Plano caso seguradora - bi

MBACi&T

Lean IT

Ciclo 5 – Estudo de caso

Solicitação para TI

Empresa seguradora solicita à TI a construção de um painel de informações (dashboard) para área comercial para possibilitar aos Accounts e Gerentes melhor condições de entendimento do negócio com objetivo de melhorar suas performances

Objetivos do Diagnóstico

• Identificar objetivos estratégicos do projeto

• Levantar indicadores para medir o atingimento dos objetivos estratégicos

• Identificar fatores críticos para o sucesso / atingimento dos objetivos

• Qual o Papel da Informação?

Dash board Comercial

Aspectos do Cenário Estratégico

• Pertence a conglomerado multinacional de grande porte e solidez financeira, o que garante segurança a suas operações.

• Margem de rentabilidade positiva nos últimos anos.• Desenvolve novos negócios a partir da base já estabelecida.• Expressivo crescimento nos ativos de previdência aberta individual.• Retenção de 100% nos clientes institucionais de previdência fechada.• Relacionamento de boa qualidade com corretores.• Equipe profissional experiente.• O ramo Vida em Grupo é o principal segmento de atuação da empresa,

representando mais de 75% de sua receita.• De 2006 a 2009, o desempenho da companhia esteve dentro da média de

mercado.• As margens de Rentabilidade verificadas no ramo Vida em Grupo a colocam

em uma condição bastante confortável.• A fim de alcançar seus objetivos e metas de crescimento no Brasil, a empresa

vem promovendo consistentes investimentos no treinamento de seus executivos e em soluções tecnológicas voltadas aos negócios.

Diagnóstico

• Aumentar novas vendas

• Aumentar a assertividade comercial

Diagnóstico – Objetivos

Sup. Regional

Diretor

Sup. Regional

Sup. Regional

Gerência Regional

AE’s

GradesCorretores

(~40-45 / AE)

Diagnóstico - Estrutura Organizacional

Gestão Carteira (Account)

Prospecção

Gestão Carteira (Regional)

Visita Cotação Fechamento

Gestão IndividualNão existe processo

corporativoGestão Individual,

cada Account executa como

melhor lhe parece.Não existe processo

corporativo

Apresenta campanhasApresenta novidades

Coleta infos:• Quais cotações

• Quais renovações• Com quem

Atualiza perfil do corretor

Corretor solicita cotação para várias Seguradoras para

um cliente

A Seguradora é selecionada pelo cliente e aceita o

risco do cliente, por intermédio do

Corretor

/Renovação

O cliente renova o contrato com a seguradora, por

intermédio do Corretor (Fora do escopo da área

Comercial)

Criação de relacionamento com Corretores

• Identifica Perfil

• Define foco da oferta

• Obtêm visão do potencial

• Etc.

Diagnóstico – Processo Comercial

• Sem Informação correta no momento certo

• Falta de Registro de Visitas

• Sem processo de gestão / planejamento formal para visitas x resultados obtidos

Cultura de Uso da Informação

Cultura de Uso da Informação

• Sem Informação correta no momento certo

• Falta de Registro de Visitas

• Sem processo de gestão / planejamento formal para visitas x resultados obtidos

Ciclo de Dado-Info-Ação

• Falta de Qualidade das informações

• Rastreabilidade do fluxo de informações

• Exigência de batimentos constantes para ajustar

• Inconsistência dos conceitos

• Sistemas Sistemas transacionais não disponibilizam relatórios para análise

Diagnóstico – Fatores Criticos

Hipóteses

Mobilidade• Account permanece grande parte

do tempo no escritório (respondendo e-mails , levantando informações – perto de 50% do tempo disponível)

Conhecimento de Mercado

• Desconhecimento das potencialidades do mercado regional pelo account

• Utilização apenas parcial da área geográfica de atuação / segmento

• Não são exploradas todas as potencialidades da carteira por parte do account / regional

Diagnóstico – Fatores Criticos

Hipóteses

KGI (Key Goal Indicator)

• Novas Vendas

KPI (Key Processor Indicator)

• Quantidade visitas• Cobertura da grade• Quantidade de cotações• Quantidade de fechamento• Assertividade de visita

Diagnóstico – Indicadores

Ação / Processo Relacionado

Prover Mobilidade Proprietário da informação:

Freqüência: Responsável:

Account Semanal TI

Objetivo Medir a eficácia das ações para prover mobilidade, verificando a evolução do tempo dos Account Executives disponível para visitas.

Justificativa

Por se julgar que exista uma grande correlação entre a quantidade de visitas e o volume de vendas novas (principal objetivo do projeto).

