Oportunidades em Gestão

Predial

SECRETARIA DE ESTADODA CASA CIVIL

Outubro 2010

2

Gestão de Facilities no Estado do Rio

ESTRUTURA DA APRESENTAÇÃO

Infra-estrutura: histórico precário X esforço de modernização

Projetos para período 2011/2014

Facilities no Governo do Rio: Desafios

Facilities no Governo do Rio: Oportunidades

3

PILARES DE ATUAÇÃO

CASA CIVIL

MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO

INTEGRAÇÃO/ ARTICULAÇÃO INSTITUCIONAL

EMPRESAS SUBORDINADAS

4

MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO

Processos/ Estrutura

Reestruturação Organizacional

EGP-Rio

Sistema de Atos Oficiais

E-DOFS

RPM Digital

GED

Gestão Documental

Novo APERJ

Novo PROCON

Terceirização da frota

RH

Capacitação de servidores

Treinamento de Secretarias e

Órgãos

Controles

Projetos Estruturantes

Urbanização de Favelas

Riosolidário

Convênios – Gestão

Convênios – Adimplência

Planejamento de Convênios –

FIA

PECAM

PRONASCI

EGP-Rio na Internet

Infraestrutura e TI

Rede Governo de Telefonia

Edifício Anexo

APERJ

Depósito Público

Rio Solidário

Brocoió

Palácio Guanabara

Palácio Laranjeiras

Heliponto

Informática

Telecomunicações

5

Estrutura Organizacional

SITUAÇÃO ANTERIOR

Estrutura racional com clareza das atribuições de cada área

Redução de 125 cargos em comissão

Revisão das competências individuais e das funções exercidas

Revisão da estrutura da Casa Civil com o apoio da consultoria

PriceWaterhouseCoopers

Excesso de servidores, servidores sem função definida e servidores

com baixo índice de produtividade

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

6

Sistema de Atos Oficiais do Executivo - SAOE

SITUAÇÃO ANTERIOR

Rápido acesso às informações (via web) tanto por servidores quanto

pela população

Redução do manuseio de papéis

Maior integridade dos documentos devido à sua digitalização

Liberação de espaço físico

Digitalização dos Decretos e implantação do SAOE

Alto tempo gasto para recuperação do conteúdo dos Decretos/ Atos

Consulta manual e altamente ineficiente

Gestão de altos volumes de papel

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

7

e-DOFS

SITUAÇÃO ANTERIOR

Implementado na rede governo o sistema de envio de documentos oficiais, via web, com a publicação eletrônica do D.O. /poder executivo disponível na internet

Redução na Casa Civil, de 23 para 5 servidores atuando na preparação das publicações

Melhoria da eficiência na Casa Civil e nos órgãos emissores Redução do tempo de preparo e envio para publicação

Implantação do e-DOFS

Processo de envio de matérias para publicação no D.O. altamente ineficiente

Servidores trabalhando durante a madrugada

Trabalho executado de forma manual/ artesanal

Emprego de recursos desnecessários (veículos, motoristas)

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

8

RPM Digital – RH

SITUAÇÃO ANTERIOR

Agilidade na consulta e resposta aos órgão e servidores interessados

Maior eficiência operacional (maior produtividade)

Redução do manuseio e guarda de papéis

Liberação de espaço físico

Implantação de consulta via web (RPM Digital)

Emissão mensal de relatório de pagamento impresso em papel

Tempo excessivo para prover informações aos interessados

Acúmulo de altos volumes de papel

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

9

Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED

SITUAÇÃO ANTERIOR

Acelerar o processo de tomada de decisões: acesso instantâneo e simultâneo às

informações, via web, com segurança e confiabilidade, por meio do uso de certificação

digital, controle de acesso, assinatura eletrônica e criptografia;

Controlar o fluxo de documentos com o acompanhamento automático (on-line) das ações a

serem executadas em cada documento e permitir auditoria interna e externa;

Melhorar Serviço/Reduzir prazo de atendimento de solicitações de servidores e cidadãos

Evitar prejuízos legais, fiscais ou de retrabalho originados pela imprecisão, desatualização

ou perda da informação, aprimorando a segurança das informações vitais

Abertura de Licitação (01/03/2010) para implantação do “Processo

Digital”

Dados relativos a processos administrativos fragmentados, replicados

e espalhados por diversos órgãos

Alto custo devido a tramitação física dos processos administrativos

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

10

Gestão Documental

SITUAÇÃO ANTERIOR

Permitir o acesso aos processos administrativos do Estado de forma

organizada, rápida e protegida

Redução do volume de processos administrativos cuja guarda é desnecessária

Fortalecimento de mecanismos de transparência administrativa e de

comunicação

Criação e treinamento de comissões de gestão de documentos de 115 órgãos e

entidades (Decreto 42.002)

Publicação da Lei Estadual 5.562 que institui a Política Estadual de Arquivos.

