Organização e gestão tempo
-
Upload
tccmartins -
Category
Documents
-
view
169 -
download
1
Transcript of Organização e gestão tempo
DICAS PARA ORGANIZARO SEU LOCAL DE TRABALHO
OS 5 S
• Seiri - Organização e utilização;• Seiton – Arrumação e ordenação;• Seisõ - Limpeza;• Seiketsu – Padronização e saúde;• Shitsuke - Autodisciplina.
Qual ou quais as razões, que leva as pessoas a adiar?Qual(ais) se aplica(m) a si?
• Desorganização;• Desejo de evitar tarefas desagradáveis;• Medo de falhar;• Medo do sucesso e suas implicações;• Não saber por onde começar;• Perfeccionismo;• Falta de confiança;• Medo de mudança;• Medo de rejeição;• A tarefa parece ser tão difícil e ocupa demasiado tempo;• Não ter os acessórios ou os recursos necessários para fazer o trabalho.
Como (re)organizar o seu local de trabalho
• 1.º (RE)ORGANIZAR A MESA DE TRABALHO
• 2.º USE O LIXO!
• 3.º DANDO ORDENS PARA AS PENDÊNCIAS
• 4.º FAÇA A DISTINÇÃO ENTRE OS OBJETOS
• 5.º PERSISTÊNCIA!
Objectivos dos Serviços
• Rentabilidade positiva;• Satisfação dos cidadãos;• Qualidade dos serviços;• Saúde dos empregados.
• Comece cedo
• Arrume sua mesa
Comece por estabelecer uma área de trabalho. Defina onde cada coisa vai ficar:
- Computador;
- Porta canetas;
- O telefone;
- Enfeites de mesa;
- Papéis, livros.
• Organize-se / Limpeza
Escolha o dia da semana para o fazer e FAÇA-O
• Elimine tudo o que não estiver a usar:
– Arquive o que já foi resolvido;
– Evite acumular papéis.
Todos os objetos devem ter o seu devido lugar e sempre que forem utilizados devem voltar para o local original;
Para garantir produtividade:
• 1) Tenha uma agenda;
• 2) Chegou, resolva e arquive;
• 3) Precisa resolver mais tarde? Separe, vá resolvendo e arquive;
• 4) Crie uma caixa de entrada;
• 5) Despache;
• 6) Evite comer no seu local de trabalho;
• 7) 10 minutos antes de sair, olhe para sua mesa e faça uma rápida
organização, quando chegar no dia seguinte, tudo estará no lugar.
• Enfeites de mesa
Para não correr riscos, prefira objetos simples
Higiene e segurança no Trabalho
Ergonomia• Concepção de Espaço de Trabalho;• Postura;• Cadeiras;• Trabalho com visores;• Iluminação;• Ruído;• Vibrações;• Radiações;• Espaço de circulação;• Ambiente térmico.
Postura no trabalho
Computador
• Use a taxonomia pessoal para organizar o seu computador;• Não imprima só porque parece interessante.
Organização Pessoal
• Os e-mails, arquivos, pastas e agendas.Este método garante, maior rapidez e segurança de ter todos os dados importantes no momento em que for preciso encontrá-los.
• Portanto, organize seu Computador e seja mais produtivo!
• Existem várias formas de arquivo online. É a chamada gravação na nuvem (cloud).
• Exemplos de “cloud’s”:– iCloud;– Dropbox;– OneDrive;
Organização do trabalho
1.º Passo 2.º Passo
. O que faço na minha actividade profissional?
Os principais objectivos desta fase são:
- Clarificar todo o tipo de actividade que lhe competem;
- Tomar consciência das tarefas - de gestão e execução – com que ocupa o seu tempo de trabalho.
. Para que servem as minhas Tarefas?
. Qual a sua finalidade?
Os principais objectivos destas fase são:
- Eliminar tarefas ou procedimentos desnecessários.
3.º Passo 4.º Passo
. Quem a deve fazer?
. Quem a poderá / deverá fazer?
Os principais objectivos desta fase são:
- Delegar;- Redefinir funções e responsabilidades.
. Como deverá ser realizada?
. Quais as informações ou os meios de que necessito para realizar a tarefa?
Os principais objectivos desta fase são:
- Simplificar métodos, procedimentos ou suportes de informação;
- Afectar apenas os meios e as informações necessários e suficientes.
Pontos importantes para organizar o seu trabalho
• Delegue as tarefas, não tente fazer tudo sozinho, quando tem quem o possa ajudar;
• Tenha em conta a comunicação na sua equipa, para que mais facilmente se resolvam imprevistos;
• Utilize a agenda;• Adapte a tecnologia para acesso rápido e fácil;• Ordem de prioridades nas tarefas a realizar;• Aponte todos os pormenores necessários para a execução de cada tarefa
(n.ºs telefone, endereços, email, local e hora, etc.)• Deixe algum tempo para os imprevistos, alguns poderão ser prioritários;• Não esquecer que sempre que adiamos uma tarefa para o dia seguinte,
aumentamos as probabilidades de sermos ultrapassados pelos imprevistos, particularmente os urgentes.
ELEMENTOS FUNDAMENTAIS DA ORGANIZAÇÃO
• Nas Instituições, existem objectivos organizacionais e pessoais.
• O desempenho das organizações é medido com base:– Eficácia: mede o grau em que os objectivos são realizados;– Eficiência: mede o grau em que se utiliza os recursos para realizar
os objectivos.