OPORTUNIDADES E DESAFIOS NA UTILIZAÇÃO DA …§ão... · O desafio da Administração Pública...

OPORTUNIDADES E DESAFIOS NA

UTILIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO DE

CUSTOS NA ADMINISTRAÇÃO E

NO CONTROLE PÚBLICO

MARCIA VASCONCELLOS CARVALHO

• Coordenadora –Geral de Auditoria e Desenvolvimento/ CAD

VIRGÍLIO DE OLIVEIRA SOUZA

• Inspetor da 1ª Inspetoria de Gestão de Pessoal

A necessidade da mensuração da informação de custos da administração pública não é preocupação recente.

Lei nº 4.320/64

Art. 85. Os serviços de contabilidade serão organizados

de forma a permitirem o acompanhamento da execução

orçamentária, o conhecimento da composição

patrimonial, a determinação dos custos dos serviços

industriais, o levantamento dos balanços gerais, a

análise e a interpretação dos resultados econômicos e

financeiros.

Art. 99. Os serviços públicos industriais, ainda que não

organizados como empresa pública ou autárquica,

manterão contabilidade especial para determinação

dos custos, ingressos e resultados, sem prejuízo da

escrituração patrimonial e financeiro comum.

Decreto-Lei nº 200/67

Art. 79. A contabilidade deverá apurar os

custos dos serviços de forma a evidenciar

os resultados da gestão.

Insucesso na tentativa de implantação do sistema de custos

• Pleno emprego;

• Inflação controlada;

• Contas públicas saudáveis (superávit fiscal);

• Baixo nível de endividamento público;

• Crescimento econômico.

Mudança de cenário a partir dos anos 80

• Crise fiscal intensa;

• Altos índices de inflação;

• Economia nacional exposta a

competição internacional;

• Alto nível de endividamento público.

Necessidade de conter os gastos públicos

• Chegada das ideias neoliberais na América Latina;

• Reforma da Gestão Pública – Plano Diretor – Bresser-Pereira – Criação do MARE: 1995/98;

• Desenvolvimento gerencial da máquina pública => ações voltadas à qualidade da gestão organizacional;

• Aproximação do modelo de gestão pública ao modelo de gestão empresarial;

EC nº 19/1998

• Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer

dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos

Municípios obedecerá aos princípios de legalidade,

impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e,

também, ao seguinte: (...)

•A administração pública passa a

perseguir a eficiência em suas ações.

LC nº 101/2000 - LRF

• Art. 50. Além de obedecer às demais normas de

contabilidade pública, a escrituração das contas

públicas observará as seguintes:

§ 3º A Administração Pública manterá sistema de

custos que permita a avaliação e o

acompanhamento da gestão orçamentária, financeira

e patrimonial.

Os maiores desafios são a mudança de cultura e a implantação da gestão por

resultados.

O desafio da Administração Pública não é a pura implantação de um sistema de custos.

Fonte: Vicente Montesinos (University of Valencia, Spain) 2010

I Congresso: Informação de Custos e Qualidade do Gasto no Setor Público, Brasília.

•

Desafio da Administração Pública

Melhoria da Governança

Capacidade do estado de oferecer as políticas públicas

de que a sociedade necessita, com o sucesso esperado;

Vai além de mecanismos de gestão; trata-se da gestão

pública direcionada ao atendimento das necessidades da

sociedade.

Oportunidades da utilização da informação de custos

• Melhorar a qualidade dos projetos;

• Direcionar a administração no sentido de

perseguir excelência e eficiência na prestação dos

serviços;

• Permitir uma avaliação mais precisa dos projetos

e políticas públicas pela construção de indicadores;

• Possibilitar avaliação precisa da qualidade do

gasto;

• Melhorar a Governança.

Oportunidades da utilização da informação de custos

•Melhoria do controle.

LC nº 101/2000 - LRF

• Art. 59 (...)

