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POLÍTICADE FROTASGUIA PASSO A PASSO PARA A ELABORAÇÃO DE UMA POLÍTICA DE FROTA

INTRODUÇÃO

A política de frota é o coração de uma boa

gestão. Sem ela não é possível que a empresa

cobre de seus colaboradores e condutores a

boa utilização dos veículos, procedimentos,

manutenção preventiva, multas, caronas,

acidentes, economia de combustível e ações

que podem reduzir custos referentes à utilização

de veículos e problemas trabalhistas.

Depois de realizar um planejamento e definir

os fornecedores de ferramentas tais como de

abastecimento, manutenção, gestão de docu-

mentação, assistência 24h e telemetria é preciso

cuidar da implantação destes softwares e suas

parametrizações, caso contrário não terão resultado.

Logo em seguida é o momento de definir e

publicar a política de frotas. Ela dará aos

gestores o respaldo na hora de cobrar procedi-

mentos, indicar penalidades e mais do que isso

garantir que o tratamento das normas seja

igualitário dentro da organização. Ela serve

para que os condutores e gestores conheçam

os procedimentos e normas a serem seguidas,

mas também as bonificações que os mesmos

devem ganhar ao conduzir de forma adequada

os veículos. A aplicação destas normas permitirá

o planejamento das atividades das áreas que

utilizam veículos da Frota, tendo em vista não

só a satisfação dos usuários, como também a

disponibilidade das informações sobre a frota

de veículos para a sua adequada administração

e dimensionamento.

As políticas de frota não geram apenas normas,

mas sim cultura dentro das organizações,

característica imprescindível na hora de

implantar qualquer modelo de gestão mais

desenvolvido, como gestão integrada de

frotas, sustentabilidade, controle de emissões

de gases e política de conseqüência.

Não devem ser apenas seguidas pelos colabo-

radores, mas também pelos gestores de frota.

São muito úteis quando a empresa substitui o

responsável pela frota, contendo os procedi-

mentos que devem ser adotados pelos novos

colaboradores.

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CONTEÚDO

Seção 1 - Por que você precisa de uma Política de Frotas?

• Por onde começar?

• Identificando as partes interessadas

• Decidindo os objetivos de sua política

• Benchmarking - busque comparativos e melhores práticas

• Coloque um cronograma no processo

Seção 2 – A elaboração da Política de Frotas

• Elegibilidade, alocação e escolha do veículo

• Responsabilidades legais

• Responsabilidades do condutor

• Mantendo o veículo em boas condições

• Meio ambiente

• Alternativas para veículos corporativos

• Mantendo sua política atualizada

Seção 3 – C onte com a ALD Automotive

Referências Bibliográficas

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S E Ç ÃO 1

Por que você precisa de uma Política de Frotas?

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POR ONDE C OMEÇAR?

As frotas corporativas utilizadas no apoio à atividade principaldas organizações podem

representar riscos caso não haja uma política para nortear as ações de todos os envolvidos.

Uma política bem estruturada permite:

1. Cobrar de seus colaboradores a boa utilização dos veículos,

cumprimento dos procedimentos, manutenções, multas, caronas,

acidentes, economia de combustível.

2. Ações que podem reduzir custos referentes à utilização

de veículos e eventuais questões trabalhistas.

A política dará a você o respaldo no momento

de cobrar procedimentos, indicar penalidades

e mais do que isso, garantir que o tratamento

das normas seja igualitário dentro da organização.

A maioria das empresas já possui

uma política de frota. No entanto, em nossa

experiência, a maioria destes documentos foi

elaborada há muitos anos, e raramente são atualizados.

Na maioria dos casos, a melhor coisa a fazer

ao elaborar uma política de frota é quase sempre

começar a partir do zero.

Este guia foi elaborado para orientá-lo através

do processo de construção de uma política

de frotas completamente nova, trazendo questões

que você provavelmente deve considerar.

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Identificando as partes interessadas

Uma política de frota só funcionará na prática, se houver suporte para ela dentro da sua organização. Assim você precisa envolver as partes interessadas, desde o início e durante todo o processo da sua elaboração.

