ORÇAMENTO EMPRESARIALEngenharia de Produção

Prof. Flávio Smania Ferreira

flavioferreira@live.estacio.br

http://flaviosferreira.wordpress.com

I – A NATUREZA DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO E CONTROLE

A Abordagem Sistêmica e o Orçamento Empresarial

Princípios Gerais da Abordagem Sistêmica:

• O conceito de sistema aberto surgiu na biologia com o estudo dos seres vivos e sua dependência e adaptabilidade.

• Passou a ser utilizado em outras áreas como a Psicologia, a Sociologia e a Administração.

• Na Administração, pode ser reconhecido pelo conjunto de elementos dinamicamente inter-relacionados, desenvolvendo uma atividade ou função para atingir um ou mais objetivos.

Componentes básicos de um sistema:

• Entradas (inputs):• Recebimento ou importação de insumos para operação. Energia, Informação,

etc. Não há sistema autônomo.

• Operação de Processamento:• Tratamento dos recursos ou insumos, transformação e preparação para o

“produto final” ... Para a saída.

• Saídas (outputs):• É o resultado a Operação. O “produto final” chegando ao seu destino.

Representam o objetivo pelo qual o sistema foi criado.

• Retroação (feedback):• Reentrada ou retorno da informação ao sistema que parte a influenciar novos

ciclos do sistema. Realimenta o sistema, melhora as variáveis. Orientação com base no ambiente externo.

Componentes básicos de um sistema:

Entrada (Inputs)

Operação ou Processamento

Saída (Outputs)

Retroação (Feedback)

Tipos de Sistemas:

• Fechados:• Aqueles que necessitam de pouquíssimas entradas e saídas em relação ao ambiente,

sendo mecânicos e deterministas.• Exemplo: Relógio

• Abertos:• Aqueles que representam muitas entradas e saídas em relação ao ambiente, sendo

mais complexos.• Exemplo: Corpo humano ou departamento de recursos humanos.

• Na Administração, as organizações são consideradas sistemas abertos, formados por conjuntos de divisões, áreas e departamentos, dinamicamente inter-relacionados, com objetivo propostos fixados (lucrativos ou não lucrativos) e que sofrem influência do ambiente externo.

• Para que os Sistemas ou Sub-sistemas de uma organização possam produzir os resultados esperados, o planejamento deve ser uma ação presente.

Planejamento: Questões Iniciais

A Evolução do Planejamento:

• Nasce com as estratégias militares;

• No final do século XIX é implementado no contexto dos Negócios:

• Planejamento Financeiro (Século XIX)

• Planejamento e orçamento como sinônimos.

• Planejamento de Longo Prazo (1960)

• Planejamento e orçamento começam e seguir seus caminhos próprios.

• Planejamento Estratégico (1970)

• O planejamento como instrumento de análise dos pontos fortes da organização e das oportunidades ou ameaças do ambiente.

Fases do Planejamento Estratégico:

• Planejamento (elaboração da estratégia)

Implantação Controle

SensibilizaçãoNegócio/ Missão

Fatores Chaves do Sucesso

Análise Interna e Externa

Objetivos e Metas

Definição de Estratégias

Cultura e Valores Relações de PoderOportunidades e

AmeaçasRecursos

Fases do Planejamento Estratégico:

• Execução (implementação da estratégia)• Buscar caminhos para o desenvolvimento do planejamento estratégico.

• Conjunto de decisões tomadas pelo corpo diretor que abrange três dimensões:• Coordenação e integração de esforços entre as diversas áreas que precisam

trabalhar juntas;

• Comprometimento de indivíduos ou equipes que precisam trabalhar juntos;

• Competência técnica e gerencial para equacionar problemas e implementar soluções.

• Ferramentas:• Balanced Scorecard;

• Orçamento.

Fases do Planejamento Estratégico:

• Controle (acompanhamento da estratégia)• Controle Estratégico:

• Monitorar a organização para manter a direção estratégica.

• Controle Tático:

• Instrumento utilizado para verificação das medidas mais gerais de cada unidade;

• Avaliação de gestores

• Controle Operacional:

• Controle orçamentário;

• Tem função de assegurar a realização dos objetivos, planos e políticas estabelecidos.

