PR001 - Serviços de Contabilidade

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PROCEDIMENTO DA QUALIDADEData: Revisão:

Código/ Título: PR-001: Serviços de Contabilidade Página: 1 de 6

1- OBJETIVO Preparar balancetes mensais, trimestrais e anuais descrevendo toda a movimentação contábil/financeira da

empresa do cliente e encaminhar todas as obrigações acessórias aplicáveis às suas atividades dentro dos prazos estabelecidos na legislação.

Orientar adequadamente o cliente sobre o equilíbrio contábil da sua empresa antes da elaboração dos balancetes e esclarecer dúvidas sobre impostos e obrigações acessórias aplicáveis.

2- APLICAÇÃOEste procedimento se aplica a todas as atividades referentes ao processo de Serviços de Contabilidade do escritório contábil.

3- REFERÊNCIASPQ007 – Ação Corretiva e PreventivaFQ-14: Relatório de Não Conformidade.FQ-66: Planilha de Controle de documentos Contábeis.

4- DEFINIÇÕESNão aplicável.

5- SAÍDAS DO PROCESSOSaída Padrão de Qualidade Cliente

Balancetes anuais Balancetes trimestrais Balancetes Mensais

Isento de erro; Coerente com orientação

discutida e acordada com o cliente;

Dentro do prazo estabelecido na legislação.

Expediente

Obrigações acessórias (Federais) entregues.

Dentro do prazo estabelecido na legislação. Fisco Federal

Orientação quanto ao equilíbrio contábil e esclarecido quanto aos impostos e obrigações acessórias aplicáveis.

Em tempo hábil respeitando a legislação aplicável.

Cliente

6- ENTRADAS DO PROCESSOFornecedores do Processo Entradas Requisitos

Expediente

Documentos de clientes, Recibos de Pagamentos em geral, DARF´s, Notas Fiscais de Serviço com retenção de impostosExtratos Bancários (Mov. Financeira)

Documentos avaliados quanto às condições de preservação e devidamente embalados e protocolados para fins de controle

Serviços Fiscais Livro Fiscal Via Sistema

Serviços de Administração de Pessoal Folha de Pagamento Via Sistema

Nome Visto DataElaboração

Análise CríticaAprovação

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7- MONITORAMENTOSMonitoramento: Responsável:

1) Verificação da documentação enviada pelo cliente para identificar se está correta e completa NO ATO DO RECEBIMENTO.

Colaboradores responsáveis pela empresa.

2) Controle da entrega da documentação pelo cliente e do processamento interno.

Estagiário

3) Análise crítica periódica da situação de equilíbrio contábil de cada cliente, para poder orientá-lo sempre que necessário.

Gestor do Processo

4) Controle do serviço realizado de acordo com a programação, através da planilha de gerenciamento de programação.

Gestor do Processo

5) Controle dos balanços concluídos através da planilha de controle de balanços

Gestor do Processo

8- INDICADORES DO PROCESSOIndicadores:1) % Balancetes elaborados no prazo2) Nº de erros detectados em Check Lists de serviço realizado.Forma de Coleta:1) Nº de balancetes / Total de balancetes entregues no prazo.2) Somatória do nº de erros encontrados em Check Lists de serviços realizados.Responsáveis, Periodicidades e Prazos:1) Gestor, Mensal, até dia 15 de cada mês2) Gestor, Mensal, até dia 15 de cada mês

1.1 – Recebimento da documentação dos clientes

através do Expediente

Inicio

1.2 – Triagem da documentação recebida

1.3 – Alimentar FQ-006 Controle de Balanços

1.5 – Separar NF de Serv. e recibos de aluguel

1.4 – Separar impostos pagos: Municipais, Estaduais

e Federais

1.6 – Separar extratos bancários recebidos, boletos

de contas e NF pagas

1.7 – Lançar imediatamente os impostos federais na DCTF segundo IT010

1.8 – Lançar informações no sistema para DIRF, segundo

IT007

1.9 – Arquivar a documentação na caixa do cliente para contabilização.

