar mensalmente e encaminha a

DGA/Almoxarifado. Este trabalho é resultado de uma média dos gastos realizados

no ano anterior.

No início do mês acessa o sistema da DGA/Almoxarifado e inseri as quantidades e

os materiais que serão necessários para o mês. Após receber a informação que o

pedido foi processado e que será entregue na unidade.

Após 3 dias (no máximo) a DGA/Almoxarifado faz a entregue do material

solicitado. O Almoxarifado da CPO acompanha a entrega item a item, verificando a

quantidade solicitada e a recebida. Após a entrega o Almoxarifado da CPO assina

um formulário confirmando o recebimento (em duas vias) e fica com uma via que

arquiva na pasta de Gastos de Orçamento, após providencia a guarda do material

recebido.

6.2 ACOMPANHAR CONSUMO E LEVANTAR ESTOQUE DO MATERIAL

Diariamente os funcionários vão utilizando os materiais de consumo e o

Almoxarifado vai acompanhando as quantidades para não deixar faltar produtos.

Caso seja necessário repor algum material durante o mês, faz uma solicitação

especial a DGA/Almoxarifado, justificando e recebe o produto.

Todo último dia do mês, o Almoxarifado faz o levantamento do estoque dos

materiais de uso diário existentes, verificando item a item e anotando o saldo dos

produtos. Esses dados são inseridos na planilha do Almoxarifado e com base nas

informações inseridas, o Almoxarifado prepara o pedido do próximo mês.

6.3 SOLICITAR BOTIJÕES DE GÁS

O canteiro de Obras da CPO solicita ao Almoxarifado o botijão de gás, através de

formulário, o Almoxarifado envia um e-mail para a DGA/Almoxarifado

formalizando o pedido. Após 3 dias úteis a entrega é feita no canteiro, onde o

recebedor assina um formulário em duas vias do recebimento e encaminha uma

via para o Almoxarifado, que faz o arquivo na pasta de Gasto de Orçamento.