Plano anual de trabalho da Divisão Técnica de Biblioteca e ... · 1.6 Participação em sistemas...

Plano anual de trabalho da Divisão

Técnica de Biblioteca e Documentação,

Unesp –Campus de Botucatu: 2010

Coordenado por

Enilze de Souza Nogueira Volpato

Sulamita Selma Clemente Colnago

Marluci Betini

Aparecida Regina Denadai da Silva

Revisado por: Silene F. F. de Toledo

Botucatu

2010 Divisão Técnica de Biblioteca e Documentação

2

Grupo Administrativo do Campus de Botucatu – Unesp

Sérgio Swain Müller

Presidente do GAC

Luiz Carlos Vulcano

Vice-Presidente do GAC


Diretora da Biblioteca

Comissão de Biblioteca Hélio Langoni Presidente

Denise Rangel da Silva Sartori Vice-Presidente

Beatriz Bojikian Matsubara – titular

Bonifácio Katsunori Takegawa - suplente

Docentes da Faculdade de Medicina de Botucatu

Hélio Langoni - titular

Regina Kiomi Takahira - suplente

Docentes da Faculdade de Medicina Veterinária e Zootecnia

Denise Rangel da Silva Sartori – titular

Ligia Souza Lima Silveira Mota - suplente

Docentes do Instituto de Biociências de Botucatu

3

Fábio Massahito Yamamoto – titular

Elisângela Cristina de Câmpus - suplente

Representantes Discentes da Faculdade de Medicina

Verônica Thereza Gonçalves - titular

Michele da Silva Francisco – suplente

Representantes Discentes da FMVZ

Vander Bert – titular

Helena de Oliveira Schwartz - suplente

Representantes Discentes do Instituto de Biociências


Representante da Divisão Técnica de Biblioteca e Documentação


Silene Fernandes França de Toledo

Secretárias

Comissão Técnica



Sulamita Selma Clemente Colnago

Rosemeire Aparecida Vicente

Marlene Seraphim

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Sumário

Apresentação 5

1 A biblioteca 6

1.1 Missão 6

1.2 Visão 6

1.3 Valores 6

1.4 Espaço físico 7

1.5 Acervo 7

1.6 Participação em sistemas e redes de informação 7

1.7 Serviços oferecidos 8

1.8 Usuários inscritos 9

1.9 Horário de atendimento 10

1.10 Estrutura administrativa e pessoal 11

2 Objetivos 13

3 Metas 14

3.1 Patrimônio 15

3.2 Área de empréstimo 15

3.3 EEB – empréstimo entre bibliotecas 16

3.4 Comutação bibliográfica 17

3.5 Levantamento bibliográfico 18

3.6 Ponto de Apoio FAPESP 19

3.7 Documentação 20

3.8 Preservação do acervo 21

3.9 Tratamento da informação 23

3.10 Ambiente externo 24

3.11 Comunicação e divulgação 25

3.12 Prédio da biblioteca 27

4 Recursos 28

5 Avaliação 28

5

Apresentação

O ano passado passou tão apressado... Eu sei que foi

um corre-corre-corre danado. O ano inteiro eu passei

sem dinheiro. Eu sei que foi um tal de segurar essa

peteca no ar como se fosse empinar papagaio. Nem

sempre tem vento, mas sempre tem jeito pra dar

quando se trata de vida ou de morte. E se não me

engano, no próximo ano vai vir aquela dose de cicuta

que eu vou ter que engolir como se fosse um suco de

fruta, como se fosse eu a grande maluca.

Rita Lee e Roberto de Carvalho

Uma pergunta norteou a elaboração desse plano e foi dirigida à

equipe da biblioteca:

Como poderemos manter todos os serviços, o horário de atendimento

a qualidade de serviços e produtos, mesmo estando com sete

funcionários a menos na biblioteca?

Organizamos grupos de interesses para discutir as atividades e

responsabilidades das diversas áreas da biblioteca e esse plano é o

consenso que encontramos para nossa pergunta.

Consideramos esse plano aplicável e exeqüível e acreditamos que

poderemos atingir todas as metas propostas mesmo com todas as

dificuldades que sabemos que teremos.

