Regulamento Geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 1 de 16

APCER-Associação Portuguesa de Certificação

Sede: Edifício de Serviços da Exponor, 2º – – Av. Dr. António Macedo – 4450-617 Leça da Palmeira – Tel: (351) 22 999 36 00 – Fax: (351) 22 999 36 01 – E-Mail: info@apcer.pt

Delegação: Edifício Rosa, Praça das Indústrias – 1300-307 Lisboa – Tel.: (351) 21 361 64 30 – Fax: (351) 21 361 64 39 – E-Mail: info@apcer.pt

Delegação: Edifício Executivo, 1ºC, Av do Infante, 9000-015 Funchal – Tel.: (351) 291 235 140 – Fax: (351) 291 282 317 – E-Mail: info@apcer.pt

ÍNDICE

1 OBJECTIVO ................................................................................................................................................2

2 APRESENTAÇÃO DA APCER ...................................................................................................................2

3 ALTERAÇÕES ............................................................................................................................................2

4 DEFINIÇÕES E TERMINOLOGIA ..............................................................................................................2

5 DOCUMENTAÇÃO APCER ........................................................................................................................3

6 PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO ..............................................................................................................3

6.1 GENERALIDADES ........................................................................................................................................... 3 6.3 ANÁLISE DO PEDIDO DE CERTIFICAÇÃO .................................................................................................. 4 6.4 AVALIAÇÃO ..................................................................................................................................................... 5 6.5 DECISÃO DE CERTIFICAÇÃO ....................................................................................................................... 8 6.6 CERTIFICADO DE CONFORMIDADE E USO DAS MARCAS DE CERTIFICAÇÃO .................................. 8

7 ACOMPANHAMENTO E RENOVAÇÃO DA CERTIFICAÇÃO .................................................................8

7.1 ACTIVIDADES DE ACOMPANHAMENTO ................................................................................................... 9 7.2 RENOVAÇÃO DA CERTIFICAÇÃO ............................................................................................................. 10 7.3 AUDITORIAS ESPECIAIS .............................................................................................................................. 10

8 SANÇÕES .................................................................................................................................................11

8.1 ADVERTÊNCIA ................................................................................................................................................... 11 8.2 SUSPENSÃO TEMPORÁRIA DO CERTIFICADO DE CONFORMIDADE ....................................................................... 11 8.3 ANULAÇÃO DO CERTIFICADO DE CONFORMIDADE ............................................................................................. 11

9 SUSPENSÃO OU ANULAÇÃO VOLUNTÁRIAS DO “CERTIFICADO DE CONFORMIDADE” .............12

10 RECLAMAÇÕES E RECURSOS ..........................................................................................................12

10.1 RECLAMAÇÕES ............................................................................................................................................. 13 10.2 RECURSOS ...................................................................................................................................................... 13

11 ADIAMENTOS .......................................................................................................................................13

12 CONFIDENCIALIDADE .........................................................................................................................13

13 INFORMAÇÃO ......................................................................................................................................14

14 NOTIFICAÇÃO DE ALTERAÇÕES PELA ENTIDADE .........................................................................14

15 CONDIÇÕES FINANCEIRAS ................................................................................................................14

16 TRANSFERÊNCIA/ RECONHECIMENTO DE CERTIFICADOS DE OUTRAS ENTIDADES ..............14

17 RESPONSABILIDADE ..........................................................................................................................15

18 FLUXO DO PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO .....................................................................................16

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 2 de 16

TEMP004/1

1 OBJECTIVO O presente Regulamento estabelece as regras gerais de funcionamento da Associação Portuguesa de Certificação, designada abreviadamente por APCER, contendo as disposições contratuais entre a APCER e os seus clientes no âmbito das suas actividades de certificação de sistemas de gestão. O presente Regulamento é completado por anexos relevantes para o processo de verificação e de certificação de outros sistemas de gestão, que incluem disposições específicas.

2 APRESENTAÇÃO DA APCER A APCER, Associação Portuguesa de Certificação, criada por escritura de 12 de Abril de 1996 no 1º Cartório Notarial do Porto e publicação no DR nº 228 III série de 1-10-1996, é um organismo nacional de certificação que desenvolve a sua actividade de certificação, aplicável a todos os sectores de actividade, com excepção das Entidades cuja actividade económica se insere no código EA 11/NACE DF23.3 “Tratamento de Combustível Nuclear” (Regulamento (CEE) Nº29/2002 da Comissão de 19 de Dezembro de 2001).

A Missão da APCER é prestar serviços de certificação e de verificação que promovam nos clientes melhorias de desempenho distintivas, duradouras e substanciais, criando relações de longo prazo mutuamente benéficas.

A metodologia adoptada pela APCER para gerir o seu sistema de certificação de sistemas de gestão, segue os requisitos expressos na norma ISO/IEC 17021 assim como os guias internacionais aplicáveis.

Todas as actividades de auditoria incluídas neste regulamento, são realizadas segundo metodologias baseadas nas orientações definidas na norma NP EN ISO 19011. Para tal, a APCER dispõe de uma Bolsa de Auditores e Peritos criteriosamente qualificados e sujeitos a um acordo de colaboração, o qual estabelece regras de actuação com vista a salvaguardar a confidencialidade, imparcialidade e objectividade.

A APCER tem na sua estrutura um Conselho Consultivo, órgão de consulta do Conselho de Administração da APCER, presidido pelo Presidente da APCER e que conta com a participação de todas as partes significativamente interessadas na formulação das políticas e dos princípios relacionados com o funcionamento do sistema de certificação. O Conselho Consultivo tem como missão salvaguardar a imparcialidade das actividades de certificação. A APCER é o organismo de certificação nacional parceiro da rede internacional de organismos de certificação IQNet (The International Certification Network).

