PMO em Lisarb - equipe Grupo

MBA – Gerenciamento de MBA – Gerenciamento de ProjetosProjetosFGV – Proj 55FGV – Proj 55

Belo Horizonte/MGBelo Horizonte/MG

PMO em LISARB

Prof.: Marco Coghi

A empresaA empresa

Grupo Consultoria uma empresa com mais de 10 anos de experiência em implantação e gerenciamento de PMO.Utiliza as melhores técnicas, ferramentas e portfólios difundidas no mundo. Com uma equipe multidisciplinar e altamente qualificada.

A equipeA equipe

Alexandre Queiroz Felipe BordoniHélcio Libânio Moreira dos SantosTatiane ResendeKenia Cristina Gonçalves Martins Wherineia Cotta Dias

Implantação de PMO em Lisarb

O ProjetoO Projeto

Desenvolvimento de logomarca do projetoAnálise da Maturidade da administração BenefíciosNível HierárquicoFunçãoModelo adotadoMétricas de sucessoEtapas de implantaçãoDefinição do Portfólio de projetos

Nível 2: Conhecido (69 pontos)

Nível de Nível de MaturidadeMaturidade

Percebe-se a necessidade de efetuar planejamento e controle padronizadosPodem ocorrer a existência de iniciativas isoladas de padronização de procedimentos, mas seu uso é restrito

Melhorar a Performance dos projetos:

BenefíciosBenefícios

Capacitar 100% da equipe em GP com o objetivo de melhorar a produtividadeAplicar metodologia em 100% dos projetosAumentar a qualidade dos projetosDiminuir riscosRedução do retrabalhoMelhorar a gestão dos custosMelhorar entendimento do escopoSer mais competitivos e garantir a satisfação dos eleitoresReduzir tempo e custo

H3

Nível Nível HierárquicoHierárquico

PMO “estratégico” visando a organização como um todoOs gerentes se reportam diretamente ao PMO, tornando o departamento com mais autonomia, sendo responsável por auditoria de propostas, contratos e projetos, gerir recursos, análise, desenvolvimento e aperfeiçoamento de sistemas e de aumentar a integração com as demais áreas de negócio, e estes aspectos são observados nos itens: 8. Os projetos têm um patrocinador ciente de suas responsabilidades; 9. Os projetos têm suporte de um grupo experiente nas práticas de GP; 11. Os projetos são suportados por uma estrutura de governança; 21. As alterações nas linhas de base do projeto são aprovadas por um comitê de controle do projeto.

Integração com o negócio

FunçãoFunção

A função varia com o estágio de implantação e com as necessidades de cada organização, dentre as funções existentes, a que define o papel e a responsabilidade de cada um no projeto para o nível hierárquico escolhido – Nível 3, foi a Integração com o negócio. Esta função é a mais representativa, devido suas características: Definição das Políticas, Gerencia de Portfólio, Interfaces funcionais, Gerencia de clientes, Melhoria Contínua. Gerencia conflitos; facilita a tomada de decisão; tem uma visão comum dos projetos; facilita o acesso a informações relativas a projetos.

Torre de controle

ModeloModelo

O principal de modelo sugerido para o PMO em Lisarb é a torre de controle, que fará o gerenciamento de projetos como um processo de negócio a ser nutrido e protegido; Desempenhará o papel de auditoria; E utilizará também as estações meteorológicas que serão responsáveis por acompanhar projetos menores e por regiões do país e reportarão a torre de controle que irá além de minimizar os riscos com projetos, desempenhar as quatro funções básicas: estabelecer padrões para gerencia de projetos; suporte de como seguir estes padrões; reforçar os padrões definidos e promover melhoria contínua dos mesmos.

Métricas de Métricas de sucessosucesso

As métricas de sucesso que devem ser adotadas para acompanhamento das atividades do PMO:Estrutura de governança aprovadaOrganograma aprovadoPMO definidoMetodologia definidaTécnicas de qualidade definidasMétricas de monitoramento e controle definidasPlano de gerenciamento

Etapas de Etapas de implementaçãoimplementação

As etapas escolhidas que refletirão o ciclo de vida do projeto PMO em Lisarb serão:1- Reunião de Kick Off;2- Mapear Stakeholders;3- Pesquisa de Maturidade;4- Elaboração de plano estratégico – SMART;

4.1- Definição do Sponsor;4.2- Pessoas e funções;4.3- Definição das métricas de sucesso;4.4- Definição de modelo de atuação PMO;

5- Aprovação do plano estratégico;6- Implementação;7- Monitoramento e Controle;8- Encerramento.