Aprendemos, ao longo do tempo, que entra ano sai ano, os

problemas nunca acabam, apenas mudam e nós temos que “segurar

a biblioteca no ar”. Mais que isso devemos manter o compromisso

com nossa comunidade e contribuir para a construção do

conhecimento e da cidadania. Isso é o que nos motiva!

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1 A biblioteca

1.1 Missão

Contribuir ao desenvolvimento integral da sociedade, promovendo o

acesso e a produção da informação, nas Unidades do Campus de

Botucatu e Unesp, prioritariamente, e também a todo cidadão, por

meio de atendimento direto, ou por intermédio da participação de

sistemas, locais, regionais e internacionais de informação.

1.2 Visão

Ser uma instituição imprescindível ao Campus de Botucatu, não só,

como meio de acesso e produção do conhecimento - científico,

técnico ou cultural - mas também, como agente de agregação entre

as Unidades e as pessoas do Campus e um elo entre as comunidades,

do Campus e da cidade de Botucatu. Ser reconhecida, por essas

comunidades, como uma instituição ligada à preservação da memória

e da vida e como um espaço de compartilhamento do conhecimento.

1.3 Valores

Ética

Respeito

Equidade

Qualidade

Acessibilidade

Solidariedade

Responsabilidade social

Conhecimento e inovação

Liderança e gestão participativa e descentralizada

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1.4 Espaço físico acervo: 1.540 m2

consultas: 435 m2

salas de leitura: 245 m2

salas de trabalho em grupo: 100 m2

área total: 2.755 m2

1.5 Acervo

títulos de livros: 15.353

exemplares de livros: 28.838

teses: 5.442

TCC’s: 1.777

folhetos: 182

títulos de periódicos: 1.470

fascículos de periódicos: 100.531

CD-ROM’s: 913

DVD’s: 66

fita de vídeo: 88

1.6 Participação em sistemas e redes de informação

BIBLIODATA – CALCO - Internacional

Biblioteca Virtual de Educação Médica - RAEM

BIREME - América Latina e Caribe

British Library - Inglaterra e Reino Unido

BVS - Biblioteca Virtual de Saúde

CENDOTEC - França

CIN-CNEN - Brasil

COMUT - Brasil

N.L.M. - Estados Unidos

8

Rede SUS

Rede UNESP - Estado de São Paulo

UNIBIBLI - Estado de São Paulo

1.7 Serviços oferecidos

Alimentação de bases de dados (referenciais e bibliográficas)

Apoio a eventos científicos

Apoio técnico ao serviço Biblioteca sobre Rodas

Assessoria na aquisição de material bibliográfico

Assessoria para publicações periódicas e monográficas

Atendimento ao Fale Conosco

Cartões postais

Catalogação na fonte (para publicações locais e teses)

Catálogos informatizados

Comutação bibliográfica nacional e internacional

Consulta e empréstimo

Cursos e treinamentos

Disponibilização de sala de multimídia

Editoração eletrônica

Empréstimo entre bibliotecas

Envio e recebimento de fax para usuários

ERI/AREX- Escritório Regional de Intercâmbio

Fotocópias

Impressão e escaneamento de documentos

Laboratório de digitação

Levantamento bibliográfico

Manutenção da homepage

Mezzanino da Biblioteca (eventos e exposições)

Organização das bibliotecas dos departamentos

Orientação bibliográfica

Parceria em projetos de laser e promoção do hábito de leitura

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Participação em campanhas sociais

Posto de Atendimento da FAPESP

Solicitação de senhas

Venda de livros e instrumentos do programa PALTEX

1.8 Usuários inscritos (mar. 10)

alunos de graduação : 2.985

alunos de pós-graduação : 1.059

docentes : 493

funcionários : 820

departamentos : 3

externos : 37

bibliotecas : 2

alunos de especialização : 87

estagiários : 298

residentes : 397

aposentados : 28

alunos de aprimoramento : 148

total : 6.357

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1.9 Horário de atendimento

- Março a junho e agosto à 1a quinzena de dezembro:

Segunda a sexta-feira - das 8h às 21h e sábado - das 9h às 13h

- 2a quinzena de dezembro a fevereiro:

Segunda a sexta-feira - das 8h às 18h

- Julho:

Segunda a sexta-feira – das 8h às 19h

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1.10 Estrutura administrativa e pessoal

1.10.1 Divisão Técnica de Biblioteca e Documentação


Diretora Técnica de Divisão

[email protected]