Metas / Régua

20% do tempo útil total (↓)

Levantamento

Registro de quantidade de horas de permanência no escritório

Ferramenta Fórmula

Planilha Tempo de permanência no escritório / tempo útil (= hora normal) total.

Tempo no Escritório

Diagnóstico – Ficha de Indicador


Disponibilização informações para Accounts / Criação de competências de uso da informação

Proprietário da informação:


Account Semanal

Objetivo Medir o incremento da quantidade de cotações.

Justificativa Historicamente, aumentando o número de quantidade de cotações, leva a um maior volume de fechamentos.

Metas / Régua

(TBD) 30% (↑)

Levantamento

Extração de relatório dos sistemas de cotação

Ferramenta FórmulaQuantidade de Cotações período atual / Quantidade de Cotações período anterior

Quantidade de Cotações



Prover Mobilidade / Disponibilização informações para Accounts / Criação de competências de uso da informação



Account Semanal

Objetivo Verificar a eficácia das visitas para gerar cotação.

Justificativa Acompanhar o quanto a melhoria no relacionamento com o cliente, gerada pelo mobilidade e uso mais efetivo da informação (mais conhecimento sobre o Corretor e sua carteira) tem contribuído para obter mais cotações, dada a gestão executada pelo Account.

Metas / Régua

(TBD) 20% (↑)

Levantamento

Extração de relatório dos sistemas de cotação.Análise de registro de visitas

Ferramenta Fórmula

Quantidade de cotações / Quantidade de visitas (por corretor)

Assertividade da Visita






Account Semanal TI

Objetivo Medir a eficácia da gestão do Account sobre as cotações do Corretor.

Justificativa Acompanhar o quanto a melhoria no relacionamento com o cliente, gerada pelo uso mais efetivo da informação (mais conhecimento sobre o Corretor e sua carteira) tem contribuído para obter mais cotações, dada a gestão executada pelo Account.

Metas / Régua

(TBD) 20% (↑)

Levantamento

Extração de relatório dos sistemas de cotação x relatório do sistema de vendas.

Ferramenta FórmulaQuantidade de fechamento / Quantidade de cotações (por corretor)

Assertividade da Cotação





Freqüência: Responsável

Account Semanal

Objetivo Medir a utilização da carteira do Account.

Justificativa

Verificar o potencial da carteira de corretores Fornece insumo para redistribuir a carteira.

Metas / Régua

(TBD) 100% da carteira

Levantamento

Relatório de visitasCarteiras dos Accounts

Ferramenta Fórmula

Quantidade de corretores visitados (no período de 30 dias)/ Quantidade de corretores na carteira do Account.

Cobertura da Grade



Ciclo 1 Proprietário da informação:


Account Semanal

Objetivo Mensurar o incremento de novas vendas

Justificativa Verificar a eficácia das ações como um gerador de resultado de negócio

Metas / Régua

(TBD) 30% (↑)

Levantamento

Relatório de vendas

Ferramenta Fórmula

Valor($) de novas vendas período N / Valor($) de novas vendas período N-1

Novas Vendas


Informações necessárias para gestão/venda

• Ticket médio do produto / histórico• Quantidade de cotações / assertividade• Quantidade de “fechamentos”• Motivo de perdas• Perfil de Corretor / histórico / carteira / resultado • Atividades dos Accounts (visitas, cotações, etc)• Definir metas operacionais: visitas / cotações / fechamento• Cotações por risco/cliente• Informações de mercado (Inteligência de Mercado)• Resultado de campanha por Account / Corretor• Informações para cross selling / upselling

Diagnóstico – Informações

Plano - Exercício

Elaborar Plano de Ação baseado no diagnóstico, com definição da estratégiade entrega dos valores/benefícios esperados do projeto.

O Plano deverá conter:

1. Atividades necessárias para atingir resultados

Identificar AçõesQuestionar ações em relação aos 5 pilares: Estratégia; Processos;

Pessoas; Sistemas e OrganizaçãoVerificar/garantir se ações possuem resultado claro e mensurável /

Meta vinculadaEstabelecer responsáveisIndicadores táticos e/ou estratégicos vinculadosPreencher Fichas de Ação

Plano - Exercício

2. Ações Priorizadas

Definição dos ciclo(s)/piloto(s) necessário(s)Avaliar relação benefício (financeiro) x esforço e dependências de cada açãoPrazos / Cronograma Atualizar as Fichas de Ação

3. Plano de gestão

Criar plano de comunicaçãoDefinir Indicadores e ferramentas necessárias para executar o gerenciamento de projeto e realizar

o gerenciamento do valor

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