Etapas de Etapas de implementaçãoimplementação

Implantação de PMO em Lisarb

Definições Iniciais

Definição de MaturidadeAvaliação de ViabilidadePlano deComunicaç

ão

Stakeholders

Capacitação

Treinamentos

Cursos

Workshop

Definição PMO

Definição de HierarquiaDefinição

de Funções

Definição de

Modelo de

Definição de Métricas de

Sucesso

Controle e Monitoramen

to

Auditorias

Feedback

Metas

Encerramento

Aceite Final

Projetos:

Definição Portfólio de Definição Portfólio de projetosprojetos

BrainstormingBrainstorming

1- De Volta Para o Futuro2- Fast Jus3- Unir4- Liga da Justiça5- REProteção6- Viver7- Futuro8- Rede Global9- Lisarb Unida10- Novo Mundo11- Saber12- Inovar13- Labirinto14- QI Gestão Para o Conhecimento15- Pró-acesso

16- Corrupção Zero

17- Lisarb Limpa18- Projeto Cidadão19- Lisarb no Mundo20- Mãos Limpas21- Educação Global22- Sem Fome23- Projeto Capacitação24- Projeto Maturidade25- Projeto Viabilidade26- Justiça Implacável27- Aliança Reformadora Quebra Burocracia28- Projeto Metodologia29- Projeto funções30- Senso Avaliativo31- Satisfação Máxima

32- Projeto Informação

33- Campanha Lisarb34- Responsabilidade Social Integral35- Valorizar36- Projeto Viveu37- Projeto Padronização38- Projeto “On the Job Traning”39- Projeto Lições Aprendidas40- Política Participativa Ética e Renovação

Projetos

CategorizaçãoCategorização

Identificamos as seguintes Categorias de Projetos:1- Expansão do Negócio2- Melhorias de Eficiência3- Obrigações Regulamentares e Legais4- Satisfação do Cliente5- Marketing6- Melhorias de Processo


No Projetos Categoria

1 De Volta Para o Futuro (P1)

Expansão do Negócio

2 Fast Jus Melhoria de Eficiência

3 Unir (P22) Melhorias de Processo

4 Liga da Justiça (P8) Obrigações Regulamentares e Legais

5 REProteção Obrigações Regulamentares e Legais

6 Viver Melhorias de Processo

7 Futuro Expansão do Negócio

8 Rede Global (P2) Expansão do Negócio

9 Lisarb Unida Melhoria de Eficiência

10 Novo Mundo Melhoria de Eficiência

(P1) a (P22) São os Projetos escolhidos para avaliação/seleção



11 Saber (P3) Melhoria de Eficiência

12 Inovar Melhorias de Processo

13 Labirinto (combate a corrupção)

Melhorias de Processo

14 QI (Gestão Para o Conhecimento)

Melhoria de Eficiência

15 Pró-acesso Melhorias de Processo

16 Corrupção Zero (P18) Melhorias de Processo

17 Lisarb Limpa (P19) Melhorias de Processo

18 Projeto Cidadão (P17) Melhorias de Processo

19 Lisarb no Mundo (P13) Marketing

20 Mãos Limpas (P10) Obrigações Regulamentares e Legais




21 Educação Global (P7) Melhoria de Eficiência

22 Sem Fome (P6) Melhoria de Eficiência

23 Projeto Capacitação Melhoria de Eficiência

24 Projeto Maturidade Melhoria de Eficiência

25 Projeto Viabilidade Melhoria de Eficiência

26 Justiça Implacável (P4) Melhoria de Eficiência

27 Aliança Reformadora Quebra Burocracia (P5)

Melhoria de Eficiência

28 Projeto Metodologia (P9) Obrigações Regulamentares e Legais

29 Projeto Funções (P11) Obrigações Regulamentares e Legais

30 Senso Avaliativo Satisfação do Cliente



No Projetos Categoria31 Satisfação Máxima (P12) Satisfação do Cliente

32 Projeto Informação Marketing

33 Campanha Lisarb (P14) Marketing

34 Responsabilidade Social Integral (P15)


35 Valorizar Melhorias de Processo

36 Projeto Viveu (P21) Melhorias de Processo

37 Projeto Padronização (P20)


38 Projeto “On the Job Traning”


39 Projeto Lições Aprendidas Melhorias de Processo

40 Política Participativa Ética e Renovação (P16)



Avaliação/Avaliação/SeleçãoSeleção

1 - Necessidade alinhada aos Objetivos Estratégicos: - Justificativa:

Avalia quanto o projeto apresentado tem ligação com o objetivo estratégico definido para LISARB.

- Critério usado para avaliação:

Menor que 30% será atribuída a nota 0;

Entre 30% e 55% - será atribuída a 5;

Acima de 55% será atribuída nota 10;

Este item tem peso de 40%

2 – Risco:- Justificativa:

Avalia qual o risco do projeto, esta avaliação será realizada através da analise de risco.


