Os 6 erros mais comuns cometidos pelas empresas

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OS 6 ERROS MAIS COMUNS COMETIDOS PELAS EMPRESAS E COMO FAZER PARA EVITá-LOS SAP: líder absoluta em Business Intelligence

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Os 6 errOs mais cOmuns cOmetidOs pelas empresasE como fazEr para Evitá-los

SAP: líder absoluta emBusiness intelligence

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para identificar valores e obter melhorias, procure outras oportunidades de Business intelligence (Bi). pense em ferramentas avançadas de planejamento que ajudem sua empresa a diminuir a lacuna existente entre estratégia e execução. amplie a adoção de análises de simulação para avaliar o impacto operacional e financeiro de vários cenários sobre receita, custo e fluxo de caixa.

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cOnteÚdO

4 Resumo executivo

5 Sua empresa sempre comete os mesmos erros?

5 Erro n° 1: apostar na fidelidade de clientes atuais

5 Erro n° 2: Não aproveitar as oportunidades de mercado

6 Erro n° 3: tolerar ineficiências operacionais

6 Erro n° 4: tolerar a permanência de problemas sem identificá-los e corrigi-los

7 Erro n° 5: permitir comportamento inadequado na empresa

8 Erro n° 6: falta de transparência para os stakeholders

8 conclusão

9 Auto-avaliação de BI

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“a realidade é que você pode gerar valor agregado das informações existentes”, explica Don tapscott, célebre autor e auto-ridade em impacto e valor estratégico de ti. "Quando você tem visão inteligente de seus dados, pode aproveitá-los para tomar melhores decisões e alcançar sustentabilidade e lucros mais altos.1

as empresas precisam de tecnologias que desvendem o valor das informações. Dados significativos geram novos insights para transformar e alavancar os negócios, sobretudo em um cenário de incerteza

econômica. De acordo com a Gartner, “a crise econômica revelará quais empre-sas têm as informações e as ferramentas necessárias para dar suporte a decisões empresariais.”2

Este artigo destaca os erros comuns de empresas em momentos de crise econô-mica e descreve como elas podem adotar recursos de Bi para evitá-los. preencha o questionário de auto-avaliação no final deste artigo para determinar o nível de oportunidade de Bi em sua empresa.

resumO executivOoportuNiDaDEs para BusiNEss iNtElliGENcE

1. Don tapscott e Dr. steve Elmore, managing Enterprise information: architecting for survival and positioning for success in tough times, pág. 2 (nGenera corporation, março de 2009).

2. Kurt schlegel, mark a. Beyer, Bill Hostmann, rita l. sallam, Bill Gassman, Nigel rayner, Neil mcmurchy, Neil chandler, matthew W. cain, predicts 2009: Business intelligence and performance management Will Deliver Greater Business value, pág. 4 (Gartner inc., 18 de dezembro de 2008).

com o desaquecimento da economia, a reação de várias empresas é retrair e reduzir custos para superar a crise econômica. Embora a redução de custos seja importante, muitas vezes as empresas deixam de considerar outro aspecto fundamental nas decisões estratégicas – as oportunidades de usar informações de negócio para fortalecer suas ofertas de produtos e serviços, e se destacar da concorrência.

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assim converteram oportunidades únicas em resultados positivos. para investir com confiança nas oportunidades de mercado e obter todos os benefícios, você precisa de uma solução que o ajude a detectar tendências e variações, analisar cenários e selecionar a combinação certa de ini-ciativas para alavancar seus resultados. mas se o seu desempenho for prejudi-cado por ferramentas analíticas difíceis de usar que limitam sua capacidade de conduzir análises pormenorizadas de mercado, possivelmente sua empresa não vai ser ágil o bastante para identificar ou reagir a novas oportunidades. De acordo com recentes relatórios da Gartner, “até 2012, mais de 35% das 5.000 principais empresas globais deixarão de tomar decisões com base em insights sobre mudanças significativas em seus negócios e mercados devido à escassez de investimentos em infraestrutura de informações e ferramentas de usuário de negócio.”4 Não deixe que isso acon-teça à sua empresa!

