OFICINA REDAÇÃO EMPRESARIAL. MÓDULO I COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL.

OFICINA REDAÇÃO OFICINA REDAÇÃO EMPRESARIALEMPRESARIAL

MÓDULO IMÓDULO I

COMUNICAÇÃO EMPRESARIALCOMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

CORRESPONDÊNCIACORRESPONDÊNCIA

É um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o É um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o ato de se corresponder, relatar ou o acordo de uma ato de se corresponder, relatar ou o acordo de uma pessoa com outra; é uma comunicação que se efetiva pessoa com outra; é uma comunicação que se efetiva por meio de papéis, cartas ou documentos. Por por meio de papéis, cartas ou documentos. Por ampliação de sentido, passou a designar todo o conjunto ampliação de sentido, passou a designar todo o conjunto de documentos: bilhetes, cartas, memorandos, ofícios, de documentos: bilhetes, cartas, memorandos, ofícios, circulares, telegramas.circulares, telegramas.

EFICÁCIA NA COMUNICAÇÃO: OBTENÇÃO DA EFICÁCIA NA COMUNICAÇÃO: OBTENÇÃO DA RESPOSTA CORRETARESPOSTA CORRETA

Comunicar é provocar uma resposta, uma reação do Comunicar é provocar uma resposta, uma reação do receptor, do cliente da empresa. Se uma carta é muito receptor, do cliente da empresa. Se uma carta é muito bem escrita, mas não é compreendida pelo receptor, ela bem escrita, mas não é compreendida pelo receptor, ela não estabelece uma comunicação.não estabelece uma comunicação.

Deve-se responder às perguntas: o Deve-se responder às perguntas: o queque, a , a quemquem, , quandoquando, , comocomo, , ondeonde e e por quêpor quê..

CÓDIGO ABERTO E FECHADOCÓDIGO ABERTO E FECHADO

Uma comunicação torna-se eficaz quando o redator, em Uma comunicação torna-se eficaz quando o redator, em vez de utilizar um código aberto, usa um código fechado. O código vez de utilizar um código aberto, usa um código fechado. O código aberto possibilita muitas interpretações, o fechado admite apenas aberto possibilita muitas interpretações, o fechado admite apenas um entendimento.um entendimento.

[1] “Sílvia, ligue à tarde para aquela empresa.”[1] “Sílvia, ligue à tarde para aquela empresa.”

[2] “Sílvia, telefone às 15 horas para a Editora Atlas e fale com o Sr. [2] “Sílvia, telefone às 15 horas para a Editora Atlas e fale com o Sr. Carlos, do Departamento de Marketing. Pergunte-lhe quando Carlos, do Departamento de Marketing. Pergunte-lhe quando receberei a proposta de representação.”receberei a proposta de representação.”

PRECONCEITOS E ESTEREÓTIPOSPRECONCEITOS E ESTEREÓTIPOS

A correspondência comercial ainda exige atenção A correspondência comercial ainda exige atenção quanto aos preconceitos, estereótipos. Estereótipos quanto aos preconceitos, estereótipos. Estereótipos são idéias cristalizadas, que se utilizam para são idéias cristalizadas, que se utilizam para reconhecer fatos ou pessoas de forma imediata, sem a reconhecer fatos ou pessoas de forma imediata, sem a participação de reflexão:participação de reflexão:

Mulher no volante, perigo constante.Mulher no volante, perigo constante.

Pessoas de determinada raça são assim ou assado.Pessoas de determinada raça são assim ou assado.

REPERTÓRIO LEXICALREPERTÓRIO LEXICAL

Deve-se verificar se o repertório lexical do redator é o Deve-se verificar se o repertório lexical do redator é o mesmo que o do leitor. Repertório é a bagagem cultural mesmo que o do leitor. Repertório é a bagagem cultural de cada indivíduo. de cada indivíduo.

Para obter sucesso na redação comercial, é preciso Para obter sucesso na redação comercial, é preciso prestar atenção ao universo do vocabulário do receptor, prestar atenção ao universo do vocabulário do receptor, aos estereótipos de sua região, às idéias cristalizadas aos estereótipos de sua região, às idéias cristalizadas que fazem parte do mundo dele.que fazem parte do mundo dele.

