Prêmio DestaqueGESTÃO DE PESSOAS

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Avaliação de Desempenho 360º por Competências no Sistema de Gestão SAP

Empresa: CENIBRA

Site: www.cenibra.com.br Cidade: BELO ORIENTE / MG

Funcionários Diretos: 4.100 Unidade: Uma

Capital: MULTINACIONAL Segmento: OUTROS

NECESSIDADE: Em 2017, visando melhorar a gestão organizacional do processo, a CENIBRA implantou a metodo-

logia de competências no Sistema de gestão ERP (SAP). A migração sistêmica possibilitou realizar ava-liação de desempenho de forma rápida e segura, com ótimo desempenho de performance sistêmica, possibilitando recuperar informações do presente ou do passado , bem como efetuar comparações.

A metodologia utilizada foi a 360º por competência. As competências foram definidas de acordo com a função executada pelo empregado.

O sistema/metodologia foi estruturado de forma a contemplar as funções Gestão, Especialista, Su-pervisão, Analistas, Suporte (Técnicos e Operacionais), compreendendo os métodos: 90º, 180º, 270º e 360º. Método: Escala de avaliação gráfica. Foi aplicado um modelo constituído de uma avaliação com-posta por autoavaliação, avaliação do superior, avaliação de pares e avaliação de subordinados (Execu-tivas e Supervisão).

No primeiro ciclo da avaliação no Sistema de Gestão ERP / SAP foram avaliados em torno de 2.050 empregados. Visando melhorar e fomentar a necessidade do feedback, o sistema envia mensagens de cobrança após a avaliação bem como registra pontos importantes para posterior construção do PDI do empregado. A migração sistêmica trouxe para empresa ganhos mensuráveis, como: Melhor gestão organizacional do processo e Introdução do Feedback de forma sistêmica

APRESENTAÇÃO: Em 2017, visando melhorar a gestão organizacional do processo, a CENIBRA implantou a metodo-

logia de competências no Sistema de Gestão ERP -SAP. A migração sistêmica possibilita realizar avalia-ção de desempenho de forma rápida e segura, possibilitando recuperar informações do presente ou do passado , bem como efetuar comparações.

DESCRIÇÃO DO CASE: Desde 2000 a CENIBRA aplica Avaliação de Desempenho. Começamos utilizando formulários

(Word) e tabulando o resultado através de planilhas (Excel). Com o passar do tempo, percebemos a necessidade de um sistema informatizado que nos possibilitasse uma melhor gestão da metodologia. A metodologia aplicada inicialmente era 180º.

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Em 2007 foi contratada uma empresa para desenvolver um sistema que possibilitasse realizar a avaliação da função gestão e especialista na metodologia 360º e 270º, sistema desenvolvido em pla-taforma Lótus Domino, denominado SAD. 73 empregados (Função Gestão e Especialista) passaram a ser avaliados através do sistema SAD. Ficamos utilizando duas formas de avaliar o empregado, para a função gestão e especialistas, usávamos o Sistema e para as demais funções continuamos a usar for-mulários (papel). O sistema desenvolvido e a metodologia 270º e 360º foram bem recebidos. Em 2009 passamos a avaliar também sistemicamente a função Supervisão.

O Sistema passa a ser utilizado para avaliar 171 empregados. Em 2016 revisamos as competências utilizadas e entendemos ser a hora de incluir as demais funções (analistas e suporte) no sistema. Passa-ram a ser avaliados 1.197 empregados, ficando de fora apenas os empregados que não possuíam acesso ao sistema (809 empregados – 40%).

Em um primeiro momento o sistema atendeu, era possível avaliar os empregados, mas o número crescia a cada ano, o que impactava a performance sistêmica e ainda tínhamos 40% dos empregados (campo) sendo avaliados por formulário, apenas os relatórios básicos eram gerados, que eram trabalha-dos no Excel, com a inclusão das demais funções, o sistema ficou pesado e a plataforma de desenvolvi-mento não mais atendia nossas necessidades, tanto no que se referia aos relatóriosquanto à prática do feedback. Era necessário buscar uma alternativa.

