Teoria dos Sistemas

Surgimento da Teoria dos Sistemas

Alta especialização de cada área do conhecimento; Na ausência de comunicação e interacção entre as

distintas áreas do saber; As teorias apenas explicam os processos e fenómenos

isoladamente Devido à falta de uma visão global, que levasse em

conta as inter-relações entre as partes.

Teoria dos Sistemas

A teoria dos sistemas tem como principal objectivo

Sociedade, mercado e organização se revelem que cada vez mais a interdependentes e complementares.

Bertalanffy – Noção de Sistema Cada ciência deve explicar e compreender

as diferentes realidades que se observam de uma forma integrada e universal.

Características dos sistemas Globalidade - o sistema é mais do que a soma das suas

partes. Interacção - os elementos estão inter-relacionados, o

funcionamento do sistema depende da inter-relação entre as partes.

Estrutura - a organização e os seus elementos estão dispostos segundo uma dada estrutura, a qual define o lugar que cada elemento ocupa.

Abertura - o sistema precisa dos inputs do meio ambiente, e fornece os seus outputs. Funcionamento de um mecanismo de feedback entre a organização e o seu meio externo.

Propriedades das organizações Interacção constante com o exterior Auto-regulação: Através do mecanismo de

feedback é possível receber informação do exterior, detectando alguns desvios possíveis em relação ao cumprimento dos objectivos.

Entropia negativa: tendência negativa que os sistemas fechados têm de se desorganizar e cair ao longo do tempo.

Propriedades das organizações Variedade e diferenciação: as organizações

tendem a tornar-se cada vez mais complexas de modo a lidarem com a crescente complexidade do ambiente externo.

Equifinalidade: tendência de adaptação.

Sistema aberto Mecanismo de

feedback que permite receber informações do meio ambiente;

Entropia negativa;

Sistema fechado Está isolados do meio

ambiente.

Entropia positiva

Sistema Aberto/Sistema Fechado

Abordagem sistémica das organizações As organizações são vistas como sistemas

abertos compostos de diferentes partes inter-relacionadas, as quais operam na prossecução de objectivos comuns.

Este sistema é caracterizado não pelas suas partes, mas sim pelas inter-relações existentes entre elas.

O sistema é visto como um todo. O feedback seja ele positivo ou negativo é o

motor da evolução da organização.

Abordagem sociotécnica

Abordagem sociotécnica A abordagem sociotécnica resultou dos estudos

efectuados por investigadores do Instituto de Tavistock.

Esta abordagem decorre essencialmente de duas premissas básicas.

O subsistema técnico e o subsistema teórico. Apoia-se em técnicas e métodos baseados na

investigação-acção para intervir nas organizações.

Abordagem sociotécnica Sist. tecnológico Sist. social

Sistema tecnológico, é determinado pelas exigências típicas das tarefas que são realizadas em cada organização, quer a nível de competências, conhecimentos, equipamento, matérias-primas e instalações físicas.

Interacção

Abordagem sociotécnica

Sistema social, constituído pelas pessoas e respectivas interacções.

Tanto o sistema tecnológico como o sistema social são mutuamente dependentes, sofrendo influências um do outro.

As organizações como sistemas técnicos e humanos Para um perfeito funcionamento da

organização é extremamente necessário desenvolver uma boa relação entre o sistema humano e não humano.

Sendo assim, os sistemas tecnológicos e humanos devem ser organizados e optimizados no conjunto da organização.

Abordagem sociotécnica

Método da investigação-acção. Este método consiste num programa de

estudos, experimentação e acção tendo em vista a resolução de problemas e a mudança organizacional, em que investigadores externos e membros da organização têm uma intervenção activa e directa no processo.

Pressupostos da investigação-acção

A interdependência entre os dois sistemas é essencial para o funcionamento da organização.

Todos os membros da organização são portadores de uma capacidade de decisão e de participação.

A intervenção tem como objectivo estabelecer um equilíbrio entre os aspectos técnicos e sociais no processo de mudança.

A investigação é conseguida através da acção conjunta entre investigadores externos e das diferentes categorias de pessoal que procuram solucionar os seus problemas e os da organização.

Abordagem Contigencial

Nesta abordagem, o ambiente externo passa a determinar todo o funcionamento da empresa, nas suas áreas de actuação.

Existem vários modelos de organização para ajustamento ao meio externo.

•Não existe nenhum modelo organizacional óptimo para as organizações.

•O mais eficiente e competitivo é aquele que consegue adaptar-se o melhor possível às contingências do seu ambiente pertinente, através da diferenciação e integração estrutural e funcional.

•A gestão da organização baseia-se na adaptação da organização ao meio externo.

•O processo de ajustamento às condições do meio ambiente é feito de forma continuada.

Princípios básicos

Tipos de ambientes externos (Emery e Trist)

Em repouso, estável e aleatório; Em repouso estável, mas com existência de

elementos aglomerados; Reactivo-desordenado; Turbulento.

A eficácia de uma organização vai ter em conta a conciliação dos factores internos da empresa com o meio exterior.

Processos como decisão, liderança ou controlo são determinados pelas contigências externas à organização.