ESCOLHA DO CANALESCOLHA DO CANAL

É preciso verificar qual o canal que veiculará melhor É preciso verificar qual o canal que veiculará melhor suas idéias: telefone, fax, e-mail, telegramas...suas idéias: telefone, fax, e-mail, telegramas...

MENSAGENS QUENTES E FRIASMENSAGENS QUENTES E FRIAS

As mensagens quentes têm excesso de As mensagens quentes têm excesso de informação, são muito formais, rígidas, tensas, por informação, são muito formais, rígidas, tensas, por isso exigem atenção redobrada do leitor. É preferível isso exigem atenção redobrada do leitor. É preferível ser conciso, econômico nas idéias, tratar de um ser conciso, econômico nas idéias, tratar de um assunto de cada vez, ser coerente.assunto de cada vez, ser coerente.

COMO ATRAIR A ATENÇÃO DO LEITOR: O COMO ATRAIR A ATENÇÃO DO LEITOR: O TÓPICO FRASALTÓPICO FRASAL

Um assunto somente – é necessário restringir o assunto Um assunto somente – é necessário restringir o assunto do texto. É preciso estabelecer uma idéia central para a do texto. É preciso estabelecer uma idéia central para a carta. Quanto aos parágrafos, deve-se escrever de carta. Quanto aos parágrafos, deve-se escrever de modo que a idéia do parágrafo seja identificada modo que a idéia do parágrafo seja identificada rapidamente. O parágrafo não se reduz a seu aspecto rapidamente. O parágrafo não se reduz a seu aspecto visual/estético, nem tem sua extensão medida em visual/estético, nem tem sua extensão medida em centímetros. Mudando o assunto, muda-se o parágrafo. centímetros. Mudando o assunto, muda-se o parágrafo. Cabe ao emissor pensar antes de escrever para que Cabe ao emissor pensar antes de escrever para que suas idéias se tornem claras.suas idéias se tornem claras.

TÓPICO FRASALTÓPICO FRASAL

Todo o primeiro parágrafo constitui o tópico frasal. O Todo o primeiro parágrafo constitui o tópico frasal. O emissor trata de um assunto somente. O uso do tópico emissor trata de um assunto somente. O uso do tópico frasal num parágrafo funciona como uma frase-núcleo, frasal num parágrafo funciona como uma frase-núcleo, uma frase que resume todo o pensamento que será uma frase que resume todo o pensamento que será desenvolvido no corpo do parágrafo. Se no desenvolvido no corpo do parágrafo. Se no desenvolvimento surgirem idéias que não constam da desenvolvimento surgirem idéias que não constam da frase inicial, tal fato indica que melhor será o redator frase inicial, tal fato indica que melhor será o redator mudar de parágrafo.mudar de parágrafo.

Tópico frasal Tópico frasal

DesenvolvimentoDesenvolvimento

ConclusãoConclusão

A fábrica de canetas A fábrica de canetas Prudentina negocia com a Prudentina negocia com a firma Comercial São José há firma Comercial São José há 15 anos.15 anos.

No decorrer desse período, No decorrer desse período, vendemos-lhe faturas no vendemos-lhe faturas no montante de milhares de reais montante de milhares de reais e as contas sempre foram e as contas sempre foram pagas tão prontamente quanto pagas tão prontamente quanto as condições comerciais as condições comerciais permitem.permitem.

A Comercial São José nunca A Comercial São José nunca fez negócios conosco que não fez negócios conosco que não pudesse saldar e dela pudesse saldar e dela podemos afirmar que é podemos afirmar que é honesta e merecedora de honesta e merecedora de crédito.crédito.

INTRODUÇÕES COMUNS NA INTRODUÇÕES COMUNS NA CORRESPONDÊNCIACORRESPONDÊNCIA

As introduções devem ser criativas e sempre As introduções devem ser criativas e sempre estimular o receptor a continuar a leitura da carta.estimular o receptor a continuar a leitura da carta.

Participamos-lhe que...Participamos-lhe que... Cientificamos-lhe que...Cientificamos-lhe que... Com relação aos termos de sua carta de...Com relação aos termos de sua carta de... Atendendo às solicitações constantes de sua carta...Atendendo às solicitações constantes de sua carta... Solicitamos a V. Sª a fineza de...Solicitamos a V. Sª a fineza de... Com referência à carta de V. Sª de...Com referência à carta de V. Sª de... Em vista do anúncio publicado no...Em vista do anúncio publicado no... Informamos a V. Sas. que...Informamos a V. Sas. que...