Ausência de gestão e controle sobre os processos administrativos

Alto tempo de resposta para recuperação e tramitação de informações e

documentos

Perda da memória organizacional (demissões ou reestruturações)

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

11

Novo APERJ

SITUAÇÃO ANTERIOR

Oferecer à população novas e modernas instalações com adequadas condições de atendimento e consulta à documentação pública

Recuperar e destacar, por meio do memorial do RJ, a memória do Estado atuando em 7 temas: Introdução / Nossa Identidade / Nossa Terra / Nossa Cultura / Nossa Sociedade / Nossa Memória e Nossa História

Oferecer aos órgãos do Estado suporte técnico adequado

Projeto de modernização e construção do novo APERJ

Instalações degradadas e sem condições para atendimento adequado

às necessidades dos órgãos e da população

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

12

Frota de Veículos

SITUAÇÃO ANTERIOR

Disponibilização de veículos novos para serviço e representação em

substituição aos veículos antigos

Terceirização da Manutenção

Economia da ordem de R$ 1,4 milhão/ ano (INDG)

Terceirização da frota e da oficina

Veículos antigos ocasionando elevadas despesas com manutenção

Desvio de função dos servidores empregados na manutenção

Necessidade de manter estoque de peças

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

13

Rede Governo de Telefonia Integrada

SITUAÇÃO ANTERIOR

Redução de R$ 88 milhões/ ano para R$ 9 milhões/ ano (- 90%) na

conta de telefonia do Estado

Conhecimento pleno da planta de telefonia do Estado

Integração fixo/móvel (fale a 5 dígitos) sem custo

Gestão das contas com controle da despesa por ramal

Licitação das redes de telefonia móvel e fixa do Estado

Inexistência de controle da planta de telefonia do Estado

Prestação do serviço sem licitação

Ausência de gestão das contas de telefonia

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

14

Reforma do Prédio Anexo

SITUAÇÃO ANTERIOR

Instalações modernas, com condições de trabalho adequadas

(espaço, recursos, ergonomia)

Motivação e valorização do servidor público

Aumento da sinergia e interação entre os servidores

Retrofit do prédio anexo do complexo do Palácio Guanabara, com

disponibilização de moderna infraestrutura

Instalações em péssimo estado de conservação com áreas

degradadas oferecendo risco de sinistro aos servidores

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

15

Palácio Guanabara

SITUAÇÃO ANTERIOR

Preservação de patrimônio cultural

Possibilidade de visitação pública

Recuperação das áreas degradas, oferecendo aos servidores

melhores condições de trabalho

Projeto de restauração do Palácio Guanabara

Instalações degradadas, necessitando de conservação em áreas

críticas como telhados , encosta e infra estrutura elétrica

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

16

Palácio Laranjeiras

SITUAÇÃO ANTERIOR

Conservação do patrimônio

Melhores condições de trabalho

Correção de problemas da instalação existente

Instalação de novos equipamentos para climatização

Climatização insuficiente, causando desconforto aos usuários e

visitantes

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

17

Reformas

SITUAÇÃO ANTERIOR

Órgãos que sofreram reforma:

Arquivo Público – APERJ;

Depósito Público – DDPERJ;

Residência de verão da ilha de Brocoió;

Rio Solidário.

