ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS DESPORTIVOSmanual do...

ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS DESPORTIVOS manual do formando

Ficha Técnica

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Manual do Formando Organização e Gestão de Eventos Desportivos

ENTIDADE PROMOTORAAndré Manz Produções Culturais e Desportivas Unipessoal, Lda.

GESTÃO E COORDENAÇÃOAndré Luiz ManzMargarida Borges Marques do Carmo

CONSULTORES SÉNIOR/ PRODUÇÃO DE CONTEÚDOSMagda PereiraRita Rainha

ASSESSORIA TÉCNICO-PEDAGÓGICAIFH - Instituto de Formação para o Desenvolvimento Humano

PROJECTO GRÁFICO e PAGINAÇÃOPSSdesigners

EDIÇÃO MANUAIS TÉCNICOSIFH - Instituto de Formação para o Desenvolvimento Humano

PRODUÇÃO e EDIÇÃO VÍDEOIFH- Instituto de Formação para o Desenvolvimento Humano

Produção apoiada pelo Programa Operacional de Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS)Medida: 4.2. Desenvolvimento e Modernização das Estruturas e Serviços de Apoio ao EmpregoTipologia do Projecto: 4.2.2. Desenvolvimento de Estudos e Recursos DidácticosAcção Tipo: 4.2.2.2. Recursos DidácticosCo-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia através do Fundo Social Europeu

Prefácio

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Convencida de que está na hora dos governos, asociedade civil e a comunidade internacional,incluindo o sector privado, renovarem seu compro-misso de encorajar os hábitos saudáveis de alimen-tação e actividade física a OMS (OrganizaçãoMundial de Saúde) aprovou a Estratégia Mundialsobre Alimentação Saudável, Actividade Física eSaúde juntas, que estabelece em relação aosEstados Membros que promovam modos de vidaque incluam uma alimentação saudável e a realiza-ção de actividades físicas e que fomentem o equi-líbrio energético.

O professor de Educação Física e os profissionais doramo, para contribuírem na formação do futurocidadão deverão proporcionar aos alunos, ao ministrarsua disciplina no âmbito escolar ou nas academias,além dos aspectos inerentes da natureza da própriadisciplina, conhecimentos práticos e teóricos que ofe-reçam aos alunos a incorporação dos valores da activi-dade física e do desporto e consequentemente, acapacidade de se auto-gerenciar na actividade físicaem sua vida. Ou seja, devem adoptar uma política, naconstrução dos conteúdos, que garanta simultanea-mente a aquisição de conhecimentos básicos para omundo de hoje e a formação da cidadania.

A Manz apresenta aqui um "KIT SAÚDE DESPORTOE CIDADANIA" destinado a dotar os destinatários decompetências necessárias para intervir, mesmo queno âmbito interdisciplinar, como:

- Agentes preventivos na área da saúde, sabendodespistar fenómenos de transtornos alimentaresnos frequentadores de ginásios, aconselhando nanutrição adequada, como, fornecendo conheci-mentos de como lidar com o fenómeno da obesi-dade, aconselhando e intervindo através de exer-cícios físicos apropriados.- Agentes eficazes na organização de eventosdesportivos de sucesso, pequenos ou grandes,mas que possam transmitir a um cada vez maiornúmero de pessoas as potencialidades da activi-dade física para um aumento da qualidade devida, da saúde e bem-estar das populações. - Agentes catalizadores da prática da cidadania, jáque sendo reconhecido unanimemente que asso-ciados à prática da actividade física estão valorescomo a tolerância, o espírito de inter-ajuda e asolidariedade, a educação física, enquanto disci-plina curricular, tem um potencial enorme de servirde potencializador de cidadãos interessados emparticipar activamente na comunidade.

Margarida CarmoAndré Manz

FICHA TÉCNICA

KIT "SAÚDE DESPORTO E CIDADANIA"

OBESIDADEVideograma e Manuais: Formando e Formador

NUTRIÇÃO e TRANSTORNOS ALIMENTARESVideograma e Manuais: Formando e Formador

ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOSDESPORTIVOSVideograma e Manuais: Formando e Formador

DESPORTO E CIDADANIAVideograma e Manuais: Formando e Formador

ENTIDADE PROMOTORAAndré Manz Produções Culturais e DesportivasUnipessoal, Lda

GESTÃO E COORDENAÇÃOAndré Luíz ManzMargarida Borges Marques do Carmo

EQUIPA TÉCNICAAndré Manz Produções Culturais e DesportivasUnipessoal, Lda

ASSESSORIA TÉCNICO-PEDAGÓGICAIFH - Instituto de Formação para o DesenvolvimentoHumano

PROJECTO GRÁFICO e PAGINAÇÃO PSSdesigners

EDIÇÃO MANUAIS TÉCNICOSIFH - Instituto de Formação para o DesenvolvimentoHumano

PRODUÇÃO e EDIÇÃO VÍDEOIFH- Instituto de Formação para o DesenvolvimentoHumano

Índice

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1 Introdução

2 Conceito e Classificação de Evento

3 Planeamento de Eventos Desportivos - Planeamento Estratégico

4 Planeamento de Eventos Desportivos - Planeamento de Marketing

5 Planeamento de Eventos Desportivos - Recursos Humanos

6 Planeamento de Eventos Desportivos - Patrocínios

7 Concepção de Eventos Desportivos

8 Avaliação de Eventos Desportivos

9 Soluções das Actividades e Instrumentos de Avaliação

10 Bibliografia Aconselhada

ANEXOS

Bibliografia Consultada

Outros Auxiliares Didácticos

Contactos Úteis

Diapositivos

Anexos

Agradecimentos

pág. 5

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pág. 17

pág. 22

pág. 30

pág. 34

pág. 39

pág. 42

pág. 46

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ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS DESPORTIVOS

manual do formando

A Gestão e Organização de Eventos Desportivos éum tema cada vez mais actual e transversal a diver-sas áreas de acção.

A sua crescente utilização por parte dasempresas/organizações reflecte a sua eficáciacomo meio de interacção com o público-alvo, devi-do a um forte envolvimento deste, resultante deestratégias de comunicação dirigidas e conse-quente contacto directo dos participantes com astemáticas apresentadas no decorrer do evento.

O conjunto pedagógico apresentado visa a aqui-sição de competências no que respeita à organiza-ção e gestão de eventos adaptáveis a diversos con-textos, nomeadamente, os eventos desportivos.

Os objectivos deste manual são, de uma formagenérica, abordar a questão dos eventos, desde asua definição e tipologia, a todo o processo deplaneamento, concepção e avaliação destes,preparando profissionais para o desenvolvimentodeste tipo de actividade. Transmitir as bases geraispara uma perfeita gestão e organização de eventos,bem como chamar a atenção para pormenoresimportantes que possam ocorrer e que devem serou minimizados ou maximizados, dependendo dasituação, é a finalidade primordial.

Este manual faz parte de um conjunto, que inclui umManual do Formador e um Videograma formativo,complementar aos manuais.

1 Introdução

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Objectivos Gerais

- Definir o conceito de evento;- Distinguir eventos internos, externos e sociais,enumerando as suas características;- Referir os critérios de classificação dos eventos; - Descrever os critérios de classificação dos even-tos;- Identificar os vários tipos de eventos; - Distinguir os vários tipos de eventos.

Conteúdos

Evento é definido como "acontecimento, ocorrência,sucesso", ou seja, um facto que cause impacto eseja razão para notícia.Esse facto acontece, isto é, tem uma data de rea-lização, uma hora de início e fim e um local previa-mente definido.Pode ainda referir-se que o acontecimento tem comocaracterística principal proporcionar uma ocasiãoextraordinária de encontro de pessoas, com umafinalidade específica, a qual constitui o "tema" princi-pal do evento e justifica a sua realização.

Eventos Internos

Os Eventos Internos são organizados e direcciona-dos para a organização em si, tendo como principalobjectivo promover a integração dos funcionários e,em muitos casos, interacção entre funcionários,parceiros e clientes.

Eventos Externos

Os Eventos Externos são todos aqueles em que aempresa poderá participar, poderá promover ou atéorganizar, tendo como principais objectivos aexpansão do negócio com base na divulgação/pro-moção de serviços e/ou produtos, bem como a trocade experiências, informações e actualizações.

Eventos Sociais

Os Eventos Sociais incluem um conjunto de activi-dades que promovem o convívio entre os partici-pantes, podendo fazer parte dos eventos internosou externos ou existir por si só. Como exemplostemos os coffee-breaks e os jantares de encerra-mento de congressos.

Critérios de classificação dos eventos

Os diferentes tipos de eventos podem ser classifica-dos segundo vários critérios: a finalidade, a periodi-cidade, a área de abrangência, a zona de acção, opúblico-alvo, o nível de participação, o perfil dosparticipantes e a dimensão.

Finalidade - com base neste critério podemosclassificar os eventos como institucionais ou promo-cionais. Os primeiros têm como principal objectivomanter ou aperfeiçoar a imagem da empresa e ossegundos direccionam-se para a venda de produ-tos.

Periodicidade - em relação à frequência, os even-tos podem ser esporádicos, periódicos ou de opor-tunidade. Os eventos esporádicos são todos aque-les que se realizam sem periodicidade predefinida,ocorrendo apenas quando a empresa acha conve-niente (lançamento de um novo produto, por exem-plo). Os periódicos têm periodicidade fixa, realizan-do-se uma vez por ano ou por mês, por exemplo(Feira de Fitness, Feira do Livro, Jogos Olím-picos…). Os eventos de oportunidade são realiza-dos no âmbito das acções externas à empresa, nãosendo por ela determinados.

Área de abrangência - com base neste critério,podemos ter eventos locais, regionais, nacionais ouinternacionais. Como exemplo temos os torneiosrealizados no desporto escolar, com os seus apura-mentos nas etapas locais, regionais e nacionaispara participação nas finais internacionais.

2 Conceito e Classificação de Eventos

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Zona de Acção - corresponde ao local de realiza-ção do evento, se é dentro das instalações daempresa - evento interno - ou fora destas, emlocais mais amplos - evento externo.

Público-Alvo - Os eventos podem dividir-se emcorporativos e em eventos para o consumidor. Oscorporativos são destinados ao público interno daempresa e os outros são destinados ao consumidorfinal do produto/serviço da empresa.

Nível de participação - este critério permite classi-ficar o evento tendo por base a organização, isto é,ou a empresa é a entidade organizadora, ou é ape-nas participante.

Perfil dos participantes - os eventos poderão serclassificados como gerais, dirigidos ou específicos.Como o nome indica, os gerais destinam-se a par-ticipantes de diversos sectores de actividades e osespecíficos a técnicos e profissionais de uma deter-minada área. Os eventos dirigidos são dirigidos a

participantes com interesses comuns.

Dimensão - nesta categoria, os eventos podem serclassificados como macroeventos ou eventos degrande, médio ou pequeno porte. Os macroeventossão caracterizados pela existência de uma comis-são organizadora de grandes dimensões e pelo ele-vado número de participantes (milhares). Os even-tos de grande porte envolvem um grande númerode participantes e são organizados por uma estrutu-ra relativamente pequena. Nos eventos de médioporte, teremos menos de mil participantes e nos depequeno porte, um número reduzido de público deum determinado segmento.

Tipos de Eventos

Os diferentes tipos de eventos poderão ser classifi-cados tendo em conta os critérios anteriormenteapresentados, tendo em atenção as suas caracte-rísticas e objectivos.

Conceito e Classificação de Eventos 2

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Tipo de Evento Características Objectivos

Reunião formal de curta duração sobre umtema específico, exposto por uma referên-cia na área, para um número elevado departicipantes. Após a apresentação dotema, são colocadas e respondidas asquestões destes.

Prova organizada com o intuito de apuraros melhores participantes. Favorece a inte-gração dos envolvidos e a descoberta denovos talentos.

Os participantes tentam superar provasque respeitam um regulamento previa-mente definido (que contempla os prémiosque estão em jogo, a avaliação, o desem-pate, duração, concorrentes, júri, etc)

Derivado da conferência. Um profissionalreconhecido expõe um tema previamentedefinido, sendo este, posteriormente, dis-cutido, em grupo, pelos participantes. Osresultados são apresentados pelos repre-sentantes dos grupos e sujeitos a votaçãoe aprovação de todos.

Expor um determinado tema e possibilitar oesclarecimento de dúvidas relacionadascom o mesmo.

Estimular o melhor desempenho, desafiaros limites, fomentar a disputa entre partici-pantes.

Estimular os participantes a alcançar asmetas ou objectivos definidos.

Discussão e tomada de decisão sobre umdeterminado assunto.

Conferência

Competição

Concurso

Colóquio

Quadro 1 - Classificação de Eventos segundo as suas características e objectivos


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Conjunto de actividades organizadas paraum grupo específico. São reuniões deprofissionais de uma determinada área.

Evento direccionado para um conjunto deprofissionais da mesma área, provenientede várias empresas.

Poderá ser organizado por uma empresacontratada e especializada.

Frequentemente, a par dos congressos,ocorrem seminários ou workshops (outrasactividades).

Pode ser de curta, média ou longaduração, variando de dias, a meses ouanos. Público homogéneo que se inscre-veu anteriormente.

Duas pessoas defendem os seus pontosde vista (geralmente opostos) sobre umdeterminado assunto, sendo indispensávelum moderador que orienta, colocaquestões e controla tempos de resposta.

Evento direccionado a um determinadosegmento específico com a duração médiade uma semana.

Habitualmente organizadas por empresasespecializadas, realizam-se em pavilhõespróprios.

É orientado por um coordenador, estandodividido em sub-temas de discussão, apre-sentados por especialistas. Os partici-pantes poderão colocar questões (orais ou escritas). As apresentações são poste-riormente compiladas num manual.

