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PROCEDIMENTO DE TRABALHO PARA COMUNICAÇÃO INTERNA
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1. DEFINIÇÃO E OBJETIVO
Definir a metodologia para a difusão e comunicação interna da organização.
2. REFERENCIAL NORMATIVO
Não aplicável
3. DESCRIÇÃO
Relativamente aos públicos a que se destina a informação/comunicação interna à organização é
classificada em 2 tipos:
Tipo 1 - Informação/comunicação aos alunos
Tipo 2 - Informação/comunicação aos docentes e não docentes
No Tipo 1 estão definidas as seguintes ações/meios associados:
Acções Meios associados
Divulgação web, redes sociais Sítio web, redes sociais
Edição das Revistas do IPCB Revista em papel e formato eletrónico, sítio web
Edição do Polinfor Formato eletrónico, mailings, sítio web
Divulgação de cursos Folhetos, cartazes, mailing, publicidade nos media, presença em feiras, sítio web, redes sociais,
Divulgação de outras formações (pós-graduações, especializações, …)
Folhetos, cartazes, mailing, publicidade nos media, presença em feiras, sítio web, redes sociais,
Divulgação de iniciativas pedagógicas e científicas Cartazes, folhetos, notas de imprensa, sítio web, mailings, redes sociais,
Acolher novos estudantes Kit do aluno, inquéritos
Despachos, pareceres, atas e requerimentos Ofícios, Mail, WSGQ, SIGA
Regulamentos SA, AS, sítio web e WSGQ
No Tipo 2 estão definidas as seguintes ações/meios associados:
Acções Meios associados
Divulgação web, redes sociais Sítio web, redes sociais
Edição das Revistas do IPCB Revista em papel e formato eletrónico, sítio web
Edição do Polinfor Formato eletrónico, mailings, sítio web
Divulgação de iniciativas pedagógicas e científicas, de divulgação, formação, …
Cartazes, folhetos, notas de imprensa, sítio web, mailings, redes sociais
Documentos estratégicos (QUAR, Plano de Desenvolvimento, Planos de Actividades, Relatórios e Contas, …)
Mail, sítio web, intranet
Documentos SGQ (Manual de Gestão, Procedimentos de Gestão, Formulários, Despachos, Procedimentos de Trabalho, Regulamentos, Instruções de Trabalho, Modelos
Mail, intranet e WSGQ
PROCEDIMENTO DE TRABALHO PARA COMUNICAÇÃO INTERNA
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Despachos, pareceres, relatórios, propostas, atas e
regulamentos
Mail, sítio web, intranet e WSGQ
Requerimentos SIGA
Concursos Mail, sítio web, intranet, plataforma eletrónica de compras
Documentos de origem externa (legislação, ofícios, despachos e pareceres)
Mail, sítio web, intranet
4. CONTROLO
a) A Informação/Comunicação do Tipo 1 é realizada/controlada pelo Secretariado (SP), pelo Serviço
Académico e Saídas Profissionais (SA) e pelo Serviço de Apoio Social (AS) de acordo com os
respetivos PT, IT e Modelos aplicáveis.
b) A Informação/Comunicação do Tipo 2 é realizada/controlada pelo Secretariado (SP),pelos
Serviços de Recursos Humanos (RH), e Serviços Financeiros e Patrimoniais de acordo com os
respetivos PT, IT e modelos aplicáveis.
5. RESPONSABILIDADES TIPO 1
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Divulgação web, redes sociais
Edição de revistas do IPCB
Edição do Polinfor
Divulgação de cursos
Divulgar iniciativas pedagógicas, científicas, de divulgação, formação, …
Acolher novos estudantes
Despachos, pareceres, atas e requerimentos
Regulamentos
(Responsável Colabora)
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TIPO 2
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Divulgação web, redes sociais
Edição das Revistas do IPCB
Edição do Polinfor
Divulgar iniciativas pedagógicas e científicas
Documentos estratégicos (QUAR, Plano de Desenvolvimento, Planos de Atividades, Relatórios e Contas
Documentos SGQ (Manual de Gestão, Procedimentos de Gestão, Formulários, Despachos, Procedimentos de Trabalho, Regulamentos, Instruções de Trabalho, Modelos
Despachos, Pareceres, Relatórios, Propostas, Atas, Regulamentos
Requerimentos SIGA
Documentos de origem externa
(Responsável Colabora)
6.MODELOS ASSOCIADOS NÃO TEM 7. REGISTOS
IDENTIFICAÇÃO SUPORTE E LOCAL DE ARQUIVO RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO TEMPO MÍNIMO DE ARQUIVO
Tipo 1 Papel e/ou Digital Serviços Académicos e de Saídas
Profissionais, Expediente e Apoio Social CONSERVAÇÃO PERMANENTE
Tipo 2 Papel e/ou Digital Expediente e de Recursos Humanos, Secretariado CONSERVAÇÃO PERMANENTE
VERSÃO DATA ALTERAÇÕES
1 13-10-10 Versão inicial
2 07-11-2013 1, 3, 4, 7
ELABORADO APROVADO
Vice-Presidente Presidente