Ok Bizu Arquivologia

8/18/2019 Ok Bizu Arquivologia

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CURSO ONLINE – BIZÚ ARQUIVOLOGIABACEN – ANALISTA ÁREA 5PROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

Olá, gente! Finalmente chegando o dia de mudar de vida, não?! Esperoque estejam se empenhando!

A emoção pode ser tanta que chegar a dar o famoso “branco” na hora daprova. E para evitar que isso aconteça, estou aqui para passar a vocês aquele “bizú” do que não devem esquecer! Então vamos lá, mão à obra:

Arquivo:

1 – Conjunto de documentos produzidos/recebidos em decorrência darealização de atividades específicas.

2 – Móvel (armário, estante, gaveteiro) destinado à guarda dedocumentos.

3 – Edifício, ou parte deste (andar, sala) que serve de depósito de

documentos.4 – Unidade administrativa, constante do organograma, com funções degerir e guardar documentos.

Documento:

Qualquer material físico que tenha uma informação registrada. Odocumento de arquivo deve provar, testemunhar ou informar sobre a ação queo gerou, ou sobre o seu produtor.

Classificação dos Arquivos:

Quanto àentidademantenedora

Público: produzidospor instituições decaráter público.

Privados: produzidospor instituições decaráter privado

*Segundo MarilenaPaes: públicos,institucionais,comerciais e pessoaisou familiares.

Quanto ànatureza dosdocumentos

Especiais: guardamdocumentosseparando-os por tipode suporte

Especializados:guardam documentosseparando-os porassunto (arquivotécnico).

Quanto àextensão deatuação(somentearquivoscorrentes)

Setoriais: localizados nosescritórios, próximosaos usuários.

Gerais ou Centrais:localizados emambientes específicospara a guarda dedocumentos.

Quanto aosestágios de suaevolução

Correntes: guardamdocumentos de usofrequente.

Intermediário:guardam documentospouco utilizados, masainda importantespara a administração.

Permanentes:guardam documentosque são importantespara o estudo epesquisa histórica oucultural.

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Classificação dos Documentos:

Graus e Períodos de classificação dos Documentos sigilosos:

Graus de Sigilo Anos/Pror. Divulgação/Acesso indevidoUltrassecreto 25 + 25 Acarreta dando excepcionalmente graveSecreto 15 Acarreta dano grave

Reservado 05 Compromete planos e operações

Teoria das Três Idades (funcionamento):

Quanto ao gênero

Textuais ou Escritos: apresentam a informação

em forma de textoIconográficos: apresentam a informação emforma de imagens estáticas.Sonoros: apresentam a informação em forma desonsFilmográficos: apresentam a informação emforma de imagens dinâmicas. Informáticos, Eletrônicos ou Digitais:necessitam de computador ou equipamentoespecial para serem lidos.

Cartográficos: a informação representa uma áreamaior, de forma reduzida. Micrográficos: apresentam a informação emforma de microfichas, resultados do processo demicrofilmagem.

Quanto àespécie/tipologia

Espécie: aspecto formalque caracteriza odocumento (formatação,símbolos, etc.).

Tipologia: é a espécieacrescida de uma função(motivo para produçãodo documento).

Quanto à natureza dainformação

Ostensivos ou

Ordinários: sãodocumentos cujadivulgação não acarretadanos nem prejuízos.

Sigilosos: sãodocumentos cujadivulgação podeacarretar danos ouprejuízos ao Estado, àsociedade ou a terceiros.






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Documentos permanentes não devem ser eliminados! Nem todos os documentos precisam passar por todas as fases!

As passagens para os arquivos intermediário e permanenterecebem nomes específicos: “transferência” e “recolhimento”!

Princípios Arquivísticos:

Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos - documentose arquivos originários de uma pessoa ou instituição devem manter suaindividualidade, não podendo ser misturados com os de outra instituição.

Princípio da Ordem Original - o arquivo deve conservar o arranjo dadopela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

Princípio da Unicidade - os documentos de arquivo, independente desua forma, espécie, tipo ou suporte, preservam seu caráter único, pelocontexto de sua produção.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística - osfundos devem manter-se preservados sem dispersão, mutilação, alienação,destruição não autorizada ou acréscimos indevidos de peças documentais.

Princípio da Cumulatividade - os arquivos são uma formaçãoprogressiva, natural e orgânica.

Princípio da Territorialidade - O documento deve se manter o maispróximo possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, umaregião específica ou uma nação.

Teoria das Três Idades – divide o arquivo em três fases, pelas quais odocumento passará dependendo de seu valor e importância: corrente,intermediário e permanente.

Princípio da Pertinência - os documentos, quando recolhidos a umainstituição arquivística, devem ser reclassificados e reorganizados por

assuntos, independentemente da sua proveniência e organização originais(está em desuso).

Acondicionamento e Armazenamento de documentos de arquivo

Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos para suapreservação. Trata-se de colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros

apropriados.






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O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove aproteção contra danos físicos, químicos e mecânicos.

Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armáriosou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.

Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É acolocação do documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele,ou o depósito.

A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades deacesso e de segurança contra perigos iminentes.

As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às

necessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento dedocumentos devem ser totalmente independentes das demais.

