Organizacao_gestao_eventos

7/28/2019 Organizacao_gestao_eventos

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ORGANIZAO E GESTO DE EVENTOS

INTORDUO E CONCEITO DE EVENTO

Esta rea de organizao e acompanhamento de eventos est directamente ligada comunicao.

Sempre que se organiza um evento est-se a comunicar, interagir com a populao. No s no acto de

divulgao do evento, mas o evento em si um meio de comunicao.

Esta questo de os eventos serem um importante meio de comunicao e interaco com as

populaes ainda mais importante para os agentes que mais perto esto das populaes, autarquias eassociaes que lidam com o dia-a-dia do cidado. A preparao de eventos:

- Pode ajudar na integrao da comunidade;

- Contribui para o entretenimento das populaes e seu bem-estar;

- Envolve-as nas dinmicas e locais, sensibilizando para problemticas e cria uma maior conscincia

de comunidade;

Desta importncia advm uma crescente necessidade de planeamento e boa organizao de umevento.

Antes de comearmos a falar um pouco sobre a organizao e planeamento gostaria de dizer que

existem inmeros tipos de eventos e possibilidades de sua classificao

- Com fins lucrativos (tm por objectivo gerar receitas) / Sem fins lucrativos (Financiados na

totalidade pelo promotor / organizador no tendo por fim gerar lucro. Ex.: festas populares, sesses de

esclarecimento).

- Por objecto: Culturais (Visam divulgar, promover e valorizar os recursos culturais de um local regio

ou pas, satisfazendo as necessidades culturais dos diferentes pblicos) | Comerciais (aqueles que

divulgam ou promovem bens ou servios oferecidos por uma determinada entidade, para impulsionar a

venda dos produtos) | Institucionais (destinam-se a comunicar algo sobre a entidade organizadora. Ex.:

Tomadas de posse; lanamentos de primeira pedra) | Sociais (visam proporcionar convvio entre as

pessoas em torno de um tema especifico com forte componente de entretenimento. Ex.: Galas,

formaturas) | Educativos (Desenvolver competncias e conhecimento dos pblicos numa rea

especifica) | Polticos (Divulgar informao, partilhar conhecimento e experincias, tomada de decises e


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a formulao de polticas. Ex.:comcios, reunies polticas, congressos) | Desportivos (Proporcionam

entretenimento com actividades do foro desportivo, mas sobretudo tm impacto no bem-estar das

populaes) | Recreativos (Tm como funo assegurar o entretenimento, fundamental para assegurar o

bem-estar e qualidade de vida. Ex.: Concertos, eventos recreativos).

- Por periodicidade: nicos ou espordicos ou pontuais | Peridicos (ocorrem de acordo com uma

calendarizao ex: aniversrios)

- Pela rea de abrangncia: Locais (uma localidade e que geralmente se relacionam com a realidade

especifica desse lugar) | Regionais (Abrangendo uma rea geogrfica composta por diversas cidades) |

Nacionais (Eventos de dimenso nacional) Internacionais (Mais que um pas, envolvendo entidades e

representantes de diversos pases).

Existe um mundo de formas de caracterizar os eventos e a variedade tremenda. Em termos prticos

pode ser um concerto, uma feira ou um congresso.Mas h aspectos que definem todos eles:

- um acontecimento com incio e fim definidos (tem, portanto, um enquadramento temporal apesar

de poder variar substancialmente)

- Est circunscrito espacialmente (num local ou conjunto de locais definidos)

- Sustentado num objectivo concreto (promover uma actividade especfica - seja ela social, poltica,

religiosa, cultural, acadmica, cientfica ou outra))

- Junto de um grupo de pessoas que pode ser um segmento especifico ou mais alargado da

populao.

E precisamente nestes aspectos que se devem centrar as primeiras fases da organizao de um

evento.

Todo o processo de organizao e planeamento de um evento deve ser feito tendo como ponto de

partida o oramento existente. Todas as opes feitas ao longo do processo tm que ter esta questo

como referncia


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1. DEFINIO DO OBJECTO CONCRETO | TEMA, NOME DO EVENTO Estes trs aspectos (objecto, tema e nome) so componentes elementares na identidade doevento. Devem ser um dos primeiros parmetros a definir no processo de planeamento. Definir o que se

pretende em concreto organizar e fins pretendemos atingir.

