Gerenciamento de Aquisições em Projetos

Mogi das Cruzes – GPROJ01

A empresa Viva é uma Empresa cliente do projeto “Oliveira

Santa” cujo produto da poda das plantas de oliveira da área

de produção de azeites se transformará em mudas de oliveira.

Para isso será necessário a aquisição de duas estufas

agrícolas com sistema de irrigação já instalado para a

produção de mudas e outra de fase de crescimento em vasos

que serão posteriormente comercializados.

INTEGRANTES

Alessandro R. Santos

José RamalhoFernando J. Muçouçah

Anselmo Thimóteo

Andréa S. Leite Maria Rosangela R. Miranda

OBJETIVO

Elaboração do gerenciamento das aquisições do projeto

Oliveira Santa que compreende as aquisições de duas estufas

agrícolas, sistema de irrigação e insumos necessários ao

projeto.

Produção de mudas de oliveira

WBS

Project Charter[1.1]

Projeto agrícola[1.2]

Execução[1.3]

Logística[1.4]

Produção[1.5]

Encerramento[1.6]

Criar PC[1.1.1]

Definir papéis e

responsab.[1.1.2]

Definir recursos

disponíveis[1.1.3]

Definir fornecedores

[1.2.1]

Marketing[1.2.2]

Definir pontos de venda

[1.2.3]

Terraplanagem[1.3.1]

Montagem estufa/

enraizamento[1.3.2]

Montagem estufa/

produção[1.3.3]

Montagem sistema de irrigação

[1.3.4]

Insumos[1.4.1]

Box Aparecida

[1.4.2]

Box CEAGESP-

SP[1.4.3]

Box CEAGESP-

SP[1.4.4]

Luvas Veilina

Holambra[1.4.5]

Caminhão[1.4.6]

Contratação Emp. Logística/Comercialização e distribuição

[1.4.7]

Produção estacas[1.5.1]

Produção vasos[1.5.2]

Comercialização[1.6.1]

Desmobilização da equipe

[1.6.2]

Pacotes make

Pacotes buy

Critérios

A Empresa não é especialista nas áreas contratadas;

Falta de infraestrutura necessária;

Necessidade de atendimento a custos;

Necessidade de atendimento a prazos;

Compartilhar o risco das áreas da qual a equipe não

possui Know How;

As áreas escolhidas não são estratégicas para a

Empresa;

Contratação de Empresas especializadas.

Make or buy

Pacote Buy adotado

Concorrência Item a ser contratado REF.WBS VendedorLista

Orçamento Prazo Critério Make/Buy adotado

1 Consultoria de Marketing

1.2.2EvolutivaMols MarketingAgromarketing

R$ 15.000,00 60 DiasFalta especialista no Time

2 Terraplenagem 1.3.1

DucaAg TerraplenagemJG Belo

R$ 3.000,00 1 DiaFalta Equipamentos

3Montagem Estufas agricolas/Enraizamento

1.3.2Flórida EstufasGreen HouseAgriestufa

R$ 221.000,0021 Dias

Falta Especialista

4Montagem Estufas agricolas/Produção

1.3.3 Transtin R$ 4.000,00/Mês 15 dias Falta estrutura

5 Irrigação 1.3.4 Hortshop R$ 60.000,00 21 dias Falta Especialista

Mapa das Aquisições

Produção de mudas de oliveira

Project Charter[1.1]

Projeto agrícola[1.2]

Execução[1.3]

Logística[1.4]

Aquisições[1.5]

Produção[1.6]

Encerramento[1.7]

Criar PC[1.1.1]

Definir papéis e

responsab.[1.1.2]

Definir recursos

disponíveis[1.1.3]

Definir fornecedores

[1.2.1]

Marketing[1.2.2]

Definir pontos de venda

[1.2.3]

Terraplanagem[1.3.1]

Montagem estufa/

enraizamento[1.3.2]

Montagem estufa/

produção[1.3.3]

Montagem sistema de irrigação

[1.3.4]

Insumos[1.4.1]

Box Aparecida

[1.4.2]

Box CEAGESP-

SP[1.4.3]

Box CEAGESP-

SP[1.4.4]

Luvas Veilina

Holambra[1.4.5]

Caminhão[1.4.6]

Contratação Emp. Logística/Comercialização e distribuição

[1.4.7]

Elaboração controle de

documentos [1.5.1]

Administ. controle da execução

[1.5.2]

Contrato[1.5.3]

Elaboração e análise de proposta

[1.5.4]

