Plano_gerenciamento_aquisicoes (1).pdf

7/24/2019 Plano_gerenciamento_aquisicoes (1).pdf

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Plano de Gerenciamento das Aquisies Exemplo 1

Este plano descreve como sero administrados os processos de aquisio de bens eservios neste projeto. As perguntas a serem respondidas no plano so: o que, quanto,quando e como obter os bens e servios necessrios ao projeto. O plano degerenciamento das aquisies portanto indica como o processo de aquisies sergerenciado atravs do planejamento das solicitaes, da solicitao, da seleo dasfontes, da administrao do contrato e do fechamento do contrato. Este plano estsubordinado s normas contidas na Instruo Normativa para Aquisies e Contratos daEmpresa (INAC 2003). Nesse documento esto os modelos de pedidos (compra ouservio) e contratos.

1) Finalidade do Processo de Gerenciamento das Aquisies (PGA):

A finalidade principal do PGA selecionar fornecedores qualificados para os bens eservios do projeto e control-los eficazmente. O PGA envolve selecionar fornecedores,estabelecer compromissos com os fornecedores, e acompanhar e rever o desempenho eresultados do fornecedor.

A equipe do projeto deve documentar as exigncias do projeto e do produto que cobremas necessidades tcnicas e no tcnicas a serem atendidas. As exigncias seroestabelecidas e usadas como base para o desenvolvimento do SOW e do contratosubseqente. Os padres de qualidade que devem ser seguidos pelos fornecedoresdevem ser compatveis com os padres da empresa.

O gerente de projeto ou outra pessoa designada executa o planejamento, omonitoramento (tracking) das aquisies para se assegurar que o trabalho foi executadoapropriadamente e que os produtos, entregues pelos fornecedores, satisfaam aoscritrios acordados de aceitao.

2) As responsabilidades do PGA so:

a) O trabalho a ser contratado deve ser definido e planejado de acordo com osprocedimentos documentados em anexo.

b) Os fornecedores devem ser selecionados baseados em uma avaliao das suashabilidades em executar o trabalho, de acordo com todas as exigncias contidasna RFP.

c) O acordo contratual entre a empresa e o fornecedor deve ser usado como basepara a administrao do contrato.

d) O fornecedor deve fornecer um plano de trabalho que dever ser revisto eaprovado pela equipe do projeto.

e) O plano de trabalho documentado e aceito ser incorporado ao plano do projeto,que ser usado para acompanhar as atividades do fornecedor e ter seu statusacompanhado pela gerncia de comunicao.

f) As mudanas no SOW, termos e condies do contrato, e outros compromissos

devem ser resolvidos de acordo com as clusulas contratuais.g) A equipe do projeto deve conduzir revises peridicas de status / coordenao

Mauro Sotille, 2008 Gerenciamento das Aquisies do Projeto


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com a gerncia do fornecedor.h) Revises tcnicas peridicas devem ser realizadas com os fornecedores.i) Revises formais para verificar os resultados do fornecedor devem ser conduzida

em marcos selecionados de acordo com o plano do projeto.

j) O grupo de garantia de qualidade deve monitorar as atividades do fornecedor,usando para isso o plano de garantia de qualidade do projeto.

k) A equipe do projeto deve conduzir testes de aceitao como parte da entrega dosprodutos do fornecedor de acordo com um plano de teste-aceitao previamenteestabelecido em contrato.

l) O desempenho do fornecedor deve ser avaliado periodicamente.

3) Consideraes sobre as aquisies:

As aquisies no projeto devem ter como base a WBS. Os pacotes de trabalho da WBS

devem passar por uma deciso fazer-ou-comprar, de forma a ser decidido o que seradquirido fora da organizao. Pode ser contratado o pacote todo ou recursos (materiais,equipamentos e mo de obra) necessrios para o trabalho que ser feito visando aentrega do pacote de trabalho.

Durante a anlise fazer-ou-comprar, fornea uma anlise breve do custo direto eindireto associado com o fato de fazer ou comprar o servio ou o produto. Por exemplo,a anlise da "compra" deve incluir o custo da obteno e o custo de gerenciamento do

processo de compra. Isto pode ser o sumrio de um estudo de viabilidade quandorequerido.

