PARA EMPRESAS DE DENÚNCIAS CANAL GUIA DE
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GUIA DE CANAL DE DENÚNCIAS PARA EMPRESAS AS MELHORES PRÁTICAS DE CANAL DE DENÚNCIAS OUVIDOR DIGITAL
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GUIA DE CANAL DE DENÚNCIASPARA EMPRESAS
AS MELHORES PRÁTICAS DE CANAL DE DENÚNCIAS
OUVIDOR DIGITAL
INTRODUÇÃO
O que é um Canal de Denúncias?
Como implementar um Canal de Denúncias em sua
empresa?
Como divulgar o Canal de Denúncias?
Legislações aplicáveis a Canal de Denúncias
5 pilares da Gestão de Denúncias.
Criamos este Guia de Canal de Denúncias para empresas com
o intuito de comparti lhar as melhores práticas de canais de
denúncias.
Neste e-book você irá aprender:
Fique Conosco.
SUMÁRIO
Capa
Int rodução
O que é um Canal de Denúncias?
6 Benef íc ios de um Canal de Denúncias
Como Implementar um Canal de Denúncias?
Como divu lgar um canal de Denúncias?
Legis lações apl icáve is à Canal de Denúncias
5 p i lares de Gestão de Denúncias
Conclusão
1 .
2.
3 .
4.
5 .
6 .
7 .
8 .
9 .
O Guia de Canal de Denúncias foi criado pelos colaboradores
do Ouvidor Digital.
Quem é o Ouvidor Digital?
Somos dedicados à canais de denúncia e, por isso, nossa
solução foi desenvolvida com base nas melhores práticas de
mercado.
Nossos consultores são especializados em Compliance e
Governança, com atuação nas maiores empresas do Brasil .
A solução, o Ouvidor Digital, permite a geração de análises
das denúncias para suporte na tomada de decisão
estratégica.
Através da nossa experiência, capacitamos nossos clientes
para tomarem ações efetivas diante das denúncias .
Saiba mais em: ouvidordigital.com.br
O QUE É UM CANAL DE
DENÚNCIAS
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Você sabe o que é um Canal de
Denúncias?
É um canal de comunicação para detectar fraudes, condutas
antiéticas e demais irregularidades.
Existem diversos meios de contato, mas os principais são o e-
mail , l inha telefônica e l ink no site.
A principal finalidade é incentivar colaboradores, cl ientes e
fornecedores a comparti lharem informações que estejam em
desacordo com as leis e normas éticas da empresa.
6 BENEFÍCIOS DE UM
CANAL DE DENÚNCIAS
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6 Benefícios de um Canal de Denúncias
1 - Estar em conformidade com a Lei Anticorrupção e
Reduzir eventuais sanções impostas
A legislação leva em consideração as empresas que possuem
um Sistema de Compliance Efetivo, podendo reduzir e servir
como atenuante de aplicação de sanções.
O artigo 18 do Decreto Federal nº 8.420/2015 elencou o
Programa de Compliance e Integridade como um dos fatores
atenuantes que incidem sobre o cálculo da multa, podendo
reduzi-la em até 4%.
2 - Instrumento eficiente na prevenção, identificação e
combate a fraudes, irregularidades, práticas antiéticas e
condutas inadequadas
Mais de 50% dos casos de fraudes nas empresas são
descobertos através de canais de denúncias, conforme o
Report of the Nations 2019.
A lei Anticorrupção dispõe que até quando os atos forem
cometidos por funcionários, a empresa tem responsabil idade.
Nesse cenário, é imprescindível reavaliar o comportamento dos
colaboradores e parceiros
3 - Prevenir e Reduzir os Casos de Assédio dentro do
ambiente coorporativo
Atualmente, segundo pesquisa do vagas.com, 52% dos
brasileiros já passou por alguma situação de assédio moral ou
sexual.