Técnica Superiora de Administração Universitária

Silene F. França de Toledo

Assessora Administrativa

1.10.2 STATI: Seção Técnica de Aquisição e Tratamento da Informação Sulamita Selma Colnago Clemente

Supervisora Técnica de Seção [email protected]

1.109.2.1 Bibliotecárias Rosemeire Aparecida Vicente

Selma Maria de Jesus

1.10.2.2 Pessoal de apoio

Diva A. L. Gasperini Rodrigues

Élida Daniele de Antonio

Márcia Regina de C. Gonçalves

Marcos César de Camargo

Tais de Almeida

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1.10.3 STRAUD: Seção Técnica de Referência, Atendimento ao Usuário e Documentação

Marluci Betini

Supervisora Técnica de Seção [email protected]

1.10.3.1 Bibliotecárias

Luciana Pizzani

Rosemary Cristina da Silva

1.10.3.2 Pessoal de apoio

Braz Titon

Joaquim Garcia Júnior*

Luzia de B. Belver Fernandes

Maria Luiza Deléu da Silva

Marlene Seraphim

Nivaldete Costa F. Cruz

Oswaldo Claro de Oliveira∗

Rosângela Aparecida Soares∗

* Servidores de outras áreas, prestando serviços na biblioteca, para suprir déficit

de pessoal.

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2 Objetivos

Os objetivos do Plano Anual de Trabalho da Biblioteca são:

a) estabelecer metas e propor ações que possibilitem atingí-las,

distribuir responsabilidades e estabelecer prazos para execução;

b) cientificar a comunidade envolvida sobre o planejamento anual

da biblioteca;

c) oferecer, aos usuários, por intermédio de suas sugestões e de seus

representantes, a oportunidade de participar no planejamento da

biblioteca;

d) oferecer, à equipe da biblioteca, um instrumento para a realização

do ADP, instituído pela Reitoria.

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3 Metas

3.1 Patrimônio

3.1.1 Objetivo

Atualizar o inventário de bens patrimoniais (móveis e equipamentos)

sob a responsabilidade da biblioteca

3.1.1 Justificativa

A biblioteca é uma instituição em constantes mudanças provocadas

por fatores internos, externos e demandas dos usuários, isso faz com

que os bens e equipamentos estejam sempre mudando de lugar

dentro da biblioteca e nem sempre o relatório é atualizado pelas

pessoas que fazem as mudanças

3.1.2 Ações

a) Solicitar à Administração Geral o recolhimento dos bens móveis

baixados e os colocados em disponibilidade;

b) solicitar à Administração Geral a divisão da sala do xerox para a

guarda dos equipamentos de suporte;

c) estabelecer a rotina diária de checagem dos micros dos usuários;

d) finalizar o mapa do parque de equipamentos da biblioteca para o

controle do remanejamento interno e externo dos equipamentos;

e) controlar, por meio de ordem de serviço, a saída e o retorno dos

equipamentos enviados para manutenção, ao Serviço Técnico de

Informática;

f) fazer a manutenção básica dos micros dos funcionários e de

usuários;

g) fazer lista de controle e implantar o serviço de controlo diário dos

microcomputadores de usuários

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3.1.4 Responsabilidade:

Diretoria: Aparecida Regina Denadai da Silva


STATI: Diva A. L. Gasperini Rodrigues

STRAUD: Marcos César de Camargo

3.1.5 Cronograma: março a novembro

3.2 Área de empréstimo 3.2.1 Objetivo

a) superar o défit de funcionários causado pela aposentadoria de duas

pessoas que atuavam na área;

b) implantar novas tecnologias e novos serviços.

3.2.2 Justificativas

a) oferecer novos serviços e facilidades aos nossos usuários;

b) diminuir custos e tempo de trabalho dos servidores da biblioteca.

3.2.3 Ações a) implantar a versão 18 do programa Aleph;

b) implantar o serviço de empréstimo unificado;

c) reorganizar o sistema de escalas de atendimento;

d) redistribuir tarefas;

f) fazer 5S.

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3.2.4 Responsabilidade STRAUD

Itens: a a d: Marluci Betini

Item f: Taís de Almeida

3.2.5 Cronograma: março a abril

3.3 EEB - empréstimo entre bibliotecas

3.3.1 Objetivos

a) propiciar, ao usuário, agilidade e facilidade na solicitação do

serviço;

b) diminuir prazos de atendimento ao usuário local;

c) orientar o usuário sobre como fazer a pesquisa para localizar a

obra desejada.