As partes envolvidas podem variar de empresa para empresa, mas normalmente incluem o time de Operações, o departamento de Recursos Humanos, a área de Segurança, o departamento Financeiro e Administrativo e, por último, mas não menos importante, os Condutores.

Decidindo os objetivos de sua política

Assim que reunir os pontos de vista dos interessados, você pode começar a listar os objetivos de sua política de frota.

Alguns deles serão compulsórios, tais como o cumprimento da legislação, enquanto outros dependerão muito de sua empresa, do seu segmento de atuação e das suas exigências do dia-a-dia. Por exemplo, em algumas organizações, a política de escolha do veículo é muito generosa e bastante voltada para a atração e retenção do funcionário; em outras o carro será efetivamente uma ferramenta de trabalho do funcionário, tendo este pouca escolha em relação ao que lhe é oferecido.

Benchmarking - busque comparativos e melhores práticas

Você deseja que sua política de frota seja forte e eficaz. Para isso você deverá medi-la em relação a outras políticas e a melhor forma será compará-la com o que é praticada em empresas similares dentro e fora de seu segmento.

Nem sempre é fácil encontrar empresas para este benchmarking e esta é uma das áreas principais em que profissionais da ALD Automotive podem lhe ajudar.

Coloque um cronograma no processo

Como qualquer grande projeto interno, a elaboração uma política de frota pode facilmente ficar de lado no meio das atividades diárias. Parte de sua preparação inicial deve ser a de colocar um cronograma, estabelecer prazos pelos quais você visa concluir o processo de elaboração e implantação da política.

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S E Ç ÃO 2

A elaboração da Política de Frotas

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Após a decisão sobre os principais pontos e estruturação dos objetivos da Política de Frotas, o próximo passo é escrevê-la.

Como um documento que será amplamente utilizado em toda a empresa, ele precisa ser bem estruturado, cuidadosamente escrito e claro, assim como apresentado em um formato que pode ser facilmente comunicado.

É importante, também ser o mais conciso possível. Um documento extenso demais simplesmente não será lido nem pelos gestores nem pelos condutores.

Depois de um primeiro rascunho, a política pode ser revista pelas partes interessadas e eventuais mudanças serem sugeridas.

A versão final do documento, acordado por todos, deve ser distribuída a todos

os funcionários já existentes e com veículos da empresa, que deverão assinar e assegurar que leram e compreenderam a política.

Os mesmos termos devem aplicar-se a todos os novos funcionários elegíveis a um veículo da empresa.

Esta seção abrange as áreas que você provavelmente precisa incluir em sua política de frota e foca no que a sua empresa pode querer alcançar em cada uma delas, sugerindo questões-chave que devem ser consideradas.

A seção é elaborada para atuar como uma agenda para detalhadas e produtivas discussões com as partes interessadas.

Quando falamos da utilização dos veículosrecomendamos destacar como é feita aaquisição destes veículos, por quem, qual modelo de compra utilizado, responsáveis e como é feito cadastro destes veículos, como

é realizado o cadastro de condutores, quais os procedimentos em caso de desligamento de funcionários e quais as exigências e procedimentos adotados pela empresa quando os veículos são transferidos entre usuários.

E legibilidade, alocaçãoe escolha do veículo

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E legibilidade

Na maior parte das organizações o direito a veículos da empresa abrange 2 categorias:

1) Usuários que precisam de um veículo para seu trabalho, e

2) Usuários que recebem o veículo como parte de seu pacote de benefícios.

Dê a sua respostaQuem efetivamente necessita do veículo

para trabalhar?

Estamos com dificuldades na atração e retenção de funcionários? Será que estamos tendo dificuldade em atrair e

reter funcionários?

Nosso pacote de benefícios é competitivo com nosso mercado?

Há algum limite de quilometragem quando um veículo da empresa se torna uma opção

obrigatória para o colaborador?Ex: 30.000 km ano?

Alocação

Condutores só devem ser vistos como elegíveis a um carro da empresa se cumprirem certas condições

Dê a sua respostaO veículo é essencial para que ele

desempenhe a sua função ou o mesmo faz parte de seu pacote de benefícios?

