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OFI15-010138 / JMSC 5202023

Para: CAMILO ALBERTO ENCISO VANEGAS

Secretario de la Transparencia

De: OMAR ALFONSO OCHOA MALDONADO

Secretario General

Asunto:

Fecha:

OBSERVACIONES FRENTE A LA RESPUESTA DE INFORME AUDITORÍA DE

GESTIÓN CONTRATO No. 995 DE 2014

Viernes, 22 de Mayo de 2015

Respetado Dr. Enciso,

De manera atenta me permito precisar algunos temas relacionados con la ejecución del contrato 995 de 2014

suscrito con E-COMERCE GLOBAL S.A.S con el objetivo de identificar cuáles fueron las observaciones

realizadas por el Grupo de control interno, en el marco de la auditoría de gestión y el alcance respectivo.

En este orden de ideas, se realizará un análisis general que compile la postura por parte de la supervisión en

respuesta a los hallazgos generados por parte de a la auditoría, efectuando una argumentación desde el

punto de vista sustancial y formal.

A. RESUMEN DE LOS HALLAZGOS GENERADOS EN EL MARCO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN:

En desarrollo de lo anterior se informa que en la ejecución del contrato 995 de 2014 se llevaron a cabo 173

eventos, de los cuales fueron auditados 88 eventos que corresponden al 51% del total de la ejecución

realizada durante la vigencia 2014, tal como lo se detalla a continuación:

RELACION DE EVENTOS

No. EVENTOS EJECUTADOS Vigencia 2014

No. EVENTOS AUDITADOS

No. HALLAZGOS RETIRADOS

No. HALLAZGOS

MODIFICADOS

N. 173 88 9 11

% 100% 51% 10% 13%

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En atención a las observaciones realizadas por el Grupo de Control Interno de Gestión respecto a la auditoría

realizada al contrato No. 995 de 2014, es importante señalar que estas pueden resumirse en los siguientes

hallazgos:

TIPO DE OBSERVAC

ION

1. TERCERIZA

CION

2. NO SE

ESPECIFICA EN LAS

COTIZACIONES LOS

REQUERIMIENTOS

TECNICOS

3. DISCRIMINACION ÍTEMS-

PRECIOS

4. NO SE

ENCUENTRA

DETALLADO NI

RELACIONADO EN LA FACTURA

5. SOBRECO

STO

6. SE

VIOLAN LAS

POLITICAS DE

AUSTERIDAD

7. INCUMPLIMIE

NTO DEL CONTRATO

8. STANDS NO ERA

LA ESTRATE

GIA IDONEA,

MAS ECONOMICA Y DE MAYOR

IMPACTO

9. SE

PAGA SIN LOS SOPORT

ES

N. TOTAL DE OBSERVACI

ONES REALIZADAS

N. 58 35 2 42 12 4 6 6 3 168

% 35% 21% 1% 25% 7% 2% 4% 4% 2% 100%

En desarrollo de lo anterior y para efectos metodológicos, se relacionan a continuación los principales

hallazgos proyectados por la auditoría de gestión y la respectiva argumentación presentada por la supervisión

del contrato:

1. Tercerización de la ejecución de las obligaciones contractuales: De acuerda con el cuadro anterior se evidencia que el 35% de las observaciones se enfocaron en debatir la figura de la tercerización.

Se cuestiona que la ejecución concreta de las obligaciones derivadas del contrato, se efectuó a través de terceros desconociendo en su sentir el objeto del contrato, sin puntualizar la norma o cláusula contractual que se estima quebrantada. Sobre el particular, no existe restricción contractual ni legal que impida que la ejecución de este tipo de contratos se pueda ejecutar acudiendo a terceros, en la medida que es materialmente imposible que un solo operador preste directamente todos los requerimientos que a lo largo del país solicite la Entidad. Es de la naturaleza de ese tipo de contratos que se presente la figura de tercerización, la cual es sustancialmente diferente a la cesión del contrato; esta última si requiere de autorización de la Entidad Estatal. Contamos sobre el particular con concepto de la firma De Vivero Asociados en el sentido de señalar que la figura en comento no viola mandato legal o contractual alguno.

2. Especificaciones en las cotizaciones de los requerimientos técnicos: Frente al particular se aclara que cada evento obedecía a los requerimientos efectuados por el área técnica, los cuales eran concertados con la supervisión de manera verbal o escrita mediante correos electrónicos. Se aclara que del 21% que se señala en el cuadro anterior (35 eventos), 15 cuentan con la especificación técnica detallada por parte del área técnica responsable soportada mediante correos electrónicos, los cuales fueron aportados a la auditoría. Los 20 eventos restantes se encuentran soportados mediante correos electrónicos, en los cuales se definían de manera genérica los requerimientos para el desarrollo del evento, sin embargo los detalles del servicio solicitado fueron acordados verbalmente entre el área responsable y la supervisión. No obstante lo anterior, la supervisión con el propósito de fortalecer el seguimiento a la ejecución contractual, implementó a

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partir de la vigencia 2015 la exigencia de contemplar esas especificaciones por parte del área técnica desde la orden de servicios y las cotizaciones respectivas.

3. Discriminación de Ítems: Se cuestiona que no se discriminaban en la cotización cada uno de los ítems del evento. Se aclara que este control se efectuaba con base en los requerimientos técnicos solicitados mediante correo electrónico o verbalmente. La supervisión como medida de control tenía acceso a un aplicativo con usuario y contraseña, en el cual se discriminaban los ítems cotizados, posterior a ello el contratista remitía un informe donde resumía los eventos realizados. Esta información fue enviada por la administración, pero no hubo pronunciamiento alguno por parte de la auditoría sobre ese particular.

4. Las facturas son globales: La auditoría glosa la no discriminación dentro de la factura, los bienes y servicios recibidos y pagados por la Entidad, en un 25% de la totalidad de las observaciones presentadas por el grupo auditor, frente a los cual se informó que el estatuto tributario (literal f, artículo 617) permite que la facturación sea de forma genérica o detallada, y que no existe obligación contractual alguna que indique la necesidad de presentar facturas discriminadas por parte del contratista. Se aclara que el servicio facturado y su valor, obedece a lo contemplado en la cotización presentada por el contratista, la cual a su vez se basa en la orden de servicios y los requerimientos técnicos señalados por el área responsable del evento.

5. Sobrecostos: Se asevera por parte de la auditoría que existieron sobre costos. El contrato dispone la presentación de tres cotizaciones por parte del contratista de las cuales la supervisión selecciona la mejor alternativa de mercado en términos de precio, calidad y cumplimiento de los requerimientos técnicos. La administración remitió para el análisis del grupo auditor los soportes de la estructuración de los costos de cada uno de los servicios prestados a la Entidad. La aseveración de los supuestos sobrecostos es genérica y no cuenta con el acervo probatorio que lo sustente en forma puntual, razón por la cual la imputación deviene inexplicablemente en una afirmación genérica sin soporte probatorio claro.

6. Se violan las políticas de austeridad: En desarrollo de la auditoría se menciona que en la

ejecución de algunos eventos fueron vulneradas las políticas de austeridad, sin identificar de manera concreta cual norma o política fue vulnerada, incumpliendo así el principio de legalidad y tipicidad que rige la actuación estatal como elemento rector del Estado Social de Derecho. Asimismo se menciona que fue violada la Directiva de Austeridad No. 6 de 2014, frente a lo cual la supervisión aclaró que la misma fue expedida el 2 de diciembre de 2014, razón por la cual esta no puede aplicarse de manera retroactiva a eventos ejecutados con anterioridad a su expedición. En este punto es necesario indicar que los principios de legalidad y tipicidad en materia de responsabilidad disciplinaria, en especial en lo relacionado con la austeridad del gasto son normas que son generales, en blanco o de reenvío, razón por la cual es indispensable aterrizar la presunta vulneración con el complemento de otras disposiciones, tales como directivas, circulares, manuales de procedimiento y ordenes e instrucciones que se hayan impartido frente al cumplimiento de dichas políticas.1

1 Al respecto la Corte Constitucional en sentencia C-404 de 2001 a afirmado: Dado que en un Estado de

Derecho las autoridades sólo pueden hacer lo que les está permitido, el régimen disciplinario se caracteriza, a

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7. Incumplimiento del Contrato: Es importante señalar que la ley 1474 de 2011 define el procedimiento que deberá agotarse por parte de la Entidad para declarar el incumplimiento del contratista. En este orden de ideas, no es jurídicamente viable calificar que el contratista ha incumplido con las obligaciones contractuales sin agotar la instancia procesal establecida en la ley, con el objetivo de garantizar el debido proceso y el derecho de defensa y contradicción.

8. Stands no era la estrategia idónea, más económica y de mayor impacto: Al respecto se señala que esta decisión excede el ámbito de la competencia de la supervisión, toda vez la definición de la estrategia de comunicación es competencia del área de Comunicaciones de la Entidad.

9. Se paga sin los soportes: La supervisión aclaró en las respuestas dadas al grupo de control interno, que durante la ejecución del contrato se dio cabal cumplimiento a lo contemplado en la cláusula séptima del contrato No. 995 de 2014.

A manera de ilustración, se adjunta la siguiente gráfica que comprende al análisis cuantitativo de los hallazgos reiterados por el Grupo de Control Interno:

B. PROCEDIMIENTO DESARROLLADO POR EL GRUPO AUDITOR:

En cuanto al procedimiento realizado por el grupo auditor para la auditoría al contrato No 995 de 2014, es

importante resaltar que no se dio cumplimiento al Manual de Auditoría Interna que se encuentra publicado en

diferencia del penal, porque las conductas constitutivas de falta disciplinaria están consignadas en tipos

abiertos, ante la imposibilidad del legislador de contar con un listado detallado de comportamientos donde se

subsuman todas aquellas conductas que están prohibidas a las autoridades o de los actos antijurídicos de los

servidores públicos.

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el SIGER, documento de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios de la Entidad, el cual

comprende cada una de las actividades que deben agotarse por parte del grupo auditor, garantizando con ello

la protección a la garantía constitucional del debido proceso y el derecho de defensa y contradicción.

El citado Manual contempla en el numeral 4.1, que las circunstancias de lugar, tiempo y modo debieron ser

comunicadas por el auditor al auditado desde la apertura y desarrollarse conforme al cronograma aprobado.

De igual manera, en la reunión de apertura debió ser comunicada la metodología que iba a ser utilizada en

esta auditoría. No obstante lo anterior, en desarrollo de la auditoría nunca se dio a conocer al auditado dichas

circunstancias, generando una total incertidumbre respecto al contenido y alcance de la misma.

Asimismo se indica que nunca existió por parte del Grupo Auditor una reunión de apertura tal como lo exige el

numeral 5.3 “EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA”, cuyo alcance comprende las siguientes actividades:

“5.3 EJECUCIÓN DE AUDITORÍA 5.3.1 Reunión de apertura: De conformidad con la fecha y hora programada en el plan de auditoría aprobado, el auditor líder con su equipo auditor realiza la reunión de apertura en la cual deben participar el jefe del proceso/dependencia auditado y todos los funcionarios que atenderán cada actividad. En la reunión de apertura el Auditor Líder:

Confirma el plan de auditoría

Presenta el equipo auditor y comunica los roles de cada integrante

Comunica metodología para llevar a cabo las actividades planificadas

Confirma los canales de comunicación

Confirma recursos requeridos por el equipo auditor a cargo del auditado

Informa la clasificación de los hallazgos (conformidad, no conformidad, oportunidad de mejora, observación)

Resuelve inquietudes de los auditados.”

De igual manera, se señala que el Grupo Auditor incumplió con lo establecido en el numeral 5.3.3 del Manual

de Auditoría, respecto a la Comunicación de Hallazgos al Auditado, toda vez que al momento de evidenciarse

los hallazgos negativos (supuestos incumplimientos y/o riesgos), estos debían ser registrados en la lista de

verificación y comunicados al auditado en ese mismo momento, con el objetivo de obtener la aceptación por

parte del auditado y con ello evitar las controversias a la presentación del informe de auditoría.

Aunado a lo anterior, tampoco existió por parte del Grupo Auditor, una reunión de cierre de la auditoría en

cumplimiento de lo establecido en el numeral 5.3.4 del Manual de Auditoría, la cual debió convocarse por el

auditor líder con la participación del equipo auditor, el jefe de la dependencia/proceso auditado y su equipo de

trabajo. En esta instancia se debieron discutir los desacuerdos con los hallazgos que hubieran sido

ratificados, con el objeto de ser discutidos y analizados por el Auditor Líder y el equipo auditor con los

auditados, y de esta manera llegar a un cierre y/o concertación de temas en discusión.

Ahora bien, en cuanto a la validación y ajustes del informe de la auditoría, el Manual en el numeral 5.4.2.

dispone que la notificación del informe de auditoría al jefe de proceso o dependencia, así como la validación

del mismo, se efectúa a través del sistema y otorga el término de cinco (5) días hábiles para la solicitud de

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ajustes o aclaraciones en caso de ser necesario. Sin embargo, este procedimiento de validación y ajustes no

fue ejecutado por el grupo auditor, con lo cual fueron vulnerados los derechos de defensa y contradicción del

auditado toda vez que no se garantizó la etapa procesal para que fueran controvertidos los argumentos

esbozados como soporte de los hallazgos.

Por último se resalta que de acuerdo con lo previsto en el numeral 5.4.4 del Manual de Auditoría, esta se

entiende por terminada cuando:

El plan de auditoría es cumplido

El informe de auditoría es aprobado

Se diligencia la evaluación de auditoría

Esta omisión del procedimiento establecido en la Entidad para la realización de las auditorías internas,

vulneró las garantías sustanciales y procesales que informan el debido proceso, y puso en tela de juicio el

buen nombre tanto de los funcionarios que ejercieron la supervisión del contrato, como de la Entidad,

contrario a lo dispuesto en el artículo 29 de la Constitución Política de Colombia, el cual dispone:

“ARTICULO 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas.

Nadie podrá ser juzgado sino conforme a leyes preexistentes al acto que se le imputa, ante juez o tribunal competente y con observancia de la plenitud de las formas propias de cada juicio.

En materia penal, la ley permisiva o favorable, aun cuando sea posterior, se aplicará de preferencia a la restrictiva o desfavorable.

Toda persona se presume inocente mientras no se la haya declarado judicialmente culpable. Quien sea sindicado tiene derecho a la defensa y a la asistencia de un abogado escogido por él, o de oficio, durante la investigación y el juzgamiento; a un debido proceso público sin dilaciones injustificadas; a presentar pruebas y a controvertir las que se alleguen en su contra; a impugnar la sentencia condenatoria, y a no ser juzgado dos veces por el mismo hecho.

Es nula, de pleno derecho, la prueba obtenida con violación del debido proceso” Subrayado y negrilla fuera de texto.

Al respecto la Corte Constitucional se ha pronunciado mediante Sentencia SU.620/96 argumentando lo

siguiente:

“…El art. 29 de la Constitución reconoce el derecho fundamental al debido proceso que "se aplicará

a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas".

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Como reiteradamente lo ha expresado la Corte, el debido proceso constituye el conjunto de

garantías sustanciales y procesales especialmente diseñadas para asegurar la regularidad y eficacia

de la actividad jurisdiccional o administrativa, cuando sea necesario definir situaciones controvertidas

o declarar o aplicar el derecho en un caso concreto, o investigar y juzgar los hechos punibles. En

efecto, dijo la Corte en uno de sus pronunciamientos:

“Corresponde a la noción de debido proceso, el que se cumple con arreglo a los procedimientos

previamente diseñados para preservar las garantías que protegen los derechos de quienes están

involucrados en la respectiva relación o situación jurídica, cuando quiera que la autoridad judicial o

administrativa deba aplicar la ley en el juzgamiento de un hecho o una conducta concreta, lo cual

conduzca a la creación, modificación o extinción de un derecho o la imposición de una obligación o

sanción.

“En esencia, el derecho al debido proceso tiene la función de defender y preservar el valor de

la justicia reconocida en el preámbulo de la Carta Fundamental, como una garantía de la

convivencia social de los integrantes de la comunidad nacional.

“Del contenido del artículo 29 de la Carta y de otras disposiciones conexas, se infiere que el derecho

al debido proceso se desagrega en una serie de principios particularmente dirigidos a tutelar la

intervención plena y eficaz del sujeto procesal y a protegerlo de la eventual conducta abusiva que

pueda asumir la autoridad que conoce y resuelve sobre la situación jurídica sometida a su

decisión. En tal virtud, y como garantía de respeto a dichos principios, el proceso se institucionaliza

y normatiza, mediante estatutos escritos que contienen mandatos reguladores de la conducta de las

autoridades administrativas o judiciales, encaminados a asegurar el ejercicio regular de sus

competencias” Subrayado y negrilla fuera de texto.

Ahora bien, esta Secretaría General no puede pasar como desapercibido otro aspecto de la auditoria, que

según lo analizado por este Despacho genera una posible nulidad frente al informe presentado por el Grupo

auditor, al respecto debe decirse que el Grupo de Control Interno de Gestión al momento de presentar el

informe preliminar, sobe el cual se debe enfocar la respuesta de la administración, han variado

observaciones al momento cierre del proceso de auditoria quedando de esta forma consignado unos

presuntos hallazgos de los cuales la administración nunca tuvo la oportunidad de contradicción o de

aclaración.

Frente a este punto, es necesario señalar que la congruencia es la “Conformidad entre los pronunciamientos

del fallo y las pretensiones de las partes formuladas en el juicio” y la consonancia en términos genéricos hace

referencia a la “relación de igualdad o conformidad que tienen algunas cosas entre si”, conceptos definidos

por el Diccionario de la Real Academia de la Lengua.

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Frente al principio de consonancia o congruencia la Procuraduría General de la Nación se ha pronunciado de

la siguiente forma:2:

“El principio de congruencia o consonancia entre el fallo y la acusación, constituye una de las garantías que orienta el debido proceso y el derecho de defensa y como tal impone que entre tales actos procesales deba existir una adecuada relación y correspondencia en sus tres aspectos básicos: personal, fáctico y jurídico. La congruencia personal alude a la conformidad que debe existir entre los sujetos a que se refiere la acusación y aquellos a que se contrae la sentencia. La fáctica, a la identidad entre los hechos, conductas y las circunstancias definidas en la acusación, y los que sirven de sustento al fallo. Y, la jurídica, a la correspondencia entre la calificación o juicio que de los hechos se hace frente a su regulación jurídica, que contiene la acusación y la que preside la sentencia. Las dos primeras (congruencia personal y fáctica) son absolutas. Es decir que los sujetos y los supuestos fácticos de la sentencia deben ser necesariamente los mismos de la acusación. La jurídica, en cambio, es relativa, pues nuestra legislación en materia penal le permite al juez condenar por una especie delictiva distinta de la imputada en la acusación, siempre que pertenezca al mismo género y la situación del procesado no resulte afectada con una sanción mayor. […]Similar situación es predicable en el proceso disciplinario […] Y, aunque el pliego de cargos puede ser variado luego de concluida la práctica de pruebas y hasta antes del fallo de primera o única instancia, por error en la calificación jurídica o por prueba sobreviniente, resulta claro que tal situación no podrá transcender los límites o parámetros impuestos por el núcleo central del auto de cargos, al igual que en materia penal (art. 165 Ley 734/2002).”

Aunque si bien es cierto, la cita hace relación a los procesos disciplinarios, los informes de control

interno de gestión, al momento de determinar una posible responsabilidad, son pruebas determinantes

en el curso un eventual proceso, razón por la cual, deben respetar los mismos principios toda vez que

está de por medio derechos fundamentales de los auditados, los cuales según el artículo 29 de la

Constitución Política, se les debe garantizarse el debido proceso que vaya a determinar una posible

responsabilidad sea disciplinaria, fiscal o penal.

En desarrollo de la auditoría realizada por el grupo de control interno, se han encontrado posibles

extralimitaciones en el ámbito de su competencia, toda vez que su función está encaminada a lograr la

modernización de la administración pública así como al mejoramiento permanente de la capacidad de gestión

de sus instituciones. Sin embargo pareciera ser que el informe presentado buscar calificar y juzgar a priori las

actuaciones de los funcionarios, o a efectuar el control fiscal, función que constitucionalmente le corresponde

a la Contraloría General de la República, más allá de la evaluación de los resultados de la gestión y el

2 Nota Relatoría 163.1. Doctrina - Viceprocuraduría General de la Nación. Auto de 4 de abril de 2003. Radicación Nº 161-00662 (009-13930-98).

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cumplimiento de las metas y objetivos institucionales, en concordancia con los principios de eficacia,

eficiencia, efectividad e independencia.

Esta circunstancia pone de presente una presunta irregularidad en el desarrollo de la auditoría, debido a una

probable vulneración de lo dispuesto en el artículo 6º de la Constitución Política de Colombia, la cual

contempla lo siguiente:

“ARTICULO 6. Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la

Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o

extralimitación en el ejercicio de sus funciones.” Negrilla y subrayado fuera de texto.

Al respecto, la Corte Constitucional se ha pronunciado en sentencia C-996/01 argumentando lo siguiente:

“CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO Y CONTROL INTERNO DE GESTION-Distinción

No hace falta un esfuerzo especial para advertir que el control disciplinario interno y el control interno de gestión, aunque tienen la misma finalidad cual es contribuir al servicio de los intereses generales del Estado estableciendo mecanismos para la adecuada y correcta gestión administrativa, difieren sustancialmente en los objetivos. Mientras el control disciplinario consiste en el poder punitivo del Estado frente a la violación de la Constitución, la ley o el reglamento, por parte de los servidores públicos lo que le permite vigilar la conducta oficial de las personas que desempeñan funciones públicas, el control interno de gestión se encuentra encaminado a lograr la modernización de la administración pública y el mejoramiento de la capacidad de gestión de sus instituciones, tendiente a la consecución de mayores niveles de eficiencia en todos los órganos y entidades del Estado.” Negrilla y subrayado fuera de texto.

Otro ejemplo claro de extralimitación o vulneración del debido proceso en el desarrollo de este informe se

encuentra en la calificación de incumplimiento de las obligaciones contractuales desarrollada en los hallazgos

presentados por el grupo auditor, sin agotar previamente el procedimiento contemplado en el artículo 86 de la

ley 1474 de 2011. A lo largo de la descripción de los hallazgos proyectados por el grupo auditor se encuentran

calificaciones de supuestos incumplimientos por parte del contratista en cuanto al clausulado del contrato, no

siendo la auditoría de gestión la instancia correspondiente para declarar el incumplimiento, toda vez que

previo a ello debe adelantarse el procedimiento reglado definido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011, en

concordancia con lo dispuesto en el artículo 17 de la ley 1150 de 2007 a saber:

"ARTÍCULO 17. DEL DERECHO AL DEBIDO PROCESO. El debido proceso será un principio

rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales. En desarrollo de lo anterior y

del deber de control y vigilancia sobre los contratos que corresponde a las entidades sometidas

al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, tendrán la facultad de

imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir

con sus obligaciones. Esta decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que

deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del

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contratista y procede sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a

cargo del contratista. Así mismo podrán declarar el incumplimiento con el propósito de hacer

efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato. PARÁGRAFO. La cláusula penal y

las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por las entidades estatales, pudiendo

acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas

al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el

de la jurisdicción coactiva. PARÁGRAFO TRANSITORIO. Las facultades previstas en este

artículo se entienden atribuidas respecto de las cláusulas de multas o cláusula penal pecuniaria

pactadas en los contratos celebrados con anterioridad a la expedición de esta ley y en los que

por autonomía de la voluntad de las partes se hubiese previsto la competencia de las entidades

estatales para imponerlas y hacerlas efectivas" Subrayado y Negrilla fuera del texto.