Actividade claramente desportiva. A co-missão organizadora é responsável peladefinição de critérios de selecção dos par-ticipantes, avaliação dos resultados eatribuição de prémios.

Aprofundar conhecimentos numa determi-nada área específica.

Conferir credibilidade à empresa.Divulgar a empresa e os produtos/serviços.Apresentar uma nova tecnologia ou ten-dência de mercado.Detectar novas oportunidades de negócio.Acompanhar a concorrência, tendo emconta as apresentações feitas.Fazer uma prospecção, através dos novoscontactos.

Obter conhecimentos específicos numadeterminada área.

Permitir a apresentação de pontos de vistadiferentes sobre o mesmo tema.

Atrair o público-alvo a um só local.Apresentar/lançar novos produtos/serviços.Contactar directamente com os actuais epotenciais clientes.Desenvolver uma base de dados com ainformação recolhida.Estabelecer novos contactos comerciais.

Realizar a apresentação de vários sub-temas(dentro de um tema), por especialistas.

Apresentar os pontos de vista dos partici-pantes e proceder ao esclarecimento dedúvidas.

Competir entre os participantes.

Convenção

Congressos

Curso

Debate

Feira

Simpósio

Torneio

Conceito e Classificação de Eventos 2

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Eventos direccionados para profissionaisda mesma área de negócio, ou até damesma empresa.

Deverá ocorrer fora das instalações daempresa.

Para o desenvolvimento do workshoppoderá ser utilizada a técnica da experi-mentação (por tentativas), do questionárioaberto ou da discussão.

Evento direccionado para o relacionamen-to da empresa com os colaboradores eclientes.Evento vocacionado para uma vertentehumana, social, de lazer.Quebrar a formalidade dos congressos.

Eventos direccionados a clientes e par-ceiros.Eventos esporádicos.

Testar e verificar a reacção ao desenvolvi-mento ou aperfeiçoamento de produtos.Discutir de temas.Solucionar os problemas da empresa.Formar clientes ou colaboradores daempresa para uma nova técnica, para umnovo produto, entre outros.

Lançar produtos/serviços em ambientesocial.Aproximar clientes e parceiros entre si/daempresa.Atribuir prémios por resultados alcançados.

Potencializar o contacto com parceiros eclientes.

Workshops

EventosSociais -almoço,Pequeno--almoço,cocktail, jan-tar

EventosCulturais -concertos,peças deteatro, filmes,comemo-rações, entreoutros

Finalmente, e de forma a ilustrar os diversos capítu-los deste manual, apresenta-se um exemplo práti-co, afim de promover o transfer para o contextodesportivo (aconselha-se o visionamento dovideograma do mesmo tema).

O evento escolhido é um Quarterly das modali-dades Les Mills.

Este Quarterly faz parte de um sistema de formaçãocontínua de instrutores das modalidades Les Mills(BODYATTACK, BODYBALANCE, BODYCOMBAT,BODYJAM, BODYPUMP, BODYSTEP e RPM) epossui como objectivo a actualização de conheci-mentos nas modalidades, através do lançamentodas novas coreografias, ou seja, trata-se de umaConvenção.

Sendo um evento, possui uma data, uma hora e umlocal de realização. É considerado um evento exter-no, pois é organizado pela própria empresa numainstalação alugada para o efeito (Parque Desportivo

de Mafra).

Podemos dizer que o Quarterly é um evento comuma finalidade institucional (actualização de con-hecimentos); com uma periodicidade fixa (realizadatrimestralmente); com uma área de abrangência anível nacional através da divulgação que é efectua-da para todos os instrutores residentes em PortugalContinental e Regiões Autónomas - Madeira eAçores; é um evento direccionado a um públicoespecífico (instrutores Les Mills), sendo considera-do corporativo.

O Quarterly é um evento de grande porte, possuin-do um elevado número de participantes (cerca de1200 instrutores) comparativamente à dimensão daorganização (pequena estrutura constituída por 6colaboradores).

Síntese:

O Evento é tido como um acontecimento especialque decorre numa data e local previamente determi-nado e que possui um fim específico.Podemos dizer que um Evento poderá ser Interno,Externo ou Social.Os Eventos Desportivos enquadram-se em qual-quer dos tipos referidos anteriormente, dependendosempre do seu objectivo e da forma como é organi-zado.Desde os eventos mais vocacionados para a for-mação/actualização de conhecimentos, como é ocaso das Convenções, Simpósios e DebatesDesportivos até aos eventos mais práticos, comosão os Torneios, os Concursos ou mesmo todas asCompetições Desportivas, sem esquecer todos osde fim Cultural e/ou Social, todos poderão ser clas-sificados segundo determinados critérios: a finali-dade, a periodicidade, a área de abrangência, azona de acção, o público-alvo, o nível de partici-pação, o perfil dos participantes e a dimensão doevento.

Proposta de Actividades

1. De entre uma listagem de palavras-chave men-cione as que melhor caracterizam o evento.(momento único, data, festa, ocorrência, aconteci-mento, encontro, convívio, pessoas, tema, finali-dade, local, notícia)

2. Justifique a escolha destas palavras.

3. Com as palavras escolhidas, construa a suadefinição de evento.

4. Escolha um evento desportivo e caracterize-omencionando o tipo de evento, suas característicase objectivos.

Avaliação

1. Assinale como verdadeiro ou falso1.1 O evento é definido como um acontecimentoque possui como característica principal o factode ser notícia.1.2 A data, a hora e o local do evento são pontosque deverão estar previamente definidos.1.3 Os eventos destinados a funcionários, clientese parceiros são designados de externos.1.4 Todos os evento possuem uma finalidade

específica, considerada o tema principal e quejustifica a realização do evento.1.5 Os eventos poderão ser classificados de aber-tos, fechados e sociais.

2. Distinga eventos internos de externos.

3. Faça corresponder o critério da coluna 1 com otipo de evento da coluna B que dele advém.

4. Complete as afirmaçõesa) As feiras têm uma duração média de uma_____________.b) Os ____________ e os ____________ estãodireccionados para profissionais da mesma área.c) Os eventos __________________ têm comoobjectivo reduzir o __________ do dia-a-dia.d) Experimentação, _____________, e discussãosão técnicas utilizadas para o desenvolvimento de_______________.

5. Distinga Colóquio de Congresso.


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Coluna A

1. Finalidade2. Periodicidade3. Área de Abrangência4. Zona de Acção5. Público-Alvo6. Nível de Participação

Coluna B

a. Evento Externob. Evento Promocionalc. Evento Corporativod. Evento Organizadopela Empresae. Evento deOportunidadef. Evento Regional

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Objectivos Gerais

- Identificar as diferentes etapas do PlaneamentoEstratégico de Eventos Desportivos- Definir as diferentes etapas do PlaneamentoEstratégico de Eventos Desportivos- Associar a cada etapa do planeamento as dife-rentes fases operacionais que lhe são inerentes

Conteúdos

O processo de Planeamento de Eventos Des-portivos é uma etapa primordial da organização egestão destes, onde são determinados os meiosmais indicados para atingir os fins previamentedefinidos.

Pode-se afirmar que nesta etapa, também designa-da de Pré-Evento, existem componentes impor-tantes a ter em conta, sendo eles o PlaneamentoEstratégico (a abordar neste capítulo), o Planea-mento de Marketing, os Recursos Humanos e osPatrocínios (abordados nos capítulos seguintes).

PLANEAMENTO ESTRATÉGICO DE EVENTOS

Para o planeamento estratégico de um eventodesportivo é essencial definir e conciliar um conjun-to de etapas, como poderemos ver no esquema quese segue.

O cumprimento de todas as etapas, bem como asua perfeita integração, será a chave para um even-to de sucesso.

Missão / Vocação

A definição da missão e vocação fará com que oevento possua, desde o início, uma linha orienta-dora. Deste modo, é importante estar definido oestatuto e função da empresa/organização -Missão -, bem como a forma como essa função érealizada-Vocação.

Sabendo o que a empresa/organização faz e comofaz, está construída a base para definir metas,objectivos e elaborar as estratégias.

Definição de Objectivos

Aquando da definição do(s) objectivo(s) do evento,é de extrema importância que esse(s) seja(m)claro(s), conciso(s) e preciso(s), para que se consi-ga orientar todo o procedimento, bem como mensu-rar a sua evolução e avaliar os aspectos do planea-mento.

Qual o(s) objectivo(s) deste evento? Essa é aquestão que dará início a todo o processo.

Análise da Situação

Esta etapa consiste na análise de quatro compo-nentes relevantes, que nos permitem a construçãode um quadro com todos os cenários possíveis parao cumprimentos do(s) objectivo(s) propostos - aanálise SWOT (Força, Fraqueza, Oportunidade eAmeaça).

Através desta, poderemos analisar a envolventeInterna (recursos humanos, recursos financeiros, recur-sos materiais, cultura, serviços e custos) e a envolventeExterna (ambiente, clientes e concorrência).

Como se pode verificar, através do cruzamento dasquatro componentes são definidas opções estraté-gicas, ofensivas e defensivas, a ter em contadurante todo o planeamento.


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Missão / Vocação

Figura 1- Esquema das Etapas do Planeamento Estratégico,adaptado de Caetano (2005)

Definição de Objectivos

Análise da Situação

Identificação de Opções Estratégicas

Escolha da Estratégia

Desenvolvimento de Planos Operacionais e Sistemas de Controlo

Envolvente Externa

EnvolventeInterna

Ameaças Oportunidades

Forças

Fraquezas

Saída Ofensiva

EmpenhamentoOfensivo

Saída Defensiva

EmpenhamentoDefensivo

Identificação de Opções Estratégicas

Reunidas as informações na análise interna e exter-na, os organizadores podem escolher as estraté-gias que levem a cabo a sua missão e concretizemos seus objectivos, aproveitando as forças, mini-mizando as fraquezas, evitando as ameaças e tiran-do proveito das oportunidades identificadas.

É possível identificar quatro opções estratégicasque podem ser adoptadas, tendo em conta aanálise da situação.

- Estratégia de Crescimento, denominada noquadro acima como Empenhamento Ofensivo eque resulta do cruzamento de uma Força comuma Oportunidade;- Estratégia de Melhoramento, denominada noquadro acima como Empenhamento Defensivo eque resulta do cruzamento de uma Fraqueza comuma Oportunidade;- Estratégia de Defesa, denominada no quadroacima como Saída Ofensiva e que resulta docruzamento de uma Força com uma Ameaça;- Estratégia de Retirada, denominada no quadroacima como Saída Defensiva e que resulta docruzamento de uma Fraqueza com uma Ameaça.

Escolha da Estratégia

Ao implementar uma estratégia, o organizador de-verá ter em conta um dos seguintes critérios:

- Adequação - a estratégia seleccionada deveestar em consonância com o ambiente, os recur-sos e os valores da organização do evento.- Aceitação - a estratégia deve ser escolhida como intuito de alcançar os objectivos do evento, eseguindo o que a análise do ambiente confirmoucomo importante e prioritário, não subestimarpotenciais riscos.- Viabilidade - a estratégia é escolhida sempreque for viável e funcionar na prática, tendo emconta os recursos e tempo disponíveis.

Desenvolvimento de Planos Operacionais eSistemas de Controlo

A etapa seguinte é iniciar o processo de concretiza-ção de todo o plano. A implementação da estratégia,bem como o cumprimento dos objectivos do evento,necessita de planos operacionais.

Os Planos Operacionais são desenvolvidos, habi-tualmente, em áreas distintas como o sector finan-ceiro, os recursos humanos, a administração, asoperações e pesquisas e a avaliação.

Todos os planos operacionais requerem um conjun-to de objectivos para cada área, planos de acção ecronogramas, indicação dos responsáveis pela exe-cução dos vários aspectos, sistemas de controlo,orçamento e aquisição de recursos.

É nesta etapa de implementação de planos opera-cionais que são definidas quase todas as fases a terem conta no pré-evento. Deste modo, é necessário:

- Definir o tema do evento;- Definir o público-alvo;- Definir a data do evento;- Escolher os horários;- Seleccionar o local;- Escolher a disposição das salas ou dos ambientes;- Vender quotas do evento;- Reunir os envolvidos;- Contratar serviços a terceiros;- Elaborar o programa e o conteúdo;- Elaborar e enviar convites;- Desenvolver material promocional;- Definir atracções;- Definir mecanismos de divulgação;- Contratar assessoria de imprensa;- Preparar o sistema de registo de visitantes;- Verificar o investimento total previsto para o evento.

Ao analisarmos este conjunto de fases, reparamosque, apesar de todas elas possuírem o mesmo graude importância, se posicionam em campos distintos.Isto é, existem fases comuns a todos os tipos deeventos, como a definição do tema, e outrasdireccionadas para determinados eventos como,por exemplo, "Preparar o sistema de registo de visi-tantes", uma fase característica da preparação deuma Feira de Desporto.

Uma vez implementados os planos operacionais,são necessários Sistemas de Controlo para asse-gurar o seu cumprimento. Encontros e relatórioselaborados na fase do pré-evento são fundamentaispara o acompanhamento das operações.

Com o objectivo de verificar se o que foi planeadoestá a decorrer no evento como previsto, dentro dosprazos estipulados e conforme acordado, sãodesenvolvidos formulários de controlo e ques-tionários de avaliação que deverão ser preenchidosno decorrer do mesmo.

Planeamento de Eventos Desportivos - Planeamento Estratégico 3

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Retomando o nosso exemplo ilustrativo, podemosdizer que o Quarterly é organizado por uma empre-sa que possui como missão a formação de instru-tores Les Mills nas suas diferentes modalidades,através da organização da Formação Inicial dosinstrutores e posteriores reciclagens trimestrais, osQuaryterlies, sendo esta a sua vocação.Definidos estes dois conceitos, encontra-se o pontode partida para o Planeamento Estratégico do evento.