Os condutores estão aptos a dirigir e sua carteira de habilitação está valida?

Eles possuem pontuação na carteira (CNH) e representam algum tipo de risco para

a gestão ou organização?

Os condutores possuem alguma doença ou deficiência que possa impedi-los

de dirigir com segurança? Sua saúde é avaliada regularmente?

Será que eles concordam em aderir à política de frota, especialmente em termos

de assumir a responsabilidade por seu veículo e comportamento ao volante?

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Veículo, escolha e serviços

Dê a sua respostaA estrutura da escolha dos veículos

é clara, de fácil compreensão e aceita como funcional pelos condutores?

Há algum tipo/modelo de veículo que deve ser excluído da lista de opções

(Ex: 4x4 e conversíveis)?

Os condutores estão autorizados a negociar a lista de opções/modelos de veículo pagando a parte um valor adicional ou recebendo um

“reembolso” caso escolha um modelo inferior?

Os condutores estão autorizados a recusar o carro da empresa e utilizar o seu próprio

veículo mediante um pagamento/reembolso? Quais são as implicações neste caso? Como

deve ser o calculo deste valor?

Nossa política deve incluir tipos ou opções de veículos obrigatórios?

Estamos considerando serviços adicionais como gestão de acidentes e programas de atendimento ao condutor para garantir uma

melhor produtividade?

Caso aplicável, como é a política para reembolso de quilometragem?

A questão do “valor do reembolso” pode ser

especialmente complexa e requerer uma série

de detalhes na política de frota para garantir

que o veículo usado a serviço da empresa

seja adequado e que o valor de compensação

oferecido seja justo, tanto do ponto de vista

do empregado como do empregador.

A maioria das frotas terá uma política de escolha de carro estruturada que está intimamente vinculada a questões financeira,

fiscal, segurança e ambientais. No entanto, você também deve considerar a percepção dos condutores e suas implicações.

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Responsabilidades legais

Os condutores estão cientes da sua responsabilidade na verificação regular

das condições de segurança dos veículos (ex: pressão dos pneus, etc)? Há um plano

de auditoria para garantir que esta verificação esteja sendo realizada?

Existe um padrão mínimo de segurança definido para os veículos que são utilizados em nossa frota (ex: obrigatoriedade de itens

como air bag e abs)?

Existe uma avaliação periódica de risco e treinamento em que os condutores

concordem em participar?

Se um condutor possui pontos em sua CNH/habilitação, estes são devidamente avaliados

como um risco para a empresa? Há algum tipo de medida preventiva e/ou corretiva para

a melhora de suas habilidades/comportamento ao conduzir o veículo?

Se um condutor perde sua habilitação e sua função exige a condução de um veiculo, há algum tipo de procedimento vigente em que

ele é realocado de função ou demitido?

Existe algum plano de auditoria ou verificação que possa mostrar se os veículos da empresa

são mantidos de acordo com os padrões do fabricante?

Os gestores são advertidos sobre a importância de não solicitar que os condutores realizem

jornadas excessivas na condução do veículo? Os condutores são aconselhados a descansar

caso estejam cansados ou tenham dirigido por um longo período?

Como um empregador, a quase totalidade das suas responsabilidades legais referentes aos veículos da empresa está ligada a segurança, manutenção do bem e ao seguro. Você tem o dever de cuidar para garantir que os condutores estejam devidamente aptos e qualificados para conduzir/dirigir, que os

veículos disponibilizados são adequados à finalidade e devidamente mantidos. É importante ressaltar que a partir de um ponto de vista legal, você deve ter um plano de auditoria vigente de modo que você possa provar, no caso de um possível processo, que você cumpriu suas responsabilidades legais.

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Uma área que necessita de especial atenção é o uso do telefone celular ao volante. Mesmo com a utilização do Bluetooth permitida, muitas empresas

optam por proibir todo tipo de usode telefone celular durante a condução do veículo em função do “fator distração” por parte do condutor.