Matriz FOFA (SWOT)

FRAQUEZA

AMEAÇA

FORÇA

OPORTUNIDADE

INTE

RN

AEX

TER

NA

POSITIVOS NEGATIVOS

Tipos de Planejamento:

• Estratégico:• indica o rumo a ser seguido pela organização;

• avalia o ambiente onde a organização está inserida;

• estipula a estratégia para alcançar os objetivos.

• Tático:• proporciona objetivos quantitativos;

• estabelece as diretrizes a serem seguidas.

• Operacional:• é o planejamento do dia-a-dia da organização;

• plano detalhado das operações.

Balanced Scorecard (BSC):

• Auferir o desempenho através de indicadores financeiros e não financeiros;

• Proposto por Kaplan e Norton (a partir de 1992);

• Evoluiu da tableau de bord, de Guerney, Guiriec e Lavergne (década de 40);

• Agrupa dados de 4 perspectivas:

• Financeira

• Cliente

• Processos Internos

• Aprendizado e crescimento

• Perspectiva Financeira:• Medir e avaliar os resultados dos negócios

• Perspectivas dos lucros;

• Perspectivas de redução dos custos e despesas (melhoria da produtividade)

• Perspectivas de investimento em ativos

• Perspectiva do Cliente:• Direcionar o foco dos negócios no cliente (tempo de atendimento,

níveis de clientes, etc)

Perspectivas do BSC:

• Perspectiva dos Processo Internos:• Controle dos processo críticos internos, tais como: custos, qualidade,

tempo, inovações tecnológicas, etc.

• Perspectiva de Aprendizado e Crescimento:• Medidas de satisfação, retenção e produtividade dos empregados;

• Atua como medidor do nível de satisfação dos clientes internos e se o foco destes clientes está direcionado para o cumprimento das demais perspectivas.

Perspectivas do BSC:

II - ORÇAMENTO EMPRESARIALConceito e Características do Orçamento

O Orçamento Empresarial:

• Orçamento é um plano administrativo que envolve as etapas de operações de um período futuro;

• Normalmente para um ciclo anual;

• É parte do planejamento de curto prazo. Necessita portanto de premissas delineadas pelo planejamento de longo prazo (planejamento estratégico).

• Para fixar as metas e variáveis quantitativas é preciso estar em consonância com as diretrizes gerais da organização.

• Exemplo: Expansão de lucros, redução de custos, melhora na percepção de qualidade, etc.

Objetivos do Orçamento Empresarial:

Objetivos Descrição

PLANEJAMENTOAuxiliar a programar atividades de um modo lógico esistemático que corresponda à estratégia de longo prazo daempresa.

COORDENAÇÃOAjudar a coordenar as atividades das diversas partes daorganização e garantir a consistência dessas ações

COMUNICAÇÃOInformar mais facilmente os objetivos, oportunidades e planosda empresa aos diversos gerentes de equipes.

MOTIVAÇÃOFornecer estímulo aos diversos gerentes para que atinjammetas pessoais e da empresa.

CONTROLEControlar as atividades da empresa por comparação com osplanos originais, fazendo ajuste onde necessário.

AVALIAÇÃOFornecer bases para a avaliação de cada gerente, tendo emvista suas metas pessoais e as de seu departamento.

Orçamento no contexto histórico:

• Homens das cavernas;

• Inglaterra (1689) – necessidade de autorização do parlamento para realizar os gastos;

• França (1860) – adoção de uma contabilidade uniforme e a introdução da “prestação de contas”;

• Estados Unidos (século XX) – introdução do orçamento no processo de planejamento e administração pública;

• Década de 20 – introdução do orçamento no setor privado – Estados Unidos;

• Década de 40 – introdução do orçamento no Brasil (apogeu na década de 70).