para tomar decisões certas, você só pre-cisa de análises e relatórios ad hoc simples e intuitivos. uma solução de Bi deve servir de suporte à exploração interativa

Erro n° 1: Apostar na fidelidade de clientes atuais

com o desaquecimento da demanda, não aposte na lealdade e na manutenção de sua base de clientes ao longo de toda a crise econômica. os clientes podem se deparar com dificuldades financeiras e serem atraídos por ofertas da concor-rência. para sua empresa fortalecer a fidelidade e manter as vendas, é neces-sário ficar atento às necessidades dos clientes e reagir prontamente.

você precisa de uma forma simples e eficiente para identificar os principais clientes com base em rentabilidade, tamanho ou potencial. mas se os dados de vendas e de clientes estiverem pul-verizados em várias aplicações, será difícil acessar as informações e montar um panorama geral para se obter insights valiosos sobre comportamento de clientes. De acordo com pesquisas recentes junto a gerentes e diretores de ti conduzidas pela information age, as ferramentas de Bi podem ser úteis às empresas. mais de 350 entrevistados acreditam que a Bi poderia melhorar substancialmente a análise de marketing, isto é, a forma de avaliação de desempenho de cam-panhas, produtos e clientes. além disso, os entrevistados acreditam que a Bi é adequada à análise sólida de rentabili-dade ajudando a identificar clientes e linhas de produtos mais rentáveis.3

você pode usar ferramentas de limpeza e integração de dados para reunir infor-mações de diversas fontes. Dashboards e ferramentas de visualização ajudam no acesso aos dados, proporcionando

visibilidade das tendências de clientes. o que você pode fazer com ferramentas de Bi como essas? por exemplo, para um cliente ou segmento de cliente impor-tante, você pode analisar diversos cenários para identificar abordagens que reflitam relações existentes e aumentem sua participação na carteira de cada cliente. além disso, pode optar por ampliar crédito ou desenvolver planos criativos de pagamento para seus clientes mais importantes. ou, analisar índices de satis-fação de clientes para identificar áreas em que há necessidade de aprimoramento, como qualidade de produto ou atendi-mento a clientes, para garantir que clientes que apresentam bom retorno permaneçam satisfeitos e leais.

Erro n° 2: Não aproveitar as oportunidades de mercado

mesmo com fundos de investimentos limitados, você ainda precisa tomar deci-sões baseadas em fatos sobre oportuni-dades de longo e curto prazo para aumentar receitas, seja pela expansão de ativi-dades em novos mercados ou ampliação de linhas de produtos bem-sucedidos. várias marcas importantes foram lançadas em meio a recessões econômicas e ainda

3. “intelligent response,” research analysis 344, information age research report, 16 de janeiro de 2009.4. Kurt schlegel, mark a. Beyer, Bill Hostmann, rita l. sallam, Bill Gassman, Nigel rayner, Neil mcmurchy, Neil chandler, matthew W. cain,

predicts 2009: Business intelligence and performance management Will Deliver Greater Business value, pág. 3 (Gartner inc., 18 de dezembro de 2008).

sua empresa sempre cOmete Os mesmOs errOs?pENsE BEm!

uma solução de Bi completa que oferece suporte à emissão de uma gama de relatórios empresariais – relatórios detalhados e periódicos que oferecem insights sobre o desempenho empresarial geral e proporcionam maior transparência a todos os stakeholders. o resultado se traduz em maior confiança e colaboração mais estreita em todos os níveis, dentro e fora da empresa.

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nos vários setores de seu negócio e per-mitir consultas por intermédio de linguagem comercial amigável. análises de simulação permitem a criação de modelos do impacto operacional e financeiro de vários cenários sobre receitas, custos e fluxo de caixa para mostrar os resultados de cada opor-tunidade de mercado antes de você agir. a solução foi estruturada sobre avaliações de riscos capazes de determinar o alcance de possíveis resultados de cada opor-tunidade e introduzir análise econômica para seleção e priorização de cenários promissores. o resultado? você dispõe de fatos sólidos para embasar deci-sões de investimentos que resultam em mais vendas, fluxo de caixa e eficiência operacional.