Este cenário é ideal para que ocorram passivos trabalhistas,
podendo representar uma condenação por danos morais e
materiais e prejudicando a imagem da empresa perante o
mercado e a sociedade.
Neste contexto, o Canal de Denúncias é o mecanismo principal
para prevenção e redução dos casos de assédio no ambiente
corporativo.
4- Blindagem da reputação da empresa
Os consumidores estão cada vez mais preocupados com a
ética das instituições. A Internet e as redes sociais expõe cada
vez mais as empresas. Portanto, implementar um Canal de
Denúncias pode prevenir eventuais danos à reputação das
empresas.
5 - Melhoria do clima organizacional e consequentemente
maior produtividade dos colaboradores
Uma empresa que segue os preceitos éticos passa mais
segurança aos seus colaboradores, pois têm a garantia que os
seus direitos serão respeitados.
Consequentemente, traz mais satisfação para os funcionários
fazendo-os produzir mais e melhor.
6- Poder negociar com os entes governamentais e
participar de licitações
Com a criação da Lei Anticorrupção veio à obrigatoriedade de
ter um Programa de Compliance Efetivo para poder negociar
com os entes governamentais.
Neste contexto, é condição para a participação de l icitações
nos Estados do Rio de Janeiro, Distrito Federal, Amazonas e
Rio Grande do Sul, com tendência de ambragência para outros
estados.
A lei Anticorrupção dispõe que até quando os atos forem
cometidos por funcionários, a empresa tem responsabil idade.
Nesse cenário, é imprescindível reavaliar o comportamento dos
colaboradores e parceiros
COMO IMPLEMENTAR
UM CANAL DE
DENÚNCIAS
3
Como Implementar um Canal de Denúncias ?
O Canal de denúncias é um dos principais pilares de um
Programa efetivo de Compliance.
Segundo The Association of Certif ied Fraud Examiners - ACFE,
a maior organização antifraude do mundo - os prejuízos com
atos fraudulentos são estimados em torno de U$ 6,3 bilhões
anuais, representando cerca de 5% das receitas das empresas.
O Canal de Denúncias se apresenta como a principal
ferramenta para detectar irregularidades, tendo colaborado
com a detecção de 50% dos casos de fraudes em
organizações .
No entanto, algumas empresas não sabem como implementar
um Canal de Denúncias.
.
1 - Código de Conduta
O Código de Conduta é a Carta Magna do Programa de
Compliance.
O Código de conduta deve refletir os riscos aos quais a
empresa está exposta e é fundamental que o canal de
denúncias seja um reflexo fiel dos preceitos identificados no
código de conduta.
Nele, são incluídos os valores da empresa, as diretrizes éticas
e mecanismos de resolução de confl ito. Seu objetivo é guiar os
colaboradores, fornecedores e clientes sobre quais os
comportamentos são aceitos na empresa ou não.
2 - Divulgação do Canal
É primordial que a alta l iderança esteja comprometida em
divulgar o canal de denúncias e o código de conduta.
Sem a ampla divulgação, o canal não irá atingir os resultados.
Sugerimos que sejam feitas reuniões e treinamentos para que
todos os colaboradores saibam que podem denunciar as
irregularidades tendo seu anonimato resguardado.
O canal também deverá ser divulgado através do site
institucional, grupos de whatsapp, comunicados internos
periodicos, campanhas e cartazes em locais de grande fluxo
de funcionários e também de pequeno fluxo como banheiros.
3- Anonimato de denunciante
Para a garantia do pilar essencial do canal de denúncias que
é o anonimato do denunciante, é fundamental que o mesmo
seja operado por uma empresa independente.
É importante que a ferramenta do canal de denúncias possa
ser uti l izada não só para o recebimento das informações, mas
também para todo o processo de gestão dos relatos
recebidos.
É fundamental que a ferramenta de canal de denúncias
permita que todas as informações relacionadas à denúncia
(íntegra do relato, plano de investigação e deliberações em
relação às medidas disciplinares) sejam armazenadas e
organizadas dentro do próprio sistema, garantindo assim a
segurança das informações bem como a otimização no
processo.
4- Investigações Internas
Recomenda-se a elaboração de um plano de investigação
incluindo as atividades que serão desenvolvidas, bem como os
responsáveis, data de finalização e evidências esperadas para
o cumprimento de cada uma delas.
Após a realização de uma denúncia, a empresa deverá
investigar os indicíos de comportamentos antiéticos noticiados
e tomar as atitudes necessárias.
5- Aplicação de Medidas Disciplinares
Medidas disciplinares devem ser aplicadas nos casos que,
comprovadamente, agiram de forma a infringir o Código de
Ética e Conduta ou normas internas e as legislações
aplicáveis.
A empresa poderá optar pela aplicação de uma ou mais as
medidas disciplinares, conforme a gravidade do fato apurado.
As medidas disciplinares são definidas por cada empresa, com
base na sua estrutura de gestão e governança.
6- Mensurar o resultado
Por último, é fundamental que o sistema de canal de denúncias
conte com indicadores e dashboards atualizados em tempo
real.
Tais informações são necessárias para aferir a usabil idade do
canal de denúncias, auxil iando a monitorar se o canal está
sendo uti l izando da forma pela qual foi planejado.
Os dados traduzidos em indicadores, direciona de forma bem
objetiva os esforços a serem desempenhados pela área de
compliance para a redução e mitigação dos riscos.
COMO DIVULGAR O
CANAL DE DENÚNCIAS
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Como divulgar o Canal de Denúncias?
O Canal de denúncias é um mecanismo capaz de identificar
fraudes, atos de corrupção e melhorar o ambiente de trabalho
da empresa trazendo ética e transparência, contudo sem a sua
ampla divulgação, o mesmo não é eficaz.
Da mesma forma, a Regulamentação brasileira de Programas
de Compliance estabelece que a existência de canais de
denúncia disponíveis para funcionários e terceiros é um dos
elementos que vão ser levados em consideração quando as
autoridades avaliarem o programa de compliance da empresa.
Portanto, uma vez que o Canal de Denúncias estiver
funcionando, o mesmo deve ser amplamente divulgado a todo
o público de relacionamento da empresa, sejam funcionários,
cl ientes, fornecedores, parceiro, comunidade, etc.
.
Primeiramente, um processo de comunicação assertivo e
transparente fortalece as relações entre a empresa e os
colaboradores, fornecedores, cl ientes e demais stakeholders.
Neste contexto, é preciso incentivar os funcionários e terceiros
para que seja uti l ize o canal.
De acordo com o público que for uti l izar o canal de denúncias,
a instituição deve considerar uma forma diferente de
divulgação.
Existem 3 pilares fundamentais na divulgação de um Canal
de Denúncias
1- Todos os colaboradores, fornecedores e
comunidade devem conhecer o Canal de Denúncias e saibam
onde encontrar ( site, telefone, etc)
2 - Todos saibam qual é o objetivo do Canal de Denúncias,
não é pra fazer sugestões, reclamações e quais os tipos de
denúncias.
3 - O Canal de denúncias deve assegurar o anominato dos
denunciantes de boa-fé.
AS MELHORES PRÁTICAS DE DIVULGAÇÃO DE CANAL DE
INTEGRIDADE
M O D E L O D E C A R T A Z P A R A C A M P A N H A A N T I - A S S É D I O
Vale lembrar que a divulgação deverá ser constante.
Um erro muito comum entre as empresas é que o canal de
denúncias seja só divulgado na época de lançamento.
É necessário criar uma rede de comunicação para que as
informações sobre o Canal sejam divulgadas periodicamente,
usando não somente os veículos internos da organização, mas
também por meio das l ideranças, durante as reuniões com suas
equipes.
LEGISLAÇÕES
APLICÁVEIS À CANAL
DE DENÚNCIAS
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O que a Lei Anticorrupção determina?
A Lei nº 12.846/2013, também chamada de Lei Anticorrupção,
prevê a responsabil ização objetiva, independente da
comprovação de culpa, no âmbito civi l e administrativo, no
caso de empresas que cometam atos de corrupção.
O ordenamento determina multas rigídas de até a 20% do
faturamento bruto anual da empresa, ou até 60 milhões de
reais, quando não for possível calcular o faturamento bruto e
publicação da condenação nos meios de comunicação.
No que se refere à aplicação de penalidades, a Lei leva em
consideração na hora da aplicação das sanções e para dosar
o valor da multa:
“a existência de mecanismos e procedimentos internos de
integridade, auditoria e incentivo à denúncia de
irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de
conduta no âmbito da pessoa jurídica.”
Isto significa que ter um Programa de Compliance Efetivo e um
Canal de Denúncias externo pode reduzir de 1% a 4% no caso
de condenação de multa, segundo o Decreto 8420/2015.
Um dos critérios para a avaliação dos programas de
integridade é a existência de:“canais de denúncia de
irregularidades, abertos e amplamente divulgados a
funcionários e terceiros, e de mecanismos destinados à
proteção de denunciantes de boa-fé“.
O que a Cartilha da CGU determina?
A Carti lha da CGU tem como o objetivo nortear as empresas
privadas no que tange aos seus programas de integridade.
A Cartilha afirma que é necessário que existam:
Diferentes Canais
Acessibil idade
Anonimato
Transparência
Código de Ética e Conduta
Comunicação ou Treinamento
Monitoramento
Em quais Estados é obrigatório?
No R io de Jane i ro , p ione i ro nessa i n i c ia t i va , a Le i en t rou em
v igo r em 17 de ou tub ro de 20 17 e eng loba todos os con t ra tos
com va lo res ac ima de R$ 1 .500 .000 ,00 (um m i l hão e qu inhen tos
m i l rea i s ) pa ra ob ras e se r v i ços de engenhar ia e R$ 650 .000 ,00
( se i scen tos e c inquenta m i l rea i s ) pa ra compras e se r v i ços .
A r t .4 º O P rog rama de I n teg r idade se rá ava l iado , quanto a sua
ex i s tênc ia e ap l i cação , de aco rdo com os segu in tes
parâmet ros : X – cana i s de denúnc ia de i r regu la r idades , abe r tos
e amp lamente d i vu lgados a func ioná r io s e te rce i ros , e de
mecan i smos des t i nados à p ro teção de denunc ian tes de boa- fé ;
Estados com Projeto de Lei em Regulamentação
Nos Estados que existe Projetos de Lei, de forma geral,
deverão obrigar às empresas a implementarem um canal de
denúncias para firmar contratos com a administração pública.
Art. 24. Os parâmetros de avaliação de mecanismos e
procedimentos previstos no artigo 7º , inciso VII I , da Lei Federal
nº 12.846, de 2013, serão, no que couber, aqueles
estabelecidos no regulamento do Poder Executivo Federal a
que alude o parágrafo único do mencionado artigo.Parágrafo
único.
Até a publicação, pelo Poder Executivo Federal, do
regulamento a que se refere o “caput” deste artigo,
considerar-se-á, única e exclusivamente, no âmbito da pessoa
jurídica, a existência de mecanismos e procedimentos
consistentes de integridade e monitoramento, a efetividade
dos sistemas de controle interno, a uti l ização de códigos ética
e conduta para funcionários e colaboradores, a existência de
sistemas de recebimento e apuração de denúncias que
assegurem o anonimato, a adoção de medidas de
transparência na relação com o setor público e a realização
periódica de treinamentos com o intuito de promover a polít ica
interna de integridade.
Em quais municípios temos a Regulamentação definida?
Nos municípios, a presença de um canal de irregularidades
torna-se um atenuante para os casos de corrupção nas
empresas.
Em Belo Horizonte, por exemplo, existe uma redução de multa
no caso da implementação de Programa de Integridade.
