Plataforma de Gestão Documental, - Plataforma de Gestao...moradas que cada entidade tenha e os...

de 12

Condomínio Vila Sol, Via S14, Moradia 12, Talatona - Luanda

Tlf: (+) 244 222 015 592 Fax: (+) 244 222 015 592

[email protected] www.ticmeta.ao

Plataforma de Gestão Documental,

Workflow e Gestão de Arquivo

Luanda, 2017

de 12


Tlf: (+) 244 222 015 592 Fax: (+) 244 222 015 592


Índice

Índice ............................................................................................................................................. 2

1. Gestão Integrada de Documentos e Processos ................................................................... 3

2. Solução Plataforma de Gestão Documental ........................................................................ 4

3. Vantagens de Implementação .............................................................................................. 5

4. Principais Funcionalidades .................................................................................................. 5

5. Gestão de Arquivo ............................................................................................................... 11

6. Características Técnicas do Sistema ................................................................................. 12

de 12


Tlf: (+) 244 222 015 592 Fax: (+) 244 222 015 592


1. Gestão Integrada de Documentos e Processos

A gestão de documentos é um processo essencial ao bom desempenho de uma Instituição e um

reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos

do exterior como internos, torna fácil a perda de documentos, a falta de organização, aumenta a

dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos

fluxos de informação.

A gestão documental e workflow é um processo que permite às Instituições a gestão de toda a

informação não estruturada (documentos), factor decisivo para o seu negócio e que implementa

os seguintes conceitos:

• Desmaterialização através da digitalização dos documentos em formato papel, produzindo

documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado

critério;

• Normalização de todos os tipos de documentos da Instituição, métodos de classificação e

de entidades;

• Uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos;

• Indexação através da catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é

equivalente ao processo de arquivo físico, mas potenciando os benefícios dos sistemas de

informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico;

• Workflow – definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo

publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo possibilitando o controlo dos

fluxos de circulação de documentos;

• Pesquisa através de implementação de um motor de busca capaz de realizar pesquisas no

conteúdo de qualquer documento ou nos seus atributos, permitindo localizar e

disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte;

• Redução de Custo através do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e

gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço

de arquivo.

de 12


Tlf: (+) 244 222 015 592 Fax: (+) 244 222 015 592


2. Solução Plataforma de Gestão Documental

A Plataforma de Gestão Documental é uma solução integrada de gestão documental e de workflow

que integra as funcionalidades de gestão do ciclo de vida do documento e organização por

processos dos documentos permitindo a desmaterialização de processos da actividade da

organização e de processos de decisão.

Desenvolvido em tecnologia Microsoft para ambientes web, a Plataforma de Gestão Documental

possui um interface amigável e de simples utilização, possibilitando o fácil acesso a partir de

qualquer equipamento que possua um browser de Internet.

A Plataforma de Gestão Documental integra numa aplicação informática o plano de classificação,

processos, gestão de acessos e documentos.

de 12


Tlf: (+) 244 222 015 592 Fax: (+) 244 222 015 592


O seu objectivo é a gestão da documentação e dos processos de forma rápida, fácil e eficiente,

permitindo simultaneamente um maior controlo e manuseamento de toda a informação existente

na organização.

A Plataforma de Gestão Documental obedece às normas do modelo que especifica os requisitos

para um sistema de gestão de documentos electrónicos).

Este sistema constitui uma oportunidade para rever a gestão de documentos, pastas e processos,

na perspectiva de um sistema tecnologicamente avançado, integrado e flexível.

3. Vantagens de Implementação

A solução Plataforma de Gestão Documental apresenta as seguintes vantagens de implementação:

• Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados;

• Automatização e uniformização dos processos de trabalho;

• Gestão do arquivo da Instituição de uma forma centralizada;

• Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;

• Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;

• Controlo dos fluxos de informação (documentos e processos);

• Ganhos de eficiência administrativa e processual com consequente redução de custos

operacionais;

• Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias;

• Possibilidade de medir a eficiência de recursos.