Erro n° 3: Tolerar ineficiências operacionais

para manter o alinhamento do custo de fornecimento de bens e serviços, é neces-sário que você sempre encontre maneiras de reduzir excessos e acabe com inefi-ciências. se o desperdício operacional persistir, talvez você deixe de ter controle das estruturas de custo e isso exercerá pressão sobre as margens brutas. crises econômicas e fluxos de caixa restritos

estão obrigando empresas a analisar estruturas de custo verificando minucio-samente informações já existentes. Em vista disto, os analistas salientam um inte-resse crescente em software de business intelligence.

uma solução integrada de Bi que gere dados precisos e atuais coloca sua empresa em posição para identificar e abordar com rapidez as ineficiências. os dashboards podem fornecer feedback imediato sobre desperdício administrativo e hora-extra desnecessária. utilizar funções analíticas para monitorar defeitos de fabricação, custos de manutenção e níveis de estoque, depois acompanhar o andamento para reduzir retrabalho e racionalizar sKus.

segundo David thomson, autor do bestseller Blueprint to a Billion: 7 Essentials to achieve Exponential Growth, talvez você precise realizar uma análise com-petitiva para estabelecer uma comparação entre suas margens brutas e a média do setor. “se você achar que seus custos de produto estão muito altos, precisará de habilidade para examinar mais profunda-mente os custos em toda a cadeia de suprimentos e identificar áreas para otimizar sistemas e processos”, observa thomson.5

mesmo que suas margens brutas sejam melhores do que a média, as despesas podem ser altas. por exemplo, thomson verificou que as empresas líderes geren-ciam com cuidado despesas em vendas e marketing e p & D para apresentar um fluxo de caixa positivo e consistente em todos os tipos de ciclos de mercado. foram as empresas públicas mais bem gerenciadas que obtiveram o maior valor de mercado, pois passaram de us$ 30 milhões para 1 bilhão de receita. Elas ficaram 10% acima da margem EBitDa (earnings-before-interest-and-depreciation). aprenda uma lição com as empresas de maior crescimento: venda valor para ampliar as margens brutas; contenha despesas para apresentar um negócio com fluxo de caixa positivo e reinvista para dinamizar o crescimento.6 Erro n° 4: Tolerar a permanência de problemas sem identificá-los e corrigi-los

No atual ambiente de negócios, uma empresa precisa cuidar de todos os problemas existentes, mas, antes de mais nada, é necessário identificá-los e priorizá-los e, depois, despender tempo e energia nos mais importantes. Nenhuma empresa quer esperar produtos em atraso e nenhum departamento quer ficar muito acima do orçamento sem tomar uma atitude. Entretanto, se você acompanhar o status de um projeto ou de um programa manual-mente, não só correrá o risco de perder tempo e dinheiro ao adotar uma abordagem ineficiente, mas também retardará sua capacidade para identificar e corrigir pro-blemas futuros. como thomson observa,

as empresas precisam de tecnologias que desvendem o valor das informações. Dados significativos geram novos insights para transformar e alavancar os negócios, sobretudo nos momentos de incerteza econômica.

5. David thomson, Blueprint to a Billion: 7 Essentials to achieve Exponential Growth (John Wiley & sons inc. 2006).6. ibid.