De igual manera es importante resaltar que durante el transcurso de la auditoría se han modificado y

ampliado los hallazgos realizados por el grupo auditor, lo que a su vez repercute en una vulneración al

derecho de defensa y contradicción debido a la imposibilidad que ello genera al auditado para controvertir

dichas imputaciones. Asimismo, se pone de presente que los supuestos hallazgos no señalan con precisión la

norma violada con la ejecución del contrato, desconociéndose así cual es la ley que enmarca la prohibición

vulnerada, según el criterio del grupo auditor, limitándose a efectuar imputaciones anfibiológicas en

contraposición al principio de legalidad como elemento estructural del Estado Social de Derecho, sin

puntualizar concretamente la disposición normativa supuestamente controlada.

En desarrollo de la protección al principio de legalidad, la Corte Constitucional se pronunció mediante

Sentencia C-713 de 2012, definiendo el alcance del mismo respecto a las actuaciones administrativas así:

“PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS-Exigencias

Esta Corporación ha señalado que el principio de legalidad exige: “(i) que el señalamiento de la

sanción sea hecho directamente por el legislador; (ii) que éste señalamiento sea previo al momento

de comisión del ilícito y también al acto que determina la imposición de la sanción; (iii) que la sanción

se determine no solo previamente, sino también plenamente, es decir que sea determinada y no

determinable” y tiene como finalidad proteger la libertad individual, controlar la arbitrariedad judicial,

asegurar la igualdad de todas las personas ante el poder punitivo estatal y en su materialización

participan, los principios de reserva de ley y de tipicidad.”

C. ANÁLISIS Y RESPUESTAS DETALLADAS A CADA UNO DE LOS EVENTOS AUDITADOS:

OBSERVACIÓN N° 1.-

Evento: Feria Nacional de servicio al Ciudadano. (Evento a realizarse en la ciudad de Yopal)

Se solicitaron 75 refrigerios y 24 botellas de agua.

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Para la realización del evento se allegaron las siguientes cotizaciones:

Todo incluido Eventos …………………………………………………..$ 1.668.660.

Damton ……………………………………………………………………$ 1.922.700

AGD Marketing……………………………………………………………$ 1.550.340.

Se encuentra dentro del expediente factura de venta Nª 0721 de la empresa AGD Marketing por valor de

$1.550.340. Realizada la operación matemática se puede establecer que cada refrigerio tuvo un costo

superior a los $19.000. Además dentro de las cotizaciones el supervisor del contrato no exigió que se

especificara el contenido del producto entregado razón por la cual no es posible comparar las cotizaciones.

Igual sucede con la factura que no presenta cantidad de productos, pagamos sin los soportes necesarios.

Con lo anterior se está incumpliendo con lo previsto en el numeral 3 de la cláusula séptima del contrato el cual

prevé: El contratista deberá definir previamente el presupuesto requerido por actividad, para lo cual deberá

presentar con antelación para probación del supervisor del contrato, tres cotizaciones con las mejores

alternativas, de precio, y que cumplan con los requerimientos técnicos y criterios de calidad y eficiencia

exigidos en el ficha técnica siempre que el evento supere el Millón de Pesos . $ 1.000.000 en caso contrario

informar previo a su realización el detalle del valor mismo.”

RESPUESTA:

Frente al particular se aclara que desde la solicitud misma se requirió de manera detallada los productos

esperados, al igual que en el recibo a satisfacción se detallan los mismos, los cuales correspondieron a 24

botellas de agua garantizando la cadena de frío (45 refrigerios en la mañana y 30 en la tarde con su

correspondiente hidratación), teniendo en cuenta que el evento consistía en el apoyo logístico para una feria

de atención al ciudadano en la ciudad de Yopal.

No es claro el procedimiento realizado por el Grupo de control Interno para determinar el precio unitario de los

refrigerios, sin tener en cuenta que tanto en la solicitud como en el recibo a satisfacción figuran 45 aguas en

botella y frías, las cuales para su entrega en las condiciones de temperatura exigidas debían de mantenerse

en cavas con hielo para garantizar su temperatura.

De igual manera el refrigerio de la mañana con el solicitado en la tarde por parte de los funcionarios de la

ACR que asistieron al evento son distintos, toda vez que en la tarde se requirieron refrigerios reforzados en

razón a que por el horario de atención en dicha feria se requería de atención permanente sin espacios para el

descanso, no siendo la cifra de $19.000 por refrigerio de manera promedio con el valor del mismo.

Es de anotar que la calidad de los productos y el sitio donde se entregaron inciden de manera directa en el

precio, no es lo mismo un refrigerio en Bogotá donde existe una alta competencia como en Yopal donde es un

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municipio con una economía basada en el petróleo y su competencia es baja, razón por la cual sus precios

son más costosos y no pueden ser comparados con los de otros municipios

Es preciso indicar que prueba de ello se evidencia en el recibo a satisfacción de la Orden No. 0002 de 2014

por parte de la funcionaria Maria Asenette quien estipulo en el mismo: “comida de excelente calidad y

presentación”, el cual al prestarse en un municipio de las características económicas de Yopal, guarda

relación con el precio del mismo, la cual se anexa al presente documento.

En lo atinente al presunto incumplimiento del numeral 3 de la cláusula séptima del contrato, el contratista

presento las tres cotizaciones con alternativas de precio y que cumplieran los requerimientos de calidad y

eficiencia exigidas a tal punto que el recibo a satisfacción da fe de lo mismo.

Respetuosamente se reitera a la Oficina de Control Interno que los pagos efectuados al contratista se han

realizado previa verificación de los soportes exigidos en la Cláusula Séptima “Forma y requisitos para el

Pago” del Contrato No. 995 de 2014, como son:

- Factura o solicitud de pago conforme a la Ley acompañada del recibido a satisfacción por cada evento.

- Certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, donde conste expresamente el recibo

a satisfacción del servicio y la aprobación de pago por el servicio efectivamente prestado.

- Cumplimiento oportuno en el pago de los aportes correspondientes al Sistema de Seguridad Social Integral,

así como los aportes correspondientes al SENA, ICBF, y Cajas de Compensación Familiar cuando a ello

hubiere lugar.”

En este orden de ideas, el supervisor del contrato verificó el cabal cumplimiento de dichos soportes por parte

del contratista para el pago de sus honorarios, encontrándose que se habían presentado correctamente, de

conformidad con las obligaciones contractuales suscritas por las partes.

Por lo anterior, el Supervisor del contrato cumplió a cabalidad con la obligación de la ACR estipulada en el

numeral 4 de la cláusula tercera, la cual dispone lo siguiente: “LA ACR se obliga a… 4.-Realizar los pagos

previa presentación correcta por parte del contratista, los documentos requeridos y acorde con los plazos

establecidos por LA ACR.”

Se adjuntan correos electrónicos donde constan los requerimientos técnicos solicitados según ODS N. 0002 -

2014.

Conclusión Control Interno.

Las cotizaciones solo describen cantidades no establecen de que están compuestos los refrigerios, además

en cualquier ciudad del país existe oferta más económica y la autorización de pagar refrigerios a $19.000 c/u

violan las políticas de austeridad del gasto y presenta posibles sobrecostos que deben ser investigados.

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AMPLIACION RESPUESTA:

El hallazgo señalado inicialmente por el Grupo de Control Interno indicó que se había pagado el evento sin los

soportes necesarios, hecho que fue aclarado por parte de la supervisión en el sentido de acreditar el

cumplimiento de los requerimientos descritos en la cláusula séptima del contrato No. 995 de 2014 a saber:

- Factura o solicitud de pago conforme a la Ley acompañada del recibido a satisfacción por cada

evento.

- Certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, donde conste expresamente

el recibo a satisfacción del servicio y la aprobación de pago por el servicio efectivamente prestado.

- Cumplimiento oportuno en el pago de los aportes correspondientes al Sistema de Seguridad Social

Integral, así como los aportes correspondientes al SENA, ICBF, y Cajas de Compensación Familiar cuando a

ello hubiere lugar.

De igual manera se indicó en dicho hallazgo proyectado inicialmente, que se había presentado un

“incumplimiento” al numeral tercero de la cláusula séptima del contrato, “El contratista deberá definir

previamente el presupuesto requerido por actividad, para lo cual deberá presentar con antelación para

probación del supervisor del contrato, tres cotizaciones con las mejores alternativas, de precio, y que cumplan

con los requerimientos técnicos y criterios de calidad y eficiencia exigidos en el ficha técnica siempre que el

evento supere el Millón de Pesos . $ 1.000.000 en caso contrario informar previo a su realización el detalle del

valor mismo.” circunstancia que fue aclarada por la supervisión del contrato al señalar que el contratista

presento las tres cotizaciones con alternativas de precio y que cumplieran los requerimientos de calidad y

eficiencia exigidas a tal punto que el recibo a satisfacción dio fe de lo mismo.

De igual manera la supervisión indicó en su respuesta que el presupuesto fue determinado por el contratista

con base en los requerimientos efectuados por el área técnica responsable del evento “24 botellas de agua

garantizando la cadena de frío (45 refrigerios en la mañana y 30 en la tarde con su correspondiente

hidratación)” y que para su ejecución era necesario contemplar hechos tales como las condiciones de

temperatura exigidas, como es el caso de las botellas de agua, las cuales debían de mantenerse en cavas

con hielo para garantizar su temperatura. Asimismo se argumentó que tanto la calidad como el sitio de

entrega (Yopal), incidieron en la determinación del precio del evento.

Respetuosamente se señala al Grupo de Control Interno, que no es jurídicamente válido hablar de un

“incumplimiento” de las obligaciones, toda vez que la declaratoria de incumplimiento del contrato únicamente

procede al agotarse el procedimiento establecido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011, en garantía del

debido proceso y derecho de defensa y contradicción que rige toda actuación del Estado.

No obstante la argumentación presentada frente al hallazgo descrito inicialmente por parte del Grupo de

Control Interno, se da una nueva respuesta por parte de la auditoría en la cual se indica que “Las

cotizaciones solo describen cantidades no establecen de que están compuestos los refrigerios, además en

14

cualquier ciudad del país existe oferta más económica y la autorización de pagar refrigerios a $19.000 c/u

violan las políticas de austeridad del gasto y presenta posibles sobrecostos que deben ser investigados”.

Frente a estos nuevos argumentos por parte del Grupo de Control Interno que no fueron contemplados en el

hallazgo inicial, la supervisión del contrato aclara que si bien el cierto la cotización describe de manera

genérica los ítems del evento, también lo es que dicho documento fue generado por los proveedores del

servicio con base en los requerimientos que realizó el área técnica descritos anteriormente, y se reitera que la

supervisión efectuaba un seguimiento a los costos y descripción detallada de los servicios ofrecidos a través

de un archivo de control, el cual era utilizado tanto por el apoyo a la supervisión del contrato como por el

contratista y contemplaba la descripción detallada de los ítems así como los costos soporte del presupuesto

del evento. Este archivo fue aportado por parte de la supervisión como prueba de lo manifestado, no obstante

se desconoce las razones por las cuales el Grupo Auditor no se pronunció al respecto, ni lo tuvo en cuenta

para sus conclusiones.

Ahora bien, afirmaciones etéreas tales como “en cualquier ciudad del país existe oferta más económica” son

presentadas sin evidencia alguna ni soporte objetivo que permita concluir al Grupo de Control Interno, como

erróneamente se expresa, que se “violan las políticas de austeridad del gasto y presenta posibles

sobrecostos”.

Frente al particular, el Grupo de Control Interno no señala con claridad cuál norma o política de austeridad del

gasto fue violada por parte de la supervisión, razón por la cual no es posible ejercer el derecho de defensa y

contradicción en el sentido de aclarar y desvirtuar esa imputación.

OBSERVACIÓN N° 2

Evento: 70 asamblea de la ANDI en la ciudad de Medellín Se solicita el alquiler de un stand, diseño y montaje y desmontaje. Se allegaron las siguientes cotizaciones:

Altecol LTDA…………………………………………………….. $ 18.500.000+ IVA

Diseño y construcción S:A:S ……………………………………$ 18.240.000 + IVA

Nexo………………………………………………………………..$ 19.256.000 con IVA.

Analizadas las cotizaciones se pudo observar que las 3 son empresas que tienen su domicilio en la ciudad de

Bogotá, siendo el evento a realizarse en la ciudad de Medellín no se entiende por qué el contratista no realizó

cotizaciones con empresas de dicha ciudad ni el supervisor revisó esta alternativa para que posiblemente las

empresas domiciliadas en Medellín podrían ofertar precios más económicos.

15

Por otra parte se observa que las cotizaciones carecen de la discriminación de los precios individuales de los

servicios y productos ofertados lo que hace imposible compararlas de tal forma que se incumple con lo

establecido en el numeral 3 de la cláusula séptima del contrato el cual prevé: El contratista deberá definir





valor mismo.” No sabemos que cotizamos ni que compramos ni a qué precio

RESPUESTA:

Es importante aclarar que el evento de la ANDI obedecía a una necesidad de la Entidad, toda vez que en el

marco de la estrategia de corresponsabilidad en el cual se busca la generación de alianzas y relaciones

solidarias de actores estratégicos hacia la política de reintegración, la Entidad fue invitada a participar en la

Asamblea Nacional de la ANDI N.70, que se llevó a cabo del jueves 14 de agosto al viernes 15 de agosto de

2014, en el Centro de Convenciones Plaza Mayor de Medellín.

Teniendo en cuenta que la agenda no podía ser modificada por la Entidad y se requería de la aprobación de

la maqueta del stand con el concepto de reintegración, con la debida anticipación a las fechas previstas para

la realización del evento, se consideró más conveniente contar con la participación de proveedores que se

encontraran en la ciudad de Bogotá y que pudieran efectuar dicho borrador de la maqueta en unos tiempos

más cortos comparados con empresas de otras ciudades.

Aunado a lo anterior, se aclara que la ejecución del contrato inició el 1 de agosto de 2014, fecha en la cual se

tramitó la solicitud de la orden No. 0003 de 2014, para lo cual se anexo copia de la orden mencionada.

Asimismo se precisa que la aprobación del Render previa realización del evento era necesaria para la

posterior compra de materiales por parte del proveedor e instalación de los mismos, para dar cumplimiento a

los requerimientos técnicos del evento.

En lo atinente a las tres cotizaciones estas si cumplen describen técnicamente el servicio requerido a detalle

estructuras, techo, panelearía, letreros, pisos, recurso humano, en cuanto precio este es global debido a que

el servicio del stand es integral, debido a que el servicio cotizado corresponde al diseño, montaje y

desmontaje de un stand, razón por la cual debía ofrecerse de manera integral y no cotizado elementos

aislados como si fuera un simple suministro de materiales.

De igual manera se encuentra que la cotización más favorable para la Entidad en términos de costos y

cumplimiento de los requerimientos técnicos, representó un ahorro del 10% comparado con la cotización más

costosa presentada por ALTECOL LTDA:

16

PROVEEDORES/CONCEPTO ALTECOL LTDA DISEÑO &

CONSTRUCCION S.A.S NEXO EXHIBE

SUB-TOTAL 18.500.000,00 18.240.000,00 16.600.000,00

IVA 2.960.000,00 2.918.400,00 2.656.000,00

TOTAL 21.460.000,00 21.158.400,00 19.256.000,00

DIFERENCIAS 2.204.000,00 1.902.400,00 10%

Como soporte de lo anterior se adjunta copias del documento de solicitud de cotización así como las

cotizaciones presentadas por el contratista.

Conclusión de Control Interno

Una vez analizada la respuesta de la Administración se retira la observación, sin embargo se recomienda

que se realicen cotizaciones para los eventos con empresas que tengan el domicilio en la ciudad donde se va

a desarrollar la actividad y que se efectúen directamente con el ejecutor.


Se acoge parcialmente la conclusión del Grupo de Control Interno, toda vez que la aprobación de las

cotizaciones dependerá de la alternativa más favorable para la Entidad en términos de costos, calidad y

cumplimiento de requerimientos técnicos, así como de las condiciones que se establezcan en el clausulado

del contrato de operador logístico vigente, reiterándose que la tercerización no está prohibida ni legal ni

contractualmente.

OBSERVACIÓN N° 3-

Evento: Visita a los directivos de las empresas Carvajal. En la ciudad de Cali.

Se solicitaron 50 refrigerios en la mañana y 50 refrigerios en la tarde, lo cual no es entendible toda vez que el

evento empezaba a las 8 am y finalizaba a la 1:00 pm de conformidad con el formato que se encuentra en el

expediente. Sobraba un refrigerio

Se presentaron las siguientes cotizaciones:

Damton……………………………………………………………$ 2.262.000

AGD Marketing Internacional…………………………………...$ 2.320.000

Todo incluido eventos……………………………………………$ 1.972.000

Verificadas las cotizaciones se pudo analizar que dos de ellas son presentadas por empresas domiciliadas en

la ciudad de Bogotá, siendo el evento desarrollado en la ciudad de Cali. Por otra parte las cotizaciones

17

carecen de la especificación de los productos y servicios cotizados, así mismo la factura presentada por la

empresa “Todo incluido” no especifica que producto se entregaron solo cantidades, incumpliendo con lo

contemplado en el numeral 3 de la cláusula séptima del contrato el cual prevé: El contratista deberá definir





valor mismo.”

De acuerdo con la solicitud del evento se entregaron 50 refrigerios más de lo que se requerían toda vez que el

evento tenía una duración de 5 horas.

Así mismo se constató que se pagaron refrigerios por la suma de $19.700cada uno.

RESPUESTA

Respecto al refrigerio AM consistió en una ensalada de frutas y el refrigerio PM consistió en lulada, picadita

valluna (marranita, empanada, y aborrajada tamaño pasabocas) y agua en botella, según solicitud enviada

por correo electrónico el día 24 de julio 2014, remitido por la Coordinadora del Grupo Territorial del Valle del

Cauca. El costo de este servicio de alimentación tiene inmerso los costos indirectos relacionados con el

empacado individual, el transporte de los alimentos al sitio del evento así como el reparto de los alimentos a

los asistentes a cargo del proveedor seleccionado.

Ahora bien en cuanto a las cotizaciones presentadas estas cumplen desde el punto de vista contractual con lo

estipulado en el clausulado, habiéndose escogido la opción más favorable en términos de costo.

En lo referente al valor de los refrigerios es preciso anotar que fueron servidos en Cerrito Valle el cual se

encuentra a dos horas de la ciudad de Cali, para lo cual fue necesario el traslado de los mismos por carretera

cumpliendo los protocolos de salubridad, como lo evidencia el recibo a satisfacción, el cual manifiesta “la

puntualidad fue excelente, dando buena impresión, una logística adecuada, con alto nivel de higiene y

presentación estética de los alimentos.”

Por último, se aclara que la agenda del evento correspondió a la solicitada por el responsable y los servicios

de alimentación se ofrecieron a la apertura y cierre del evento.

Como soporte de lo anterior se adjunta correo electrónico en donde se evidencia lo antes mencionado.


18

En el correo enviado por Roció Gutiérrez Cely, líder del Grupo territorial, se habla solo de refrigerios

compuesto por lulada, picada valluna y botella de agua, no solicita ensalada de frutas, además ofrecer 2

refrigerios en media jornada viola las políticas de austeridad impartidas por el Gobierno nacional así como

autorizar pago de refrigerios a $19.700 c/u. por lo anterior el hallazgo se mantiene.


Respetuosamente se aclara al Grupo de Control Interno que las especificaciones técnicas requeridas para el

evento por parte del área técnica responsable se encontraban descritas en correo electrónico de fecha 31 de

julio de 2014 enviado por el Asesor de Corresponsabilidad Edwin Muñoz. Es importante señalar que dicho

correo fue adjuntado en medio magnético y entregado como anexo a la respuesta proyectada por la

supervisión mediante MEM 15004218 del lunes 4 de mayo de 2015, razón por la cual no se entiende cómo el

Grupo Auditor realizó su análisis sin considerar la totalidad de las pruebas entregadas oportunamente.

No obstante lo anterior, se adjunta la copia de dicho correo en el cual se evidencia el siguiente requerimiento:

1. 50 botellas de agua.

2. 50 refrigerios. (lulada-picada valluna)

3. 50 platos de fruta picada para reforzar el refrigerio por el tiempo de la visita.

4. 50 jugos hit en caja

Por último, se reitera que la agenda del evento correspondió a la solicitada por el responsable y los servicios

de alimentación se ofrecieron a la apertura y cierre del evento, y que la determinación del presupuesto

contempló los costos indirectos relacionados con el transporte y entrega de los mismos.

Respetuosamente se señala al Grupo de Control Interno que no se indica con claridad qué norma o política

de austeridad fue violada con la ejecución de este evento, razón por la cual no es posible por parte de la

supervisión controvertir esta imputación en ejercicio del derecho de defensa y contradicción.

Aunado a lo anterior, no hay claridad en los criterios utilizados por el Grupo Auditor para establecer

objetivamente el sobrecosto en los refrigerios, tiendo en cuenta que para el evento que se llevó a cabo el 15

de Agosto en Yopal ejecutado en el Hotel Estelar, se pagaron refrigerios a $19.500, caso en el cual la

Auditoría para este caso retiró el hallazgo. Sin embargo para el evento realizado en la ciudad de Cali fueron

pagados refrigerios a $19.700 y el Grupo Auditor mantuvo el hallazgo.

OBSERVACIÓN N° 4-

Evento Culminación de 29 PPR en la ciudad de Yopal. El 15 de agosto de 2014.

Para la realización del evento se solicitaron 45 refrigerios, alquiler del lugar, sonido y ambientación del evento.

19

Se presentaron las siguientes cotizaciones:

AGD Marketing internacional…………………………………………$ 3.481.000

Damton …………………………………………………………………$ 5.089.500

Estelar…………………………………………………………………..$ 2.853.812

De acuerdo con la factura allegada se pagaron refrigerios a 19.500 pesos cada uno. Y no se especifica que

producto se entregó en el evento, solo se determina la cantidad. Incumpliendo con lo establecido en el

numeral 3 de la cláusula séptima del contrato el cual prevé: El contratista deberá definir previamente el

presupuesto requerido por actividad, para lo cual deberá presentar con antelación para probación del

supervisor del contrato, tres cotizaciones con las mejores alternativas, de precio, y que cumplan con los

requerimientos técnicos y criterios de calidad y eficiencia exigidos en el ficha técnica siempre que el evento

supere el Millón de Pesos. $ 1.000.000 en caso contrario informar previo a su realización el detalle del valor

mismo.”