Dê a sua respostaOs condutores estão cientes de suas

responsabilidades legais sobre o uso do telefone celular ao volante?

Dê a sua respostaO condutor está ciente de suas

responsabilidades gerais em termos de assegurar que o veículo é mantido e reparado de acordo com recomendações do fabricante?

Como empregador, devemos estabelecer uma regra onde os condutores não devem fazer ou receber chamadas enquanto dirigem mesmo que haja um sistema de Bluetooth? Haverá punição caso a regra seja desrespeitada?

E stas responsabilidades legais podem ser difíceis de serem negociadas e podem ser uma das áreas de uma política de frota onde a assessoria externa de um especialista

como a ALD Automotive pode ser benéfica.

R esponsabilidades do Condutor

Quando você aloca um carro da empresa para um funcionário, está sendo dada a responsabilidade por um bem de alto valor bem como um bem que pode levar a acidentes, lesões ou até mesmo risco de morte, caso seja utilizado sem o devido cuidado.

É importante não só que o veículo seja tratado de forma responsável, mas também que o condutor esteja consciente das suas responsabilidades em termos de segurança e verifique regularmente o seu veículo usando de forma sensata.Recomendamos atentar para a política de conseqüência, ou seja, quais as punições para cada tipo de multas, qual a postura da organização em relação a caronas e, se há, e que tipo de premiação existe para os melhores condutores.

A mesma importância deve ser dada aos sinistros e procedimentos que deverão ser adotados pelos condutores dos veículos em caso de acidentes com culpa do colaborador, culpa de terceiros e em caso de agravantes, como uso de bebidas alcoólicas e drogas.

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Gestão de AcidentesTambém é importante colocar na política decisões sobre as responsabilidades do condutor em casos de acidente.

Os condutores estão cientes das restrições quanto a quem pode conduzir o veículo da em-presa sob os termos da sua apólice de seguro?

Temos um processo vigente pós-acidente e, quando aplicável, temos um processo

específico para os casos de reincidência?

Há algum check list de vistoria no momento de retorno do veículo ou transferência entre

colaboradores?

Quando os veículos são tratados como ferra-menta de trabalho há uma previsão por parte da empresa de contratar veículo reserva nos casos

de sinistro ou paradas para manutenção?

Quem são os fornecedores contratados pela empresa para serviços como a gestão

de abastecimento, manutenção, telemetria, gestão de multas e documentação, locação e assistência

24 horas? Os condutores têm a ciência e sabem quem procurar em caso de problemas com alguns

destes serviços?

Alguma orientação é oferecida aos seus condutores em relação ao que fazer em caso de acidente? Quais fatos e documentos

o condutor deve reunir? Qual a rapidez com que a comunicação do acidente deve

ser feita ao empregador?

Os condutores estão também conscientes e são capazes de fazer o controle regular dos

principais itens de segurança como pneus, freios, luzes e níveis de fluido? Existe uma auditoria neste sentido para verificar isso?

Existe algum plano de auditoria ou verificação que possa mostrar se os veículos

da empresa são mantidos de acordo com os padrões do fabricante?

Existe um serviço de assistência/auxílio disponível para os condutores?

São fornecidas orientações sobre o que fazer em caso de avarias de forma a minimizar

os riscos de segurança pessoal?

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Comportamento do condutorOutra área-chave de gerenciamento do condutor é como os funcionários se comportam ao volante. Os funcionários precisam estar cientes de que não há nenhuma ambigüidade sobre sua atitude em relação a dirigir dentro da lei.

Os condutores devem ter a consciência de suas atitudes em relação a dirigir

dentro da lei. Observadas as normas que regem as relações do trabalho, a Empresa poderá descontar da folha de pagamento do Empregado, ou ainda das verbas rescisórias, eventuais avarias e multas de trânsitos gerados pelo mau uso do veículo e que não foram voluntariamente pagas no ato da ocorrência do dano ou até a data do vencimento da multa de trânsito.

Que medidas a empresa possui para garantir que os condutores não dirijam sob o efeito

de álcool ou drogas, e quais são as conseqüências se algum condutor for

encontrado nestas condições?