Objectivo: trazer ao Parque Desportivo de Mafra nofim-de-semana em que se realiza, cerca de 1200instrutores que vêm actualizar os seus conhecimentos.Análise SWOT: o Quarterly tem como principalforça a marca forte da empresa Les Mills (os cria-dores dos programas) e da empresa organizadora,bem como o local de realização do evento. Temcomo principal fraqueza a obrigatoriedade departicipação dos instrutores a 3 dos 4 Quarterliesanuais. Em relação à oportunidade, podemosreferir que é um excelente meio de difusão e divul-gação de informação importante sobe produtos/marcas visto que nesse fim-de-semana se juntamos líderes de opinião neste sector. Como principalameaça temos a empresa que possui os programasconcorrenciais à Les Mills.Opções estratégicas para a feira: irá adoptar umaestratégia de crescimento, tendo por base o critérioda aceitação.Planeamento operacional. O Quarterly é um eventode Fitness, que se realiza de 3 em 3 meses eminstalações a definir. Todos os serviços estão acargo da empresa organizadora, com excepção dosom e transporte de material. O Quarterly funcionadas 9h00 às 20h00, estando disponíveis nestemesmo horário uma série de workshops teóricos epráticos no âmbito das modalidades Les Mills. Sãoproduzidas revistas de divulgação do evento -Confidenciais - enviadas para todos os instrutoresLes Mills e Ginásios a nível nacional.

Síntese:

Para que seja organizado um evento desportivo desucesso é necessário elaborar um PlaneamentoEstratégico que o suporte.Através desse é estabelecido o que a organizaçãofaz e como faz - Missão/Vocação; são definidos osobjectivos do evento - Definição de objectivos;faz-se um levantamento de componentes internas eexternas - Análise da Situação; apresenta-se asopções estratégicas possíveis a adoptar -Identificação de Opções Estratégicas; faz-se aselecção da opção mais adequada - Escolha da

Estratégica e por fim, delineiam-se os PlanosOperacionais e Sistemas de Controlo a utilizar naimplementação desta.

Proposta de Actividade

1. Escolha um evento desportivo e defina as fasesoperacionais do mesmo, imaginando que está aplanear o pré-evento.

Avaliação

1. Assinale verdadeiro ou falso:1.1. O Planeamento Estratégico é constituído peloPlaneamento de Marketing.1.2. A definição da Missão/Vocação é o ponto departida do Planeamento Estratégico.1.3. A análise da situação antecede a definição deobjectivos.1.4. O sistema de controlo permite-nos definir asetapas de forma coerente.1.5. Aceitação, adequação e crescimento sãocritérios de implementação de uma estratégia.

2. Identifique, ordenadamente, as diferentes etapasdo Planeamento Estratégico.

3. Mencione quais as opções estratégicas possíveisa adoptar, referindo como resultam.

4. Assinale a afirmação correcta:4.1. A análise da situação é feita através daanálise de SWOT que refere:

a) o cruzamento entre 5 variáveisb) o cruzamento entre a Força e as Desvantagensc) o cruzamento entre: Força, Fraqueza e Ameaçad) o cruzamento entre: Forças, Fraqueza, Amea-ças e Oportunidades

4.2. O empenhamento defensivo resulta do cruza-mento entre uma Fraqueza e uma Oportunidade eé uma opção estratégica designada de:

a) Estratégia de retiradab) Estratégia de crescimentoc) Estratégia de melhoramentod) Estratégia de defesa

4.3. O estatuto e função da organização é de-signado por:

a) Vocaçãob) Coordenaçãoc) Missãod) Visão


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Objectivos Gerais

- Identificar as variáveis que constituem oMarketing-Mix- Definir as variáveis que constituem o Marketing- -Mix

Conteúdos

O principal objectivo de uma empresa/organizaçãoé o de satisfazer as necessidades de um grupo depessoas com algumas características homogéneas,ou seja o mercado-alvo. Para que atinja os seusobjectivos é necessário controlar um conjunto devariáveis que constituem o Marketing-Mix.

MARKETING-MIX

O marketing-mix é um método operacional que per-mite atingir os objectivos da organização, uma vezque é através deste que se vai chegar aos merca-dos alvo com os serviços concebidos - o targert.

Independentemente da eficiência de cada umadelas, é crucial que o marketing-mix seja consis-tente internamente, para que as diferentes políticasse reforcem e complementem, não se contrariando.A esse conjunto chama-se política dos quatro "P´s":Produto (Product), Preço (Price), Comunicação(Promotion) e Distribuição (Place).

Produto

A variável Produto envolve todas as componentesde um evento desportivo, ou seja, o entretenimentooferecido (actividades desportivas e animaçãoenvolvente), o padrão de serviços (a qualidade detodos os serviços prestados), a alimentação, quan-do necessária, (por exemplo, os lanches fornecidosaos alunos nas provas escolares), o merchandising,a interacção dos funcionários com os consumidores(por exemplo, os alunos da escola) e a imagem demarca que o evento tem perante o público-alvo.

Uma ferramenta útil sobre as estratégias do produ-to, que orienta o seu desenvolvimento, é a seguintematriz apresentada:

Através desta matriz, a organização de um eventopoderá analisar qual a melhor estratégia a aplicartendo em conta a relação Produto Vs. Mercado.

Preço

É o valor que os consumidores (todas as pessoasque vão ao evento desportivo) atribuem ao evento eque estão dispostos a pagar por ele, determinadopela perspectiva de satisfação em comparação comoutras actividades de lazer.

As três variáveis a ter em consideração para aestratégia de fixação do preço são os custos, a con-corrência e o valor percebido pelo consumidor. Paraa organização é importante analisar e comparar oscustos do evento, dividindo-se estes em fixos (cus-tos que não variam com o número de consumi-dores, por exemplo, o aluguer de espaço, a ilumi-nação, os cachets, etc) e os variáveis (custos quevariam de acordo com o número de consumidores,por exemplo, o catering).

No que diz respeito à concorrência, é necessáriover qual o seu valor para definir se irá ser praticadoum igual, superior ou inferior, tendo em conta oobjectivo que procuramos: equilibrar a oferta e aprocura, obter lucro ou marcar a diferença.

Comunicação

A variável Comunicação é, das quatro, a mais visí-vel, abrangendo as técnicas de comunicação, comoa publicidade, as relações públicas, a venda pes-soal, entre outras. Tem como objectivo motivar ospotenciais consumidores a aderirem ao evento eengloba todas as acções elaboradas pela a organi-zação para transmitir ao mercado-alvo os benefí-cios deste.

Existem várias formas de comunicar o eventodesportivo, estas devem ser escolhidas tendo emconta o objectivo da comunicação, o mercado-alvo,e, claramente, o custo previsto para a comunicação.


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MercadosExistentes

NovosMercados

Produtos Existentes Novos Produtos

Penetração do Mercado

Desenvolvimento do Produto

Desenvolvimentodo Mercado

Diversificação

No quadro 3, procurou-se sistematizar as váriastécnicas de comunicação, bem como as suas van-tagens e desvantagens.

Planeamento de Eventos Desportivos - Planeamento de Marketing 4

19

Tipo de comunicação Meio Vantagens Desvantagens Finalidade

Eventos de massa

Eventos musicais

Festivais comunitários

Eventos interesseespecial

Eventos para jovens

Eventos para jovenscom interesses es-peciais

Eventos de massas

Maioria dos eventos

Todos os eventos

Todos os eventos

Eventos de interesseespecial



Produção e emissão de custoselevados

Difíceis de se destacar no meiode outros anúncios de rádio ede programas

Podem ser caros, e não atingiro público-alvo

Requerem antecedência

Podem descaracterizar edifí-cios, podem-se rasgar

Precisam de voluntários paradistribuição

Podem diluir o lucro se os gru-pos não forem escolhidos comcuidado

A imagem do patrocinador podeencobrir a do evento

Precisa de ter um ângulo televi-sivo

Precisa de ser do interesse doleitor em geral

Requer longo prazo de antece-dência

Os resultados dependem daqualidade da base de dados

Preocupação de segurança

Largo alcance, animação e cor,credibilidade

Direccionados pela preferênciamusical, rápidos de produzir emais baratos

Largo alcance, rápida produção

Atingem bem o alvo

Baratos, podem ser colocadosonde o mercado-alvo se junta

Baratos e eficazes

Geram lucro

Pode resultar em vendas adi-cionais

Credibilidade, grande númerode espectadores

Cred., público pode ser grandeou concentrado

Bom alcance do público-alvo

Pode ser muito eficiente emcustos

Produção barata, fácil alteraçãoda mensagem, pode ser usadapara venda de bilhetes

Televisão

Rádio

Jornais

Revistas

Outdoors

Folhetos

Descontos.para tiposde consumi-dores

P r o m o ç ã ocruzada compatrocinador

Televisão

Inprensa

Rev./jornaisespecializa-dos

C o r r e i o ,telefone oue-mail

Internet

Publicidade

Promoção de vendas

RelaçõesPúblicas

MarketingDirecto

Fonte: Allen, et al. (2003)

Quadro 3 - Caracterização das diferentes técnicas de comunicação, segundo as suas vantagens,desvantagens e finalidades ( Allen, e tal., 2003).

Distribuição

A última variável possui um duplo sentido, istoporque tanto se refere ao local onde o evento é rea-lizado, como ao local onde os consumidores podemcomprar os seus bilhetes, no caso dessa situaçãose adequar ao evento.

O quadro 4 apresenta uma síntese das quatro variá-veis do Marketing-Mix e das suas componentes.


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Variável Componentes

Localização, produção, entretenimento,tema, decoração

Número de funcionários, grau de formação, fardas, qualidade do serviço

Importância dada ao nome do eventoe significado para os consumidores

Segmento social a que se destina o evento

Preços com desconto em época baixa

Preços especiais para certas fatias dopúblico-alvo

O mix promocional

Bilhetes disponíveis através da agênciaespecializada ou vendidos pela internet

Produto

Preço

Comunicação

Distribuição

Fonte: Allen, et al. (2003)

Quadro 4 - Variáveis e Componentes do Marketing-Mix (Allen, e tal., 2003)

Características do desenho/pacote

Componente de serviço

Marca

Reputação

Tempo de consumo

Preço promocional

Publicidade - Tv, rádio, jornais, revistas, outdoors

Promoção de vendas - merchandising, relações públicas

Folhetos e brochuras

Venda pessoal

Canais de distribuição

Retomando a organização do Quarterly, pode dizer--se que o Planeamento de Marketing do Quarterlypretende conseguir ir ao encontro das necessi-dades dos Instrutores Les Mills.

A aposta forte em termos de política de marketingpara a concretização deste objectivo assenta nocruzamento de dois dos 4 P's - o Produto/Serviço eo Preço.

Neste caso, uma vez que se trata de uma reci-clagem de conhecimentos, está a considerar-se umserviço. A obtenção de um serviço de elevada quali-dade a baixo preço é o principal objectivo nesteevento.

Síntese:

O Planeamento de Marketing é fundamental emqualquer evento para se conseguir ir ao encontrodas necessidades do mercado-alvo.

Para tal, estabelece-se a relação entre as quatrovariáveis que constituem o Marketing-Mix: adefinição e as escolhas das actividades desportivasno evento - Produto - o valor que os consumidoreslhe atribuem - Preço - a comunicação necessária,através do jornal local ou jornal da escola (se for ocaso) onde o evento é organizado - Comunicação- e o próprio local físico do evento - Distribuição.

Proposta de Actividade

1. Imagine que vai dar início à fase do Planeamentode Marketing do seu evento desportivo. Indique quala política estratégica que implementava, justifican-do com as variáveis que iria aplicar.

Avaliação

1. Faça corresponder as variáveis da Coluna A comos conceitos da Coluna B:

2. Defina Marketing-Mix.

3. Distinga Custos Fixos de Custos Variáveis.

4. Assinale verdadeiro ou falso:a) O Marketing-Mix baseia-se na relação directaentre o Preço e a Distribuiçãob) A Distribuição tem em conta os diferentes tiposde divulgação do eventoc) O Preço considera custos fixos e variáveisd) O Produto é uma variável abrangente que con-sidera a localização, a produção, o entretenimen-to, o tema e a decoração.

Planeamento de Eventos Desportivos - Planeamento de Marketing 4

21

Coluna A

1. Produto 2. Preço3. Comunicação4. Distribuição

Coluna B

a. Local do Eventob. Publicidadec. Imagem da Marcad. Alimentaçãoe. Venda Pessoalf. Custos Fixosg. Venda de Bilhetesh. Serviços

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Objectivos Gerais

- Identificar as etapas do processo de planeamen-to de Recursos Humanos- Identificar as etapas do processo de Recru-tamento e Selecção de funcionários remunerados- Identificar os principais aspectos a ter em contaaquando da formação efectiva de uma equipa detrabalho em eventos

Conteúdos

Por se tratar de uma actividade pontual para a enti-dade organizadora, o planeamento de RecursosHumanos (RH's) para eventos tem característicasespeciais.

O primeiro passo do processo de planeamento é adefinição de Estratégia e Objectivo RH's tendo emconta a Missão, Estratégia e Objectivos da organi-zação.

Nesta fase é necessário fazer uma avaliação queconsidere a análise de função, sua descrição e pre-visão.

a) Análise de Função

A Análise de Função implica a caracterização deuma função em termos de tarefas a desenvolver noevento e dedicação requerida.