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“líderes de empresas com crescimento exponencial adotam abordagens sistemá-ticas de solução de problemas.” Nos ciclos de desaquecimento de mercado, essas empresas identificaram e eliminaram problemas e depois trabalharam na otimi-zação do negócio. por exemplo, essas empresas identificaram maneiras de simplificar processos, reduzir pessoal em certas áreas e investir em sistemas e infraestrutura de ti para melhorar a gestão de clientes ou inteligência de mercado.7 ao gerar dados precisos e atuais sobre seu negócio, as soluções business intelligence ajudam a identificar problemas que extra-polam o padrão e sinalizam problemas em potencial. por exemplo, se os seus dias de vendas em aberto estão aumen-tando, o Business intelligence ajuda a identificar se a causa é um problema persistente de qualidade, um incidente em uma única entrega ou uma ingerência administrativa, como endereço errado em uma nota fiscal. assim que a causa principal é identificada, você pode tomar as medidas corretivas. as soluções de business intelligence auxiliam no monitora-mento e acompanhamento de resultados, e alertam você se os problemas são recorrentes, como processo, produto ou ação fora dos limites aceitáveis.

Erro n° 5: Permitir comportamento inadequado na empresa

se as metas empresariais não estão muito claramente definidas, comunicadas e medidas, você está perdendo uma opor-tunidade para estimular comportamentos positivos. você é capaz de melhorar

o desempenho em um departamento ou uma divisão às custas do desempenho geral da empresa. a Gartner sugere que as empresas devem “mostrar como os esforços na gestão de desempenho geram resultados positivos para a organização se as métricas e os relatórios estiverem alinhados com as metas corporativas.8 você precisa de uma solução que ofereça maior alinhamento, responsabilidade e desempenho no nível individual e corpo-rativo. soluções de software integradas e transparentes geram mais confiança nos colaboradores pois esses acreditam nos dados e compreendem como ações diárias comprometem as metas da empresa. contudo, muitas vezes as empresas julgam que suas iniciativas estratégicas estão em descompasso com as metas operacionais diárias, deixando os colabora-

dores confusos quanto a prioridades individuais. ao atribuir nitidamente respon-sabilidade por metas e prazos, você pode comunicar expectativas explícitas de desem-penho pela empresa e desenvolver inicia-tivas que gerem mudanças culturais e comportamentais.

por exemplo, dashboards integrados com software, como o microsoft office usado diariamente nas empresas, auxiliam na comunicação de métricas, no acompanha-mento do progresso e na recompensa do sucesso. os dashboards apresentam feedback imediato; você obtém as informa-ções necessárias para agir com rapidez e precisão para corrigir comportamentos, em vez de esperar relatórios trimestrais para identificar tendências. as ferramentas de visualização ajudam seus colabora-dores, e você se concentra rapidamente

7. David thomson, Blueprint to a Billion: 7 Essentials to achieve Exponential Growth (John Wiley & sons inc. 2006).8. Kurt schlegel, mark a. Beyer, Bill Hostmann, rita l. sallam, Bill Gassman, Nigel rayner, Neil mcmurchy, Neil chandler, matthew W. cain,

predicts 2009: Business intelligence and performance management, pág. 4 (Gartner inc., 18 de dezembro de 2008).

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nas questões de alto impacto, como melhorar o atendimento ao cliente ou reduzir defeitos nos produtos. toda a sua equipe pode ver a procedência dos dados e como os resultados são calculados, e interagir com os relatórios, inspirando confiança nos números e estimulando atitudes individuais e de colaboração que beneficiam a empresa.

Erro n° 6: Falta de transparência para os stakeholders

a crise econômica mundial está exigindo que stakeholders de setores privados e estatais adotem uma postura de maior transparência nas finanças, operações, decisões e principais métricas de desem-penho das empresas. muitas empresas acreditam que relatórios muito complexos prejudicam sua capacidade de demons-trar conformidade e saúde fiscal. De acordo com o analista da Gartner Bill Hostmann, “a maior parte das empresas julga que não dispõe de informações, processos e ferramentas necessárias para tomada de decisão fundamentada e responsiva. inúmeras empresas investem muito pouco em infraestrutura de informação e ferra-mentas para usuários do negócio”9