3 ALTERAÇÕES Sempre que se verificarem alterações dos requisitos de acreditação ou alterações aos documentos normativos de referência, a APCER reserva-se do direito de alterar este regulamento. A APCER informará, por escrito, as Entidades suas clientes de quaisquer modificações a este Regulamento, podendo ser necessário definir um prazo para aplicar as novas condições para as Entidades já certificadas.

4 DEFINIÇÕES E TERMINOLOGIA As definições gerais aplicáveis ao processo de certificação estão nas seguintes normas:

NP EN ISO 9000:2005

NP EN ISO 19011:2003, “Linhas de Orientação para auditorias a sistemas de gestão da qualidade e/ou de gestão ambiental”;

ISO/IEC 17000:2004, “Conformity assessment – Vocabulary and general principles”

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 3 de 16

TEMP004/1

Outras referências relevantes para um determinado esquema de certificação de sistema de gestão são incluídas nos anexos referidos em 1.

5 DOCUMENTAÇÃO APCER A documentação da APCER sobre a actividade de certificação está disponível na página electrónica da APCER, www.apcer.pt, ou por solicitação. Outras referências relevantes para um determinado esquema de certificação de sistema de gestão são incluídas nos anexos referidos em 1.

6 PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO

6.1 GENERALIDADES

A APCER presta da actividade de certificação de forma imparcial e não discriminatória, podendo candidatar-se à mesma qualquer organização independentemente do seu estatuto, dimensão ou domínio de actividade, com excepção do referido no ponto 2.

O processo de certificação segue o fluxo de actividades descrito na secção 19 deste documento, sendo constituído essencialmente por três fases: fase de pedido de certificação e sua análise, fase de avaliação e fase de decisão.

A certificação é concedida por um período de três anos. Durante o período de validade do “Certificado de Conformidade”, a APCER efectua auditorias de acompanhamento e de renovação com vista à verificação da manutenção das condições que deram lugar à concessão do referido certificado. Caso tal, não venha a ser verificado e em função da criticidade das situações, a APCER pode aplicar sanções, tais como definidas na secção 9 deste Regulamento, que poderão conduzir à redução, suspensão ou anulação do âmbito da certificação.

Por outro lado, qualquer Entidade já certificada pode solicitar à APCER alteração do seu âmbito de certificação: extensão, redução, suspensão ou anulação.

Durante o processo de certificação, nomeadamente durante a fase de avaliação, podem ser identificadas situações de incumprimento dos critérios de certificação e que são classificadas com Não Conformidades.

A APCER classifica as não conformidades em dois tipos:

Não Conformidade (NC): não satisfação de um requisito.

Não Conformidade Maior (NC M): não conformidades que representem:

1.uma falha no cumprimento de um ou mais requisitos da norma do sistema de gestão, ou

2.uma situação que levante dúvidas significativas acerca da capacidade do sistema de gestão

do cliente para atingir os resultados previstos.

Quando constatadas Não conformidades, a APCER solicita à Entidade as respectivas correcções, análises de causa, definição das acções correctivas, prazos previstos para a sua implementação e os responsáveis pelas mesmas. A Entidade poderá, caso discorde de não conformidades apresentadas, contestá-las fundamentando objectivamente quais os respectivos motivos. No entanto, compete à APCER a decisão de manter ou não a existência de não conformidade. A resposta da Entidade contendo o plano mencionado, deverá ser remetida à APCER no prazo de 30 dias após a conclusão da auditoria e entrega do respectivo relatório.

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 4 de 16

TEMP004/1

A APCER, antes de tomar a decisão de certificação, verifica que a Entidade actuou do seguinte modo relativamente às correcções e acções correctivas, dentro dos prazos máximos a seguir indicados:

Fase do ciclo de certificação Correcções e Acções Correctivas Prazo

Concessão/Extensão NC M Fechadas 6 meses

NC Planeadas 6 meses

Acompanhamento/Renovação NC M Fechadas 1 mês

NC Planeadas 3 meses

Caso a Entidade não cumpra os prazos acima indicados, a APCER poderá encerrar o processo para as Entidades Candidatas à certificação ou suspender a certifcação para as Entidades já certificadas.

6.2 PEDIDO DE CERTIFICAÇÃO O pedido de certificação, dirigido ao CEO da APCER, deve ser efectuado em conformidade com o modelo existente para o efeito. Quando a organização candidata à certificação abrange mais do que uma Entidade jurídica, o caderno de candidatura deve ser acompanhado por cartas de pedido validadas por representantes de cada uma das Entidades jurídicas. Nesta situação o caderno de candidatura e as cartas de pedido devem indicar qual das Entidades jurídicas se assume como gestora de sistema. Caso ocorra posteriormente uma cisão ou saída de uma das Entidades jurídicas da organização certificada é a Entidade jurídica designada como gestora do sistema a legítima candidata a certificação e/ou detentora do certificado eventualmente emitido, salvo acordo escrito por todas as Entidades envolvidas, que determine outra Entidade. Para iniciar o processo de certificação a APCER disponibiliza informação actualizada relativa à actividade e aos requisitos de certificação, compilada num caderno de candidatura que pode ser obtido na Sede e Delegação da APCER, via postal, ou ainda através do site www.apcer.pt. É também disponibilizada informação relativa aos preços da candidatura, à concessão da certificação e à manutenção da certificação; A Entidade candidata compromete-se a disponibilizar à APCER uma cópia controlada do seu Manual de Gestão aplicável ao referencial ou referenciais a que se candidata a certificação e outra documentação do sistema, considerada relevante, de acordo com o conteúdo do caderno de candidatura.