Fim

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9- FLUXOGRAMA DAS ATIVIDADES1- Recebimento e Triagem da Documentação

Inicio

2.1 Gestor define programação na FQ-068 com direção

2.2 Passar aos colaboradores individualmente a programação do mês

2.3 Consultar o Capital Social da empresa para verificar se houveram alterações

Houve?2.4 Digitar na contabilidade o valor do novo contrato social conforme o contrato

2.5 Levantar balanço e a composição dos saldos contábeis

2.6 Efetuar processo de integração dos sistemas (folha de pagamento e livro fiscal)

2.7 Conciliar os lançamentos com os relatórios fornecidos pelo departamento Fiscal (Livros Fiscais) e Pessoal (Folha de pagamento)

2.8 Verificar as possíveis alterações no estoque

2.9 Digitar todos os pagamentos contidos no movimento financeiro enviado pelo cliente

1

SIM

NÂO

1

2.10 Analisar o movimento financeiro com os extratos bancários

2.11 Verificar se durante a analise, se a documentação esta completa

2.13 Verificar as contas do Ativo e Passivo

A documentação esta completa?2.12 Solicitar ao cliente via e-mail

Necessário PERD COMP? PERD COMP IT-034SIM

NÂO

2.14 Verificar despesas e receitas

A – Registrar erros encontrados no checklist

LALUR IT-008

OK?

2.16 Gestor alimenta a FQ-066 e FQ-069

2.17 Carimbar/organizar os documentos utilizados e enviá-los para o expediente

Realizar DIPJ segundo o IT-005 anualmente

B – Definir disposição

C – Realizar disposição

D – Analisar criticamente as NC registradas na checklist

E – Tomar as ações corretivas ou preventivas se necessário segundo PR-007

2.15 Emitir relatórios e checklist e passar para conferência

SIM

NÂO

Fim

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10- FLUXOGRAMA DAS ATIVIDADES2- Contabilização da Documentação

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11- DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADESRecebimento e Triagem da Documentação

Etapa Atividades Responsável

1.1

Por tratar-se de propriedade do cliente, a documentação recebida deverá estar em boas condições de preservação e legibilidade, além de estar devidamente embalada conforme definido no item 6 (Entrada do Processo) deste documento.Nota: 1- Se uma das condições anteriormente citadas não for atendida, caberá ao Colaborador do processo comunicar seu Gerente, que providenciarão a abertura do FQ14 – Relatório de Não Conformidade. Este registro deverá ser enviado ao Representante da Direção, que encaminhará a não conformidade ao Processo responsável.2- Caso a documentação tenha sido danificada, o cliente deverá ser comunicado por e-mail sobre os danos que foram causados. Outras vias da documentação danificada deverão ser solicitadas ao cliente.

Colaboradores da Contabilidade

1.2 A triagem deve ser feita IMEDIATAMENTE, no recebimento da documentação.Colaboradores da

Contabilidade

1.3 Controle de Monitoramento Gerencial em planilha convencionada para tal.Colaboradores da

Contabilidade

1.4 ----------------------------------------------------------Colaboradores da

Contabilidade

1.5 -------------------------------------------------------------------------Colaboradores da

Contabilidade

1.6A documentação deverá ser arquivada de forma organizada em caixas exclusivas e devidamente identificadas para cada cliente, visando facilitar a posterior contabilização.


1.7

Os impostos federais deverão ser informados no sistema da DCTF na versão atualizada para posterior geração da DCTF, conforme Instrução de Trabalho aplicável.Nota: Quando for enviado o imposto original, deve-se tirar cópia para arquivo do escritório contábil antes de devolver o mesmo ao cliente.