Deve ser dado um nome concreto ao evento que o identifique de imediato com o seu objectivo.

Se for um evento que justifique pode ser interessante o nome ser acompanhado por um slogan(frase ou

expresso de fcil memorizao. Curto e que seja apelativo para o pblico alvo) e um logtipo / imagem

que o acompanhar. Exemplo: Cascais Live Concert Concerto de Abertura de Vero

2. PBLICOS-ALVO QUEM SO OS POTNCIAIS PARTICIPANTES QUE SE PRETENDECAPTAR

O pblico-alvo constitudo por todos aqueles que potencialmente iro participar no evento.

A definio do pblico pressupe determinar quais os grupos/segmentos de pessoas que o

evento vai procurar atrair e diferencia-los da restante populao.

um dos aspectos mais importantes pois esta seleco que permite assegurar que todas as

estratgias vo de encontro s pessoas e s necessidades das pessoas que pretendemos alcanar. (Ao

nvel da comunicao, do programa mais adequado s pessoas)

Tambm aqui h inmeras formas de segmentao, em funo dos aspectos Demogrficos (Idade,

sexo, dimenso do agregado familiar) | Geogrficos (Regio ou local de residncia) | Psicogrficos

(Estilo de vida. Ex.: Estudantes; Executivos) | Comportamental (pessoas que habitualmente participam

no tipo de evento; pessoas com hbitos desportivos)

Estes dois pontos definio do evento e seu pblico alvo naturalmente feito em conjunto.

3. CALENDARIZAO E DEFINIO DE HORRIO A questo da data e do horrio muitas vezes secundarizada.

, no entanto, um dos mais importantes aspectos at porque interferir directamente com o

sucesso da iniciativa, prejudicando ou favorecendo a participao das pessoas. Se sabemos


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que as pessoas que pretendemos que participem num evento trabalham, no vamos marcar para um dia

til s 3 da tarde.

O agendamento deve ser cuidadoso e ter em conta os todos os aspectos / caractersticas do evento,

incluindo externos.

Algumas sugestes:

- Verificar se no h nenhum evento concorrente (analisar o calendrio regional, nacional);

- Verificar coincidncia com feriados / pontes que possam levar ausncia dos participantes;

- Ter em conta as caractersticas do evento e poca do ano (se for ao ar livre, sem infra-estruturas,escolher meses secos);

- Planear intervalos (se forem de carcter informtico e superiores a duas horas);

- Considerar constrangimentos decorrentes de limites oramentais (se se ter ou no de pagar

horas extraordinrias)

4. LOCAL A escolha do local deve ser efectuada com base numa avaliao de 3 principais critrios:

- Funcionalidade: Se o espao em causa assegura condies para o nmero de participantes

pretendido; se garante os servios necessrios (dependendo das caractersticas: estacionamento;

catering; alojamento; animao); se adequado ao pblico-alvo; etc.; Que equipamentos tem disponveis

(som, ventilao, iluminao; computador; vdeo; telas etc); Outras facilidades (Estacionamento; elevador;

acessibilidades; casa de banho);

- Adequabilidade: Se o local se adequa s caractersticas do evento, tendo em conta: Relao

espao / imagem do evento | Localizao (Pode ser muito importante ao nvel da participao. Verificar

aspectos de acessibilidade)

- Capacidade financeira Dada a cada vez maior importncia das questes oramentais necessrio

averiguar a disponibilidade financeira para o espao que se pretende utilizar fazer comparao com

custos de espaos idnticos)


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Com estes 4 aspectos definidos passamos ento a outros aspectos importantes e essenciais

PLANEAMENTO E ORGANIZAO

1) Identificar e elencar as actividades / Checklist2) Agendar as actividades

3)