RESPUESTA:

Respetuosamente se aclara al Grupo de Control Interno que los precios cotizados y facturados dependen de

los requerimientos técnicos de los eventos, razón por la cual el evento realizado en la ciudad de Yopal se

efectuó en un hotel de la categoría de la cadena Estelar, siendo esta la cotización más económica de las tres

cotizaciones presentadas para la realización del evento.

Como soporte de lo anterior se adjunta la factura de venta del Hotel Estelar No. 035-1283 en la cual se

discriminan 48 banquetes, la cual se adjunta como copia.

Aunado a lo anterior se adjunta correo electrónico enviado por Carmen Alexandra Moreno Rojas, profesional

administrativo del Grupo Territorial, en el cual se evidencia el menú sugerido para este evento que consistía

en sándwich de pollo con jugo natural.

Conclusión Control Interno

De acuerdo con la justificación y la información allegada por la administración se retira el hallazgo., sin

embargo frente a las políticas de austeridad no cumple este evento. La ACR debe buscar realizar los eventos

pero a unos costos menores.


20

Se acoge parcialmente la respuesta dada por el Grupo de Control Interno toda vez que no se señala cuál es

la norma o política de austeridad que se estarían vulnerando por parte de la supervisión en la ejecución de

ese evento, razón por la cual no es posible ejercer el derecho de defensa y contradicción para controvertir

esas imputaciones. Asimismo se aclara que la supuesta ”vulneración a las políticas de austeridad” es un

hallazgo nuevo, toda vez que en el hallazgo inicial se encontraba enfocado exclusivamente a un presunto

incumplimiento de la cláusula séptima, en cuanto a la obligación a cargo del contratista de definir el

presupuesto. En este orden de ideas, se vulnera el derecho de defensa y contradicción del auditado al no

haberse concedido la oportunidad procesal para debatir esta imputación.

OBSERVACIÓN N° 5-

Evento: retroalimentación de las solicitudes, peticiones y sugerencias de las personas en proceso de

reintegración en la ciudad de Yopal el 28 de Agosto de 2014.

Dentro de la cotización y la factura se establecen los siguientes precios:

Salón de eventos, con aire acondicionado, proyector de video beam, mesas, sillas, escritorio,

estación de bebida caliente y fría , sonido con micrófono $ 278.000

Alquiler paleógrafo $ 46.400

35 refrigerios a $ 6.500 cada uno.

Analizado este evento con el anterior se puede establecer la falta de supervisión y seguimiento a los precios y

cotizaciones allegadas toda vez que los dos evento se realizaron en la ciudad de Yopal y en el primero se

paga $ 1.357.200 por el salón donde se realizó el evento y refrigerios a $ 19.500 cada uno mientras que en el

segundo evento se pagó $ 278.400 por el salón con la ayudas audiovisuales incluidas y los refrigerios a

$6.500 cada uno, demostrando con esto que el primer evento señalado con anterioridad tiene sobrecostos en

el precio de sus productos.

RESPUESTA:

Como se puede evidenciar son dos eventos de características distintas el primero obedece a la culminación

de las personas en proceso de reintegración con la presencia de autoridades locales y regionales el cual

exigía mostrar a la comunidad estándares de calidad y servicio acordes con el producto que la ACR entregó

de acuerdo con su misionalidad institucional.

El evento analizado que tienen como justificación “Con el propósito de retroalimentar las solicitudes,

peticiones y sugerencias de las Personas en Proceso de Reintegración, creando un espacio de construcción

en entorno a los servicios de la entidad, con la DPR, las entidades de orden territorial que tienen que ver la

dimensión ciudadanía y la Mapp OEA”, no puede ser objeto de comparación con la ceremonia de graduación,

teniendo en cuenta que los dos tienen un alcance y un impactos distintos.

21

Precisamente por ejercer una correcta labor de supervisión, eventos tan distintos no se podrían llevar a cabo

en un mismo lugar, toda vez que generar una jornada de retroalimentación sobre PQRS en el hotel estelar iría

en contra de la austeridad del gasto al igual que invitar a personalidades de la región a la ceremonia de

graduación a un hotel de 2 estrellas no tendría el mismo impacto positivo hacia la población en proceso de

reintegración.

Vale la pena señalar los costos del municipio donde en un hotel de 2 estrellas se facturan refrigerios en 7500

pesos impuestos incluidos, cifra superior a dichos servicio en otro tipo de ciudad.

Se adjunta copia de la solicitud de la ODS 0006 -2014, la cotización del Hotel Maneba y la factura No. 910 del

29 de Agosto de 2014.

Conclusión Control Interno:

Revisados los documentos allegados por la administración y la justificación se retira el hallazgo. Sin

embargo es preciso señalar que con recursos del Estado no existen ciudadanos de primera ni ciudadanos de

segunda o de tercera, adicionalmente si se tratan de funcionarios, por lo tanto estos eventos deben realizarse

en los lugares que ofrezcan los menores costos sin importar el número de estrellas que tenga. Quien tome

esta decisión debería probarlo con sus propios recursos y no el de los ciudadanos.


Se acoge parcialmente la respuesta dada por el Grupo de Control Interno, toda vez que los requerimientos

técnicos obedecen al distinto enfoque de cada uno de los eventos, los cuales son definidos por las áreas

técnicas responsables, aclarándose que la naturaleza de este contrato es de apoyo al cumplimiento de la

misionalidad de la Entidad.

OBSERVACIÓN N° 6

Evento Taller coordinadores regionales Bogotá: el día 25 de agosto de 2014.

Se allegaron las siguientes cotizaciones:

Global Style…………………………………………………………$ 12.017.500

Logist ……………………………………………………………….$ 14.253.500

AGD marketing Internacional……………………………………..$ 3.944.000

Se está incumpliendo con la obligación Nº 1 de las obligaciones del contratista que establece: “ Prestar el

servicio de organización, administración coordinación, desarrollo apoyo y ejecución logística, a nivel nacional

22

en reuniones, eventos y entrenamientos estratégicos donde participe la Agencia colombiana de Reintegración

de personas y grupos Alzados en Armas que sean programadas por la entidad.” Toda vez que el contratista

esta tercerizando el objeto contractual y sus obligaciones contractuales.

RESPUESTA:

Respecto a la observación de la tercerización del objeto contractual, es importante señalar que en ninguna

parte del clausulado del contrato se exigía que estas cotizaciones fueran presentadas por el proveedor directo

del bien o servicio, sino que el contratista a su elección y considerando los requerimientos de la Entidad,

presentaba tres alternativas de precio al supervisor del contrato, y sobre estas cotizaciones el supervisor

elegía la más económica siempre y cuando cumpliera a cabalidad con el requerimiento técnico del evento.

En este orden de ideas, era perfectamente viable que estas tres cotizaciones fueran presentadas por

proveedores con los cuales el contratista tuviera una relación comercial previa, y que por manejo de

economía de escala resultara una buena opción para la ejecución del evento, sin que necesariamente fueran

los proveedores directos del bien o servicio solicitado.


Se reitera el hallazgo y no se comparte la justificación de la administración, en el entendido que así no esté

prohibido dentro del clausulado, se entiende que el contratista no debe subcontratar su objeto contractual por

ende debe realizar las cotizaciones y el desarrollo del evento y actividades con el proveedor de tal forma que

no sea más oneroso el costo para el Estado. De tal forma que se denota la falta de transparencia y efectividad

en la supervisión del contrato.


Se reitera la postura señalada por parte de la Supervisión al señalar que no hay prohibición ni legal ni

contractual respecto a la figura de la tercerización, propia de este tipo de contratos que suponen la

intermediación.

Se aclara respetuosamente al Grupo de Control Interno, que el seguimiento por parte de la supervisión a la

ejecución contractual, está orientada a velar por el estricto cumplimiento a las obligaciones a cargo del

contratista de acuerdo con el clausulado del “contrato”, en cumplimiento del principio de legalidad como

protección constitucional a cada una de las partes, circunstancia que se ha probado a lo largo de todas las

respuestas y argumentos esbozados como soporte del cumplimiento de las obligaciones por parte del

supervisor.

Lo anterior con fundamento en lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011 artículo 84:

23

“ARTÍCULO 84. FACULTADES Y DEBERES DE LOS SUPERVISORES Y LOS

INTERVENTORES. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del

cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.”

Negrilla fuera de texto.

Es por ello que afirmaciones superfluas e infundadas en la redacción de los hallazgos como la supuesta “falta

de transparencia y efectividad” reflejan la falta de objetividad que ha tenido el Grupo Auditor en la elaboración

del informe.

OBSERVACIÓN N° 7.

Evento Taller coordinadores Regionales Bogotá. El día 26 de agosto de 2014.


Global Style…………………………………………………………..$ 10.752.500

RD Publicidad y Marketing………………………………………….$ 7.380.500

AGD Marketing Internacional……………………………………….$ 3.596.000

Se está incumpliendo con la obligación Nº 1 de las obligaciones del contratista que establece: “ Prestar el





Por otra parte puede existir una violación al principio de economía de la contratación estatal toda vez que el

día anterior a la realización de este evento se efectuó una actividad con los mismos asistentes y por

economía de escala se pudo haber solicitado descuento a los hoteles y empresas que cotizaron.

RESPUESTA:










24

En cuanto a la observación de la presunta “violación al principio de economía de la contratación estatal toda

vez que el día anterior a la realización de este evento se efectuó una actividad con los mismos asistentes y

por economía de escala se pudo haber solicitado descuento a los hoteles y empresas que cotizaron” es

preciso aclarar que la orden No 0007-2014 así como la orden No 0008-2014 fueron solicitadas de forma

separada por el área técnica responsable, la cual era la competente para establecer los lineamientos técnicos

necesarios para la realización del evento, razón por la cual con base en las solicitudes del área responsable

se cotizó, tramitó y pagó de forma separada.

No obstante lo anterior, se aclara que según la cotización No. 1065 para el evento según orden No. 007-2014

que se realizó el 25 de agosto de 2014, el valor cotizado y facturado correspondió a la suma de $3.944.000.

Ahora bien, la cotización No. 1066 para la realización del evento según orden No. 0008-2014 que se realizó el

26 de agosto arrojó un valor de $3.596.000.

En este orden de ideas, el segundo evento representó un ahorro para la Entidad del 10%, eventos que

contaban con los mismos requerimientos técnicos como se puede evidenciar en las cotizaciones No.1065 y

N1066 y en las respectivas facturas que se adjuntan como copia al presente informe.





no sea más oneroso para el Estado. De tal forma que se denota la falta de transparencia y efectividad en la

supervisión del contrato.




intermediación.






supervisor.


25







del informe.

En cuanto a la presunta violación a la economía de escala se aclara nuevamente que según la cotización No.

1065 para el evento según orden No. 007-2014 que se realizó el 25 de agosto de 2014, el valor cotizado y

facturado correspondió a la suma de $3.944.000.

Ahora bien, la cotización No. 1066 para la realización del evento según orden No. 0008-2014 que se realizó el

26 de agosto arrojó un valor de $3.596.000.

En este orden de ideas, el segundo evento representó un ahorro para la Entidad del 10%, eventos que

contaban con los mismos requerimientos técnicos como se puede evidenciar en las cotizaciones No.1065 y

N1066 y en las respectivas facturas que se adjuntan como copia al presente informe

OBSERVACIÓN N° 8.

Evento: Culminación participantes en el municipio de Aguachica. El 22 de agosto de 2014.Se allega factura

de la empresa AGD marketing Internacional por la suma de $ 835.200.

Una vez verificado con el grupo territorial de Aguachica se pudo establecer que esta firma a su vez

subcontrato la prestación del servicio con un tercero lo que evidencia que el contratista E Comerce tercerizó

sus obligaciones contractuales.

Por otra parte se observa que se autorizó la compra de refrigerios consistentes en flautas de pollo y jamón y

jugo natural por valor de $15.000 cada uno. Situación que no es concordante con los precios del mercado del

municipio de Aguachica, presentándose sobrecostos en la facturación.

RESPUESTA:




26







De acuerdo con la cotización No. 1061 se observa que se suministró adicional a la flauta de pollo y jamón con

jugo natural, un ponqué de graduación para 50 personas, el cual fue requerido por el Grupo Territorial para la

realización del evento de culminación de los PPR. Como sustento de lo anterior se adjunta copia de la

cotización, el recibido a satisfacción y la factura.

Es de aclarar que el valor cotizado para el servicio solicitado incluía servilletas, platos desechables y

transporte hasta el lugar de realización del evento, tal como se señala en el correo electrónico del 15 de

agosto de 2014, el cual se adjunta como soporte de lo anteriormente manifestado.


Se reitera el hallazgo frente a la tercerización y no se comparte la justificación de la administración, en el

entendido que así no esté prohibido dentro del clausulado, se entiende que el contratista no debe

subcontratar su objeto contractual por ende debe realizar las cotizaciones y el desarrollo del evento y

actividades con el proveedor de tal forma que no sea más oneroso para el Estado. De tal forma que se denota

la falta de transparencia y efectividad en la supervisión del contrato.




intermediación.






supervisor.


27







del informe.

OBSERVACIÓN N° 9.

Evento: culminación participantes en el municipio de Pailitas el 20 de agosto de 2014. Se solicitaron

refrigerios torta para 35 personas.

Se allega factura de la empresa AGD marketing Internacional por la suma de $ 568.400





jugo natural por valor de $14.000 cada uno. Situación que no es concordante con los precios del mercado de

la ciudad de Aguachica.

RESPUESTA:












28







Se reitera el hallazgo frente a la tercerización y no se comparte la justificación de la administración, en el








intermediación.






supervisor.








del informe.

29

OBSERVACIÓN N°10.

Evento: Culminación de participantes en el municipio de San Alberto el 21 de agosto de 2014.Se solicitó

refrigerios y ponqué de graduación para 25 personas. Se allega factura de la empresa AGD marketing

Internacional por la suma de $ 429.200.






municipio de San Alberto.

RESPUESTA:




















30



supervisión del contrato. Nunca los pasteles se sirven a la mano siempre tienen plato y servilleta y eso no

incrementa los precios. Por favor mayor objetividad en las explicaciones.




intermediación.






supervisor.








del informe.

De igual manera se señala que tal y como se desprende de los ítems cotizados en la cotización No. 1063,

adicional a la suministró adicional a la flauta de pollo y jamón con jugo natural, un ponqué de graduación para

25 personas, el cual fue requerido por el Grupo Territorial para la realización del evento de culminación de los

PPR. Es importante reiterar al Grupo de Control Interno, que la determinación del presupuesto obedeció a los

costos directos e indirectos necesarios para el suministro del servicio en términos de calidad y oportunidad.

OBSERVACIÓN N°11.

Evento: Culminación de participantes en el municipio de San Martin el 21 de agosto de 2014. Se solicitaron 25

refrigerios y ponqué para 25 personas. Se allega factura de la empresa AGD marketing Internacional por la

suma de $ 429.200.

31






municipio de San Martin.

RESPUESTA:























32




intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°12.

Evento: Graduaciones del proceso en Caucasia el 28 de agosto de 2014.

Se solicitó un auditorio para 70 personas incluyendo sonido y pantalla para proyectar, 70 gaseosas y ponqué

para 70 personas.

Se allega factura presentada por la empresa AGD Marketing Internacional por valor de $ 788.800 donde no se

discrimina el valor de cada uno de los servicios y productos entregados.

Se observa que el contratista subcontrato el objeto contractual así mismo se incumple con lo previsto en 3 de

la cláusula séptima del contrato el cual prevé: El contratista deberá definir previamente el presupuesto

requerido por actividad, para lo cual deberá presentar con antelación para probación del supervisor del

contrato, tres cotizaciones con las mejores alternativas, de precio, y que cumplan con los requerimientos

técnicos y criterios de calidad y eficiencia exigidos en el ficha técnica siempre que el evento supere el Millón

de Pesos . $ 1.000.000 en caso contrario informar previo a su realización el detalle del valor mismo.”.

33

RESPUESTA:
















AMPLIACIÓN RESPUESTA.



intermediación.






supervisor.




34





del informe.

Evento: Reunión para presentar los retos y logros del proceso de reintegración al sector privado en la

ciudad de Bogotá el día 13 de agosto. Se solicitó salón de reuniones para 9 personas con estación de café

y ayudas audiovisuales. Se allega factura del Hotel Luxury por valor de $ 426.900, donde se detallan

completamente los valores de cada uno de los productos y servicios.

No hay observaciones de control interno.

OBSERVACIÓN N°13.

Evento: Jornada entrenamiento brigadistas. En la ciudad de Bogotá los días 28,29 y 30 de agosto de 2014.

Se solicitó salón para 110 personas con video beam, sonido, micrófono refrigerios para 3 días am y pm.


AGD Marketing Internacional ……………………………………………… $ 5.220.000

Damton…………………………………………………………………………$ 5.834.800

Nefer Steven Lozada…………………………………………………………$ 4.500.000

Se encuentra factura de Nefer Stevenm Lozada, Lo cual demuestra que el contratista subcontrato el objeto

contractual incumpliendo con la obligación Nº 1 de las obligaciones del contratista que establece: “ Prestar el





RESPUESTA:






35





De igual manera el contratista dio cumplimiento a lo estipulado en la cláusula segunda numeral tercero, toda

vez que aporto a la supervisión 3 cotizaciones con las mejores alternativas de precio en cumplimiento de los

requerimientos técnicos y con base en estas se selección aquella que representaba para la Entidad la mejor

opción en términos de costos. Como soporte documental de lo anterior se adjuntan las tres cotizaciones

presentadas, así como el recibido a satisfacción y la factura.


Se reitera el hallazgo frente a la tercerización, y no se comparte la justificación de la administración, en el








intermediación.






supervisor.






36



del informe.

OBSERVACIÓN N°14.

Evento: Actividad deportiva de bienestar en Bogotá el 25 de agosto de 2014.

Se solicitaron 200 refrigerios para los funcionarios.

Se allegaron las siguientes cotizaciones.

AGD Marketing Internacional ………………………………………………..$ 3.248.000

Damton………………………………………………………………………….$ 3.480.000

Nefer Steven Lozada………………………………………………………….$ 2.726.000

Nefer Steven presentó factura sin el lleno de los requisitos tales como especificar los productos y servicios

prestados. Incumpliendo con lo establecido en el numeral 3 de la cláusula séptima del contrato el cual prevé:

El contratista deberá definir previamente el presupuesto requerido por actividad, para lo cual deberá presentar

con antelación para probación del supervisor del contrato, tres cotizaciones con las mejores alternativas, de

precio, y que cumplan con los requerimientos técnicos y criterios de calidad y eficiencia exigidos en el ficha

técnica siempre que el evento supere el Millón de Pesos. $ 1.000.000 en caso contrario informar previo a su

realización el detalle del valor mismo.”.

RESPUESTA:

Como respuesta a la observación presentada por Control Interno se señala que se presentaron las

cotizaciones por parte del contratista en cumplimiento de lo dispuesto en la cláusula segunda numeral 3º del

contrato 995 de 2014, siendo la más económica la cotización presentada por Nefer Steven Lozada por un

valor de $2.726.000 en la cual se encuentra debidamente discriminados los precios unitarios.

De igual manera se aporta copia de la cuenta de cobro presentada por Nefer Steven Lozada, por el mismo

valor cotizado inicialmente, la cual cumple con los requisitos exigidos por el Estatuto Tributario art. 617 lit. f.

Conclusión control Interno.

Revisada la respuesta de la Administración se mantiene el hallazgo toda vez que ni las cotizaciones ni la

factura especifican en que consisten los refrigerios razón por la cual no es posible por parte de la supervisión

realizar un verdadero estudio de mercado y determinar la oferta más favorable.

37


Se reitera en su totalidad la respuesta dada por la supervisión, aclarándose que la descripción detallada del

servicio fue acordada verbalmente con el grupo responsable de la actividad.

En cuanto a la discriminación de la factura se señala que el Estatuto Tributario art. 617 lit. f. permite que la

misma sea presentada de manera genérica o detallada, razón por la cual se cumple con el lleno de los

requisitos legales.

No obstante lo anterior, la supervisión tuvo en cuenta la observación presentada por el grupo auditor, en el

sentido de exigir, a partir de la vigencia 2015, la especificación detallada de los ítems desde la cotización.

Evento: Socialización y visibilizarían de la Política de Reintegración ante un grupo de rectores y

coordinadores de instituciones educativas donde PPrs se encuentran realizando su formación

educativa a nivel Bogotá y Cundinamarca. En Bogotá en día 29 de agosto de 2014.

Se solicitó estación de agua y 60 refrigerios.

Se allegó factura presentada por la firma “Alexander Catering + events” donde cobraron $ 9.000 por cada

refrigerio y $304.000 por la estación de café.

No hay observaciones de control interno.

Evento: Realización de evento para PPrs y sus familias con el propósito de reforzar las competencias

ciudadanas, de salud y de recreación. En la ciudad de Popayán el día 24 de agosto de 2014.

Se solicita sonido para 300 personas en campo abierto, 3 micrófonos y diadema, así como 8 garrafones de

agua y 25 refrigerios.


Popayán Activa BTL…………………………………………………$ 3.277.000

Nefer Steven Lozada ……………………………………………….$ 3.500.000

Todo Incluido Eventos ………………………………………………$ 3.001.500

La factura presentada por la empresa todo Incluido se encuentra plenamente detallada, no hay observaciones

de control interno. Pero continúa la tercerización. E-comerce hasta la fecha ha recibido honorarios de

comisión sin haber hecho mucho esfuerzo o casi ninguno, solo cobrar.

38


Respetuosamente se aclara al Grupo de Control Interno que la observación relacionada con la tercerización

no había sido incluida en el informe inicial dado a conocer a la supervisión para que ejerciera su

derecho de defensa y contradicción.

No obstante lo anterior, se reitera la postura señalada por parte de la Supervisión al señalar que no hay

prohibición ni legal ni contractual respecto a la figura de la tercerización, propia de este tipo de contratos que

suponen la intermediación.






supervisor.








del informe.

Evento: Culminación de la Ruta de Reintegración de un grupo de personas en proceso de reintegración.

Se solicitaron 40 refrigerios

Se allego factura de la empresa Nefer Steven Lozada por valor de $ donde se especifica que los refrigerios

constaban de Jugo, paquete de papas, fruta y chocolatina $280.000 por valor de $7.000 cada uno.

No hay observaciones de control interno. Continúa la tercerización.

39


Respetuosamente se aclara al Grupo de Control Interno que la observación relacionada con la tercerización

no había sido incluida en el informe inicial dado a conocer a la supervisión para que ejerciera su

derecho de defensa y contradicción.

