- Organização de Eventos – Apontamentos -

Evento - Conceito

‘Os clientes não compram produtos, mas expectativas. E isto significa atenção, afinidade, simpatia, reconhecimento e sinceridade. As pessoas desejam ser o centro de todas as atenções. ’ (Canton, 2003)

“Um fenómeno multiplicador de negócios, pelo seu potencial gerador de novos fluxos de visitantes. Ou ainda, evento é todo fenómeno capaz de alterar determinada dinâmica da economia.” (Andrade, 1999)

“No sentido geral, evento é sinónimo de acontecimento não rotineiro que provoca distração e gera sensação, sendo, portanto, motivo de atração constante. Por outro lado, enquanto produto, um evento é um gerador de demanda e uma oportunidade de negócio que movimenta a cadeia produtiva que envolve a sua realização.” (Medeiros, 2007)

Acontecimento planeado com um início e fim, normalmente limitado/temporário cujo tempo para preparar pode ser muito curto na lógica do gestor. Na lógica do participante é um tempo fora da rotina, do comum.

Apesar de o evento ser temporário, as infraestruturas podem ter uma manutenção permanente por parte de quem organiza apesar de ser temporário para o público-alvo.

Necessita de ter em foco um objetivo visto que as escolhas que se vão fazer serão em torno desse mesmo objetivo, quer do ponto de vista do cliente, quer de quem participa.

Dois tipos de eventos:

Local – Físico ou virtual para evitar determinados custos (Second Life);

Híbridos – conjugam espaços físicos com espaços virtuais.

Os eventos para:

O participante O gestor de eventos O patrocinador Os media

-Experiência única;-Momento de felicidade, alegria, convívio, descontração;-Desperta interesse e causa impacto.

-Tem lugar num curto espaço de tempo;-Requer um planeamento cuidado;-Implica um grau de risco;-Deve ser

-Atingir o público-alvo;-Divulgar a marca/empresa/produto;-Potenciar vendas;-Conquistar novos mercados.

-Desperta interesse;-Causar impacto;-Novidade/ diferença;-Notícia.

recordado como algo positivo;-Causa impacto e desperta interesse;-Contacto com fornecedores/serviços;-Materializar sonhos.

O que esperam as pessoas dos eventos?

• Emoção: Deve estar presente antes, durante e no final do evento.

• Participação: Satisfazer o desejo de participação em experiências socializantes, por parte das pessoas envolvidas.

• Fantasia: Fazer brotar a ‘criança’ que está presente em todos nós.

• Realização: Ocorre sempre que o participante se sente recompensado e feliz, e algumas vezes até, vitorioso.

Importante:• Definir a missão ou meta: fazer ou fornecer o quê, para quem, usando que tipo de tecnologia.

• Definir o propósito: o que a empresa / evento especificamente se compromete a oferecer a seus clientes.

• Definir os valores: condições que direcionam a conduta da empresa / evento aquando da prestação ou venda de serviços.

• Definir a unidade estratégica do negócio: conjunto de suas principais áreas de atuação e a quantidade de recursos adicionais que será dedicado a cada uma delas, ou seja, manter, tirar ou acrescentar.

• Definir a estratégia para crescimento: penetração, inovação, expansão e, no ambiente contemporâneo de rápidas transformações, retenção de clientes e mercados.

Tipologia de Evento

– Quanto à Periodicidade

• Periódicos/Regulares – têm sempre um padrão de intervalo de tempo com uma visão de projeção para o futuro; lucro pode ter uma meta para além daquela que se está a realizar

• Esporádicos – não têm uma periodicidade definida ocorrendo por isso em momentos favoráveis á realização do evento.

• Oportunidade – planeia-se para realizar apenas uma vez.

– Quanto à área de Abrangência – a comunicação e feita consoante o nível escolhido.

• Locais

• Regionais

• Nacionais

• Internacionais

– Quanto à Zona de Ação/Público

• Internos (empresa/instituição) – destinados a pessoas que fazem parte da empresa.

• Externos (empresa/instituição) – destinados a pessoas fora da empresa.

– Quanto ao Cliente – diferença reside ao nível de quem estamos a trabalhar e no conhecimento daquilo que o cliente pretende.

• Empresariais (corporate) – quem paga é quem pede.

• Para o consumidor final – tem de ser o próprio a fazer um estudo do mercado uma vez que não se tem um interlocutor a quem perguntar como nos empresariais.

