Power Point Conceitos e Tecnicas
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Slide 1
PowerPointPowerPointConceitos e técnicas
Slide 2
O PowerPoint foi lançado pela Microsoft em 1984 e tinha como
principal objetivo auxiliar visualmente aos oradores, simplificando
e facilitando a compreensão dos conteúdos por parte da
audiência. A idéia era um aplicativo mais dinâmico, possibilitando
palestras ilustradas de maneira mais apelativa, para além do
texto, com auxílio de imagens, animações, sons e vídeos.
Slide 3
Com o emprego de recursos visuais adequados e de boa
qualidade, o expositor mais facilmente conquista o interesse de
seus ouvintes, torna-se mais simples controlar a atenção e pode
fortalecer a capacidade de persuasão. Em 2002, a Microsoft
estimou que são realizadas mais de 30 milhões de apresentações
diariamente usando o PowerPoint, mas usadas de forma inadequada, as mesmas
ferramentas que dão apoio, podem aborrecer, alienar e confundir os ouvintes e ainda
inibir a comunicação, afetando negativamente sua imagem e a credibilidade. De certa
forma, a facilidade de uso do PowerPoint pode ser nosso pior inimigo.
Slide 4
Por mais simples e envolvente que seja criar slides, o PowerPoint
não funciona por conta própria. O público vem a uma palestra, ou
a exposição de uma nova idéia para ouvir e conhecer mais sobre
o assunto e não para fitar imagens projetadas na tela, para isso
existe o cinema que cumpre essa tarefa milhões de vezes melhor.
Nosso objetivo quando criamos slides é ter, sim, uma ótima apresentação em slide, mas
não podemos deixar que nossas observações orais sejam menos atraentes. O
PowerPoint é o ator coadjuvante da apresentação.
Auxiliar oradores, Facilitar a compreensão do
conteúdo
Objetivo
+ de 30 milhõesde apresentações por dia
O PowerPoint não faz apresentações ele cria slides
(Matt Thornhill, presidente da Audience First)
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Quando citamos “um ótimo slide”, é necessário termos em
mente o que não é ótimo. Obviamente, não apresentamos aqui a
“excelência” na criação de slides, mas o caminho para podermos
alcançá-la. Primeiramente, precisamos ter em mente que o
aplicativo da Microsoft para textos é o Word, não o PowerPoint.
Portanto, os slides não devem ser atulhados de informações, muitas vezes até
irrelevantes. Devem fazer menção ao texto, lembrar e frisar os pontos fortes do conteúdo.
Slide 6 / FILME (ANTIGO)
O que veremos a seguir é um slide típico nas apresentações de PowerPoint vistas até o
momento. Até os dias de hoje muitos profissionais ainda teimam em ter, e usar, esse
modelo de slide.
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Muitos sabem que contraste é a diferença de cor e luminosidade,
entre duas partes de uma imagem, porém há aqueles que não
sabem exatamente usá-lo. Nesse slide, o pouco contraste entre o
azul escuro do topo e o texto do título faz nossos pobres olhos
sofrerem para poder entender o que está escrito: azul escuro e
preto são cores parecidas demais. Sem comentar esse fundo de cor agradabilíssima aos
olhos...
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Muito bem, para facilitar a leitura de qualquer coisa, quanto mais
contraste, melhor. Preto no branco: mais contraste que isso,
praticamente impossível. Veja só a diferença quando removemos
o fundo assustador do slide. Óbvio que poderíamos usar outras
cores no fundo do slide e até imagens, mas há que se ter bom
senso.
O slide
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Talvez para tentar mostrar serviço ao chefe, o “profissional” autor
desse slide entupiu cada um com o máximo de conteúdo que
conseguiu. Acontece que tem uma coisa vital para um slide ficar
agradável de ler: é o que os designers chamam de espaço
negativo. Não, isto não é nenhuma dimensão paralela: são
apenas as margens, espaço entre figuras, entre parágrafos… ou seja, espaços em
branco. Quando você tem pouco espaço negativo, o slide fica atulhado, poluído demais.