Questões a ter em conta quando é feita uma análise

de função:- A função ou cargo resultam da realização de quetarefas?- Quais as características ideais dos candidatos?- A avaliação de desempenho irá basear-se naconcretização de que tarefas?- Qual a formação/aperfeiçoamento profissionaladequado aos funcionários/voluntários para queestes possuam os conhecimentos e capacidadesnecessárias ao desempenho da sua função?

b) Descrição de Função

A Descrição de Função resulta da sua análise porparte do organizador de eventos. O organizador temcomo objectivo combinar as funções que temdisponíveis com as pessoas com os conhecimen-tos/capacidades para as desempenharem.

Habitualmente as descrições de função incluem(adaptado de Allen, 2002):

- Título da função e nível de dedicação exigido- Salário/recompensas/incentivos associados aocargo- Sumário da função- Deveres e responsabilidades (incluindo listagemde tarefas e responsabilidades inerentes à fun-ção)- Relacionamento com outras funções dentro efora da empresa- Capacidades/conhecimentos/qualificações/atri-butos pessoais requeridos- Autoridade- Padrões de desempenho

Planeamento de Eventos Desportivos - Recursos Humanos 5

23

Estratégia e objectivosdos Recursos

Humanos

Políticas e procedimentos

Requerem avaliação- análise da função

- descrição da função- previsões

Funções demanutenção

- salários e benefícios- condições de trabalho

- relações de trabalho- registos

de empregados

Missão, estratégia e objectivos

da organização

Os passos seguintes no processo de Planeamentode RH's serão o estabelecimento de Políticas eProcedimentos, Recrutamento e Selecção, For-mação e Aperfeiçoamento Profissional, Supervisãoe Avaliação e Dispensa, Recolocação e Re-contratação.

Políticas e Procedimentos

Devem existir um conjunto de Políticas eProcedimentos da organização que uniformizemcomportamentos e tomadas de decisão. Na empre-sa deverão assegurar que toda a equipa é tratadada mesma forma, auxiliar a tomada de decisão rá-pida e coerente por parte dos responsáveis pelagestão do evento, dar aos gestores a confiançapara resolver problemas e defender as suasposições (Stone, 1998).

Quando novas políticas ou procedimento sãodesenvolvidos deverão ser transmitidos a todos osmembros da equipa.

Recrutamento e selecção

O processo de recrutamento e selecção tem comoobjectivo a escolha do colaborador adequado parao lugar certo. Este objectivo só poderá ser cumpridose forem atraídos candidatos qualificados para odesempenho das funções que tem para atribuir.


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Formação e aperfeiçoamento

profissional

Supervisãoe avaliação:

- Critério de desempenho- Recompensas

e disciplina

Recrutamento e selecção:- Anúncios- Filtragem

- Contratação- Orientação

Dispensa, recolocação, recontratação

Avaliação do processo

e resultados - revisão

Figura 2 - Esquema ilustrativo do Planeamentodos Recursos Humanos (Allen, e tal., 2003).

Previsão e planos de Recursos Humanos

Análise de Função- descrição da função

- especificação da função

Orçamento- custo

do recrutamento

Procedimento do recrutamento

- anúncio- agências de emprego

- boca-a-boca- instituição educacional

Candidatos

Procedimento de Selecção- Formulários- Entrevistas

- Testes- Referências

Contratação- termos e condições- contrato de trabalho

- recompensas- fichas de funcionários

Integração na equipa

de trabalho

Figura 3 - Esquema ilustrativo do processo de Recrutamento e Selecção (Allen, e tal., 2005)

O processo de selecção de RH's poderá não serfeito pela empresa organizadora do evento, dada amorosidade, a especialização dos técnicos e oscustos.

Para facilitar o processo de recrutamento de RH's,a empresa organizadora poderá procurar alternati-vas que sejam mais vantajosas, como:

- Recorrer a parceiros- Redigir contratos de patrocínio com essa contra-partida assegurada pelo patrocinador- Identificar e fazer contrato com empresa queseja fonte de voluntários (faculdades, IPJ, entreoutros)- Determinar a composição e motivação dos vo-luntários- Receber a ajuda dos media locais e especializa-dos- Contratar agências de voluntários- Conduzir festividades sociais (a serem ofereci-das como contrapartidas para os voluntários)

Em termos de políticas de recrutamento de recursoshumanos, a organização deverá ter em conta:

- forma como vai atender à legislação de igual-dade de oportunidades de emprego- técnicas para mensurar o grau de adequaçãodos candidatos (simples escalas de avaliaçãocom base em critérios estabelecidos)- fonte de pessoas- quem decide? Quem toma a decisão final?- técnicas de selecção- os objectivos de negócios da organização

Aquando da selecção dos candidatos deve ter-seem conta os seus comportamentos anteriores e pre-sentes em relação à organização de eventos poistodas as experiências irão influenciar o comporta-mento futuro do candidato.

Entrevista

A entrevista deve ser guiada por um roteiro que per-mita ao entrevistador obter todas as informaçõesrelevantes sobre os entrevistados de forma sis-temática e comparável. Poderão ser utilizadosguiões de entrevista que permitam apenasrespostas curtas e dirigidas para o objectivo da per-gunta e também listas de verificação de qualifi-cações, características ou capacidades (entre ou-tras) que poderão ajudar o entrevistador a sistemati-zar a informação recolhida durante a entrevista como candidato.

Exemplo de Guião de Entrevista

Data: ____/____/____

Nome do Candidato:_________________________________________

Cargo a que se candidata:_________________________________________

Compreensão do cargo a que se candidata (responsabilidades, requisitos, carga horária, etc)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Noção da visão, missão, objectivos, situação nomercado da organização do evento:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Principais qualificações para o cargo:_________________________________

Relação do cargo com os objectivos pessoaisde carreira:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Salário pretendido: ________________

Última organização para a qual trabalhou: duraçãodo emprego, responsabilidades, promoções nacarreira, razões para a saída, relação com os supe-riores e forma de resolver diferendos, do que gosta-va/desgostava:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Candidato notificado do resultado:

_______________ Data/Hora:___________


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Integração na organização

Para a integração do novo membro da equipa serfeita da forma mais rápida e eficaz, deverão serdadas todas as informações básicas sobre o even-to, organizadas visitas aos locais do evento,fornecedores, escritórios ou outros locais rele-vantes; fazer a apresentação aos outros membrosda equipa e voluntários; dar uma palestra sobre acultura, história e padrões de trabalho na organiza-ção; supervisionar os programas de formação.

No caso dos voluntários, deverá ser preenchido umcontrato com a descrição das suas funções(Bradner, citado por Allen, e tal., 2003).

Nome do cargo: _________________________________________

Supervisor:________________________________

Localização: _________________________________________

Objectivo Por que essa função é necessária? O que ela fará?):__________________________________________________________________________________

Responsabilidades (O que o voluntário fará?):__________________________________________________________________________________

Qualificações (Que capacidades especiais, for-mação ou faixa etária são necessárias para essafunção?):_________________________________________

Formação oferecida: _________________________________________

Benefícios (estacionamento, transporte, uniformes,alimentação e bebidas, outras despesas):__________________________________________________________________________________

Período de experiência (liberdade vigiada, se necessário): ________________

Referência necessárias (sim ou não): _________________________________________

Outras informações:__________________________________________________________________________________

Data: ____/____/____

Assinatura do Voluntário (as assinaturas devem serfeitas apenas depois do acordo mútuo):_________________________________________

Assinatura do Supervisor:_________________________________________

Um exemplo de boas vindas a um voluntário poderáser a oferta de um kit no qual poderá ter acesso aalgumas informações importantes sobre o eventoonde irá trabalhar e que poderá incluir:

- Relatório do evento anterior- Mensagem do presidente- Crachá de voluntário- Lista da equipa de trabalho- Uniforme (t-shirt ou mais formal)- Lista de patrocinadores- Lista de parceiros- Quaisquer itens julgados necessários

Formação e aperfeiçoamento profissional

O processo de formação e aperfeiçoamentoprofissional poderá ser desenvolvido pela empresaou por parceiros nesta área. Este consistirá em:

- Enviar ou solicitar o apoio do parceiro/governopara enviar os funcionários/voluntários a progra-mas de formação que abordem áreas específicasou identificadas como necessárias em termos deformação (como gestão de risco, marketing doevento, patrocínio, etc);- Identificar pessoas ligadas ao evento que este-jam dispostas a oferecer-se como voluntários emsessões de formação;- Contratar grupos de consultores/externos, paraconduzir formação específica;- Encorajar funcionários/voluntários a acompa-nhar programas de formação específicos paraeventos agora oferecidos por universidades, ou-tros organismos como o IPJ em troca de algunsbenefícios (como salários maiores, designaçãopara cargos de maior responsabilidade/satisfaçãoprofissional).


26

Antes de iniciar a formação para o evento é muitoimportante determinar a lacuna entre o desempen-ho actual dos funcionários e voluntários e o desem-penho desejado.

Para isso há que fazer:- Avaliações de desempenho dos funcionários/vo-luntários (que formação é identificada pela equipacomo necessária para torná-la mais eficaz)- Análise dos requisitos da função (capacidadesidentificativas para definição de função)- Avaliação de pessoal (quais as capacidadesnecessárias à equipa)

Supervisão e avaliação

Tipos de medição para avaliações de desempenho:a) Lista de tarefas

- Concluídas satisfatoriamente- Concluídas insatisfatoriamente

b) Notas subjectivas para a qualidade do trabalho

1 2 3Alta Qualidade Média Baixa Qualidade

c) Medição objectiva nas áreas-chave como:- Lidar com dinheiro (montante de perdas, porexemplo)- Preparação de alimentos (como desperdíciomédio, violações às normas de saúde, ordensexecutadas devidamente)- Informações (como todas as questões respondi-das com correcção)- Segurança (por exemplo, nenhuma entrada sempermissão no local, incidentes tratados conformeas políticas e dentro da lei)

d) Satisfação do cliente (por exemplo, número etipos de queixas; queixas recebidas)

e) Escalas de satisfação do cliente (por exemplo:você está satisfeito com os serviços fornecidospor…?)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10De modo algum Totalmente

(Tipos de medição para avaliações de desempe-nho) (Getz, 1997)

Indispensáveis para o sistema de avaliação são asrecompensas, que, no caso dos funcionários remu-nerados, vêm em termos de salários, bónus, parti-cipação nos lucros, promoções a outras funções ououtros eventos e benefícios como o uso de carros eequipamentos (computadores portáteis, por exem-plo). Uma série de opções também se aplica às re-compensas oferecidas aos voluntários pelos seusesforços, como por exemplo:

- Treino de novas capacidades- Produtos gratuitos (como roupas, pins, posters,etc)- Hospitalidade na forma de festas de abertura eencerramento, refeições/bebidas gratuitas- Certificados de reconhecimento- Oportunidades de encontrar celebridades, atle-tas famosos e outros VIP's- Promoção para cargos voluntários mais inte-ressantes- Reconhecimento público através dos media e noevento- Ingressos gratuitos para o evento

O sistema de avaliação de desempenho deverá ser


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Discussão da Avaliaçãode Desempenho

Feedback

Figura 4 - Programa dinâmico de avaliação de desempenho(Allen, e tal. , 2003)

Estabelecimento de meta

Avaliação de desempenho

Recompensas

Feedback

Feedback

o mais justo possível, com critérios uniformizados,seguindo as políticas e procedimentos da organiza-ção.

A disciplina é essencial por parte de todos os ele-mentos, sendo os comportamentos desviantes aoesperado motivo de chamada de atenção quepoderá ir desde a advertência até à demissão.

Dispensa, recolocação e contratação

Existem pelo menos três motivos que levam àexclusão de um elemento de uma equipa:

- Por incumprimento de contrato - Por desempenho insatisfatório - Por constrangimentos orçamentais da empresaque a levam à sua exclusão

Em cada um dos casos apresentados o colaboradordeverá ser avisado da hipótese de exclusão daequipa e do motivo, dando assim a possibilidade dese defender.

A recolocação é considerada quando um voluntárioou funcionário termina a sua função numa determi-nada organização e esta o propõe a outra organiza-ção para que ele venha o ocupar novas funçõesnuma área semelhante à qual estava a trabalhar.

No caso dos voluntários existem inúmeras técnicasque podem ser adoptadas no sentido de assegurarque a sua escolha foi a mais adequada, por exem-plo, poderão prestar os serviços por um curto perío-do de tempo após o qual se terão de inscrevernovamente e passar de novo processo de selecção.

Formação de equipas de trabalho

As equipas de trabalho em eventos são muitasvezes formadas propositadamente para um deter-minado evento, incluindo directa ou indirectamentemembros da empresa organizadora e outros fun-cionários temporários (voluntários ou contratados),sendo maioritariamente excluída após o seu térmi-no.

Poderemos ter em conta os seguintes itens para aformação efectiva e manutenção de uma equipa detrabalho em eventos:

- A equipa deverá ter um porte razoável - entre as10 e as 25 pessoas- Os membros da equipa deverão ser correcta-

mente seleccionados para constituir grupos detrabalho- Deverá existir formação para os líderes de cadagrupo de trabalho- As equipas deverão ser treinadas para a melhorexecução das suas funções- A organização deverá dar apoio a voluntários efuncionários- As equipas deverão ter objectivos- Deverá existir confiança entre os membros daequipa- Deverá existir grande comunicação entre os vo-luntários e a organização do evento- A estrutura da organização deverá promover acomunicação entre os voluntários e os fun-cionários- As responsabilidades deverão ser assumidaspor funcionários e voluntários- Os funcionários e voluntários deverão fazer assuas tarefas com boa disposição- Deverá ser reconhecido o trabalho dos volun-tários e funcionários- Voluntários e funcionários deverão comemorar oseu sucesso

"- A organização promoverá e encorajará o bem--estar das equipas de voluntários

O gestor de eventos deverá ver o rendimento e pro-dutividade das suas equipas de trabalho através daobservação das suas actividades e da comunicaçãotanto com os líderes de cada equipa de trabalhocomo com os membros de cada equipa.