– Quanto ao grupo

• Abertos - direcionados para um público, podem ser considerados evento abertos por adesão, ou abertos em geral. O primeiro é focado em um segmento, que tem a opção de aderir (através de uma inscrição, gratuita ou paga), ou não, à participação do mesmo. Já no segundo caso,

o evento busca atingir todo tipo de público possível. No fundo quem quiser pode participar livremente.

• Fechados - é realizado em situações específicas onde se tem um público-alvo muito bem delimitado, que é convocado e/ou convidado a participar do evento; só podem participar as pessoas que façam parte do grupo, que tenham alguma característica ou ligação que os permita integrar no grupo.

– Quanto às características e aos objetivos

Artísticos, Cívicos, Culturais, Desportivos, Folclóricos, Políticos, Religiosos, Sociais, Técnicos, Feiras, Convenções de Venda, Congressos.

Mega-Eventos

“Os Mega-Eventos turísticos são acontecimentos de grande dimensão realizados por uma ou mais vezes mas de duração limitada, com o objetivo de promover um destino turístico a curto e longo prazo.”

Conjugam diferentes características: • Têm um objetivo turístico.• Promove o destino turístico a curto e longo prazo.• Aumento da cobertura e de informação através de meios de comunicação a nível nacional e internacional.• Melhoria e expansão das infraestruturas turísticas e dos serviços de turismo (renovação urbanística para uma utilização futura).• Aumento das atividades promocionais das atividades turísticas a fim de capitalizar o ambiente favorável que o acontecimento cria.• Aumento dos fluxos turísticos durante e após o acontecimento.• Interesse dos Patrocinadores.• Abrangência a nível internacional/mundial.

Exemplos: Rock in Rio/ Expo98/ Euro 2004; Feiras, Festivais, Exposições, Acontecimentos, Desportivos, Acontecimentos, Culturais;

Turismo de Eventos Quando as pessoas se deslocam na sua viagem a um destino para frequentar um determinado evento.•Nem todos os eventos têm uma relação direta com o turismo.•Na atualidade, turismo de eventos inclui todos os eventos planeados numa perspectiva integrada do desenvolvimento e do marketing.

Para que haja uma verdadeira relação entre o turismo e os eventos é necessário que os gestores de ambas as áreas envolvam todos os stakeholders nos seus objetivos, tendo em conta o planeamento turístico do destino:• Define metas em relação aos eventos que se pretendem para o desenvolvimento turístico• Aponta quais os apoios que serão dados de acordo com os objetivos (mercados, segmentos, destinos, produtos, etc.)

Oferta ProcuraApoio, desenvolvimento e promoção de eventos pelos destinos turísticos.Objetivos:– Atrair turistas, (sobretudo em época baixa);– Servir de catalisador (ex. renovação urbanística, aumento de infraestruturas e capacidade turística)– Promover uma imagem positiva do destino;– Contribuir para o posicionamento de marketing do destino;– Animar áreas ou atrações específicas;

Instituições do destino turístico bem como empresas exteriores que se propõem a realizar um evento de cariz turístico através do apoio de entidades turísticas.

-Quem viaja? Porquê? (segmentos e motivações);-Quem assiste a eventos quando viaja?;-O que fazem?;-Quanto gastam?;-Como encaram os eventos como fator de promoção dos destinos turísticos?

Parceiros• Organização anfitriã• Comunidade local• Fornecedores• Patrocinadores• Media

• Equipa do evento• Participantes e espectadores

Atração/Animação Turística

Atração Turística– “Qualquer fator que provoque a deslocação de pessoas para fora da sua residência habitual e, por si, ou em conjunto com outro garanta a existência de atividades turísticas” (Cunha, 2001).

Animação Turística– “Todas as atividades que visam contribuir para melhorar ou aumentar as condições de atração, constituir um meio para a ocupação dos tempos livres dos visitantes ou para satisfação das necessidades e experiências decorrentes da sua permanência no local visitado.“ (Cunha, 2001)

Atração VS AnimaçãoA diferença entre elas reside no facto da atração poder ser natural ou artificial enquanto a animação tem sempre um caráter humano: resulta sempre da ação do Homem muitas vezes com duração efémera.

• Tipologia de Atrações (Swabrooke, citado por OMT, 1997):– Atrações Naturais– Atrações criadas pelo Homem sem a intenção de atrair visitantes– Atrações artificiais criadas com o fim de atrair visitantes– Eventos especiais e Mega-Eventos

• Características da Atração e a sua capacidade para gerarem fluxos turísticos:– Localização/Acessibilidade– Recursos Naturais– Recursos Culturais– Singularidade, etc. - Através de um evento podemos atribuir momentaneamente um caráter único e singular a uma atração, criando uma memória positiva cujos efeitos se podem prolongar no tempo.

Turismo de Eventos em Portugal

Linhas de Desenvolvimento Estratégico Mercados emissores;

Estratégia de produtos;

Linhas orientadoras para as regiões;

Linhas de orientação para os pólos;

Acessibilidades aéreas;

Eventos – Dinamizar um calendário nacional de eventos que assegure o reforço da notoriedade do destino e o enriquecimento da experiência do turista;

Enriquecimento da oferta;

Qualidade urbana, ambiental e paisagística;

Qualidade de serviço e de recursos humanos;

Promoção e distribuição;

Eficácia e modernização da atuação dos agentes públicos e privados.

Mix Comunicação• Relações Públicas;• Patrocínio/Mecenato;• Publicidade;• Merchandising;• Promoções;• Marketing Direto;• Feiras;• Eventos.

“As marcas passaram a apostar principalmente em eventos [...], onde seja fácil criar momentos com experiências que aproximem o target das marcas, de modo a que estas se tornem love brands para os seus consumidores. As marcas associam-se à vivência dos seus consumidores, criando

momentos inesquecíveis. Isso faz com que as marcas ganhem valor”. (Mónica Santana Lopes)

Criatividade – Novas ideias ou associação de ideias existentes de 1 forma diferente; Processo mental e social que envolve a produção de novas ideias ou associação de ideias existentes de uma forma diferente.Inovação – Aplicação dessas ideias; dar forma às ideias; Processo de geração e aplicação de novas ideias ou associação de ideias existentes de uma forma diferente num contexto específico.Processo Criativo – Fase de dar largas à imaginação sem limites; caminho para o processo de inovação, no entanto, não se deve medir a viabilidade do que queremos fazer pois é limitativo; fontes e metodologias para estimular a criatividade.Aferir viabilidade:– Objetivos;– Recursos;– Riscos.

Fontes de criatividade: Ambiente quotidiano que nos rodeia; Hobbies pessoais; Referências literárias; Publicidade; Televisão; Internet; Experiência em eventos anteriores.

Metodologias para estimular a criatividade: Comparações e Metáforas; Inversão de funções ou conceitos; Associação de ideias;

Brainstorming; Brainwri0ng; Desenho; Divagação; Opiniões externas.

“As marcas cada vez mais estão a reservar partes importantes dos seus budgets de comunicação para investimento na área dos eventos, com uma especial incidência nos lançamentos de produtos e eventos. O objetivo é aumentar a notoriedade e acima de tudo criar momentos de experimentação, colocar os seus consumidores em contacto direto com o produto mais conhecido pelo experience marketing.” (Pedro Santos Costa)

“As marcas estão a investir em força nos eventos que atingem níveis de mediatismo significativos, como o futebol, os desportos motorizados e radicais e, no caso da música, os grandes festivais”.Passaram a apostar principalmente em eventos de música, noturnos ou diurnos. Em eventos de diversão, onde seja fácil criar momentos com experiências que aproximem o target das marcas, de modo a que estas se tornem love brands para os seus consumidores.”

“Hoje em dia são bombardeados constantemente todo o tipo de comunicação, mas a tendência é cada vez mais o contacto e a experimentação direta com o produto, sendo muito mais fácil não só um incremento de novos consumidores, como também a fidelização daqueles que já o são.”

“A presença do público-alvo de uma marca num evento torna a comunicação mais directa e, sobretudo, mais pessoal”. Num evento, a possibilidade de marcar a diferença, de inovar, de despertar uma panóplia de diferentes emoções e experiências é muito mais vasta.Mais do que uma necessidade, a qualidade surge assim como um requisito fundamental, e que resulta de um processo cujo culminar é a existência de públicos mais exigentes e informados. Fazer algo de original e inédito. Ou “seja, a originalidade não é já uma tendência, mas sim uma prioridade”.