Nota: O pedido de certificação e o questionário deverão estar legalmente validados por um representante autorizado da Entidade candidata a certificação, isto é, pessoa com autoridade para obrigar juridicamente a Entidade a assumir compromissos legais. A APCER considera que, no mínimo, no momento da candidatura, a Entidade candidata deve dispor de um sistema da gestão para o referencial ou referenciais segundo os quais solicita a certificação, operativo com um mínimo de três meses de registos evidenciando a sua aplicação. O sistema deve ainda estar totalmente efectivo e ter-se realizado pelo menos uma revisão pela Direcção/Gestão suportada, entre outra, em informação proveniente de auditorias internas. Quando o processo de candidatura à Certificação se encontrar conforme, procede-se à sua numeração, sendo a Entidade requerente informada por escrito, no prazo máximo de um mês, da recepção do processo pela APCER. A partir desta comunicação, a Entidade requerente deverá sempre referir o número do processo atribuído em todos os contactos a efectuar com a APCER.

6.3 ANÁLISE DO PEDIDO DE CERTIFICAÇÃO

A APCER, verifica o conteúdo dos pedidos de certificação, nomeadamente se o processo contém a documentação solicitada no caderno de candidatura, Questionário preenchido, carta a solicitar a certificação

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 5 de 16

TEMP004/1

e o cheque ou comprovativo de transferência bancária relativo à instrução do processo; em caso negativo, o processo será devolvido; em caso afirmativo, a APCER emite a factura/ recibo relativa à instrução do processo e solicita o envio, se necessário, de outros documentos em falta.

O resultado da análise da candidatura à certificação é comunicado por escrito à Entidade no prazo máximo 30 dias úteis, contados a partir da data de entrada do processo na APCER, salvo casos devidamente justificados. A APCER reserva-se ao direito de não aceitar uma candidatura se, após análise efectuada ao processo, concluir não haver condições para cumprir o presente Regulamento. Neste caso, a comunicação referirá os motivos pelos quais a candidatura não pode ser aceite. Nos casos de não-aceitação do processo de candidatura pode a APCER entender, por razões técnicas, ser conveniente a reformulação do processo, solicitando-a à Entidade candidata. Nesta situação, a comunicação escrita da não-aceitação do processo deve compreender o pedido de reformulação mencionado. A Entidade deve disponibilizar à APCER a reformulação do processo no prazo máximo de seis meses após a data de recepção da comunicação escrita, sem incorrer em custos adicionais.

Após a entrada do pedido de certificação na APCER, e até à fase de certificação, o processo não deverá permanecer mais de um ano (a partir da data de aceitação do processo) sem realização da auditoria de concessão, por razões imputáveis à Entidade candidata; se assim acontecer, a APCER encerra o processo. Se, decorridos 3 anos após a data de aceitação do processo, a Entidade não tiver ainda obtido a certificação por razões imputáveis à Entidade candidata, a APCER encerrará o processo, notificando o cliente por escrito, a menos que tal não seja possível, por alteração de contacto não notificada pela organização.

6.4 AVALIAÇÃO

A fase de avaliação compreende a seguinte metodologia:

6.4.1 Análise documental

A instrução do processo de certificação envolve o estudo conjunto do questionário preenchido, do Manual de Gestão e/ou de documentação complementar associada ao sistema de gestão, com o objectivo de avaliar a conformidade documental da Entidade.

6.4.2 Visita prévia

Poderá realizar-se sempre que solicitado pela Entidade candidata, ou quando a APCER o entenda necessário, atendendo à complexidade da mesma, de forma a:

Analisar o sistema documental;

Avaliar sinteticamente o grau de cumprimento dos requisitos do sistema;

Efectuar um adequado planeamento de futura auditoria;

Confirmar o âmbito de certificação solicitado; Desta visita resultará um relatório, do qual é deixada cópia na Entidade visitada. A realização da visita prévia e a respectiva data é estabelecida, de comum acordo, com a Entidade candidata, à qual é enviada uma comunicação indicando o plano da visita e a equipa auditora designada. A visita prévia é uma actividade independente da auditoria e a sua duração é acordada entre a Entidade candidata, a APCER e o Auditor Coordenador. Para efeitos de facturação do correspondente serviço, a visita prévia é equiparada a uma auditoria.

6.4.3 Nomeação da Equipa Auditora – A APCER nomeará de entre os auditores qualificados da sua Bolsa de Auditores, membros que realizarão as auditorias e/ou visitas prévias, assegurando que estão reunidas as competências em termos de conhecimento e experiência profissional das actividades abrangidas no âmbito de certificação solicitado.

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 6 de 16

TEMP004/1

A Equipa Auditora é geralmente constituída por um auditor coordenador e um ou mais auditores. Quando necessário, a Equipa Auditora poderá incluir peritos, técnicos especialistas no processo ou produto ou actividades compreendidos no âmbito de certificação. O número de elementos da Equipa Auditora pode variar em função do âmbito de certificação solicitado ou do grau de complexidade do processo. O auditor coordenador é responsável pela realização da auditoria de acordo com as regras e metodologias da APCER, pelo estabelecimento de contactos entre a equipa auditora e a Entidade. A equipa auditora poderá integrar observadores, que tal como a própria designação indica, não têm participação activa na auditoria. Os observadores podem ser:

Auditores da Bolsa da APCER em processo de qualificação,

Auditores “supervisores” da Bolsa da APCER no âmbito do processo de supervisão dos auditiores, isto é, avaliação do seu desempenho;

Auditores dos organismos de acreditação da APCER no âmbito do processo de acreditação da APCER.

A APCER comunica por escrito a nomeação da equipa auditora e a constituição da equipa auditora. No âmbito do processo de acreditação da APCER, os organismos de acreditação seleccionam auditorias para testemunhar e designam auditores para acompanhar as equipas auditoras da APCER. Esta situação pode ocorrer após a comunicação da APCER relativamente à nomeação da equipa auditora da APCER. No entanto, em qualquer das circunstâncias, a APCER comunica à Entidade a nomeação do auditor do organismo de acreditação. A Entidade não pode objectar a presença dos organismos de acreditação durante as auditorias da APCER devendo colaborar com esta no processo de acreditação. A Entidade pode manifestar a sua discordância relativamente a um ou mais dos elementos propostos para a equipa auditora, devendo fundamentar por escrito os motivos justificativos no prazo máximo de 5 dias após a recepção da comunicação. Caso a APCER aceite a objecção da Entidade, procede à nomeação de outro(s) auditor(es). Assim que seja obtido um acordo com a Entidade candidata relativamente à constituição da equipa auditora, a Entidade candidata compromete-se a aceitar sem reservas a equipa auditora em todas as fases da auditoria. Na eventualidade de um auditor, por motivos imponderáveis, ficar impedido de realizar a auditoria, a APCER, com o acordo da Entidade, procederá à sua substituição.