Nesse exemplo, o tamanho de algumas coisas foram reduzidas para aumentar o espaço
negativo e permitir que os olhos “descansem” melhor ao ler o slide.
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Em todo esse tempo de uso do PowerPoint chegou-se a
conclusão de que a fonte dos problemas é irremediavelmente a fonte escolhida para o seu slide, o tipo que escolhemos para
dar vida ao nosso texto. Percebemos entre o slide anterior e o
atual uma sutil diferença de legibilidade. As fontes serifadas
(aquelas que, como a Times New Roman, tem aquelas “voltinhas” no pé das letras) não
são as mais indicadas. A fonte Arial – essa que vemos no slide – é bem mais apropriada.
Escrever em letras maiúsculas também não é apropriado para um slide, bem como para
qualquer outro meio de comunicação a distância. Dá a impressão de que estamos
gritando tanto no MSN, como no E-mail, como no slide.
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Em pesquisa realizada em 2003, David Paradi (autor do livro
Guide to PowerPoint, Prentice Hall) perguntou a pessoas de
vários países sobre as coisas que mais as aborreciam nas
apresentações com o PowerPoint. 51% dos entrevistados
reclamaram de textos pequenos demais dificultando a leitura da
informação. É importante que monte seus slides com textos relevantes, curtos e legíveis,
e o orador os complemente com sua fala. DETALHE: Erros gramaticais e de digitação
são inaceitáveis. Depois de tudo pronto, confira duas vezes e depois solicite que alguém
faça uma conferência final.
51%Esse texto é Arial 12
Esse texto é Arial 18
Esse texto é Arial 24
Esse texto é Arial 32
Esse texto é Arial 36
Esse texto é Arial 44
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Informação inútil: apague. Vejamos o título do slide:
“desempenho das equipes de vendas no quarto trimestre de 2006″. Precisa mesmo dizer que é no “quarto trimestre” se no
gráfico ele está mais do que destacado? E no parágrafo logo
abaixo você fala de novo do bendito quarto trimestre. Além disso,
o destaque no gráfico é feito com a linha vermelha e também com a grande seta azul.
Precisa mesmo destacá-lo de duas formas? Seria isto um backup para o caso de alguém
não ver um dos dois itens? É redundância, não serve pra nada. Agora, leia de novo o
parágrafo do meio do slide: “As vendas apresentaram uma queda bastante expressiva
nos últimos três meses de 2006, conforme mostrado no gráfico abaixo”. Este é um
excelente exemplo de embromação. Afinal de contas, que informação nova este texto
acrescenta ao slide? Já sabemos que é em 2006 (o título mostra isso), que é no último
trimestre e que as vendas caíram (o gráfico mostra isso, e durante a apresentação isso
vai, obviamente, ser citado). Arranque tudo fora, sem dó.
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E veja a diferença... Agora que você já apagou toda informação inútil, reveja o seu slide e, apague toda informação inútil. Lembre-se que o objetivo de qualquer slide é passar uma
mensagem, dar uma informação. Todos os elementos do slide
tem que ajudar a passar a informação. Tudo mesmo, desde o texto até as bordas, figuras
e cores. Se alguma coisa no seu slide não está ajudando a passar a mensagem, é lixo.
Não serve pra nada. Merece levar um delete.
A logomarca da empresa, por exemplo, é importante em apresentações externas para
clientes ou fornecedores, mas é completamente inútil para apresentações internas. Ora,
você está apresentando para seu próprio pessoal: algum deles, por um acaso, não sabe
em que empresa está trabalhando?
