GED

2010

Camada Pré GEDGestão Arquivística - Tratamento Documental

Levantamento Preliminar de Dados - Cenários

Instrutor: Romoaldo Zacarias

Rio de Janeiro: 08 e 09 de julho de 2010

11

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Qual o caminho?

2

- Pode dizer-me que caminho devo tomar?

- Isto depende do lugar para onde você quer ir.

(Respondeu com muito propósito o gato)

- Não tenho destino certo.

- Neste caso qualquer caminho serve.

(“Alice no País da Maravilhas” - Lewis Carrol)

Vídeo Romântico

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Camada Pré GED – Gestão Arquivística – Tratamento do Acervo

Fontes de levantamento escopo do projeto:

ENTREVISTA QUESTIONÁRIO PERFIL

Onde esta o problema? Acompanhado Individual Organizacional

Qual o objetivo? Acompanhado Coletivo Mercadológico

Quais os recursos? Desacompanhado

Individual

Tecnológico

Quem se beneficia? Desacompanhado

Coletivo

Decisório

Como executaremos? Misto individual Histórico

Quando se pretende atingir o

objetivo?

Misto coletivo Cultura

Quanto temos de

orçamento?

Arquivística

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Levantamento do ciclo da Informação:

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Levantamento do Processo Informacional:

Hardware + Software +

Peopleware

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Formulário do Levantamento Preliminar de Dados:

Ata de Entrevista:

A entrevista deve conter os seguintes elementos básicos:

DADOS Empresa – UNO - Empregado

OBJETIVO Da entrevista

PERFIL Do entrevistado – Idade - Formação

ANÁLISE Do resultado e das métricas do processo

RETORNO Ao entrevistado

TIPO DE BORDAGEM E Estruturada Aberta

A Presencial Remota

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Formulário do Levantamento Preliminar de Dados:

Ficha de Coleta de Espécies Documentais:

Campos que o entrevistado deve preencher na coleta de dados: Campos (A)- Item e (B) Espécie Documental.

Campo que o entrevistador deve preencher na Análise de dados: Campo (C) - Campos Indexadores.

Solicitar uma cópia da espécie / tipo documental relacionado.

ITEM ESPÉCIE / TIPO DOCUMENTAL CAMPOS INDEXADORES

1

(A)

Nota Fiscal

(B)

(C)

2 Boleto Bancário

Organização Silva & Silva S.A

Unidade Organizacional Financeiro

Entrevistado José da Silva

Data / Período 17 a 25 de junho de 2010

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Abordagem do questionário:

PERFIL CARACTERÍSTICAS FONTES

Organizacional Estrutura organizacionalOrganogramas – Funcionogramas - Manuais de Procedimentos –

Planejamentos - Estratégias - Orçamentos

Mercadológico NegóciosAbrangência de mercado - Público Alvo - Posição de mercado -

Marcos Legais e Regulatórios

Tecnológico Idade tecnológica Hardware - Software - Peopleware

Decisório Forma de organização do processo decisório Centralizado – Descentralizado – Familiar – Diretivo - Consultivo

Histórico História da organização Nascimento - Relacionamento com mercado - Produtos e serviços

Cultura Organizacional Mudança – Comunicação – Aprendizado - Inovação

Arquivística AcervoDigital – Analógico – Armazenamento - Logística - Metodologia

Arquivística – Equipamentos Arquivísticos - Quantitativos

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Impacto

PERFIL VISÃO IMPACTO SOBRE A ANÁLISE

Organizacional

Possui organograma?

Possui manuais?

Possui planejamento estratégico?

Planejamento orçamentário e ou tributário?

Taxonomia

Mercadológico

Qual o público alvo?

Qual a camada social?

Em que posição ocupa no mercado?

Quais as fontes legais e marcos regulatórios?

Campos indexadores

Vocabulário

Tecnológico

Servidores? Rede? Storage?

Treinamento?

Software legalizados? Proprietários ?

Ferramenta de GED / ECM

Conectividade Tecnológica

Centralismo do CDI ou Worflow Informacional

DecisórioQuem são os tomadores de decisão?

Qual autonomia?Worflow estruturado ou desestruturado

Histórico História da organização? Volume do acervo digital e ou analógico a ser tratado

CulturaQual a forma de entendimento quanto a

importância do documento e informação?Estrutura do CDI – Centro de Documentação e Informação

Arquivística Qual o tipo de tratamento o acervo recebe?Avaliação dos meio de arquivamento:

Organização, equipamentos (Pastas – Arquivos etc.)

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ProdutoPROPOSTA TÉCNICA E COMERCIAL – PTC

Validade da Proposta: 30 dias

Número:

PC 180610001 Silva & Silva

Data:

18/06/2010Processo:

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Gestão Documental

Instituição:

Silva & Silva S.A

Processo (BPM) integrado do GED / ECM

Gestão Documental – Classificadores.

Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental

Soluções Aplicadas

do Processo Documental

Digitalização Microfilmagem Guarda

Diagnóstico e Matriz do Projeto Informacional

Terceirizada

CDI