1.8

As Notas de Serviços tomados da PJ deverão ser digitados no sistema no modulo onde se encontram as rotinas de escrituração de serviços PJ, para proporcionar a geração da DES e DIRF (conforme Instruções de Trabalho aplicáveis), e posterior integração.Os recibos de aluguéis PF deverão ser lançados no sistema na parte de Controle de Locação, para proporcionar a DIRF e informes de rendimento e posterior contabilização via integração.


1.9 -------------------------------------------------------------------Colaboradores da

ContabilidadeContabilização da Documentação

2.1Gestor define a programação com a Direção através da planilha de gerenciamento de programação.

Gestor Contábil

2.2 Gestor distribui as empresas entre os colaboradores de seu grupo. Gestor Contábil2.3 -------------------------------------------------------------------- Técnico de Serviço2.4 Técnico de Serviço

2.5

Consultar se a empresa possui filial para classificação das despesas em suas devidas filiais e posterior consolidaçãoEssas informações devem ser levantadas como referências para a realização das atividades de contabilização.


2.6

A integração deve ser feita a partir dos seguintes módulos do sistema :- Folha de Pagamento, Pró Labore e autônomos;- Livros de Entradas, Saídas e Serviços, serviços tomados e impostos;- AluguelObservação: Havendo problemas na importação de algum destes módulos, comunicar o Responsável pelas informações.


2.7 --------------------------------------------------------------------------------Colaboradores da

Contabilidade

2.8 ---------------------------------------------------------------------------------Colaboradores da

Contabilidade2.9 Devem ser digitados também recebimentos, despesas e encargos financeiros lançados Colaboradores da

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nos extratos bancários. Contabilidade

2.10 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Colaboradores da

Contabilidade

2.11Verificar se falta algum documento ou pagamento citado nos extratos e que não consta no movimento através de conciliação bancária.


2.12 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Colaboradores da

Contabilidade

2.13Tomar como referência a composição dos saldos contábeis do último período contabilizado, montar relatório de pendências.


2.14Conferir se as despesas e receitas estão informadas de maneira correta, incluindo centro de custo.


2.15

Os Relatórios deverão ser impressos, anexados ao checklist – CL007 e passado para o gestor efetuar a conferência. Os relatórios emitidos são: Balanço, Balancete, Ativo e Passivo.1- A composição dos saldos contábeis deve ser feita à parte em arquivo no Excel.

Gestor Contábil

2.16Esta atividade deve ser realizada tendo como base o Check List para conferência. O Gestor Contábil deverá alimentar a planilha de gerenciamento de programação.

Gestor Contábil

2.17Se necessário imprimir outra via do relatório e enviar juntamente com os documentos, devidamente carimbados e organizados


12. OBSERVAÇÕES GERAIS

Nº Descrição

00 Após a realização das obrigações acessórias, os gestores responsáveis dos setores geradores devem solicitar ao setor de TI que realizem cópia de segurança dos arquivos.

13- DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADESEtapa Atividades Responsável

ANa conferência do serviço realizado, registra-se no Check List que o acompanha

qualquer NC detectada.Gestor Contábil

BO colaborador cujo trabalho teve atribuída uma NC, deve proceder a disposição

necessária registrando-a no mesmo Check List. Na seqüência, o trabalho deve ser oferecido à conferência final para liberação e conseqüente entrega ao cliente.

Colaborador

C Conforme item anterior. -------------------D Nas reuniões de análise crítica, as NC detectadas devem ser consideradas. Gestor ContábilE Caso sejam percebidas como necessárias ações corretivas e/ou preventivas, estas

deve ser definidas nos registros pertinentes à análise crítica.Gestor Contábil

14- CONTROLE DE REVISÕESRevisão Histórico das Revisões Data Revisão

00 Emissão inicial. 28/04/200401 Substituição dos Indicadores 14/09/200402 Revisão completa (Indicadores, monitoramento, atividades, etc) 11/07/200503 Revisão Geral 05/06/200604 Revisão Geral,incluindo a IT 034 – PERD COMP 23/05/200705 Revisão Geral 19/10/2007

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