6.4.4 Programação da auditoria Na sequência da confirmação da aceitação da equipa auditora, a APCER estabelece a programação da auditoria, devendo a equipa auditora (auditor coordenador) acordar a(s) data(s )com a Entidade. Posteriormente, a APCER informa por escrito das datas fixadas para a realização da auditoria de concessão com a antecedência mínima de três semanas, excepto outros prazos acordados com o cliente. A referida comunicação escrita compreende também a constituição da equipa auditora nomeada. Com base na análise da documentação, a equipa auditora elabora e procede ao envio do plano de auditoria para a Entidade e para a APCER com a antecedência mínima de 5 dias relativamente ao seu ínicio.

6.4.5 Auditoria de concessão A auditoria de concessão realiza-se em duas fases e deverá ocorrer no prazo máximo de quatro meses após a data de aceitação do processo de candidatura, salvo casos devidamente justificados. A 1ª fase da auditoria de concessão tem como objectivo:

Auditar a documentação do sistema de gestão;

Avaliar site(s) e pessoal da Entidade para determinar o grau de preparação para a auditoria de 2ª fase;

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 7 de 16

TEMP004/1

Analisar o estado do cliente e o seu entendimento no que refere aos requisitos da norma, em particular com respeito à identificação de aspectos chave ou significativos de desempenho, de processos, de objectivos e do funcionamento do sistema de gestão;

Reunir a informação necessária no que refere ao âmbito do sistema de gestão, dos processos e da(s) localização(ões) da Entidade, e dos aspectos estatutários e regulamentares relacionados bem como o seu cumprimento;

Analisar a afectação de recursos para a auditoria de 2ª fase e acordar com a Entidade quanto aos detalhes da auditoria de 2ª fase e o planeamento da auditoria de 2ª fase obtendo um entendimento suficiente do sistema de gestão da Entidade e do seu funcionamento no local no contexto de possíveis aspectos significativos;

Avaliar se as auditorias internas e revisão pela gestão estão a ser planeadas e executadas, e que o nível de implementação do sistema de gestão comprova que o cliente está preparado para a auditoria de 2ª fase.

Caso a APCER determine a realização da auditoria de 1ª fase sem visita ao local da Entidade, tal não implica uma redução da duração global da auditoria de concessão, repartida pelas duas fases. As constatações identificadas no decorrer da auditoria de 1ª fase são registadas em relatório e comunicadas ao cliente, incluindo a identificação de quaisquer problemas susceptíveis de ser classificados como não-conformidade durante a auditoria de 2ª fase. Para as auditorias de concessão de 1ª fase não é exigida à Entidade a apresentação de um plano de acções correctivas. No entanto, nesta fase o plano de acções correctivas pode ser remetido voluntariamente pela Entidade para análise. Na determinação do intervalo entre as auditorias de 1ª fase e de 2ª fase, devem ser consideradas as necessidades da Entidade para resolver os problemas identificados durante a auditoria de 1ª fase. No entanto, este intervalo de tempo não deve exceder um ano. Durante a realização da 2ª fase auditoria de concessão a equipa auditora nomeada verifica a conformidade do sistema de gestão da Entidade auditada de acordo com com os critérios de certificação assim como o grau de implementação dos mesmos. A Entidade dá o seu acordo expresso em fornecer a documentação solicitada no âmbito da auditoria e em permitir o acesso da equipa auditora aos locais abrangidos no âmbito e o contacto com os respectivos colaboradores. A Entidade assegura que os seus representantes e colaboradores respondem de uma forma verídica às questões colocadas pela equipa auditora.

Da auditoria resulta um relatório de auditoria, propriedade da APCER, do qual é deixada cópia na Entidade auditada.

6.4.6 Sequência da Avaliação A Entidade, com base no relatório em seu poder, elabora, se for caso disso, um plano das acções correctivas para as não conformidades constatadas e reportadas no relatório, identificando para cada não conformidade as respectivas análises de causa, acções correctivas, prazos previstos para a sua implementação e os responsáveis pelas mesmas. A Entidade poderá, caso discorde de não conformidades apresentadas, contestá-las fundamentando objectivamente quais os respectivos motivos. No entanto, compete à APCER a decisão de manter ou não a existência de não conformidade. A resposta da Entidade contendo o plano mencionado, deverá ser remetida à APCER no prazo de 30 dias após a conclusão da auditoria e entrega do respectivo relatório. A Entidade deve enviar à APCER as evidências da implementação das acções correctivas para todas as não conformidades maiores, no prazo máximo de 6 meses.

6.4.7 Análise do Relatório de auditoria e do Plano de Acções Correctivas O relatório de auditoria, o plano de acções correctivas e respectivas evidências de implementação são objecto de apreciação pela APCER. Consoante a natureza da não conformidade em causa, a verificação

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 8 de 16

TEMP004/1

das evidências da implementação das acções correctivas pode ser de carácter documental ou através da realização de auditoria de seguimento.