Evitem introduções rançosas como: Evitem introduções rançosas como: comunicamos comunicamos em respostaem resposta e outras e outras

FECHOS DE CORTESIAFECHOS DE CORTESIAA tendência é reduzir ao mínimo as palavras de um A tendência é reduzir ao mínimo as palavras de um fecho de carta. Ele é constituído pelo último parágrafo fecho de carta. Ele é constituído pelo último parágrafo da correspondência; os mais comuns são:da correspondência; os mais comuns são:

Atenciosamente.Atenciosamente. Respeitosamente.Respeitosamente. Com elevada consideração, abraça-o seu amigo.*Com elevada consideração, abraça-o seu amigo.* Cordiais saudações.Cordiais saudações. Saudações.Saudações. Saudações atenciosas.Saudações atenciosas. Com distinta consideração.Com distinta consideração. Apreciaremos sua pronta resposta.Apreciaremos sua pronta resposta. Antecipadamente, somos gratos.Antecipadamente, somos gratos. Cordialmente.Cordialmente. Um grande abraço.Um grande abraço. Abraços.Abraços.

Alguns fechos antiquados:Alguns fechos antiquados:

Aguardando suas notícias, aqui vai meu abraço carinhoso.Aguardando suas notícias, aqui vai meu abraço carinhoso. Sendo o que se apresenta para o momento...Sendo o que se apresenta para o momento... No aguardo de suas breves notícias, aqui vai o meu abraço cordial e No aguardo de suas breves notícias, aqui vai o meu abraço cordial e

atencioso.atencioso. Na expectativa de suas breves notícias, aqui vai meu abraço cordial e Na expectativa de suas breves notícias, aqui vai meu abraço cordial e

amável.amável. Com nossos agradecimentos, renovamos as expressões de nossa Com nossos agradecimentos, renovamos as expressões de nossa

elevada consideração e distinta amizade.elevada consideração e distinta amizade. Com as expressões de nossa elevada consideração, subscrevemo-nos Com as expressões de nossa elevada consideração, subscrevemo-nos

prazerosamente.prazerosamente. Com meus cumprimentos e renovando minhas felicitações, aqui vai meu Com meus cumprimentos e renovando minhas felicitações, aqui vai meu

abraço cordial e fervoroso.abraço cordial e fervoroso. Aguardando com interesse..., renovamos ao ensejo...Aguardando com interesse..., renovamos ao ensejo... Subscrevo-me.Subscrevo-me. Sem mais para o momento.Sem mais para o momento. Despedimo-nos.Despedimo-nos.

Fechos para comunicações:

O fecho tem a finalidade de saudar o destinatário e finalizar o texto.

Com o intuito de simplificá-los e uniformizá-los, estabeleceu-se apenas dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:

Para autoridades superiores, inclusive Presidente da República:

Respeitosamente,

Para autoridades de mesma hierarquia inferior:

Atenciosamente,

Expressões Evitáveis:

De ordem superior.

Para os devidos fins.

Chamo a atenção de V. Sa.

O assunto em epígrafe.

Reporto-me ao seu ofício-circular em referência.

ASSINATURAASSINATURA

Dispensa-se em qualquer documento o uso de traço Dispensa-se em qualquer documento o uso de traço para a assinatura. O fecho é composto da para a assinatura. O fecho é composto da despedida e da assinatura.despedida e da assinatura.

Coloca-se sob o nome de quem assina a Coloca-se sob o nome de quem assina a correspondência o cargo ou função que ocupa na correspondência o cargo ou função que ocupa na empresa ou repartição.empresa ou repartição.

CARGO OU FUNÇÃO DE QUEM ASSINA A CARGO OU FUNÇÃO DE QUEM ASSINA A CORRESPONDÊNCIACORRESPONDÊNCIA

Não se usam caracteres maiúsculos para ressaltar Não se usam caracteres maiúsculos para ressaltar cargos ou funções do emissor:cargos ou funções do emissor:

Paulo Malheiros,Paulo Malheiros,Diretor.Diretor.

E não:E não:

Paulo Malheiros,Paulo Malheiros,DIRETOR.DIRETOR.

Exemplo de fecho:Exemplo de fecho:

Atenciosamente, Atenciosamente,

Pedro Limoeiro,Pedro Limoeiro,Diretor.Diretor.