A CENIBRA desde 2002 utiliza o sistema de gestão ERP-SAP para gerir as informações de RH (Folha, Treinamento, Cargos & Salários, etc.), entendemos que era o momento de migrar para o SAP a avaliação de desempenho. Em 2017 dois empregados (Especialista RH + Analista TI) buscaram conhecimentos e internamente, sem consultoria externa, parametrizaram o sistema ERP-SAP com a metodologia 360º por Competências, para avaliar e gerir as avaliações dos empregados. Em dezembro/2017 foi aplicada para a função Gestão / Especialistas avaliação no sistema ERP-SAP. Com excelentes resultados. Foi pos-sível avaliar, gerar resultados, efetuar comparações e realizar feedback de forma rápida e segura, com ótimo desempenho de performance. A partir de janeiro/2018 todos os empregados passaram a ser avaliados no SAP.

OBJETIVO PRINCIPAL: Melhorar a gestão organizacional e sistêmica da metodologia de avaliação de desempenho; - Intro-

duzir o Feedback de forma sistêmica na Empresa.

OBJETIVO SECUNDÁRIO: • Informações sobre o desempenho humano e sua contribuição para o desempenho empresarial

e para o alcance dos objetivos organizacionais; • Dinamização das políticas de recursos humanos de forma a oferecer oportunidades de cresci-

mento profissional, estimular a produtividade e melhorar o relacionamento interpessoal; • Melhorar a comunicação na Empresa; • Mudança nas competências gerenciais (em particular as de comunicação e feedback).

NECESSIDADE: Desde 2000 a CENIBRA aplica Avaliação de Desempenho. Começamos utilizando formulários

(Word) e tabulando o resultado através de planilhas (Excel). Com o passar do tempo, percebemos a necessidade de um sistema informatizado que nos possibilitasse uma melhor gestão da metodologia.

A metodologia aplicada inicialmente era 180º, em 2007, acrescentamos a metodologia 360º e 270º. Passamos a realizar avaliação através do SISTEMA SAD. Ficamos utilizando duas formas de ava-liar o empregado, para a função gestão e especialistas, usávamos o Sistema, e para as demais funções continuamos a usar formulários (papel). Em 2009 passamos avaliar também sistemicamente a função Supervisão.

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Necessidade 01: Diagnostico das evidencias das situações Anterior ao Projeto

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O Sistema passa a ser utilizado para avaliar 171 empregados. Em 2016 passaram a ser avaliados 1.197 empregados, apenas os empregados que não possuíam acesso ao sistema (809 empregados – 40%) continuaram em papel. Inicialmente o sistema atendeu, era possível avaliar os empregados, o nú-mero crescia a cada ano, impactando a performance sistêmica e ainda tínhamos 40% dos empregados (campo) sendo avaliados por formulário, apenas os relatórios básicos eram gerados, que eram trabalha-dos no Excel, com a inclusão das demais funções, o sistema ficou pesado e a plataforma de desenvolvi-mento não mais atendia nossas necessidades. Era necessário buscar uma alternativa.

NÍVEL: Aprovação: Gerente RH e Gerente Tecnológica da Informação Investimentos: Treinamento: R$28.287,00 Desenvolvimento sistêmico (customizações): R$9.520,00 Total: R$37.807,00 Obs.: Se fosse contratar uma empresa externa para desenvolvimento ficaria em torno de R$1.000.000,00 (Valor Con-sultoria SAP)

PÚBLICO-ALVO: Todos os empregados envolvidos, em torno de 211 cargos, exceto Trabalhador Flo-restal.

PÚBLICO-ALVO PORC: Base 2018: Público / funções Gestão / Especialistas: 86 Supervisão: 69 Ana-listas / Suporte: 982 Suporte (campo): 830 Total: 1.967.