Prosseguindo com o planeamento do Quarterly, ecomo se trata de um evento de grande envergadu-ra, é necessário recorrer à contratação de RecursosHumanos especializados, para a realização deinúmeras tarefas.

O primeiro passo é fazer o levantamento dasfunções, bem como a sua descrição e previsão, istoé, para que funções será necessário contratarRecursos Humanos.

Após definidas as funções, terão de ser definidas aspolíticas e procedimentos de contratação, a quanti-dade de pessoas a recrutar e o valor da remunera-ção.

Habitualmente, para o Quarterly, recorre-se à con-tratação de recursos humanos externos à empresapara funções como o Controlo de Entradas, Apoioaos Formadores, Credenciamento dos Instrutores,Montagem e Desmontagem de material (steps, setsde BODYPUMP, Trampolins de POWER JUMP,


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montagem de palco, decoração, entre outros) ePromotores para as bancas de sampling dasempresas patrocinadores.

Após a s entrevistas e testes, escolhidos os can-didatos, segue-se a sua integração na Equipa deTrabalho, realizando uma acção de formação comtodos os recursos humanos envolvidos. Nesta éapresentado todo o evento, desde as actividadesque se irão realizar até aos aspectos críticos a terem atenção em cada uma das funções.

Durante o Quarterly, todos os recursos humanoscontratados serão responsabilidade de uma pessoada organização que os supervisionará, ajudando-osno que for necessário. Simpatia, disponibilidade,rápida resolução dos problemas, pontualidade eresponsabilidade são algumas das característicaschave dos recursos humanos para o Quarterly.

Síntese:

O Planeamento de Recursos Humanos é uma etapafulcral da organização de eventos pois este implicao recrutamento de voluntários ou contratação depessoal.

É necessário realizar a análise de funções e dascompetências a procurar nos candidatos e prever onúmero de contratados/voluntários necessário.

Posteriormente, estabelecem-se Políticas e Pro-cedimentos, faz-se o Recrutamento e Selecção, aFormação e Aperfeiçoamento Profissional, aSupervisão, Avaliação e Dispensa, até prevê-se aRecolocação e Recontratação.

Um evento desportivo apoiado por um staff de ele-vada competência e profissionalismo e extrema-mente motivado, é indiscutivelmente um evento desucesso.


1. Em grupos de 3 descrevam o processo deRecrutamento e Selecção de funcionários remune-rados num evento desportivo à sua escolha.

Avaliação

1. Identifique as etapas do processo de Planea-mento de Recursos Humanos.

2. Qual o objectivo do processo de Recrutamento eSelecção.

3. Enumere as etapas do processo de Recrutamen-to e Selecção.

4. Dê quatro exemplos de aspectos importantes naformação efectiva de equipas de trabalho.

5. Assinale as afirmações verdadeiras e falsas:a) O Planeamento de Recursos Humanos inicia--se com a definição de políticas e procedimentos.b) O procedimento de selecção tem por base for-mulários, entrevistas, testes e referências.c) A integração na equipa é o culminar de todo oprocesso de recrutamento e selecção.d) No programa dinâmico de avaliação de desem-penho não se verifica nenhuma situação de re-compensa.e) No guião da entrevista é importante questionaro candidato acerca da sua visão da organização.


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Objectivos Gerais

- Definir o conceito de patrocínio- Identificar os benefícios do patrocínio para opatrocinador e para o patrocinado- Elaborar uma proposta de patrocínio

Conteúdo

O evento poderá ser encarado como uma activi-dade de Marketing se tivermos em conta que vaigerar a oportunidade de contacto entre o negóciode um determinado patrocinador e o seu público-alvo, dando assim a conhecer os seusprodutos/serviços num ambiente interactivo. Ospatrocinadores podem, desta forma, valorizar eaumentar a visibilidade da sua marca junto depotenciais clientes. Temos como exemplo o facto deos eventos desportivos para jovens serem fre-quentemente patrocinados por marcas de refriger-antes.

Conceito de patrocínio

O patrocínio consiste numa troca de contrapartidasentre entidades, tendo em vista, por parte da enti-dade patrocinadora, uma aumento de visibilidadejunto do seu público-alvo, num ambiente propício aocontacto com os seus produtos/serviços, e, porparte da entidade patrocinada, uma oportunidadede reduzir os custos de produção do evento, poden-do aumentar a exposição nos media e os serviçosgratuitos.As contrapartidas oferecidas pelo patrocinadorpoderão ser financeiras, de serviços ou produtos.As contrapartidas oferecidas pela organização doevento são sobretudo ao nível da visibilidade emlocais ou materiais de divulgação do evento.

Patrocínio como forma de promoção

O patrocínio é cada vez mais utilizado como formade promoção de serviços e produtos devido a umaséria de mudanças que têm ocorrido:

- O aumento do custo dos anúncios na televisão esua perda de eficácia devido à grande possibili-dade de escolha que é actualmente oferecida emtermos de canais, que faz com que um teles-pectador não tenha a necessidade de assistir aosanúncios;- Oferta muito diversificada ao nível dos meios decomunicação social, que torna difícil a escolha dos

meios a utilizar para tentar atingir o público-alvo;- Com o surgimento de mais canais de televisãoprivados e de televisão por cabo existeminúmeras oportunidades de visibilidade para oseventos a serem realizados, concedendo assimvisibilidade aos patrocinadores envolvidos;- Aumento da visibilidade do desporto, que incre-menta a probabilidade de transmissão de eventosdesportivos ou reportagens/notícias sobre eles.- Crescimento do número de produtos/serviços nomercado, fornecidos por poucas empresas, o quepromove a necessidade de optar por meiosmenos convencionais de promoção, como o

entretenimento e a hospitalidade.

Poderemos tomar em consideração os seguintesbenefícios inerentes ao patrocínio:

- Acesso a mercados-alvo específicos- Criação/melhoria da imagem da empresa/marca- Consciência de uma organização e/ou de seusserviços/produtos- Identificação do produto com determinado estilode vida- Fortalecimento do relacionamento com canaisde distribuição- Oportunidades de merchandising- Demonstração dos atributos de um produto- Aumento da possibilidade de vendas- Componente de sistemas de incentivos e reco-nhecimento- Manutenção de um clima de aprovação para asactividades da organização

Planeamento de Eventos Desportivos - Patrocínios 6

31

Escolha de potenciais patrocinadores

Quando iniciamos um processo de angariação depatrocinadores, deveremos ter em conta um conjun-to de factores sobre o próprio evento:

- Público consumidor do evento- Potencial de exposição- Público como canal de distribuição- Vantagem sobre os outros concorrentes- Necessidade de contrapartida em investimentos- Característica do evento- Reputação da organização do evento- Oportunidades de entretenimento e hospitali-dade

Depois desta breve análise a entidade organizado-ra deverá fazer uma pesquisa das empresas queestão ligadas à sua área de acção e que procuramatingir o seu público-alvo.

Proposta de Patrocínio

A proposta de patrocínio será a ferramenta mais útilno processo de angariação de patrocínios. Nelaestará incluída uma breve descrição do evento(breve enquadramento com os locais, datas,horários, actividades, público-alvo, número de par-ticipantes esperado), contrapartidas propostas pelaorganização e contrapartidas asseguradas pelopatrocinador.

Em termos de contrapartidas, é fundamental quesejam explícitas e detalhadas, incluindo todos osmateriais de divulgação que serão utilizados em ter-mos de promoção do evento (brochura de divul-gação, flyer, anúncios em órgãos de comunicaçãosocial, correspondência enviada para bases dedados, informação no site oficial do evento ou daentidade organizadora, entre outros) e nos quaispoderão entrar patrocinadores, nº de exemplares aproduzir, contrapartidas exclusivas e outras infor-mações pertinentes à negociação que constituamvantagens negociais, como, por exemplo, contactofácil com um determinado segmento de mercadoque sabemos à partida ser interessante para umdeterminado patrocinador.

As contrapartidas apresentadas na proposta depatrocínio correspondem a um determinado valorde participação no evento que deverá ser explicita-do ao patrocinador, bem como se este já incluialgum tipo de exclusividade. O seu período devigência e actividades abrangidas deverão estar

bem claros, sendo objecto de contrato assinadopelas entidades.

Acompanhamento do processo de patrocínio

Tendo concluído com êxito a etapa de angariaçãode patrocinadores, a organização debate-se agoracom a questão do acompanhamento do processode patrocínio.

Existe um conjunto de procedimentos a ter em con-sideração para promover uma relação de confiançamútua e duradoura entre patrocinador e patrocinado:

- Definir uma pessoa de contacto- Compreender o patrocinador- Motivar a equipa do patrocinador sobre opatrocínio (com a oferta de entradas para o even-to, por exemplo)- Utilizar celebridades associadas ao evento- Mostrar reconhecimento pelo patrocinador sem-pre que tiver oportunidade- Anunciar o lançamento do patrocínio - Gerar um aumento de visibilidade nos órgãos decomunicação social- Definir um patrocinador principal- Atribuir direitos sobre o nome- Demonstrar profissionalismo- Seguir o lema "venda menos e entregue mais"

Tendo em conta o patrocínio como forma de pro-moção, o evento que está a ser ilustrado, oQuarterly, é um ambiente propício ao contacto comos produtos/serviços da Proalimentar e Gatorade,seus patrocinadores, pois encontram-se presentesgrande parte dos líderes de opinião neste sector.

Trata-se de um contacto directo do patrocinadorcom o seu público-alvo, podendo existir a experi-mentação de diversos produtos direccionados paraa alimentação saudável e para o consumo durantea actividade física (bebidas).

No decorrer do Quarterly deverá ser feito um levan-tamento de imagens dos diferentes materiais decomunicação que dão visibilidade ao patrocinador,e que posteriormente serão incluídas no relatório doevento apresentado ao mesmo.

Síntese:

O patrocínio de um evento pode ser visto como umamais valia para a organização, o consumidor doevento e própria marca patrocinadora. A associação

6 Planeamento de Eventos Desportivos - Patrocínios

32

de uma marca a um evento deverá ser feita con-siderando o objectivo do evento, o público-alvo, aanálise concorrencial, entre outros factores.

Após a escolha do patrocinador é elaborada a pro-posta onde se faz a apresentação do evento e ascontrapartidas propostas pela organização e asse-guradas pelo patrocinador.

O acompanhamento adequado do patrocinadorpode ser decisivo para o sucesso do evento.


1. Em grupos de três pessoas elabore uma propos-ta de patrocínio para um evento desportivo à suaescolha.

Avaliação

1. Indique os principais benefícios do patrocínio sobo ponto de vista da entidade patrocinadora.

2. Descreva cinco procedimentos a ter em conside-ração no acompanhamento de um processo depatrocínio.

3. Assinale como verdadeiro e falso as seguintesafirmações:

a) O patrocínio consiste numa troca de contra-partidas tendo em vista o aumento de visibilidadedo patrocinador junto do seu público-alvo.b) A angariação de patrocinadores não deve terem conta as características do evento, mas sim ovalor do patrocínio envolvido.c) O acompanhamento do processo de patrocíniodeverá ser feito por todos os elementos envolvi-dos no decorrer do evento.d) No acompanhamento do processo depatrocínio poderão ser oferecidas entradas numdeterminado evento, com o objectivo de motivar aempresa do patrocinador.e) No acompanhamento do processo depatrocínio o lema deverá ser "Venda mais eentregue menos"

4. Corrija as afirmações falsas.

Planeamento de Eventos Desportivos - Patrocínios 6

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Objectivos Gerais

- Identificar as três fases distintas que caracteri-zam a Concepção do Evento Desportivo- Referir os factores a ter em conta em cada umadas fases

Conteúdos

A Concepção do Evento Desportivo, fase queprecede todo o Planeamento, abrange todas asacções do Evento propriamente dito, desde a mon-tagem, controlo de tudo o que se encontra previa-mente planeado e desmontagem.

Montagem

A montagem do evento desportivo terá por base otipo de evento e o tema estipulado antecipada-mente, pelo que os factores a ter em conta poderãovariar. Por exemplo:

- Local e respectiva disponibilidade - verificaronde se vai montar todo o material necessário eestipular onde serão as diferentes zonas(recepção, credenciamento, promotoras, partici-pantes, etc.);

- Palco - é necessário ter atenção ao tipo depalco, nomeadamente, às medidas (altura, largu-ra e profundidade), à estrutura base (adequadaao tipo de evento), bem como a necessidade, ounão, de uma estrutura para aplicação de tela de

fundo de palco;

- Energia eléctrica, luzes e som - aspectos técni-cos que devem ser levados em conta na mon-tagem: os quadros eléctricos que devem ser apli-cados e onde (monofásicos, trifásicos, etc), asluzes (que tipos, que direcção, que cores) e o som(que tipo de som, o local, se é necessário micro-fone, se é necessária assistência técnica, etc.);- Audiovisuais - os aspectos audiovisuais sãoimportantes quando se trata de um evento em quehaja algum tipo de apresentação, seja empalestra ou mesmo apresentação de um produto;

Concepção de Eventos Desportivos 7

35

- Decoração - adequar o espaço à temática doevento, utilizando material promocional/publi-citário (posters, banners, stand-ups, telas, alve-olares, entre outros);

- Serviço de Alimentação - a preparação do ser-viço de alimentação é um aspecto que deverá sertratado com antecedência, decorrendo, habitual-mente, a par com as montagens do local;

- Artistas / Prelectores - quando os eventosrequerem prelectores ou artistas é importante queesses sejam acompanhados pela pessoa respon-

sável por essa situação, para que, na hora dasessão ou do espectáculo, tudo esteja opera-cional;

- Pessoal - é importante reunir todos os interve-nientes no evento, desde o pessoal da organiza-ção, contratados, promotoras, voluntários aospatrocinadores, para que se faça um briefing detudo o que vai ocorrer no evento.