A vírgula após o nome é necessária, porque depois dele vem um aposto. A vírgula após o nome é necessária, porque depois dele vem um aposto. A gramática pede que se separe o aposto do fundamental.A gramática pede que se separe o aposto do fundamental.Aposto é a palavra ou expressão que explica termo já expresso na Aposto é a palavra ou expressão que explica termo já expresso na oração.oração.Fundamental é a palavra ou expressão explicada:Fundamental é a palavra ou expressão explicada:

Lívia, minha filha, é muito esperta.Lívia, minha filha, é muito esperta.

Lívia – fundamentalLívia – fundamentalMinha filha - apostoMinha filha - aposto

ANEXOSANEXOS

Anexos são documentos que acompanham a Anexos são documentos que acompanham a correspondência. Possibilidades de uso da palavra:correspondência. Possibilidades de uso da palavra:

1. Se o anexo for único:1. Se o anexo for único:

Anexo únicoAnexo único..

2. Se forem vários anexos, no primeiro escreve-se:2. Se forem vários anexos, no primeiro escreve-se:

Anexo nº 1Anexo nº 1..

E no último:E no último:

Anexo nº X e últimoAnexo nº X e último..

3. Quando se faz referência a alguma página de um 3. Quando se faz referência a alguma página de um anexo, procede-se da seguinte forma:anexo, procede-se da seguinte forma:

Anexo 1/2Anexo 1/2

Anexo 3/9Anexo 3/9

4. Quando são vários anexos, na carta coloca-se:4. Quando são vários anexos, na carta coloca-se:

Anexos: 6Anexos: 6

5. Havendo apenas um anexo, escreve-se, antes das 5. Havendo apenas um anexo, escreve-se, antes das iniciais do redator e do digitador:iniciais do redator e do digitador:

AnexoAnexo – e o nome do anexo – e o nome do anexo

Respeitosamente,Respeitosamente,

Jonas Weber,Jonas Weber,

Gerente de Vendas.Gerente de Vendas.

Anexas: Notas promissórias.Anexas: Notas promissórias.

FL/MSFL/MS

Cuidado com a concordância nominal:Cuidado com a concordância nominal:

Anexas: notas promissórias.Anexas: notas promissórias.

Anexos: documentos assinados.Anexos: documentos assinados.

Anexa: guia de recolhimento.Anexa: guia de recolhimento.

Anexo: pedido assinado por V. Sa.Anexo: pedido assinado por V. Sa.

Evite-se a expressão Evite-se a expressão em anexoem anexo..

CÓPIASCÓPIAS

Usa-se colocar ao pé do texto da carta, nos casos em Usa-se colocar ao pé do texto da carta, nos casos em que haja interesse que a correspondência seja lida que haja interesse que a correspondência seja lida por mais de uma pessoa (ou departamento), a por mais de uma pessoa (ou departamento), a abreviatura c/c, que significa abreviatura c/c, que significa com cópiacom cópia..

c/c: Departamento Jurídico.c/c: Departamento Jurídico.

PROBLEMAS COMUNS NA PROBLEMAS COMUNS NA CORRESPONDÊNCIACORRESPONDÊNCIA

1. Repetição de idéias, palavras, verbos, auxiliares, 1. Repetição de idéias, palavras, verbos, auxiliares, tornando a redação monótona, cansativa.tornando a redação monótona, cansativa.

Exemplos:Exemplos:- “Estava disposta a reescrever a carta.” (evitar)- “Estava disposta a reescrever a carta.” (evitar)

“ “Resolvera reescrever a carta.” (preferir)Resolvera reescrever a carta.” (preferir)

- “O diretor tinha proporcionado um momento de reflexão.” (evitar)- “O diretor tinha proporcionado um momento de reflexão.” (evitar)

“ “O diretor proporcionara um momento de reflexão.” (preferir)O diretor proporcionara um momento de reflexão.” (preferir)

- “A secretária estava com receio de que o gerente a repreendesse.” - “A secretária estava com receio de que o gerente a repreendesse.” (evitar)(evitar)

“ “A secretária receava que o gerente a repreendesse.” (preferir)A secretária receava que o gerente a repreendesse.” (preferir)

2. VAGUIDADE DAS EXPRESSÕES2. VAGUIDADE DAS EXPRESSÕES

A falta de reflexão e a pressa geram a busca de A falta de reflexão e a pressa geram a busca de palavras imprecisas, que servem para tapar palavras imprecisas, que servem para tapar qualquer buraco na mensagem.qualquer buraco na mensagem.