No obstante lo anterior, se reitera la postura señalada por parte de la Supervisión al señalar que no hay

prohibición ni legal ni contractual respecto a la figura de la tercerización, propia de este tipo de contratos que

suponen la intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°15.

Evento: Día Nacional de rendición de cuentas

Se solicitó ambientación tipo stand y de imagen corporativa en el salón Guadalupe del Hotel Tequendama

dispuesto por el DAFP., emoticón Virtual para la interacción con visitantes al stand (Rocío)


Diseño y Construcción S:A:S ………………………………………………….$23.800.000 + IVA

Altecol LTDA …………………………………………………………………….$ 24.350.000 +IVA

Nexo………………………………………………………………………………$ 23.316.000

40

Se allego factura de Nexo sin especificar precios unitarios de los productos ni servicios recibidos incumpliendo

con lo previsto en el numeral 3 de la cláusula séptima del contrato el cual prevé: El contratista deberá definir





valor mismo.”.

Así mismo el evento incumple con las políticas de austeridad del gasto definidas por el Gobierno Nacional, por

lo cual es necesario reportar el presente evento a los organismos de control.

RESPUESTA:

Se aclara al Grupo de Control Interno que para la realización de este evento se tuvo en cuenta la justificación

aportada por el área técnica, en la cual se manifestó que el Departamento Administrativo de la Función

Pública DAFP, había convocado a las entidades del nivel nacional a participar en el "Día Nacional de

Rendición de Cuentas", con la exposición de sus experiencias en este tema, siendo la ACR reconocida como

exitosa, especialmente por el incentivo a la participación ciudadana en la gestión y por el formato tecnológico

innovador. El formato que había sido propuesto para dicho día por el DAFP, requería la interacción con los

asistentes, mediante ejercicios didácticos que mostraran la experiencia de la entidad.

De igual manera se argumentó que a diferencia del año anterior al evento, en el que solo se había utilizado la

instalación de un stand informativo con folletos impresos de la Agencia, para la vigencia 2014 se realizó la

presentación del proceso adelantado y los logros alcanzados en las audiencias, en un espacio físico asignado

para tal fin, donde se requería la adecuación y la visibilización de los elementos representativos de la

Agencia.

Es importante considerar que esta justificación técnica se encuentra contemplada en la Solicitud de la Orden

de Servicios No. 0033-2014, documento que se adjunta en copia como anexo

En este orden de ideas con la ejecución de ese evento se buscaba que las entidades del Estado asistentes,

interactuaran con el comics digital "Rocío" lanzado en la audiencia en Julio de 2014, y percibieran los

elementos virtuales utilizados en la misma, como las luces robóticas y el proceso de producción en tiempo

real que se vivió en el evento.

En este sentido, la Oficina de Comunicaciones a través del Asesor encargado de definir la estrategia de

comunicaciones de la Entidad a nivel externo e interno, lideró la implementación del stand interactivo con el

personaje “Rocío” dispuesta por la Entidad para la rendición de cuentas.

41

Es de anotar que esta muñeca es una ayuda técnica especializada que se controla mediante un software

especial que debe ser manejado por una persona entrenada, que además tiene capacidad de interpretar el

libreto, historia real y simultáneamente, lograr interactuar con las personas.

Definitivamente este aspecto tecnológico innovador, logró la atención de los asistentes al evento y permitió

entre otros aspectos de empatía con el mensaje, alta recordación del contenido de la historia real de éxito de

la Reintegración, cumpliendo con el propósito misional y el objetivo de posicionar la Política PRSE.

Como beneficio adicional, se comprobó, que los públicos diversos que aborda la Estrategia de

Comunicación para la Reintegración, entienden mejor los efectos positivos de la Reintegración y conectan al

auditorio con los aspectos difíciles de la vida vividos por esta población, en los Grupos Armados Ilegales

mostrando los efectos positivos del Proceso de Reintegración, en forma efectiva.

Asimismo, con este mensaje innovador de la Muñeca, de manera adicional, se logró contribuir a la tarea

de reducir el estigma social y permitir el acercamiento a una realidad desconocida por muchas personas, que

se espera sean corresponsables con la construcción de Paz que lidera la ACR.

Para el caso que nos ocupa, se resalta que adicional a lo anteriormente informado, se trató de la

continuidad indispensable de mensaje y refuerzo al efecto positivo, potenciando el alcance de la protagonista

de las Historietas paso a paso, de la Reintegración que publicó la ACR, en la vigencia del año 2013,

desarrollada en formato Comic, buscando mejorar los canales de comunicación con la población

desmovilizada dicho formato.

Entonces la protagonista de la historia de desarme desmovilización y Reintegración DDR, se convirtió en

elemento representativo y determinante de la rendición de cuentas de la Reintegración, aspecto considerado

por la Entidad en su momento, como necesario para la presentación de las buenas prácticas, en esta materia.

En tal sentido, con las indicaciones del Asesor de Comunicaciones aplicando el manual de imagen, se diseñó

un espacio (cabina de stand interactivo con mesa de control y espacio cerrado) que integraba el juego de

pantallas para mostrar imágenes reales, que acompañaban la imagen de la Protagonista de una historia real

de Reintegración (muñeca virtual), y se articuló el manejo sincronizado de luces y sonido para dar más

realismo a la historia, mejorar la recordación del mensaje directo, sustituyendo la impresión de informes y de

historietas y de plegables, en cumplimiento de las políticas de austeridad del gasto relacionadas con impresos

y publicaciones dispuestos en la normatividad legal vigente respecto a la impresión de folletos y textos

institucionales.

Considerando lo expuesto, el resultado y los efectos positivos que esta estrategia lograron no se puede

catalogar como contradictoria a las directivas de austeridad en el gasto, ni siquiera ante la Directiva

Presidencial No. 06 del 2 de diciembre de 2014, que se emitió con posterioridad a la fecha de realización de

los mencionados eventos.

42

Ahora bien, en lo atinente a las tres cotizaciones presentadas por el contratista para aprobación del

supervisor, las mismas cumplían técnicamente con el servicio requerido a detalle dentro del cual se

encontraba discriminado la cabina, zona de recepción, techos, pisos, pantallas, consolas, montaje y

desmontaje, creación, programación y actuación de muñeca interactiva 3D, entre otros. Con base en lo

anterior fueron presentadas las cotizaciones por los distintos proveedores bajo el concepto de “stand

interactivo”, entendiéndose este como el género que incluía cada uno de los elementos antes mencionados,

razón por la cual el servicio cotizado de stand era integral.

Como soporte de lo anterior se adjuntan copias del documento de solicitud de cotización, cotizaciones

presentadas por el contratista para la ejecución del evento y factura de venta No. 0603 de 2014.

El análisis de dichos documentos permitió a la supervisión verificar y comparar la mejor oferta de acuerdo no

solo en cuanto al precio sino a requisitos técnicos y de calidad.

Ahora bien, no es clara cuál es la norma de austeridad del gasto que presuntamente se estaría vulnerando,

toda vez que la norma vigente al momento de realizar el evento era el Decreto 1737 de 1998, el cual no

contempla prohibición alguna para la realización de stands.




PROVEEDORES/CONCEPTO ALTECOL LTDA DISEÑO &


SUB-TOTAL 24.350.000,00 23.800.000,00 20.100.000,00

IVA 3.896.000,00 3.808.000,00 3.216.000,00

TOTA 28.246.000,00 27.608.000,00 23.316.000,00

DIFERENCIAS 4.930.000,00 4.292.000,00 17%

Como conclusión, la innovación en la entrega del mensaje le dio la oportunidad a la ACR de destacarse y

posteriormente, fue invitada la Entidad a mostrar la experiencia, calificada como exitosa e innovadora, a

servidores públicos, como efectiva y eficiente, aspecto que se suma al beneficio obtenido con la confluencia

de tecnología y creatividad en la Rendición de cuentas, facilitando que más audiencias capten en esencia, el

mensaje de la Corresponsabilidad en la Reintegración, la Reconciliación, la construcción de paz y el respaldo

al posconflicto.

Conclusión de control interno.

Analizada la respuesta de la administración se mantiene el hallazgo, toda vez que si bien es cierto que el

Decreto 1737 de 1998 no prohíbe la realización de stans, también lo es que es deber de los funcionarios

43

públicos salvaguardar los recursos del Estado, de tal forma que no se ha demostrado que la inversión

realizada en la tecnología de la Muñeca “Roció” haya sido la estrategia idónea, mas económica y de mayor

impacto, pues hasta la fecha no hemos visto los indicadores que así lo demuestren, para la realización del

evento de “rendición de cuentas”. Por otra parte no se encuentran cotizaciones de software de la Muñeca

Roció por lo cual no es claro como se realizó el estudio de mercado de dicha tecnología. Por último es

necesario reforzar que se efectuaron varios de estos eventos cuyo costo promedió los $25 millones de pesos

y como dijimos antes los impactos aún no se muestran.

AMPLIACION RESPUESTA

Se reitera en su totalidad la respuesta dada por la supervisión, y se aclara al Grupo de Control Interno que la

definición de la estrategia de comunicación así como la medición del impacto que esta genere, excede el

ámbito de la competencia de la supervisión razón por la cual no es posible pronunciarse sobre la misma.

La definición de la estrategia de comunicación es variable en el tiempo y obedece a las necesidades y

lineamientos definidos por la Alta Dirección con el propósito de difundir y posicionar la Política de

Reintegración.

Por último en cuanto a la observación “no se encuentran cotizaciones de software de la Muñeca Rocío por lo

cual no es claro como se realizó el estudio de mercado de dicha tecnología” se aclara que el requerimiento

obedeció a un stand interactivo, entendiéndose este como el género que incluía cada uno de los elementos

necesarios señalados por el área técnica, con base en los cuales fueron presentadas las cotizaciones y la

factura.

OBSERVACIÓN N°16.

Evento: Taller Staff. En la ciudad de Montería el 1 de Septiembre de 2014.

Se solicitó:

Salón tipo auditorio con 37 sillas cómodas y escritorio para el facilitador

Estación de café permanente

Refrigerios par 38 personas AM y PM

Ayudas audiovisuales.


Global Style……………………………………………………………….$ 1.963.000

Hotel costa Bonita ……………………………………………………….$ 1.258.400

AGD Marketing Internacional…………………………………………..$ 2.088.000

44

Se encuentra en el expediente copia del correo electrónico enviado por el señor Alejandro Gomez para

Carolina Tamayo Rodriguez con copia a Nelson Jose Valdez, Oscar Saúl Cortes y Daian Elena omero Perilla.

En el cual manifiesta que la cotización más conveniente es la presentada por el Hotel Costa Bonita por valor

de $1.258.400. Sin embargo se encuentra factura presentada por la firma AGD Marketing Internacional por

valor de $ 2.088.000 es decir $ 829.600 más costosa.

Dentro del expediente no se encuentra justificación alguna por parte de los supervisores del por qué se pagó

y se contrató con la cotización más cara presentada. Así mismo la factura presentada por la firma AGD

Marketing carece de las especificaciones de los precios unitarios de los productos y servicios prestados,

incumpliendo con lo establecido en el numeral 3 de la cláusula séptima del contrato el cual prevé: El

contratista deberá definir previamente el presupuesto requerido por actividad, para lo cual deberá presentar



técnica siempre que el evento supere el Millón de Pesos . $ 1.000.000 en caso contrario informar previo a su


RESPUESTA:

Respetuosamente se aclara a Control Interno que si bien es cierto en un principio el hotel Costa Bonita era la

opción más favorable para la Entidad en términos de costos, también lo es que este no cumplía con todas las

exigencias técnicas solicitadas por el área que solicitó el evento. Esta situación se puede evidencias en correo

de fecha 13 de agosto de 2014 enviado por la funcionaria Gina Paola Herrera a las 4:42 p.m., quien

manifestó:

Es importante resaltar que no solo el requisito de precio es el único factor para la toma de la decisión en la

escogencia del mismo, razón por la cual se seleccionó la mejor alternativa para la Entidad en términos de

costos y cumplimiento de los requerimientos técnicos con criterios de eficiencia y eficacia, decisión que se

tomó en conjunto con el área técnica que solicitó el evento.

45

COCLUSION CONTROL INTERNO

Revisada los documentos allegados en la respuesta de la Administración se retira la observación. Sin

embargo se continúa con la doble tercerización y adicionalmente hasta ahora no se ve la gestión de

ECOMERCE, cobra comisión sin efectuar y cumplir con las labores que contractualmente debe realizar.


Se acepta parcialmente la observación, y se aclara al Grupo de Control Interno que no hay prohibición ni legal

ni contractual respecto a la figura de la tercerización, propia de este tipo de contratos que suponen la

intermediación.






supervisor.






Asimismo se aclara que la tercerización en este evento no había sido observada en el hallazgo inicial

efectuado por el Grupo Auditor, razón por la cual esta repentina inclusión, vulnera el derecho de defensa y

contradicción del auditado al no haberse concedido la oportunidad procesal para debatir esta imputación.

Es así como afirmaciones superfluas e infundadas en la redacción de los hallazgos como la supuesta “falta de

transparencia y efectividad” reflejan la falta de objetividad que ha tenido el Grupo Auditor en la elaboración del

informe.

Respetuosamente se señala al Grupo de Control Interno, que no es jurídicamente válido hablar de un

“incumplimiento” de las obligaciones, toda vez que la declaratoria de incumplimiento del contrato únicamente

procede al agotarse el procedimiento establecido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011, en garantía del

debido proceso y derecho de defensa y contradicción que rige toda actuación del Estado

Evento: Proyecto ser + en la ciudad de Cali el día 3 de septiembre de 2014.

46

Se solicitó lo siguiente:

Salón auditorio con 32 sillas y mesa de facilitador


Refrigerios am y pm para 33 personas

Ayudas audiovisuales


AGD Marketing internacional……………………………………………………..$ 2.320.000

Todo incluido eventos…………………………………………………………….$ 2.262.000

Four Points…………………………………………………………………………$ 2.069.988

Se allega factura de Hoteles de Occidente Four Points por valor de $ 2.069.988 donde se evidencia que el

contratista E Comerce contrató directamente al proveedor de los servicios y productos sin necesidad como en

los demás eventos de subcontratar a un intermediario, Además la factura se encuentra debidamente

especificada. Entonces no se entiende el por qué se selecciona a un contratista y termina realizando la

actividad directamente nuestro operador, como debe ser. Pregunta: para que sirven las cotizaciones.


Respetuosamente se señala al Grupo Auditor que no es coherente la ampliación a la postura inicialmente

planteada en el informe que fue trasladado a la supervisión para su pronunciamiento, toda vez que este

evento se realizó con el Hotel de Occidente Four Points en consideración a que representaba la opción más

favorable para la Entidad en términos de costo beneficio.

Evento: Taller proyecto ser + en la ciudad de Valledupar el 3 de septiembre de 2014.


AGD Marketing internacional……………………………………………….$ 2.360.000

Sonesta Hotel Valledupar ………………………………………………… $ 1.486.905

Damton……………………………………………………………………….$ 2.436.000

Se allega factura del hotel Sonesta Valledupar por valor de $1.486.905 donde se detallan los productos y

servicios prestados con los precios unitario. Es de resaltar que los refrigerios tienen un valor de $. 8620. Lo

que evidencia que se incrementa en un alto porcentaje el valor de los servicios y productos cuando se permite

47

que el contratista utilice intermediarios para la ejecución del objeto contractual. Así se debe ejecutar el

contrato. PARA QUE LAS COTIZACIONES

Evento: Taller Proyecto ser + en la ciudad de Apartado el día 10 de septiembre de 2014

Se allega factura del Hotel Embera por valor de $ 942.000 donde se detallan y especifican los servicios y

productos entregados.

No hay observaciones de Control Interno.


Se reitera al Grupo de Control Interno que la tercerización es una figura que no está ni legal ni

contractualmente prohibida, y esta no implica una cesión del contrato. Para el evento en particular, la Entidad

selección más favorable en comparación con las demás cotizaciones aportadas por el contratista, a través de

las cuales se soportó el estudio de mercado con base en el cual se determinó el presupuesto del evento por

parte del contratista previa aprobación del supervisión.

OBSERVACIÓN N°17.

Evento: Taller proyecto ser + Directivos Bogotá el día 22 de septiembre de 2014.


Proyecta consultores ……………………………………………………….$ 4.729.320

UP estudios creativos……………………………………………………….$ 5.922.519

AGD Marketing International ……………………………………………….$ 3.596.000

Se allega factura de la empresa AGD Marketing por valor de $ 3.596.000 sin que se detalle el precio de los

productos y servicios prestados incumpliendo con lo estipulado en el numeral 3 de la cláusula séptima del

contrato el cual prevé: El contratista deberá definir previamente el presupuesto requerido por actividad, para lo

cual deberá presentar con antelación para probación del supervisor del contrato, tres cotizaciones con las

mejores alternativas, de precio, y que cumplan con los requerimientos técnicos y criterios de calidad y

eficiencia exigidos en el ficha técnica siempre que el evento supere el Millón de Pesos . $ 1.000.000 en caso

contrario informar previo a su realización el detalle del valor mismo.”.

Así mismo se observa que el contratista utilizó otro intermediario para el desarrollo del objeto contractual

incumpliendo con lo establecido en la obligación Nº 1 de las obligaciones del contratista que establece: “

Prestar el servicio de organización, administración coordinación, desarrollo apoyo y ejecución logística, a nivel

nacional en reuniones, eventos y entrenamientos estratégicos donde participe la Agencia colombiana de

48

Reintegración de personas y grupos Alzados en Armas que sean programadas por la entidad.” Toda vez que

el contratista esta tercerizando el objeto contractual y sus obligaciones contractuales.

RESPUESTA:

Como respuesta a la observación presentada por Control Interno se señala que se presentaron las

cotizaciones por parte del contratista en cumplimiento de lo dispuesto en la cláusula segunda numeral 3º del

contrato 995 de 2014, siendo la más económica la cotización NO. 1067 presentada por A&D MARKETING

S.A.S. por un valor de $3.596.000 en la cual se encuentra debidamente discriminados los precios unitarios.

De igual manera se aporta copia de la factura presentada por A&D MARKETING S.A.S, por el mismo valor

cotizado inicialmente, la cual cumple con los requisitos exigidos por el Estatuto Tributario art. 617 lit. f.















supervisión del contrato y adicionalmente estamos pagando doble comisión. Según lo hasta aquí revisado los

intermediarios que cotizan no siempre son los que ejecutan la labor de conseguir quien preste el servicio,

pues hemos evidenciado que ECOMERCE de manera directa a ejecutado su labor, como lo estable el

contrato. Para que sirven las cotizaciones?


Se reitera en su totalidad la respuesta dada al Grupo de Control Interno por parte de la supervisión en virtud

de la cual se argumenta que la tercerización es una figura que no está ni legal ni contractualmente prohibida,

y esta no implica una cesión del contrato. Asimismo se indicó que fueron presentadas las cotizaciones por

49

parte del contratista en cumplimiento de la cláusula segunda numeral 3º siendo la más económica la

cotización No. 1067 presentada por A&D MARKETING S.A.S. por un valor de $3.596.000 en la cual se

encuentra debidamente discriminados los precios unitarios.

De igual manera fue aportada por parte de la supervisión la copia de la factura presentada por A&D

MARKETING S.A.S, por el mismo valor cotizado inicialmente, la cual cumple con los requisitos exigidos por el

Estatuto Tributario art. 617 lit. f.

Para el evento en particular, la Entidad seleccionó la opción más favorable en comparación con las demás

cotizaciones aportadas por el contratista, a través de las cuales se soportó el estudio de mercado para la

determinación del presupuesto del evento por parte del contratista, previa aprobación de la supervisión.






supervisor.








del informe

OBSERVACIÓN N°18.

Evento: Taller Proyecto ser + en la ciudad de Bucaramanga el día 5 de septiembre de 2014.

Se allegaron las siguientes cotizaciones;

Hotel la Triada………………………………………………………………$ 1.756.500

Publimovil……………………………………………………………………$ 3.538.000

AGD Marketing internacional………………………………………………$ 1.682.000

50

Se allega factura de la empresa AGD Marketing por valor de $ 1.682.000 sin que se detalle el precio de los

productos y servicios prestados incumpliendo con lo estipulado en el numeral 3 de la cláusula séptima del


cual deberá presentar con antelación para probación del supervisor del contrato, tres cotizaciones con las









el contratista esta tercerizando el objeto contractual y sus obligaciones contractuales. Se observa en

reiterados eventos que se subcontrata a una misma firma para que contrate el prestador directo del servicio

(pudiéndole hacer ECOMERCE, que es su obligación) sin que se anexen las facturas del proveedor que

ejecutó directamente el evento. (Estamos pagando doble comisión en este contrato)

RESPUESTA:

Con base en lo anterior el contratista aportó tres cotizaciones con la descripción detallada de los

requerimientos solicitados, dando un valor global que comprendía la ejecución de cada uno de los elementos

señalados. Se adjunta copia de las respectivas cotizaciones.

La supervisión una vez verificadas las cotizaciones aprobó la más económica ofrecida por A&D MARKETING

S.A.S por un valor global de $1.682.000, la cual contemplaba cada uno de los requerimientos solicitados

mediante la orden de servicios No. 0014 de 2014, la cual representó para la Entidad, comparada con la

cotización presentada incluso por el Hotel la Triada por valor de $1.756.500, un ahorro del 4%.

De igual manera se aporta copia de la factura expedida por A&D MARKETING S.A.S por el mismo valor

cotizado inicialmente, la cual cumple con los requisitos exigidos por el Estatuto Tributario art. 617 lit. f.








51




No se evidencia el control de precios realizado por la supervisión del contrato toda vez que las cotizaciones

se presentan con precios globales sin detallar los valores unitarios de los bienes y servicios por lo cual se

reitera el hallazgo. Por otra parte no se comparte la justificación de la administración, en el entendido que así

no esté prohibido dentro del clausulado, se entiende que el contratista no debe subcontratar su objeto

contractual por ende debe realizar las cotizaciones y el desarrollo del evento y actividades con el proveedor

de tal forma que no sea más oneroso para el Estado. De tal forma que se denota la falta de transparencia y

efectividad en la supervisión del contrato.


Se aclara al Grupo de Control Interno que el alcance dado al hallazgo inicialmente proyectado, contempla

nuevas imputaciones sobre las cuales no se le concedió la oportunidad a la supervisión para ejercer el

derecho de defensa y contradicción, en el entendido que inicialmente se estaba atacando la factura, frente a

lo cual se argumentó por parte de la supervisión el cumplimiento a la normatividad tributaria frente a este

tema. Sin embargo de manera repentina, la autoría modifica el hallazgo inicial, enfocándola a una supuesta

falta en la discriminación de los ítems, razón por la cual se vulnera el derecho de defensa y contradicción del

auditado al no haberse concedido la oportunidad procesal para debatir esta imputación.