Adequadas ao tipo de evento, estas questões de-verão ser tratadas com cuidado para que tudo corracomo antecipadamente planeado.


36

Controlo

A acção denominada de Controlo permite durantetodo o evento efectuar um acompanhamento direc-to, verificando assim se tudo o que estava anteri-ormente programado/planeado ocorre nos timmings certos e dentro dos parâmetros definidos.

É de referir que se a fase de Planeamento doEvento seguiu todos os pontos anteriormente foca-dos, nesta altura o organizador estará focado ape-nas no controlo e acompanhamento de toda a activi-dade, para o que deverá estar disponível, no terrenoe sempre contactável. É importante que o respon-sável tenha as competências necessárias pararesolver situações imprevistas, lidar com conflitos egerir muito bem os recursos humanos envolvidos, ostress e o tempo, evitando que participantes, visi-tantes, patrocinadores e clientes se apercebam dosucedido.

Desmontagem

O processo de desmontagem é o culminar desteprocesso.É importante ter uma equipa motivada para a rectafinal para que todas as acções sejam executadascom cuidado, encaixotando o material por produ-to/matéria, selar e colocar uma indicação do conteú-do no contentor e, em muitos casos, do seu destino.Desmontar e arrumar todo o material de formacuidada assegura um bom fim de evento, mas tam-bém um óptimo início do próximo, uma vez que,desta forma, todo o material está arrumado e facil-

mente identificado para uma próxima necessidade.O organizador deve acompanhar todo o processode desmontagem, arrumação e, caso necessário, otransporte do material.

Para além dos dois dias de evento, deverá ser tidoem conta o dia que antecede o evento - montagem- e o que sucede - desmontagem.

Para que o processo de montagem decorra deforma organizada é necessário estipular quer ohorário da instalação, quer o horário de chegada detodo o material. No Quarterly, para além da preocu-pação referida acima, existe ainda a preocupaçãona definição de todas as tarefas e prioridades daequipa de montagem e desmontagem. A montagemde palco, seguida da montagem de luz e som de-verão ser prioritários devido à demora no processode montagem e teste de todo o equipamento en-volvido.

Seguidamente, e a decorrer em simultâneo, deveráser arrumado todo o material para a prática dasdiferentes modalidades (Steps, Sets de BODYPUMP, colchões, bicicletas, etc) e todo o materialde credenciamento (cd's, dvd's, coreografias eposters de cada uma das modalidades que serãoentregues aos instrutores).

Por fim deverá ser montado o equipamento deaudiovisual e toda a decoração interna e externa dainstalação (banners, telas, tottems, insufláveis, ban-cas de promoção, alveolares, etc). Todo o espaçofísico e material do evento deverá estar montado epreparado para o início das actividades.

No decorrer do fim-de-semana deverá ser efectua-do um controlo do evento, desde os recursos físicose humanos, até ao cumprimentos dos horários. NoQuarterly, como em todos os eventos deverá haverum responsável no terreno para a resolução dequalquer imprevisto.

O processo de desmontagem do Quarterly implicauma grande motivação e organização de toda aequipa, pois esta etapa final do evento é primordialpara o início do próximo Quarterly, desta forma, éimportante que tudo fique bem arrumado e identifi-cado, como forma de facilitar todo o processo. Estainformação deverá ser passada na acção de for-mação com os contratados para o evento.

Concepção de Eventos Desportivos 7

37

Síntese:

A Concepção do Evento Desportivo é a parte práti-ca do processo de organização e gestão de even-tos, englobando todo o processo desde a mon-tagem à desmontagem, passando pelo controlo eacompanhamento do evento.

É de extrema importância que na montagem, con-trolo e desmontagem o responsável pelo eventoesteja a par dos acontecimentos, prevenindo qual-quer possível falha e deixando todo o materialpreparado para um acesso rápido numa utilizaçãofutura.


1. Tendo em conta o evento escolhido e planeadopor cada grupo de formandos, em sessões anterio-res, definam toda a etapa do evento, mencionandotudo o que é necessário montar, controlar e todosos cuidados a ter na desmontagem.

Avaliação

1. Escolha a frase correcta:a) O Evento é constituído por duas fases impor-tantes - Desmontagem e Montagem;b) A fase de montagem consiste no controlo detoda a etapa;c) A fase de desmontagem consiste na desmon-tagem, arrumação, e quando necessário trans-porte do material;d) A fase de controlo e desmontagem ocorremsimultaneamente.

2. Mencione as questões principais a ter em contana montagem do evento.

3. Mencione as questões principais a ter em contana desmontagem do evento.


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Objectivos Gerais

- Mencionar os diferentes objectivos da Avaliaçãode Eventos Desportivos- Identificar os períodos decisivos de Avaliação- Referir os índices da Avaliação Quantitativa- Referir os índices da Avaliação Qualitativa- Descrever os pontos que constituem o RelatórioFinal do Evento Desportivo

Conteúdos

Nesta etapa conclusiva de todo o processo, apossibilidade de qualquer descuido é impensável. AAvaliação de Eventos permite às empresas identi-ficarem onde e porquê falharam, e como melhorarnum evento futuro. Esta etapa, também denomina-da de Pós-Evento, consiste no processo de obser-vação, medição e acompanhamento crítico da suaimplementação, com o intuito de avaliar os resulta-dos de forma precisa.A avaliação possibilita a definição de um perfil doevento, recorrendo às características básicas,assim como a dados estatísticos relevantes sobre omesmo.

Objectivos da Avaliação de Eventos Desportivos

A avaliação de eventos desportivos possui um con-junto de objectivos que lhe são inerentes, mas quevariam, logicamente, consoante os tipos de even-tos.

- Permitir um melhor conhecimento dos clientes,identificar as suas preferências, potencial de com-pra, a frequência e duração da permanência noevento, a categoria de produtos eleitos, etc;- Avaliar quais os produtos mais rentáveis e quala influência das promoções;- Efectuar uma previsão das vendas, dos custosoperacionais e totais, e do lucro esperado por ca-tegoria de produto;- Definir a quota de mercado da empresa;- Contribuir para um melhor planeamento do pró-ximo evento;- Aumentar a possibilidade de captação de even-tos, através do conhecimento do posicionamentoglobal e específico da nossa empresa;- Reforçar os laços com os nossos parceiros,aumentando o seu grau de fidelização para com aempresa;- Introduzir novos produtos no mercado.

Momentos de Avaliação

Existem três períodos decisivos nos quais a avalia-ção se justifica.

- A Avaliação no Pré-Evento - nesta faserecorre-se ao estudo de viabilidade, onde sedeterminam os recursos necessários para o even-to e se analisa se o evento deve ou nãoprosseguir.- A Avaliação no Evento - nesta fase analisam--se todos os imprevistos, bem como todas asacções que estão a decorrer, desde a gestão desegurança, ao sistema de som, ao pessoal dalimpeza, entre muitos outros.- A Avaliação no Pós-Evento - é a fase ondehabitualmente se verifica a avaliação, surgindo acompilação de dados estatísticos e informaçãosobre o evento, e a análise destes elementos pe-rante a missão e os objectivos do evento.

Avaliação Quantitativa e Qualitativa de EventosDesportivos

Para avaliar o retorno do evento é de extremaimportância considerar análises tanto quantitativascomo qualitativas. Isso significa que é preciso ternoção que qualquer evento gera resultados mensu-ráveis quantitativamente e resultados perceptíveis,porém de difícil mensuração.Em ambas as avaliações existe um conjunto deíndices que conduzem essa mesma avaliação e quepodem e devem ser adaptados aos diferentes tiposde eventos.

Índices para Avaliações Quantitativas:

- Quantidade de visitas / presenças no evento;- Classificação das visitas / presenças;- Quantidade de reuniões, vendas e receita gera-da pelo evento;- Vendas / presenças por segmento;- Assessoria de imprensa;- Divulgação;- Orçamento previsto x real.

Índices para Avaliações Qualitativas:

- Qualidade dos serviços prestados por terceiros edas actividades desenvolvidas pela empresa;- Qualidade das visitas / presenças e vendas rea-lizadas;- Qualidade do trabalho de assessoria de imprensa;

8 Avaliação de Eventos Desportivos

40

- Qualidade das informações de mercado / con-corrência;- Share-of-mind (fortalecimento da marca e donome da empresa);- Descrição de dificuldades e principais proble-mas.

Muitas empresas e profissionais restringem-se aanalisar apenas o retorno quantitativo do evento,por ser mais fácil e rápido para obter as infor-mações, ter variáveis mais fáceis de se medir e,desta forma, obter resultados mais visíveis e objec-tivos. Contudo, recorrendo à avaliação qualitativa obtêm--se resultados mais abrangentes e fiéis ao evento.Através desta análise não só obtemos índicesnovos, como conseguimos complementar os obti-dos na análise quantitativa, relacionando os resulta-dos em função da qualidade.Após as avaliações é necessário que o resultadogeral do evento fique registado formalmente e porescrito, desta forma recorremos à elaboração de umRelatório Final.

Relatório Final do Evento Desportivo

O relatório final do evento irá condensar todas asinformações obtidas através das avaliações epoderá ser apresentado a outros profissionais daempresa, e em particular à direcção. Deverá valo-rizar o trabalho do realizador do evento e servircomo base para futuras actuações em eventos, oumesmo como informação para definição de estraté-gias comerciais e de marketing.

O relatório não poderá ser muito extenso (máximo20 folhas), deverá ser objectivo para facilitar a leitu-ra e ser constituído por:

- Objectivos traçados para o evento;- Estratégias adoptadas;- Medidas e critérios de avaliação no evento;- Principais resultados e sua análise;- Considerações finais;- Anexos.

Concluindo a organização ilustrada do Quarterly, échegado o momento de o responsável do eventofazer o levantamento de todos os indicadoresnecessários para a elaboração de o relatório final. Édo decurso desta fase que depende o planeamentodo próximo Quarterly, no sentido de conseguir me-lhorar os aspectos apontados pelos participantes.

Esse relatório deverá mencionar não só os índices

quantitativos, mas também os qualitativos, pois sódesta forma se poderá avaliar o Quarterly num todo.

Síntese:

A Avaliação do Evento deve ocorrer em trêsmomentos distintos: Pré-Evento, Evento e Pós--Evento, com objectivos distintos: 1º verificar aviabilidade do evento, 2º prever e prevenir os impre-vistos no local, e terceiro reflectir e aperfeiçoar parao futuro.

Deve-se sempre contemplar a avaliação qualitativae quantitativa ao elaborar o Relatório Final doEvento, a apresentar a toda a equipa e a utilizarcomo referência no futuro.


1. Elabore o Relatório Final do seu evento, tendoem conta os resultados analisados.

Avaliação

1. Assinale as afirmações correctasA avaliação de eventos tem como objectivo

1.1. Contribuir para um melhor planeamento dopróximo evento1.2. Reforçar os laços com os nossos parceiros1.3. Perceber a concorrência1.4. Analisar os serviços prestados pelas empre-sas da mesma área1.5. Permitir um melhor conhecimento dos nossosclientes

2. Complete as seguintes frases:2.1. A compilação de dados _____________ einformação sobre o evento é o resultado de umaAnálise ______________________.2.2. A Avaliação no ________________, recorreao estudo de ________________, desta formaconcluímos se o evento prossegue ou não.2.3. A avaliação do evento é feita através de umaanálise ___________________ e de uma_________________.

3. Mencione os diferentes pontos que constituemum Relatório Final de Evento.

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manual do formando

Capítulo 2 - Conceito e Classificação de Eventos

Avaliação

1.1.1. F1.2. V1.3. F1.4. V1.5. V1.6. F

2. Os eventos internos são organizados e direccio-nados para a organização em si, tendo como princi-pal objectivo promover a integração dos fun-cionários, enquanto que os eventos externos sãotodos aqueles que a empresa poderá ou não orga-nizar, visto que poderá apenas participar e que pos-suem como principais objectivos a expansão donegócio com base na divulgação, promoção deserviços e produtos.

3. 1-b; 2-e; 3-f; 4-a; 5-c; 6-d

4. a) semanab) workshops; congressosc) desportivos; stressd) questionário aberto; workshops

5. A principal diferença entre Colóquio e Congressoreside no facto de o Colóquio ter uma apresentaçãoinicial, que posteriormente é discutida em grupos detrabalho e cujos resultados são apresentados pelorepresentante de cada grupo, enquanto que noCongresso é feita apenas uma apresentação detemas a todos os profissionais presentes.No que diz respeito aos objectivos, o Colóquio temcomo objectivo a discussão e tomada de decisãosobre um determinado assunto, enquanto o Con-gresso tem como finalidade conferir credibilidade àempresa; apresentar novos produtos/serviços,novas tecnologias, novas tendências de mercado,entre outros.

Capítulo 3 - Planeamento de Eventos Despor-tivos - Planeamento Estratégico

Avaliação

1. 1.1. F1.2. V1.3. F

1.4. F1.5. F

2. O Planeamento Estratégico é composto por mis-são/vocação; definição de objectivos; análise dasituação; identificação de opções estratégicas;escolha de estratégias e desenvolvimento deplanos operacionais e de sistemas de controlo.

