Princes Forever
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FUNDAMENTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOSRIBEIRÃO PRETO – SPTURMA: GP 22FEV/2016
PRINCESS forever A PRINCESS forever é uma empresa de organização de eventos, que atua na organização de festas de 15 anos.
FUNDADORES: Janaína Mayra da Silva
Everton Tiago da Silva
PRINCESS forever – Portfólio de Projetos
1) Programa:
A) Projeto: Criação de uma metodologia para organização de festas de 15 anos
B) Projeto: Execucao de uma festa de 15 anos.
C) Projeto:
D) Projeto:
2) Programa:
A) Projeto:
B) Projeto:
C) Projeto:
D) Projeto:
PRINCESS forever – Projeto Projeto eleito: Criação de uma metodologia para organização de festas de 15 anos
Produto/Serviço: Metodologia para organização de festas de 15 anos.
Justificativa: As festas de aniversário de 15 anos representa o sonho de uma garota entrando na fase adulta. Essas festas tem se tornado cada vez mais modernas, portanto, há a necessidade da criação de uma metodologia que promova festas de aniversário de 15 anos com organização, eficiência e eficácia, garantindo a satisfação da aniversariante e seus convidados e o aumento da lucratividade da empresa.
Objetivo: Obter uma metodologia que promova festas de aniversário de 15 anos para familiares e amigos com qualidade, no período desde a contratação até a realização do evento, atingindo a satisfação dos clientes e incrementando 30% na lucratividade da empresa.
PRINCESS forever – Stakeholders
1) Aniversariante
2) Contratante/Sponsor
3) Familiares
4) Convidados
5) Equipe do projeto/evento
6) Empresa de decoração
7) Seguranças
8) Banda e DJ
9) Proprietário do loca do evento
10) Fotógrafos
11) Buffet
12) Empresa de doces e bolo
PRINCESS forever – Requisitos Stakeholders
1) Início da festas as 20h
2) Não ultrapassar 5 horas de festa
3) Orçamento inicial em R$ 100.000,00
4) Decoração na cor desejada
5) DJ que toque todos os gêneros musicais
6) Contratar o ator para dançar a valsa
7) Não fornecer bebidas alcoólicas
8) Local da festa: um salão com área externa para fumantes
9) Bolo de aniversário de andares com um sapatinho de cristal no alto
10) Lembrança personalizada para todos os convidados: Mini difusor de ambientes com varetas
PRINCESS forever – Requisitos do Projeto
1) Decoração finalizada 3 horas antes da festa
2) Critério de pagamento: 50% de entrada na assinatura do contrato e o restante negociável
3) Criar parceria com um serviço de buffet para aumento na lucratividade
4) Montar equipe própria de filmagem e fotografia para aumento na lucratividade
5) Parceria com empresa de decoração para aumento na lucratividade
6) Parceria com o proprietário de um lugar para eventos que atenda a inúmeros desejos (área externa, salão, estacionamento, etc.)
7) Parceria com gráfica para obter um preço competitivo
8) Contratar um vendedor e treina-lo
9) Parceria com empresa de doces e bolos de aniversário
10) Banda e DJ instalados 5 horas antes da festa
PRINCESS forever – Como Iniciar
PRINCESS forever – WBS do Projeto
PRINCESS forever – Dicionário WBS
VALIDAÇÃO ACEITAÇÃO
1. DIRETRIZES DE COMERCIAL E MARKETING
1.1. Venda Direta (Pessoalmente)
Orientações para uma boa apresentação da empresa e trabalho desenvolvido para a organização de festas de 15 anos, a fim obter uma melhor apresentação para conquistar o cliente.
FinanceiroMargem de lucro
acima de 30%
1.2. SiteOrientações para contratar uma empresa para criação do site e sua manutenção.
Ser intuitivoCusto até R$500,00
1.3. Propagandas - RevistasOrientações para divulgar a empresa e festa de 15 anos em revistas adolescentes (Atrevida e Capricho)
Metada da página do início
da revista.
Custo até R$2.500,00
1.4. Divulgação em EscolasOrientações para desenvolver e realizar uma divulgação em escolas de ensino médio.
Maior nº de escolas
Tempo máximo de 30 minutos
1.5. Redes SociaisCriação de usuário no Facebook, Twitter e Instagran para divulgação da empresa e suas festas.
Claro e objetivo Sem custos
CRITÉRIO DE ESPECIFICAÇÃO PACOTE DE TRABALHOID WBS
PRINCESS forever – Dicionário WBS
VALIDAÇÃO ACEITAÇÃO
2. DIRETRIZES PARA PARCERIA E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE TERCEIROS
2.1. BuffetOrientações para contratar e efetuar um parceria com um serviço de buffet de qualidade.
Cardápio elegante, de qualidade, e
flexivel
De maior % de lucratividade
2.2. Local do evento
Orientações para contratar e efetuar um parceria com o proprietário do local do evento que tenha (estacionamento, área externa, salão, palco, iluminação e som).