9. Kurt schlegel, mark a. Beyer, Bill Hostmann, rita l. sallam, Bill Gassman, Nigel rayner, Neil mcmurchy, Neil chandler, matthew W. cain, predicts 2009: Business intelligence and performance management, pág. 4 (Gartner inc., 18 de dezembro de 2008).10. Don tapscott e Dr. steve Elmore, managing Enterprise information: architecting for survival and positioning for success in tough times,

pág. 1 (nGenera corporation, março de 2009).

para tomar decisões certas, você só precisa de análises e relatórios ad hoc simples e intuitivos. uma solução de Bi deve oferecer suporte à exploração interativa nos vários setores de seu negócio e permitir consultas por intermédio de linguagem comercial amigável.

detalhados e periódicos que oferecem insight sobre o desempenho empresarial geral e proporcionam maior transparência a todos os stakeholders. o resultado se traduz em maior confiança e colabora-ção mais estreita em todos os níveis, dentro e fora da empresa.

Conclusão

condições econômicas desfavoráveis exigem que as empresas não se atenham apenas à redução de custos. "Este é o momento de criar organizações eficien-tes e de alto desempenho com base em dados confiáveis” conclui tapscott. "as organizações precisam ter uma visão global de informações importantes se quiserem não apenas reagir aos desafios econômicos, mas se posicionar para futura vantagem competitiva."10

você está extraindo o máximo de suas informações de negócio? aproveite esta rápida auto-avaliação para determinar se uma solução de Bi pode melhorar as decisões em sua empresa e, em última análise, seu desempenho.

os investidores exigem que as empresas usem dados completos para detectar mudanças, tomar decisões oportunas e comunicar tais mudanças sob forma de estratégias. Em resumo, os stake holders externos precisam confiar na solidez de sua estratégia de negócio e na precisão dos registros financeiros. faça esta pergunta a si mesmo: minha empresa pode fornecer informações à equipe gestora sobre mudanças importantes nos rumos do negócio ou do mercado sem passar por um processo paralisação geral? minha empresa consegue prever quais clientes farão cortes em seus negó-cios e depois fazer ajustes na abordagem para minimizar perdas? Esses tipos de decisão demandam grande variedade de informações internas e externas, e análise para dar suporte rápido à análise de riscos e planejamento de contingências.

as soluções de Bi facilitam o compartilha-mento de informações de negócio entre todos os departamentos internos da empresa e stakeholders externos, como clientes, fornecedores, parceiros e investi-dores. uma solução de Bi completa oferece suporte à emissão de uma gama de relatórios empresariais – relatórios

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1. Com que rapidez sua empresa identifica os principais clientes com base em tamanho, rentabilidade e potencial de crescimento?a podemos avaliar essas informações

a qualquer momento para qualquer cliente. além disso, podemos apresentar rapidamente uma lista dos principais clien-tes por meio de vários critérios, por exemplo, por região ou linha de produtos.

B podemos extrair informações de clientes em planilhas e analisá-las em várias dimensões básicas.

c mesmo informações básicas de clientes são difíceis de serem acessadas e, pior ainda, de serem analisadas.

2. Um gerente de marketing sênior apresenta a seu diretor executivo uma proposta para introduzir uma nova linha de produtos. De que forma sua empresa avalia a viabilidade do plano?a realizaríamos uma análise de cenário

e projetaríamos resultados de custos, receitas, riscos e retorno de acordo com uma série de premissas econômicas.

B analisaríamos a proposta, mas precisa-ríamos gastar alguma energia para reunir os dados necessários e fazer a análise adequada.

c Estamos mais capacitados a progredir com base no instinto.

3. O volume de hora extra na empresa aumentou cerca de 17% no último mês. Com que rapidez e facilidade sua empresa pode detectar a causa e abordar o problema?a minha empresa pode identificar cola-

boradores e departamentos afetados imediatamente e resolver o problema em alguns dias.

B podemos reunir as informações, mas levaria algum tempo para reunir e com-pilar os dados.

c Não saberíamos por onde começar.

4. O número de dias de vendas em aberto aumentou para cinco nos dois últimos meses. Sua empresa consegue determi-nar a causa principal?a sim, depois de alguns dias minha

empresa poderia analisar componen-tes administrativos e operacionais que poderiam estar contribuindo para o aumento.