Para um projeto selecionado com risco alto será atribuída a nota 0;

Para um projeto selecionado com risco médio será atribuída a 5;

Para um projeto selecionado com risco baixo será atribuída nota 10;



3 - Recurso Humano Disponível e Qualificado:- Justificativa:

Avalia se para realização do projeto existe a quantidade de pessoas necessário e se as pessoas tem qualificação para realização do projeto.


Menos que 50% dos recursos necessários para realizar o projeto será atribuída a nota 0;

Entre 50% e 80% dos recursos necessários para realizar o projeto será atribuída a 5;

Acima de 80% dos recursos necessários para realizar o projeto será atribuída nota 10;


4 – Custo:- Justificativa:

Avalia quanto o projeto vai usar do recurso disponibilizado por LISARB para a área atividade em questão.


Acima de 50% dos recursos será atribuída a nota 0;

Entre 50% e 15% dos recursos será atribuída a 5;

Abaixo de 15% dos recursos será atribuída nota 10;



5 – Prazo- Justificativa:

Avalia qual o percentual de tempo o projeto vai atrasar


Acima de 50% de atraso será atribuída a nota 0;

Entre 50% e 15% de atraso será atribuída a 5;

Abaixo de 15% de atraso será atribuída nota 10;


PriorizaçãoPriorização

Priorização:Definição de cinco critérios;Peso para cada critério ;Regra de eliminação de projeto pela falta de pontuação máxima do critério de maior peso;Regra de desempate por priorização do objetivo estratégico.

CRITÉRIO PESOLEGENDA P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7

0 5 10 NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA

Necessidade alinhada aos Objetivos Estratégicos 40% <30% 30% > OE < 55% >50% 0 0 0 0 5 2 10 4 5 2 10 4 10 4

Risco 30% Alto Médio Baixo 0 0 5 1,5 10 3

Recurso Humano Disponível e Qualificado 15% <50% 50% > RH < 85% >85% 5 0,75 5 0,75 5 0,75

Custo 10% >50% 50% > C < 15% >15% 5 0,5 0 0 5 0,5

Prazo 5% >50% 50% > P < 15% >15% 5 0,25 5 0,25 5 0,25

TOTAL 100% 5,5 6,5 8,5

P8 P9 P10 P11 P12 P13 P14 P15 P16 P17 P18 P19 P20 P21 P22

NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA

10 4 5 2 0 0 5 2 0 0 0 0 10 4 10 4 0 0 10 4 5 2 0 0 5 2 0 0 0 0

10 3 10 3 10 3 5 1,5

5 0,75 5 0,75 0 0 0 0

10 1 5 0,5 5 0,5 0 0

5 0,25 5 0,25 5 0,25 0 0

9 8,5 7,75 5,5

Projeto selecionado

Projetos

Balanceamento do Balanceamento do PortifólioPortifólio

$1Bi

$500 M

$100M

C C C C C

OE

OE

OE

OE

OE

OE

OE

OE

OE

C C

IteraçãoIteração

Iteração – Balanceamento de Portifólio:Regra de eliminação de projeto pela falta de pontuação do critério de maior peso (aumento do número de projetos selecionados). Desta forma, todos os objetivos estratégicos foram atendidos.

CRITÉRIO PESOLEGENDA P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7

0 5 10 NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA

Necessidade alinhada aos Objetivos Estratégicos 40% <30% 30% > OE < 55% >50% 0 0 0 0 5 2 10 4 5 2 10 4 10 4

Risco 30% Alto Médio Baixo 0 0 0 0 0 0 5 1,5 10 3

Recurso Humano Disponível e Qualificado 15% <50% 50% > RH < 85% >85% 0 0 5 0,75 5 0,75 5 0,75 5 0,75

Custo 10% >50% 50% > C < 15% >15% 5 0,5 5 0,5 5 0,5 0 0 5 0,5

Prazo 5% >50% 50% > P < 15% >15% 0 0 5 0,25 5 0,25 5 0,25 5 0,25

TOTAL 100% 2,5 5,5 3,5 6,5 8,5

P8 P9 P10 P11 P12 P13 P14 P15 P16 P17 P18 P19 P20 P21 P22

NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA

10 4 5 2 0 0 5 2 0 0 0 0 10 4 10 4 0 0 10 4 5 2 0 0 5 2 0 0 0 0

10 3 0 0 5 1,5 10 3 10 3 5 1,5 0 0 0 0

5 0,75 0 0 0 0 5 0,75 0 0 0 0 0 0 0 0

10 1 5 0,5 5 0,5 5 0,5 5 0,5 0 0 0 0 0 0

5 0,25 5 0,25 5 0,25 5 0,25 5 0,25 0 0 0 0 5 0,25

9 2,75 4,25 8,5 7,75 5,5 2 2,25

Projeto selecionado

Projetos

IteraçãoIteração

$1Bi

$500 M

$100M

C C C C C

OE

OE

OE

OE

OE

OE

OE

OE

OE

C C

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