3. As opções estratégicas a ter em conta são:Estratégia de Crescimento que resulta do cruza-mento das Forças com as Oportunidades;Estratégia de Melhoramento que resulta do cruza-mento entre Fraquezas e Oportunidades; Estratégiade Defesa que resulta do cruzamento das Forçascom as Ameaças e estratégia de Retirada que resul-ta do cruzamento das Fraquezas com as Ameaças.

4.4.1. d4.2. c4.3. c

Capítulo 4 - Planeamento de Eventos Despor-tivos - Planeamento de Marketing

Avaliação

1. 1 - h,d,c2 - f3 - b,e4 - a,g

2. O marketing-mix é um método operacional quepermite atingir os objectivos da organização, umavez que é através deste que se vai atingir os merca-dos alvo com os serviços concebidos.

3. Os custos fixos são custos que não variam com onúmero de consumidores, por exemplo, o aluguerde espaço, a iluminação, os cachets, etc., os custosvariáveis são custos que variam de acordo com onúmero de consumidores.

4. a - Falso; b - Falso; c - Verdadeiro; d - Verdadeiro

Capítulo 5 - Planeamento de Eventos Despor-tivos - Recursos Humanos

Avaliação

1. As etapas do processo de planeamento de recur-

Soluções das Actividades e Instrumentos de Avaliação 9

43

sos humanos são: definição da estratégia e objecti-vo; definição das políticas e procedimento; recruta-mento e selecção; formação e aperfeiçoamentoprofissional; supervisão e avaliação; dispensa,recolocação e recontratação e avaliação do pro-cesso e resultados.

2. O processo de recrutamento e selecção temcomo objectivo a selecção do colaborador certopara o lugar certo.

3. O processo de recrutamento é constituído pelasseguintes etapas: Previsão e planos de RecursosHumanos; Análise de Função; Orçamento; Proce-dimento do recrutamento; Procedimento de Selecção;Contratação e Integração na equipa de trabalho.

4. Para a formação efectiva das equipas de trabalhoexiste um conjunto de aspectos importantes a terem conta, são eles: a equipa deverá ter um porterazoável - entre as 10 e as 25 pessoas; os membrosda equipa deverão ser correctamente selecciona-dos para constituir grupos de trabalho; deverá exis-tir formação para os líderes de cada grupo de traba-lho; as equipas deverão ser treinadas para a melhorexecução das suas funções; a organização deverádar apoio a voluntários e funcionários; as equipastêm objectivos; confiança entre os membros daequipa; deverá existir grande comunicação entre osvoluntários e a organização do evento; a estruturada organização deverá promover a comunicaçãoentre os voluntários e os funcionários; as respon-sabilidades são assumidas por funcionários e volun-tários; os funcionários e voluntários fazem as suastarefas com boa disposição; deverá ser reconhecidoo trabalho dos voluntários e funcionários; volun-tários e funcionários comemoram o seu sucesso e aorganização promove e encoraja o bem-estar dasequipas de voluntários(Nesta questão o formando deverá mencionar ape-nas quatro das indicadas anteriormente)

5. a - Falso; b - Verdadeiro; c - Verdadeiro; d - Falso;e - Verdadeiro

Capítulo 6 - Planeamento de Eventos Despor-tivos - Patrocínios

Avaliação

1. Os principais benefícios do patrocínio sob o pontode vista da entidade patrocinador são: acesso amercados-alvo específicos; criação/melhoria daimagem da empresa/marca; consciência de uma

organização e/ou de seus serviços/produtos; identi-ficação do produto com determinado estilo de vida;fortalecimento do relacionamento com canais dedistribuição; oportunidades de merchandising;demonstração dos atributos de um produto; vendas;componente de sistemas de incentivos e reconhe-cimento e manutenção de um clima de aprovaçãopara as actividades da organização.

2. No acompanhamento de um processo de pa-trocínio deverá ter-se em conta os seguintes pro-cedimentos: definir uma pessoa de contacto; com-preender o patrocinador; motivar a equipa dopatrocinador sobre o patrocínio (com a oferta deentradas para o vento, por exemplo); utilizar celebri-dades associadas ao evento; mostrar reconheci-mento pelo patrocinador sempre que tiver oportu-nidade; lançamento do patrocínio; aumento de visi-bilidade nos órgãos de comunicação social; patroci-nador principal; direitos sobre o nome; profissiona-lismo; venda menos e entregue mais.(Nesta questão o formando deverá mencionar ape-nas cinco das indicadas anteriormente)

3. a - Verdadeiro; b - Falso; c - Falso; d - Verdadeiro;e - Falso

4. b) A angariação de patrocinadores deve ter emconta as características do evento.c) No acompanhamento do processo depatrocínio deve ser definida uma pessoa de con-tacto.e) No acompanhamento do processo depatrocínio deve seguir-se o lema: Venda menos eentregue mais.

Capítulo 7 - Concepção de Eventos Desportivos

Avaliação

1. c)

2. As questões a ter em conta são: Local e res-pectiva disponibilidade; Palco; Energia eléctrica,luzes e som; Audiovisuais; Decoração; Serviço deAlimentação; Artistas / Prelectores e Pessoal .

3. As questões a ter em conta no processo dedesmontagem são: contagem de todo o material,arrumação e identificação de todas as caixas ematerial solto e garantir o transporte de todo omaterial bem como a sua correcta arrumação noarmazém.

9 Soluções das Actividades e Instrumentos de Avaliação

44

Capítulo 8 - Avaliação de Eventos Desportivos

Avaliação

1. 1.1., 1.2., 1.5.

2. 2.1. estatísticos; Pós-Evento2.2. Pré-Evento; viabilidade2.3. quantitativa; qualitativa

3. O Relatório final de um evento deverá incluir osobjectivos traçados para o evento; as estratégiasadoptadas; as medidas e critérios de avaliação noevento; os principais resultados e sua análise; asconsiderações finais e os anexos.

Soluções das Actividades e Instrumentos de Avaliação 9

45

10

Bib

liogr

afia

Aco

nsel

hada


manual do formando

ALLEN, J.; HARRIS, R.; MCDONNELL, I.;O'TOOLE, W. - Organização e Gestão deEventos. Rio de Janeiro. Elsevier. 2003. ISBN: 85-352-1109-8.

CAETANO, J.; CHRISTIANI, K.; PEDRO, F.;RASQUILHA, L. - Gestão de Eventos. Quimera.2005. ISBN: 972-589-148-1.

CORREIA, A. - Sebenta da Disciplina de Marketingdo Desporto - 4ºAno da Licenciatura de Ciências doDesporto - Menção em Gestão do Desporto. 2003.

DIONÍSIO, P.; LENDREVIE, J.; LINDON, D.;RODRIGUES, V. - Mercator. Lisboa. PublicaçõesDom Quixote. 1996. ISBN: 972-20-1357-2.

GIACAGLIA, M. - Organização de Eventos, Teoriae Prática. São Paulo. Pioneira Thomson Learning.2006. ISBN: 85-221-0301-1.

MARTIN, V. - Manual Prático de Eventos. SãoPaulo. Editora Atlas. 2003. ISBN: 85-224-3394-1.

Bibiografia Consultada 10

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Nota: Apresentado de acordo com as normas portuguesas constantes no guia para a elaboração de referências bibliográficasda Universidade do Minho

ANEXOS

Bib

iogr

afia

Con

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da


manual do formando

AAKER, D. - Strategic Market Management. NovaIorque. John Wiley & Sons. 1995.

ARMSTRONG, M. - A Handbook of HumanResource Management Practice. Londres. KoganPages. 1999.

CESCA, C. - Organização de Eventos. São Paulo.Summus. 1997.

LOCK, D. - Project Management. Aldershoot,Ingalerra. Gower Press. 1998.

MATIAS, M. - Organização de Eventos. SãoPaulo. Manole. 2001.

Bibiografia Aconselhada

49

Nota: Apresentado de acordo com as normas portuguesas constantes no guia para a elaboração de referências bibliográficasda Universidade do Minho

ANEXOS

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manual do formando

Outros Auxiliares Didácticos

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Videograma deste manual.

ANEXOS

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teis


manual do formando

Associação de Organizadores Profissionais deEventosTel: 21 391 0353Site: www.aope.net

Instituto Português da JuventudeTel: 707 20 3030Site: www.juventude.gov.pt

Voluntariado JovemTel: 21 892 0800Site: www.voluntariadojovem.pt

Contactos Úteis

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faze

r par

te d

os e

vent

osin

tern

os o

u ex

tern

os o

u ex

istir

por

si s

ó.

Ex:

cof

fee-

brea

kse

jant

ares

de

ence

rram

ento

de

cong

ress

os.

Dia

posi

tivo

3. a

)

Crit

ério

s de

Cla

ssifi

caçã

o de

Eve

ntos

- Fin

alid

ade

- Per

iodi

cida

de

- Áre

a de

Abr

angê

ncia

- Zon

a de

Acç

ão

Dia

posi

tivo

3. b

)

Crit

ério

s de

Cla

ssifi

caçã

o de

Eve

ntos

- Púb

lico-

Alv

o

- Nív

el d

e P

artic

ipaç

ão

- Per

fil d

os P

artic

ipan

tes

- Dim

ensã

o

Dia

posi

tivo

4. a

)

Tipo

s de

Eve

ntos

Tipo

de

Even

toC

arac

terís

ticas

Obj

ectiv

os

Col

óqui

o

Com

petiç

ão

Con

curs

o

Dia

posi

tivo

4. b

)

Tipo

s de

Eve

ntos

Tipo

de

Even

toC

arac

terís

ticas

Obj

ectiv

os

Con

ferê

ncia

Con

venç

ão

Con

gres

sos

Dia

posi

tivo

4. c

)

Tipo

s de

Eve

ntos

Tipo

de

Even

toC

arac

terís

ticas

Obj

ectiv

os

Deb

ate

Feira

Sim

pósi

o

Dia

posi

tivo

4. d

)

Tipo

s de

Eve

ntos

Tipo

de

Even

toC

arac

terís

ticas

Obj

ectiv

os

Torn

eio

Workshops

Even

tos

Soci

ais

-al

moç

o, p

eque

no-

-alm

oço,

cocktail,

jant

ar

Even

tos

Cul

tura

is -

conc

erto

s, p

eças

de

teat

ro, f

ilmes

,co

mem

oraç

ões,

entr

e ou

tros

Dia

posi

tivo

5. a

)

Etap

as d

o Pl

anea

men

to E

stra

tégi

co

Mis

são

/ Voc

ação

Def

iniç

ão d

e O

bjec

tivos

Aná

lise

da S

ituaç

ão

Iden

tific

ação

de

Opç

ões

Estr

atég

icas

Esco

lha

da E

stra

tégi

a

Des

envo

lvim

ento

de

Plan

os O

pera

cion

ais

e Si

stem

as d

e co

ntro

lo

Font

e: A

dapt

ado

de C

aeta

no (2

005)

Dia

posi

tivo

5. b

)

Etap

as d

o Pl

anea

men

to E

stra

tégi

co

O c

umpr

imen

to d

e to

das

as e

tapa

s, b

em c

omo

a su

a pe

rfeita

inte

graç

ãose

rá a

cha

ve p

ara

um e

vent

o de

suc

esso

.

Dia

posi

tivo

6. a

)

Aná

lise

SWO

T

Font

e: D

ioní

sio

(199

6)

Env

olve

nte

Ext

erna

Env

olve

nte

Inte

rna

Am

eaça

sO

port

unid

ades

Forç

as

Fraq

ueza

s

Saí

da

Ofe

nsiv

aE

mpe

nham

ento

Ofe

nsiv

o

Saí

da

Def

ensi

vaE

mpe

nham

ento

Def

ensi

vo

Dia

posi

tivo

6. b

)

Aná

lise

SWO

T

Com

o se

pod

e ve

rific

ar a

travé

s do

cru

zam

ento

das

qua

tro c

ompo

nent

essã

o de

finid

as o

pçõe

s es

traté

gica

s, o

fens

ivas

e d

efen

siva

s, a

ter e

m c

onta

dura

nte

todo

o p

lane

amen

to.

Dia

posi

tivo

7. a

)

Etap

as d

o Pr

é-ev

ento

:

- Def

inir

o te

ma

do e

vent

o;

- Def

inir

o pú

blic

o-al

vo;

- Def

inir

a da

ta d

o ev

ento

;

- Esc

olhe

r os

horá

rios;

- Sel

ecci

onar

o lo

cal;

- Esc

olhe

r a d

ispo

siçã

o da

s sa

las

ou d

os a

mbi

ente

s;

Dia

posi

tivo

7. b

)

Etap

as d

o Pr

é-ev

ento

:

- Ven

der q

uota

s do

eve

nto;

- Reu

nir o

s en

volv

idos

;

- Con

trata

r ser

viço

s a

terc

eiro

s;

- Ela

bora

r o p

rogr

ama

e o

cont

eúdo

;

- Ela

bora

r e e

nvia

r con

vite

s;

- Des

envo

lver

mat

eria

l pro

moc

iona

l;

Dia

posi

tivo

7. c

)

Etap

as d

o Pr

é-ev

ento

:

- Def

inir

mec

anis

mos

de

divu

lgaç

ão;

- Con

trata

r ass

esso

ria d

e im

pren

sa;

- Pre

para

r o s

iste

ma

de re

gist

o de

vis

itant

es;

- Ver

ifica

r o in

vest

imen

to to

tal p

revi

sto

para

o e

vent

o.

Dia

posi

tivo

8. a

)

Mar

ketin

g-M

ix

É u

m m

étod

o op

erac

iona

l que

per

mite

atin

gir

os o

bjec

tivos

da

orga

niza

ção,

um

a ve

z qu

e é

atra

vés

dest

e qu

e se

vai

atin

gir o

s m

erca

dos

alvo

co

m o

s se

rviç

os c

once

bido

s.