La supervisión del contrato aclara que si bien el cierto la cotización describe de manera genérica los ítems del

evento, también lo es que dicho documento fue generado por los proveedores del servicio con base en los

requerimientos que realizó el área técnica descritos anteriormente, y se reitera que la supervisión efectuaba

un seguimiento a los costos y descripción detallada de los servicios ofrecidos a través de un archivo de

control, el cual era utilizado tanto por el apoyo a la supervisión del contrato como por el contratista y

contemplaba la descripción detallada de los ítems así como los costos soporte del presupuesto del evento.

Este archivo fue entregado por parte de la supervisión como prueba de lo manifestado, no obstante se

desconoce las razones por las cuales el Grupo Auditor no se pronunció al respecto, ni lo tuvo en cuenta para

sus conclusiones.

Evento: Taller proyecto ser + en la ciudad de Florencia

52

Se allegó la factura presentada por Hotel Caquetá Real por valor $ 894.000 la cual se encuentra

completamente detallada y especifica los precios de los productos y servicios. Donde se resalta que el valor

de los refrigerios es de $ 8.000 cada uno.

No hay observaciones de control interno. Por qué se evidencia que cuando se quiere se puede.

OBSERVACIÓN N°19.

Evento: Realizar la ceremonia acto de culminación del proceso de reintegración de 12 PPrs en el municipio

de Yarumal Antioquia el día 5 de septiembre de 2014.

Se solicitó torta para 40 personas y gaseosas.

Se presenta factura de la Empresa AGD Marketing International por valor de $116.000 lo que evidencia la

doble intermediación para el cumplimiento del objeto contractual incumpliendo así lo dispuesto en la

obligación Nº 1 de las obligaciones del contratista que establece: “ Prestar el servicio de organización,

administración coordinación, desarrollo apoyo y ejecución logística, a nivel nacional en reuniones, eventos y

entrenamientos estratégicos donde participe la Agencia colombiana de Reintegración de personas y grupos

Alzados en Armas que sean programadas por la entidad.” Toda vez que el contratista esta tercerizando el

objeto contractual y sus obligaciones contractuales.

RESPUESTA:














53






intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°20.

Evento: Jornada de Bienestar y Salud realizadas el 12 y 26 de septiembre de 2014.

Se solicita lo siguiente:

Salón para 40 personas por ciudad, con video Beam, sonido micrófono y acceso a zonas verdes

tamaño cancha de microfútbol.

Servicio de 40 refrigerios por ciudad am y pm.


Nefer Steven Lozada …………………………………………………………..$ 104.400.000

54

Damton …………………………………………………………………………..$ 107.764.000

AGD Marketing…………………………………………………………………..$ 99.847.000

En ninguna de las cotizaciones presentadas se encuentra la relación de los solones y valor de cada uno de

los salones solicitados por la ACR en las ciudades donde se llevaría a cabo la actividad descrita, así mismo

no se especifica el contenido de los refrigerios ni los valores individuales por cada producto y servicio

ofertado.

Analizando el valor del contrato los supervisores deberían haber solicitado detalle de la factura y verificado la

planeación del evento.

Dentro del expediente se encuentra factura presentada por la empresa AGD Marketing por valor de

$99.847.000. Factura en la cual se omitió detallar que ciudades requirieron salón para la realización del

evento y los productos y servicios prestados.

Incumpliendo con lo estipulado en el numeral 3 de la cláusula séptima del contrato el cual prevé: El contratista

deberá definir previamente el presupuesto requerido por actividad, para lo cual deberá presentar con

antelación para probación del supervisor del contrato, tres cotizaciones con las mejores alternativas, de


técnica siempre que el evento supere el Millón de Pesos. $ 1.000.000 en caso contrario informar previo a su



incumpliendo con lo establecido en la obligación Nº 1 de las obligaciones del contratista que establece:

“Prestar el servicio de organización, administración coordinación, desarrollo apoyo y ejecución logística, a

nivel nacional en reuniones, eventos y entrenamientos estratégicos donde participe la Agencia colombiana de



Analizado el reporte de asistencia ciudad por ciudad así como la verificación telefónica a cada uno de los

grupos territoriales se pudo establecer lo siguiente:

Grupo Territorial / Ciudad Asistentes Salón

Aguachica 19 No

Apartado 25 No

El Difícil 8 No

Barrancabermeja 10 No

Barranquilla 14 No

Bucaramanga 31 No

55

Grupo Territorial / Ciudad Asistentes Salón

Cali 49 No

Cartagena 23 SI

Caucasia 15 No

Cúcuta 25 No

Florencia 19 No

Ibagué 28 No

Medellín 41 No

Montería 33 No

Necoclí 12 No

Neiva 21 No

Pasto 15 No

Antioquia Choco 38 No

Pereira 20 No

Popayán 15 No

Puerto Berrio 33 No

Santa Marta 33 No

Sincelejo 19 No

Tierra Alta 20 No

Valledupar 30 No

Villavicencio 20 No

Yopal 16 No

Por lo anteriormente enunciado se efectuaron pagos indebidos pues los servicios no fueron prestados. Se

recomienda reportar las anteriores anomalías a los organismos competentes para que determinen si existió

detrimento patrimonial y responsabilidad fiscal por parte del contratista y de los funcionarios de la ACR

RESPUESTA:

La semana de la salud es una actividad programada dentro el documento “Plan de Seguridad y Salud en el

Trabajo” que adoptó la Entidad para el 2014 mediante la Resolución 430 del mismo año, con el objetivo de

dar cumplimiento a las actividades del Subprograma de Medicina Preventiva y a la normatividad vigente en

salud ocupacional. Esta actividad fue proyectada con base en los resultados de los exámenes de ingreso y

periódicos del personal, además de las necesidades identificadas en las diferentes inspecciones,

valoraciones y análisis de matrices de riesgos laborales que se realizan desde Seguridad y Salud en el

Trabajo (anteriormente salud ocupacional). Para desarrollar dicha actividad se proyectó un presupuesto techo

inicial de hasta $100, 000,000 aprobados para el año 2014. El alcance de la actividad era el establecido en el

documento aprobado “Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo”, donde se enuncia que “Los parámetros que

establece este programa, son de obligatoria aplicación por parte de los servidores y contratistas de la ACR y

56

demás partes interesadas que desarrollen actividades relacionadas con la misión y visión de la entidad”. Lo

anterior con fundamento en lo dispuesto en la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 723 de 2013, en el sentido de

incluir a las personas vinculadas mediante contratos de prestación de servicios en las actividades de que en

las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo

La actividad se llevó a cabo los días 8, 9, 10, 11, 12 de septiembre de 2014 en la ciudad de Bogotá y el 26 de

septiembre de 2014 en los Grupos Territoriales a nivel nacional. Inicialmente se había planeado desarrollar

dicha actividad en salones con espacios amplios, dado que con el apoyo gratuito de las EPS, la Caja de

Compensación y la ARL se pretendía suministrar una charla nutricional, tamizaje en nutrición y/o

cardiovascular, rumboterapia y si era posible talleres para el manejo del estrés, por ello se requería realizar el

evento con los siguientes requerimientos: “salón para 40 personas por ciudad, con video beam, sonido,

micrófono y acceso a zonas verdes tamaño cancha de microfútbol y servicio de refrigerios para 40 personas

por ciudad am y pm. Estos requerimientos se solicitaron por medio físico en el formato “Papel de trabajo

orden de servicio nivel central” establecido para tal fin, el cual se entregó a Carolina Tamayo funcionaria de la

Entidad para el respectivo trámite ante el operador logístico.

De acuerdo con el presupuesto proyectado inicialmente por el operador que fue de $99.847.000 con IVA. Una

vez analizados los costos y teniendo en cuenta que las EPS y la Caja de Compensación solo podían realizar

la actividad en Bogotá, la ARL apoyaba en algunas ciudades y que la cobertura no iba a ser la esperada ya

que no se podía contar con el cubrimiento del 100% de los colaboradores de las diferentes Oficinas y Grupos

Territoriales, se tomó la decisión de replantear la ejecución del evento considerando el mismo techo

presupuestado, para lo cual se acordó en una reunión sostenida con los respectivos supervisores del

operador logístico, que la opción más favorable consistía en realizar las actividades en las

instalaciones de la ACR, y con ello aprovechar esos recursos en la logística de las actividades que no

se lograron por medio las EPS, la ARL y la Caja de Compensación Familiar de salud, además de

optimizar recursos sin tener que trasladar los funcionarios a los lugares que iban a ser alquilados.

En esta reunión con el responsable del evento, los supervisores del contrato y el contratista se revisaron los

ajustes de la actividad inicialmente prevista, así como las nuevas cotizaciones verificando que estas se

ajustaran al presupuesto inicialmente aprobado.

Es importante señalar que durante el mes de septiembre de 2014 se ejecutaron con cargo al contrato de

operador logístico un alto volumen de eventos, razón por la cual al revisar la documentación soporte para el

pago del contratista se cometió un error involuntario al omitir el ajuste en la documentación soporte de la

ejecución y posterior pago del evento, aclarándose que el valor del mismo se mantuvo en la suma de

$99.847.000 con IVA.

Frente al particular, el Asesor Contractual Externo de la Entidad se pronunció en el sentido de la viabilidad

legal de corregir este yerro en el concepto facturado en la liquidación del contrato, de cara a los servicios

efectivamente prestados por el contratista, aclarándose que se garantizó por parte de la Entidad la ejecución

57

de las actividades por el mismo valor inicialmente aprobado, sin que se generara un detrimento en los

recursos de la Entidad. Como soporte de lo anterior se adjuntan los documentos que dan fe de la ejecución

de la actividad de acuerdo con los requerimientos del Grupo de Talento Humano (tales como videos, listas de

asistencia, correos de satisfacción del personal, los cuales se adjuntan en medio electrónico como soporte a

la orden No. 026 de 2014.)

Asimismo, la firma asesora en materia tributaria KPMG se pronunció al respecto avalando la anulación de la

factura inicialmente expedida por el proveedor del servicio o solicitando un documento aclaratorio que se

anexe a la factura, argumentando lo siguiente: “En este orden de ideas consideramos que siendo la

descripción del bien o servicio uno de los requisitos de la factura, al igual que lo es el valor de venta, un error

en el mismo, podría también justificar el reemplazo de la factura, en tal caso el proveedor ser vería abocado a

anular la anterior, pues no pueden expedirse dos facturas sobre una misma operación y a señalar que la

nueva reemplaza la anterior para corregir un error en la descripción del servicio.

Sin embargo, como se trata de una factura que corresponde a una vigencia anterior, existe la posibilidad que

el proveedor no aceptara cambiarla, caso en el cual consideramos que podría solicitársele que emita un

documento aclaratorio que se anexe a la factura soporte donde se aclare el servicio que realmente fue

prestado a la ACR. ”. (Como soporte de lo anteriormente descrito, se adjunta a 10 folios los conceptos

expedidos por las firmas asesoras, la copia de los citados conceptos se adjunta para efectos ilustrativos.)

En concordancia con lo anteriormente expuesto, la supervisión como acción correctiva, requirió al contratista

para que subsanara el yerro en el concepto de la factura, previo a la suscripción del acta de liquidación del

contrato No. 995 de 2014, con lo cual la facturación quedó acorde con las actividades efectivamente

realizadas por el mismo valor, lo cual implica que no se generó detrimento alguno al patrimonio.

Como soporte de lo anterior se adjunta el documento aclaratorio a la factura, siendo esta una de las

alternativas propuestas por la firma asesora KPMG.

Las actividades que se desarrollaron en los grupos territoriales fueron las siguientes:

Grupos territoriales/ ciudades Grupo objetivo Manzanas Tamizaje Rumbo terapia

AGUACHICA 23 X X X

APARTADO 42 X X X

ARIGUANI 20 X X X

BARRANCABERMEJA 31 X X

BARRANQUILLA 28 X X

BUCARAMANGA 30 X X X

CALI 54 X X

CARTAGENA 26 X X

58


CAUCASIA 20 X X X

CUCUTA 30 X X

FLORENCIA 26 X X X

IBAGUE 32 X X X

MEDELLIN 56 X X

MONTERIA 39 X X X

NECOCLI 21 X X X

NEIVA 30 X X X

PASTO 17 X X X

PAZ Y RECONCILIACION (Medellín) 47 X X X

PEREIRA 27 X X X

PUERTO BERRIO 31 X X X

SANTA MARTA 37 X X

SINCELEJO 25 X X X

TIERRALTA 24 X X X

VALLEDUPAR 53 X X

VILLAVICENCIO 44 X X

YOPAL 25 X X X

POPAYAN 22 X X X

MOCOA /PUTUMAYO 12 X X X

Totales 872


SEDE CENTRAL 300 X

KENNEDY 39 X X X

RAFAEL URIBE URIBE 32 X X

CIUDAD BOLIVAR 31 X X

ENGATIVA 38 X X

Totales 456


Es necesario hacer las siguientes aclaraciones:

En el formato de solicitud de realización del evento se solicitaron

Salón para 40 personas por ciudad, con video Beam, sonido micrófono y acceso a zonas verdes tamaño

cancha de microfútbol.

59

Servicio de 40 refrigerios por ciudad am y pm.

Las cotizaciones allegadas relacionan los bienes y servicios solicitados en el formato de realización del

evento

Existe recibo a satisfacción donde se establece por un funcionario de la ACR que los salones y los

refrigerios fueron entregados a satisfacción.

Existe factura del proveedor manifestando que se alquilaron los salones y se brindaron los refrigerios

No existe cotización de los bienes relacionados en la respuesta de la administración.

Se autorizó el pago de bienes y servicios no entregados

Dentro del expediente no obra ninguna cotización de tamizaje ni de manzanas por valor de $99.847.000.

Se realizó el pago de $99.847.000 sin los soportes necesarios

Existe una posible falsedad sistemática en los documentos soportes de este evento.

Adicionalmente reiteramos que existe un incumplimiento contractual efectuar doble intermediación.

Por lo anterior el hallazgo se mantiene y se solicita se informe a las autoridades competentes (fiscalía,

contraloría, procuraduría) a fin de que realicen las investigaciones necesarias.


La supervisión reitera en su totalidad la respuesta dada al Grupo de Control Interno soportando las

actuaciones realizadas, así como las acciones implementadas para subsanar la inconsistencia en el concepto

de facturación con base en los lineamientos señalados por los asesores externos de la entidad en materia de

contratación y temas tributarios.

Por otra parte se aclara al grupo auditor que no es jurídicamente viable hablar de un “incumplimiento” de las

obligaciones, toda vez que la declaratoria de incumplimiento del contrato únicamente procede al agotarse el

procedimiento establecido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011, en garantía del debido proceso y derecho

de defensa y contradicción que rige toda actuación del Estado.

OBSERVACIÓN N°21.

Evento: Visita para presentar proceso de reintegración en las ciudades de Bucaramanga, Barrancabermeja y

Bogotá. Dicha visita tiene como objetivo presentarles a actores externos los logros y retos del proceso de

reintegración en el Marco exploratoria de México en Colombia. Evento a realizarse en las ciudades de

Bucaramanga y Barrancabermeja del 8 al 11de septiembre de 2014.

Se solicitó lo siguiente:

Salón tipo auditorio con capacidad para 40 personas cada día

Servicios de alimentación

Hidratación para 30 personas por día

60



Se alegaron las siguientes cotizaciones:

Nefer Steven Lozada ………………………………………………………….$ 11.700.000

RD Publicidad y Marketing…………………………………………………….$ 11.600.000

AGD Marketing …………………………………………………………………$ 9.802.000

Ninguna de las cotizaciones establece el precio por cada uno de los servicios y productos ofertados así

mismo carecen de especificidad sobre los refrigerios

Se observa factura presentada por la firma AGD Marketing la cual carece de los detalles y valores requeridos

por cada uno de los productos y servicios prestado incumpliendo de esta forma con lo establecido en

incumpliendo con lo estipulado en el numeral 3 de la cláusula séptima del contrato el cual prevé: El


con antelación para aprobación del supervisor del contrato, tres cotizaciones con las mejores alternativas, de










RESPUESTA:

Esta fue una actividad realizada a una comisión mexicana que estuvo en el país conociendo el proceso de

reintegración, ante lo cual se requirió de máximas medidas de seguridad como lo es la especificidad en los

refrigerios, es por ello y por la naturaleza sui generis de la entidad y de los personajes como industriales y

notorios personajes internacionales no se puede describir en un papel menús, desplazamientos, lugares entre

otros, es por ello que el contrato no exige y permite como valido la no especificidad de dichos servicios.




61










realizar un verdadero estudio de mercado y determinar la oferta más favorable. No se acepta la justificación

de la administración sobre la reserva de precios de los refrigerios y su contenido, el contrato no lo estipula.

Así mismo no se comparte la justificación de la administración, en el entendido que así no esté prohibido

dentro del clausulado, se entiende que el contratista no debe subcontratar su objeto contractual por ende

debe realizar las cotizaciones y el desarrollo del evento y actividades con el proveedor de tal forma que no

sea más oneroso el costo para el Estado. De tal forma que se denota la falta de transparencia y efectividad en

la supervisión del contrato. De otra parte no es posible saber los precios unitarios de los bienes y servicios

prestados, pues no se cuenta con las facturas de quién prestó el servicio. Se paga a ciegas y sin las

revisiones y soportes necesarios.


La supervisión del contrato aclara que si bien es cierto la cotización describe de manera genérica los ítems

del evento, también lo es que dicho documento fue generado por los proveedores del servicio con base en los

requerimientos que realizó el área técnica, y se reitera que la supervisión efectuaba un seguimiento a los

costos y descripción detallada de los servicios ofrecidos a través de un archivo de control, el cual era utilizado

tanto por el apoyo a la supervisión del contrato como por el contratista y contemplaba la descripción detallada

de los ítems así como los costos soporte del presupuesto del evento. Este archivo fue aportado por parte de

la supervisión como prueba de lo manifestado, no obstante se desconoce las razones por las cuales el Grupo

Auditor no se pronunció al respecto, ni lo tuvo en cuenta para sus conclusiones.

De igual manera se aclara que la supervisión dio cumplimiento a lo dispuesto en la Cláusula Séptima “Forma

y requisitos para el Pago” del Contrato No. 995 de 2014, como son:

- Factura o solicitud de pago conforme a la Ley acompañada del recibido a satisfacción por cada evento.

- Certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, donde conste expresamente el recibo

a satisfacción del servicio y la aprobación de pago por el servicio efectivamente prestado.

62

- Cumplimiento oportuno en el pago de los aportes correspondientes al Sistema de Seguridad Social Integral,

así como los aportes correspondientes al SENA, ICBF, y Cajas de Compensación Familiar cuando a ello

hubiere lugar.”

Por último se reitera que la figura de la tercerización no está prohibida ni legal ni contractualmente, y no

supone la cesión del contrato.

OBSERVACIÓN N°22.

Evento: Visita para presentar proceso de reintegración en la ciudad de Medellín. Dicha visita tiene como

objetivo presentarle a actores externos logros y retos del proceso de reintegración. El día 5 de septiembre de

2014.

Se solicita lo siguiente:

-salón tipo auditorio con capacidad para 40 personas

-Servicio de alimentación AM y PM par 50 personas

-Hidratación para 50 personas

-Estación permanente de café

- Ambientación del evento.


RD publicidad y Marketing……………………………………………………$ 8.100.000

Nefer Steven Lozada …………………………………………………………$ 8.000.000

AGD Marketing ………………………………………………………………..$ 7.009.230

Ninguna de las cotizaciones establece el precio por cada uno de los servicios y productos ofertados así

mismo carecen de especificidad sobre los refrigerios.

Se observa factura presentada por la firma AGD Marketing la cual carece de los detalles y valores requeridos

por cada uno de los productos y servicios prestado incumpliendo de esta forma con lo establecido en







63







RESPUESTA:

Esta fue una actividad realizada con unos empresarios con el objetivo de darles a conocer el proceso de

reintegración, los logros y retos obtenidos, ante lo cual se requirió de máximas medidas de seguridad como lo

es la especificidad en los refrigerios, es por ello y por la naturaleza sui generis de la entidad y de los

personajes como industriales de alto nivel, no se puede describir en un papel menús, desplazamientos,

lugares entre otros, es por ello que el contrato no exige y permite como valido la no especificidad de dichos

servicios.














de la administración sobre la reserva de precios de los refrigerios y su contenido, es deber del supervisor

verificar en que consisten los bienes y servicios ofrecidos y sus precios.





la supervisión del contrato

64










Por último se reitera que la figura de la tercerización no está prohibida ni legal ni contractualmente, y no

supone la cesión del contrato.

OBSERVACIÓN N°23.

Evento: Entrenamiento en supervisión de contratos dictada por asesor externo en la ciudad de Bogotá el 4 de

septiembre de 2014

Se solicitaron los siguientes bienes y servicios:

Salón con capacidad para 70 personas


Estación de café

Servicios alimenticios.

Se allegaron las siguientes cotizaciones

UP Estudios Creativos…………………………………………………………………$ 5.637.600

Asecomex……………………………………………………………………………….$ 5.428.800

Proyecta consultores…………………………………………………………………..$ 3.651.390

Se observa que el contratista utilizó otro intermediario para el desarrollo del objeto contractual incumpliendo

con lo establecido en la obligación Nº 1 de las obligaciones del contratista que establece: “ Prestar el servicio

de organización, administración coordinación, desarrollo apoyo y ejecución logística, a nivel nacional en

reuniones, eventos y entrenamientos estratégicos donde participe la Agencia colombiana de Reintegración de

personas y grupos Alzados en Armas que sean programadas por la entidad.” Toda vez que el contratista esta

tercerizando el objeto contractual y sus obligaciones contractuales.

65

Así mismo se evidenció que se pagaron refrigerios por valor de $19.253 cada uno. Presentando sobrecostos

En el presente evento se incumplió con lo dispuesto en art 11 del Decreto 2209 de 1998 el cual establece

“Las entidades objeto de regulación de este decreto no podrán con recursos públicos celebrar contratos que

tengan por objeto el alojamiento, alimentación encaminadas a desarrollar, planear o revisar actividades o

funciones que normativamente y funcionalmente le competen…”.

RESPUESTA:










Se ratifica nuevamente la legalidad de la prestación del servicio logístico a través de un tercero. En lo atinente

a la evidencia de pagos de sobre costos por refrigerios de $19.253, este es el costo de un refrigerio bajo las

condiciones del hotel y del evento como tal, el cual fue servido con el servicio de cátering y menaje.

En lo atinente al presunto incumplimiento del artículo 11 del Decreto 2209 de 1998, (austeridad del gasto),

este mismo artículo contempla:

“Lo previsto en este artículo no se aplica a los seminarios o actividades de capacitación que de acuerdo con

las normas vigentes se deban ofrecer u organizar, y que sea necesario desarrollar con la presencia de los

funcionarios que permanecen a las sedes o regionales de los organismos, entidades, entes públicos y

personas jurídicas de otras partes del país”.