§ 1º Os Tribunais de Contas alertarão os Poderes ou órgãos

referidos no art. 20 quando constatarem:

V - fatos que comprometam os custos ou os resultados dos

programas ou indícios de irregularidades na gestão

orçamentária.

Oportunidades para o controle

• Melhor qualidade do controle externo;

Oportunidades para o controle • Novo cenário implica maior eficácia, eficiência e

efetividade do controle:

• Modernização do controle externo;

• Melhor planejamento da atuação do controle;

• Utilização de técnicas de auditoria mais

modernas (abandono das auditorias tipo

checklist);

• Foco na qualidade dos trabalhos e menos no

quantitativo;

• Realização de Auditorias Operacionais e de TI;

• Uso de TI no planejamento das auditorias

(atuação direcionada por risco).

É possível mensurar o benefício do controle para a

sociedade?

Uma visão de custos na análise dos atos de aposentadoria.

RETORNO SOCIOECONÔMICO

CUSTOS APURADOS

X

1 – OBJETO

A análise limitou-se aos atos de

aposentadoria, reforma e transferência para a

reserva, tendo como meta inicial obter o valor de

cada processo para o futuro e, assim, no seu todo,

apresentar os reflexos dos trabalhos desenvolvidos

pela Subsecretaria de Controle de Pessoal – SUP

com relação a essas naturezas de processo.

2 – JUSTIFICATIVA

Dentre as atividades desenvolvidas pelo

Tribunal de Contas do Estado, há um incômodo

mito com relação à fiscalização dos atos de pessoal

e esse sentimento repercute na autoestima dos

técnicos que exercem essas funções na SUP.

Ex.: Trabalho de Sísifo

C:/Documents and Settings/mariabm/Configurações locais/Temporary Internet Files/Content.IE5/BOVNLKRX/Trabalho de Sísifo.doc








Portanto, o cerne da questão não é

minimizar os custos da fiscalização dos

atos de pessoal de forma impensada, mas

sim, otimizar esses gastos, repercutindo

em resultados positivos para a sociedade

em fiscalização.

3 – METODOLOGIA: 1ª parte da análise

•Relatórios do Sistema de Controle e

Acompanhamento de Processos – SCAP.

• Delimitação temporal:

• 01 de maio a 10 de dezembro de 2009.

• Exclusão dos meses de janeiro a abril da

amostra (reflexos da reestruturação que

ocorreu nos momentos iniciais daquele

exercício).

METODOLOGIA: 2ª parte da análise (análise de conteúdo e

confronto dos expedientes com os registros constantes do Infobase e

relatórios de gastos disponibilizados pela SGA.)

• Ensaio de custos - 3ª IGP: para os gastos diretos e

indiretos de mão de obra, adotou-se o sistema de

questionários e a tabela de cargos e salários. • dificuldade: centro de custos, centros de atividades ≠ de lotação

e/ou localização.

• Os serviços indiretos constantes da folha de

pagamento do TCE (segurança, recepção, sistemas –

CPD e protocolo geral) foram rateados em cada serviço /

atividade e, ao final, rateados na atividade de

aposentadoria e outras, tomando-se como direcionador de

custo o valor por real da folha de pagamento.

• Consumo de material de expediente: relatório do almoxarifado

para 3ª IGP e a contagem do material existente em dezembro

2009.

• Os custos fixos (light, cedae, telefonia e serviços de limpeza):

relatório circunstanciado da Secretaria Geral de Administração –

SGA. Apropriação no mês de competência e base de rateio o total

da folha de pagamento, haja vista as diversas classes de salários.

• Não foram considerados valores de depreciação e/ou

amortização, haja vista não existir, até então, controle dessa

informação.