Encerramento de processos

[1.5.5]

Produção estacas[1.6.1]

Produção vasos[1.6.2]

Comercialização[1.7.1]

Desmobilização da equipe

[1.7.2]

Pacotes make

Pacotes buy

WBS modificada

WBS Modificada

Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco

Atraso na entrega dos materiais da estufa

Verificar histórico de fornecedor;Aplicação de clausula de multa;

Antes da contratação e definição dos fornecedores;

Materiais fora das especificações para a montagem da estufa

Conferencia dos materiais; No momento da entrega dos materiais;

Adversidades climáticasConhecimento da série histórica de chuvas;

Planejamento do projeto;

Atraso da concessão de outorga - irrigação

Entrar com o processo com antecedência;

Planejamento do projeto;

Atraso na entrega dos equipamentos importados

Consultar política de estoque; Planejamento do projeto;

Registro de risco

Objetivo: Detalhar as características do projeto;

Local de entrega: Mogi das Cruzes/SP;

Necessidades: Entender a proposta do projeto; Estabelecer estratégia; Divulgação dos mercados de atacado e varejo;

Expectativas: Alavancagem de vendas; Tornar o produto conhecido no mercado; Criar uma marca Atingir a meta de venda de 400 mil vasos ao ano;

Anseios: Ter um plano de marketing bem elaborado de acordo com as

necessidades da Empresa;

Declaração de trabalho

Cronograma físico-financeiro: O cronograma será apresentado em MS-Project versão 2007 ou

2010, com as descrições dos serviços à serem realizados com as datas de início e fim bem como a com a previsão de desembolsos e recursos;

Apresentação: Apresentar a proposta do plano de Marketing com no mínimo

três cenários do mercado nacional; Prazos:

45 Dias; Formação de preços:

Pesquisa de preço de produtos similares ao projeto; Suporte:

Acompanhamento por 6 meses;

Declaração de trabalho

Item Critérios eliminatórios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C

1 Ser filiado a uma associação de classe; Sim Sim Não

2Os profissionais envolvidos deverão ter formação/habilitação na área;

Sim Sim Sim

3 Apresentar a carteira total de portifólio; Sim Sim Sim

4 Atender as normas pertinentes ao setor; Sim Sim Não

5 Pendências financeiras. Sim Sim Sim

Critérios eliminatórios

Critérios Classificatórios

Item Critérios classificatórios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C

1 Redução de custo; SIM SIM NÃO

2 Redução de prazo; NÃO SIM SIM

3 Posicionamento no mercado; SIM SIM SIM

4 Tempo da existência da Empresa; SIM SIM SIM

5Localização da Empresa (Estado de São Paulo).

SIM NÂO SIM

Convidado/fornecedorA Empresa VIVA Empreendimentos não divulgará os critérios que classificará os concorrentes pois vê as seguintes desvantagens:

Acordo entre os fornecedores para envio de propostas combinadas;

Como estamos solicitando o envio do portfólio, os fornecedores podem enviar apenas os cases de sucessos, sendo assim corremos o risco de ter toda a sua carteira de clientes ( Para esta situação devemos ligar para o concorrente e solicitar que ele indique um cliente de seu rival);

Realização de uma grande lista de fornecedores com o objetivo minimizar o que foi citado no primeiro tópico;

Volume de trabalho muito grande com as diversas propostas enviadas pelo diversos fornecedores.

Critérios de avaliação

Critérios classificatórios

Sistema de pontuação

Critérios classificatóriosPeso

Fornecedor A

Fornecedor B

Fornecedor C

Nota

Média

Nota

Média

Nota

Média

Redução de custo; 30 8 240 8 240 6 180

Redução de prazo; 20 7 140 7 140 6 120

Posicionamento no mercado; 15 8 120 9 135 8 120

Tempo da existência da Empresa; 20 8 160 8 160 8 160

Localização da Empresa (São Paulo). 15 8 120 8 120 8 120

Total 100 780 795 700

Documento adotado: RFP (Request For Proposal).

Motivação

Como a equipe não tem conhecimento na área contratada

(Marketing), está é a melhor forma de solicitar e avaliar as

propostas. Como a RFP tem por característica o fornecimento do

escopo, a equipe interna receberá as diversas soluções, onde não

será necessário a decisão apenas por preço, mas na melhor

solução apresentada.

Documento de aquisição

O convite será divulgado ao provável

fornecedor por meio de e-mails. A VIVA

Empreendimentos entende que esta é a

melhor forma e a mais prática e com o

menor tempo para a execução deste

processo.