Atribuir / delegar responsabilidades e funes

4) Reunio / avaliao5) Durante o evento

6) Aps o evento

1) IDENTIFICAR E ELENCAR AS ACTIVIDADES / CHECKLIST Enumerar e fazer uma listagem

detalhada de todas as actividades necessrias a desenvolver para concretizao do evento. Sugestes

de alguns aspectos a ter em conta e que devem constar na checklist:

a)Reserva de espao onde se realizar o evento (Ter em considerao os tempos necessrios para

montagens e desmontagens)

b) Definio de convidados (conferncias / artistas / animadores) que integraram o programa e

proceder ao seu convite e confirmao. Necessrio fazer com bastante tempo de antecedncia para que

quando formos comunicar o evento o possamos fazer j com bastantes certezas.

c)Definio do programa do evento - Descrio global do evento um importante instrumento no

planeamento que oferece aos colaboradores uma perspectiva integrada do produto final. Tem, no entanto

principalmente uma funo externa - apresentao do evento junto do pblico.

Elementos que podem constar no programa: datas e horrios; tema principal e objectivos; local do

evento e informaes de como chegar; distribuio das actividades pelos dias dos eventos; pequeno

texto com descrio resumida do seu contedo; Condies especiais para participao em determinadas

actividades (preo, perfil do participante); Identificao dos convidados; Identificao dos espaos (salas);


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Identificao das actividades que incluem traduo simultnea; Horrios das refeies e locais ou

recomendao; Identificao de actividades paralelas ao evento; Regras protocolares.

Aspectos que se pode ter em conta quando se faz um programa: Deve estar em consonncia

com o objectivo; As actividades devem ser ordenadas segundo caractersticas para criar dinmica (ex..

quando inclui apresentaes e palestras pode ser importante criar actividades de lazer e entretenimento

que permitam descontraco); Ter em considerao constrangimentos que se coloquem (atrasos);

Ordenar as actividades considerando a importncia do convidado / artista; Ordenar as actividades

considerando a diversidade de meios utilizados (para que mudanas de equipamentos no perturbem o

programa); Planear a durao de cada actividade.

d)Verificar a necessidade de equipamentos e servios. Este aspecto deve ser visto tendo em conta a

escolha do local. importante determinar as necessidades em termos de equipamentos, materiais e

servios, o que naturalmente depende do tipo de evento e da sua dimenso. Exemplo de alguns

equipamentos, materiais e servios que podem ser necessrios:

Equipamento tcnico: Computadores, impressoras; projector; sistema de ampliao de som; microfones e

auscultadores; equipamento para videoconferncia; equipamento para traduo simultnea; sistema de

luzes; geradores; sistema informtico de controlo de som e luz; mesa de mistura

Equipamento no tcnico: Palco, mesas, cadeiras, tendas, telas de projeco, estruturas de suporte de

luz, expositores, barreiras de segurana, DVD CD, etc

Materiais: Folhetos, cartes e outros materiais impresso, sinaltica, artigos de promoo e ofertas, papel,

canetas, bandeiras, faixas publicitrias.

Servios necessrios: Decorao do espao; transporte; catering; hospedeiras; segurana; alojamento;

casas de banho amovveis, limpeza

Definir se estes tm de ser adquiridos Neste caso devem ser solicitados oramentos / apoios.

e) Divulgao:

A divulgao feita tendo por base uma estratgia de comunicao que tem como ponto de partida o

pblico-alvo. A forma como comunicamos e os instrumentos que utilizamos so essenciais. Temos que

ter em conta: Quem comunica (Quem pode passar informao para o exterior e influenciar imagem do

evento) A quem se comunica (a quem queremos dirigir a mensagem), Como comunicamos (que meios

utilizamos).


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Alguns instrumentos que podem ser utilizados em divulgao: Mupis e Outdoors (estruturas de

mobilirio urbanos, que deve ser utilizada em grandes eventos, e que tem grandes custos); Folhetos