Exemplos:Exemplos:- a dizer a verdade;- a dizer a verdade;

- além disso;- além disso;

- casualmente;- casualmente;

- conjuntura atual;- conjuntura atual;

- definitivamente;- definitivamente;

- ensejo;- ensejo;

- mui respeitosamente;- mui respeitosamente;

- oportunamente;- oportunamente;

- na verdade;- na verdade;

3. PROLIXIDADE3. PROLIXIDADE

Cartas comerciais não devem ser escritas com muitas Cartas comerciais não devem ser escritas com muitas palavras, deve-se evitar principalmente palavras palavras, deve-se evitar principalmente palavras supérfluas.supérfluas.

Exemplos:Exemplos:- Já tratamos desse assunto muito apressadamente.- Já tratamos desse assunto muito apressadamente.

Tratamos desse assunto apressadamente.Tratamos desse assunto apressadamente.

- Nossos notáveis produtos são belos, bonitos e bons.- Nossos notáveis produtos são belos, bonitos e bons.

Nossos produtos são bons.Nossos produtos são bons.

- Ele não a tinha visto.- Ele não a tinha visto.

Ele não a viraEle não a vira

- Ele foi repreendido pelo diretor.- Ele foi repreendido pelo diretor.

O diretor o repreendeu.O diretor o repreendeu.

MÓDULO IIMÓDULO II

MODELOS DOCUMENTAISMODELOS DOCUMENTAIS

REDAÇÃO OFICIAL

Considerações preliminares:

A redação oficial caracteriza-se pela impessoalidade, formalidade, concisão e clareza do texto.

A importância dos documentos gerados por ela também deve ser ressaltada uma vez que eles são o meio de prova de quaisquer eventualidades judiciais.

1. ATA1. ATA

Conceito:Conceito:

Documento em que estão registradas, de forma Documento em que estão registradas, de forma resumida, mas com toda clareza, as ocorrênciasresumida, mas com toda clareza, as ocorrências

ee decisões tomadas em reuniões, assembléias decisões tomadas em reuniões, assembléias ou sessões realizadas. É lavrada em livro ou sessões realizadas. É lavrada em livro próprio, devidamente registrado, numerado e próprio, devidamente registrado, numerado e com as páginas rubricadas pela autoridade de com as páginas rubricadas pela autoridade de efetuou o termo de abertura e encerramento. É efetuou o termo de abertura e encerramento. É importante que esse documento, para fins importante que esse documento, para fins jurídicos, não tenha rasuras nem modificações jurídicos, não tenha rasuras nem modificações posteriores a sua aprovação. Deve conter a posteriores a sua aprovação. Deve conter a assinatura de todos os participantes da reunião. assinatura de todos os participantes da reunião.

EstruturaEstrutura

1.1. Timbre da InstituiçãoTimbre da Instituição2.2. Título: número de ordem da reunião, nome Título: número de ordem da reunião, nome

do órgão/setor, data, local, nome das do órgão/setor, data, local, nome das pessoas presentes, presidente e secretário, pessoas presentes, presidente e secretário, assunto (pauta).assunto (pauta).

3.3. Texto: escrito em espaço, parágrafos ou Texto: escrito em espaço, parágrafos ou alíneas. Não pode haver rasuras e as siglas alíneas. Não pode haver rasuras e as siglas devem ser evitadas. Os números são devem ser evitadas. Os números são escritos por extenso. Os erros na redação escritos por extenso. Os erros na redação devem ser retificados pela expressão devem ser retificados pela expressão “digo”entre vírgulas. Se forem notados “digo”entre vírgulas. Se forem notados apenas no final do texto, emprega-se o apenas no final do texto, emprega-se o termo “em tempo”seguido de dois pontos e termo “em tempo”seguido de dois pontos e da correta informação.da correta informação.

Observações:Observações:

Deve-se numerar as linhas do texto para Deve-se numerar as linhas do texto para facilitar a recuperação das informações.facilitar a recuperação das informações.

Prazo de guarda do documento:Prazo de guarda do documento:

Permanente Permanente

Modelos de documentosModelos de documentos

ATAATA

(TIMBRE DA INSTITUIÇÃO)(TIMBRE DA INSTITUIÇÃO)

Ata da ............Reunião do......................Ata da ............Reunião do......................