4 – ANÁLISE DOS RESULTADOS

4.1 – ACHADOS DA 3ª IGP : maio a dezembro2009

UM ENSAIO DE CUSTOS DOS ATOS DE APOSENTADORIA

Quadro_01: apropriação dos custos de material de expediente

DESCRIÇÃO R$

Total de material enviado à 3ª IGP – em R$ 5.446,45

Estoque final em dezembro / 2009 191,25

Custo do material aplicado em processos 5.255,20

Custo do material aplicado na atividade

aposentadoria – (R$ / 2.457)*2.261

4.835,98

Fonte: papéis de trabalho a partir de relatório de requisições de

almoxarifado



Quadro_02: apropriação dos custos de mão de obra direta

Fonte: papéis de trabalho do técnico a partir de questionários preenchidos

pelos servidores e tabelas de salários TCE

MAIO JUNHO JULHO AGOSTO SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO SOMA

288,48 8.654,47 9.450,29 8.750,63 2.096,75 29.240,62

24.186,95 27.232,10 26.126,54 7.837,96 85.383,56

8.995,61 17.991,22 15.537,87 26.744,60 25.639,04 8.546,35 103.454,70

19.962,03 19.962,03 3.838,85 - - 21.748,27 20.855,15 838,38 87.204,72

9.285,40 10.349,36 728,31 20.363,08

13.255,34 13.255,34 13.255,34 13.255,34 13.255,34 14.474,22 12.940,46 3.697,28 97.388,67

9.518,54 6.853,35 10.280,02 26.651,90

13.814,21 14.374,21 5.525,68 33.714,10

65.835,52 64.794,29 42.623,82 31.535,05 61.634,63 99.649,48 94.311,83 23.016,72 483.401,35

Vinculado à atividade até 31/07/2009

CUSTO DA MAO DE OBRA DIRETA DA ATIVIDADE


A partir de 31/08/09






Quadro_03: apropriação dos custos de mão de obra indireta


17.375,23 17.375,23

2.261,88 22.072,84 23.134,15 22.618,82 17.736,18 17.494,87 30.757,77 7.878,73 143.955,23

8.372,96 7.814,77 1.674,59 8.527,52 8.821,58 9.467,74 9.144,66 3.902,61 57.726,43

2.961,22 2.961,22 2.961,22 2.961,22 2.961,22 4.186,55 3.097,37 1.032,46 23.122,46

2.335,63 2.639,07 2.618,87 2.388,67 2.388,67 2.608,31 3.267,25 849,33 19.095,80

33.306,93 35.487,90 30.388,83 36.496,23 31.907,64 33.757,47 46.267,04 13.663,12 261.275,15

SUPERVISORES / PROTOCOLO / MESES

Exerceu o cargo de Inspetor Geral até 28/05/2009


pelos servidores e tabelas de salários TCE



Quadro_04: apropriação dos encargos patronais_Rioprevidência - MOD


14,42 432,72 472,51 437,53 104,84 1.462,03

1.209,35 1.361,61 1.306,33 391,90 4.269,18

449,78 899,56 776,89 1.337,23 1.281,95 427,32 5.172,74

998,10 998,10 191,94 - - 1.087,41 1.042,76 41,92 4.360,24

464,27 517,47 36,42 1.018,15

662,77 662,77 662,77 662,77 662,77 723,71 647,02 184,86 4.869,43

475,93 342,67 514,00 1.332,60

690,71 718,71 276,28 1.685,70

3.291,78 3.239,71 2.131,19 1.576,75 3.081,73 4.982,47 4.715,59 1.150,84 24.170,07