(permitem reunir um conjunto de informao detalhada sobre o evento e ser distribuda junto do pblico

alvo em concreto que se quer); Convites (Um dos principais meios de divulgao do evento. O convite

apresenta especificidades que reflectem as caractersticas e natureza particulares do evento - se

publico a personalizao um aspecto menor, mas numa cerimnia especial ou privada a personalizao

importante) Cartazes (permitem colocar informao e ser veiculada junto do pblico alvo) Spots rdio

e televiso e anncios de jornal (permitem atingir um pblico mais abrangente mas com elevados

custos); Divulgao junto dos rgos de comunicao social (muito importante porque se esta

divulgao for bem feita e o evento captar a ateno da imprensa seja ela nacional ou regional o evento

divulgado nesses meios de comunicao); Newsletter digital (permite veicular muita informao junto de

um pblico muito abrangente, no entanto pode no cumprir o seu objectivo junto de um determinado

segmento da populao. Sem custos); Redes sociais e sites (permite veicular muita informao junto de

um pblico muito abrangente, no entanto pode no cumprir o seu objectivo junto de um determinado

segmento da populao. Sem custos)

Timing da divulgao depende do tipo de evento: Se for uma cerimnia (Ex. inaugurao /

primeira pedra) deve ser feita com uma semana / quinze dias de antecedncia); Se for um workshop /

formao (um / dois meses de antecedncia, podendo ser feitos reforos); Se for concerto (dois / trs

meses antes com reforos)

Timing da divulgao depende tambm das pessoas que pretendemos convidar: Se membro

do governo, agenda da pessoa etc.

Veculos a utilizar devem ser adequados ao pblico-alvo: Ex.: Suportes informticos junto de

populao mais jovem; divulgao com apoio de instituies que trabalham com pblico-alvo:

associaes de estudantes, centros de convvio, etc.

Confirmar entidades principais

g)Licenciamentos

As questes de licenciamento so muito importantes no momento de organizao de um

evento e variam muito em funo do tipo de evento

necessrio licenciamento municipal para todos os eventos de natureza festiva (festas

tradicionais, Concertos, feiras temticas) que venham a decorrer no municpio.


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Para licenciamento das diversas actividades (bailes, espectculos musicais e/ou de karaoke,

variedades, eventos musicais que envolva tambm a venda de produtos alimentares, carrossis ou

estruturas de diverso, entre outros), devem informar-se junto dos servios da CMC relativamente ao

licenciamento necessrio (Departamento das Actividades Econmicas - Av. Clotilde, Centro de

Congressos do Estoril, 4 C) com um mnimo de trs semanas de antecedncia. Podem marcar reunio

para esclarecimentos.

De forma genrica:

- Licena de instalao de recintos improvisados (CMC) se o evento se realizar num espao que no se

destina aquele fim, que est vocacionado para outro tipo de eventos. Exemplo: Concertos de msica num

pavilho desportivo, garagem, etc.

- Licena de instalao de servios de restaurao /bebidas para eventos ocasionais (CMC), em caso de

haver tendas ou stands para prestao de servios de restaurao ou de bebidas com caracter

espordico e/ ou ocasional deve requer vistoria por cada ponto de venda. Exemplo: farturas, cerveja, etc.

- Licena especial de rudo (CMC), para preveno do rudo e controlo da poluio sonora. Deve ser

solicitada para a realizao de espectculos, diverses, etc. (tambm durante o dia checksounds)

- Licena de instalao de recintos itinerantes (CMC), para recintos itinerantes com rea delimitada,

coberta ou no, onde sejam instalados equipamentos de diverso com caractersticas amovveis. Ex.:

Carrossis | pistas de carros | circo ambulante

- Registo como promotor de espectculos (IGAC) para espectculos de natureza artstica. Este registo

devido pelo exerccio da actividade, independentemente do local de realizao dos espectculos

- Licena de representao (IGAC) Para os dias em que o espectculo se realiza.

- Licena da SPA (SPA) relativamente aos artistas que vo actuar

- Pagamento de licena PassMsica, em caso de haver msica passada. Ex. DJs

- Concertos de msica com pontos de venda de bebidas e/ou restaurao em recintos de diverso

provisria (pavilhes desportivos, garagens, etc.): Licena de instalao de recintos de diverso

provisria (CMC); Licena de instalao de servios de restaurao /bebidas para eventos ocasionais


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(CMC); Licena especial de rudo (CMC); Registo como promotor de espectculos (IGAC); Licena de

representao (IGAC); Licena da SPA (SPA)