1.Aos .....dias do mês de...... de.........(ano 1.Aos .....dias do mês de...... de.........(ano 2.por extenso), às ........(hora, minuto, por 2.por extenso), às ........(hora, minuto, por 3.extenso), no ... (órgão, por extenso, 3.extenso), no ... (órgão, por extenso, 4.evitando siglas, local e endereço), sob a 4.evitando siglas, local e endereço), sob a 5.presidência de.......estiveram presentes 6.5.presidência de.......estiveram presentes 6.(nome dos participantes). Aberta a sessão (nome dos participantes). Aberta a sessão 7.foi lida e aprovada a ata da reunião 7.foi lida e aprovada a ata da reunião 8.anterior. A pauta dessa reunião é 9.8.anterior. A pauta dessa reunião é 9.(resumo do assunto tratado). Nada mais (resumo do assunto tratado). Nada mais 10.havendo a tratar, foi encerrada a sessão 10.havendo a tratar, foi encerrada a sessão 11.às.....(hora). Eu......lavrei a presente ata 11.às.....(hora). Eu......lavrei a presente ata 12.que após lida e aprovada será assinada 12.que após lida e aprovada será assinada 13.por mim e por......(presidente da reunião)13.por mim e por......(presidente da reunião)

2. CARTA2. CARTA

Documento particular, pode ser usado Documento particular, pode ser usado também em Instituições Públicas quando o também em Instituições Públicas quando o assunto não exigir formalidade como: assunto não exigir formalidade como: convites, agradecimentos, informações. convites, agradecimentos, informações.

A carta é usada quando não for necessário o A carta é usada quando não for necessário o uso do ofício ou quando não se tem a uso do ofício ou quando não se tem a competência hierárquica para usá-lo. competência hierárquica para usá-lo.

Estrutura:Estrutura:

1.1. Timbre da InstituiçãoTimbre da Instituição2.2. Local e dataLocal e data3.3. Endereçamento (nome, forma de Endereçamento (nome, forma de

tratamento e endereço)tratamento e endereço)4.4. VocativoVocativo5.5. TextoTexto6.6. Fecho (*forma de cortesia e o uso do Fecho (*forma de cortesia e o uso do

Respeitosamente ou Atenciosamente, de Respeitosamente ou Atenciosamente, de acordo com a hierarquia entre o remetente acordo com a hierarquia entre o remetente e destinatário)e destinatário)

7.7. AssinaturaAssinatura8.8. Nome e cargo do emitenteNome e cargo do emitente


Recomenda-se numerar as folhas e não Recomenda-se numerar as folhas e não deixar a assinatura em página isolada.deixar a assinatura em página isolada.

Prazo de guarda do documento:Prazo de guarda do documento:

De acordo com o assunto.De acordo com o assunto.

Modelo de documentosModelo de documentos

CARTACARTA


Viçosa, 4 de abril de 2007.Viçosa, 4 de abril de 2007.

Sr.........................(nome)Sr.........................(nome)

.............................(cargo).............................(cargo)

.............................(endereço).............................(endereço)

Vocativo:Vocativo:

Agradecendo o convite para ministrar Agradecendo o convite para ministrar palestra no IV Encontro de Secretárias palestra no IV Encontro de Secretárias Executivas, informo a V. SExecutivas, informo a V. Sª ª que não poderei que não poderei estar presente, em virtude de compromissos estar presente, em virtude de compromissos assumidos anteriormente.assumidos anteriormente.

Atenciosamente,Atenciosamente,

…………… …………….(assinatura do remetente),.(assinatura do remetente),

……………… ……………….(nome do remetente),.(nome do remetente),

……………… ………………..(cargo do remetente)...(cargo do remetente).

3. CIRCULAR3. CIRCULAR

Conceito:Conceito:

Documento de caráter interno da Instituição, Documento de caráter interno da Instituição, expedido simultaneamente a vários destinatários. expedido simultaneamente a vários destinatários. Pode ser apresentado como ofício-circular*, Pode ser apresentado como ofício-circular*, memorando-circular, carta-circular, conforme memorando-circular, carta-circular, conforme necessidade. necessidade.