Este fue un evento de capacitación de obligatorio cumplimiento por ser una actividad del plan de

mejoramiento pactado con la Contraloría, en lo atinente a la supervisión y no solo se desarrolló con el nivel

central fue necesaria la asistencia de otras sedes como lo fueron las territoriales de Kennedy, Ciudad Bolívar,

Engativá entre otras, cumpliendo la excepción dada por la misma normativa.

Contrario a lo que manifiesta la Oficina de Control Interno respecto a los supuestos “sobrecostos”, se aclara

que con el propósito de reducir gastos de desplazamiento y eventual alojamiento para los funcionarios de las

distintas sedes donde opera la Entidad, se solicitó la grabación de esta capacitación en temas de supervisión,

66

para que a través de las herramientas tecnológicas se pudiera dar a conocer el contenido de la misma, cuyos

gastos fueron cargados al contrato de preproducción, producción y post producción.


Revisada la respuesta de la Administración no se comparte la justificación, en el entendido que así no esté



no sea más oneroso el costo para el Estado. De tal forma que se denota la falta de transparencia y efectividad

en la supervisión del contrato.

Igualmente se mantiene el hallazgo frente al alto costo de los refrigerios existiendo en la ciudad de Bogotá

infinidad de oferta mas económica es deber del supervisor verificar que las cotizaciones allegadas sean

congruentes con el mercado, y de no ser así exigir al contratista nuevas cotizaciones independientemente si

el contrato lo estipula o no.




intermediación.






supervisor.








del informe.

67

En cuanto a la observación del supuesto “alto costo” se aclara que como resultado de las tres cotizaciones

presentadas por el contratista y exigidas contractualmente, se seleccionó la opción más favorable para la

Entidad en términos de costo beneficio, en atención a las exigencias solicitadas por el área técnica

responsable.

OBSERVACIÓN N°24.

Evento: Proyecto ser + en la ciudad de Villavicencio el 8 de septiembre de 2014


Salón tipo auditorio con capacidad para 22 personas

Estación café permanente


Servicio de alimentación am y pm para 22 personas.


Proyecta consultores S.A.S …………………………………………………$ 2.378.000

AGD Marketing………………………………………………………………..$ 2.436.000

Gran Hotel …………………………………………………………………….$ 2.096.616

En este evento nuevamente se evidencia que cuando se realizan las actividades con el proveedor

directamente y sin intermediarios se economiza un gran porcentaje, toda vez que la firma AGD que es una

intermediaria y ha realizado más del 80% de las actividades cobraba $339.384 más es decir un 14% más que

el proveedor.

RESPUESTA:

Se aclara a la Oficina de Control Interno que en los documentos allegados con la propuesta los cuales hacen

parte integral del contrato, se encuentra a folio 2196, una certificación del convenio comercial entre EL

GRUPO HOTELES S.C.A y el contratista E COMERCE GLOBAL SAS en el cual se certifica que esta grupo

hotelera cuenta con los servicios hoteleros y salón de eventos y/o convenciones en el Gran Hotel ubicado en

la ciudad de Villavicencio, de la cual se adjunta copia.

En este orden de ideas, es evidente que el menor precio ofertado por el Gran Hotel obedece a la relación

comercial con contratista E- COMERCE, lo cual permitía ofrecer mayores descuentos comparados con otros

proveedores del servicio requerido para el evento.

68

En lo atinente a la afirmación de que la firma AGD es una intermedia diaria y ha realizado un porcentaje

significativo de la ejecución, esto corresponde a las reglas del mercado como en este caso se evidencia no

fue la favorecida por presentar su cotización por encima que la del Gran Hotel. Esto demuestra que no es un

criterio subjetivo la escogencia del proveedor, este responde a factores económicos y de la calidad que

garanticen una correcta ejecución del evento.


La supervisión del contrato NO podía permitir la subcontratación de un intermediario queda demostrado que

con esta práctica se hizo más oneroso todo el contrato para el Estado. Se mantiene el hallazgo.


En primer lugar se aclara al Grupo de Control Interno que la decisión que tomaba la supervisión para la

escogencia de la cotización más favorable para desarrollar cada uno de los eventos, siempre fue tomada en

consideración a aquella que resultaba ser la mejor alternativa para la Entidad, tal como en este caso en

particular se demuestra.

No obstante lo anterior, se aclara que la diferencia en los costos del Gran Hotel vs los otros dos proveedores,

obedece al convenio comercial entre el Grupo Hoteles S.C.A y el contratista E COMERCE GLOBAL S.A.S.,

el cual certifica que cuenta con los servicios hoteleros y salón de eventos y/o convenciones en el Gran Hotel

ubicado en la ciudad de Villavicencio.

OBSERVACIÓN N°25.

Evento: Promover un espacio de reconciliación y prevención del reclutamiento infantil a través de una

actividad artística con los niños de los grados quinto y sexto de la institución educativa Luis Delfín Insuasty

Rodriguez donde se dará por finalizada la primera fase del Servicio Social desarrollada con esta institución .

En la Ciudad de Pasto el 10 de septiembre de 2014.

Se solicitaron los siguientes bienes y servicios.

Servicios de alimentación para 100 personas

Ambientación del evento.


Nefer Steven Lozada………………………………………………………..$ 1.400.000

AGD Marketing ………………………………………………………………$ 1.334.000

Proyecta……………………………………………………………………….$ 1.026.400

69

Dentro de las cotizaciones ni la factura allegada por la empresa “ Proyecta” se especifica que bienes y

servicios se prestaron para la ambientación de evento es decir que se realizó un pago por $ 384.228 por

ambientación sin determinar a que hace referencia incumpliendo de esta forma con lo establecido en







se observa que el contratista utilizó otro intermediario para el desarrollo del objeto contractual incumpliendo






RESPUESTA:

Este fue un servicio que no requería del alquiler de un lugar, por cuanto se llevaría a cabo en una institución

educativa, por ende esta requería de una ambientación minina para su realización, entendida está de acuerdo

con la real academia de la lengua como: “Colocación y distribución en un lugar de todos los elementos

necesarios para lograr la decoración y el ambiente deseado”.

En este contexto lo que se realizaron fueron las tareas tales alquiler de mesas, decoración requerida por

tratarse de niños, adecuación de una mesa principal y de conformidad con lo solicitado mediante correo del

09 de septiembre de 2014 por Margarita Albornoz Ortiz en el cual se requirió los siguientes ítems:

MATERIAL CANTIDAD

VINILO TIPO UNO POR CUARTOS COLOR BLANCO 2

VINILO TIPO UNO POR CUARTOS COLOR NEGRO 2

VINILO TIPO UNO POR CUARTOS COLOR AMARILLO 2

VINILO TIPO UNO POR CUARTOS COLOR AZUL 2

VINILO TIPO UNO POR CUARTOS COLOR ROJO 2

PINCEL N. 3 10

PINCEL N. 5 10

PINCEL N. 10 10

PINCEL N. 12 10

70











Revisada la respuesta de la Administración se retira el hallazgo frente a lo relacionado con la ambientación

del evento sin embargo no se comparte la justificación de la administración relacionada con la tercerización,

en el entendido que así no esté prohibido dentro del clausulado, se entiende que el contratista no debe





Se acoge parcialmente la conclusión expuesta por el Grupo de Control Interno toda vez que se reitera la

postura señalada por parte de la Supervisión al señalar que no hay prohibición ni legal ni contractual respecto

a la figura de la tercerización, propia de este tipo de contratos que suponen la intermediación.






supervisor.






71



del informe.

OBSERVACIÓN N°26.

Evento: Feria nacional del servicio al ciudadano. Realizado en Caucasia el día 6 de septiembre de 2014.

Para la realización del evento se solicitaron:

65 refrigerios

24 botellas de agua.


UP Estudios Creativos……………………………………………………$ 1.734.200

Mes…………………………………………………………………………$ 1.925.600

Proyecta……………………………………………………………………$ 1.517.860

Dentro de las cotizaciones ni la factura allegada por la empresa “ Proyecta” se especifica en que consistían

los refrigerios además se evidencia que se pagaron botellas de agua a $ 11.270 y refrigerios a $15.969












tercerizando el objeto contractual y sus obligaciones contractuales y nosotros estamos comprando productos

por encima del costo del mercado.

RESPUESTA:

72

En lo atinente al costo de las botellas de agua, teniendo en cuenta la observación realizada por el Grupo de

Control Interno se efectuarán los requerimientos al contratista para que aclare la diferencia presentada, razón

por la cual se realizaran los ajustes del caso en el acta de liquidación de ser necesario.














de la administración sobre la reserva de precios de los refrigerios y su contenido, el contrato no lo estipula.

El hallazgo se mantiene, independientemente de la liquidación del contrato la supervisión no realizó los

controles necesarios para evitar el pago de botellas de agua a $11.270. Además no se comparte la

justificación de la administración, en el entendido que así no esté prohibido dentro del clausulado, se entiende

que el contratista no debe subcontratar su objeto contractual por ende debe realizar las cotizaciones y el

desarrollo del evento y actividades con el proveedor de tal forma que no sea más oneroso el costo para el

Estado. De tal forma que se denota la falta de transparencia y efectividad en la supervisión del contrato.










73

Respecto a la supuesta reserva de precios señalada por el grupo auditor, no se tiene claridad a que

circunstancia se refiere en este evento en particular.



intermediación.






supervisor.








del informe.

Asimismo se señala que la liquidación del contrato es el procedimiento a través del cual una vez concluido el

contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera cumplieron las obligaciones recíprocas de él

derivadas, con el fin de establecer si se encuentran o no a paz y salvo por todo concepto relacionado con su

ejecución. 3

OBSERVACIÓN N°27.

3http://portal.uexternado.edu.co/pdf/Derecho/Revista%20Digital%20de%20Derecho%20Administrativo/Subir

%20aqu%C3%83%C2%AD%20los%20documentos%20para%20descargar/A%C3%83%C2%ADda%20Patri

cia%20Hern%C3%83%C2%A1ndez%20Silva.pdf.

http://portal.uexternado.edu.co/pdf/Derecho/Revista%20Digital%20de%20Derecho%20Administrativo/Subir%20aqu%C3%83%C2%AD%20los%20documentos%20para%20descargar/A%C3%83%C2%ADda%20Patricia%20Hern%C3%83%C2%A1ndez%20Silva.pdf



74

Evento: En el marco de la estrategia de corresponsabilidad y como escenario de socialización de la PRSE, se

ha planteado la realización de una reunión con alcalde de Villavicencio asesores privados y secretarias de la

alcaldía

Para la realización del presente evento se solicitaron los siguientes bienes y servicios:

Servicio de alimentación y bebidas para 120 personas

2 salones con capacidad para 60 personas

Sonido con micrófono inalámbrico.


Nefer Steven Lozada ………………………………………………………….$ 5.700.000

Damton………………………………………………………………………….$ 5.916.000

AGD Marketing ………………………………………………………………..$ 4.477.600

Dentro de las cotizaciones ni la factura allegada por la empresa AGD Marketing se especifica el valor de cada

uno de los bienes y servicios ofrecidos y prestados incumpliendo con lo estipulado en el numeral 3 de la

cláusula séptima del contrato el cual prevé: El contratista deberá definir previamente el presupuesto requerido

por actividad, para lo cual deberá presentar con antelación para probación del supervisor del contrato, tres

cotizaciones con las mejores alternativas, de precio, y que cumplan con los requerimientos técnicos y criterios

de calidad y eficiencia exigidos en el ficha técnica siempre que el evento supere el Millón de Pesos .

$1.000.000 en caso contrario informar previo a su realización el detalle del valor mismo.”.







RESPUESTA:

Respecto al valor cotizado para el servicio de alimentación se aclara que el mismo obedece a la descripción

presentada en cuanto a los menús, de las opciones de refrigerios (caliente, frío y dulce), y plato fuerte donde

se evidencian 8 opciones de menú.

Esta descripción detallada se aporta como anexo a la cotización presentada por A&D Marketing, la cual

ofrecía el mejor valor para la ejecución del evento.

75

Por lo anterior, la supervisión efectuó el control presupuestal mediante la selección del mejor ofrecimiento

realizado por el proveedor A&D Marketing en cumplimiento de lo dispuesto en la Cláusula Segunda Numeral

3. “Definir el presupuesto requerido para cada evento, de conformidad con las exigencias técnicas y logísticas

de las actividades solicitadas, para lo cual deberá presentar para aprobación del supervisor del contrato y en

la oportunidad indicada en el anexo técnico, tres cotizaciones, siempre y cuando el evento supere la suma de

un millón de pesos ($1.000.000), en caso contrario informar previo a su realización el detalle del valor del

mismo. Las cotizaciones deberán reflejar las mejores alternativas de precio, cumplir las características

técnicas solicitadas en las órdenes, con los criterios de calidad y eficiencia requeridos”


No se comparte la justificación de la administración, en el entendido que así no esté prohibido dentro del

clausulado, se entiende que el contratista no debe subcontratar su objeto contractual por ende debe realizar

las cotizaciones y el desarrollo del evento y actividades con el proveedor de tal forma que no sea más

oneroso el costo para el Estado. De tal forma que se denota la falta de transparencia y efectividad en la

supervisión del contrato. El hallazgo se mantiene.




intermediación.






supervisor.








del informe.

76

OBSERVACIÓN N°28.

Evento: Entrenamiento Bolsa Mercantil:

Se solicitó un salón para 30 personas de 3:30 pm a 5:30 pm para el día 8 de septiembre de 2014.

Se allegó factura de la firma intermediaria por valor de $ 928.000 sin embargo realizada la cotización

directamente con el Centro Cultural Gabriel Garcia Márquez se pudo establecer que el costo del salón para 30

personas donde se realizó el evento era de $580.000 con IVA , es decir que por la intermediación hubo un

sobre costo de $ 348.000.


Teniendo en cuenta la observación realizada por el Grupo de Control Interno se efectuarán los requerimientos

al contratista para que aclare la diferencia presentada, razón por la cual se efectuaron los ajustes del caso en

el acta de liquidación de ser necesario.


De acuerdo con la respuesta de la administración el hallazgo se mantiene.

OBSERVACIÓN N°29.

Evento: Encuentro de coordinadores de los grupos territoriales ACR a nivel nacional con la dirección

programática de reintegración. En la ciudad de Villavicencio el 30 de septiembre de 2014.

Se solicitaron los siguientes bienes y servicios para la realización del evento:

Servicio de alojamiento acomodación sencilla (3) doble (33)

Servicios de alimentación para 41 personas cada día

Salón en el mismo lugar de alojamiento para los días 30 de septiembre 1-3 de a octubre con

capacidad para 41 personas organizado en formas de cuadrado.


Estación de café

Actividad Outdoor.


Nefer Lozada Polania ………………………………………………………….$ 52.150.600

77

RD Publicidad y marketing……………………………………………………..$ 62.466.000

AGD Marketing…………………………………………………………………..$ 47.792.000













tercerizando el objeto contractual y sus obligaciones contractuales. Adicionalmente no se presenta la factura

del hotel donde se realizó el evento. Por qué se ocultan estos soportes?

Adicionalmente en este y otros eventos existe una posible manipulación de cotizaciones, pues solamente se

presentan las de los intermediarios y no de quien presta el servicio, y muchos de ellos repiten.

Se evidenció mediante la factura enviada por el Hotel Wyndhan Garden que el contratista E Comerce fue la

empresa que contrató los servicios requeridos para la realización del evento, situación que refleja una posible

falsedad en la factura presentada por la empresa AGD Marketinjg.

Además se evidencia que se solicitaron 3 cotizaciones a empresas diferentes las cuales no se utilizaron toda

vez que el contratista realizó el objeto contractual directamente con el Hotel Wyndham Garden.

Así mismo se observó que la factura presentada por la empresa AGD Marketing se presentó el 30 de

septiembre de 2014 es decir con anterioridad al evento. Y la factura del Hotel el 7 de octubre de 2014.

RESPUESTA:

Con relación a este evento es preciso establecer que se requería del servicio de alojamiento, alimentación,

salón, ayudas audiovisuales y demás servicios que permitieran que se llevara a cabo dicho evento, como lo

es el transporte de Bogotá a la ciudad de Villavicencio y con posterioridad a Bogotá, al igual que el traslado

interno en uno de los días de la actividad, el cual se encuentra un poco retirado por ser en un municipio

78

vecino, de igual manera para la actividad outdoor el hotel no prestaba la totalidad de los elementos requeridos

para ello.

Es por ello que se contrata con un proveedor que suministrara la totalidad de los servicios requeridos, ya que

el hotel cubría los servicios propios de su operación sin garantizar el total cumplimiento de la orden. En

atención a lo señalado, la factura presentada por el hotel no totaliza el evento especificando cada uno de los

servicios requeridos, razón por la cual la factura que se presentó fue la expedida por el proveedor A&D

Marketing toda vez que fue este el que ejecutó a cabalidad el evento en mención.

Con base en lo anterior se aclara que en ningún momento fueron manipuladas las cotizaciones, tal como lo

afirma la auditoria, solo que no existía un proveedor directo que prestara la totalidad de lo requerido

incluyendo la actividad outdoor.

Aunado a lo anterior se informa que el contratista utilizó el descuento que se le otorgaba por parte del hotel a

E COMERCE, con el objeto de conseguir mejores precios a favor de la Entidad, razón por la cual el hotel le

facturó al contratista para acceder a los máximos descuentos, y con posterioridad se efectuaron los cobros o

ajustes entre A&D Y E COMERCE, sin que ello represente un sobre costo para la Entidad.

En cuanto a las fechas de la factura de A&D se aclara que este proveedor conocía previamente los costos

totales de los ítem ofrecidos por el hotel y así como los demás servicios solicitados de acuerdo con la

cotización presentada.





elegía la más económica siempre y cuando cumpliera a cabalidad con el requerimiento técnico del evento, se

reitera sin quebrantar ningún mandato normativo ni contractual.






Por ser un tema netamente probatorio se solicita informar a las autoridades competentes para que determinen

lo correspondiente, verificando con las facturas del Hotel que empresa lo contrato. Se mantiene el hallazgo


79

La supervisión reitera en su totalidad la argumentación señalada al Grupo de Control Interno, aclarándose que

el proveedor seleccionado para la realización del evento, resultada ser la mejor opción en términos de precio

y cumplimiento de la totalidad de los requerimientos señalados por el área técnica responsable, tal como se

detalló en la respuesta dada por la supervisión, razón por la cual es dicho proveedor quien factura el servicio

ejecutado.

De igual manera se reitera que la figura de la tercerización no se encuentra prohibida ni legal ni

contractualmente, siendo esta una práctica netamente comercial de común utilización en el sector de

operación logística.

OBSERVACIÓN N°30.

Evento: Conversatorio paz palabra de mujer en proceso de reintegración de Antioquia- choco. En la ciudad

de Medellín los días 18 y 19 de septiembre de 2014.

Para la realización del evento se solicitaron 120 refrigerios y estación de café para 40 personas.


Nefer Steven Lozada………………………………………………………….$ 4.400.000

Damton………………………………………………………………………….$ 3.364.000

AGD Marketing ………………………………………………………………..$ 2.978.880






de calidad y eficiencia exigidos en el ficha técnica siempre que el evento supere el Millón de Pesos.








RESPUESTA:

80










En cuanto a los requerimientos técnicos, según correo del 02 de septiembre de 2014 se sugirieron por parte

del área técnica las siguientes opciones de menú: Incluir el menú: día 1 4:30 PM: Salpicón, día 2 9:30AM:

Palito de queso + jugo y día 2 4:30 PM: Sándwich + jugo y estación de café para el día 18 y 19 de septiembre.









la supervisión del contrato.










81



intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°31.

Evento: Ceremonia de grado de 51 personas en proceso de reintegración en el Departamento de Putumayo.

Para la realización del evento se solicitaron los siguientes bienes y servicios:

Salón con capacidad para 220 personas

Servicio de alimentación y estación de café para 207 personas

Sonido con 2 micrófonos

Ambientación del evento.


Nefer Steven Lozada …………………………………………………......$ 3.650.000

AGD Marketing……………………………………………………………..$ 3.846.560

Nefer Lozada Polania………………………………………………………$ 3.616.000

82

Dentro de las cotizaciones ni la factura allegada por la empresa “ Nefer Lozada Polania” se especifica el

valor de cada uno de los bienes y servicios ofrecidos y prestados incumpliendo con lo estipulado en el





supere el Millón de Pesos . $ 1.000.000 en caso contrario informar previo a su realización el detalle del valor

mismo.”.





personas y grupos Alzados en Armas que sean programadas por la entidad.” Toda vez que el contratista está


RESPUESTA:













realizar un verdadero estudio de mercado y determinar la oferta mas favorable.






83












intermediación.






supervisor.








del informe.





OBSERVACIÓN N°32.

84

Evento: Participación de la ACR en la II cumbre de Presidentes, Directores, representantes legales y

pastores del Consejo evangélico de Colombia.

Para la realización del evento se solicitaron los siguientes bienes y servicios:

Diseño y montaje del Stand.


Altecol……………………………………………………………………………$ 35.000.000 + IVA

Diseño y Construcción S.A.S…………………………………………………$ 32.670.000 + IVA

Nexo……………………………………………………………………………..$ 34.518.120

Dentro de las cotizaciones ni la factura allegada por la empresa NEXO se especifica el valor de cada uno de

los bienes y servicios ofrecidos y prestados incumpliendo con lo estipulado en el numeral 3 de la cláusula

séptima del contrato el cual prevé: El contratista deberá definir previamente el presupuesto requerido por

actividad, para lo cual deberá presentar con antelación para probación del supervisor del contrato, tres




Por otra parte se recomienda revisar y solicitar a las autoridades competentes determinar si hubo detrimento

patrimonial al tener que contar con “show en vivo de personaje virtual interactivo referencia Rocio” por

solicitud de la oficina de comunicaciones y a unos precios que no se encuentran justificados.

Verificado el costo de esta actividad con anteriores eventos, donde se exigió por parte de la oficina de

comunicaciones la presencia del stand interactivo con la muñeca” Sonia” se pudo evidenciar que existen

costos que no necesariamente se deben duplicar cuando el evento se realiza por más de un día. Con los

documentos allegados al expediente no se explica cómo se hizo la supervisión y la verificación para que el

proveedor NEXO no haya presentado sobrecostos en la factura toda vez que no es posible realizar la

comparación. Por lo cual también es necesario solicitar al proveedor y al contratista allegar antes de la

liquidación del contrato las facturas discriminadas de esta actividad y de todas aquellas que no presentan los

valores de los bienes y servicios ofertados y prestados.

RESPUESTA:

Se aclara a Control Interno que el stand interactivo obedeció a una estrategia del Área de Comunicaciones

que buscaba socializar en detalle el Proceso de Reintegración y ser apropiado por los 220 líderes de las

85

iglesias evangélicas de Colombia. Esto permitió la multiplicación del mismo a la comunidad evangélica del

país. Adicionalmente fue un punto de partida para un trabajo mancomunado entre ACR y CEDECOL, en el

marco de la corresponsabilidad, en el desarrollo de actividades que le apuntaron al cumplimiento de las metas

y los logros acordados para las PPR.