- Concertos musicais, festas populares com msica ao vivo, restaurao e bebidas e instalao de

carrossis: Licena de instalao de recintos de diverso provisria (CMC); Licena de instalao de

servios de restaurao /bebidas para eventos ocasionais (CMC); Licena de instalao de recintos

itinerantes (CMC); Licena especial de rudo (CMC); Registo como promotor de espectculos (IGAC);

Licena de representao (IGAC); Licena da SPA (SPA)

- Festas privadas com DJ ou msica gravada: Licena especial de rudo (CMC); Licena da SPA

(SPA); Pagamento de licena PassMsica

- Festas temticas com msica ao vivo e venda de bebidas e restaurao: Licena de instalao de

improvisados (CMC); Licena especial de rudo (CMC); Licena de instalao de servios de restaurao

/bebidas para eventos ocasionais (CMC); Registo como promotor de espectculos (IGAC); Licena de

representao (IGAC); Licena da SPA (SPA)

- Festas temticas com DJ e/ou msica gravada com venda de bebidas e restaurao: Licena de

instalao de improvisados (CMC); Licena especial de rudo (CMC); Licena de instalao de servios

de restaurao /bebidas para eventos ocasionais (CMC); Licena da SPA (SPA); Pagamento de licena PassMsica

h)Questes protocolares

As questes protocolares so de extrema importncia no desenrolar de um evento e devem ser

tidas em considerao tendo em conta: Tipo de evento | Convidados presentes

Lei que regula: Lei 40/2006 Lei das Precedncias do protocolo do Estado Portugus (como sehierarquizam as entidades)

(ART 7) 1) Presidente da Repblica; 2) Presidente da Assembleia da Repblica; 3) Primeiro-Ministro; 4)

Presidente do Supremo Tribunal de Justia e Presidente do Tribunal Constitucional; 5) Presidente do

Supremo Tribunal Administrativo e Presidente do Tribunal de Contas; 6) Antigos Presidentes da

Repblica; 7) Ministros; 8) Presidente ou secretrio-geral do maior partido da oposio; 9) Vice-

presidentes da Assembleia da Repblica e presidentes dos grupos parlamentares; 10) Procurador-Geral

da Repblica; 11) Chefe do Estado-Maior-General das Foras Armadas; 12) Provedor de Justia; 13)


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Representantes da Repblica para as Regies Autnomas dos Aores e da Madeira; 14) Presidentes das

Assembleias Legislativas das Regies Autnomas; 15) Presidentes dos Governos Regionais; 16)

Presidentes ou secretrios-gerais dos outros partidos com representao na Assembleia da Repblica;

17) Antigos Presidentes da Assembleia da Repblica e antigos Primeiros-Ministros; 18) Conselheiros de

Estado; 19) Presidentes das comisses permanentes da Assembleia da Repblica; 20) Secretrios e

subsecretrios de Estado; 21) Chefes dos Estados-Maiores da Armada, do Exrcito e da Fora Area; 22)

Deputados Assembleia da Repblica; 23) Deputados ao Parlamento Europeu; 24) Almirantes da

Armada e marechais; 25) Chefes da Casa Civil e Militar do Presidente da Repblica; 26) Presidentes do

Conselho Econmico e Social, da Associao Nacional dos Municpios Portugueses e da Associao

Nacional das Freguesias; 27) Governador do Banco de Portugal; 28) Chanceleres das Ordens Honorficas

Portuguesas; 29) Vice-presidente do Conselho Superior da Magistratura; 30) Juzes conselheiros do

Tribunal Constitucional; 31) Juzes conselheiros do Supremo Tribunal de Justia, do Supremo Tribunal

Administrativo e do Tribunal de Contas; 32) Secretrios e subsecretrios regionais dos Governos das

Regies Autnomas dos Aores e da Madeira; 33) Deputados s Assembleias Legislativas das Regies

Autnomas; 34) Comandante-geral da Guarda Nacional Republicana e director nacional da Polcia de

Segurana Pblica; 35) Secretrios-gerais da Presidncia da Repblica, da Assembleia da Repblica, da