B talvez. poderíamos reunir informações de várias aplicações para obter dados financeiros, operacionais e de clientes, mas demandaria algum esforço para analisá-los e identificar as causas principais.

c Duvido, isso seria muito difícil de ser realizado em minha empresa.

5. Os níveis de satisfação dos clientes caíram – especificamente em seu call center. Seu COO quer examinar as métricas vigentes em todos os repre-sentantes de call center. Essas informa-ções podem ser fornecidas com rapidez?a sim; temos um dashboard que acom-

panha a atividade do colaborador do call center, inclusive duração e resolu-ção da chamada, e outras métricas.

B um resumo das principais métricas é colocado em uma área comum onde cada colaborador possa vê-las; entre-tanto, não acompanhamos métricas em bases individuais ou departamentais.

c infelizmente ainda estamos por definir e implementar métricas nessa área.

6. Os investidores querem verificar o ROI de seus três maiores investimen-tos no último ano. Com que rapidez sua empresa oferece a eles uma resposta precisa?a Em quatro horas aproximadamente

podemos apresentar um relatório com-pleto com aparência interessante e incontestável que facilitaria a compara-ção de projetos em vários níveis pelos investidores.

B cada projeto tem sua própria planilha; dentro de alguns dias poderíamos gerar um relatório comparativo.

c um de nossos analistas financeiros teria que analisar os demonstrativos financeiros, linha por linha, para extrair as informações pertinentes e criar uma planilha para calcular o roi de cada investimento.

Calcule sua pontuação:0 ponto para cada resposta "a"1 ponto para cada resposta "B"2 pontos para cada resposta "c"

autO-avaliaçãO de BiaprimorE as DEcisõEs E o DEsEmpENHo DE sua EmprEsa

a solução foi estruturada sobre avaliações de riscos capazes de determinar o alcance de possíveis resulta-dos de cada oportunidade e introduzir análise econômica para seleção e priorização de cenários promissores. Qual o resultado? você dispõe de dados sólidos para embasar decisões de investimentos que resultam em mais vendas, fluxo de caixa e eficiência operacional.

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Classifique sua empresa:0–3: As informações representam ativo

estratégico. sua empresa está usando Bi para otimizar decisões em áreas fundamentais. para identi-ficar valores e obter melhorias, procure outras oportunidades de Business intelligence (Bi). pense em ferramentas avançadas de planejamento que ajudem sua empresa a diminuir a lacuna exis-tente entre estratégia e execução. amplie a utilização de análises de simulação para elaborar o impacto operacional e financeiro de vários cenários sobre receita, custo e fluxo de caixa.

4–8: Amplie as possibilidades. adote Bi em mais áreas para abordar oportunidades não exploradas e melhorar decisões e desempenho. procure oportunidades para utilizar ferramentas de análise e visuali-zação para desenvolver insights claros em áreas específicas de seu negócio. usando esses insights, você cria um ambiente propício a decisões certas que geram efi-ciências operacionais e aumentam as receitas.

9–12: Informações representam desafios. sua empresa teria aumento nas receitas e benefícios nos resulta-dos com a adoção de Bi. comece com soluções desenvolvidas para integração e limpeza de dados. use esta fonte exclusiva de dados preci-sos para gerar relatórios empresa-riais e fornecer análises e relatórios ad hoc.

as soluções de Bi do sap® Businessobjects™ simplificam a forma de utilização das informações, possibi li-tando aos usuários acesso, forma tação, análise, navegação e compartilhamento de informações em toda a empresa.

as soluções viabilizam a emissão de relatórios, consultas e análises empre-sariais, visualização, integração e geren-ciamentos de dados. Em decorrência disso, as empresas obtêm melhor insight do negócio aprimorando deci-sões e desempenho empresarial.

para saber mais sobre as soluções de Bi da sap Businessobjects, visite www.sap.com/solutions /sapbusinessobjects.

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