CUSTO DA MAO DE OBRA DIRETA DA ATIVIDADE - ENCARGOS







pelos servidores, tabelas de salários TCE e art. 2º da Lei nº 5.166/07



Quadro_05: apropriação dos encargos patronais_Rioprevidência - MOI


868,76 868,76

113,09 1.103,64 1.156,71 1.130,94 886,81 874,74 1.537,89 393,94 7.197,76

418,65 390,74 83,73 426,38 441,08 473,39 457,23 195,13 2.886,32

151,73 151,73 151,73 151,73 151,73 214,51 158,71 52,90 1.184,77

119,68 135,22 134,19 122,39 122,39 133,65 167,41 43,52 978,45

1.671,91 1.781,33 1.526,36 1.831,44 1.602,01 1.696,29 2.321,24 685,49 13.116,07

Exerceu o cargo de Inspetor Geral até 28/05/2009

SUPERVISORES / PROTOCOLO / MESES - ENCARGO PATRONAL


pelos servidores, tabelas de salários TCE e art. 2º da Lei nº 5.166/07



Quadro_06: apropriação dos custos fixos e gastos indiretos - CIF

SERVIÇOS/MESES MAIO JUNHO JULHO AGOSTO SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRODEZEMBRO SOMA

SERVIÇOS DE RECEPÇÃO - TCE 1.651,67 1.642,88 1.221,12 1.143,94 1.609,44 2.301,20 2.373,10 617,89 12.561,24

SERVIÇOS DE SEGURANÇA - BOMB 1.278,21 1.241,16 914,54 853,82 1.197,38 1.664,18 1.706,57 443,42 9.299,28

CPD 4.362,57 4.612,48 3.241,45 3.080,39 4.212,79 5.996,27 6.179,28 1.591,46 33.276,69

SERVIÇO DE PROTOCOLO 4.026,27 3.945,14 2.990,34 2.778,50 3.810,66 5.311,42 5.758,18 1.478,22 30.098,73

SERVIÇOS DE LIMPEZA - VIGO 641,98 628,47 471,33 439,70 609,56 800,53 843,89 219,83 4.655,29

LUZ E FORÇA 614,01 587,41 406,67 395,47 549,19 684,68 840,20 182,98 4.260,61

ÁGUA - CEDAE 58,45 50,27 41,83 33,74 49,78 66,50 70,75 19,42 390,74

TELEFONIA - OI 334,23 340,70 196,41 223,60 387,58 410,01 420,21 121,10 2.433,84

OUTROS - - - - - - - - -

SOMA 12.967,39 13.048,51 9.483,69 8.949,16 12.426,38 17.234,79 18.192,18 4.674,32 96.976,42

CUSTOS INDIRETOS DA ATIVIDADE - SERVIÇOS DISPONÍVEIS

Fonte: papéis de trabalho do técnico a partir de relatórios exarados pela

SGA



Quadro_07: síntese dos custos apurados na atividade – maio a dez/2009

Fonte: papéis de trabalho do técnico a partir das planilhas de custos

•CONCLUSÃO:

•Custo por processo do universo de aposentadoria: R$390,88

•Relação do custo total / retorno social: 0,1068%

•Custo por milhão de reais analisados: R$1.068,08

•Relação do universo total / retorno social: 936,26 VEZES

Concurso Público



Gráfico_1: Apuração de custos da atividade – maio a dezembro / 2009

APURAÇÃO DE CUSTOS - ATIVIDADE APOSENTADORIA - 3ª IGP

MAIO A DEZEMBRO/2009

-

100

200

300

400

500

600

MÃO DE OBRA DIRETA -

MOD

MÃO DE OBRA INDIRETA -

MOI

ENCARGOS DIRETOS -

PATRONAL

ENCARGOS INDIRETOS -

PATRONAL

GASTOS INDIRETOS -

SERVIÇOS

MATERIAL DIRETO -

EXPEDIENTES

CUSTOS INCORRIDOS

VA

LO

RE

S -

R$

10

00

Fonte: papéis de trabalho do técnico a partir das planilhas de custos



Planilha_aposentadoria: retorno socioeconômico / custo processual

A Subsecretaria de Controle de Pessoal instituiu em suas

três inspetorias planilha de análise dos atos de

aposentadoria, que, além de ser um check list otimizando a

fiscalização, visa à eficiência na análise. Adicionalmente,

apresenta ao técnico o valor para o futuro do retorno

socioeconômico, bem como o custo envolvido.