“A excelência de uma agência de eventos passa por conseguir lidar com os timings cada vez mais apertados. Entregar uma proposta a horas, cumprir soluções dentro dos desafios que são criados e, no fundo, conseguir conciliar isso com a criatividade necessária para ganhar uma proposta pela diferença.”

Brainstorming: Dar a conhecer a toda a equipa o que se pretende desenvolver e

quais os principais objetivos.

Deve realizar-se num local diferente do local de trabalho, de forma a que se estimulem novas ideias (jardim, praia, etc.).

Deve delimitar-se o tempo de divagação (fase de ‘voar’). Durante a fase de ‘voar’ nenhum elemento do grupo deve fazer

comentários pejorativos em relação às ideias apresentadas, os quais podem limitar a imaginação.

Devem ser registadas todas as ideias lançadas pelo grupo para posterior análise ou utilização.

Após terminar o tempo da divagação, deve passar‐se à análise das ideias e aferição da sua viabilidade.

Novas tecnologias

Planeamento e gestão de eventos Na lógica do gestor de eventos, de quem está a gerir – Programas informáticos que permitem a gestão de projetos, organização de equipas e horários de trabalho, gestão de tarefas, gestão de pessoas, gestão financeira, reservas e listagens de material, relatório, workflow, gestão de documentos, planeamento de layouts a partir de imagens à escala, imagens 2D e 3D, iluminação etc.

Produção: na lógica dos participantes – Spot me - funcionalidades: resposta de audiência, sessões de perguntas e respostas, troca de mensagens, partilha de informação, social networking, controlo de participação, inquéritos de avaliação do evento; Hologramas; VideoLogo – Criação de imagens à medida, sobretudo logos, onde são projetadas imagens (Branded Entertainment); Touchwall.

Online : Webinars (seminários na web) - Ganham cada vez mais terrenos pela redução de custos e impactos ambientais. Podem complementar os eventos presenciais. Devem ser planeados por equipas que incluam informáticos e gestores de eventos; Eventos Virtuais – Secondlife; Mobilidade total em telemóveis; Redes Sociais – interatividade/participação ativa, proximidade com targets, envolvimento;

Sustentabilidade

CSR (Corporate Social Responsability)• Normalmente diz respeito aos projectos sociais aos quais os eventos se pretendem associar, embora possa englobar as questões ambientais

• Promovem o impacto positivo do evento nas comunidades de acolhimento• Exemplos: Utilização de fornecedores locais (ex. F&B, gijs, etc.), apoio a projectos sociais, trabalho voluntário dos participantes do evento

ISO 20121

5 Passos básicos

Identificar os problemas - quais os impactos negativos a nível social, económico ou ambiental que tens possibilidade de controlar?

Criar um plano de ação – o que é preciso para combater os impactos negativos e quando?

Distribuir recursos para o plano de ação – tomar consciência do que a sustentabilidade realmente significa e o que esta pode trazer.

Envolver partes interessadas no processo e ouvir o seu input – Incluir o staff, fornecedores, gestores e comunidade local.

Monitorizar e avaliar o progresso até então feito – o que está a resultar e o que é preciso ser mudado?

Qual o âmbito de ação?– Toda a ação da empresa– Só os eventos– Um evento em particular

Quais são as áreas em que queremos atuar? – Identificar com especificidade– Comparar checklists já existentes (carbono dos voos, foco na educação, lixo, malas da conferência, etc.)

Como tenho a certeza que escolhi as áreas certas?– Apresentar e discutir com os stakeholders– Todos têm de estar envolvidos

– Podemos promover esse envolvimento enviando newsletters com novidades, colocando no site, em suma, dar a conhecer o que se pretende.

Quais são os objetivos de sustentabilidade? O que pretendemos atingir?– Devem definir-se com grande especificidade, ser mensuráveis– Podem alterar-se ao longo do tempo ou mesmo de evento para evento

Quem é responsável pelas ações necessárias?– Identificar cargo e funções– Será que têm tempo, orçamento e competências para desempenhar as tarefas necessárias?– Precisam de acompanhar todos os processos (ex. visitas de inspeção aos hotéis, ver políticas ambientais, etc.)

Que documentação vou precisar para acompanhar o processo?– É uma das coisas mais difíceis nos eventos porque normalmente os RH andam sempre a circular pelo espaço.– Alguém tem de ficar responsável.– Necessário preparar antecipadamente o que se quer.– No final, deve ser responsável por escrever o relatório.