No título, você precisa mesmo falar em “desempenho”? O gráfico não deixa isto claro? E
as “equipes”? Elas sequer são mencionadas no resto do slide. E o gráfico? Eu sei que os
gráficos 3D do Excel são bonitos e tal, mas lembre-se: o que é que você quer com o
gráfico? Mostrar o quanto coisas 3D são bonitas ou dar uma idéia visual da quantidade
vendida em cada trimestre? Aquele textinho com os valores dos trimestres, ao lado do
gráfico... Necessário, não é? Se colocarmos os valores de cada trimestre em cima de
cada coluna do gráfico, e indicar com uma pequena frase a unidade de medida e escala
de tempo, dá pra deletar não somente este texto como também as linhas de grade do
gráfico que não ajudam em nada e poluem o visual, assim como os rótulos do eixo
horizontal e o eixo vertical, e a legenda (”série 1″? Ahã...E daí?) e a borda... Enfim...
Delete neles!
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E... Uau! Agora temos muito menos informação visual inútil
atrapalhando a informação realmente útil. Antes a pessoa lia o
slide inteiro, com uma certa dificuldade, e nem sempre entendia o
conteúdo. Agora basta uma confortável passada de olho. E aí
olhamos nosso slide, damos um grande sorriso, satisfeitos e,
“Epa! Epa !Epa! Como diz Juvenal Antena, justamente...” Claro que ainda podemos
melhorar...
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Ah! Agora temos um slide realmente apresentável… Mas, não se
contente com pouco! Queremos um slide que seja tão lindo, mas
tão lindo que faça seu público querer lamber a tela do computador
quando ver a apresentação. E não porque ela esteja
completamente doida, não, o seu slide está realmente bonito. E o
melhor, funcional. Porém, fiquem atentos, o mundo gira, a fila anda, e existe em contraste
a essa situação muitos profissionais que estão procurando a excelência em seus
trabalhos. São os tempos modernos...
Slide 16 - FILME (AGORA)
We will rock you! “Vamos abalar” “Vamos quebar geral”... Nos novos tempos modernos os
profissionais são preparados para isso, pra abalar, pra quebrar geral, apresentam uma
concepção mais clara, um visual mais limpo, clean, onde a informação é passada com
ênfase no que realmente interessa.
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Notem que o que nos interessa é dizer que nossas unidades
vendidas no quarto trimestre de 2006 foram inferiores aos outros
trimestres (isso está diretamente ligado ao desempenho da
equipe de vendas), então, e somente para comparação,
colocamos o nosso melhor desempenho do ano que foi o
segundo trimestre. Informação passada. Na lata!
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Até aqui percebemos que o dito “ótimo slide” é estrategicamente montado. Ele é
pensado, visto, revisto, alterado... O maior erro de quem monta
um slide é sentar na frente do PC, abrir o aplicativo e começar,
então, a pensar no que quer. O processo deve ser o inverso, ou
seja, primeiro precisamos saber exatamente o que queremos de
nosso slide, procurar as imagens adequadas, os textos
necessários, a parafernália toda e, só então, começarmos a montagem. É imprescindível
trabalharmos com o conceito de prioridades. O que realmente tenho, e devo, colocar no
slide. Para isso, trabalhamos com as seguintes questões:
O que quero que o público saiba no final?
O que espero que o publico tenha em mente após a apresentação?
Qual o sentimento que devo despertar no meu público?
Como conduzo esse público à esse final?
Com essas respostas, e somente com elas, começamos então a preparar o nosso slide.
OBS: O termo parafernália já está dicionarizado, nomeadamente no Dicionário da Porto
Editora. Significa «conjunto de objetos de uso pessoal; equipamento próprio de qualquer
profissão ou atividade humana; pertences; tralha». A palavra vem do latim medieval, com
significado idêntico.
4º Trimestre
5151Unidades
2º Trimestre81
Unidades
Vendas 2006
X
Estratégia
•Planejamento•Dedicação•Esmero•Foco na informação
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Como vimos anteriormente o slide do PowerPoint é um mero ator
coadjuvante. O mérito da apresentação é mesmo do
apresentador. O orador que supostamente conhece tudo a
respeito do que fala. É o cara que vende a idéia. Somos o que
somos porque ao longo de nossa existência estamos comprando
idéias que nos foram apresentadas e, claro que se compramos é porque nos foram bem
vendidas, bem apresentadas.