3.3.2 Justificativa Cada vez mais, os usuários estão tornando-se independentes em suas

pesquisas. A biblioteca busca com essa medida adaptar-se a essa

característica, atualizando-se para oferecer facilidades aos seus

usuários.

3.3.3 Ações a) elaborar um novo formulário de solicitação do serviço, mais

simples e “limpo”;

b) disponibilizar o formulário de solicitação do serviço na homepage

da biblioteca;

c) elaborar folder com instruções passo a passo de pesquisa aos

catálogos coletivos da UNESP, USP e UNICAMP.

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3.3.4 Responsabilidade

STRAUD: Maria Luiza Deléu da Silva

Rosângela Aparecida Soares

3.3.5 Cronograma: março a maio

3.4 Comutação bibliográfica

3.4.1 Objetivos

a) diminuir prazos de atendimento e de envio de artigos solicitados;

b) diminuir custos relacionados com impressão;

c) adotar procedimentos comprometidos com a sustentabilidade.

3.4.2 Justificativa

A biblioteca deve ser exemplo e motivar seus usuários a adquirir

hábitos mais éticos em relação ao ambiente.

Deve também contribuir para que o usuário possa utilizar

amplamente recursos como a homepage, correio eletrônico para

usufruir as facilidades, sobretudo, relacionadas ao tempo, que eles

podem propiciar.

3.4.3 Ações a) enviar, por e-mail, aos usuários, os artigos solicitados;

b) disponibilizar, na homepage, os formulários de solicitação do

serviço.

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STRAUD: Braz Titon

Marlene Seraphim

3.4.5 Cronograma: março a abril

3.5 Levantamento bibliográfico

3.5.1 Objetivo a) manter a qualidade do serviço e participar do processo re

distribuição serviços da biblioteca.

3.5.2 Justificativa A diminuição de servidores na biblioteca requer redistribuição das

tarefas desempenhadas pelos servidores aposentados para outras

pessoas, com um rearranjo que envolveu essa área.

3.5.3 Ações

a) reestruturação do serviço;

b) adequação do espaço físico;

c) estudo para domínio da novas interfaces das bases da dados para

pesquisa bibliográfica;

d) elaboração e disponibilização de manual sobre uso da bases de

dados na homepage da biblioteca.


itens a e b: Marluci Betini

itens c e d: Selma Maria de Jesus

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3.5.6 Cronograma

itens a, b e c: março

item d: agosto

3.6 Ponto de apoio FAPESP

3.6.1 Objetivo

a) orientar os usuários na utilização dos formulários e outras

ferramentas eletrônicas e “online” da FAPESP.

3.6.2 Justificativa

A Fapesp encontra-se num processo de “mudança”, no que diz

respeito ao suporte informacional. Atualmente as modalidades e

serviços oferecidos estão disponíveis em formato eletrônico.

A tendência é que o formato impresso seja extinto, pois a solicitação

on line facilita não só a forma de envio, mas o prazo para análise e o

seu armazenamento.

3.6.3 Ações

a) incluir nova servidora no atendimento;

b) estudo para domínio das novas ferramentas da FAPESP.

3.6.4 Responsabilidades

STRAUD: Marluci Betini

Maria Luiza Deléu da Silva



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3.7 Documentação

3.7.1 Objetivo

a) Ampliar e atualizar manuais disponíveis na homepage da biblioteca

relativos à orientação dos usuários.

3.7.2 Justificativa Os usuários já utilizam a homepage para se orientarem sobre

elaboração de documentos acadêmicos e científicos, no entanto,

algumas orientações disponíveis requerem melhorias e atualizações.

As ampliações visam otimizar a utilização da homepage da biblioteca.

3.7.3 Ações

Produzir e disponibilizar orientações na homepage:

a) ABNT 6023: referências;

b) abreviatura de periódicos;

c) referências conforme Vancouver;

d) ABNT 2028: elaboração de resumos;

e) ABNT 10520: citações no texto;

f) como elaborar um memorial;

g) como escrever um artigo científico;

h) como montar um pôster

i) ABNT 14724: manual para elaboração de trabalhos científicos.

