Organograma, Fluxograma e Cronograma
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DEFINIÇÃO Gráfico que representa a estrutura ou arquitetura formal da empresa em determinado momento.
PERMITE VISUALIZAR:- a estrutura geral e formal da empresa- a estrutura dos segmentos da empresa- a divisão do trabalho- a relação hierárquica ou de autoridade- as relações funcionais
É COMPOSTO POR:- Retângulos que representam as unidades organizacionais (órgãos ou cargos)- Linhas contínuas verticais e horizontais que representam as relações de autoridade e responsabilidade- Linhas tracejadas horizontais que representam as relações de assessoria (staff)
ORGANOGRAMA
ORGANOGRAMA TRADICIONAL:
Primeiro passo é determinar todas as funções e setores que serão apresentadas no organograma, e definir suas posições hierárquicas. Faça uma lista..Presidente.Diretores (Financeiro, Administr., Operacional, Comercial, etc.).Gerentes (Financeiro, Administr., Produção, Vendas, etc.)Seções da Produção, Contabilidade, Depto. Financeiro, Depto. Jurídico,
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ORGANOGRAMA HORIZONTAL
Também é criado com base na hierarquia da empresa, mas tem essa característica amenizada pelo fato dessa relação ser representada horizontalmente, ou seja, o cargo mais baixo na hierarquia não está numa posição abaixo dos outros
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CRONOGRAMA
CRONOGRAMA
- São gráficos que permitem comparações fáceis e rápidas. Relaciona um resultado a um padrão previamente estabelecido. Sua função é relacionar os eventos em função do tempo.
- É um gráfico de dupla entrada: linhas - são colocados os eventos planejados colunas - são colocados os períodos de tempo (considerados como padrão)
- Demonstra o início e o término de cada evento de um processo operacional dentro de um período de tempo considerado.
- Permite o sincronismo dos tempos dos vários eventos de um processo de maneira simples, através de simples traços cheios, pontilhados ou espaços coloridos, onde geralmente as linhas cheias representam o que foi planejado, enquanto que as linhas pontilhadas o que foi realizado.
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Tarefas1o.T 2o.T 3o.T 4o.T 1o.T 2o.T 3o.T 4o.T
Ano 2007 Ano 2008Até
( A )
( B )
( C )
( D )
( E )
Legenda: (A), (B), ... ,(E) – Tarefas a serem realizadas - Planejado - Realizado.
CRONOGRAMA
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- É a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e as unidades envolvidas no processo.
OBJETIVOS- Verificar o funcionamento real dos componentes do sistema.- Proporcionar leitura mais rápida e interpretações mais precisa.- Descrever qualquer sistema simples ou complexos.- Identificar com facilidade e clareza as debilidades do processo.- Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos.
VANTAGENS- Visão geral e identificação de “gargalos” nos processos.
INFORMAÇÕES BÁSICAS DE UM FLUXOGRAMA- O tipo de operações que integram o circuito de informações.- O sentido de fluxo ou circulação de informação.- As unidades organizacionais onde se realiza cada operação.- O volume das operações efetuadas.- Os níveis hierárquicos.
FLUXOGRAMA
É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo.
A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior: servir à história, como fonte de pesquisa.
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.
ARQUIVO
Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, já deve haver a preocupação com o seu possível arquivamento. Por isso é que a classificação dada ao documento no serviço de protocolo, quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo.
E esses métodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os métodos mais indicados e adequados às suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de empréstimos e consultas aos funcionários e setores da empresa
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTAÇÃO
Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa a facilidade de guarda e pesquisa. Os métodos de arquivamento estão relacionados com os sistemas, o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos que a ele se adaptam.
Tanto na organização de arquivos como na de fichários, os elementos a serem considerados nos documentos, para efeito de classificação, são:
• Nome (do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem). • Local (de expedição ou recebimento dos documentos). • Data (de elaboração, validade ou referência dos documentos). • Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos). • Número (de ordem, código etc.)
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo, respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados.
No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comum são: • Alfabético.
• Geográfico.
• Numérico (simples, cronológico, decimal...)
• Por assuntos.