Exemplos de sustentabilidade:

• Infraestruturas e fornecedores certificados;• Utilização de transportes coletivos;• Reutilização de pastas, malas, sacos, cadernos e canetas – oferta a instituições;

Fases de Planeamento dos Eventos

PlaneamentoCaminho, processo com todas as etapas que visam alcançar uma meta/objectivo.

Esse caminho inicia-se com uma necessidade/ideia/proposta/desafio e termina com uma avaliação e conclusão que é cíclico, continuado e interminável.

Plano – Preparação/previsão daquilo que vai acontecer podendo sofrer alterações ao longo do tempo – é o resultado do planeamento.

Características dos planos

Conhecer/Analisar: Estratégia; Visão e Missão; Objetivos e Área de negócio.

Planeamento EstratégicoAvaliação interna (potencialidades/vantagens e limitações da empresa) e externa (estudo do mercado e do meio) – SWOT/PEST(EAL).Desenvolvimento do conceito/ Resumo do evento – resumo do evento, tipo de evento, atividades, local, programa, data, duração.Objetivo geral – propósito do evento/missão.Objetivos SMART – critérios de avaliação.Fatores críticos de sucesso – Elementos que têm de se garantir para que o evento se realize e esteja de acordo com os objetivos SMART.Estudo de viabilidade – apuramento de todos os aspectos.

Planeamento Táctico Transforma a estratégia em realidade, desdobramento do planeamento estratégico.Áreas funcionais (nível intermédio) – numa lógica de gestão empresarial (logística, RH, Sustentabilidade, Marketing etc.).Recursos físicos, materiais e humanos.Definição das orientações para o nível operacional.Estabelecimento de prazos médios de atuação.

Planeamento Operacional Preocupa-se com o que fazer e como o fazer; define tarefas e operações (detalhe/pormenor; imediatismo; curto-prazo)Recursos necessários para o seu desenvolvimento e implementação.Procedimentos a serem adotados.Tarefas e operações.Prazos de realização.Responsáveis pela execução.

Avaliação Externa • Levantamento das necessidades e/ou interesses dos consumidores• Análise da oferta (empresas e outros produtos) e da procura na área• Públicos-alvo potenciais• Potencialidades locais: meio natural, equipamentos, instalações etc.• Serviços e parcerias externas necessárias ou potenciais

Avaliação Interna•Levantamento das potencialidades da oferta: recursos humanos, naturais e instalações.•Limitações.•Motivações individuais e/ou empresarias.•Ligações externas privilegiadas (serviços, media, etc.).

Análise PEST(EAL)PolíticoEconómicoSocialTecnológicoEntretenimentoAmbienteLegal

SWOTStrengths

WeaknessesOpportunitiesThreats

Objectivos SMART• Specific (Específicos)• Measurable (Mensuráveis)• Agreeable (Aprováveis – clientes + gestor do evento)• Realistic (Realísticos)• Time Specific (Delimitados no Tempo)

Marketing de Eventos

Plano de Marketing do evento(Plano Estratégico)• Análise da Situação Atual / Estudo de mercado.• Análise SWOT.• Objetivos.• Escolha dos Públicos-Alvo (Targeting).• Posicionamento.(Plano Operacional).• Aferir e decidir sobre os benefícios de cada segmento: Marke6ng Mix.• Ação.• Monitorização e Avaliação.

Marketing-Mix Alinha o produto/serviço consoante o mercado que quer atingir, as decisões e escolhas que se devem tomar perante esse mercado.

Mix da Comunicação Instrumentos a considerar – Publicidade (vários meios: TV, rádio, imprensa, internet).– Redes sociais na internet.– Promoção de Vendas.– Relações Públicas.

– Marketing Direto.– Merchandising.– Ações no cost.– Material de rua (MUPI, bandeiras, lonas, etc).– No local do evento.

•Escolher os meios de comunicação que melhor se adequam aos targets que queremos atingir.• Podemos ter meios de comunicação e tom de comunicação adequada a diferentes targets para o mesmo evento.• Escolha da imagem e linguagem adaptada aos targets.• Calendarizar ações.