Conclusão dos estudos

Exemplos de factores externos

Tecnologia;

Mercados;

Pressão Populacional.

Teóricos da teoria contingencial•Charles Perrow - Impacto das tecnologias sobre o conteúdo e as forma diferenciadas de funcionamento interno das organizações.

•James Thompson - Análise das organizações como sistema aberto focado no comportamento dos indivíduos e dos grupos.

•Burns e Stalker – Modelos organizacionais internos partindo do ambiente externo

•Paul Lawrence e Jay Lorsch - Para serem funcionais e competitivas, as organizações precisam ajustar-se e reagir de forma apropriada aos mecanismos contingênciais do seu ambiente externo.

Tecnologia e configurações das estruturas organizacionais

Joan Woodward foi responsável pelo estudo promenorizada da influência das tecnologias no modo de organização da empresa.

• Produção unitária ou de pequenos lotes;• Produção em massa ou de grandes lotes;• Produção em processo contínuo ou atomatizada.

Produção unitária ou de pequenos lotes Ênfase Funcional:

1. Marketing;2. Investigação e

Desenvolvimento;3. Produção.

Aspectos Internos:

Qualificação: ALTA Formalização: BAIXA Centralização: BAIXA Níveis Hierárquicos:

POUCOS

Produção em massa ou de grandes lotes Ênfase Funcional:

1. Investigação e desenvolvimento;

2. Produção;3. Marketing.

Aspectos Internos:

Qualificação: BAIXA Formalização: ALTA Centralização: ALTA Níveis Hierárquicos:

ALGUNS

Produção em processo contínuo ou atomitazada Ênfase Funcional:

1. Investigação e Desenvolvimento;

2. Marketing;3. Produção.

Aspectos Internos:

Qualificação: ALTA Formalização: BAIXA Centralização: BAIXA Níveis Hierárquicos:

MUITOS

Características

Abordagem contingencial

Organização

Meio externo

Organização eficiente

adaptação

Adaptação da organização

•Necessidade crescente de organizações complexas, diversificadas e flexíveis.

Modelo mecanicista Modelo orgânico

Divisão e especialização de tarefasElevada padronizaçãoBaixa qualificação dos níveis debaseEstrutura formalComunicação vertical

Reduzida divisão de tarefasFlexibilidade e ajustamento na definição de tarefasReduzida formalizaçãoComunicação verticalNíveis de conhecimento dispersos

Modelos organizacionais tendo em conta ambientes diferenciados

Elevada formalizaçãoElevada hierarquizaçãoElevada padronização

Baixa formalizaçãoBaixa hierarquizaçãoBaixa padronização

Concentração nas tarefas Concentração nos colaboradores

Curto prazo Médio e longo prazo

Concentração nos objectivos de cada departamento específico

Concentração em objectivos globais

Ambiente estável Ambiente turbulento

Formalização da estrutura

Relações interpessoais

Orientação temporal

Prossecução dos objectivos

Ideias chave da abordagem contingencial

•As organizações têm que se ajustar ao meio ambiente para serem competitivas

•Quanto mais complexa e turbulento for o meio externo mais complexo e diferenciada vai ser a organização

•Não existe modelo organizacional base. O mais eficiente e competitivo é aquele que consegue adaptar-se o melhor possível às contingências do seu ambiente pertinente, através da diferenciação e integração estrutural e funcional.

Biblioteca Municipal de Barcelos

Entrevista ao Dr. Vítor Pinho

Biblioteca Municipal funciona desde 1996

Grande Investimento da Câmara Municipal

Colmatar ausência de locais semelhantes no concelho

Aspectos gerais sobre a Biblioteca

2 Salas de Leitura, para adultos e crianças

Auditório

Centro de audiovisuais

Espaço para exposições

Interacção com o exterior Separação das salas para adultos e paraCrianças; Criação da Hora do Conto; Separação da área geral em relação àsobras de referência; Publicitação do trabalho de artistas locais. Cooperação com as escolas do concelho.

Auto-Regulação

Aposta na constante inovação

Extrema atenção às reacções do público perante as novidades

Resposta rápida perante novidades menos bem aceites

Para contrariar a tendência de desorganização ao longo do tempo...

Incentivo ao empreendorismo dos funcionários e à aceitação de ideias do exterior

Entropia Negativa

Variedade e diferenciação

Utilização do auditório para sessões de cinema, espectáculos musicais e de teatro

Criação de um pequeno centro virtual

Tentativa de responder às exigências de um público cada vez mais vasto

Estrutura

Relação muito informal entre director e funcionários;

Relação aberta com o público, incentivando a cooperação.

Funcionários com bastante poder de decisão, evitando a burocracia.

Conclusões

Interacção com o público é fundamental

Decisões são tomadas de acordo com os seus gostos e necessidades

Tentativa constante de melhorar para melhor servir

Conclusões

Informalidade nas relações provoca um sentimento de confiança

Ambição de abarcar um público cada vez mais vasto

“É muito gratificante andar na rua e ser saudado por todos, que reconhecem o nosso esforço. É também isso que nos faz querer fazer cada vez melhor…”

Trabalho realizado por:

Hugo Guimarães João Simões Mariana Sá Tatiana Lopes