3.7.4 Repsonsabilidade STRAUD: Luciana Pizzani


Taís de Alemida

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3.7.5 Cronograma

Item a: março;

Itens b e c: abril;

Itens: d e e: maio;

Item f: junho;

Item g: agosto;

Item h: setembro;

Item i: outubro;

Item j: novembro.

3.8 Preservação do acervo

3.8.1 Objetivo a) sensibilizar os usuários da biblioteca sobre a importância do

manuseio adequado do material bibliográfico como estratégia para

obtenção de maior durabilidade do material e melhor atendimento

ao usuário.

3.8.2 Justificativa

Preocupada com questões relativas à preservação de acervos, a Profa.

Dra. Denise Rangel da Silva Sartori, representante docente do IBB na

Comissão de Biblioteca, submeteu e obteve aprovação, da PROEX,

para o desenvolvimento de um projeto de educação de usuário sobre

o tema. O material utilizado para a confecção de material

bibliográfico é cada vez mais frágil, visando à diminuição dos custos.

Os fascículos que costumavam ser costurados, hoje são colados e as

capas duras impermeáveis foram substituídas por papel de

gramatura menor e mais poroso. Portanto, os papéis são menos

resistentes e mais susceptíveis aos efeitos físicos, químicos e

ambientais. O manuseio adequado contribui para a durabilidade do

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material bibliográfico, especialmente os livros didáticos, já que são

bastante requisitados pelos alunos dos diferentes cursos de graduação

e podem ficar sob sua responsabilidade por vários dias. Nos últimos

anos, cresceu o número de exemplares de livros danificados

decorrentes, muitas vezes, da falta de cuidado do usuário.

3.8.3 Ações

a) identificar material bibliográfico danificado decorrente do uso

inadequado do usuário;

b) elaborar e distribuir aos usuários material educativo e informativo

(folders e marcador de pagina) com orientação sobre a melhor forma

de preservação do material bibliográfico;

c) fazer exposição de material bibliográfico danificado no Mezzanino

da Biblioteca, por um período de 21 dias.


Diretoria: Aparecida Regina Denadai da Silva


STATI: Sulamita Selma Clemente Colnago




STRAUD: Diva A. L. Gasperini Rodrigues

Luzia Belver Fernandes



Taís de Almeida

3.8.5 Cronograma

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item a: abril;

item b: maio e junho;

item c: 23 de outubro a 13 de novembro.

3.9 Tratamento da informação 3.9.1 Objetivos

a) adequar processos e fluxos, para acrescentar às atividades já

desenvolvidas entre os funcionários restantes na seção, as atividades

desenvolvidas por duas servidoras que aposentaram;

b) implantar novas ferramentas disponíveis no Aleph.

3.9.2 Justificativa

Assim como aconteceu na outra seção da biblioteca, duas servidoras

da seção aposentaram e não haverá reposição, portanto é

imprescindível implantar novos recursos que facilitem e agilizem os

processos, rever os fluxos para que a seção consiga manter a

qualidade dos serviços e implantar melhorias mesmo com menor

números de servidores.

3.9.3 Ações

a) implantar o módulo de periódicos do programa Aleph;

b) reestruturar o fluxo das atividades dos periódicos;

c) finalizar o desdobramento de itens de periódicos (se a atualização

do CCN for gerada pelo item);

d) adequar a descrição da coleção de periódicos de acordo com novo

padrão do CCN (se a atualização do CCN for gerada pelo campo

947);

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e) implementar a “Coleção Selecionada” e “Coleção Especial”;

f) definir e implantar procedimentos para a coleção da Zootecnia,

armazenada na biblioteca do Lageado;

g) definir e implantar e procedimentos para a coleção armazenada

na biblioteca do CSE;

h) assumir o serviço de catalogação na fonte;

i) redistribuir tarefas devido à aposentadoria de 2 funcionários da

seção;

j) atualizar o Manual de Serviço da STATI.


STATI: Sulamita Selma Colnago Clemente

Rosemeire Aparecida Vicente




3.10 Ambiente externo

3.10..1 Objetivo a) melhorar a área externa da biblioteca, em especial, jardins.

3.10.2 Justificativa

O atual Presidente do GAC preocupa-se com a qualidade dos espaços

físicos que devem ser seguros, organizados e limpos motivando

atitudes de respeito e atenção às áreas públicas.