É aconselhável que esse documento seja emitido É aconselhável que esse documento seja emitido a unidades hierarquicamente iguais ou superiores a unidades hierarquicamente iguais ou superiores a que representa. a que representa.

*No caso da UFV, foi adotado o modelo de ofício-circular, de acordo com o *No caso da UFV, foi adotado o modelo de ofício-circular, de acordo com o Manual de Redação OficialManual de Redação Oficial em vigor. em vigor.


Segue a estrutura do Ofício-circular, conforme padrão Segue a estrutura do Ofício-circular, conforme padrão UFV:UFV:

1.1. Timbre da InstituiçãoTimbre da Instituição2.2. Ofício-Circular: lado esquerdo, por extenso, seguido Ofício-Circular: lado esquerdo, por extenso, seguido

do número do documento, o ano e as iniciais do do número do documento, o ano e as iniciais do setor que emite o documento (caixa alta)setor que emite o documento (caixa alta)

3.3. DataData4.4. VocativoVocativo5.5. TextoTexto6.6. FechamentoFechamento7.7. Assinatura Assinatura 8.8. DestinatárioDestinatário


A palavra A palavra anexoanexo deverá ser colocada 5 ou 6 deverá ser colocada 5 ou 6 espaços após a assinatura, à esquerda. espaços após a assinatura, à esquerda. Poderá escrever o nome do documento Poderá escrever o nome do documento anexado ou apenas informar a quantidade de anexado ou apenas informar a quantidade de anexos, no caso destes já terem sido anexos, no caso destes já terem sido mencionados no texto.mencionados no texto.

Se o texto for longo, utilize outra folha e Se o texto for longo, utilize outra folha e numere as páginas à margem superior numere as páginas à margem superior esquerda, seguida do índice. Ex: (Fl. esquerda, seguida do índice. Ex: (Fl. n°..../....do Ofício-circular n° xxx/ano/órgão n°..../....do Ofício-circular n° xxx/ano/órgão emitente)emitente)

Recomenda-se tratar de apenas um assunto Recomenda-se tratar de apenas um assunto em cada ofício-circular para facilitar seu em cada ofício-circular para facilitar seu arquivamento.arquivamento.

Prazo de guardo do documento:Prazo de guardo do documento:

De acordo com o assuntoDe acordo com o assunto


CIRCULARCIRCULAR


Ofício-Circular nOfício-Circular nº º 001/2006/DAD001/2006/DAD

Viçosa, 16 de abril de 2007.Viçosa, 16 de abril de 2007.

Senhor Pró-Reitor:Senhor Pró-Reitor:

……………………………………………………………………………………......…………………………………………...…………………………………………...…………………………………………...…………………………………………...

Cordialmente,Cordialmente,

Fulana de TalFulana de Tal

CargoCargo

Ao SenhorAo Senhor

Prof. Sicrano de TalProf. Sicrano de Tal

Pró-Reitor de PlanejamentoPró-Reitor de Planejamento

UFVUFV

4. OFÍCIO4. OFÍCIO

Conceito:Conceito:

Documento oficial mais comum, só pode ser Documento oficial mais comum, só pode ser expedido por órgão público. É a forma de expedido por órgão público. É a forma de comunicação com outros órgãos públicos ou comunicação com outros órgãos públicos ou com particulares. Nas Universidades, é de com particulares. Nas Universidades, é de competência de Reitores, Pró-Reitores, competência de Reitores, Pró-Reitores, Diretores de Divisão, Chefes de Diretores de Divisão, Chefes de Departamentos.Departamentos.


1.1. Timbre da InstituiçãoTimbre da Instituição2.2. Índice: ao lado esquerdo, ex: Ofício nÍndice: ao lado esquerdo, ex: Ofício nº º

000/ano/sigla do setor.000/ano/sigla do setor.3.3. DataData4.4. VocativoVocativo5.5. TextoTexto6.6. FechamentoFechamento7.7. AssinaturaAssinatura8.8. Endereçamento (abaixo, junto à margem Endereçamento (abaixo, junto à margem

esquerda)esquerda)


Se o assunto for extenso, utilize outra folha Se o assunto for extenso, utilize outra folha e numere-ae numere-a

Mesmo que tenha mais de uma folha, o Mesmo que tenha mais de uma folha, o endereço deve ser colocado na folha inicialendereço deve ser colocado na folha inicial

