ORGANIZAÇÃO, AUTOMAÇÃO (GED) E DIGITALIZAÇÃO

Ana Luiza Chavesanaluiza_562@yahoo.com.br

85 9995.1339

ORGANIZAÇÃOORGANIZAÇÃO

ORGANIZAÇÃO: DO CAOS AO ACESSO

Desorganização

Documentos digitais preservados e compartilhados

Documentos físicos organizados

• Disponibilizar a informação para a tomada de

decisão;

• Atender às demandas fiscais e legais;

• Preservar a memória da empresa;

• Atender às demandas sociais.

POR QUE ORGANIZAR?

COMO CONHECER UM DOCUMENTO DE ARQUIVO?

Objetividade

Inter-relação

Unicidade

Caráter seriado

Autenticidade

Integridade

QUAL O CONTEXTO IDEAL DE ORGANIZAÇÃO?

Acessibilidade

Agilidade

Flexibilidade

Confiabilidade

QUAIS PRINCÍPIOS SEGUIR?

Proveniência = os documentos de uma mesma procedência não devem misturar-se com os de outra procedência;Ordem original = Os documentos são produzidos com base em um procedimento, pelo qual inatamente uns se vão colocando após os outros;Descrição coletiva = Princípio de descrever corpos documentais coletivamente em vez de fazê-lo individualmente.

Princípios da Arquivística

QUAL O VALOR DOS DOCUMENTOS?

AdministrativoFiscal e Legal Histórico e

Científico

QUAL O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS?

NASCIMENTO

REGISTRO

START

DESENVOLV.

TRAMITAÇÃO

ON

REPOUSO

ARQUIVO

STAND BY MORTE

EXPURGO

OFF

PERMANÊNCIA

ARQUIVO GERAL

PERMANENTLY

corrente inter.

permanente

• Apóiam a consecução das atividades-fim de uma instituição. Caráter instrumental e acessório.

ORGANIZAÇÃO: POR ONDE INICIAR?

Atividades meio e fim

FF

MM

Dossiês, Séries e Itens Documentais

Constituem o arquivo da instituição e compõem a Tabela de Temporalidade Documental – TTD.

• Resultantes da finalidade de uma instituição. Caráter substantivo para o seu funcionamento.

ORGANIZAÇÃO: ADVERTÊNCIAS NECESSÁRIAS

• Entender o contexto documental antes de qualquer coisa;• Preservar o fundo arquivístico;• Atentar para a suposta organização que há dentro da desorganização;• Não desprezar informações constantes na situação originalmente encontrada;• Acreditar que documento classificado de forma errada dificilmente será localizado.

PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO

LEVANTAMENTO CLASSIFICAÇÃO SELEÇÃO

ELIMINAÇÃOORDENAMENTOINDEXAÇÃO

DIGITALIZAÇÃO

LEVANTAMENTO

• Permite a visão do todo;

• Evita surpresas;

• Viabiliza a padronização;

• Facilita a organização;

• Possibilita a pesquisa.

PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO

CLASSIFICAÇÃO

• Reúne documentos por

semelhança;

• Sistematiza a organização;

• Agiliza a composição do

plano de arquivo;

• Possibilita a pesquisa.

PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO

SELEÇÃO

• Separa o “joio do trigo”:

guarda temporária, guarda

permanente ou eliminação;

• Antecede a eliminação;

• Aponta o foco de trabalho;

• Possibilita a pesquisa.

PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO

ELIMINAÇÃO

• Fundamenta-se na Tabela de

Temporalidade;

• Regula o fluxo documental do

arquivo;

• Deve ser registrada,

autorizada e divulgada.

PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO

ORDENAMENTO

• Estabelece critério de ordem

(alfabética, numérica ou

cronológica);

• Corresponde ao início da

Indexação;

• Disposição na pasta/caixa

• Facilita a pesquisa.

PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO

INDEXAÇÃO

PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO

• Estabelece índices de busca;

• Permite busca mais precisa;

• Representa o elo entre o

documento físico e os registros

no sistema;

• Facilita a pesquisa.

ORGANIZAÇÃO, A ÚNICA SAÍDA PARA O SUCESSO!

Ana Luiza Chavesanaluiza_562@yahoo.com.br

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