Forma de convite

Forma:

O contrato será executado com o fornecedor via

contrato formal, sendo informado o cliente via carta

de intenção para agilizar o inicio dos trabalhos.

Espécie:

Será via empreitada pois teremos um trabalho bem

definido com inicio, meio e fim.

Tipo:

Preço global, pois como não somos especialistas

nos trabalhos a serem executados.

Contrato

Tipo da concorrência Será uma concorrência privada, pois a VIVA Empreendimentos não é

uma Empresa pública.

COMO CONDUZIR AQUISIÇÕES

RFP

Publicidade

Divulgação

Meio de Divulgação (E-mail)

Avaliação das propostas

Revisa proposta?

Revisão das propostas

Análise classificatória

Propostas finalistas

Informar fornecedor ganhador

Informar aos fornecedores que não

ganharam

Contrato

Bco de dados de fornecedores – Vendor

List

sim

não

Controle da aquisição Atitudes:

Gerir de forma que o escopo do trabalho seja garantido; Ter a contratada como parceira; Seguir o escopo, e em caso de mudanças, ser ético e propor

aditivo; Controlar o contrato de forma que os eventos de pagamentos

sejam cumpridos.

Fiscalização: Reunião de kick-off para definição e lançamento das ordens de

serviço; Definições de etapas; Auditorias dos processos de cada etapa; Medições de cada processo pré-definido:

Definição da marca; Definição de embalagem; Definição dos pontos de venda; Definição de preços de venda.

Relatórios

Como se trata da área de marketing, os resultados serão apresentações de imagens, fotos ou gráficos dos estudos efetuados, portanto para cada uma das tarefas listadas abaixo teremos relatórios conforme segue:

Definição da marca; Definição da embalagem; Definição dos pontos de venda; Definição do preço de venda.

Os campos do relatório são:

• Nome do projeto: Constará o nome do projeto em questão.

• Gestor do projeto: Constará o nome do gestor do projeto.

• Datas previstas e de medição: Constará as datas de acordo com o descritivo.

• Fase do projeto: Terá o nome da fase que se está medindo.

• Aceite da fase: Terá ter assinalado a opção do responsável pela medição.

• Imagem da marca proposta/aceita: Este campo receberá a(s) imagens, fotos ou

gráficos realizados pelo contratante.

• Responsáveis: Deverá contar os responsáveis de cada parte, com nome, assinatura

e carimbo para controle.

Relatórios

Controle da aquisição

Critérios de medição

Contrato assinado

Definir matriz de responsabilidade

Definir gerente do projeto

Reunião de kick-off

Apresentação do serviço contratado

Inicio da execução do projeto

Aplicação das ferramentas de

gestão

Definição da marca

Definição dos pontos de

vendas

Definição de embalagem

Definição do preço de

vendaEstratégia de divulgação

Avaliar os resultados

Reunião de lançamento

Encerramento

Define as mudanças

Implementação das mudanças

Análise de riscos

Não Aceito Aceito

Pagamento

ENCERRAR CONTRATO

Entrega dos resultados

Avaliação dos

resultados

Refazer Pacotes

Refazer Pacotes com atraso

Penalidade de contrato

Termino das entregas

Reunião de lições aprendidas

Arquivamento das lições aprendidas

Encerramento

Bco de dados de arquivamento de lições aprendidas/contratos

PGAPlano de gerenciamento das aquisições

Começando da WBS teremos:1 – WBS;2 – Análise das aquisições;3 – Mapa das aquisições;

3.1 – O mapa das aquisições será alimentado por:3.1.1 – Cronograma;3.2.1 – Orçamento.

3.2 – O mapa das aquisições alimentará a Revisão da WBS;3.3 – Revisão da WBS – Isto faz voltar ao item 1.

4 – Declaração de trabalho:4.1 – Deverá haver uma DT para cada atividade.4.2 – A declaração de trabalho alimenta os itens 5 e 6.

5 – Cartas introdutórias;6 – Modela de carta;

6.1 – Os itens 5 e 6 alimentam o item 7.7 – RFP – Request For Proposal;

7.1 – Haverá um número de propostas suficientes para que as partes cheguem em um acordo.7.2 – A RFP alimentará os itens 8, 9 e 10.

8 – Critérios de avaliação;9 – Definir meio de comunicação;10 – Definir a forma, espécie e tipo de contrato;11 – Assinar contrato.

AGRADECE