Evolução dos Métodos Orçamentários:

Fonte: Lunkes, 2003:38

1919 1970 1980 2000OrçamentoEmpresarial

Orçamento Contínuo

Orçamento Base Zero

Orçamento Flexível

Orçamento porAtividades

BeyondBudgeting

Projeção dos recursos de

forma descentralizada

e flexível; guiado por um conjunto

de princípios

Projeção dos recursos nas

atividades por meio de

direcionadores de custos

Projeção dos recursos para

vários níveis de atividades

Projeção dos recursos

baseada em pacotes de decisão da

estaca zero e com justificativa

Renovação do período

concluído e acréscimo do

mesmo período no futuro

Projeção dos recursos

baseada na estrutura

organizacional e no

acompanhamento pelos

departamentos

Orçamento Empresarial

• É um instrumento valioso para elaboração e acompanhamento do planejamento de curto prazo das organizações (planejamento operacional);

• Resulta num processo contínuo e de longo prazo para se “colher” os benefícios.

• Precisa vir acompanhado de um conjunto de premissas e de condições operacionais para sustentabilidade da ferramenta administrativa.

Orçamento Empresarial

• Origem na Administração Pública;

• Instrumento de Planejamento e controle das operações;

• Usado primeiramente pela Du Pont em 1919

• Apogeu nos anos de 1950 e 1960 –

• Mundialmente difundido por Grandes Escritores – Welsch, Gordon e Hilton;

• Variação de empresa para empresa justificada pelas diferentes realidades administrativas;

• Algumas organizações com elaboração complexa e acentuada.

Premissas para Implantação do Orçamento EmpresarialPremissa Descrição

Envolvimento da Alta Administração Necessidade de comprometimento da alta administração para o posterior envolvimento dos empregados de uma forma geral.

Sistema de Custeio Necessidade de um sistema de custeio bem definido, por produtos/serviços, estabelecimentos, departamentos, etc.

Comunicação Integral Eficiente e ágil processo de comunicação para que as ações sejam desenvolvidas a tempo.

Expectativas Realistas Evitar os conservadorismos exagerados, bem como os otimismos irracionais. Equilíbrio na projeção dos cenários da organização.

Destaque para DiferençasSignificativas

Concentração nas diferenças significativas entre o orçado x realizado. Estabelecer linhas de “corte” para diferenças.

Participação nos Lucros Desejável como um dos elementos para reconhecimento do esforço individual ou por departamento.

Condições Operacionais para Implementação do Orçamento

• Objetivos Operacionais• Taxa interna de Retorno;• Participação no Mercado Global;• Controle ambiental;• Maximização do lucro, etc.

• Análise dos Fatores Macroeconômicos• Situação geral da economia;• Tendência da política governamental;• Evolução do setor onde atua a empresa;• Evolução da taxa de inflação;• Evolução do real em relação ao dólar;• Mercado de trabalho;• Tendência do preço dos produtos, tendências da matéria-prima (preços,

qualidade, riscos de fornecimento);• Taxa de juros, entre outras;

Condições Operacionais para Implementação do Orçamento

• Estrutura Organizacional• Níveis hierárquicos existentes;

• Interdependência dos órgãos subordinados;

• Linhas de comunicação ascendentes e descendentes;

• Delegação de autoridade e cobrança de responsabilidade.

• Contabilidade Aberta e Informatizada• Voltada para o aspecto gerencial;

• Possibilita o controle orçamentário;

• Atender além dos aspectos gerenciais, legais, acionistas, etc.

Vantagens do Orçamento:

• Permite a fixação de objetivos através do processo deplanejamento;

• Aumenta o grau de participação da “equipe”, permitindomaior conhecimento e inter-relacionamento;

• O orçamento fortalece a administração, por meio doaperfeiçoamento de seus sistemas de registro, análise,relatórios, entre outros;

• Obriga os gestores a quantificarem e a datarem asatividades pelas quais serão responsáveis, em lugar de selimitarem a compromissos com metas ou alvos vagos eimprecisos;

Vantagens do Orçamento:

• Reduz o envolvimento dos altos administradores com asoperações diárias, por meio de delegação de poderes e deautoridade que se refletem no orçamento das diferentesunidades operacionais;

• Identifica os pontos de eficiência e ineficiência nodesempenho das unidades;

• O orçamento obriga os gestores a planejar o uso maiseconômico de matéria-prima, mão-de-obra, instalações ecapital;

• Orçamento força uma auto-análise periódica daorganização.