Ex.:Planilha_Aposentadoria_teste_agosto_2010.xls

C:/Documents and Settings/mariabm/Configurações locais/Temporary Internet Files/Content.IE5/BOVNLKRX/Planilha_Aposentadoria_teste_agosto_2010.xls






4.2 – CONSOLIDAÇÃO DA ANÁLISE – SUP

Quadro_08: Consolidação do espaço amostral - SUP

Fonte: elaborado a partir do relatório SCAP – maio-dez2009

NATUREZA QT. %

APOSENTADORIA / REFORMA / RESERVA 6.758 74,30%

PENSÃO 720 7,92%

CONCURSO / CT. PZ. DET. / CONTRATO 999 10,98%

DISPENSA / INEXIBILIDADE DE LICITAÇÃO 30 0,33%

COMUNICAÇÃO / COMUNICAÇÃO JUDICIAL 67 0,74%

CONSULTA 27 0,30%

DENÚNCIA 3 0,03%

PRESTAÇÃO/TOMADA DE CONTAS 16 0,18%

PROMOÇÃO 323 3,55%

RECURSO DE REVISÃO 6 0,07%

RELATÓRIO - LRF 1 0,01%

RELATÓRIO DE INSPEÇÃO 77 0,85%

REM. AGENTES POLÍTICOS 12 0,13%

SOLICITAÇÃO 10 0,11%

TERMO 46 0,51%

TOTAL 9.095 100,0%

CONSOLIDAÇÃO DAS INSPETORIAS DE PESSOAL - SUP

Fonte: papéis de trabalho elaborados pelo técnico


Quadro_09: Consolidação análise qualitativa - SUP

DESCRIÇÃO DOS DADOS

DESCRIÇÃO DOS DADOS M OD A LID A D E FU N D A M EN TA ÇÃO SEX O SU GESTÃO

COMPULSÓRIA INTEGRAL - CI 5 0,30% 0,07%

COMPULSÓRIA PROPORCIONAL - CP 10 0,59% 0,15%

INVALIDEZ INTEGRAL - II 49 2,90% 0,73%

INVALIDEZ PROPORCIONAL - IP 36 2,13% 0,53%

REFORMA - REF 101 228 13,48% 3,37%

TRANSF. RESERVA REMUNERADA - TRR 93 408 24,11% 6,04%

VOLUNTÁRIA COM REDUTOR - VR 1 0,06% 0,01%

VOLUNTÁRIA ESPECIAL - VE 311 18,38% 4,60%

VOLUNTÁRIA INTEGRAL - VI 510 30,14% 7,55%

VOLUNTÁRIA PROPORCIONAL - VP - TRANSIÇÃO EC 20 4 0,24% 0,06%

VOLUNTÁRIA PROPORCIONAL POR IDADE - VPI 21 1,24% 0,31%

NÃO IDENTIFICADO - XXX 109 6,44% 1,61%

ART. 2º EC 41 1 0,06% 0,01%

ART. 3º EC 20 44 2,60% 0,65%

ART. 3º EC 41 2 0,12% 0,03%

ART. 3º EC 47 107 6,32% 1,58%

ART. 6º EC 41 617 36,47% 9,13%

ART. 8º EC 20 6 0,35% 0,09%

LEI COMPLEMENTAR 51 - VE 6 0,35% 0,09%

REFORMA - REF 101 228 13,48% 3,37%

REGRA PERMANENTE - R. P. 141 8,33% 2,09%

TRANSF. RESERVA REMUNERADA - TRR 93 408 24,11% 6,04%


FEMININO - F 686 40,54% 10,15%

MASCULINO - M 993 58,69% 14,69%


ARQUIVAMENTO NA ORIGEM - ARQ 2 0,12% 0,03%

DEVOLUÇÃO - DV 166 9,81% 2,46%

DILIGÊNCIA EXTERNA - DE 145 8,57% 2,15%

ENCAMINHAMENTO - ENC. 40 2,36% 0,59%

NOTIFICAÇÃO - NOT 1 0,06% 0,01%

RECUSA - ILEG 5 0,30% 0,07%

REGISTRO - RG 1.332 78,72% 19,71%


TOTALIZAÇÃO 1.692 1.692 1.692 1.692 - -

CONSOLIDAÇÃO GERAL INSPETORIAS DE CONTROLE DE PESSOAL - SUP - 01/05 A 10/12/2009

QUANTIDADE% amostra % universo


Quadro_10 – análise resumida dos dados coletados

ANÁLISE NO ESPAÇO AMOSTRAL DEFINIDO

INFORMAÇÕES VR UFIR - RJ R$

Processos analisados: 6.758

Espaço amostral: 1.692 25,04%

Informações completas: 989 14,63%

Expectativa de benefícios a pagar – valor presente 273.019.934,368090 528.894.212,08

Valor nominal médio de um processo 2.297,16

Valor médio atualizado por mês (considera como

divisor a média dos meses de benefícios a pagar –

futuro)

1.204.982,746340 2.334.292,56

Valor médio atualizado por processo (considera