Nossa empresa tem algum tipo de exigência quanto às modificações e/ou introdução

de acessórios no veículo da frota? Os condutores estão cientes?

Dê a sua respostaOs condutores têm consciência de que você, como

empregador, espera que eles cumpram todas as leis ao dirigir um veículo da empresa?

Se um condutor comete uma infração e recebe uma multa, quais sistemas podem

assegurar que a mesma é paga imediatamente e sem qualquer tipo de questionamento?

Os pontos adquiridos em função destas infrações têm algum impacto sobre a capacidade do condutor de desempenhar a função/atividade para a qual eles foram contratados na empresa?

Há políticas em vigor sobre a possibilidade de uso dos veículos da empresa para fins de

reboque? E quanto a dirigi-los no exterior? Há alguma restrição quanto a caronas?

Os funcionários estão cientes?

Temos algum procedimento para os casos de perda ou roubo de documentos de nossos veículos? E quanto à reposição

de chave reserva e demais itens de segurança eventualmente ausentes no momento

de devolução do veículo?

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Mantendo o veículo em boas condições

Recomenda-se o esclarecimento das modalidades de serviço de Manutenção (Corretiva e Preventiva) contratadas pela empresa para a sua frota. È importante esclarecer e, se possível exemplificar os tipos de intervenções de manutenção corretiva e destacar as principais despesas referentes a intervenções de manutenção

periódicas e/ou reparação do Veículo concernente ao desgaste natural e atentar para eventuais situações onde se detecta o “uso indevido ou diverso da sua destinação própria”, ou seja, quando os veículos não forem utilizados conforme as condições de uso e manutenção recomendados pelo fabricante no manual do veículo.

Dê a sua respostaO condutor está ciente sobre a importância

de verificar regularmente a pressão dos pneus, o nível do óleo e do líquido

de refrigeração?

Há a consciência de quais impactos, penalidades e/ou cobranças ocorrerão nos casos em que os serviços de Manutenção

sejam decorrentes do uso indevido ou diverso da sua utilização própria?

Há algum tipo de reembolso por parte do condutor de custos direta ou indiretamente oriundos do descumprimento das obrigações previstas na

Política de Frotas, inclusive os custos de manutenção cobrados por concessionárias devido à perda da

garantia? Como isso é monitorado?

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Meio Ambiente

Atitudes sobre a importância do impacto ambiental de sua frota variam muito de empresa para empresa, dependendo de sua cultura corporativa e do segmento em que opera. No entanto, todas as frotas preocupam-se com a produção de CO2 pelos veículos da empresa.

A AL D Automotive otimiza sua frota limitando o uso de combustível e de emissões de C O2.

O selo Bluefleet é o compromisso da ALD Automotive com o Meio ambiente. Oferece várias soluções para ajudar a minimizar o impacto da frota de veículos no meio ambiente.

Incentivamos nossos clientes a investir na preservação do meio ambiente por meio deste programa que reúne uma série de serviços que contribuem para este objetivo.

Dê a sua respostaTemos em nossa política algum tipo de

estratégia de redução de emissões de CO2?

Existe algum sistema, como um cartão combustível ou controle de quilometragem,

que facilita o monitoramento do desempenho da frota e do consumo de combustível?

Devemos incentivar o uso de combustíveis mais eficientes como estratégia para a redução

de emissão de CO2 (Ex: etanol, carro flex)?

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Outra área importante é se condutores de veículos da frota desejam utilizar meios alternativos de transporte.

Dê a sua respostaEm quais circunstâncias o funcionário usa o seu próprio veículo para o seu trabalho?

Através de qual mecanismo é que vamos reembolsar os custos para o condutor, e como são esses custos são calculados?

Consideramos a locação de curto prazo para viagens ocasionais de negócio? Isso poderia ser mais efi-

ciente e mais seguro a partir de uma perspectiva de responsabilidade pelo veículo por parte do condutor?

Foi considerado o impacto para a imagem da empresa com relação a funcionários utilizarem

seu próprio veículo ao considerar a escolha e a sua aparência em geral?