Falar em público é sempre uma dificuldade. Seja num discurso após os “parabéns” de
aniversário, seja em uma sala de aula. Muito mais difícil falar em público
profissionalmente, tendo o nosso cargo e nosso salário em jogo, por pior que ele seja...
Falar em público profissionalmente para apresentar uma idéia nova, então, nem se fala...
Mas quando vendemos uma idéia, quando temos um projeto, primeiramente nós já
acreditamos que ele seja possível... Já o estudamos, vimos a viabilidade dele e até
sabemos como proceder para concretizá-lo... Precisamos agora convencer nosso público,
nosso patrocinador, nossos amigos e familiares... Temos, necessariamente que VENDER
a nossa idéia... Graças a Deus, existem algumas técnicas que podem nos ajudar e tornar
essa tarefa mais fácil e com um pouco de treino poderemos transformar a angústia de
falar em público em degraus para fama.
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Primeiramente o apresentador tem que conhecer os seres
humanos. Sir Charles "Charlie" Spencer Chaplin (1889 —
1977) que foi o ator mais famoso dos primeiros momentos do
cinema hollywoodiano, ainda em filmes mudos, e posteriormente
um notável diretor, disse certa vez: "Estudei o homem, porque se
assim não o fizesse, não conseguiria realizar nada em meu ofício." E nós, meros mortais,
devemos seguir esse exemplo, principalmente quando temos que enfrentar um público
ávido de informação. É necessário sabermos exatamente quem é esse público e juntar
nossos esforços para surpreender esse público. Surpreenda-se a si mesmo... Todos
somos capazes!
O apresentador
Somos emocionais...Apaixonados e apaixonantes.
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Primeiramente espera-se do apresentador uma apresentação
pessoal impecável. Como diz o ditado “ a primeira impressão é a
que fica”. E quando tratamos de apresentação pessoal não
falamos só em roupas e acessórios, mas e, principalmente, em
atitudes.
Slide 22
A postura do apresentador é fundamental para o sucesso da
apresentação, bem como o modo de como ele conduz a
apresentação. É importante lembrar que o corpo fala e alguns
gestos inocentes podem colocar tudo a perder diante de uma
platéia atenta.
Slide 23
Na pesquisa de 2003 de David Paradi, 60 % dos entrevistados
acham que o mais irritante é o apresentador que lê os slides para
eles. Então, por favor, não subestime a inteligência de sua
platéia, provavelmente todos que estão presentes sabem LER.
Uma apresentação não é uma leitura de textos, mas uma
explanação de coisas que estão acima e além do que está nos slides. De outra forma,
seria mais confortável e prático que as pessoas lessem os slides em casa ou no
escritório.
A aparência éimportante
para a credibilidade
Não•Cruzar os braços•Mãos para trás•Mãos nos bolsos•Ler a apresentação•Falar no mesmo tom
60%
Slide 24
Para uma boa apresentação é imprescindível que se conheça o
ambiente onde ela se realizará. É necessário que se saiba
previamente tudo que há e o que não há disponível. É necessário,
também, que se crie o ambiente da apresentação. Nos anos 90 a
“L’acqua di Fiori” preparou uma propaganda de lançamento de
um perfume para exibição em salas de cinema... Enquanto na tela era mostrada a
propaganda, o perfume era espalhado através do ar condicionado da sala de exibição...
Isso é criar o ambiente. Uma turma de alunos do Programa de Educação para o Trabalho
do Senac tinham o projeto de criar uma sala de cinema... Criaram uma apresentação em
widescreen, ou seja, no formato de uma tela de cinema, e no início da apresentação, na
sensibilização de sua platéia, distribuíram saquinhos de pipoca, balas e chicletes... Mais
cinema que isso só mesmo exibindo o filme... Com essas atitudes simples eles
conseguiram transportar o seu público alvo para dentro do universo da apresentação, ou
seja, o cinema.