Que atenda a todos os públicos.
De maior % de lucratividade
2.3. DecoraçãoOrientações para contratar e efetuar um parceria com um serviço de decoração de qualidade.
Decorações elegantes, de qualidade e
criativos
De maior % de lucratividade
2.4. EntretenimentoOrientações para contratar uma Banda e DJ que atenda a todos os gêneros. O cliente poderá escolher o repertório de acordo com o perfil de cada aniversariante.
Que atenda a todos os públicos.
Melhor custo benefício ou a
gosto do cliente.
2.5. SegurançaOrientações para contratar e efetuar um parceria com um serviço de segurança de qualidade.
De procedência no mercado
De maior % de lucratividade
2.6. GráficaOrientações para contratar e efetuar um parceria com um serviço de gráfica de melhor custo benefício.
Convites elegantes, de qualidade e
criativos
De maior % de lucratividade
2.7. Serviços DiversosOrientações para contratar serviços diversos como: Limpeza, atores ou dançarino para a valsa, etc.
Serviços de qualidade, e
flexivel
De maior % de lucratividade
CRITÉRIO DE ESPECIFICAÇÃO PACOTE DE TRABALHOID WBS
PRINCESS forever – Dicionário WBS
VALIDAÇÃO ACEITAÇÃO
3. DIRETRIZES DO FINANCEIRO
3.1. Contas a receberOrientações para estruturação do trabalho de contas a receber da empresa.
Faturamento em dia
3.2. Contas a pagarOrientações para estruturação do trabalho de contas a pagar da empresa.
Sem pagamento de juros e multas
3.3. Reserva orçamentáriaOrientações para disponibilizar reservas orçamentária para possíveis imprevistos.
Obrigatório10% do valor da
festa
3.4. Financiamentos Orientações para solicitar financiamentos, se necessário.
Avaliação de prós e contras
versus estratégica de
mercado
Menor Payback
4. DIRETRIZES DE EXECUÇÃO
4.1.Desenvolver o cronograma do evento
Orientações para a elaboração do cronograma de atividades da festa de 15 anos.
Cronograma geral
Atenda 100%
4.2. RecepçãoOrientações para a organização e execução do serviço de recepção dos convidados.
Chegar 1 hora antes da festa
Pontualidade
4.3. Serviço de garçonsOrientações para a organização e execução do serviço de garçons e barmans
Chegar 1 hora antes da festa
Pontualidade
4.4. DecoraçãoOrientações para a organização e execução do serviço de decoração.
Decoração pronta 4 horas antes da festa
Pontualidade
4.5. BuffetOrientações para a organização e execução do serviço de buffet.
Chegar 3 hora antes da festa
Pontualidade
CRITÉRIO DE ESPECIFICAÇÃO PACOTE DE TRABALHOID WBS
Uma pessoa responsável com
experiência
PRINCESS forever – Dicionário WBS
VALIDAÇÃO ACEITAÇÃO
5. DIRETRIZES DO ENCERRAMENTO
5.1. LimpezaOrientações para a organização e execução do serviço de limpeza.
Serviço executado sem
problemas
Não ocorrer reclamações
5.2. Relatório de perdas e prejuízosOrientações para a elaboração do relatório de perdas ou perjuízoz da festa para tomada de decisões.
Validar as informações
Máximo de R$2.000,00
5.3.Pagamentos dos serviços contratados
Orientações para efetuar o pagamento dos serviços contratados.
Validar o contratado
versus executado
Efetuar todos os pagamentos
5.4. Lições aprendidasOrientações para a elaboração da lista de lições aprendidas.
Listar todasTodas as lições com correções
sugeridas
5.5. Entrega das fotos e filmagemOrientações para a organização e entrega da filmagem e fotos.
Serviço executado sem
problemas
Satisfação do cliente
6. DIRETRIZES PÓS EVENTO
6.1. Vistoria do local do eventoOrientações para a realização da vistoria do local do evento.
Executar vistoria antes e depois
da festaSem prejuízos
6.2. Feedback do clienteOrientações para buscar o feedback do cliente, com o intuito de obter o feedback em relação ao evento.
Buscar feedbackSatisfação do
cliente
6.3. E-mail de marketingOrientações para ter condições de fornecer informações exclusivas para o cliente.
InformarSatisfação do
cliente
6.4.Publicar fotos e vídeos no site e redes sociais
Orientações de como publicar fotos e vídeos das festas de 15 anos nas redes sociais.
DivulgarNº de
visualizações
6.5.Relatório da contabilidade do evento
Orientações de como realizar a prestação de contas da festa, para pensar em estratégias que ajudem a reduzir as despesas, cortando os gastos desnecessários, a fim de aumentar a lucratividade da empresa.