COMUNICAÇÃO: Campanha de divulgação: Realizada reunião com a liderança, em que foi infor-mado sobre o projeto, prazo de duração e função piloto. Após conclusão do projeto foram realizados: - Treinamento para os envolvidos e todo recém-admitido; - Divulgação através de cartilha distribuída para todos os empregados. Em torno de 2000 cartilhas. - Divulgação no jornal interno.

METODOLOGIA: O projeto oi iniciado com o treinamento dos empregados instigadores da revisão. Após treinamento, iniciou-se a construção da metodologia 360º no sistema ERP-SAP em todos as suas variâncias (90º, 180º, 270º, 360º). A equipe foi composta de: 01 Especialista de RH, 06 Analista de Sistema e 01 desenvolvedor de customizações. A metodologia utilizada foi a de Metas, baseada no PMBOK, foi efetuada a modelagem do processo, com o início do projeto em março /2017 e finalizção em julho/2017 com o treinamento para os usuários e divulgação através de cartilha informativa.

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17

FASE DE CONCLUSÃOUma nova plataforma para avaliar o desempenho do empregado foi desenvolvida em uma Pla-

taforma que proporcionou um ambiente moderno e funcional. A migração possibilitou uma melhor gestão organizacional do processo bem como a inserção de novas funcionalidades.

O empregado poderá realizar a avaliação de desempenho de forma rápida e segura, gerando um melhor desempenho durante todo o processo, possibilitando recuperar informações do presente ou do passado, bem como comparar sua performance em relação ao ano anterior.

Feedback que anteriormente não conseguíamos monitorar passou a ser monitorado e temporiza-do. Fortalecendo ainda mais a necessidade de comunicação entre avaliador e avaliado. Dos 85 empre-gados avaliados na função gestão e especialistas (360º), 70% receberam feedback com menos de 30 dias após a conclusão final da avaliação e o restante recebeu o feedback dentro do prazo estabelecido. Da função suporte (90º e 180º), 93% dos empregados realizaram a avaliação sistemicamente, em virtude de desligamento e ausências tivemos 7% de não realização.

Relatórios são gerados de forma simples, início e término do período do feedback são informados por e-mail e registrados no sistema, facilitando monitoramento e ações de treinamento.

CONCEITUAÇÃO TÉCNICA: Mais do que uma importante ferramenta de gestão de pessoas, a avaliação de desempenho con-

tribui para desenvolver pessoas. A ferramenta possibilita um maior conhecimento, das competências, habilidades e atitudes no exercício das atividades. A partir dela é possível buscar um desenvolvimento profissional mais assertivo, auxiliando o empregado a fazer a gestão sustentável da sua carreira profis-sional. Métodos e Critérios: Método: Escala de avaliação gráfica, que permite definir características ou dimensões da avaliação. A Avaliação 90º, 180º, 270º e 360º é realizada on-line com perguntas de múlti-pla escolha.

A partir dessa premissa a CENIBRA desenvolveu uma Avaliação baseada em competências. Vários autores contribuíram para esse desenvolvimento: - Profissionais disputados: as 31 competências de quem agrega valor nas empresas, Edward Cripe, Richar Mansfield, tradução de Elaine Pepe, Rio de Ja-neiro, 2003 - Gestão de Pessoas, não de pessoal, tradução de Ana Beatriz Rodrigues, Priscilla Martins Ce-leste, Rio de Janeiro, Campus, 1997 - Avaliação de Desempenho / Gillen, Terry, Editora Nobel, 2002 - Dar e Receber Feedback para executivos, universidade católica de Lisboa, 2017 - Treinamento Avaliação de Desempenho no sistema SAP, ministrada pela consultoria SAP, Rio de Janeiro - Metodologia do projeto: Meta baseada no PMbok

18

RESULTADO PROJETO AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

1

RESULTADO PROJETOAVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

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41

E-mail informativo após término do cadastro da avaliação dos empregados da função gestão e especialista ( atividade piloto)

42