Patrocínios• A gestão de patrocínios está muito relacionada com o marke6ng e com a gestão financeira• A escolha dos potenciais patrocinadores deve ter em conta: – Os seus targets– Necessidades dos patrocinadores• O envolvimento dos patrocinadores no evento pode beneficiar de:– Comunicação direccionada para os seus targets– Notoriedade (dada pelo evento)– Relações de negócio com entidade organizadora ou entidades participantes

A angariação de patrocinadores pode ser estruturada por:• Necessidades do evento – Recursos financeiros– Recursos físicos– Prestação de serviços– Produtos– Notoriedade

• Escala de valores (presença no evento vs. contributo) – Patrocinador Principal– Patrocinadores– Apoios– Parcerias institucionais– Patrocinador de Ouro– Patrocinadores de Prata– Patrocinadores de Bronze

•Apresentação do projeto:– Envio do dossier de patrocinador– Apresentação pessoal ‐ preferencial

• Negociação – importância de perceber as possibilidades e interesse do patrocinador• Feedback pós-evento – apresentar os resultados do evento para que o patrocinador possa aferir o retorno do investimento

Gestão Logística

• Áreas que devemos ter em conta no planeamento logístico:– Fornecedores e seus processos– Transporte– Linking (ligação e necessidade de relacionamento com todas as áreas de um evento)– Flow control (produtos, serviços e clientes)– Redes de informação e comunicação do evento

• Listar todas as necessidades de acordo com o programa do evento (checklists)• Definir prioridade – importante para os processos de tomada de decisão• Escolher todas as componentes logísticas tendo uma visão de conjunto

Fornecedores

• Processo de identificação e selecção– 1º - Identificação das Necessidades– 2º - Pré-selecção– 3º ‐ Selecção/Negociação| Negociação/Selecção (Guardar todas as propostas e manter contacto com fornecedores não seleccionados)– 4º ‐ Contratação – Não é obrigatório mas altamente recomendável – Redigir somente após definidos/clarificados todos os pormenores da proposta

– Forma » Proposta com carácter vinculativo» Proposta + garantia bancária» Contrato formal com cláusulas

– Essência» Estipular deveres e obrigações de ambas as partes (contrapar6das)

» Proteger ambas as partes (assegurar prestação do serviço ao cliente e garantir o pagamento ao fornecedor)

»» Conselhos ««– Os acordos devem ser materializados na forma escrita– Um contrato não se realiza por falta de segurança, mas para salvaguardar ambas as partes.– No caso de eventos complexos contratar um advogado– Não assinar sem ler e estar esclarecido sobre todas as cláusulas– Guardar sempre uma cópia

Local

Requisitos– Localização– Acessibilidades/Transportes- Parque de Estacionamento– Segurança- Licenciamento- Plantas/saídas de emergência– Decoração /Estilo– Marca– Infraestruturas-Bilheteiras/Registo- Salas-F&B (cozinhas, zonas de trabalho)- Meios Técnicos (audiovisuais, luz)– Atividades - Tipologia de atividades permitidas-Ter em atenção as prioridades definidas-De preferência, escolher o local tendo em conta o conceito do evento- Visitas de inspeção- Confirmar necessidades específicas – Do evento (Ex: animação, catering, decoração pretendida, etc.) – Dos participantes (Ex: populações especiais, pessoas com limitações motoras, etc.)

Transporte

Material– Exemplos: camiões, carrinhas, gruas– Calendarizar horas de montagem e desmontagem de acordo com as diferentes especificidades

– Confirmar disponibilidade e espaços de estacionamento, cargas e descargas– Solicitar autorizações e apoio junto da polícia– Seguros

Participantes– Disponibilidades e horários– Qualidade, capacidade de transporte e acessibilidade (incluindo condições para públicos específicos)– Autocarros Privados, circuito, formação do condutor e estacionamento– Táxis – informar as redes locais (forma de promoção do evento)– Estacionamento:- Formação do pessoal- Áreas de estacionamento– Vip’s– Organização– Geral– Shuffle Service desde os pontos de chegada até ao espaço do evento (ex: estação dos comboios, parques de estacionamento – local do evento)– Estimar a taxa de chegada– Conceber e preparar infraestruturas e recursos humanos de apoio a Públicos Especiais (ex: pessoas com limitações motoras)– Contactar, em caso de necessidade, as autoridades locais para dar apoio e/ou autorizações especiais (ex: polícia, rede de táxis e outros organismos)

Ticketing e Convites• Área importante no que diz respeito aos eventos cujo principal income depende da venda de bilhetes ou inscrições• O sucesso ou insucesso de um evento pode depender dos processos associados à venda de bilhetes/inscrições• No entanto, podemos também incluir nesta área os convites, já que em termos de concepção têm muitos pontos em comum