Limitações do Orçamento:

• Os dados contidos nos orçamentos não passam deestimativas, estando assim sujeitos aos eventos internos eexternos, que podem afetar o processo de previsão,inviabilizado sua concretização;

• Alguns dados são difíceis de serem estimados, tais como:movimentos da clientela, patamar de juros, nível deaceitação dos sindicatos, etc;

• O processo orçamentário leva um tempo relativamente longo, que às vezes excede a um ano, dificultando ainda mais as previsões, além de não poder acomodar reações e mudanças no comportamento de clientes e competidores que ocorrem durante o processo.

Ações e reações indesejáveis do Orçamento:

• Os orçamentos são preparados para guiar a empresa para atingir seus objetivose para propósito de controle, porém muitas pessoas os vêem não como umguia, mas como uma camisa-de-força.

• Exemplos clássicos (Wood e Sangster):

• O gerente de vendas recusou o pedido de passagem do vendedor para ir à Argentinapara atender a um pedido urgente e inesperado de uma empresa do mercosul, porqueo orçamento de despesas de vendas ultrapassou os gastos orçados. O resultado: avenda mais lucrativa que a empresa teria recebido por muitos anos foi perdida para oconcorrente.

• As horas extras pedidas pelo gerente não puderam ser atendidas, porque os valoresorçados já foram excedidos. O resultado: o trabalho não foi completado na hora certa,e a empresa teve que pagar uma penalidade por não atender a uma clausula docontrato.

• No final do ano o gerente percebe que não gastou todo o orçamento. Ele então saigastando em insumos completamente desnecessários, pois, caso não gaste todos osrecursos orçados, será reduzido o valor para o próximo período. Resultado: muitoinsumo e equipamento desnecessário.

A implementação do Orçamento Empresarial:

• É uma atribuição normalmente da ÁREA FINANCEIRA da organização;

ÁREA FINANCEIRA

CONTROLADORIA

Contabilidade

Orçamento

Auditoria

Custos

TESOURARIA

Relações Bancárias

Contas a Pagar

Caixa

Contas a Receber

Processo básico de elaboração do Orçamento Empresarial:

1•Departamento Comercial – projeção das vendas e preços

2•Encaminhamento da projeção de vendas aos demais setores para elaborações dos orçamentos

de cada área

3

•Departamento de Orçamento – utilizando das projeções de receitas e gastos, elabora a Demonstração do Resultado do Exercício DRE

4•A DRE é encaminhada a Alta Administração para aprovação e correções de metas

5•Depois de gerenciada pela Alta Administração, são realizadas as correções e ajustes em todos

os quadros orçamentários. É encaminhado para todos os setores com as premissas de atuação

6•O orçamento é finalizado, transformado em instrumento de gestão. O Departamento de

Orçamento realiza o acompanhamento e controle do orçamento

Variáveis Endógenas:• Constituem as variáveis controladas pela empresa.

Na sua maioria, decorrentes da decisão da mesma.

• São divididas em 4 grupos:

• Objetivos – resultados que a empresa pretende atingir;

• Políticas de negócio – formas de atuação no mercado;

• Padrões – de caráter técnico (ex. qualidade)

• Previsões e orçamento preliminares – resultantes de avaliações preliminares da empresa

Variáveis Exógenas:

• São variáveis que independem da ação da empresa.

• É função do administrador, potencializar as variáveis positivas e minimizar o impacto das variáveis negativas

• As variáveis exógenas são divididas em 2 classes:

• Macroeconômicas – fruto do comportamento da economia;

• Mercadológicas – fruto do comportamento do mercado e reações psicológicas dos consumidores

Estrutura tradicional do Orçamento Empresarial

VENDAS

PRODUÇÃO

MATERIAIS

MÃO-DE-OBRA

MATERIAIS INDIRETOS

ESTOQUEINVESTIMENTOS

ATIVOS PERMAENTES

PROJEÇÃO DE CAIXA

PROJEÇÃO DE RESULTADO

PROJEÇÃO DO BALANÇO

PATRIMONIAL

Atividade Sugerida:

• Procure informações sobre a forma de planejamento e se a empresa onde você trabalha ou realiza estágio, possui algum processo estruturado para realização do orçamento empresarial.

• Com base nas informações levantadas, promova uma discussão em sala de aula com o objetivo de identificar se as empresas da sua região utilizam o orçamento como ferramenta de gestão.