Es importante considerar que esta justificación técnica se encuentra contemplada en la Solicitud de la Orden

de Servicios No. 0055-2014, documento que se adjunta en copia como anexo.

En este sentido, la Oficina de Comunicaciones a través del Asesor encargado de definir la estrategia de

comunicaciones de la Entidad a nivel externo e interno, lideró la implementación del stand interactivo con el

personaje “Rocío” dispuesta por la Entidad.

Como beneficio de esta innovación tecnológica se fomentó la participación de los Directores, Representantes

legales, y Pastores del Consejo evangélico de Colombia CEDECOL.

Es de anotar que esta muñeca es una ayuda técnica especializada que se controla mediante un

software especial que debe ser manejado por una persona entrenada, que además tiene capacidad de

interpretar el libreto, historia real y simultáneamente, lograr la interacción con las personas.

Definitivamente este aspecto tecnológico innovador, logró la atención de los asistentes al evento y permitió

entre otros aspectos de empatía con el mensaje, alta recordación del contenido de la historia real de éxito de

la Reintegración, cumpliendo con el propósito misional y el objetivo de posicionar la Política PRSE.

Como beneficio adicional, se comprobó que se logra un mayor impacto en el público objetivo al transmitir el

mensaje de la Política de Reintegración a través del relato vivencial de las personas que han experimentado

la ruta de reintegración de forma exitosa.

Para el caso que nos ocupa, se resalta que adicional a lo anteriormente informado, se trató de la

continuidad indispensable de mensaje y refuerzo al efecto positivo, potenciando el alcance de la protagonista

de las Historietas paso a paso, de la Reintegración que publicó la ACR, en la vigencia del año 2013,

desarrollada en formato Comic, buscando mejorar los canales de comunicación con la población

desmovilizada.







y publicaciones dispuestos en la normatividad legal vigente.

86

Considerando lo expuesto, el resultado y los efectos positivos que esta estrategia logro no se puede catalogar

como contradictoria a las directivas de austeridad en el gasto, ni siquiera ante la Directiva Presidencial No. 06

del 2 de diciembre de 2014, que se emitió con posterioridad a la fecha de realización de los mencionados

eventos.





anterior fueron presentadas las cotizaciones por los distintos proveedores bajo el concepto de “stand

interactivo”, entendiéndose este como el género que incluía cada uno de los elementos antes mencionados,

razón por la cual el servicio cotizado de stand era integral.

Como soporte de lo anterior se adjuntan copias del documento de solicitud de la orden de servicios, las

cotizaciones presentadas por el contratista para la ejecución del evento y la factura de venta No. 0617 de

2014.

El análisis de dichos documentos permitió a la supervisión verificar y comparar la mejor oferta, no solo

teniendo como referente el menor precio sino aquella oferta que cumpliera con la totalidad de requisitos

técnicos y de calidad.







PROVEEDORES/CONCEPTO ALTECOL LTDA

DISEÑO &

CONSTRUCCION

S.A.S

NEXO EXHIBE

SUB-TOTAL 35.000.000,00 32.670.000,00 29.757.000,00

IVA 5.600.000,00 5.227.200,00 4.761.120,00

TOTA 40.600.000,00 37.897.200,00 34.518.120,00

DIFERENCIAS 6.081.880,00 3.379.080,00 15%

Por último, este evento contó con la presencia de los medios de comunicación tales como la W, cable

noticias, Tele Antioquia, los cuales realizaron unas notas de comunicación frente a este stand.

87

Es por ello que se hizo un análisis comparativo para cuantificar los costos en los que podría haber incurrido la

ACR, si hubiera pautado en estos medios de comunicación, el cual según lo informado por la empresa Siglo

Data S.A.S hubiera tenido un valor de $53.845.900.

Con base en lo anterior, al hacer la comparación del gasto con respecto a la inversión que fue de

$34.518.120, se tiene una rentabilización del 36%, entendida esta como costo-beneficio. Como soporte de lo

anteriormente expuesto, se adjunta copia de dicho informe que reposaba en la ejecución de la ODS 55-2014,

en la cual se evidencia la cotización de los costos de emisión de pauta con la Empresa SIGLO DATA S.A.S.


Analizada la respuesta de la administración se mantiene el hallazgo, toda vez que si bien es cierto que el

Decreto 1737 de 1998 no prohíbe la realización de stans, también lo es que es deber de los funcionarios

públicos salvaguardar los recursos del Estado, de tal forma que no se ha demostrado que la inversión

realizada en la tecnología de la Muñeca “Roció” haya sido la estrategia idónea, mas económica y de mayor

impacto. Además la justificación de de rentabilización del 36% no corresponde a la realidad toda vez que el

presente evento fue una invitación, la cual no se tiene por que comparar con la pauta radial que puede

realizar la ACR en cumplimiento de sus objetivos misionales. Hasta la fecha no se tienen discriminados los

costos ni se muestran los indicadores de impacto logrados con esta actividad. Pudieron evaluarse otras

alternativas de comunicación que hubiesen obtenido los mismos resultados y a menor costo.





La definición de la estrategia de comunicación es variable en el tiempo y obedece a las necesidades y

lineamientos definidos por la Alta Dirección con el propósito de difundir y posicionar la Política de

Reintegración.

Se reitera lo argumentado por la supervisión en lo atinente a las tres cotizaciones presentadas por el

contratista para aprobación del supervisor, las mismas cumplían técnicamente con el servicio requerido a

detalle dentro del cual se encontraba discriminado la cabina, zona de recepción, techos, pisos, pantallas,

consolas, montaje y desmontaje, creación, programación y actuación de muñeca interactiva 3D, entre otros.

Con base en lo anterior fueron presentadas las cotizaciones por los distintos proveedores bajo el concepto de

“stand interactivo”, entendiéndose este como el género que incluía cada uno de los elementos antes

mencionados, razón por la cual el servicio cotizado de stand era integral.

88

Por último en cuanto a la observación “…Además la justificación de de rentabilización del 36% no

corresponde a la realidad toda vez que el presente evento fue una invitación, la cual no se tiene por que

comparar con la pauta radial que puede realizar la ACR en cumplimiento de sus objetivos misionales”” se

aclara que este fue una análisis comparativo que se realizó con la empresa Siglo Data S.A.S. para cuantificar

los costos en los que podría haber incurrido la ACR, si hubiera pautado en estos medios de comunicación.

Precisamente por ser una invitación donde participaron los medios de comunicación, la Entidad no incurrió en

costos adicionales que se hubieran generado en el caso hipotético de haberse pautado este evento.

OBSERVACIÓN N°33.

Evento: Ceremonia de culminación en el grupo territorial Atlántico

Se evidencia que se pagaron refrigerios a $ 14.142 sí que la firma Nefer Lozada Polania especifiqué en que

consistían ni en la cotización ni en la factura incumpliendo con lo estipulado en el numeral 3 de la cláusula












RESPUESTA:










89





















intermediación.






supervisor.




90





del informe.





OBSERVACIÓN N°34.

Evento: Evento de reconciliación denominado “Los espejos de la Reconciliación”

Se solicitaron servicios de alimentación para 60 personas.

Se evidencia que se pagaron refrigerios a$ 15.000 sin que la firma Nefer Lozada Polania especifiqué en que

consistían ni en la cotización ni en la factura incumpliendo con lo estipulado en el numeral 3 de la cláusula












RESPUESTA:






91













la supervisión del contrato. Lo hasta aquí revisado demuestra que el contratista ECOMERCE subcontrató la

mayoría de los eventos y ninguno de ellos presenta soportes en detalle de los servicios y costos prestados a

la ACR. Se cancelaron si saber cantidades ni precios de los productos adquiridos.












intermediación.






supervisor.

92








del informe.





OBSERVACIÓN N°35.

Evento: Con las personas en proceso de reintegración que involucran directamente la gestión de

corresponsabilidad con la dimensión productiva.

Se solicitaron 75 refrigerios


Nefer Steven Lozada …………………………………………………………….$ 1.560.000

Nefer Lozada Polania ……………………………………………………………$ 1.425.000

Alexander………………………………………………………………………….$ 1.344.150

Se evidencia que se pagaron refrigerios a$ 17.000 sin que la firma Alexander especifiqué en que consistían ni

en la cotización ni en la factura incumpliendo con lo estipulado en el numeral 3 de la cláusula séptima del


cual deberá presentar con antelación para aprobación del supervisor del contrato, tres cotizaciones con las




RESPUESTA:

93










En cuanto a la solicitud del menú, la sugerencia del área técnica fue la siguiente: “Carolina aceptamos el

menú de almuerzo sugerido y escogemos como refrigerio Sándwich de jamón y queso en pan árabe + jugo

natural de guanábana, Ballotin de pollo en salsa de almendras Rosetón de robalo en salsa de mantequilla y

estragon.mufin de papa, Arroz al ajonjolí, Vegetales al wok, Postre: Dulce de papayuela con queso LUZ

MARCELA” según consta en correo de fecha 25 de septiembre de 2014.

Conclusión de control interno



realizar un verdadero estudio de mercado y determinar la oferta más favorable. Independientemente de lo

solicitado en el correo por parte del área que requiere el evento, la cotización ni la factura especifican los

bienes y servicios.















94



intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°36.

Evento: Actividad de bienestar


Proveer el lugar para la caminata ecológica en las treinta ciudades a nivel Nacional.

Kit de hidratación según cantidad de personas por ciudad.

Servicio de alimentación AM y PM según cantidad del listado improvisto por ciudad.


Vioplanta………………………………………………..........................$ 330.210.000

Viajes Clorofilia…………………………………………………………..$ 305.750.000

AGD Marketing…………………………………………………………..$ 265.935.800

95

Se evidencia que se pagó sin que el supervisor del contrato ni el contratista especificaran el valor y los bienes

suministrados en cada ciudad donde se prestó el servicio, además las cotizaciones carecen de toda la

información que se requiere para poder determinar el costo por sitio donde se desarrollaría la actividad











personas y grupos Alzados en Armas que sean programadas por la entidad.” Toda vez que el contratista está


Se sugiere enviar el presente informe a las autoridades competentes para que determinen su hubo un posible

detrimento patrimonial, responsabilidad fiscal y faltas disciplinarias de los supervisores, como en todos los

anteriores.

RESPUESTA:

De manera mancomunada con el Grupo de Talento Humano la supervisión y el operador, trabajaron para

levantar la información concerniente a número de participantes, calidades y cantidades de refrigerios.

Como requisito previo a la aprobación de cotizaciones el Grupo de Talento Humano aprobó las mismas en

cuanto a costos y especificidad, anexando tal información.

96

W

NUMERO

PERSONAS

MEDELLIN 54 X X X X X X X X X X X

PAZ Y RECONCILIACION

(medellin)42 X X X X X X X X X X X

NECOCLI 22 X X X X X X X X X X X

APARTADO 42 X X X X X X X X X X X

YOPAL 27 X X X X X X X X X X X

POPAYAN 21 X X X X X X X X X X X

PASTO 17 X X X X X X X X X X X

PEREIRA 33 X X X X X X X X X X X

SINCELEJO 25 X X X X X X X X X X X

BUCARAMANGA 29 X X X X X X X X X X X

BARRANCABERMEJA 31 X X X X X X X X X X X

BARRANQUILLA 25 X X X X X X X X X X X

CALI 49 X X X X X X X X X X X

SANTA MARTA 34 X X X X X X X X X X X

MONTERIA 38 X X X X X X X X X X X

TIERRALTA 24 X X X X X X X X X X X

ARIGUANI 16 X X X X X X X X X X X

CAUCASIA 23 X X X X X X X X X X X

CUCUTA 31 X X X X X X X X X X X

FLORENCIA 26 X X X X X X X X X X X

IBAGUE 31 X X X X X X X X X X X

NEIVA 27 X X X X X X X X X X X

AGUACHICA 23 X X X X X X X X X X X

VILLAVICENCIO 38 X X X X X X X X X X X

CARTAGENA 27 X X X X X X X X X X X

PUERTO BERRIO 31 X X X X X X X X X X X

VALLEDUPAR 54 X X X X X X X X X X X

MOCOA /PUTUMAYO 15 X X X X X X X X X X X

Totales 855

W

Grupo

Objetivo

SEDE CENTRAL 233 X X X X X X X X X X X

KENNEDY 36 X X X X X X X X X X X

RAFAEL URIBE URIBE 32 X X X X X X X X X X X

CIUDAD BOLIVAR 29 X X X X X X X X X X X

ENGATIVA 38 X X X X X X X X X X X

Totales 368

Totales 1223

refrigerio

pm

kit

hidratacionguias acompañamiento APH

GRUPOS TERRITORIALES/

CIUDADES

entradas a

lugares

seguros

Acidentes transporte

seguros

transporte almuerzo

refigerio

am

refigerio

am

refrigerio

pm

kit

hidratacionguias acompañamiento APHCIUDAD

entradas a

lugares

seguros

Acidentes transporte

seguros

transporte almuerzo

De esta manera la supervisión genero la aprobación de la orden.



costosa presentada por VIO PLANTA:

PROVEEDORES/CONCEPTO VIO PLANTA VIAJES

COLOROFILA

A&D MARKETING

SAS

97

ECOTURISMO

SUB-TOTAL 284.663.793,10 263.577.291,00 229.255.000,00

IVA 45.546.206,90 42.172.709,00 36.680.800,00

TOTAL 330.210.000,00 305.750.000,00 265.935.800,00

DIFERENCIAS 64.274.200,00 39.814.200,00 19%











Se mantiene el hallazgo, las cotizaciones carecen de la información necesaria y detallada de los bienes y

servicios, situación que impide realizar un verdadero seguimiento y control, Se denota la falta de trasparencia

y supervisión efectiva en el evento. Se solicita informar a las autoridades competentes para que determinen

las responsabilidades a que haya lugar.

Respuesta

Se reitera la respuesta dada al Grupo de Control Interno, aclarándose que las cotizaciones por parte de los

proveedores fueron proyectadas con base en los requerimientos técnicos enviados por el Grupo de Talento

Humano, en el cual se especificaba por ciudad la población objetivo así como los ítems necesarios para el

desarrollo del evento.

Es por ello que en la cotización de los proveedores se evidencian los ítems desagregados al nivel de

actividades a ofrecer para el desarrollo de la actividad, y se proyectaba el valor unitario por persona así como

el valor integral por actividad con base en el público objetivo. (Se adjunta copia de las cotizaciones y la

factura No 750 donde se evidencia lo manifestado.)

OBSERVACIÓN N°37.

98

Evento: culminación para 30 personas que completaron satisfactoriamente todas las etapas del proceso de

reintegración. En la ciudad de Cartagena.

Se solicitaron servicios alimenticios para 45 personas.

Se evidencia que se pagaron refrigerios a $ 19.000 sin que la firma Logística Corporativa especifiqué en que

consistían ni en la cotización ni en la factura, presentando sobrecostos e incumpliendo con lo estipulado en el






mismo.”.







RESPUESTA:











99



realizar un verdadero estudio de mercado y determinar la oferta más favorable. Se pagó sin contar con los

soportes necesarios que lo validaran y le dieran la certeza de los servicios y bienes adquiridos. Así están la

mayoría.

















intermediación.






supervisor.






100



del informe.

Frente a la nueva imputación de que “Se pagó sin contar con los soportes necesarios que lo validaran y

le dieran la certeza de los servicios y bienes adquiridos. Así están la mayoría.”, es importante manifestar

que la supervisión verificó que se diera cumplimiento a lo descrito en la cláusula séptima del contrato No. 995

de 2014 a saber:

- Factura o solicitud de pago conforme a la Ley acompañada del recibido a satisfacción por cada

evento.

- Certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, donde conste expresamente

el recibo a satisfacción del servicio y la aprobación de pago por el servicio efectivamente prestado.

- Cumplimiento oportuno en el pago de los aportes correspondientes al Sistema de Seguridad Social

Integral, así como los aportes correspondientes al SENA, ICBF, y Cajas de Compensación Familiar cuando a

ello hubiere lugar.

Por lo anterior, no se entiende el criterio utilizado por el Grupo de Control Interno para hacer ese tipo de

imputaciones.

OBSERVACIÓN N°38.

Evento: Primera mesa de reconciliación para una paz duradera entre población, víctimas de desplazamiento

forzado y población en proceso de reintegración en la comunidad de Manpujan con la participación de las

instituciones de apoyo en procesos de Paz. El 23 de 0ctubre de 2014 en el municipio de Maria la Baja.

Se solicitó servicio de alimentación para 100 personas y estación de agua y café.


RD publicidad y Marketing ……………………………………………………..$ 2.030.000

Nefer Steven Lozada ……………………………………………………………$ 1.960.000

Logística Corporativa……………………………………………………….…. $ 1.800.000

Dentro de las cotizaciones ni la factura allegada por la empresa “ Logística Corporativa” se especifica el valor

de cada uno de los bienes y servicios ofrecidos y prestados incumpliendo con lo estipulado en el numeral 3

de la cláusula séptima del contrato el cual prevé: El contratista deberá definir previamente el presupuesto



101









RESPUESTA:












factura especifican en qué consisten los refrigerios razón por la cual no es posible por parte de la supervisión











102








intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°39.

Evento: Socialización de la Política de reintegración a los 26 alcaldes del Departamento de Sucre y al

Gobernador con el fin de invitarlos a impulsar junto con la ACR la política pública de reintegración.

En la ciudad de Sincelejo el 9 de octubre de 2014. De 9:00 am a 1:00 pm

Se solicitó: salón con capacidad para 50 personas y servicio de alimentación para 50 personas


AGD Marketing ……………………………………………………………………..$ 1.740.000

Nefer Steven Lozada ………………………………………………………………$ 1.860.000

103

Logística y Mercadeo……………………………………………………………….$ 1.620.000

Dentro de las cotizaciones ni la factura allegada por la empresa “Logística y Mercadeo” se especifica el valor







También se observa que el contratista utilizó otro intermediario para el desarrollo del objeto contractual





el contratista está tercerizando el objeto contractual y sus obligaciones contractuales. Esta reunión se realizó

en el Hotel Arawak Plaza lugar que pudo haber sido contratado directamente por el contratista E Comerce. .

RESPUESTA:
















104















intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°40

105

Evento: En el marco de la estrategia de corresponsabilidad el GT ACR Valle del cauca realizará una visita

estratégica con la gerencia de la Gestión e innovación de Proyectos – GIP. Esta visita contribuye a la

visibilización de la PRSE y socializará los pormenores en la implementación de la ruta de reintegración de la

ACR. En Santa Elena- Valle- Cali de 8:00 am a 12:30 el 7 de octubre de 2014.

Se solicitó alimentación para 25 personas.

Se allega factura de la empresa Nefer Steven Lozada por valor de 800.000 es decir que cada refrigerio tuvo

un costo de $ 32.000, presentando sobrecostos.







RESPUESTA:










De acuerdo con la ubicación del evento el costo varía y máxime si se quiere catering debido a que como se

manifestó anteriormente, este es un costo fijo y entre menos refrigerios dicho valor aumenta. Ahora bien la

distancia entre Cali y Santa Helena, lugar donde se lleva a cabo el evento es de 2 horas treinta minutos en

carretera de no muy buenas condiciones por lo que el trasponte para el servicio de alimentación de igual

manera encarece los precios.

De acuerdo con el correo del 17 de septiembre de 2014, las sugerencias del menú por parte del área técnica

solicitante del evento fueron las siguientes: “Adjunto orden de servicios para evento: Visita dirigida con

miembros de la Gerencia de Gestión e Innovación de Proyectos- GIP, visita concertada por el director General

de la ACR y organizada por el GT Valle del Cauca, agradezco sus gestiones

106

Los refrigerios sugerimos: 25 platos de fruta para el desayuno, 25 sándwich reforzados (Por que la visita es

desde la mañana, hasta el medio día) ,25 jugos naturales, 25 botellas de agua.

El recorrido comienza en el hogar de paz a las 8 A.M ahí se espera recibir la visita con la fruta y el

agua.

A las 10:30 am estarán llegando a la oficina del grupo territorial.

A las 11 am se entregará el refrigerio”


Revisada la respuesta de la Administración se mantiene el hallazgo. No se comparte la justificación de la

administración, en el entendido que así no esté prohibido dentro del clausulado, se entiende que el contratista

no debe subcontratar su objeto contractual por ende debe realizar las cotizaciones y el desarrollo del evento y

actividades con el proveedor de tal forma que no sea más oneroso el costo para el Estado. De tal forma que

se denota la falta de transparencia y efectividad en la supervisión del contrato. Lo mismo de antes

Por otra parte no esta justificado plenamente que los jugos, agua y fruta tengan un valor de $32.000 por

refrigerio.












intermediación.






supervisor.

107








del informe.

Respetuosamente se solicita al Grupo de Control Interno que el valor del evento fue obtenido con base en la

TOTALIDAD de los requerimientos técnicos solicitados por el àrea responsable. Es por ello que no solamente

fueron cobrados los ítems descritos en la respuesta del Grupo Auditor (jugos, agua y fruta), sino que

adicionalmente fueron solicitados 25 sandwich reforzados, teniendo en cuenta que la visita, tal como lo señala

el área responsable, era desde la mañana hasta el mediodía.

Aunado a lo anterior, el valor obedece al conjunto de los costos indirectos relacionados con la prestación del

servicio, tales como transporte y menaje al Cerrito de Santa Helena desde Cali.

OBSERVACIÓN N°40-1

Evento: Culminación de 30 PPR del Norte del Valle de Cauca en la ciudad de Cartago el 14 de octubre de

2014 de 4:00 pm a 6:00 pm.


Servicios de alimentación para 80 personas

Alquiler de auditorio para el evento

Sonido y ambientación.


- AGD Marketing…………………………………………………………………. $ 2.302.600

- Logística y Mercadeo………………………………………….………………..$ 2.450.000

- Todo incluido eventos…………………………………………………………..$ 2.262.000



108





RESPUESTA:















se denota la falta de transparencia y efectividad en la supervisión del contrato. Lo mismo de antes.












intermediación.

109






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°41

Evento: En el marco de la estrategia de corresponsabilidad el GT de Santander realizara reunión con

entidades públicas y privadas presentes en el municipio del Socorro el 1 de octubre de 2014 de 8:00 a 10:00

am

Se solicitaron 30 servicios de alimentación.

Se allegó factura de Nefer Lozada Polonia por valor de $ 450.000 lo que equivale a que cada refrigerio tuvo

un costo de $15.000.







110

RESPUESTA:





elegía la más económica.










se denota la falta de transparencia y efectividad en la supervisión del contrato




intermediación.






supervisor.






111



del informe.

OBSERVACIÓN N°42

Evento: Feria Nacional de Atención al ciudadano.

Se solicitaron los siguientes servicios:

- 60 servicios de alimentación

- 25 botellas de agua fría.