Presidncia do Conselho de Ministros e do Ministrio dos Negcios Estrangeiros; 36) Chefe do Protocolo

do Estado; 37) Presidentes dos tribunais da relao e tribunais equiparados, presidentes do Conselho deReitores das Universidades Portuguesas e do Conselho Coordenador dos Institutos Politcnicos,

bastonrios das ordens e presidentes das associaes profissionais de direito pblico; 38) Presidentes da

Academia Portuguesa da Histria e da Academia das Cincias de Lisboa, reitores das universidades e

presidentes dos institutos politcnicos de direito pblico; 39) Membros dos conselhos das ordens

honorficas portuguesas; 40) Juzes desembargadores dos tribunais da relao e tribunais equiparados e

procuradores-gerais-adjuntos, vice-reitores das universidades e vice-presidentes dos institutos

politcnicos de direito pblico; 41) Presidentes das cmaras municipais; 42) Presidentes das

assembleias municipais; 43) Governadores civis; 44) Chefes de gabinete do Presidente da Repblica,do Presidente da Assembleia da Repblica e do Primeiro-Ministro; 45) Presidentes, membros e

secretrios-gerais ou equivalente dos conselhos, conselhos nacionais, conselhos superiores, conselhos

de fiscalizao, comisses nacionais, altas autoridades, altos-comissrios, entidades reguladoras, por

ordem de antiguidade da respectiva instituio, directores-gerais e presidentes dos institutos pblicos,

pela ordem dos respectivos ministrios e dentro destes da respectiva lei orgnica, provedor da

Misericrdia de Lisboa e presidente da Cruz Vermelha Portuguesa.


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(ART 31) Os Presidentes das cmaras municipais gozam do estatuto protocolar dos ministros, presidindo

todos os actos realizados nos paos do concelho ou organizados pela respectiva cmara, excepto se

estiverem presentes Presidente da Repblica, o Presidente da Assembleia da Repblica ou o Primeiro-

Ministro, as Regies Autnomas, tm ainda precedncia o Representante da Repblica, o Presidente da

Assembleia Legislativa e o Presidente do Governo Regional.

COMO SENTAR

Mesas de oradores / primeira fila: Se numero impar - Centro representante mximo e seguir ordem

sua direita e esquerda

Mesas de oradores / primeira fila: Se numero par Centro imaginrio e representante mximo direita e seguir ordem esquerda e direita

Mesas de refeies rectangulares: Na cabeceira / centro: representante mximo sua frente, figura

hierrquica imediatamente a seguir Seguir ordem direita esquerda

Mesas de refeies redondas: De frente para entrada: representante mximo sua frente, figura

hierrquica imediatamente a seguir Seguir ordem direita esquerda

BANDEIRAS

Bandeiras interiores e exteriores: Se numero impar (3) - Centro a Nacional e seguir ordem direita,

esquerda.

Bandeiras interiores: Se numero par - Centro imaginrio e bandeira Nacional direita Centro a

Nacional e seguir ordem esquerda e direita

Bandeiras exteriores: Se mais de 3 - frente a bandeira nacional seguida das restantes.

Hierarquia das Bandeiras: - Nacional | Unio Europeia | Municipal | Instituio

- Em caso de evento internacional, bandeiras so colocadas com

portuguesa frente e restantes pases por ordem alfabtica da sua lngua de origem

2) AGENDAR AS ACTIVIDADES Depois de devidamente definidas as tarefas necessrio verificar

todas as aces necessrias e priorizar organizar as diferentes etapas. Importante tambm definir os

timings para a sua concretizao.


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3) ATRIBUIR RESPONSABILIDADES E FUNES Independentemente da organizao estar

centrada num ncleo restrito, toda a equipa deve ter funes e responsabilidades bem definidas e estar

consciente do papel que tem que executar, assim como deve responsabilizar-se pela sua concretizao

no tempo previsto.

4) REUNIO / AVALIAO Devem realizar-se reunies regulares e de avaliao entre toda a equipa

para verificar se tudo est a ser concretizado como se pretende

5) DURANTE EVENTO Seguir plano previsto | Capacidade de arranjar alternativas em caso de

alguma coisa falhar | Todos os colaboradores contactveis

6) APS EVENTO Avaliao

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