4. Principais Funcionalidades

Multi-Site

Para grupos organizacionais que pretendam com outras organizações, o software permite a

interligação entre várias organizações de forma a responder a esta necessidade.

de 12


Tlf: (+) 244 222 015 592 Fax: (+) 244 222 015 592


Acesso, Autenticação e Segurança

O acesso ao sistema é efectuado via web browser independentemente da localização física do

utilizador. A autenticação é efectuada mediante login e password ou por integração com a “active

directory” da rede utilizando o conceito de “single sign on”.

O acesso aos documentos é controlado através de um conceito de autorização detalhado que

consiste na definição de grupos, papéis e perfis. Este conceito assegura que pessoas,

departamentos, auditores, fornecedores, etc., apenas tenham acesso aos documentos

correspondentes ao seu nível de autorização.

Acesso directo através do disco ao ficheiro do documento não é permitido. As funcionalidades de

“log” permitem analisar quem acedeu ou modificou um documento e por quem é que foi

distribuído.

O conceito de documento confidencial permite que um determinado documento apenas possa ser

visualizado pelo seu emissor e destinatário.

A Plataforma de Gestão Documental permite a utilização de assinaturas digitais, sejam elas simples

ou através de certificados digitais garantido a integridade dos documentos e a autenticidade dos

utilizadores.

Entidades e Tarefas

A base de dados de entidades deve ser gerida na Plataforma de Gestão Documental. Cada entidade

é composta pelo “tipo” que irá determinar que campos irão compor a ficha de entidade, as várias

moradas que cada entidade tenha e os contactos dentro dessa entidade.

As tarefas baseiam-se no conceito existente no Outlook e podem ser tipificadas e associadas a

documentos ou processos.

Tanto os contactos como as tarefas podem ser sincronizados com o Outlook de cada utilizador e

seguidamente com qualquer dispositivo móvel.

de 12


Tlf: (+) 244 222 015 592 Fax: (+) 244 222 015 592


Digitalização de Documentos

A Plataforma de Gestão Documental permite efectuar digitalizações de documentos

individualmente ou em lote através da utilização de códigos de barra que funcionam como

separadores de documentos.

Durante a digitalização é possível extrair informação do documento através da utilização de OCR

e/ou códigos de barras e depois utilizar essa informação para indexar os conteúdos e integrá-los

num ERP.

Os documentos digitalizados podem ser convertidos para PDF/A, permitindo que todo o seu

conteúdo seja pesquisável por palavra-chave.

A digitalização de documentos para pastas de rede é outra opção. A Plataforma de Gestão

Documental tem a capacidade de ir buscar esses documentos, efectuar uma pré classificação e

guardá-los sobre a sua base de dados.

Durante o processo de digitalização e caso os scanners o permitam é também possível de imprimir

no documento físico o número de entrada e respectiva data de registo.

Criação de Documentos e Gestão de Versões

A Plataforma de Gestão Documental disponibiliza uma série de funcionalidades de criação, edição

e gestão do ciclo de vida dos documentos.

No caso dos documentos internos ou de saída, os templates são geralmente disponibilizados e

geridas na Plataforma de Gestão Documental garantindo assim a normalização dos tipos de

documentos. Assim para um utilizador produzir um documento deverá seleccionar a opção registar

uma saída, seleccionar o tipo de documento e respectivo template e proceder à sua classificação.

Mesmo após a classificação de um documento é possível editar o seu registo e complementá-lo

com informação adicional. Esta informação pode traduzir-se em associar documentos a outros,

associar o documento a um ou mais processos, adicionar outros documentos e/ou emails, etc..

Qualquer documento guardado na Plataforma de Gestão Documental pode ser editado a qualquer

momento, desde que guardado no seu formato original. No caso dos documentos Word sempre

que é efectuado um checkout ao documento é criada uma nova versão que fica disponível para

de 12


Tlf: (+) 244 222 015 592 Fax: (+) 244 222 015 592


consulta após ser efectuado o checkin. Todas as versões são guardadas e disponibilizadas para

consultas futuras.

Registo de Ficheiros (Microsoft Office, PDF, CAD, etc.)