Bilhetes ‐ Concepção• Nome do evento/espetáculo

• Número e área afeta ao bilhete (u6lizar cores)• Data, hora e local do evento.• Preço e tipo (criança, fim de semana)• Concepção do bilhete (considerar elemento de merchandising)• Identificar responsável e promotor do evento/ espetáculo• Informações úteis (mapas, recomendações)• Contactos da organização

Convites ‐ concepção• Entidade/pessoa que convida• Nome do evento• Data, hora e local do evento.• Contactos e data limite da confirmação• Concepção do convite (considerar elemento de merchandising)• Informações úteis– Mapas– Recomendações– Dress code, locais de estacionamento.

Emissão e distribuição/entrega– Quantidade:• Convites – estabelecer a lista de convidados (contactos actualizados)• Bilhetes – confirmar– Estimar data de início da distribuição dos bilhetes– Definição da data final de venda de bilhetes– Entrega dos bilhetes/convites ao cliente (é entregue ou o cliente tem de levantar?)– Se houver muitas desistências, tenho mais contactos a quem enviar convites?– Se houver erro de emissão ou excesso de procura à possibilidade de imprimir mais bilhetes?– Canais distribuição– Retalho (ex:FNAC, ABEP), Internet, correio, multibanco, nas bilheteiras, etc.

– Definir contratos de distribuição com todos os distribuidores (condições, termos específicos e número de bilhetes entregues)– Métodos de pagamento disponíveis (comprador, distribuidor) – cartão de crédito, dinheiro, depósito antecipado ou posterior, transferência bancária– Calendários de pagamento e reconciliação dos bilhetes (balanço e retorno das sobras)– Quais as formas de pagamento disponíveis (participantes)? (incluindo nas bilheteiras do evento)

Secretariado- Dependendo do tipo de evento, o secretariado pode reunir uma série de funções:– Relações públicas e atendimento aos clientes finais– Reservas (transporte, alojamento, F&B, etc.)– Inscrições– Pagamentos– Contactos com a comunicação social– Acompanhamento de convidados– Entrega de documentação e certificados– Acumulação de assuntos pendentes e problemas a resolver devem ter prioridade para que não se acumulem e se perca o seu controlo– Todos os pormenores devem ser registados– A informação deve estar constantemente organizada e compreensível por qualquer pessoa da organização– Não deve depender de uma só pessoa

Gestão de filas (Queuing)• Filas– Número e dimensão das filas– Material / Infraestruturas de delimitação– Staff – Formação; Apoio (voluntariado); Stewards; Revisores; Seguranças e meios de vídeo vigilância.

– Sinalização do local (incluindo informação do tempo médio de espera)– Onde irá haver filas? Qual o seu timing (a que horas, durante quanto tempo)?

– Como reduzir a percepção do tempo de espera? (Ex: animação de rua, sistemas áudio/vídeo)– Quais os meios e procedimentos de primeiros socorros previstos para estes espaços/locais em particular?– Foram consideradas infra-estruturas de protecção solar, chuva e iluminação?– Casas de banho, F&B de apoio

Luz• Utilidades:– Iluminar um espaço– Decorar, ambientar, modificar um espaço– Destacar pontos de interesse– Controlar, ritmar o evento/espectáculo– Personalizar e singularizar o evento

• Classificação– Quanto à direccionalidade da iluminação• Luz Directa – Produz sombras e contrastes. O resultado dá tons altos. Obtemos imagens cruas, acentua o relevo e satura as cores. Pode servir para efeitos dramá6cos.• Luz Difusa – Ilumina uniformemente e não produz sombras. Produz uma iluminação de ambiente suave, diminui os contrastes e apaga o relevo, dando como resultado tons baixos.

– Quanto à posição das fontes de luz• Luz Frontal – Diminui a profundidade e provoca contrastes exagerados. Se subirmos o nível da fonte obteremos sombras curtas e duras achatando as personagens.• Contra-luz – Fonte luminosa atrás do motivo dirigindo-se contra a câmara.Apaga pormenores e revela somente as silhuetas e outros contornos.• Luz-ambiente – Não ilumina directamente a pessoa ou os objectos.• Luz de fundo – O ambiente/cenário pode precisar de ser iluminado separadamente.• Luz de efeito – Luz pontual, para sublinhar um pormenor.