6.5 DECISÃO DE CERTIFICAÇÃO A tomada de decisão é um processo conduzido por pessoas independentes da avaliação e é suportado na análise do relatório e respectivo plano de acções correctivas e no parecer da equipa auditora. A decisão pode corresponder à concessão da certificação ou à necessidade de realizar uma auditoria de seguimento antes da concessão da certificação, visando a verificação da implementação das acções correctivas. A decisão de concessão da certificação pressupõe que as acções correctivas propostas pela Entidade para resolução de eventuais não conformidades constatadas na auditoria de concessão são consideradas adequadas, tal como definido em 6.1. A decisão de certificação é comunicada por escrito à Entidade, no prazo máximo de um mês após a data de recepção da informação necessária para a verificação do encerramento das não conformidades, salvo casos devidamente justificados. No caso de decisão de não certificação, a APCER fundamenta sua decisão e propõe uma auditoria de seguimento, a realizar no prazo máximo de um ano.

6.6 CERTIFICADO DE CONFORMIDADE E USO DAS MARCAS DE CERTIFICAÇÃO

A APCER, após decisão favorável de certificação, procede à emissão concessão do “Certificado de Conformidade” e confere à Entidade o direito ao uso das marcas de certificação adequadas e o direito de publicitar o seu estatuto de Entidade certificada, de acordo com o documento IT034.

Cada “Certificado de Conformidade” é numerado e tem uma validade de três anos. O uso abusivo das marcas de certificação ou do “Certificado de Conformidade”, por parte da Entidade certificada ou de terceiros, confere à APCER, o direito de desencadear, no âmbito da legislação vigente, as acções, nomeadamente judiciais, que entender convenientes. O uso das marcas de certificação e do “Certificado de Conformidade é verificado no decurso das auditorias de acompanhamento e renovação, havendo lugar a não conformidade caso se detectem situações de uso indevido ou incumprimento do procedimento “Regras Gerais de uso da marca”.

7 ACOMPANHAMENTO E RENOVAÇÃO DA CERTIFICAÇÃO Durante o ciclo de certificação todo o âmbito de certificação e site(s) abrangido(s) devem ser avaliados, sendo estabelecida uma programação das avaliações de acompanhamento anuais (1º e 2º anos) e de renovação no terceiro ano antes de expirar a validade da certificação. O processo de avaliação e de decisão são equivalentes aos descritos para a concessão, nomeadamente a nomeação da equipa auditora, programação da auditoria e sequência de avaliação, bem como a análise do relatório de auditoria e eventuais acções correctivas definidas e implementadas de nos prazos definidos em 6.1.

1) Acompanhamento O relatório da auditoria de acompanhamento (ou de renovação) e o plano de acções correctivas apresentado pela Entidade certificada é objecto de análise por parte da APCER, podendo verificar-se, consoante as situações:

Manutenção da certificação: o Sem observações; o Com advertência o Com aumento da frequência de realização de auditorias de acompanhamento;

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 9 de 16

TEMP004/1

Realização de uma auditoria de seguimento para verificação da implementação das acções correctivas propostas;

Suspensão temporária do “Certificado de Conformidade”;

Anulação do “Certificado de Conformidade”. Ou

2) Renovação

A decisão sobre a renovação da certificação deve ser tomada com base nos resultados da auditoria de renovação (relatório da auditoria de renovação, o plano de acções correctivas apresentado pela Entidade certificada), assim como na análise do sistema no período da certificação e reclamações recebidas de utilizadores da certificação. Assim, podem verificar-se, consoante as situações:

Renovação do “Certificado de Conformidade”;

Renovação do “Certificado de Conformidade” com menção antecipada de auditoria de acompanhamento;

Realização de uma auditoria de seguimento para verificação da implementação das acções correctivas propostas;

Não Renovação do “Certificado de Conformidade”.

Em qualquer dos casos a decisão é transmitida por escrito à Entidade certificada.

7.1 ACTIVIDADES DE ACOMPANHAMENTO

A APCER desenvolve actividades de acompanhamento para que as áreas e funções representativas cobertas pelo âmbito do sistema de gestão sejam monitorizadas regularmente, e tendo em consideração alterações a Entidade certificada e no seu sistema de gestão.

As actividades de acompanhamento devem incluir auditorias no local para avaliar o cumprimento do sistema de gestão da Entidade certificada com requisitos especificados respeitantes à norma segundo a qual a certificação é concedida.

Outras actividades de acompanhamento podem incluir:

Inquéritos do organismo de certificação ao cliente certificado sobre aspectos da certificação,

Análise de declarações do cliente respeitantes às suas actividades (por exemplo, material promocional, página web),

Pedidos ao cliente para fornecer documentos e registos (em suporte de papel ou electrónico), e

Outros meios de monitorização do desempenho do cliente certificado.

7.1.1 Auditoria de Acompanhamento

Durante o período de validade do “Certificado de Conformidade”, a APCER efectua auditorias de acompanhamento ao sistema de gestão da Entidade certificada, com vista à verificação da manutenção das condições que deram lugar à concessão do referido certificado. As auditorias de acompanhamento devem ser realizadas pelo menos uma vez por ano. A data da primeira auditoria de acompanhamento após a auditoria de concessão não deve ultrapassar 12 meses a contar da data do último dia da auditoria de 2ª fase; se tal acontecer a APCER poderá suspender o processo. A Comissão de Decisão de Certificação pode decidir antecipar a auditoria de acompanhamento ou decidir acompanhamentos semestrais.

Não são admitidos adiamentos de auditorias de acompanhamento, excepto em casos excepcionais e devidamente justificados.

As auditorias de acompanhamento não são necessariamente auditorias a todo o sistema, e devem ser planeadas em conjunto com outras actividades de acompanhamento para que a APCER possa manter a

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 10 de 16

TEMP004/1

confiança de que o sistema de gestão certificado continua a cumprir os requisitos entre auditorias de renovação da certificação.