Nefer Lozada Polania…………………………………………………………….$ 1.450.000

RD Publicidad y Marketing……………………………………………………….$ 1.450.000

Stella Velazco Romero……………………………………………………………$ 1.289.000

Dentro de las cotizaciones ni la factura allegada por la empresa “Stella Velasco Romero” se especifica el valor








incumpliendo con lo establecido en la obligación Nº 1 de las obligaciones del contratista que establece:

“Prestar el servicio de organización, administración coordinación, desarrollo apoyo y ejecución logística, a

nivel nacional en reuniones, eventos y entrenamientos estratégicos donde participe la Agencia colombiana de


el contratista esta tercerizando el objeto contractual y sus obligaciones contractuales

Así mismo se carece dentro del expediente del recibo a satisfacción por parte del supervisor o encargado del

evento.

112

RESPUESTA:










En cuanto a los requerimientos solicitados por el área técnica según orden de servicios son los siguientes:

Menú: AM - Fruta, jugo, Paquete, harina, empacada de manera individual, PM - Picada de carnes mixta y jugo

Por último, en cuanto al recibido a satisfacción se aclara que el mismo se encontraba dentro de los

documentos soportes del expediente. No obstante lo anterior se adjunta copia del mismo.




realizar un verdadero estudio de mercado y determinar la oferta más favorable. Se retira el hallazgo frente al

recibido a satisfacción. El mismo se anexa por la administración













113





intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°43

Evento: Día nacional de la reintegración y reconciliación, se realizará en el municipio de Itagüí por medio de

un stand interactivo. El 2 de octubre de 2014.

Se solicitó:

- Stand interactivo

- Ambientación y sonido.


Altecol Ltda.………………………………………………………………………..$ 24.000.000 sin iva

Diseño y Construcción S.A.S……………………………………………………$ 21.400.000 sin iva

114

Nexo………………………………………………………………………………..$ 21.999.400 incluido iva

Frente al presente evento que costó $21.999.400 asignado a NEXO, se vienen realizando con un solo

proponente efectuando concentración de la contratación y generando una posible vulnerabilidad al principio

de transparencia y pluralidad. Se sugiere requerir al contratista así como al intermediario para que aclare las

facturas presentadas en este evento y anteriores, especialmente el del II congreso Evangélico toda vez que al

no tener discriminados los precios no es entendible como se aprobaron las facturas con 13 millones de pesos

de diferencia adicionales.






de calidad y eficiencia exigidos en el ficha técnica siempre que el evento supere el Millón de Pesos . $

1.000.000 en caso contrario informar previo a su realización el detalle del valor mismo.”.

Por otra parte se recomienda revisar y solicitar a las autoridades competentes determinar si hubo un posible

detrimento patrimonial al tener que contar con “show en vivo de personaje virtual interactivo referencia Rocio”

RESPUESTA:

Es importante aclarar al Grupo de Control Interno que de conformidad con la Orden de Servicios No. 66 de

2014 la Dirección Programática de Reintegración requirió el servicio de 1 stand interactivo, la ambientación y

sonido, para un evento en Itagüí que tenía como objetivo la conmemoración del día Internacional de la No

Violencia y día nacional de la reintegración y la reconciliación, que fue justificado por el área técnica en el

sentido de realizar una toma simbólica del parque principal, en el que por medio del stand interactivo,

pancartas alusivas a la reintegración y la presencia de las madres de la Candelaria, el Director de la ACR y el

Alcalde Municipal, se dejara un mensaje de perdón y reconciliación a los asistentes y a los medios de

comunicación.

Frente al particular se señala que en cumplimiento de lo dispuesto en el contrato, el contratista dio

cumplimiento a lo contemplado en la cláusula segunda numeral 3º del contrato 995 de 2014, al definir el

presupuesto para dicho evento con base en tres cotizaciones presentadas por distintos proveedores.

Con base en dichas cotizaciones se encontró que la cotización más favorable para la Entidad en términos de

costos y cumplimiento de los requerimientos técnicos, fue la presentada por la firma NEXO EXHIBE, la cual

representó un ahorro del 21% comparado con la cotización más costosa presentada por ALTECOL LTDA:

115


DISEÑO &

CONSTRUCCION

S.A.S

NEXO EXHIBE

SUB-TOTAL 24.000.000,00 21.400.000,00 18.965.000,00

IVA 3.840.000,00 3.424.000,00 3.034.400,00

TOTA 27.840.000,00 24.824.000,00 21.999.400,00

DIFERENCIAS 5.840.600,00 2.824.600,00 21%

Se hace necesario señalar que el entendimiento de la expresión plasmada en el contrato “los precios más

favorables del mercado”, debe interpretarse no solo en consideración al menor precio sino también

contemplando la totalidad de requerimientos técnicos exigidos para la realización satisfactoria del evento,

circunstancia que validó la supervisión al realizar la ponderación de la relación costo – beneficio y del análisis

de las necesidades técnicas, y logísticas de este evento.

Es por lo anterior que la supervisión verificó que la opción más favorable para la Entidad era la ofertada por la

empresa NEXO EXHIBE, toda vez que dicha firma conocía previamente los requerimientos solicitados por la

ACR en cuanto a la ejecución del tipo de stands utilizados por la Entidad en eventos anteriores, tal como lo

manifiesta el auditor del Grupo de Control Interno.

Es preciso aclarar que en desarrollo del seguimiento efectuado por la supervisión, se contó con el apoyo del

funcionario GUSTAVO GOMEZ CASTELLANOS, debido a que los supervisores designados por motivos de

fuerza mayor no podían asistir al dicho evento.

En desarrollo de dicho seguimiento, el funcionario GUSTAVO GOMEZ CASTELLANOS informó a los

supervisores del contrato mediante electrónico de fecha 6 de octubre de 2014, una serie de hechos que a su

criterio debían valorarse para efectos de la validación de su ejecución. Se adjunta copia del correo a 3 folios.

Con fundamento en lo anterior se remitió este requerimiento al contratista para que se pronunciara al

respecto, quien mediante correo electrónico del 8 de Octubre de 2014 expuso el análisis de costo beneficio

para la realización del evento en Itagüí a través del proveedor NEXO EXHIBE, tomando como referencia la

cotización N0. 2023 de fecha 6 de Octubre de 2014 remitida por el funcionario GUSTAVO GOMEZ

CASTELLANOS por parte de la empresa ABBA & MAGENTA GRUPO CREATIVO, la cual se adjunta como

soporte de lo expuesto.

Frente a lo anterior se concluye que la cotización inicial presentada por MAGENTA por un valor de

$12.500.000 (sin IVA), no incluía elementos tales como “5 siluetas en MDF de 15 mm de 50 cms ancho x 1.20

mts con puff frontales y 6 cubos de 45 cms x 45 cms x 30 cms para ocultar luces”, lo cual no permitía una

sana comparación de los precios frente a lo ofertado por el proveedor NEXO EXHIBE.

116

El contratista E-COMERCE requirió a MAGENTA para que cotizara nuevamente el servicio requerido

incluyendo los ítems faltantes, para lo cual este proveedor emitió nuevamente una cotización por valor de

$15.300.000 (sin IVA), es decir la suma de $17.748.000 incluido IVA, contemplando los ítems descritos en el

párrafo anterior.

No obstante lo anterior, es importante indicar que esta cotización no contemplaba los ítems de luces, sonido y

animación 3D, como se evidencia en la cotización No. 2030 presentada por MAGENTA, debido a que ellos no

suministraban este tipo de servicios. Es por ello que referencian un proveedor de contacto para que cotizara

de manera separada los requerimientos de luces y sonido, aun sin contemplarse la muñeca virtual.

Con el objeto de dar respuesta de fondo a las observaciones realizadas por la supervisión sobre la ejecución

del evento, se obtuvo la cotización por parte del proveedor STAR IMAGEN & VIDEO S.A.S por concepto de

luces y sonido por un valor total de $9.419.200 con IVA.

Como resultado de estas cotizaciones separadas de los requerimientos técnicos se obtiene un valor del

evento de $27.167.200 con IVA, sin considerar ni la animación ni los costos indirectos de operación.

Con base en este análisis de costo benefició la supervisión consideró que con la ejecución del evento por

parte de NEXO EXHIBE se obtuvo un ahorro en términos económicos del 19%, aunado a la disminución del

riesgo de incumplimiento con la ejecución del evento por parte de un único proveedor y no con tres distintos

proveedores, tal como se hubiera tenido que ejecutar en caso de haberse contratado por separado cada ítem.

Asimismo, la ACR desconocía la idoneidad de los proveedores MAGENTA Y STAR IMAGEN & VIDEO en la

calidad de sus acabados, cumplimiento de los tiempos, equipo de trabajo, entre otros, razón por la cual la

ACR seleccionó al proveedor que ofrecía la opción más favorable para la Entidad en términos de oportunidad,

calidad y precios.

Se adjunta copia del informe remitido por el contratista el 7 de octubre de 2014, como soporte de los hechos

anteriormente descritos.

Por último se pone de presente que esta información había sido remitida al Jefe del Grupo de Control Interno

de Gestión mediante correo electrónico del 20 de noviembre de 2014, en respuesta al requerimiento

efectuado por dicho funcionario.

Es por ello que se evidencia que dichos soportes no fueron tenidos en cuenta en el desarrollo de esta

auditoría, cuando en su oportunidad la supervisión dado cumplimiento a sus obligaciones de seguimiento a la

ejecución contractual, había entregado esta información al Grupo de Control Interno para su conocimiento y

análisis pertinente, razón por la cual respetuosamente se solicita que aseveraciones temerarias tales como el

supuesto “detrimento patrimonial” sean eliminadas de estos informes, ya que carecen de soporte objetivo y

exceden el ámbito de su competencia funcional, ya que son de competencia de otras Entidades Estatales

117

previo desarrollo de los principios de defensa y contradicción, que rigen el debido proceso de toda actuación

administrativa por mandato de raigambre constitucional.


De conformidad con la repuesta de la Administración se solicita se informe a las autoridades competentes a

fin de que determinen si los gastos en que se incurrió con los stand interactivos eran necesarios y además si

hubo un posible detrimento patrimonial. Se mantiene el hallazgo.





Se reitera lo argumentado por la supervisión en lo atinente al estudio de mercado efectuado adicional al

exigido en el clausulado del contrato, en consideración a la observación realizada por el funcionario

GUSTAVO GOMEZ CASTELLANOS, el cual arrojo como resultado un costo de $27.167.200 con IVA (sin

incluir la animación de la muñeca interactiva), razón por la cual la mejor oferta para la Entidad en términos de

costo beneficio por un valor de $21.999.400 con IVA.

OBSERVACIÓN N°44

Evento: Taller Coordinadores Regionales Bogotá. El 20 de octubre de 8:00 am a 6:00 pm.


- Salón tipo auditorio para 30 personas

- Zona verde

- 34 botellas de agua

- Estación de café permanente

- Ayudas audiovisuales

- Refrigerios am y pm para 34 personas.


Logística y Mercadeo……………………………………………………….$ 3.300.000

RD publicidad y Marketing………………………………………………….$ 3.949.800

AGD Marketing……………………………………………………………….$ 3.224.800

118






de calidad y eficiencia exigidos en el ficha técnica siempre que el evento supere el Millón de Pesos.








Dentro del expediente no se encuentra recibo a satisfacción del evento.

RESPUESTA:










Por último, en cuanto al recibido a satisfacción de la orden de servicios N.67-2014 se aclara que el mismo se

encontraba dentro de los documentos soportes del expediente. No obstante lo anterior se adjunta copia del

mismo.




realizar un verdadero estudio de mercado y determinar la oferta más favorable. Se retira el hallazgo frente al

recibo a satisfacción.

119

















intermediación.






supervisor.








del informe

120

OBSERVACIÓN N°45

Evento: Taller Coordinadores Regionales Bogotá. El 21 de octubre de 2014.

Se solicitaron lo siguientes bienes y servicios:


- Zona verde






Logística y Mercadeo…………………………………………………………$ 3.600.000

RD Publicidad y Marketing…………………………………………………..$ 4.239.800

AGD Marketing………………………………………………………………..$ 3.587.996














Dentro del expediente no se encuentra recibo a satisfacción del evento., además no se entiende la razón por

la cual no se realizó un solo evento y cotización por economía de escala junto con el evento realizado el día

20 de octubre con los mismos asistentes.

121

RESPUESTA:












mismo.

En cuanto a la observación “no se entiende la razón por la cual no se realizó un solo evento y cotización por

economía de escala junto con el evento realizado el día 20 de octubre con los mismos asistentes”, es preciso

aclarar que las ordenes de servicios No 67-2014, 68-2014 y 69-2014 fueron solicitadas de forma separada

por el área técnica responsable, la cual era la competente para establecer los lineamientos técnicos











la supervisión del contrato. Se retira la observación frente al certificado de la supervisión.




122









intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°46

Evento: Taller coordinadores Bogotá el 22 de octubre de 2014.



- Zona verde




123



Logística y Mercadeo…………………………………………………………$ 3.900.000


AGD Marketing………………………………………………………………..$ 3.862.800













el contratista esta tercerizando el objeto contractual y sus obligaciones contractuales, ya que contrato el, Hotel

Tryp lo cual lo pudo haber hecho directamente el contratista sin incrementar los costos del evento.

Dentro del expediente no se encuentra recibo a satisfacción del evento., además no se entiende la razón por

la cual no se realizó un solo evento y cotización por economía de escala junto con el evento realizado los días

20 y 21 de octubre con los mismos asistentes.

RESPUESTA:










124



mismo.

En cuanto a la observación “no se entiende la razón por la cual no se realizó un solo evento y cotización por

economía de escala junto con el evento realizado el día 20 de octubre con los mismos asistentes”, es preciso

aclarar que las ordenes de servicios No 67-2014, 68-2014 y 69-2014 fueron solicitadas de forma separada

por el área técnica responsable, la cual era la competente para establecer los lineamientos técnicos










sea más oneroso para el Estado. De tal forma que se denota la falta de transparencia y efectividad en la

supervisión del contrato. Se retira la observación frente a la certificación de recibido a satisfacción.












intermediación.

125






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°47

Evento: La escuela como escenario de reconciliación en la ciudad de Popayán de 8:00 a 1:00 pm


- Estación de agua y café

- Servicios de alimentación para 100 personas


Nefer Steven Lozada…………………………………………………$ 2.560.000

RD Publicidad y Marketing…………………………………………...$ 2.262.000

Stella Velasco Romero……………………………………………….$ 2.050.000






126










evento.

RESPUESTA:












mismo.








127


la supervisión del contrato. Se retira la observación frente al recibo de satisfacción.












intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°48

Evento: Visita para presentar proceso de reintegración en la ciudad de Villavicencio el 8 de octubre de 2014.

128


- Servicios de alimentación para 60 personas am y pm

- Servicio de alimentación para 93 personas 12: 30 pm

- Salón con capacidad para 93 personas


- Salón de conferencias para 25 personas con equipo de amplificación de sonido

- Estación de café, agua y aromática

- Servicio de transporte tipo van con capacidad para 10 personas para desplazamientos internos.

- Servicio de transporte 4x4


Nefer Steven Lozada………………………………………………………………$ 18.700.000

RD Publicidad y Marketing………………………………………………………..$ 18.797.800

AGDMarketing………………………………………………………………………$ 15.843.280.








Dentro del expediente se allega factura presentada por la empresa AGD Marketing por valor de

$15.843.280,donde se describe la prestación de los servicios y bienes requeridos para la realización del

presente evento, sin embargo realizada la solicitud al Hotel Estelar de Villavicencio, fue allegada a la oficina

de Control Interno copia de la factura del evento, en la cual aparece como cliente la Empresa E- Comerce

Global S.A.S y por valor de $ 7.463.840 es decir $ 8.379.440 menos a lo que se cobró por el evento a la

ACR.

Así las cosas se configura una posible falsedad por parte del contratista E- Comerge Global y S.A.S y la

empresa AGD Marketing toda vez que se están facturando productos y servicios que no se prestaron además

con un sobre costo que no se encuentra justificado. De otra parte se puede concluir que de las cotizaciones

entregadas de la cuales se desprende la selección del proveedor no fueron utilizadas, toda vez que E-

Comerce fue quien directamente contrató el Hotel. No entendemos el papel de la empresa AGDMarketing en

este contrato, por qué factura servicios que no ha prestado. Recomendamos que se solicite la devolución de

los recursos y se investigue este hecho.

129

RESPUESTA:

Como se puede observar el servicio requerido por parte de la entidad no es únicamente en lo relativo a

alimentación y salones, de igual manera se requiere un doble servicio de transporte adicional uno de vans con

capacidad para 10 personas y otro el de alquiler de camionetas 4 x 4, es por ello la diferencia entre la factura

obtenida por la auditoria con la presentada por el proveedor.

El servicio de salones y refrigerios de acuerdo con dicha información y la cual no se somete a duda alguna fue

por el valor de $7.463.840. Los $8.379.440, corresponden al servicio de alquiler de vehículos, que si se

observa con detenimiento la orden esta fue requerida por parte del área responsable del evento el día 7 de

octubre, para realizarse al día siguiente el día 8 de octubre, situación que no permitió una planeación con la

debida anticipación contratando el alquiler de dichos vehículos desde Villavicencio, si no que se contrataron

desde Bogotá y dado que se requería que estuvieren en el aeropuerto de Villavicencio al día siguiente sobre

las 7 de la mañana, se debieron contratar desde el día anterior lo que representa dos días de alquiler para la

entidad con exclusividad, más la pernoctación del personal y el traslado de dichos vehículos desde Bogotá,

fuera de ello y dadas las condiciones atmosféricas de dicha ciudad la disponibilidad de las mismas hasta que

el avión con los invitados despegare nuevamente lo cual representa un día más de servicios.

Es de notar que las características de dichos vehículos teniendo en cuenta que era un evento con la

Embajada de Estados Unidos, razón por la cual las condiciones tenían que ser con estrictas y máximas

medidas de seguridad, debían ser de último modelo y con blindaje.

Dentro de las actividades adicionales que no presto el hotel, se encuentran:

Camioneta 4x4 disponible por 12 horas, para recorrido internos o externos de Villavicencio, incluido

conductor y gastos de movilización. Para el día 8 de octubre de 2014, partiendo de aeropuerto 7 am

Camioneta van disponible por 12 horas, para recorridos internos o externos de Villavicencio, incluido

conductor y gastos de movilización.

Para el día 8 de octubre de 2014, partiendo de grupo territorial ACR 7 am

2 neveras portátiles para ubicar bebida, con 10 aguas y 10 jugos en botella Para el día 8 de octubre

de 2014, partiendo del grupo territorial ACR 7 am

Desayuno VIP para 20 personas en aeropuerto vanguardia, a las 7:30 am Para el día 8 de octubre

de 2014, en el aeropuerto.

Refrigerios de fruta y agua para 20 personas 9:30 am a 10:30 am, Para el día 8 de octubre de 2014,

en el grupo territorial am.

Servicio de estación de café con galletas para 10 personas en sala VIP del aeropuerto Para el día 8

de octubre de 2014.

Gestiones de permisos en aeropuerto.

Visitas de inspección.

130

En este orden de ideas se realizó la totalidad del evento a través de un solo proveedor (A&D Marketing), el

cual de manera integral atendió y facturó el evento. Se aclara que la factura del hotel se emitió a nombre de

E Comerce Global SAS para que el proveedor accediera a los máximos descuentos que la cadena le otorga a

E Comerce, garantizando de esta manera la opción más favorable para la ACR y una sola factura por parte de

A&D marketing (ya que es una sola orden de compra y un solo evento), contablemente se ajustan los valores

entre A&D Marketing y E comerce, para que fiscalmente se garantice el cumplimiento de los temas tributarios

acordes con las normas colombianas y los principios contables.









los proveedores directos del bien o servicio solicitado, lo cual no implica desconocimiento alguno a las

obligaciones contractuales ni a ningún mandato normativo.


De conformidad con la respuesta de la Administración se solicita se informe a las autoridades competentes

para que realicen la investigación correspondiente, toda vez que en la información suministrada por el Hotel y

las facturas allegadas al expediente no son coherentes con lo manifestado por la Administración. De otra

parte toda la justificación del transporte no estaba contemplado desde el inicio y más parece para cuadrar un

valor, pues nos se anexan los soportes, de los servicios que realmente se hayan necesitado.


Respetuosamente se aclara al Grupo de Control lnterno que el servicio de transporte SI se encontraba

previsto inicialmente en los requerimientos efectuados por el área técnica responsable del evento, tal como se

evidencia en el correo electrónico de fecha 3 de Octubre de 2014 enviado por Alejandro Garzón, donde se

encuentran descritos los ítems del transporte y el detalle específico del dicho servicio, el cual consistió en:

-Camioneta 4x4 Fecha: miércoles 08 de octubre de 2014

-Lugar: Aeropuerto Vanguardia, Hora: 07:00AM, 1 Camioneta tipo Van con capacidad para 10 personas para

desplazamientos internos.

-Fecha: miércoles 08 de octubre de 2014

131

-Lugar: Grupo Territorial Meta

-Hora 07:00AM.

Este servicio de transporte se encuentra contemplado dentro de la ODS No. 72 de 2014, así como los demás

requerimientos adicionales para la ejecución del evento.

(Estos soportes se adjuntan como prueba de lo argumentado por la supervisión.)

Se aclara que el evento contemplaba la solicitud de 12 ìtems, 6 de los cuales se ejecutaron en el Hotel

Estelar, y los otros se ejecutaron en las condiciones de tiempo, modo y lugar solicitados por el área técnica

responsable.

OBSERVACIÓN N°49

Evento: 9º encuentro de RSE de la fundación ANDI el 13 de noviembre en la ciudad de Cali.

Se solicitó:

- Stand interactivo

- Ambientación y sonido.


Altecol Ltda.…………………………………………………………………………..$ 28.200.000 sin iva

Diseño y Construcción S.A.S………………………………………………………$ 29.300.000 sin iva

Nexo…………………………………………………………………………………..$ 29.812.000 incluido iva

Frente al presente se sugiere requerir al contratista así como al intermediario para que aclare las facturas

presentadas en todos los eventos donde se han efectuado estas actividades, toda vez que al no tener

discriminados los precios no es entendible como se aprobaron las facturas y por qué presentan diferencias en

cada evento, por ejemplo en Medellín 34 millones, Itagüí 25 millones, Bogotá 19 millones, Cali 29 etc.

Cuando las actividades son idénticas. Adicionalmente por qué estas actividades fueron realizadas por una

sola empresa de Bogotá y no se cotizó el mercado en las regiones donde se efectuaban los eventos.

Adicionalmente no encontramos justificación para que el stand fuese interactivo, violando las políticas de

austeridad del gasto del Gobierno Nacional. Y dirigido con la misma presentación virtual en todos los eventos.






132





RESPUESTA:

Es importante aclarar al Grupo de Control Interno de Gestión que de conformidad con la Orden de Servicios

No. 074 de 2014 el Grupo de Alianzas Estratégicas requirió el servicio del diseño de un Stand, dentro de sus

labores debía estar el montaje y desmontaje y ambientación. