PADRONIZAÇÃO DAS DESCRIÇÕES DE MATERIAIS (PDM)
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III Congresso Consad de Gestão Pública PADRONIZAÇÃO DAS DESCRIÇÕES DE MATERIAIS (PDM) Aristides Julio da Silva Gomes
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III Congresso Consad de Gestão Pública
PADRONIZAÇÃO DAS DESCRIÇÕES DE MATERIAIS (PDM)
Aristides Julio da Silva Gomes
Painel 08/031 Experiências inovadoras em gestão de suprimentos
PADRONIZAÇÃO DAS DESCRIÇÕES DE MATERIAIS (PDM)
Aristides Julio da Silva Gomes
RESUMO Durante anos, as Unidades operacionais da administração pública do Estado da Bahia enfrentaram vários problemas que, em última análise, eram provenientes de um Catálogo de Materiais com especificações inadequadas e sem critérios de padronização. Conseqüentemente, passou a ser frequente a ocorrência de vários problemas repetitivos, não somente para as diversas comissões de licitações existentes no Estado, para os mais de trezentos almoxarifados que recebem e conferem os materiais adquiridos, mas, também, para o órgão central que se via diante de fatos repetitivos e de procedimentos que, em realidade, não resolviam os problemas na fonte. A análise das causas das dificuldades e dos problemas enfrentados pela administração levou à necessidade de se implantar novos procedimentos, em busca da melhoria da qualidade dos serviços prestados às unidades gestoras e à sociedade. Na área de compras, verificou-se que grande parte dos problemas resultava da dificuldade em se traduzir as necessidades das unidades para o mercado fornecedor, devido à falta de qualidade das especificações dos itens. Um catálogo de materiais problemático e que não garante a qualidade da compra, nasce e se desenvolve pela falta de padrões que obriguem o registro dos atributos imprescindíveis para a caracterização de cada tipo de material. Em contraposição a esse cenário, um catálogo padronizado pode garantir maior qualidade, agilidade e precisão no processo de suprimento de materiais, resultando em eficiência e eficácia. Com a estratégia de melhoria do gasto público, do atual governo, tornou-se necessário implementar medidas que resolvessem as causas primárias dos problemas, visto que continuar operando em um círculo vicioso era uma evidente situação de aumento de custos desnecessários. Seria, portanto, improdutivo pensar em melhorias processando materiais com descrições erradas, incompletas, confusas ou duplicadas. Como conseqüência, foi elaborado o Projeto PDM (Padronização das Descrições de Materiais) que, ao longo dos próximos 12 meses, tem por principais objetivos reduzir o tempo e os custos dos processos de compras, reduzir compras erradas e devoluções de materiais, bem como alinhar a comunicação entre os órgãos do Estado e os fornecedores. Entende-se por PDM, no Projeto, o documento impresso ou eletrônico que contem os atributos necessários e indispensáveis para se descrever, satisfatoriamente, determinados materiais, agrupados segundo o seu nome básico e modificador. Por nome básico entende-se a nomenclatura mais elementar de um material e que o individualiza, de forma clara e objetiva, sem restar dúvidas. Por nome modificador entende-se a complementação do nome básico, destinada a estabelecer uma diferenciação entre itens de materiais de mesmo nome básico. O método de análise que deu sustentação para a elaboração do Projeto foi a metodologia de gestão por processos, especificamente, para se identificar os processos críticos dentro do macroprocesso logístico de materiais do Estado. Com isso, identificou-se que o Catálogo de Materiais não se
relaciona apenas com o processo de compras, mas é um fator crítico para outros processos, sendo que a falta de padronização das especificações dos materiais interferem, diretamente, na qualidade daqueles processos, ao longo da cadeia, como segue: gera duplicidade/multiplicidade de um mesmo item com códigos diferentes; dificulta as consultas dos usuários no sistema informatizado; aumenta o tempo de processamento das compras; gera compras erradas e devoluções a fornecedores; gera, no mercado fornecedor, falta de entendimento do objeto da licitação, provocando impugnações; gera itens com descrições genéricas, impossibilitando sua identificação; cria problemas de relacionamento entre governo e fornecedores pela falta de informações precisas sobre os materiais requeridos; cria problemas para os usuários quando do recebimento, conferência e inspeção dos materiais. Como metodologia para a elaboração do Projeto, analisou-se todas as etapas do processo logístico de materiais, suas distorções, limitações, as principais causas dos problemas, as potencialidades do atual sistema informatizado e as capacidades das partes interessadas. De imediato, concluiu-se ser absolutamente indispensável o treinamento de todo o pessoal do Estado, diretamente, envolvido na composição das descrições de materiais e na inspeção do recebimento dos produtos, pois não seria possível garantir a melhoria dos processos sem a verificação da conformidade dos materiais recebidos. Nesse sentido, o programa do Curso não somente incluiu o conhecimento técnico dos materiais básicos na cadeia de suprimentos, mas, também, o conhecimento técnico da realização das inspeções por amostragem e a aquisição de competências pessoais não somente para executar o Projeto, mas, também, para se trabalhar com catalogação de materiais. Em complementação, ficou evidente a necessidade de considerar o Catálogo de Materiais não apenas como uma ferramenta auxiliar para as unidades gestoras do Estado adquirirem materiais no mercado, mas como um processo com variados relacionamentos com outros processos e com forte demanda de gestão. Tal mudança de postura veio ao encontro da própria missão da Secretaria de Administração, qual seja a de “Prover a administração estadual de soluções integradas e otimizadas em gestão pública, contribuindo para a excelência na prestação de serviços à sociedade”. Neste contexto, verificou-se ser indispensável inserir no escopo do Projeto uma reavaliação total dos critérios de identificação, classificação, atribuição de unidades de medidas e procedimentos para a avaliação e a substituição de materiais que causam grande impacto no meio ambiente, durante sua utilização e descarte. O estimento no Projeto PDM mostrou-se muito pequeno, em termos financeiros, e representará apenas uma fração da economia que seus resultados poderão proporcionar e o seu retorno será imediato. Em verdade, o Projeto demanda muita vontade, determinação e apoio da alta administração.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO........................................................................................................... 04
1 SITUAÇÃO ATUAL DO CATÁLOGO DE MATERIAIS........................................... 07
2 OBJETIVOS DO PROJETO.................................................................................... 08
3 METODOLOGIA UTILIZADA NO GERENCIAMENTO DO PROJETO.................. 09
4 ETAPAS DA EXECUÇÃO DO PROJETO.............................................................. 10
4.1 Treinamento do pessoal envolvido...................................................................... 11
4.2 Padronização de nomes básicos e modificadores............................................... 15
4.3 Padronização das unidades de medida............................................................... 15
4.4 Codificação dos itens de materiais...................................................................... 16
4.5 Multiclassificação dos materiais........................................................................... 17
4.6 Glossário técnico para os PDM............................................................................ 24
4.7 Estruturação dos PDM......................................................................................... 24
4.8 Cadastramento dos itens de materiais................................................................. 25
4.9 Elaboração e divulgação de normas de catalogação.......................................... 26
5 CONCLUSÕES....................................................................................................... 27
REFERÊNCIAS.......................................................................................................... 29
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INTRODUÇÃO
Padronizar é um meio de assegurar qualidade e, normalmente, resulta,
também, em redução de custos. Nesse sentido, a padronização das descrições dos
materiais conduz à redução da variedade de materiais utilizados na administração
pública. Por conseqüência, resulta em simplificação do controle dos estoques, em
diminuição do espaço dos almoxarifados e em diminuição dos custos de
estocagem, tais como o custo do armazenamento físico (área ocupada, instalações
etc.), do manuseio e da distribuição (equipamentos, utensílios etc.) e da
obsolescência (perdas).
Um aspecto importante da padronização de materiais é o de basear-se em
padrões técnicos (ABNT, ISO, DIN, SAE etc.) que permitam adquirir produtos com
maior segurança, principalmente, quando os padrões são exigidos pela legislação.
Outro fator da padronização é o mercado, isto é, deve-se dar preferência
a materiais que sejam facilmente encontrados no mercado fornecedor sem,
entretanto, ferir a vedação legal de direcionamento para marcas, de itens sem
similaridade ou com características e especificações exclusivas.
Em síntese, sem critérios de padronização bem definidos, é impraticável
obter-se uma boa catalogação dos materiais. A catalogação em uma organização é
de primordial importância, apesar dessa atividade nem sempre ser cuidada da forma
como deveria ser. Sem uma boa catalogação, é muito difícil realizar compras com
qualidade, existir um controle eficiente dos estoques e uma operacionalização
correta dos almoxarifados. Dentre as muitas vantagens da catalogação criteriosa,
encontra-se a possibilidade de reduzir a diversidade de itens, desde que as
especificações dos materiais possibilitem o melhor entendimento entre os usuários e
os fornecedores quanto aos produtos que realmente desejam obter.
Os sistemas de catalogação de materiais que estamos acostumados a ver
na área pública resumem-se na elaboração de descrições de materiais para
atenderem, exclusivamente, as compras públicas. Equivale dizer que, uma vez
concluído, com êxito, o processo licitatório, considera-se concluído o processo de
aquisição. Em alguns órgãos, essa visão é tão radical que o próprio órgão de
compras passa a elaborar as descrições de materiais que ele mesmo haverá de
adquirir, o que, para o Projeto, não é a melhor alternativa.
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Na realidade, o processo licitatório é apenas um passo indispensável e
importante para atender um objetivo maior que é a necessidade dos usuários
internos das organizações. Importa pouco que se tenha especificações de materiais
consideradas muito bem elaboradas, com o objetivo de atender as necessidades
dos licitantes, que se consiga concluir um processo licitatório com sucesso, se, no
final da linha, o produto não é entregue no tempo certo, na quantidade certa, no local
devido e na qualidade requerida. Se um catálogo de materiais no âmbito da
administração pública segue esta linha de pensamento, está fadado a criar mais
problemas do que resolvê-los de forma preventiva.
Sendo a composição de itens no catálogo de materiais o primeiro passo a
ser dado para atender as necessidades dos usuários, é necessário, então, pensar o
catálogo não apenas como uma ferramenta de compras, mas como a porta de
entrada de todos os processos logísticos de materiais, cujas inconsistências e
problemas irão desaguar no processo de recebimento dos materiais. Em última
análise, significa dizer que é preciso fazer gestão de catálogo e produzir saídas de
boa qualidade ou conforme, segundo as necessidades dos processos subseqüentes.
Assim sendo, o catálogo não deve ser considerado como uma ferramenta
exclusiva para o processo de compra, mas passar a ser visto sob os critérios de
abrangência, flexibilidade e praticidade.
Quanto à abrangência, o catálogo de materiais deve tratar da maior gama
possível de atributos úteis que otimize as ações de todos os usuários ao longo do
macroprocesso de gestão de materiais.
Com a flexibilidade, pretende-se criar procedimentos e informações
técnicas conforme as novas necessidades, em substituição à visão weberiana de
que uma vez otimizado um processo, ele está ótimo para sempre. Do ponto de vista
da praticidade, a visão é de que o bom catálogo não é, necessariamente, aquele
com longas especificações, com atributos extremamente detalhados, como
pressuposto de que se obterá produtos de boa qualidade.
O catálogo deve ser prático, ou seja, deve conter descrições diretas e
simples, com os atributos suficientes para o entendimento do mercado fornecedor,
para a realização da compra com sucesso e que permita, objetivamente, decidir pela
aceitação ou rejeição do produto, de forma objetiva, no ato do recebimento, da
conferência ou da inspeção.
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A legislação brasileira, concernente ao processo licitatório, é
absolutamente precisa quanto a esses três critérios abordados.
A Lei do Estado da Bahia no 9.433, de 01 de março de 2005, no artigo 10
§ 1o, não direcionando as especificações dos materiais, exclusivamente, para
atender às compras, mas estendendo o conceito de especificação para atender,
também, os almoxarifados, diz: “O catálogo disponibilizará as especificações e
códigos para efeito de solicitação de material e de serviço e controle de estoque.”
Tratando sobre a identificação do objeto licitado, o artigo 79 inciso I da Lei
determina:
“O edital conterá,..., obrigatoriamente, o seguinte:
I – descrição clara e precisa do objeto licitado, que permita seu total e
completo conhecimento;”.
Referindo-se ao pregão, o inciso II do artigo 113, da mesma Lei, detalha a
exigência de uma forma ainda mais objetiva, ao exigir:
“Na fase interna ou preparatória do pregão, o servidor responsável pela
formalização do processo licitatório deverá adotar, sem prejuízo de outras, as
seguintes providências:
II – definir o objeto a ser contratado, de forma precisa, suficiente e clara,
vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias,
limitem ou frustrem a competição ou a realização do contrato;”.
A clareza e objetividade das descrições dos materiais catalogados,
conforme diz a súmula nº 177 do Tribunal de Contas da União, publicada no Diário
Oficial de 09/11/82, página 2088 é “regra indispensável da competição, até mesmo
como proposta do postulado de igualdade”.
A fim de caminhar nessa linha de pensamento, o Projeto PDM tem como
diretrizes a padronização da nomenclatura dos materiais e o correto detalhamento
dos seus atributos, isto é, das suas características necessárias e suficientes para
sua caracterização.
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1 SITUAÇÃO ATUAL DO CATÁLOGO DE MATERIAIS
Antes da elaboração do Projeto, tornou-se necessário avaliar a quantidade
de itens ativos no Catálogo, segregando os de uso comum e os de uso específico.
Levantou-se, também, a média mensal de novas composições de itens
feitas pelas unidades gestoras do Estado e quanto dessas novas composições são,
efetivamente, cadastradas.
Verificou-se que quase metade das solicitações de cadastramento de
novos itens não são, realmente, necessárias. Verificou-se, ainda, que a falta de
padronização das descrições é a causa principal de retrabalhos que, além de gerar
desperdícios, causa demora na liberação dos itens no cadastro e, comumente, era o
motor das insatisfações das unidades gestoras.
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2 OBJETIVOS DO PROJETO
Além dos propósitos já evidenciados, o Projeto PDM fixou como objetivo
principal, padronizar as especificações dos materiais catalogados com critérios que
eliminem ou reduzam, significativamente, os riscos de impugnações de licitações, os
questionamentos, a demora no andamento dos processos de compras, a
multiplicidade de itens cadastrados, as dificuldades de inspeção dos materiais por
ocasião do recebimento e o alinhamento da comunicação entre os órgãos usuários
do Estado com os fornecedores e com o próprio órgão central.
Nesse sentido, o Projeto deve ser executado com a indispensável
participação das unidades gestoras do Estado e, em especial, quando se tratar da
catalogação de itens de materiais de uso específico daquelas.
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3 METODOLOGIA UTILIZADA NO GERENCIAMENTO DO PROJETO
O Projeto PDM adotou a própria Metodologia de Elaboração e
Gerenciamento de Projetos, de forma a ter validação corporativa, consistência e
padronização. Desse modo, para que o Projeto fosse gerenciado de forma criteriosa
e eficiente, acordou-se levar em consideração alguns princípios, como:
a) Ter um líder de Projeto designado formalmente, tendo sido indicado o
Coordenador do Catálogo de Materiais e Banco de Preços;
b) Trabalhar com planejamento e acompanhamento. Nesse sentido, o
planejamento incluiu um cronograma do Projeto, tendo cada uma das
suas etapas datas de início e de fim;
c) Envolver todas as partes interessadas. Nenhum PDM deve ser
homologado sem a devida participação de todas as áreas que serão
por ele afetadas. Em especial, quando se tratar de itens de materiais de
uso específico de uma área (saúde, segurança etc.), preferencialmente,
os PDM serão elaborados com a participação mínima de um
representante da área e um do órgão central da administração.
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ProjetoProjetoProjetoProjetoPDMPDMPDMPDMNormatizaNormatizaNormatizaNormatizaçãçãçãçãooooCadastramentoCadastramentoCadastramentoCadastramento
GlossGlossGlossGlossáááárioriorioriottttéééécnicocnicocnicocnicoElaboraElaboraElaboraElaboraçãçãçãçãoooodosdosdosdosPDMPDMPDMPDM PadronizaPadronizaPadronizaPadronizaçãçãçãçãooooUnidadesUnidadesUnidadesUnidadesmedidamedidamedidamedidaTreinamentoTreinamentoTreinamentoTreinamentoPadronizaPadronizaPadronizaPadronizaçãçãçãçãoooonomenclaturanomenclaturanomenclaturanomenclatura
CodificaçãoMultiMultiMultiMulti----classificaclassificaclassificaclassificaçãçãçãçãooooProjetoProjetoProjetoProjetoPDMPDMPDMPDM
NormatizaNormatizaNormatizaNormatizaçãçãçãçãooooCadastramentoCadastramentoCadastramentoCadastramentoGlossGlossGlossGlossáááárioriorioriottttéééécnicocnicocnicocnicoElaboraElaboraElaboraElaboraçãçãçãçãoooodosdosdosdosPDMPDMPDMPDM PadronizaPadronizaPadronizaPadronizaçãçãçãçãooooUnidadesUnidadesUnidadesUnidadesmedidamedidamedidamedida
TreinamentoTreinamentoTreinamentoTreinamentoPadronizaPadronizaPadronizaPadronizaçãçãçãçãoooonomenclaturanomenclaturanomenclaturanomenclaturaCodificaçãoMultiMultiMultiMulti----classificaclassificaclassificaclassificaçãçãçãçãoooo
NormatizaNormatizaNormatizaNormatizaçãçãçãçãooooCadastramentoCadastramentoCadastramentoCadastramentoGlossGlossGlossGlossáááárioriorioriottttéééécnicocnicocnicocnicoElaboraElaboraElaboraElaboraçãçãçãçãoooodosdosdosdosPDMPDMPDMPDM PadronizaPadronizaPadronizaPadronizaçãçãçãçãooooUnidadesUnidadesUnidadesUnidadesmedidamedidamedidamedida
TreinamentoTreinamentoTreinamentoTreinamentoPadronizaPadronizaPadronizaPadronizaçãçãçãçãoooonomenclaturanomenclaturanomenclaturanomenclaturaCodificação
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Codificação
PadronizaPadronizaPadronizaPadronizaçãçãçãçãooooUnidadesUnidadesUnidadesUnidadesmedidamedidamedidamedidaTreinamentoTreinamentoTreinamentoTreinamentoPadronizaPadronizaPadronizaPadronizaçãçãçãçãoooonomenclaturanomenclaturanomenclaturanomenclaturaTreinamentoTreinamentoTreinamentoTreinamentoPadronizaPadronizaPadronizaPadronizaçãçãçãçãoooonomenclaturanomenclaturanomenclaturanomenclatura
CodificaçãoMultiMultiMultiMulti----classificaclassificaclassificaclassificaçãçãçãçãoooo
4 ETAPAS DA EXECUÇÃO DO PROJETO
Espera-se que a execução do Projeto PDM contemple as fases
esboçadas na figura que segue.
Espera-se, ainda, que esse seja o
momento crítico do processo, pois
imprevistos sempre podem surgir
quando chega o momento de
colocar em prática o que foi
planejado. A fim de se ter uma
garantia mínima de que a
execução não será descontinuada,
foi solicitada a alocação de um
Especialista em Políticas Públicas
e Gestão Governamental para, juntamente com a equipe que trabalha com catálogo,
trabalhar com o Projeto em tempo integral, a fim de cumprir o cronograma.
Impõe-se ao líder do Projeto, dentre outras responsabilidades, identificar
as atividades críticas e tomar providências para que não haja atraso no cronograma
e identificar e monitorar as atividades que dependem de outros setores, tais como as
que envolvem melhorias no sistema informatizado.
Cumpre, semanalmente, realizar reuniões de acompanhamento do projeto
ou, extraordinariamente, se for identificado algum ponto de risco no decorrer do
projeto que demande uma medida corretiva ou tomada de decisão.
São etapas do Projeto PDM:
1) O treinamento de todo o pessoal envolvido (partes interessadas) no
processo de gestão dos materiais, desde o subprocesso de
composição de itens, passando pelo processamento das compras até o
recebimento, a conferência e a inspeção dos produtos, subprocesso
este que, para o Projeto, encerra a cadeia de suprimento de materiais
para o Estado.
2) A padronização das informações emanadas do catálogo de materiais,
compreendendo:
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� Padronização dos nomes básicos e dos nomes modificadores dos
materiais;
� Padronização das unidades de medida;
� Reavaliação e definição do sistema de codificação dos materiais;
� Criação de um sistema de classificação em substituição ao Federal
Supply Classification;
� Criação de um sistema de multiclassificação (taxonomia).
3) Criação de Glossário Técnico para o PDM.
4) Criação de tabela com orientações para descarte de materiais
utilizados e de embalagens e acondicionamentos no meio ambiente.
5) Padronização das descrições dos materiais com a criação de PDM para
cada conjunto nome básico + nome modificador;
6) Novo cadastramento dos itens de materiais.
7) Elaboração e divulgação de normas de catalogação de materiais.
4.1 Treinamento do pessoal envolvido
O treinamento do pessoal envolvido foi iniciado em novembro e dezembro
de 2009 com duas turmas formadas pelo pessoal da Diretoria de Material e pelos
servidores das Secretarias com maior volume de composição de itens no sistema.
Com turmas de 30 pessoas e carga horária de 16 horas, deve-se oferecer
novas turmas, ao longo do ano de 2010, para os servidores que trabalham com a
composição de descrição de itens, pessoal de compras e de recebimento,
conferência e inspeção dos almoxarifados, sendo que o convite poderá ser
estendido à Procuradoria do Estado, se assim for julgado necessário, bem como
para o pessoal envolvido com licitações e elaboração de editais, inspeções e
auditorias.
Com a visão de que o processo de compras só encerra com o efetivo
recebimento, conferência e inspeção dos materiais, o conteúdo do Curso engloba
não apenas a elaboração dos próprios PDM, mas, também, os procedimentos
relativos aos almoxarifados quando da entrega das mercadorias por parte dos
fornecedores.
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Foi definido como por objetivo principal do Curso desenvolver, junto com
os participantes, os conteúdos relativos às técnicas de inspeção dos materiais
recebidos e a metodologia de elaboração de descrições de materiais básicos, com
qualidade.
Com o treinamento, espera-se que o Estado obtenha os seguintes
benefícios:
� Reduzir erros de recebimento. Diminuir gastos com perdas e
obsolescência, faltas e excesso de estoques.
� Agregar valor ao processo do Catálogo de Materiais.
� Reduzir erros de especificações, retrabalhos, reclamações e conflitos
com as Unidades.
� Identificar oportunidades de melhorias.
Foi, também, explicitado alguns benefícios para os participantes como:
� Aumentar sua capacitação com conhecimentos técnicos de materiais,
indispensáveis ao seu melhor desempenho na sua área específica.
� Adotar procedimentos lógicos e práticos para inspeção dos materiais e
ser capaz de diagnosticar problemas de qualidade.
Com o objetivo de alertar para o fato de que a administração de materiais
deve ser vista como um processo e que a sua gestão deve ser participativa,
envolvendo todas as partes interessadas, o conteúdo da primeira parte do Curso foi
assim estruturada:
1) Contextualização inicial
� Visão holística e enfoque sistêmico. Gestão por processos e PDCA
(ferramenta da qualidade cuja abreviatura corresponde à plan, do,
check, action). O processo de gestão de materiais e as funções do
processo logístico de materiais.
2) Inspeção dos materiais recebidos
� Quando materiais de baixa qualidade não são um problema gerado
apenas pelos fornecedores.
� Visão geral do Controle Estatístico de Processo (CEP) e seus efeitos
no recebimento.
� Inspeção quantitativa e qualitativa dos materiais catalogados e
adquiridos.
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� Recebimento provisório e definitivo.
� A responsabilidade dos governos em relação aos “fabricantes de
fundo de quintal”.
� Visão geral da norma da ABNT específica de inspeção de materiais.
Nível de qualidade aceitável.
� Conceitos de atributos, lote, amostragem e amostra; como escolher
uma amostra; classificação dos defeitos; tipos de inspeção; inspeção
100% e inspeção por amostragem; sistemas de inspeção; planos de
inspeção; plano de amostragem simples para materiais recebidos no
almoxarifado.
� Quando aceitar ou rejeitar lotes de materiais adquiridos.
A segunda parte do programa trata, especificamente, da elaboração dos
PDM e tem por objetivo divulgar alguns conhecimento básicos indispensáveis para
quem trabalha em catalogação de materiais e as suas conseqüências nas compras
e no recebimento. Nessa parte, os participantes são muito estimulados a
continuarem o aprofundamento nos estudos sobre a área de especificações de
materiais, compreendendo sua vastidão e necessidade de atualização permanente.
Apesar do conteúdo está estruturado conforme abaixo, em realidade, o
instrutor apresenta aos participantes uma lista de assuntos que são básicos para
quem trabalha com materiais, ocasião em que eles selecionam, em sala de aula, os
temas que consideram ser mais relevantes:
– Descrições de materiais e PDM
� As conseqüências das especificações ruins para compras,
almoxarifado, unidades usuárias, procuradorias, auditorias e demais
áreas.
� Regras de padronização: estrangeirismos e glossário de termos;
padronização de nomes básicos, modificadores e de unidades de
fornecimento.
� O PDM como ferramenta de controle no direcionamento de marcas.
Saneamento de duplicidades em catálogos de materiais.
� Conhecimentos básicos sobre:
� Sistemas de cores; padrões mais utilizados;
� Tipos e aplicações de madeiras naturais; madeiras industriais;
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� Materiais de transformação metálicos: aços, latão, alumínio,
bronze, cobre, barra, chapa, perfis;
� Principais tipos de extremidades de tubos e conexões;
� Principais tipos de roscas e schedule.
� Elaboração de Padrões de Descrição (PDM) para os principais itens
abaixo, com exercícios práticos em sala de aula:
a) Móveis: armários, balcões, mesas, cadeiras, estantes, sofás;
b) Ferragens: parafusos, porcas, arruelas e pregos;
c) Tubulação: tubos e conexões; flanges, tês, curvas, joelhos, luvas,
reduções, buchas, tampões. Válvulas, partes de válvulas;
d) Materiais elétricos: fusíveis; cabos e fios elétricos; eletrodutos,
conexões e caixas de passagem. Lâmpadas e tipos de bases;
e) Elementos de máquinas: engrenagens, correias, polias e
correntes. Rolamentos e mancais. Acoplamentos. Elementos de
vedação: juntas, anéis, gaxetas e retentores;
f) Materiais administrativos: papéis, propriedades gerais, como
calcular a gramatura de papéis.
Além do conhecimento técnico que se deseja que os participantes
obtenham, o treinamento, também, enfatiza bastante a necessidade de
planejamento e de monitoramento das ações operacionais. Juntamente com o foco
em gestão dos processos e em melhorias contínuas, enfatiza, ainda, que os
servidores, ao longo da execução e após a finalização do Projeto, precisam:
� Continuar investindo nas suas competências pessoais e no
conhecimento técnico;
� Executar atividades que agreguem valor aos serviços e eliminar
aquelas, que não sendo exigências legais, apenas aumentam custos e
provocam retrabalhos;
� Orientar-se para processos, pessoas e resultados;
� Desenvolver o espírito de inovação e de melhoria contínua.
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4.2 Padronização de nomes básicos e modificadores
Sendo o nome básico a primeira definição na descrição de um item, a sua
falta de padronização é a porta de entrada para todos os erros que podem ocorrer
no processo de catalogação. Ele não pode ser genérico e deve identificar, de
imediato, a que material se refere.
Dentro dessa concepção, por exemplo, o termo “veículo”, por ser
genérico, não seria o nome básico correto a ser utilizado, sendo “caminhão” o nome
básico mais adequado, caso se tratasse desse tipo de veículo. No exemplo dado,
“carreta”, “baú” e “tanque” seriam nomes modificadores apropriados para identificar a
que tipo de caminhão estamos nos referindo.
Padronizar nomes básicos e seus modificadores é uma tarefa muito
delicada para o sucesso do Projeto e ela deve ser exercida com muito cuidado,
sempre levando em consideração o entendimento por parte dos compradores, dos
usuários e do mercado fornecedor.
O Projeto PDM do Estado tem como meta padronizar 4.784 nomes
básicos existentes no cadastro (base janeiro de 2010). Para se ter uma idéia do que
isso representa, se considerarmos que 10% desse total estiverem fora de padrão,
cerca de 500 nomenclaturas deverão estar erradas ou em duplicidade. Dependendo
do número de itens arrolados a cada nome básico mais seu modificador
correspondente, a quantidade de itens com descrição fora de padrão, apenas
considerando essas duas nomenclaturas, poderá chegar a centenas.
4.3 Padronização das unidades de medida
Em geral, os sistemas de administração de materiais permitem que cada
item tenha apenas uma unidade de medida. Isso nem sempre é desejável, visto que,
em algumas situações, a administração tem dificuldades de compatibilizar a unidade
de medida, normalmente, utilizada no mercado com a unidade interna da
organização. Para sanar tal dificuldade, alguns sistemas permitem o cadastramento
de mais de uma unidade para cada item. Quando isso acontece, os sistemas
possuem uma função de conversão de uma unidade em outra com o cálculo
adequado para ajustar as quantidades.
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Tal facilidade, entretanto, não está disponível no atual sistema de materiais
do Estado, razão pela qual na execução do Projeto PDM está previsto a análise
cuidadosa sobre que unidades de medida deverão ser utilizadas, a fim de
compatibilizar a realidade do mercado com as embalagens comumente oferecidas, as
necessidades de compras para ressuprimento de estoques e as necessidades dos
almoxarifados do Estado no que se refere à distribuição interna para os usuários.
Entretanto, claro está que serão eliminadas diversas unidades hoje
utilizadas, não somente por não se configurarem como unidades, mas também por
gerarem problemas operacionais para os almoxarifados. Dentre estas, citam-se
caixa, fardo, pacote, rolo, tubo etc., que deverão ser revistas e substituídas pelas
unidades legais de medida do Sistema Internacional de Unidades (SI), seus
múltiplos e submúltiplos, adotado pelo Brasil em 1962 e ratificado pela Resolução nº
12 de 1988 do Conselho Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade
Industrial (Conmetro), tornando-se de uso obrigatório em todo o território Nacional.
4.4 Codificação dos itens de materiais
Existem, basicamente, três sistemas de codificação de materiais: o
sistema alfabético, o sistema alfanumérico e o sistema decimal. No sistema
alfabético, o material é codificado com as letras do alfabeto, estando esse sistema
em desuso pelas limitações em termos de quantidade de itens. O sistema
alfanumérico combina letras com algarismos e permite a codificação de uma
quantidade maior de itens. O sistema decimal é o mais utilizado e, normalmente, os
códigos atribuídos aos itens são do tipo estruturado em grupos, classes ou famílias,
um número seqüencial e, muitas vezes, acrescidos de um dígito verificador ou de
controle. Alguns ainda acrescentam a essa estrutura outros números para
representarem o órgão que primeiro requisitou no item de material, a classificação
contábil – financeira etc. Esse é o sistema adotado pelo Federal Supply
Classification, amplamente adotado na administração pública.
Espera-se que como produto dessa etapa, o Projeto ratifique a idéia, já
predominante na equipe que trabalha com o Catálogo do Estado, de que o código
dos itens não deve ser estruturado, isto é, contemplando grupos, famílias etc., mas
que seja um número seqüencial, puro e simples, para identificar cada item.
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4.5 Multiclassificação dos materiais
Na área de administração de materiais, comumente, utiliza-se um único
critério para a classificação, qual seja, o de agrupar itens semelhantes por sua
natureza, função ou aplicação. Alguns sistemas de classificação, ao utilizarem uma
classificação única, normalmente, estruturam suas classes ou famílias de modo
inadequado, resultando em duplicidades de classes ou famílias ou mesmo a
possibilidade de se enquadrar o mesmo item em mais de um agrupamento. Esse
procedimento causa vários problemas análise e consultas e propicia a duplicidade
de itens no catálogo.
A multiclassificação tem por objetivo, adotar tantas classificações quanto
necessárias, cada uma delas contemplando um critério específico.
Trabalhando nessa diretriz, deve-se adotar, durante a execução do
Projeto, quatro critérios independentes para a classificação dos itens, o que não
esgota outras possibilidades futuras, como segue:
I) Classificação dos materiais pela sua natureza;
II) Classificação dos materiais pela sua função;
III) Classificação pelas aplicações dos materiais no Estado;
IV) Classificação pela periculosidade dos materiais.
4.5.1 Classificação dos materiais por natureza ou função
Há cerca de dez anos, o Estado da Bahia vem adotando como
metodologia de classificação de materiais o Federal Supply Classification, com base
na Portaria nº 2050, de 18/05/92, da Secretaria da Administração Federal do então
Ministério do Trabalho e da Administração. Denominada naquela norma como Matriz
de Classificação de Materiais, pretendia-se otimizar os processos de aquisição de
bens e serviços para o setor público, uniformizar procedimentos para se obter uma
melhor gestão das compras governamentais e adotar uma linguagem uniformizada
na área de Administração de Materiais, possibilitando a elevação do grau de
confiabilidade das informações e viabilizando programas de racionalização e
controle de estoques.
O Federal Supply Classification (FSC), desenvolvido pelo Departamento
de Defesa dos Estados Unidos, em 1945, possibilitou um sistema de catalogação de
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suprimentos para as forças armadas daquele país, mas não voltado para as
empresas ou outras instituições da administração pública. No Brasil, foi adotado pela
Petrobrás, visto não existir outra alternativa, na época. Posteriormente, as empresas
seguiram na mesma linha da Petrobrás. Em seguida, os órgãos públicos federais
incorporaram aquele modelo de classificação.
Ao longo do tempo, porém, o FSC mostrou-se insatisfatório para atingir os
objetivos esperados, gerando, em realidade, vários problemas no gerenciamento
dos catálogos e dificuldades nas consultas, tornando-se incompatível com a
realidade do Estado. A própria Petrobrás, a partir de 1999, adotou um programa de
melhoria das especificações de cerca de 150.000 itens de materiais, abandonando o
FSC e adotando como modelo de classificação a UNSPSC, abaixo citada.
Tomando-se, por exemplo, o cadastramento de um item de material
químico para limpeza, o FSC nos oferece várias opções para a catalogação, em
diferentes grupos e famílias de materiais, como segue:
Família de material Título da catalogação
6810 Produtos químicos (solventes à base de nafta etc.)
6840 Pesticidas e desinfetantes (desinfetantes, produtos
de higienização etc.)
6850 Especialidades químicas diversas (solventes para
limpeza a seco etc.)
7930
Compostos e preparados para limpeza e
polimento (água sanitária, detergentes, tintas para
calçados etc.)
8010
Tintas, vernizes e produtos correlatos (diluentes e
removedores para tintas, solventes, tintas para
tecido etc.)
Observa-se no quadro anterior como o FSC traz três critérios diferentes
de classificação, podendo o item selecionado ser enquadrado em qualquer das cinco
famílias de materiais. As famílias 6810 e 8010 classificam o item pela sua natureza,
isto é, a de ser um produto químico ou um removedor de tinta. As famílias 6840 e
6850 classifica-o segundo a sua função, ou seja, a de poder atuar como um
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desinfetante ou um solvente, apesar de ser um produto químico. E, por último, o item
pode ser enquadrado na família 7930 pela sua aplicação, quer dizer, a de ser um
preparado para limpeza, apesar de ser, também, um produto químico ou um
removedor ou um solvente etc.
Essa forma de classificar os itens cria muitos problemas para a consulta,
a emissão de relatórios e é uma causa potencial para a geração de duplicidade de
itens no catálogo de materiais.
Existem outros modelos de classificação muito citados na literatura que
trata sobre a administração de materiais, quais sejam:
I) Classificação UNSPSC (Universal Standard Products and Services
Classification), classifica os itens dentro de certas ramificações, de
acordo com uma hierarquia de importância baseada na natureza dos
materiais.
II) Classificação NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), criada pelo
Ministério das Relações Exteriores e elaborada para facilitar as
transações entre Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai, estabelecendo
tarifas comuns, sendo que no Brasil, está relacionada com a tabela de
incidência de IPI.
III) Sistema OTAN de catalogação (SOC), criado com a finalidade de
facilitar o apoio logístico entre as Forças Armadas da Organização do
Tratado do Atlântico Norte, evitar diferentes identificações dos mesmos
materiais e sinalizar que itens são intercambiáveis.
IV) Sistema Militar de Catalogação (SISMICAT), criado para dar suporte
às atividades de catalogação de materiais e de serviços de uso das
Forças Armadas Brasileiras e suas empresas fornecedoras, tendo por
principais objetivos aumentar a eficiência dos sistemas logísticos,
minimizar seus custos e aumentar a capacidade operacional nas
operações combinadas.
V) Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) que é um
instrumento de classificação, em âmbito nacional, que padroniza os
códigos de atividades econômicas e serve de critério de
enquadramento pelos diversos órgãos da Administração Tributária do
país. Na Secretaria da Receita Federal, o código é informado na Ficha
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Cadastral de Pessoa Jurídica (FCPJ) que alimenta o Cadastro Nacional
de Pessoa Jurídica/CNPJ. Desse modo, a CNAE é aplicada a todos os
agentes econômicos envolvidos na produção de bens e de serviços,
compreendendo empresas privadas e públicas, estabelecimentos
agrícolas, organismos públicos e privados e pessoas físicas autônomas.
A Tabela CNAE tem como estrutura vinte e uma Seções, subdivididas
em Classes e Subclasses, detalhando todas as atividades econômicas,
nas quais os fornecedores são enquadrados, como segue:
� Agricultura, pecuária, produção florestal, pesca e aquicultura
� Indústrias extrativas
� Indústrias de transformação
� Eletricidade e gás
� Água, esgoto, atividades de gestão de resíduos e descontaminação
� Construção
� Comércio; reparação de veículos automotores e motocicletas
� Transporte, armazenagem e correio
� Alojamento e alimentação
� Informação e comunicação
� Atividades financeiras, de seguros e serviços relacionados
� Atividades imobiliárias
� Atividades profissionais, científicas e técnicas
� Atividades administrativas e serviços complementares
� Administração pública, defesa e seguridade social
� Educação
� Saúde humana e serviços sociais
� Artes, cultura, esporte e recreação
� Outras atividades de serviços
� Serviços domésticos
� Organismos internacionais e outras instituições extraterritoriais.
VI) Sistema Ecl@ss, que iniciou como um padrão dentro da indústria
alemã de energia, sendo uma estrutura hierárquica de quatro níveis,
agrupando os materiais de acordo com Segmentos, Grupos Principais,
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Grupos e Classes de Artigos e que, em última análise, é uma
classificação para a troca de informações entre clientes e fornecedores.
Após análise das opções existentes, definiu-se que o Projeto deverá criar
um sistema de classificação específico para o Estado da Bahia, que agrupe os
materiais, unicamente, por sua natureza ou função e de modo que um item tenha
apenas uma única possibilidade de ser classificado no sistema. A classificação
deverá atender não somente as necessidades da Secretaria da Administração,
quanto à gestão do Catálogo, mas, também, que venha resolver as dificuldades
enfrentadas pelo órgão que, no sistema informatizado, relaciona as famílias de
materiais com os fornecedores cadastrados no Estado.
Dentro dessa diretriz, a nova tabela de classificação de materiais, dentro
do possível, será gerada em consonância com a classificação CNAE, mais
especificamente em função das Classes de Indústrias Extrativas, Indústrias de
Transformação e de Comércio. Assim, a classificação resultante deverá:
a) facilitar as aquisições mediante o cruzamento de informações do
catálogo com o cadastro de fornecedores;
b) facilitar a análise gerencial e o planejamento dos níveis de estoques
dos almoxarifados e possibilitar estudos mais precisos de redução de
estoques;
c) facilitar a identificação dos materiais nas consultas feitas no sistema;
d) a critério de cada almoxarifado, servir de base para a organização das
áreas de estocagem.
Atualmente, com a utilização do FSC, existem 73 Grupos e 537 Famílias
de materiais. Após a execução do Projeto espera-se uma grande simplificação do
sistema de classificação e uma significativa redução do número de grupos e
famílias, conforme quadro abaixo.
FSC Previsão novo sistema Diferença Redução
Grupos 73 25 -48 65,7%
Famílias 537 230 -307 57,1%
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4.5.2 Classificação por aplicações e por periculosidade
Em complementação à multiclassificação, o Projeto tem como proposta
classificar os materiais quanto às suas Aplicações e quanto à Periculosidade.
A classificação quanto às Aplicações, terá como objetivo identificar as
destinações de cada item de material, em função de máquinas, equipamentos,
instrumentos, sistemas, instalações, áreas, unidades, projetos, processos e outras
vinculações que se fizerem necessárias, fornecendo condições de se obter
consultas ou relatórios gerenciais.
Para as áreas de gestão dos estoques e de manutenção, por exemplo, o
código de aplicação dos itens, poderá permitir a análise de sobressalentes de
determinado equipamento. Permitirá, também, quando for o caso, excluir itens de
equipamentos desativados pelas unidades ou que não serão mais fabricados e
oferecidos pelo mercado. Ou ainda, poderá indicar quais os materiais
intercambiáveis existentes no catálogo.
Ainda para as áreas de manutenção, os códigos de Aplicações poderão
permitir:
a) O planejamento de manutenções preventivas, aumentando a
produtividade e reduzindo as ocorrências de falta de materiais;
b) A obtenção de relatórios com histórico de consertos;
c) Relatórios de consumos e de custos com o consumo de materiais pelas
diversas aplicações;
d) Relatório de itens disponíveis, cuja máquina, equipamento, área,
instalação etc., de aplicação será submetido a um serviço contratado
ou não.
A classificação quanto à Periculosidade, terá por objetivo sinalizar que
itens de materiais oferecem riscos às seguranças física, patrimonial e ao meio
ambiente. Para os almoxarifados do Estado, essa classificação terá muita utilidade
na armazenagem, movimentação e manuseio dos materiais perigosos.
O Projeto deverá contemplar a classificação conforme a norma NBR-7502
da ABNT permitindo à administração identificar onde se localiza, qual o volume de
estoque e como estão sendo gerenciados produtos explosivos, inflamáveis, tóxicos,
infectantes, corrosivos, radioativos, cancerígenos, alérgicos e outros que vierem a
ser de interesse ao longo da execução do Projeto ou após ela.
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Futuramente, com base nesse critério de classificação, poderá o Estado
elaborar um manual de alerta e de orientação quanto à estocagem e a proteção
individual dos servidores, não apenas para os almoxarifados, mas, também, para os
gestores do catálogo de materiais e de compras verificarem se existem, no mercado,
outras opções de materiais não perigosos. Também, permitirá análises de
adequação de embalagens ou acondicionamentos que minimizem os riscos.
Devido à importância do setor público na questão dos materiais
agressivos ao meio ambiente e por conta do volume de compras realizado pelo
Estado, a classificação de materiais perigosos conduz o Projeto a sinalizar para a
administração que itens de materiais são passíveis de monitoramento e,
conseqüentemente, de se identificar produtos alternativos centrados na promoção
do consumo e produção sustentáveis e orientar e fiscalizar o descarte dos materiais
utilizados, suas embalagens ou acondicionamentos.
Nesse sentido, espera-se que o Projeto venha incentivar a tomada de
ações e elaboração de procedimentos de compras públicas sustentáveis, provocar
discussões quanto aos hábitos de consumo etc., levando à preferência
institucionalizada por produtos certificados ou por produtos que causem menor
agressão à natureza. Acredita-se que a simples indicação informativa no catálogo
geral de materiais do Estado possa conduzir os servidores a trabalhar de forma
integrada, com troca de informações técnicas importantes, fazendo estudos de
redução de consumo de produtos não sustentáveis, levando os cidadãos e a
sociedade a verem que o Estado, como um grande consumidor de produtos, está
atuante na questão ambiental.
De um modo geral, uma vez que se identifique no catálogo os materiais
perigosos, a qualquer tempo, poderão ser avaliados por quaisquer órgãos do Estado
os seguintes aspectos:
� Vida útil prolongada de um item e sua resistência a fatores climáticos;
� Menor consumo energético para sua produção, uso e manutenção
(atualmente, antes de um item de material ser cadastrado no sistema, já é
feita uma análise de eficiência energética quanto ao consumo, mediante
convênio com a Companhia de Eletricidade do Estado da Bahia);
� Existência de substâncias tóxicas ou que possam causar danos à
saúde humana e ao meio ambiente;
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� Possibilidade de reciclagem;
� Atendimento às normas de qualidade.
Atualmente, já existe um movimento importante na Secretaria da Saúde
do Estado, no sentido de identificar e divulgar uma lista de produtos cadastrados no
sistema de materiais que possam ser classificados como Consumo Consciente
(papel reciclado, papel reflorestado, equipamentos com Etiqueta Nacional de
Conservação de Energia (ENCE), impressoras que imprimem frente e verso etc.)
com o objetivo de serem consultados por todos os órgãos de Saúde.
4.6 Glossário técnico para os PDM
À proporção que for padronizada a nomenclatura dos nomes básicos e
modificadores dos materiais e definidos os atributos de cada tipo de item, deve-se
inserir em uma tabela de glossário os termos técnicos utilizados, inclusive os de
língua estrangeira em uso comum no mercado, quando for o caso.
Essas informações técnicas serão, extremamente, úteis e estarão
disponíveis para todos os usuários que tiverem acesso às descrições dos materiais.
4.7 Estruturação dos PDM
Os PDM deverão ser estruturados
com as características técnicas dos materiais,
identificando as obrigatórias e as
complementares optativas.
Em relação ao processo licitatório, as
características obrigatórias deverão ser aquelas
indispensáveis para a identificação dos itens,
necessárias para descrever precisamente os
itens de forma precisa, suficiente e clara, sem
especificações excessivas, irrelevantes e
desnecessárias que possam limitar ou frustrar a
competição ou a realização do contrato.
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Na prática, as requisições de compras e as autorizações de fornecimento
a serem entregues aos fornecedores serão emitidas com a descrição completa, isto
é, a obrigatória e a complementar.
Concomitantemente, do ponto de vista dos almoxarifados, as
características obrigatórias deverão, em princípio, ser aquelas passíveis de
conferência e inspeção, sem o que não é possível emitir parecer circunstanciado
sobre o recebimento, nem identificar, corretamente, falhas ou incorreções. Sendo
indispensável o cadastramento de atributo que não seja passível de conferência ou
inspeção nos almoxarifados, os PDM deverão fazer constar como obrigatória a
apresentação de certificados ou laudos, ou ainda, a realização de ensaios, testes ou
outras provas exigidas por normas técnicas, para a boa execução do objeto do
contrato. No caso da legislação do Estado da Bahia, tais exigências feitas pela
administração correm por conta dos contratados.
Em síntese, os PDM deverão ser, assim estruturados:
� Nome básico padrão
� Nomes modificadores padrão (para seleção daquele desejado pelo
usuário)
� Descrição técnica obrigatória (com os atributos obrigatórios)
� Descrição técnica complementar (não obrigatória)
� Unidade de medida padrão
� Código do item de material
� Multiclassificação:
� Classe/família do material por natureza ou função
� Classes de aplicações do material
� Classe de periculosidade do material
� Indicações para o transporte, estocagem, preservação e manuseio do
material
� Instruções para o recebimento, conferência e inspeção do material.
4.8 Cadastramento dos itens de materiais
Uma vez criado o PDM para cada tipo de material, torna-se possível
cadastrar os itens relacionados com a nova formatação. Nesse sentido, deve-se
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definir com a área de sistemas qual a melhor estratégia de cadastramento, se criar,
imediatamente, novos itens no catálogo ou gerar uma massa de dados a ser tratada
de uma só vez.
4.9 Elaboração e divulgação de normas de catalogação
As novas normas deverão revisar as existentes e definir novos conceitos,
políticas e procedimentos relacionados com a manutenção do cadastro de materiais
no Estado. Elas deverão nivelar o conhecimento entre os servidores envolvidos nos
processos, demonstrar os aspectos relevantes da catalogação, alertar para a
identificação de duplicidades de itens, para o saneamento dos estoques e para os
processo de controle.
Também, deverão estabelecer procedimentos para revisões periódicas e
atualização do catálogo, considerando que as mudanças tecnológicas são cada vez
mais rápidas, tornando obrigatório que as atividades sejam realizadas de modo
contínuo.
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5 CONCLUSÕES
Todas as análises realizadas para a elaboração do Projeto PDM, levaram
à conclusão de que nenhuma instituição pública pode fazer gestão de materiais ou
pretender introduzir melhorias ou inovações sem padronizar e estruturar o seu
catálogo de modo a atender às necessidades de todas as partes interessadas.
Caso um sistema de catálogo não seja contemplado com as diversas
informações a serem geradas pelo Projeto, não haverá possibilidade de criar
indicadores para efeito de se comparar com os resultados esperados.
Nesse caso, somente após a execução do Projeto será possível, de forma
abrangente, avaliar os seguintes resultados:
a) Todo o pessoal do Estado envolvido com a composição das descrições
de materiais, devidamente treinado na elaboração dos PDM e no
conhecimento básico das técnicas de inspeção de materiais;
b) Todos os nomes básicos dos materiais padronizados e, como
subproduto, uma tabela de nomes padronizados e sinônimos ou os
nomes correspondentes mais utilizados no mercado e pelas pessoas
que lidam com materiais no dia-a-dia;
c) Todos os nomes modificadores dos materiais padronizados e, como
subproduto, uma tabela de nomes padronizados e sinônimos ou nomes
correspondentes mais utilizados no mercado e pelas pessoas que lidam
com materiais no dia-a-dia;
d) Uma tabela de unidades de medidas padronizadas, priorizando as
unidades do Sistema Internacional de Unidades (SI), seus múltiplos e
submúltiplos;
e) Um glossário dos termos técnicos utilizados nas especificações dos
materiais catalogados, disponível para consulta;
f) Um novo sistema de classificação dos materiais, por sua natureza ou
função, em substituição ao Federal Supply Classification ou outro
sistema de classificação inadequado;
g) Um sistema de multiclassificação dos materiais para propiciar
informações gerenciais para as suas aplicações nas unidades usuárias,
para os critérios de armazenamento nos almoxarifados, para a
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periculosidade no manuseio ou movimentação, para o seu
monitoramento voltado para a identificação de produtos alternativos
centrados na promoção do consumo e produção sustentáveis e para o
descarte dos materiais utilizados e suas embalagens ou
acondicionamentos;
h) Uma coletânea de PDM elaborados para cada conjunto de nome básico
mais nome modificador;
i) Itens, efetivamente, catalogados conforme seus respectivos PDM;
j) Participação do Catálogo na redução do tempo de processamento das
compras;
k) Redução de compras erradas e de devoluções aos fornecedores;
l) Redução de multiplicidade de itens no catálogo;
m) Facilidade na composição de itens para as unidades gestoras;
n) Melhoria da qualidade das consultas e dos relatórios;
o) Melhoria da qualidade da comunicação entre todas as partes
interessadas.
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REFERÊNCIAS
BAHIA. Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia. Conceituações e base teórica da metodologia de gerenciamento de projetos. Salvador, 2a versão. PRODEB, 2004. _______. Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia. DIAS, Marco Aurélio Pereira. Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. 6 ed. São Paulo: Atlas, 2009. GONÇALVES, Paulo Sérgio. Administração de materiais. 2 ed. São Paulo: Campus, 2007. NOGUEIRA, Elton; GOMES, Aristides. Suprimento: Métodos & Técnicas – Classificação de materiais. Salvador: Estrutural, 1985.
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___________________________________________________________________
AUTORIA
Aristides Julio da Silva Gomes – Licenciado em Pedagogia, com Especialização em Supervisão Pedagógica, e pós-graduado em Planejamento Educacional. É Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental e Coordenador do Catálogo de Materiais e do Banco de Preços da Secretaria da Administração do Estado da Bahia.
Endereço eletrônico: [email protected]