O programa da auditoria de acompanhamento deve incluir, pelo menos: a) Auditorias internas e revisão pela gestão,

b) Análise das acções realizadas face a não-conformidades identificadas durante a auditoria anterior,

c) Tratamento de reclamações,

d) Eficácia do sistema de gestão no que se refere à concretização dos objectivos da Entidade certificada,

e) Evolução das actividades planeadas dirigidas à melhoria contínua,

f) Controlo operacional contínuo,

g) Análise de quaisquer alterações verificadas na Entidade, e

h) Uso de marcas e/ou qualquer outra referência à certificação.

7.2 RENOVAÇÃO DA CERTIFICAÇÃO

A auditoria de renovação tem como objectivo verificar se estão reunidas as condições necessárias à renovação do certificado. Nesta auditoria serão auditados todos os requisitos da norma em referência. A auditoria de renovação deve ser planeada e realizada até 120 dias antes de terminar o período de validade do “Certificado de Conformidade”, de forma a permitir à Entidade a definição e implementação de eventuais acções correctivas nos prazos definidos em 6.1. Se até à data limite de validade do certificado a auditoria de renovação não tiver sido realizada, por responsabilidade da Entidade certificada, a APCER reserva-se o direito de suspender ou encerrar o processo e, neste caso, à desactivação do número do certificado.

A auditoria de renovação deve considerar o desempenho do sistema de gestão durante o período de certificação e incluir a análise de relatórios de auditorias de acompanhamento anteriores e eventuais reclamações.

Caso se tenham verificado alterações significativas no sistema de gestão, na organização da Entidade certificada ou no contexto em que o sistema de gestão funciona, por exemplo legislação, a auditoria de renovação pode necessitar de incluir a realização de 1ª fase.

7.3 AUDITORIAS ESPECIAIS Consideram-se dois tipos de auditorias especiais: auditorias de extensão e auditorias de aviso prévio curto.

7.3.1 Auditorias de Extensão do âmbito de certificação São consideradas pela APCER, extensões ao “Certificado de Conformidade”, todas as solicitações da Entidade certificada que visam um alargamento do âmbito da certificação já concedida. Estas solicitações de extensão do âmbito da certificação devem corresponder a um novo pedido de certificação segundo o estabelecido na secção 6.2. Os pedidos de extensão do “Certificado de Conformidade” serão tratados pela APCER de acordo com o descrito nas secções 6.3, 6.4, 6.5 e 6.6 deste Regulamento.

A auditoria de extensão pode ser realizada simultaneamente com uma auditoria de acompanhamento ou de renovação, caso assim, seja acordado expressamente com a Entidade.

7.3.2 Auditorias de Aviso Prévio Curto

As auditorias de aviso prévio curto podem ocorrer nos casos seguintes:

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 11 de 16

TEMP004/1

Investigar reclamações sobre as Entidades certificadas que, pelo seu fundamento e justificação, possam suscitar dúvidas sobre a eficácia do sistema e a sua conformidade com a norma de referência do sistema de gestão certificado;

Seguimento de suspensões;

Resposta a alterações pelo cliente (ver secção 14).

As Entidades serão notificadas da programação da auditoria e nomeação da equipa auditora com a antecedência máxima de 10 dias relativamente ao início da mesma.

Os custos decorrentes das auditorias especiais são a cargo da Entidade, excepto quando esta resulte em consequência de uma reclamação considerada pela APCER como injustificada.

8 SANÇÕES O incumprimento por parte das Entidades certificadas das condições estabelecidas neste Regulamento, e nas cláusulas do pedido de certificação, incluindo os compromissos de natureza financeira, podem ser objecto da aplicação das seguintes sanções: advertência, suspensão temporária do certificado de conformidade e anulação do certificado de conformidade. As sanções aplicadas serão sempre comunicadas à Entidade certificada, por escrito mediante carta registada com aviso de recepção. A suspensão temporária ou a anulação do “Certificado de Conformidade” da APCER não dá à Entidade qualquer direito de reembolso dos pagamentos eventualmente efectuados até essa data.

8.1 Advertência

Consiste numa chamada de atenção, à Entidade certificada quando se constatam não conformidades maiores, que devem ser corrigidas num período de tempo determinado em Comissão de Decisão. A verificação da implementação das acções correctivas será feita mediante a realização de uma auditoria de Seguimento, conforme venha a ser determinado pela Comissão de Decisão.

8.2 Suspensão temporária do Certificado de Conformidade

Consiste numa interrupção temporária do estatuto de Entidade certificada sempre que se verifiquem:

Não conformidades maiores ou alterações na organização, que causem a quebra de confiança no Sistema (secções 6.5, e 7 deste Regulamento);

Incumprimentos de obrigações de natureza financeira por parte da Entidade certificada (secção 16 deste Regulamento);

Não autorização pela Entidade de realização de auditorias de acompanhamento ou de renovação com a frequência requerida;

A suspensão é geralmente aplicada por períodos de três meses, sendo o período máximo de suspensão de seis meses. Decorrido este período sem que haja alteração das causas que a motivaram, procede-se à anulação do certificado de conformidade ou à redução do âmbito da certificação quando possível e de acordo com os requisitos do referencial do sistema de gestão em causa. A suspensão temporária da certificação implica a proibição do uso do certificado de conformidade e das marcas concedidas pela APCER ou qualquer referência a “Entidade certificada”. O levantamento da suspensão do certificado de conformidade será sempre decidido pela Comissão de Decisão que poderá determinar a realização de uma auditoria idêntica à auditoria de Renovação.

8.3 Anulação do Certificado de Conformidade

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 12 de 16

TEMP004/1

Consiste na quebra total da confiança no Sistema de Gestão ou violação grave das disposições deste Regulamento. No caso de anulação do “Certificado de Conformidade”: Entidade compromete-se a:

- Devolver aos serviços da APCER o original do “Certificado de Conformidade” e eventuais cópias autenticadas pela APCER;

- Não utilizar eventuais cópias ou reproduções do mesmo; - Retirar da sua documentação técnica e publicitária qualquer referência relativa à certificação ou

às marcas concedidas pela APCER.

A APCER procede ao seguinte:

- Anulação do certificado correspondente; - Retirada de toda a referência à Entidade da “Lista de Entidade Certificadas” e de qualquer outro

documento de divulgação; - Devolução da documentação da Entidade, em posse da APCER.

9 SUSPENSÃO OU ANULAÇÃO VOLUNTÁRIAS DO “CERTIFICADO DE CONFORMIDADE” A vigência do “Certificado de Conformidade” pode ser objecto de anulação voluntária ou suspensão voluntária durante um determinado período, por parte dos serviços da APCER, mediante solicitação da Entidade certificada. A solicitação da suspensão voluntária deverá ser acompanhada da justificação que motiva a Entidade a apresentá-la. Os pedidos de anulação voluntária ou suspensão voluntária devem ser comunicados à APCER através de carta registada com aviso de recepção, com uma antecedência mínima de 60 dias, salvo nos casos de força maior, relativamente à data de produção de efeitos da anulação voluntária ou suspensão voluntária. Pedidos de anulação voluntária ou suspensão voluntária do “Certificado de Conformidade” não desvinculam, em qualquer caso, a Entidade certificada da obrigação de proceder aos pagamentos devidos à APCER e não lhe conferem o direito a qualquer reembolso de pagamentos já efectuados.

No final do período de suspensão voluntária do “Certificado de Conformidade” poderá haver lugar à realização de uma nova auditoria de renovação, dependendo do prazo da interrupção e das razões da mesma. Sempre que o período de suspensão voluntária compreenda a normal programação de avaliação, isto é, previsível realização de auditoria de acompanhamento ou de renovação, esta terá lugar aquando do levantamento da suspensão voluntária.

10 RECLAMAÇÕES E RECURSOS

Qualquer reclamação sobre Entidades certificadas pela APCER deve ser apresentada pelo reclamante, em primeira instância, à Entidade certificada. No entanto, caso o reclamante considere que a sua reclamação não está a ser devidamente tratada pela Entidade certificada, deve formalizá-la por escrito à APCER. A APCER considera como recurso qualquer reclamação apresentada pelas Entidade clientes, relativamente à sua decisão de certificação, decorrente da aplicação do presente Regulamento. As reclamações e recursos são tratados de acordo com os procedimentos estabelecidos para o efeito e que são disponibilizados a pedido.

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 13 de 16

TEMP004/1

10.1 RECLAMAÇÕES

Se a APCER recebe uma reclamação sobre qualquer das Entidade por si certificadas, procede a uma consulta à Entidade em questão para averiguar a natureza e causas que motivam a reclamação, assegurando-se de que a reclamação é tratada e resolvida num prazo razoável. A APCER reserva-se o direito de realizar uma auditoria especial em consequência de uma reclamação deste tipo (ver secção 7.3.2).

10.2 RECURSOS

Os recursos sobre as decisões da APCER para a certificação de sistemas de gestão e verificação EMAS, assim como para decisões decorrentes de processo de reconhecimento mútuo, deverão ser apresentados pelas Entidades clientes no prazo máximo de 30 dias após data da comunicação de tal decisão.

Os recursos são apreciados pela Comissão de Recursos da APCER, que é presidida pelo CEO da APCER e é composta por elementos independentes do processo em análise. Não existe apelo das deliberações desta Comissão.

11 ADIAMENTOS Qualquer pedido de adiamento que ultrapasse o período de intervalo entre auditorias definido pela APCER ou indisponibilidade para a marcação e realização da auditoria, poderá conduzir a APCER à decisão de suspensão da certificação, como definido na secção 8.2 deste Regulamento.

Pedidos de adiamento de auditorias, em qualquer fase do processo de certificação, por parte da Entidade (candidata ou certificada), após a aceitação pela Entidade da(s) data(s) de auditoria proposta(s) pela APCER, implicam o pagamento de uma percentagem do valor estimado do preço da auditoria:

20%, quando o pedido de adiamento é solicitado à APCER decorridos mais de 15 dias após a aceitação pela Entidade da data proposta pela APCER;

50%, quando o pedido de adiamento é solicitado à APCER num prazo inferior a 15 dias relativamente à data prevista de realização da auditoria.

Os valores acima referidos não serão abatidos ao valor a facturar quando da realização de futuras auditorias.

12 CONFIDENCIALIDADE

A APCER trata de forma confidencial toda a informação, dados e documentos da Entidade obtidos durante o processo de certificação, a todos os níveis da sua estrutura, incluindo comissões e organismos ou pessoas externos que actuem em seu nome, através de clausulas de confidencialidade expressas em declarações e/ou acordos de colaboração. Trata também de forma confidencial informação do cliente proveniente de outras fontes que não o próprio (ex.: reclamantes, organismos regulamentares). A APCER controla o acesso a informação confidencial. A APCER reserva-se, não obstante, o direito de disponibilizar informação confidencial aos representantes de organismos de acreditação e Instituto do Ambiente (no caso de verificação EMAS) e aos auditores de outras Entidades certificadoras com as quais tenha ou pretenda vir a ter acordos de reconhecimento mútuo de certificados, com o fim de proporcionar evidências documentais do cumprimento das normas aplicáveis à actividade de certificação.

Quando a APCER estiver obrigada por lei a divulgar informação confidencial sobre uma Entidade cliente ou uma pessoa em particular a uma terceira parte, a Entidade cliente ou a pessoa serão, salvo se regulado por lei, notificados antecipadamente da informação a fornecer.

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 14 de 16

TEMP004/1

13 INFORMAÇÃO A APCER proporciona informação actualizada relativa aos certificados de conformidade emitidos, suspensos e anulados através do site www.apcer.pt. Esta informação compreende o nome, documento normativo aplicável, âmbito e localização geográfica (por exemplo, cidade e país) de cada Entidade certificada (ou localização geográfica da sede social e quaisquer outros locais incluídos no âmbito de uma certificação em “multi-site”). Relativamente aos certificados anulados, a APCER proporcionará informação durante um ano desde a data da sua anulação. A APCER mediante solicitação confirma a validade e âmbito de uma determindada certificação.