Slide 25
A velha dupla papel x caneta, ou se alguém preferir lápis x papel,
são ferramentas essenciais para uma apresentação. Ter-se a
mão uma lista com tudo que podemos precisar para o bom
desempenho de nossa tarefa é de suma importância, bem como
checar todos os itens antes da apresentação. Essa lista poderá
começar a partir de nossas idéias para o slide naquela questão das prioridades e terminar
nos itens necessários para a apresentação final. Imprescindível, também, criar um roteiro
para a nossa apresentação, não que iremos ficar lendo-o, mas, digamos, vamos ficar
passando os olhos nele para chegarmos ao nosso objetivo... E, impossível não dizer,
tenham em mente as Leis de Murphy, das quais nenhum mortal está livre...
O ambiente
Computador, notebook
TelãoProjetorDrivers de CD / DVD
Flip-ChartMicrofonesTV, Som
Apresentação salva em PPS
Internet (senha e-mail)
CD da apresentação
Check-list VVV
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Major Edward A. Murphy Jr (1918 - 1990) foi um engenheiro
aeroespacial dos EUA que trabalhou em sistemas de segurança-
crítica. Ele foi um dos engenheiros que trabalhava nos
experimentos de foguetes que seriam realizados pela Força
Aérea Americana através do projeto MX981, para testar a
tolerância humana à aceleração.
O experimento envolvia um conjunto de 16 acelerômetros que é o instrumento usado para
medir a aceleração, montados em diferentes partes do corpo de uma pessoa-teste (uma
"cobaia"). Havia duas formas pelas quais cada sensor podia ser colado em sua base e
somente uma era a correta. De acordo com a lei das probabilidades, todas as 16 peças
foram fixadas de maneira errada. Isso deu origem a primeira Lei de Murphy:
Se há duas ou mais formas de fazer alguma coisa e uma das formas resultar em
catástrofe, então alguém a fará.
A partir daí, outras “leis” foram se juntando ao código que, embora hilárias, são a mais
pura realidade, como, por exemplo:
1. Um atalho é sempre a distância mais longa entre dois pontos.
2. A beleza está à flor da pele, mas a feiúra vai até o osso!
3. Nada é tão fácil quanto parece, nem tão difícil quanto a explicação do manual.
4. Tudo leva mais tempo do que todo o tempo que você tem disponível.
Enfim... Faltando 2 segundos para a sua brilhante apresentação – Pow! – Acabou a
energia elétrica sem previsão de volta. Não há mais projeção de slides... Não há mais
música ambiente... Não há microfone... É o caos... Mas, como sou prevenido, eu já havia
estrategicamente impresso todos os slides de minha apresentação para ser distribuído
para o meu público com uma breve sinopse, um breve resumo de tudo que eu vou falar...
Na verdade ele seria distribuído no final da apresentação como uma forma de
surpreender e terminar com chave de ouro minha apresentação, mas mediante o
acontecido, sem energia elétrica, ele será o meu auxiliador enquanto exponho o meu
projeto. Lembrem-se: Esse é o meu projeto, a minha idéia, ela tem que ser vendida... E,
pior, essa é a minha única oportunidade!
Se alguma coisa pode dar errado, dará. E mais, dará errado da pior maneira, no pior momento e de modo que cause o maior dano possível.
Atenção
Lei de Murphy
Slide 27
Essas são pequenas dicas de como podermos ser melhor em
nossas apresentações, mas nunca deveremos esquecer: A
verdadeira essência do melhor está em nós mesmos. Em nosso
sorriso, em nossa lágrima... Nós somos a pura essência e a
própria excelência.
Slide 28
Fim
Sir Charles "Charlie" Spencer Chaplin(1889 — 1977)
A vida é uma peça de teatro que não permite ensaios. Por isso, cante, chore, dance, ria e viva intensamente, antes que a cortina se feche e a peça termine sem aplausos.