A Plataforma de Gestão Documental oferece uma série de métodos para registar documentos e/ou

ficheiros sobre a base de dados.

Além do método de digitalização já mencionado é possível enviar para a Plataforma de Gestão

Documental através de um plugin Windows qualquer tipo de ficheiro, esteja ele numa pasta local

ou num servidor de ficheiros. O plugin Office permite enviar um documento Word, Excel ou

Outlook.

Todos os ficheiros que são registados sobre a Plataforma de Gestão Documental mantêm o seu

formato original.

Formulários

A Plataforma de Gestão Documental integra um gestor de formulário que permite ao administrador

da aplicação criar tipologias de formulários e definir para cada tipo de formulário os campos que o

compõem. Os campos podem ser do tipo texto, numérico, data, escolha múltipla ou do tipo “combo

box”.

É possível definir por campo o número de caracteres, se é multilinha, valores de escolha pré

definidos, o valor inicial e a sua ordem.

Estes formulários funcionam como um documento normal, tendo um número de registo associado

e podendo integrar uma circulação adhoc ou um workflow.

Registo de E-mail

Os emails podem também ser facilmente registados. Dentro do Outlook existe um plugin

disponível que permite efectuar o registo de um ou mais e-mails na Plataforma de Gestão

Documental. Os e-mails são guardados no seu formato original incluindo os ficheiros em anexo.

O tipo de documento, destinatário, remetente, assunto e data são utilizados para indexação

automática do email.

de 12


Tlf: (+) 244 222 015 592 Fax: (+) 244 222 015 592


A Plataforma de Gestão Documental está também preparado para atribuir um número de saída

automático para o envio de um e-mail de forma a que este possa constar no assunto do e-mail,

permitindo assim ao destinatário em caso de resposta poder usar o número como referência.

Classificação de Documentos / Processos

Após o envio de um ficheiro ou e-mail para a Plataforma de Gestão Documental ou de uma

digitalização de um documento, poderá classificar o mesmo segundo os critérios definidos como

por exemplo o tipo de documento, remetente, destinatário, assunto, processo a que pertence,

data, etc..

Os documentos ou processos podem também ser classificados segundo um plano de classificação

baseados numa estrutura hierárquica, de inspiração funcional com o objectivo de normalizar os

códigos de classificação.

Após a classificação, o documento é numerado automaticamente pelo sistema e guardado sobre a

base de dados, podendo ser arquivado e passando a estar disponível para consulta por uma série

de atributos pré-definidos.

O processo de classificação poderá também dar origem um workflow de um documento ou

processo.

Workflow e Distribuição de Documentos e Processos

A Plataforma de Gestão Documental ajuda a automatizar processos de negócios baseados em

documentos e processos. Garante que um determinado documento/processo chega sempre à

pessoa correcta através da definição de acções, transições e dos respectivos intervenientes.

Os processos são desenhados directamente na área de administração da Plataforma de Gestão

Documental ou em Microsoft Visio e depois importados para a Plataforma de Gestão Documental.

As acções possíveis vão desde a circulação para um ou mais intervenientes com obrigatoriedade ou

não de resposta, a criação de um determinado tipo de tarefa, a obrigatoriedade de associar um

documento a um determinado tipo de processo ou a interacção com outros sistemas,

nomeadamente ERP.

Os workflows são controlados através da aceitação ou rejeição de um utilizador, determinando

assim qual o próximo passo do workflow e para quem é que deve ser enviado.

de 12


Tlf: (+) 244 222 015 592 Fax: (+) 244 222 015 592


Para cada workflow é sempre gerado um email de alerta que permite ao utilizador remotamente

e através de um link aceder directamente ao ecrã correspondente.

Para controlar os aspectos relacionados com datas limite de aprovação, será implementado um

agente que será responsável pelo despoletar dos alarmes, definidos na parametrização do

workflow.

Sempre que um determinado processo de negócio não esteja definido existe a possibilidade de

circular documentos ou processos adhoc, ou seja, o utilizador é que decide para quem vai enviar o

documento/processo.