Só pode ser expedido por órgão público, seu Só pode ser expedido por órgão público, seu destinatário, entretanto, por ser, além de destinatário, entretanto, por ser, além de outro órgão público, um particularoutro órgão público, um particular

Numerar os parágrafos a partir do 2Numerar os parágrafos a partir do 2ºº Tratar de um assunto em cada ofícioTratar de um assunto em cada ofício Uma diagonal (/) acima do endereço, junto à Uma diagonal (/) acima do endereço, junto à

margem esquerda, significa que o margem esquerda, significa que o documento contém anexos, ex: /2 (contém 2 documento contém anexos, ex: /2 (contém 2 anexos)anexos)


OFÍCIOOFÍCIO


OFÍCIO (sigla do órgão) nOFÍCIO (sigla do órgão) nºº (local, data) (local, data)

Vocativo:Vocativo:

Texto (parágrafos numerados a partir do Texto (parágrafos numerados a partir do segundo)segundo)

2.2.

3.3.

Atenciosamente ou Respeitosamente,Atenciosamente ou Respeitosamente,

(Assinatura, cargo ou função)(Assinatura, cargo ou função)

Ao Sr. Fulano de Tal,Ao Sr. Fulano de Tal,

Diretor da Escola Zeca Ribeiro.Diretor da Escola Zeca Ribeiro.


OFÍCIO XXX nOFÍCIO XXX nº 345/2007º 345/2007

Caicó, 26 de outubro de 2007.Caicó, 26 de outubro de 2007.

Senhor Prefeito:Senhor Prefeito:

Temos a satisfação de convidar Vossa Excelência para assistir ao Temos a satisfação de convidar Vossa Excelência para assistir ao espetáculo folclórico que a Escola Municipal Chico Bento promoverá, no dia 28 espetáculo folclórico que a Escola Municipal Chico Bento promoverá, no dia 28 de novembro do corrente, com início às 21 horas, em seu auditório. de novembro do corrente, com início às 21 horas, em seu auditório.

Respeitosamente,Respeitosamente,

Joaquim Berro D’Água,Joaquim Berro D’Água,

Diretor da Escola Municipal Chico Bento.Diretor da Escola Municipal Chico Bento.

Ao Excelentíssimo Senhor Prefeito Municipal de Caicó (MG).Ao Excelentíssimo Senhor Prefeito Municipal de Caicó (MG).

5. RELATÓRIO

Conceito:

Documento onde o servidor expõe a atividade de um órgão/setor ou presta conta de seus atos a

uma autoridade, de nível hierárquico superior.

Geralmente produzido para expor situações de serviço, resultados de exames, eventos, cursos,

projetos, programas,etc.

Estrutura:

1. Título.2. Vocativo.3. Texto, que deve constar de introdução, análise

ou desenvolvimento e conclusão.4. Fecho, utilizando-se as mesmas fórmulas usuais

de cortesia como o padrão memorando/ofício.5. Local e data, por extenso.6. Assinatura, nome e cargo ou função do

signatário.7. Anexos, complementação do relatório, como

gráficos, tabelas,etc.

Validade do documento

· Permanente.

Observação:

1. Deverá ser encaminhado através de memorando (quando interno à Universidade) ou por ofício (quando externo à Universidade).

Devido às diversas versões de relatórios. Serão listadas apenas, as partes mais importantes:

1. Abertura.2. Sumário, onde são indicadas as partes de que se

compõe o relatório.3. Introdução, onde se enuncia o objeto e o objetivo do

relatório.4. Desenvolvimento, onde se relata os fatos que são

objetos do relatório e a metodologia utilizada.5. Conclusão.6. Recomendações.7. Anexos e apêndices.8. Bibliografia

Referências Bibliográficas:Referências Bibliográficas:

ABREU, Antônio Suárez. ABREU, Antônio Suárez. Curso de redaçãoCurso de redação. 12.ed. São Paulo: Ática, . 12.ed. São Paulo: Ática, 2005.2005.

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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Manual de atos e UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Manual de atos e comunicações oficiais. Niterói. 2003.comunicações oficiais. Niterói. 2003.

UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA. Pró-Reitoria de UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA. Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento. Manual de redação oficial. Viçosa: Planejamento e Orçamento. Manual de redação oficial. Viçosa: UFV, 2002.UFV, 2002.

OFICINA REDAÇÃO EMPRESARIAL. MÓDULO I COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL.

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