Pretende Reduzir Custos?Comece pelo software de

manutenção certo!

A primeira decisão:• Desenvolver internamente ou comprar um software

no mercado?

• Desenvolver internamente pode parecer tentador no primeiro momento, mas, as necessidades de suporte e atualizações são um planejamento de custo a longo prazo.

A primeira decisão:• Em relação aos softwares de mercado, também é preciso ter

cuidado e também criticar alguns pontos que discutiremos a seguir.

O Projeto de Aquisição

O Projeto de Aquisição• Restrições do Projeto:

• Em todo projeto de aquisição é importante levar em consideração o triângulo das restrições, ele vai nos basear durante toda a etapa de compra e implantação.• São três as bases: Escopo, Prazo e Custo.• A Qualidade é a chave crítica para as outras três

restrições: “Posso reduzir os custos, sem impactar na qualidade?”

O Projeto de Aquisição• Restrições do Projeto

• Toda alteração em um dos itens das restrições pode impactar em alterações nas demais bases. “Se eu reduzo prazo, reduzo também escopo e provavelmente aumento os custos.”

Começando a compra• O Escopo:

• O escopo nesse caso pode ser dividido em duas partes, Escopo do Projeto e Requisitos do Produto.• O Escopo do Projeto vai levar em consideração tudo que

a empresa pretende conseguir com a implantação do software, quais as mudanças, quais os resultados esperados, etc.• O Requisitos do Produto vai levar em consideração as

características que são necessárias para que o software seja aderente aos critérios do projeto.

O Escopo• Requisitos:

• Nem sempre é simples entender o que precisamos para melhorar o processo de manutenção, mas, um caminho pode ser:• Entrevistas: Identifique pessoas chaves no processo de produção

ou utilização dos bens e pergunte a eles quais os problemas que enxergam. Anote tudo.

• Brainstorming: Junte sua equipe de manutenção, apresente a pesquisa, colete o máximo de ideias possíveis para melhorar o processo.

• Eleja um comitê, gerente de manutenção, gerente de qualidade e gerente de produção são bons exemplos.

O Escopo?• Requisitos:

• Com o Comitê criado, ele irá definir os itens de requisitos do software com base no Brainstorming da equipe de manutenção.• Para finalizar, crie uma matriz de requisitos, liste o

requisito, o porquê de sua necessidade e quais foram as pessoas que identificaram.• Isso facilita a atuação, caso sejam necessárias mudanças

no projeto.

Mas o que um software precisa ter?• Algumas coisas são pré-requisitos para qualquer

software de manutenção, Ex:• Cadastro de aplicações e materiais• Controle de Documentação• Cronograma e Planejamento de serviços• Planos de Manutenção• Programações:

• Periódica• Acumulativa• Por tendência• Por data específica• Por eventos

Mas o que um software precisa ter?

• Ele precisa ser flexível e não travar seus processos.• Customizações e Personalizações geralmente são

necessárias.• É importante também pensar nos usuários, o

software é simples e fácil de usar?• Simples não quer dizer simplório!

• Controle de O.S.• Controle de Mão-de-Obra• Controle de materiais – estoque• Controle de fornecedores• Análise de causas e efeitos de ocorrências• Controle de custo da manutenção• Cálculo de perdas no processo• Controle dos serviços prestados

Outras funções importantes:

O Prazo!• Não existe projeto sem prazo.• Estabeleça com base nos requisitos do produto e

no escopo uma data para entrega do projeto.• Não esqueça de contar com:• Período de Análise do mercado;• Tempo do processo de implantação;• Tempo do processo de compra;• Tempo de homologação ou adequação dos usuários;

O Prazo!• Alterações no prazo quase sempre impactam

diretamente na qualidade do projeto, como dizem: “A pressa é inimiga da perfeição.”• Mas também, prazos muitos longos vão onerar

muito os custos, fazer com que o projeto esfrie, mudanças de pessoas chave podem acontecer, etc.• Tente um equilíbrio no Prazo, não esqueça que as

implantações normalmente cobram, na sua maioria, em horas técnicas, mas que também precisam de tempo para fazer bem feito.

Os Custos• Já que temos um data de entrega do projeto,

podemos então ter um fluxo de caixa.• Defina seu orçamento. Já fizemos uma pesquisa de

mercado e já temos propostas, agora precisamos contar com imprevistos. Não comprometa todo orçamento que tem.• Negocie!

Conte conosco para fazer uma boa compra!

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