A área dos depósitos não deve exceder a 200 m2. Os depósitos deverãoser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si,separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo,sistema independente de energia elétrica, aeração e climatização.

As áreas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamentodiferenciado das áreas dos depósitos.

Condições ideais para armazenamento: de temperatura, entre 15° e 22°C e de umidade relativa, entre 45% e 60%.

Gestão de Documentos:

É o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à suaprodução, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente eintermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guardapermanente”.

Não existe Gestão de Documentos no arquivo permanente.

Protocolo:

1 – número atribuído ao documento quando entra o ambiente interno dainstituição (número de identificação no sistema).

2 – caderno, livro ou outro equivalente onde são anotadas as

movimentações internas sofridas pelos documentos.3 – unidade ou setor responsável pelo controle da recepção, tramitação eexpedição dos documentos.






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Atividades do protocolo:

As atividades de protocolo são típicas de arquivo corrente.

Tabela de Temporalidade:

Define os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente eintermediário, bem como a sua destinação (eliminação ou guardapermanente).

Código de Classificação:

Agrupa, separa e distribui os documentos logicamente, de acordo com oassunto de que tratam, ou de acordo com as funções da instituição.

Automação

É a utilização das novas tecnologias aplicada aos arquivos para facilitar oseu trabalho.

Requisitos funcionais: registro e captura, classificação, tramitação,avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança,

armazenamento e preservação.

Recebimento e Classificação

Recebe o documento;

Separa os documentos oficiais dosparticulares;Envia os documentos particulares aos seus

destinatários;Separa os documentos ostensivos dos

sigilosos;Envia os documentos sigilosos aos seus

destinatários;Interpreta e classifica os documentos

ostensivos;Envia os documentos ostensivos ao setor

de registro e movimentação.

Registro e MovimentaçãoTrata da distribuição, redistribuição e entregados documentos

ExpediçãoTrata da saída de documentos ecorrespondências da instituição






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Requisitos não funcionais: utilização de padrões abertos, independênciade fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade com alegislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a

usuários internos e externos, facilidade de utilização e desempenho.Metadados: informações estruturadas e codificadas que descrevem e

permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitaisao longo do tempo.

Conservação de Documentos:

Conservação corretiva: restauração, desinfestação, limpeza e alisamento.

Conservação preventiva: noções de preservação (evita danos e estragos)

Técnicas de Restauração:

Banho de gelatina – mergulha-se o documento em cola específica,aumentando sua durabilidade.

Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas aodocumento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.

Silking – substituindo os tecidos por outros específicos.Laminação – envolve o documento em uma folha de seda e outra de

acetato de celulose, e o leva a uma prensa hidráulica com pressão entre 7 e 8Kg/cm, e temperatura entre 145º a 155ºC.

Laminação manual – variação do método anterior, acrescentandoacetona à folha de acetato de celulose.

Encapsulação – o documento é envolto em películas de poliéster e fitaadesiva de duplo revestimento.

Reintegração ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas dafolha são reconstruídas com celulose nova.

Velatura é um novo suporte em papel, agregado ao original.Reintegração cromática é a cobertura com pigmento de cor e tom,próximos do original, em áreas de remendo ou reforço.

Planificação é a prensagem do documento.Montagem compreende a reorganização das folhas conforme a seqüência

do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numeração dooriginal.

Costura utiliza uma linha de algodão, em substituição aos gramposmetálicos; compõe-se de dois pontos de costura.






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Desinfestação:

Combate à atividade de insetos (a principal técnica é a fumigação).

Limpeza:

Consiste na retirada de sujeira com material específico.

Alisamento:

Consiste em passar os documentos a ferro para retirar marcas de dobrase facilitar a retirada de manchas

Noções de Preservação

Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte).Até mesmo a luz artificial deve ser moderada.

Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel. Ainda,a umidade pode provocar mofo.

Manter temperatura e umidade baixas e estáveis, entre 16º e 22ºC.Estar com as mãos limpas e livres de gorduras. Para fotografias e

gravuras, usar luvas de algodão sempre que possível.Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou riscos.

Não dobrar canto da página. Deve ser utilizado um marcador de papellivre de acidez.Não umedecer os dedos com saliva.Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Estes devem ser de

plástico, e o local de contato com o documento deve estar protegido com umpequeno pedaço de papel.

Evitar cópias dos documentos.Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas. Segure-o

de forma correta para evitar rasgos e amassados.Evitar substâncias poluentes, pois catalisam as reações químicas.

Utilizar aparelhos de ar condicionado e deixá-los ligados todo o tempo.Rebobinar periodicamente as fitas de vídeo e mantê-las na posiçãovertical com a bitola cheia voltada para baixo.

Suportes eletrônicos devem ser mantidos longe de camposeletromagnéticos e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.






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Bom, estes são os principais pontos a serem lembrados para responderàs questões sobre Arquivologia!

Felizmente o conteúdo pedido não é extenso, o que não traz dificuldadesna hora da prova. Sendo assim, lembrando-se desses tópicos, vão se lembrartambém do conteúdo da aula.

Desejo a todos muita sorte, bons estudos e sucesso nesta empreitada!

Forte abraço, e até breve!

Mayko GomesOutubro/2013




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