Art. 36 – Na dosimetria da multa, serão considerados os
seguintes aspectos:
XII – a comprovação pela pessoa jurídica da existência ou da
implementação de programa de integridade.
5 PILARES DA
GESTÃO DE DENÚNCIAS
6
5 pilares da Gestão de Denúncias
A Gestão de Canal de Denúncias é um conjunto de ações que
visam o alcance do sucesso do canal.
Após o recebimento da denúncia, é fundamental que a mesma
seja desdobrada internamente.
Neste sentido, identificamos 5 pilares básicos para a
investigação e tratamento de denúncias
.
1 - Análise do Relato
Nesse momento é necessário fazer as seguintes perguntas:
– É possível trabalhar com os dados registrados?
– Este relato realmente é uma denúncia?
Em primeiro lugar, é necessário verificar a possibil idade de
trabalhar com os dados registrados.
Caso verificado que o relato é realmente uma denúncia é
iniciado o processo da investigação.
2 – Plano de Investigação
Após o recebimento da denúncia, o responsável por apurá-la
deverá elaborar um plano de investigação, incluindo o passo a
passo que será realizado, bem como as pessoas que serão
envolvidas para ajudá-lo.
O plano de ação é mutável e deve ser sempre revisitado, pois
fatos e evidências novos surgem a todo o momento alterando o
rumo da investigação.
3– Investigação
Este passo tem como objetivo responder as questões
fundamentais para identificar:
Os autores (Quem fez) (o Quê)
Ação denunciada
Qual é ou são vít imas (a Quem)
Testemunhado por (na presença de Quem)
Ocorrido no local ou locais e (Onde)
Consubstanciados nas ações (Como)
Porque razão o fez ou fizeram (Porquê)
O objetivo da investigação é que ela seja realizada de forma
imparcial para que nenhuma parte de seja afetada por nenhum
tipo de envolvimento e contaminação dos dados e apuração.
4 - Relatório
Após a finalização do processo de investigação, recomenda-se
organizar as informações relativas à denúncia em um relatório
de investigação.
Esse relatório deverá abranger, de forma sucinta, o conteúdo
da denúncia, informações históricas sobre o objeto
denunciado, as principais ações adotadas durante a
investigação, as pessoas entrevistadas, os resultados das
apurações e apresentar os resultados baseados em indícios,
além da conclusão final sobre o caso.
5 – Encerramento da denúncias
Tem como objetivo:
Registro procedente ou improcedente
Adoção de medidas disciplinares e definição de ações afim de
evitar a reincidência.
S e v o c ê e s t á l e n d o i s t o , s i g n i f i c a q u e c h e g o u a t é o f i n a l
d e s t e m a t e r i a l . N ã o f o i f á c i l .
V á r i o s c o n c e i t o s f o r a m a s s i m i l a d o s a t é a q u i .
M a s t e m o s c e r t e z a q u e t e n d o a g o r a e m m ã o s e s t e G u i a ,
v o c ê t e r á c o n d i ç õ e s d e a p l i c a r a s m e l h o r e s p r á t i c a s d e
C a n a l d e D e n ú n c i a s p a r a s u a e m p r e s a .
E s p e r a m o s q u e v o c ê a l c a n c e r e s u l t a d o s i n c r í v e i s c o m o
q u e v o c ê a p r e n d e u c o n o s c o . 😉
CONCLUSÃO
V O C Ê S E I N T E R E S S O U P E L O C O N T E Ú D O ,M A S Q U E R I R A L É M ?
E N T R E E M C O N T A T O G R A T U I T A M E N T E
C O M U M D O S N O S S O S C O N S U L T O R E S
O U C O N H E Ç A O O U V I D O R D I G I T A L
A T R A V É S D O S I T E .
T E L E F O N E : 0 8 0 0 8 7 8 5 0 1 6
S I T E : O U V I D O R D I G I T A L . C O M . B R