Dia

posi

tivo

8. b

)

Mar

ketin

g-M

ix:

Pro

duto

Pre

ço

Com

unic

ação

Dis

tribu

ição

Dia

posi

tivo

9. a

)

"P"

da C

omun

icaç

ão:

Tipo

de

Com

unic

ação

Mei

o

Publ

icid

ade

Tele

visã

o

Rád

io

Jorn

ais

Rev

ista

s

Out

door

s

Folh

etos

Vant

agen

sD

esva

ntag

ens

Fina

lidad

e

Font

e: A

llen,

et a

l. (2

003)

Dia

posi

tivo

9. b

)

"P"

da C

omun

icaç

ão:

Tipo

de

Com

unic

ação

Mei

o

Prom

oção

de

vend

asD

esco

n-to

s pa

ratip

os d

eco

nsum

i-do

res

Pro

mo-

ção

cruz

ada

com

patro

ci-

nado

r

Vant

agen

sD

esva

ntag

ens

Fina

lidad

e

Font

e: A

llen,

et a

l. (2

003)

Dia

posi

tivo

9. c

)

"P"

da C

omun

icaç

ão:

Rel

açõe

s Pú

blic

asTe

levi

são

Impr

ensa

Rev

ista

s ou

jorn

ais

espe

-ci

aliz

ados

Font

e: A

llen,

et a

l. (2

003)

Dia

posi

tivo

9. d

)

"P"

da C

omun

icaç

ão:

Mar

ketin

g D

irect

oC

orre

io,

tele

fone

ou

e-m

ail

Inte

rnet

Font

e: A

llen,

et a

l. (2

003)

Dia

posi

tivo

10. a

)

Tabe

la s

ínte

se d

o M

arke

ting-

Mix

: var

iáve

is e

sua

s co

mpo

nent

es

Variá

vel

Car

acte

rístic

as d

ode

senh

o/pa

cote

Com

pone

nte

dese

rviç

oM

arca

Rep

utaç

ão

Tem

po d

e co

nsum

oP

reço

pro

moc

iona

l

Prod

uto

Preç

o

Com

pone

ntes

Loca

lizaç

ão, p

rodu

ção,

ent

rete

nim

ento

,te

ma,

dec

oraç

ãoN

úmer

o de

func

ioná

rios,

gra

u de

for-

maç

ão, f

arda

s, q

ualid

ade

do s

ervi

çoIm

portâ

ncia

dad

a ao

nom

e do

eve

nto

esi

gnifi

cado

par

a os

con

sum

idor

esS

egm

ento

soc

ial a

que

se

dest

ina

oev

ento

Pre

ços

com

des

cont

o em

épo

ca b

aixa

Pre

ços

espe

ciai

s pa

ra c

erta

s fa

tias

dopú

blic

o-al

voFo

nte:

Alle

n, e

t al.

(200

3)

Dia

posi

tivo

10. b

)

Tabe

la s

ínte

se d

o M

arke

ting-

Mix

: var

iáve

is e

sua

s co

mpo

nent

es

Variá

vel

Pub

licid

ade

- Tv,

rádi

o, jo

r-na

is, r

evis

tas,

out

door

sP

rom

oção

de

vend

as -

mer

chan

disi

ng, r

elaç

ões

públ

icas

Folh

etos

e b

roch

uras

Vend

a pe

ssoa

l

Can

ais

de d

istri

buiç

ão

Com

unic

ação

Dis

trib

uiçã

o

Com

pone

ntes

O m

ixpr

omoc

iona

l

Bilh

etes

dis

poní

veis

atra

vés

da a

gênc

iaes

peci

aliz

ada

ou v

endi

-do

s pe

la in

tern

etFo

nte:

Alle

n, e

t al.

(200

3)

Dia

posi

tivo

11. a

)

Proc

esso

de

Plan

eam

ento

de

Rec

urso

s H

uman

os

para

Eve

ntos

Des

port

ivos

Mis

são,

est

raté

gia

e ob

ject

ivos

da

org

aniz

ação

Est

raté

gia

e ob

ject

ivos

dos

Rec

urso

sH

uman

os

Pol

ítica

s e

proc

edim

ento

s

Rec

ruta

men

to e

sel

ecçã

o:- A

núnc

ios

- Filt

rage

m- C

ontra

taçã

o- O

rient

ação

Req

uere

m a

valia

ção

- aná

lise

da fu

nção

- des

criç

ão d

a fu

nção

- pre

visõ

es

Funç

ões

de m

anut

ençã

o- s

alár

ios

e be

nefíc

ios

- con

diçõ

es d

e tra

balh

o- r

elaç

ões

de tr

abal

ho- r

egis

tos

de e

mpr

egad

os

Font

e: A

llen,

et a

l. (2

003)

Dia

posi

tivo

11. b

)

Proc

esso

de

Plan

eam

ento

de

Rec

urso

s H

uman

os

para

Eve

ntos

Des

port

ivos

Form

ação

e a

perfe

içoa

men

topr

ofis

sion

al

Sup

ervi

são

e av

alia

ção:

- Crit

ério

de

dese

mpe

nho

- Rec

ompe

nsas

e d

isci

plin

a

Dis

pens

a, re

colo

caçã

o,

reco

ntra

taçã

o

Aval

iaçã

o do

pro

cess

o e

resu

ltado

s - r

evis

ãoFo

nte:

Alle

n, e

t al.

(200

3)

Dia

posi

tivo

12

Proc

esso

de

Rec

ruta

men

to e

Sel

ecçã

o de

Fun

cion

ário

s

Pre

visã

o e

plan

os d

eR

ecur

sos

Hum

anos

Aná

lise

de F

unçã

o- d

escr

ição

da

funç

ão- e

spec

ifica

ção

da fu

nção

Orç

amen

to- c

usto

do

recr

utam

ento

Pro

cedi

men

to

do re

crut

amen

to- a

núnc

io- a

gênc

ias

de e

mpr

ego

- boc

a-a-

boca

- ins

titui

ção

educ

acio

nal

Inte

graç

ão n

a eq

uipa

de tr

abal

ho

Con

trata

ção

- ter

mos

e

cond

içõe

s- c

ontra

to

de tr

abal

ho- r

ecom

pens

as- f

icha

s de

func

ioná

rios

Pro

cedi

men

to

de S

elec

ção

- for

mul

ário

s- e

ntre

vist

as- t

este

s- r

efer

ênci

as

Can

dida

tos

Font

e: A

llen,

e ta

l. (2

003)

Dia

posi

tivo

13

Con

ceito

de

Patr

ocín

io

Troc

a de

con

trapa

rtida

s en

tre e

ntid

ades

, te

ndo

em v

ista

por

par

te d

a en

tidad

e pa

troci

nado

ra,

um a

umen

to d

e vi

sibi

lidad

e ju

nto

do s

eu p

úblic

o-al

vo,

num

am

bien

te p

ropí

cio

ao c

onta

cto

com

os

seus

pro

duto

s/se

rviç

os,

enqu

anto

que

par

a a

entid

ade

patro

cina

dora

é

uma

opor

tuni

dade

de

redu

zir o

s cu

stos

de p

rodu

ção

do e

vent

o po

dend

o au

men

tar a

exp

osiç

ão n

os m

edia

e se

rviç

os g

ratu

itos.

Dia

posi

tivo

14. a

)

Ben

efíc

ios

do P

atro

cíni

o

- Ace

sso

a m

erca

dos-

alvo

esp

ecífi

cos

- Cria

ção/

mel

horia

da

imag

em d

a em

pres

a/m

arca

- Con

sciê

ncia

de

uma

orga

niza

ção

e/ou

de

seus

ser

viço

s/pr

odut

os

- Ide

ntifi

caçã

o do

pro

duto

com

det

erm

inad

o es

tilo

de v

ida

- For

tale

cim

ento

do

rela

cion

amen

to c

om c

anai

s de

dis

tribu

ição

Dia

posi

tivo

14. b

)

Ben

efíc

ios

do P

atro

cíni

o

- Opo

rtuni

dade

s de

mer

chan

disi

ng

- Dem

onst

raçã

o do

s at

ribut

os d

e um

pro

duto

- Ven

das

- Com

pone

nte

de s

iste

mas

de

ince

ntiv

os e

reco

nhec

imen

to

- Man

uten

ção

de u

m c

lima

de a

prov

ação

par

a as

act

ivid

ades

da

orga

niza

ção

Dia

posi

tivo

15

Fase

s do

Eve

nto

1. M

onta

gem

2. C

ontro

lo

3. D

esm

onta

gem

Dia

posi

tivo

16. a

)

Obj

ectiv

os d

a Av

alia

ção

de E

vent

os c

onso

ante

os

tipos

de

even

tos:

- Per

miti

r um

mel

hor c

onhe

cim

ento

dos

nos

sos

clie

ntes

, id

entif

icar

as

suas

pre

ferê

ncia

s, o

seu

pot

enci

al d

e co

mpr

a,

a fre

quên

cia

e du

raçã

o da

per

man

ênci

a no

eve

nto,

a c

ateg

oria

de

pro

duto

s el

eito

s, e

tc;

- Ava

liar q

uais

os

prod

utos

mai

s re

ntáv

eis

e qu

al a

influ

ênci

a da

s pr

omoç

ões;

Dia

posi

tivo

16. b

)

Obj

ectiv

os d

a Av

alia

ção

de E

vent

os c

onso

ante

os

tipos

de

even

tos:

- Efe

ctua

r um

a pr

evis

ão d

as v

enda

s, d

os c

usto

s op

erac

iona

is e

tota

is,

e do

lucr

o es

pera

do p

or c

ateg

oria

de

prod

uto;

- Def

inir

a qu

ota

de m

erca

do d

a no

ssa

empr

esa;

- Con

tribu

ir pa

ra u

m m

elho

r pla

neam

ento

do

próx

imo

even

to;

Dia

posi

tivo

16. c

)

Obj

ectiv

os d

a Av

alia

ção

de E

vent

os c

onso

ante

os

tipos

de

even

tos:

- Aum

enta

r a p

ossi

bilid

ade

de c

apta

ção

de e

vent

os, a

travé

s do

con

heci

men

to d

o po

sici

onam

ento

glo

bal e

esp

ecífi

co

da n

ossa

em

pres

a;

- Ref

orça

r os

laço

s co

m o

s no

ssos

par

ceiro

s, a

umen

tand

o o

seu

grau

de

fide

lizaç

ão p

ara

com

a e

mpr

esa;

- Int

rodu

zir n

ovos

pro

duto

s.

Dia

posi

tivo

17. a

)

Aval

iaçã

o Q

uant

itativ

a

Índi

ces

para

Ava

liaçõ

es Q

uant

itativ

as:

- Qua

ntid

ade

de v

isita

s / p

rese

nças

no

even

to;

- Cla

ssifi

caçã

o da

s vi

sita

s / p

rese

nças

;

- Qua

ntid

ade

de re

uniõ

es e

ven

das

e re

ceita

ger

ada

pelo

eve

nto;

- Ven

das

/ pre

senç

as p

or s

egm

ento

;

Dia

posi

tivo

17. b

)

Aval

iaçã

o Q

uant

itativ

a

Índi

ces

para

Ava

liaçõ

es Q

uant

itativ

as:

- Ass

esso

ria d

e im

pren

sa;

- Div

ulga

ção;

- Orç

amen

to p

revi

sto

vers

usre

al.

Dia

posi

tivo

18. a

)

Aval

iaçã

o Q

ualit

ativ

a

Índi

ces

para

Ava

liaçõ

es Q

ualit

ativ

as:

- Qua

lidad

e do

s se

rviç

os p

rest

ados

por

terc

eiro

s e

das

activ

idad

es

dese

nvol

vida

s pe

la e

mpr

esa;

- Qua

lidad

e da

s vi

sita

s / p

rese

nças

e v

enda

s re

aliz

adas

;

- Qua

lidad

e do

trab

alho

de

asse

ssor

ia d

e im

pren

sa;

Dia

posi

tivo

18. b

)

Aval

iaçã

o Q

ualit

ativ

a

Índi

ces

para

Ava

liaçõ

es Q

ualit

ativ

as:

- Qua

lidad

e da

s in

form

açõe

s de

mer

cado

/ co

ncor

rênc

ia;

- Sha

re-o

f-min

d(fo

rtale

cim

ento

da

mar

ca e

do

nom

e da

em

pres

a);

- Des

criç

ão d

e di

ficul

dade

s e

prin

cipa

is p

robl

emas

.

Dia

posi

tivo

19. a

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ANEXOS

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manual do formando

Anexo 1

Exemplo de Guião de Entrevista

Data:____/____/____

Nome do Candidato:______________________________

Cargo a que se candidata:_________________________________________

Compreensão do cargo a que se candidata (responsabilidades, requisitos, carga horária, etc)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Noção da visão, missão, objectivos, situação nomercado da organização do evento:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Principais qualificações para o cargo: _________________________________

Relação do cargo com os objectivos pessoais de carreira: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Salário pretendido: ________________

Última organização para a qual trabalhou: duraçãodo emprego, responsabilidades, promoções nacarreira, razões para a saída, relação com os supe-riores e forma de resolver diferendos, do que gosta-va/desgostava:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Candidato notificado do resultado:_______________ Data/Hora:___________

Fonte: Bradner, citado por Allen, e tal. (2003)

Anexos

99

ANEXOS

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manual do formando

Mega Craque Clube

Rua Professor Bento de Jesus CaraçaNº 71 (Alto da Faia)1600-600 Telheiras

Um agradecimento especial a todos os que deuma ou outra forma contribuiram para a realiza-ção deste conjunto pedagógico, nomeadamentea todos os que participaram no filme.

Agradecimentos

101

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