Reformas

Órgãos com instalações degradas, necessitando de conservação em

áreas críticas como telhados e infraestrutura

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

18

Heliponto Guanabara

SITUAÇÃO ANTERIOR

Segurança à decolagem e pouso das aeronaves

Atendimento às normas da ANAC

Conforto e segurança aos usuários

Reforma

Instalações degradas, necessitando de conservação em áreas críticas

como pista de pouso e encosta

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

19

Informática – Casa Civil

SITUAÇÃO ANTERIOR

Modernização de todos os computadores e instalação de máquinas

para todos os servidores

Atualização dos softwares (sistema operacional e aplicativos)

Uso de tecnologias mais modernas (central de fax via PC, pool de

impressão à laser, rede sem fio)

Reestruturação da Assessoria de Informática

Equipamentos obsoletos e em quantidade insuficiente

Softwares desatualizados e sem suporte técnico

Uso de tecnologias ultrapassadas ou de soluções domésticas

AÇÃO

PRINCIPAIS GANHOS

20

PROJETOS 2010/2014

2010

20112012

20132014

21

Projetos 2010/2014

Novo APERJ Conclusão da construção do prédio do arquivo e do memorial do RJ

Novo PROCON-RJ Implantação do novo órgão

Gestão Documental

Implantação do Programa de Gestão de Documentos do Governo do

Estado do RJ

GED Consolidação dos 4 processos piloto

Casa Civil – Nomeação e Exoneração SEPLAG – Cadastro de veículos / Solicitação de combustíveis SEFAZ – Processo Administrativo de Tributação

Ampliação do uso da ferramenta por meio da integração das demais

entidades da administração pública direta e indireta

22

Projetos 2010/2014

Sala de Situação Implantação de sala de decisão para secretariado e portal com

indicadores e informações estratégicas

Palácio Laranjeiras Conclusão das obras de restauração

Jogos Olímpicos de 2016 Coordenação dos projetos dos Jogos Olímpicos na Casa Civil

Copa do Mundo de 2014 Coordenação dos projetos da Copa do Mundo na Casa Civil

Projetos 2010/2014

Projeto Transparência

Ferramenta de avaliação dos recursos repassados através de

convênios firmados com o Governo Estadual

e-trainning Desenvolvimento de projeto de treinamento via internet

Programa Ações Integradas

SENAD

Coordenação da Implementação do Programa Federal de combate ao

uso de drogas, no Estado

23

Infovia.RJ 2.0 Nova Rede Governo com facilidade para videoconferência, ensino à

distância e telemedicina

Desafios na Gestão Predial

GovernançaAusência de um líder com a autoridade para forçar mudanças nos ÓrgãosAusência de liderança engajada na execuçãoPerda de poder daqueles que irão deixar de controlar recursos

Visão estanque

Foco no atingimento de objetivos individuais/departamentaisOs benefícios são distribuídos de forma irregular ou centralizados; portanto, não há incentivos para que os Órgãos participemPouco Incentivo para que haja comprometimento com as necessidades do Órgão

Recursos humanos

Política trabalhista (ninguém perde o emprego)Redução de quadro de pessoal baseado na antiguidadeDificuldade de alinhar indivíduos às melhores práticas

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Orçamento Poucos recursos para investir em modernização da gestão

Setor Público: Por que a maioria dos esforços para inovar são mal sucedidos

Desafios na Gestão Predial

Projeto Piloto Casa Civil

Desenvolvimento de Modelo de Gestão predial para a Casa Civil (6

diferentes locais; 8 imóveis de porte e complexidade consideráveis)

Modelo Estadual de Gestão

Predial

Desenvolvimento de projeto de Gestão Predial para mais de 1600

escolas, inúmeros hospitais, delegacias, prédios públicos, etc.

Modelo de Gestão

imobiliária

Desenvolvimento de modelo de gestão dos milhares de imóveis

Estaduais (de uso, para renda, para alienação)

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Oportunidades na Gestão Predial

Carteira de imóveis

Estimada em mais de 6 mil imóveis, com cadastro, gestão e manutenção deficiente

Modelo Estadual de Gestão

Predial

Implementação de melhores práticasGestão baseada em indicadores e metasDisseminação de novo modelo para demais esferas de governo

Modelo de Gestão

imobiliáriaInventário atualizadoOtimização do portfólio: venda, locação, uso próprio

26

Abordagem MBCMão na massaMelhoria da gestão de recursos no setor públicoDesenvolvimento de novo e promissor mercado para facilities

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Dúvidas

Marco Antonio Horta PereiraSubsecretário de Estado – Casa Civil21 2334-3133 marcohorta@casacivil.rj.gov.br