III - CONTROLE ORÇAMENTÁRIO E EVOLUÇÃO DO PROCESSO DE PLANEJAMENTOConceitos Orçamentários e uso do Orçamento Flexível e Beyond Budgeting

Orçamento Base Zero:

• Evolução do Orçamento Empresarial, parte do princípio que a cada ciclo orçamentário toda as receitas e gastos devam ser projetados da “estaca zero”.

• Como se a empresa estivesse sendo criada naquele momento.

• Sem levar em consideração as bases passadas.

• Além disto, todas receitas ou gastos devem ser justificados, forçando um planejamento contínuo e também uma constante revisão de metas e pontos que podem estar gerando gastos desnecessários a organização.

• Demanda mais tempo e esforço humano para elaboração se comparado ao orçamento empresarial tradicional.

Direcionadores de valores no Orçamento Base Zero:

Pacote base zero

(3)

Núcleo base zero

(2)

Variável base zero

(1)

1. VBZ – menor unidade de acumulação de valor no orçamento

2. NBZ – conjunto de VBZ similares, pertencentes a um mesmo conjunto.

3. PBZ – conjunto de NBZ de uma unidade, departamento ou setor.

Benefício do Orçamento Base Zero:

• Forçar os gestores a refletir sobre a operações da organização;

• Criar um ambiente para melhora nos processos;

• Atentar para eventuais excessos e para duplicidade entre atividades ou setores;

• Concentrar nas reais necessidades da organização e não nas variações do ciclo anterior;

• Melhorar o envolvimento das pessoas envolvidas na organização (incluindo motivação e interesse pelas atividades).

O Beyond budgeting:

• Surgiu no final da década de 90. Através de empresas e gestores como um contraponto ao sistema de metas desenvolvido tradicionalmente pelo Orçamento Empresarial.

• Possui como principal característica a descentralização da gestão.• A tomada de decisão se dá não por hierarquia e liderança

centralizada, mas sim pelo comprometimento (autogerenciamento) das atividades (forte cultura de responsabilidade dos gestores operacionais).

• Exemplos de organizações que adotam o modelo: • Banco Suíço Handelsbanken• Petroquímica dinamarquesa Borealis• Volvo, SKF, Boots, Ericsson, Scania e a Tetra Park

• Agência Beyond Budgeting Round Table (BBRT) é uma rede facilitadora para organizações que estão avaliando, implementando e agregando valor ao modelo de gestão Beyond Budgeting.

Princípios do Beyond budgeting:

• Princípios de Liderança (Devolução) • 1. Governança – estabelece uma infra-estrutura para transmitir uma proposta

que esclareça, princípios e valores, e não exerce um controle central por meio de regras e procedimentos.

• 2. Organização – organiza uma rede interdependente de unidades orientadas ao cliente, e não a uma hierarquia de funções e departamentos.

• 3. Responsabilidade de prestação de contas – faz com que as pessoas se responsabilizem pelos números na busca de resultados competitivos, não apenas reuniões de objetivos funcionais.

• 4. Empowerment - concede liberdade às pessoas e capacita-as para agir, não mantém controle e restrições sobre elas.

• 5. Coordenação – coordena interações cruzadas na empresa por meio de tendências, e não de um planejamento central, orçamento e controle;

• 6. Liderança – desafia e treina as pessoas, e não as comanda e as controla apenas.

Princípios do Beyond budgeting

• Princípios de Gerenciamento de Performance (Processo de Gestão) • 7. Conjunto de Metas - bater na concorrência, e não no orçamento.

• 8. Processo estratégico - faz com que a estratégia seja contínua e inclusive o processo, e não de cima para baixo em um evento anual.

• 9. Sistemas de previsão - usar sistemas de previsão para informar a estratégia, e não correções de curto prazo para “manter-se no caminho”.

• 10. Utilização de recursos - providencia recursos no tempo como requerido, e não alocá-los na base do orçamento uma vez ao ano.

• 11. Mensuração e controle - providências rápidas e informações abertas para vários níveis de controles, e não detalhes de micro gestão.

• 12. Motivação e recompensa - base de recompensas na empresa e unidade de nível competitivo de desempenho, e não metas negociadas e fixadas antecipadamente.