como divisor o nº de expedientes com informações

completas) de benefícios a pagar – futuro

276.056,556489 534.776,76

Valor médio dos proventos de aposentadoria

atualizados por processo / mês.

1.234,763835 2.391,98

Fonte: papel de trabalho elaborado a partir do relatório SCAP – maio-dez/09


Quadro_11 – análise resumida dos dados coletados

ESTENDENDO AO UNIVERSO DA PESQUISA

INFORMAÇÕES UFIR - RJ R$

Expectativa de benefícios a valor

presente a pagar no universo -

informações completas

1.085.590.208,755840

3.614.021.319,75

Valor médio atualizado por mês

(considera como divisor a média dos

meses a pagar – futuro)

8.233.845,702494

15.950.605,75

Valor médio atualizado por processo

(considera como divisor o universo em

estudo – total de expedientes) de

benefícios a pagar – futuro

276.056,556489

534.776,76

Fonte: papéis de trabalho do técnico a partir de relatório do SCAP

A análise dos atos de pessoal pode gerar informações gerenciais visando a nortear decisões a serem tomadas em relação às inspeções e às definições de prioridades, com uma melhor alocação dos recursos disponíveis, isto é, a busca do princípio da eficiência, decidindo em relação ao custo de oportunidade.

5 – CONCLUSÃO

A análise dos atos de pessoal pode se afastar da característica quase cartorial para consubstanciar relatórios com enfoque qualitativo e quantitativo.

5 – CONCLUSÃO

5 – CONCLUSÃO

A análise dos atos da amostra estudada aponta para um inexpressivo percentual de ilegalidades (0,07%) que levaram à recusa de registro, o que leva a inferir que essa competência pode ser inclusa nos serviços de campo, com controlada autonomia ao inspetor, disponibilizando os atos ao Plenário no bojo do relatório, para registro ou promoção, se for o caso.

5 – CONCLUSÃO

A análise dos atos de aposentadoria, fixação e/ou refixação de proventos no momento de inspeção, além do caráter fiscalizatório, adota um viés orientativo, sanando, ainda no serviço de campo, as falhas identificadas, reduzindo os custos internos do TCE e dos jurisdicionados com relação aos serviços de expedientes e de transportes (material e humano).

5 – CONCLUSÃO

Para a implantação do esperado

subsistema de custos, faz-se necessário que o

sistema contábil esteja adequado às NBCASP,

assim como os demais sistemas (folha de

pagamento, almoxarifado, bens patrimoniais,

etc.) isto é, estejam integrados, adotando-se

uma mesma linguagem voltada ao resultado.

O TCE-RJ possui vários componentes que ajudam a perseguir uma maior eficiência

de sua atuação.

•Planejamento Estratégico;

•Educação Corporativa – ECG;

• Auditorias Especializadas;

•Análise mais qualitativa das Contas de Governo.

“Você nunca sabe que

resultados virão de sua ação.

Mas se você não fizer nada,

não existirão resultados.”

(Mahatma Gandhi)

OPORTUNIDADES E DESAFIOS NA UTILIZAÇÃO DA …§ão... · O desafio da Administração Pública...

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