14 NOTIFICAÇÃO DE ALTERAÇÕES PELA ENTIDADE A Entidade certificada compromete-se a informar a APCER sem demora, de quaisquer alterações significativas na sua estrutura organizacional e no seu sistema de gestão, tais como:

a) Estatuto legal, comercial, organizacional ou de propriedade;

b) Organização e gestão (por exemplo, pessoal chave tal como gestores, decisores ou técnicos);

c) Âmbito das actividades abrangidas pelo sistema de gestão certificado;

d) Alterações de maior relevo introduzidas ao sistema de gestão e aos processos;

e) Coordenadas da pessoa de contacto e principais locais.

Quando se justifique, estas alterações poderão conduzir à realização de uma auditoria especial.

15 CONDIÇÕES FINANCEIRAS

O processo de certificação envolve o pagamento dos custos, associados às diferentes actividades de avaliação (instrução do processo, visita prévia (quando aplicável) e auditoria) que são facturadas de acordo com a tabela de preços em vigor quando da prestação dos serviços e constituem uma obrigação da Entidade, independentemente dos resultados das mesmas.

A APCER reserva-se ao direito de condicionar a emissão do “Certificado de Conformidade”, à verificação da liquidação da(s) factura(s) associada(s) ao processo de avaliação. A APCER poderá, em qualquer fase do processo, requerer pagamentos antecipados das actividades de certificação a desenvolver. Estas situações serão justificadas e comunicadas por escrito à Entidade. APCER reserva-se o direito de, em qualquer fase do processo de certificação, encerrar o processo, suspender temporariamente ou anular o “certificado de conformidade”, quando não forem atempadamente regularizadas as obrigações financeiras das Entidade para com a APCER, sem prejuízo de outros meios legais ao seu dispor.

16 TRANSFERÊNCIA/ RECONHECIMENTO DE CERTIFICADOS DE OUTRAS ENTIDADES A emissão de certificados APCER suportados em certificados emitidos por outros organismos de certificação acreditados encontra-se regulamentada internacionalmente. A APCER pode estabelecer os acordos de cooperação ou de reconhecimento mútuo dos certificados de conformidade com outros organismos de certificação acreditados, por exemplo, no âmbito do IQNet.

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 15 de 16

TEMP004/1

17 RESPONSABILIDADE A APCER não é responsável perante terceiros, por quaisquer danos, pessoais ou materiais, patrimoniais ou não patrimoniais, resultantes directa ou indirectamente de actividade das Entidades por si certificadas. A APCER não é responsável por actos praticados pelos seus representantes legais ou pelas pessoas que utilize para o cumprimento das obrigações resultantes deste contrato, salvo em caso de dolo ou culpa grave. A APCER não é responsável na eventualidade de uma terceira parte, por exemplo, Cliente da Entidade certificada, não reconhecer, ou reconhecer apenas parcialmente o certificado de conformidade emitido pela APCER. A APCER também não é responsável por eventuais erros da Entidade certificada. O Certificado de conformidade é emitido de acordo com metodologias internacionalmente reconhecidas e reflectidas no presente Regulamento e representa uma prova de que a Entidade Certificada implementou um sistema de gestão que se constatou, com base na amostragem efectuada na auditoria e em eventual informação subsequente, estar em conformidade com os requisitos da norma de referência e ser capaz de manter o seu desempenho. A título de cláusula penal, em caso de poder vir a ser exigível da APCER uma indemnização em consequência do não cumprimento defeituoso do presente contrato, o montante da indemnização exigível terá como limite o custo dos respectivos serviços. A Entidade compromete-se a abster-se de quaisquer ofertas que possam comprometer a independência da Equipa Auditora, tais como solicitação de serviços de consultoria, nos prazos acordados entre a APCER e os Auditores e Peritos das suas Bolsas.

Regulamento geral

Certificação de Entidades

REG001/1

Pág. 16 de 16

TEMP004/1

18 FLUXO DO PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO

INSTRUÇÃO DO PROCESSO

INFORMAÇÃO / ORÇAMENTO

CADERNO DE CANDIDATURA

ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO

VISITA PRÉVIARELATÓRIO VISITA

PRÉVIA

AUDITORIA DE CONCESSÃO

PRIMEIRA FASE

AUDITORIA DE CONCESSÃO

SEGUNDA FASE OU AUDITORIA DE

RENOVAÇÃO

RELATÓRIO AUD.

CONCESSÃO 1ª FASE

REL. AUD. CONCESSÃO 2ª FASE

OU RENOVAÇÃO

RECEPÇÃO DE PLANO DE ACÇÕES

CORRECTIVAS DA ORGANIZAÇÃO

ANÁLISE RELATÓRIO E RESPOSTA

DA ORGANIZAÇÃO

COMISSÃO DE DECISÃO

EMISSÃO DE CERTIFICADO

AUDITORIA DE ACOMPANHAMENTO

NO 1º ANO DE CERTIFICAÇÃO

RELATÓRIO AUD.

ACOMPANHAMENTO

COMISSÃO DE DECISÃO

SANÇÕES

É EFECTUADA NOVA AUDITORIA DE ACOMPANHAMENTO NO 2º ANO.

NO 3º ANO É EFECTUADA UMA AUDITORIA DE RENOVAÇÃO

sim

não

não

não AUDITORIA SEGUIMENTO

RELATÓRIO AUD.

SEGUIMENTO

sim

sim

não

REFORMULAÇÃO

CLIENTE REQUER VISITA PRÉVIA?

CERTIFICAÇÃO

MANUTENÇÃO

DA CERTIFICAÇÃO?

CERTIFICADO

sim