Ao serem levantadas as condies de mercado, devem ser listados os produtos e/ouprestadores de servios disponveis no mercado, e sob que termos e condies.

Quando necessrio o julgamento de um perito interno, liste todos os peritos que deveroparticipar do processo de aquisio. Isto pode incluir consultores, tcnicos, peritos emnegcios, ou outros.

Quando necessrio apoio de peritos em contrato, liste todas as habilidades dos peritosou os peritos que sero requeridos como parte do contrato. Isto pode incluir consultores,tcnicos, gerncia de projeto, percia em um domnio, peritos em negcio, ou outros.

Para os itens a serem contratados, deve ser elaborada uma Declarao de Trabalho(SOW) que permita que os fornecedores entendam o que ser fornecido e possamapresentar as suas propostas.

Restries:Para cada item a ser contratado, liste todos as restries tais como o custo(para no exceder) e o cronograma (Schedule), plano de qualidade, elemento da WBS,

riscos envolvidos, e outras informaes que limitaro as opes de aquisies.

Suposies: Para cada item a ser contratado, liste os fatores que, para finalidade doplanejamento da aquisio, devem ser considerados como hipteses.

O departamento de compras da empresa deve centralizar todas as aquisies, devendo



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haver uma troca de informaes constante com a equipe do projeto, com relatriossemanais de acompanhamento, de forma a que as prioridades sejam adequadas aoandamento do projeto. Tendo em vista que este projeto foi contratado a preo fixo, sdevem ser utilizados contratos de preo fixo (lump sum). Casos especiais devem ser

levados para anlise / aprovao do Diretor Executivo. A Administrao do Contratodeve ficar a cargo da equipe do projeto.

4) Acompanhamento do pedido

O formulrio a seguir deve ser utilizado para o acompanhamento dos pedidos.

Desc. do Item Pedidon/ data

Ordemcompran / data

Custo Data entrega Andamento

orado Real Progra-mada

Efetiva

5) Avaliao de propostas

Cada proposta ser julgada como uma demonstrao das capacidades do fornecedor ematender ao solicitado. Os pr-requisitos e os critrios de pontuao mnimos a serem

empregados na avaliao, assim como os pontos mximos permitidos constam da tabelaa seguir.

Pr-requisitos

( ) Folha de capa assinada Atende/No atende

( ) Referncias corporativas Atende/No atende

( ) Capacidade Financeira Atende/No atende

( ) Formato e tamanho da proposta Atende/No atende

Critrios de pontuao

Critrio avaliado Pontuao mxima

( ) Entendimento dos servios pedidos 100

( ) Apresentao da Proposta 50

( ) Qualificao/capacitao geral do fornecedor 50

( ) Qualificao do pessoal proposto 100

( ) Custo 100

a) Pr-requisitos

Cada proposta deve atender a todos os pr-requisitos, caso contrrio ser rejeitada.

Folha de capa assinada A proposta deve incluir uma folha de capa completa.



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Referncias corporativas A proposta deve incluir um mnimo de trs referncias porparte do fornecedor de trabalhos similares executados. As referncias devem contero nome das organizaes de referncia, o nome de um contato, e o nmero detelefone.

Capacidade Financeira o fornecedor deve demonstrar capacidade financeira de

acordo com o que se pretende contratar. Cronograma do salrio e dos encargos A proposta deve incluir uma programao

completa dos salrios e dos encargos para os servios propostos, e identificar toda aequipe de funcionrios atribuda proposta. Os fornecedores que no submeteremestas informaes sero considerados como no habilitados.

Formato e tamanho da proposta O formato da proposta deve claramente indicar edirigir-se aos pr-requisitos e critrios pontuados.

b) Critrios de pontuao

A pontuao deve ser, pelo menos, baseada nas categorias descritas abaixo:

Entendimento dos servios pedidos - 100 pontosDemonstra uma compreenso clara e concisa dos servios pedidos.

Apresentao da Proposta -50 pontosDemonstra a habilidade do fornecedor em definir claramente as aes a serem feitase a habilidade em executar as tarefas identificadas no escopo do trabalho. A respostadeve incluir a programao proposta para a entrega das tarefas, pessoal dofornecedor alocado a cada tarefa e suas disponibilidades e acessibilidades.

Qualificao/capacitao geral do fornecedor 0-50 pontosDemonstra potencialidade para terminar os servios pedidos. A resposta deve listar:

Uma explicao que descreva como o fornecedor pode acomodar o nvel dotrabalho atribudo sob este contrato, incluindo algumas limitaes.

Atribuies e posies atuais ou projetadas dos membros chaves; Os procedimentos e/ou as polticas internas relacionadas ao controle de custo;

Gerncia e estrutura organizacional.

Qualificao do pessoal proposto 0-100 pontos

Demonstra as qualificaes e a experincia dos funcionrios propostos. Ofornecedor submeter currculos, que no devem exceder duas pginas, para aequipe de funcionrios proposta.

Custo 0-100 pontosO salrio proposto e a programao dos encargos determinaro os custos totais da

proposta. Este custo total ser usado na frmula abaixo para determinar os pontosconcedidos para o custo:

A frmula para determinar os pontos concedidos do custo :A = Pontos totais possveis - 100

L = O custo mais baixo propostoX = O custo a ser pontuado



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B = Pontuao

"L" divido por "X" multiplicado por "A" = "B"

Exemplo: A = 100 pontos, L = $500, X = $1000, ento B = 50 pontos.

6) Contratos

a) Administrao do contrato

A fim de assegurar que o fornecedor cumpra os seus compromissos e exigncias docontrato, e que a gerncia superior seja mantida ciente destes compromissos e docronograma do contrato, o Formulrio de acompanhamento de contrato deve serutilizado para o acompanhamento do mesmo.

Os seguintes itens sero acompanhados no formulrio, dependendo do tipo de contrato:

Contrato geral (sem opes, sem ordens de trabalho): o nmero do contrato, datasde trmino do contrato, dias restantes, administrador do contrato, contrato para noexceder dlares, contrato para no exceder horas, contrato para no exceder viageme despesas, nmero da emenda.

Por ordem de trabalho, Opo, (se aplicvel): Nmero da ordem de trabalho,nmero da opo, datas do termo, para no exceder dlares, para no excederhoras, para no exceder viagem e despesas.

Por cada fatura : Nmero da fatura, data da fatura, perodo do faturamento da fatura,

para no exceder dlares por entregveis, horas faturadas, viagem & despesas $faturados, quantidade total faturada, $ do balano restante. Contratos que no so



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seguidos por hora, mas por um preo fixo, no usar a coluna de horas.

Totais da folha Horas totais data, horas totais restantes, $ total gastado data, $total do balano restante.

Itens a serem reportados atravs do relatrio de posio gerncia superior O valor total, total restante, % do trabalho terminado. Comentrios da posio do Contrato.

b) Processo de gerncia de mudana do contrato:

As mudanas do contrato seguiro o processo de gerncia de mudana do projeto,porm as exigncias adicionais para o processo de reviso e de aprovao para todos ostipos de mudanas do contrato so descritas neste plano PGA e nas exigncias decontrato. Recomenda-se que o plano de gerncia das mudanas do projeto incorpore

todas as exigncias adicionais para mudanas do contrato, atravs deste plano e dasexigncias de contrato - isto permite que o projeto use o processo de gerncia dasmudanas do projeto como documento de referncia para todas as mudanas no projetoincluindo as do contrato.

c) Fechamento e arquivamento do contrato

A equipe do projeto verificar se as exigncias do contrato foram cumpridas edocumentar as lies aprendidas. O projeto arquivar tambm as informaes decontrato geradas em conseqncia da gerncia de aquisio.

A equipe do projeto deve manter uma srie de pastas, ou um arquivo, como refernciado contrato, com finalidade de facilitar auditorias ou revises. A pasta e o ndicerepresentam a atividade de um contrato com um fornecedor. O ndice mnimo para uma

pasta do contrato :

RFP Contrato Aditivos ao Contrato

Ordens de trabalho Pedidos de Mudanas Resultados e aprovao dos Resultados Correspondncias do contrato Correspondncias do Contratante Avaliaes do contratado


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