Como podemos verificar se o condutor é qualificado para dirigir a serviço da empresa?

Dê a sua respostaEm quais circunstâncias os condutores são incentivados a utilizar metrô, ônibus, etc?

Como gerenciamos os custos destas opções/alternativas de meios de transporte?

Alternativas para veículos corporativos

Uma política de frota tende, naturalmente, a focar em veículos corporativos, mas também é importante prever algumas alternativas.

Existe também aquela frota de funcionários que não são elegíveis para a utilização de um veículos da empresa ou de um subsídio

em dinheiro, mas ocasionalmente dirigem seus próprios veículos para fins comerciais.

Também devem ser considerados aqueles condutores que recebem um subsídio em dinheiro, em vez de um carro da empresa.

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Estas são áreas que devem ser consideradas:

• Monitoramento - certifique-se de coletar dados para apresentar uma

imagem precisa de como está o desempenho de sua frota em aspectos importantes,

tais como custos e retenção de funcionários.

• Benchmarking - este item foi mencionado no início deste guia e é uma parte

fundamental para manter a sua política de frota atualizada.

• Realizar revisões internas regulares - incentive seus condutores e outras partes

interessadas a analisar se as necessidades da frota estão mudando ao longo do

tempo e como estas necessidades podem ser atendidas.

• Executar um programa de comunicação - incluindo dicas, orientações para questões

como condições mais seguras de direção ou uma condução do veículo de forma mais

econômica.

• Relacionamento com fabricantes/montadoras - para obtenção de informações

sobre o surgimento de novas tecnologias e áreas importantes como segurança e

meio ambiente.

• Mantenha-se informado sobre novas idéias - conecte-se com outros gestores

de frota e acompanhe meios de comunicação do setor para informar-se sobre as

últimas tendências e inovações.

Mantendo sua política atualizada.

Recomendamos que sua política de frotas seja revisada e atualizada a cada pelo menos 6 meses sendo uma revisão mais completa

a cada ano. Conforme mencionado ante-riormente o processo deve incluir as partes interessadas, ser claro e transparente.

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S E Ç ÃO 3

Conte com a AL D Automotive

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Conte com a AL D Automotive.

As fontes a seguir nos ajudaram a escrever esse material.

− Risk Management Policy Checklist – Fleet News 23/02/2010

− MEGT – Company Vehicle Policy

− Global Fleet Guide – Cracking the Code of Global Fçleet Management - NAFA Fleet Management Association

− Normas para Motorista e Conduta no Transito – União Engenharia, Fabricação e Montagem

− Sample - Vehicle safety program for small businesses in the construction industry

− “Fleet Management” – Skyline Publishing Company http://www.skylinepublishing.com

− Fleet Vehicle Service Life, Residual Trends and Disposal Strategies, November 2013

− State Budget and Control Board – Division of motor vehicle management South Caroline State

− A Report of Fleet Management of Law Enforcement Vehicles - www.osc.state.ny.us

Referências Bibliográficas:

Presente em 37 países, a ALD Automotive é referência global em terceirização e gestão de frotas de veículos. São mais de 100.000 clientes atendidos com excelência e inovação.

No Brasil há oito anos, a ALD Automotive trouxe para América Latina toda expertise que adquiriu em 50 anos de existência, oferecendo serviços de terceirização e gestão completa de frotas de veículos.

Soluções flexíveis, seguras e responsáveis, para maior e melhor mobilidade corporativa,

esse é o diferencial da ALD Brasil. Nossa principal função é de consultoria, ou seja, após conhecer as necessidades e os objetivos de sua empresa, utilizamos nossa experiência para aconselhar as melhores ações na construção de uma política de veículos.

Conte com a ALD Automotive. A sua empresa terá toda a assessoria necessária para uma política de frotas otimizada da maneira que mais lhe for conveniente já que o nosso papel é dar as diretrizes para facilitar seu trabalho.

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AL D Automotive Ltda.

Av. Paulista, 402 - 8º andar | 01310-000 São Paulo, SP - Brasil

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