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3.10.3 Ações a) trabalhar em conjunto com a AG para reforma do jardim da

biblioteca;

b) solicitar, à AG, a inclusão ao contrato da empresa limpadora, a

limpeza das áreas externas da biblioteca: calçadas e rampa.


Diretoria: Enilze de Souza Nogueira Volpato

Aparecida Regina Denadai da Silva 3.10.5 Cronograma

item a: abril a junho

item b: março

3.11 Comunicação e divulgação

3.11.1Objetivos

a) definir a política de comunicação da Divisão Técnica de Biblioteca

e Documentação, Unesp, Campus de Botucatu, Rubião Júnior visando

à orientação dos servidores, no uso de diferentes recursos ou mídias

de comunicação com o público interno e externo;

b) incluir o uso de novas tecnologias e ferramentas de comunicação

na biblioteca;

c) ampliar o alcance da comunicação organizacional da biblioteca,

incluindo a sociedade por meio das redes sociais.

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Durante o ano de 2009, oito servidores da biblioteca, sendo três

bibliotecárias e cinco assistentes de documentação, informação e

pesquisa, participaram do curso Gestão & Inovação de Bibliotecas e

Sistemas de Informação Acadêmicos, promovido pela Coordenadoria

Geral de Bibliotecas da Unesp (CGB) e ministrado pela Federação

Brasileira de Associações de Bibliotecários, Cientistas da Informação e

Instituições (FEBAB). O curso propiciou uma boa atualização e

apresentou temas como educação do usuário, competências dos

funcionários, gestão do conhecimento, comunicação organizacional,

redes sociais e WEB 2.0, entre outros. Como resultado esses

participantes obtiveram um aprendizado importante sobre

comunicação organizacional que deve ser aplicado na biblioteca,

melhorando o serviço que prestamos à própria instituição, aos

usuários e à sociedade.

3.11.3 Ações

a) produzir, disponibilizar ou publicar um documento orientador da

comunicação no âmbito da biblioteca que deverá ser conhecido por

todos os servidores da biblioteca e, em especial, aqueles diretamente

envolvidos com o processo de comunicação da biblioteca;

b) instalar e alimentar painel eletrônico de divulgação a ser enviado

pela Reitoria;

c) publicar o Jornalibris;

d) participar de redes sociais de acordo com a política estabelecida.

e) incluir links para o Lattes das bibliotecárias conforme orientação

da CGB;

f) disponibilizar publicações dos servidores da biblioteca na homepage

institucional.

27


Diretoria: Enilze de Souza Nogueira Volpato


STATI: Sulamita Selma Clemente Colnago

STRAUD: Luzia de B. Belver Fernandes

Marlene Seraphim



Taís Almeida

3.12 Prédio da biblioteca

3.12.1 Objetivo

Oferecer todas as condições necessárias para a consecução do projeto

de construção do prédio, já garantido pela ação do GAC.


O Presidente do GAC tem dedicado esforços para a construção do

prédio da biblioteca, inserido no plano de construções da Reitoria

para o ano de 2011, de modo que compete à Diretoria da biblioteca

empenhar-se nesse objetivo almejado há anos pelos usuários e

comunidade.

3.12.3 Ações

a) acompanhar a APLO sobre o andamento do projeto do prédio da

biblioteca

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b) cooperar com os arquitetos na adaptação do projeto do prédio

contíguo à biblioteca, já existente, e do projeto de reforma do prédio

atual.

3.12.4 Responsabilidade Diretoria – parceria com APLO - apoio do GAC.

3.12.5 Cronograma: fevereiro a novembro

4 Recursos

O plano será desenvolvido pela equipe da biblioteca, de acordo com as

responsabilidades indicadas, não requerem dotação especial. A meta

Preservação de acervo (item 3.8) receberá financiamento da PROEX

e é a única que contará com a participação de externos sendo a

Professora Doutora Denise Rangel da Silva Sartori e de um aluno

bolsista.

5 Avaliação

Durante o desenvolvimento do plano, as propostas serão avaliadas e

poderão ocorrer mudanças visando à adequação às necessidades

identificadas. A biblioteca poderá comprometer-se com novas metas,

consideradas desejáveis, mesmo que não estejam previstas no plano

deste ano.

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