Elaboração completa do
relatório
Margem de lucro acima de 30%
CRITÉRIO DE ESPECIFICAÇÃO PACOTE DE TRABALHOID WBS
PRINCESS forever – Pacotes de trabalho Make
ID WBS PACOTE DE TRABALHO1.1. Venda Direta (Pessoalmente)1.4. Divulgação em Escolas1.5. Redes Sociais3.1. Contas a receber3.2. Contas a pagar3.3. Reserva orçamentária4.1. Desenvolver o cronograma do evento5.2. Relatório de perdas e prejuízos5.3. Pagamentos dos serviços contratados5.4. Lições aprendidas5.5. Entrega das fotos e filmagem6.1. Vistoria do local do evento6.2. Feedback do cliente6.3. E-mail de marketing6.4. Publicar fotos e vídeos no site e redes sociais6.5. Relatório da contabilidade do evento
PRINCESS forever – Pacotes de trabalho Buy
ID WBS PACOTE DE TRABALHO
1.2. Site1.3. Propagandas - Revistas2.1. Buffet2.2. Local do evento2.3. Decoração2.4. Entretenimento2.5. Segurança2.6. Gráfica2.7. Serviços Diversos3.4. Financiamentos4.2. Recepção4.3. Serviço de garçons4.4. Decoração4.5. Buffet5.1. Limpeza
PRINCESS forever – Riscos LISTA COMPLETA DE AMEAÇAS CONTENÇÃO Custo Nova Novo Novo Nov
a CONTINGÊNCIA/ CONTORNO Custo VE do
No. Categoria Evento Probabi- Impacto Valor Priori-RESPOSTA Estratégia da Probabi- Impacto Valor Priori- RESPOSTA Planejado da Custo da
Causa Raiz Efeito lidade (%) (input) Esperado dade Respostalidade (%) (input) Esperado dade Resposta Resposta
1 FornecedorErro na impressão dos convites
Atraso na entrega 30% $1.200 $360 9
Contratar empresa especializada com um mês de antecedência da
Mitigar $1.500 30% $1.200 $360 9Empresa se responsabiliza pelo retrabalho dos convites em caso de erro
$800 $240
2 EstratégiaFalta de definição/acordo em relação ao local da festa
Indisonibilidade de salão 65% $10.000 $6.500 2
Realizar reunião com o cliente alguns meses antes da festa
Evitar $0 65% $10.000 $6.500 2O cliente definir com antecedência o local adequado ao porte da festa
$0 $0
3 Estrutura Organizacional
Inclusão de convidados de última hora
Falta de estrutura (cadeiras, mesas)
37% $90 $33 22Solicitar confirmação de presença dos convidados
Evitar $0 37% $90 $33 22Definir junto ao cliente e a empresa de aluguel uma quantidade extra de mesas e cadeiras
$100 $37
4 Força maiorFalta de energia elétrica
Impossibilidade de realização da festa
5% $50.000 $2.500 3Estabelecer no contrato uma cláusula de
Mitigar $30.000 5% $50.000 $2.500 3 Iluminação com luzes de emergência $2.000 $100
5 TerceiroFalha nos equipamentos de luz e som
Mal estar do cliente 3% $1.000 $30 23
Alugar equipamento de luz e som de
Mitigar $1.000 3% $1.000 $30 23Prever multa contratual no caso de falha dos equipamentos
$2.000 $60
6 MercadoInflação acima do esperado
Aumento de preço dos materiais e mão-de-obra
70% $25.000 $17.500 1Buscar parcerias com poder de barganha em parceria com outra
Mitigar $0 70% $25.000 $17.500 1 Acordar junto ao fornecedor a antecipação de compras $20.000 $14.000
7 TerceiroFalta de qualificação do DJ
Mal estar dos convidados 8% $1.000 $80 17
Contratar um DJ para fazer um controle de qualidade e
Mitigar $200 8% $1.000 $80 17 Parar a música e fazer um Karaokê $0 $0
8 FornecedorProblemas com o buffet
Mal estar nos convidados 3% $1.000 $30 23
Prever medidas no contrato para controle de
Mitigar $0 3% $1.000 $30 23Realizar pedidos de empresas do tipo fast-foods para entregas imediatas
$3.000 $90
9 FornecedorDecoração fora do padrão especificado em contrato
Pagamento de multa 2% $11.000 $220 13
Incluir cláusula contratual de multa junto ao fornecedor
Transferir $0 2% $11.000 $220 13 Decoração improvisada $0 $0
10 Força maiorFalta de energia elétrica
Deterioração dos alimentos 3% $8.000 $240 12
Estabelecer cáusula contratual de aluguel de
Mitigar $0 3% $8.000 $240 12Realizar pedidos de empresas do tipo fast-foods para entregas imediatas
$10.000 $300
PRINCESS forever – Como Planejar
PRINCESS forever – Como Executar
PRINCESS forever – Monitoramento
PRINCESS forever – Como Encerrar
PRINCESS forever – Fotos