• Luz rasante – Vem debaixo para cima, provoca grandes sombras e dando um forte enfoque na pessoa ou objecto a iluminar.

Som• Utilidade– Permite •Marcar ritmo do espectáculo/evento• Melhorar/ajustar o ambiente• Facilitar a delimitação de zonas• Melhorar a comunicação

– Exemplos• Música ambiente para criar um ambiente descontraído/ relaxado• Música como elemento de entretenimento• Utilizar o sistema sonoro para prestar informações• Controlar o ritmo do evento com o recurso a diversas melodias

Recursos Humanos

Área delicada no âmbito da gestão de eventos:– Efemeridade dos eventos– Vínculo laboral com a empresa de organização de eventos– Limitações ao nível• Da confirmação das competências e níveis de desempenho• Motivação• Trabalho em equipa

Quanto à Função• Gestão• Técnicos

Quanto ao Vínculo Laboral• Contrato Remunerado• Profissionais liberais (recibos verdes)• Voluntariado

Quanto ao Projecto• Planeamento / Monitorização• Produção / Operacionalização

Estruturas Organizacionais-Pirâmide/Funcional-Rede

Avaliador externo – ajuda a melhorar por nós o que pode estar incorrecto ou a faltar, no tempo das montagens antes do evento em si ocorrerPivots - pessoas que estejam no evento e que possam desempenhar diferentes tipos de funções caso seja necessário não tendo por isso funções pré-estabelecidas.

Funções do Gestor de Eventos– Criar– Planear– Organizar– Comunicar– Inovar– Controlar / Monitorizar– Resolver Problemas

Recrutamento e Selecção– Outsourcing– Diferentes funções = diferentes requisitos e competências• Formação – quando necessária, deve aprofundar as funções a desempenhar• Briefing - enquadramento do evento:-Apresentação do cliente-Apresentação do evento (sumariamente) – missão; objectivos; público-alvo; programa/estrutura/locais principais (WCs, saídas de emergência)

Estrutura organizacional– Responsáveis de área e suas competências– Contactos– Localização no espaço

Protocolo– Imagem (vestuário, cabelo, calçado, maquilhagem, etc.)– Atitude /comportamento

• Horários – trânsito, transportes, estacionamento – tempos de descanso, alimentação

• Debriefing - Feedback da equipa:‐ Muito importante para recolher informações sobre o evento na perspectiva dos operacionais-Melhoria de qualidade em futuros eventos

• Pormenores sobre o desenrolar do evento– Aspectos positivos– Aspectos que podem ser melhorados

• Feedback sobre o cliente e os participantesAuto-avaliação por parte da equipa

• Avaliação do gestor do evento– Funções desempenhadas– Competências profissionais específicas de cada elemento da equipa– Características pessoais relevantes para o desempenho da função

• Dicas para a melhoria de desempenho em futuros eventos

Recursos Financeiros• A função financeira integra:– a determinação das necessidades de recursos financeiros• planeamento das necessidades• inventariação dos recursos disponíveis• previsão dos recursos libertos

• o cálculo das necessidades de financiamento externo– a obtenção de financiamento da forma mais vantajosa, tendo em conta• custos• prazos• outras condições contratuais• condições fiscais• estrutura financeira da empresa– A aplicação criteriosa dos recursos financeiros (por forma a obter uma estrutura financeira equilibrada e adequados níveis de eficiência e de rentabilidade)– A análise financeira (incluindo a recolha de informações e o seu estudo por forma a obter respostas seguras sobre a situação financeira da empresa e o que envolve a realização do evento)– A análise da viabilidade económica e financeira dos investimentos

Fontes de receita– Pagamento do cliente (eventos empresariais)– Fees– Receitas Próprias (Quotas/Inscrições/Bilhetes)– Patrocínio (dinheiro, produtos ou serviços)– Mecenato– Venda de merchandising– Vendas no evento (F&B, serviços específicos, etc)

Custos e Proveitos– Custos• Equipamentos e Fornecedores• Parcerias • Hierarquizar Centros de Custo – Análise de Sensibilidade• Recursos Humanos – Voluntários– Proveitos• Bilhetes/Inscrições – Definição de Preço» Implicações no Cash Flow e Break-Even Point» Métodos para definição dos Preços/Inscrições