Um processo é composto por documentos de vários tipos e formatos tais como cartas, faxes,

emails ou ficheiros, as entidades envolvidas, que outros processos lhe estão associados, etc.. Esta

funcionalidade permite assim de uma forma fácil e rápida, distribuir de uma vez só, diversos

documentos.

Os tipos de circulações são parametrizáveis no sistema podendo ser, por exemplo, para informar,

para pedido de parecer, para despacho, para assinatura, etc. O módulo de alertas da Plataforma de

Gestão Documental permite definir regras específicas associadas a meta dados de documentos,

processos ou workflows.

Relatórios e Indicadores de Gestão

A Plataforma de Gestão Documental traz de base um conjunto de relatórios, que permitem aos

administradores da aplicação retirar um conjunto de indicadores do sistema. Estes indicadores

dizem respeito a documentos, processos, circulações, workflows, tarefas, períodos de retenção

física dos documentos e digitalizações.

Os dados a retirar podem ser parametrizados com base num conjunto de atributos já

disponibilizados pela Plataforma de Gestão Documental e agrupados segundo um critério a definir.

Plataforma de Gestão Documental Web Services

O software Plataforma de Gestão Documental disponibiliza um conjunto de interfaces baseados em

web services e que permite integrar com os mais variados sistemas. Assim será possível que

de 12


Tlf: (+) 244 222 015 592 Fax: (+) 244 222 015 592


qualquer aplicação de terceiros possa instanciar esses web services e ler ou gravar informação na

base de dados da Plataforma de Gestão Documental.

Plataforma de Gestão Documental Mobile

A plataforma permite consultar os seus documentos ou processos pendentes ou efectuar pesquisas

sobre os mesmos a partir de qualquer equipamento móvel.

A versão Mobile da Plataforma de Gestão Documental está desenvolvida em cima da framework

Jquery Mobile garantindo a compatibilidade com todos os equipamentos ou plataformas e

browsers.

5. Gestão de Arquivo

O sistema de gestão de arquivo deverá conter um armazém de custódia de arquivo com seguintes

objectivos específicos:

• Gestão integrada do ciclo de vida dos documentos no arquivo;

• Gestão logística do arquivo;

• Gestão do processo de destruição massiva de documentos;

• Gestão de pedidos de consulta de documentos físicos;

• Controlo de acessos a documentos físicos em arquivo.

Estas funcionalidades são vitais para o bom funcionamento do arquivo.

de 12


Tlf: (+) 244 222 015 592 Fax: (+) 244 222 015 592


6. Características Técnicas do Sistema

Plataforma de Gestão Documental

A arquitectura de referência é composta por 3 camadas (camada de apresentação, camada de

negócio e camada de dados) e respectivos módulos.

• Sistema de gestão de bases de dados relacionais com integração total dos dados no

Microsoft SQL Server;

• Suporte de imagens de vários formatos: TIFF, BMP, JPEG, etc.;

• Suporte de qualquer tipo de documentos: Word, Excel, PDF, DWG, HTML, etc.;

• Compatibilidade com drivers TWAIN;

• Capacidade de integração com aplicações de terceiros através de web services.

Servidor

• Microsoft Windows 2003 ou 2008;

• Internet Information Services 6.0 ou 7.0;

• Microsoft SQL Server 2005, 2008 ou 2012;

• Framework .net 4.0;

• Protocolo de comunicação TCP/IP;

• Processador XEON (Dual CPU Recomendado); Memória RAM 4 GB; Disco Rígido: Discos 125

GB em raid 0 ou raid 5;

• Unidade de backup próprio ou de rede.

Cliente

• Windows XP, Vista ou 7;

• Internet Explorer 7.0, 8.0 e 9.0;

• Microsoft Office 2003, 2007 ou 2010;

• Pentium IV com 512 MB de RAM (1 GB recomendado e 2 GB de RAM para as estações de

digitalização).

Plataforma de Gestão Documental, - Plataforma de Gestao...moradas que cada entidade tenha e os...

Documents

Transcript of Plataforma de Gestão Documental, - Plataforma de Gestao...moradas que cada entidade tenha e os...