Organizações vistas como Cérebros
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A Caminho da Auto-organização
As organizações vistas como cérebros
Introdução
“Será possível planejar organizações de tal forma que tenham a capacidade de ser tão flexíveis, resistentes e
engenhosas como o funcionamento do cérebro?”
(MORGAN, 1996, p. 81)
Explicando o CérebroO cérebro é um sistema de processamento de informações e construção de conhecimento.
Algumas características:
Fácil adaptação quando há falta de uma das partes
Capacidade de organizar e reorganizar para lidar com as contingências que enfrenta.
As informações são absorvidas e distribuídas a todas as suas partes, semelhantemente a um holograma.
O que é um holograma?
Neste caso, o todo não está na parte
O desafio de adaptar as organizações Auto-Organizáveis
As organizações são compostas por pessoas, diferentemente dos cérebros, tendo assim limitações no que se refere a:
Informações – são incompletas
Limitado número de alternativas – decisão incerta
Incapacidade de obter resultados exatos – pela falta de controle de todas as variáveis
Exemplo PráticoEmpresa de móveis Vai Quebrar Ltda.
As informações não são expostas a todos os departamentos, mas ainda há dependência entre eles.
É feita uma OC (Ordem de Compra) ao setor de Suprimentos.
Este, por sua vez, realiza a compra de acordo com as especificações.
Entretanto, não informa o setor de logística/expedição o dia da chegada dos produtos comprados.
O fornecedor chega e não pode descarregar as mercadorias pelo fato de não ter ninguém responsável pelo recebimento.
Com isso a empresa perde.
Solucionando o Exemplo Prático
Poderia haver um sistema mais integrado de informação entre os departamentos.
Os profissionais poderiam executar o trabalho de outro na sua ausência.
Determinados processos burocráticos poderiam ser eliminados.
As duas maneiras de as empresas planejarem a tomada de decisões
1°Autolimitar cargos e funções e determinar procedimentos rotineiros e padronizados. (Natural da Teoria Burocrática)
2º Aumentar a capacidade de processamento de informações – Ex. Implantação de um sistema computadorizado de processamento de informações.
A tendência de implantação de sistemas computadorizados.
Para eliminar os problemas relacionados
com o processamento de informações e
tomadas de decisões, as organizações mais
inovadoras já têm buscado implantar
sistemas informatizados que eliminam as
limitações humanas de informação e seus
consequentes problemas.
Exemplos de como a Informática pode auxiliar no Processamento de Informações e na Tomada de Decisões
Controle computadorizado de estoques
Quando determinado produto chega a um baixo nível
de estoque, o software já reconhece a necessidade de
compra e faz uma requisição à empresa fornecedora
(compra) através de um sistema integrado.
Exemplos de como a Informática pode auxiliar no Processamento de Informações e na Tomada de Decisões
Controle computadorizado de giro de produto
Trata-se de um sistema pelo qual os supervisores de
venda podem ser informados acerca dos produtos que
precisam de novas estratégias para serem vendidos,
com base no seu giro, isto é, de acordo com as suas
vendas.
Feedback e Feedback Negativo Feedback – Realimentação do processo.
Feedback Negativo – Negação e Reformulação do Processo.
Aprendizagem em Circuito ÚnicoCircuito Único
Não há um questionamento da relevância das normas pré-estabelecidas.
Aprendizagem em Circuito DuploCircuito Duplo
Questiona-se a relevância das normas de funcionamento.
Confronto entre os dois circuitos
No circuito único, as ações são determinadas por
planos previamente programados. Sem haver
questionamento como: “Esse plano é o mais
adequado?”
No circuito duplo, as ações são determinadas após um
questionamento quanto a pertinência das normas.
Visão Americana vs. Visão Japonesa
Visão Americana (Ocidental) – Sistema
mecanicista de tomada de decisões, no qual os
objetivos já são previamente definidos.
Visão Japonesa (Oriental) – Sistema cibernético
de tomada de decisões, no qual há uma constante
busca do melhor objetivo.
Sistema Ringi
Princípios do Planejamento Holográfico
Redundância das funções
Conjunto de ações gerenciais que traz redundância e condutividade
entre as partes, que gera especialização e generalização
simultaneamente
Aprender a aprender
Diz respeito à capacidade de cada uma de suas partes julgarem se as
normas de funcionamento são verdadeiramente as mais adequadas
para a eficiência dos processos
Variedade de requisitos
Sugere-se que cada parte venha reter uma quantidade adequada de conhecimento necessário para a
execução da tarefa e para o julgamento das normas pré-
estabelecidas.
Especificação crítica mínima
Este princípio sugere que a burocracia deve ser evitada e os processos devem ser pré-programados e especificados ao mínimo, ou seja, somente até ao
que for necessário para que a organização não perca a flexibilidade.
A organização holográfica na prática
Autoaprendizagem e auto-organização dentro das
organizações com a cibernética e a holografia.
Quebra de grandes grupos em pequenos mantendo as
mesmas funções e qualidade.
Melhores resultados na tomada de decisões usando o
sistema Ringi.
Fraquezas da Metáfora
Perda de controle dentro da organização
Inércia proveniente de suposições e
crenças existentes
Considerações Finais
Aprendizagem e auto-organização pedem uma “mudança de
personalidade” que demanda de tempo para ocorrer.
Referências bibliográficas
MORGAN, Gareth. Imagens da Organização. Tradução por: Cecília Whitaker Bergamini e Roberto Coda. 1. ed. São Paulo: Atlas, 1996. 421p.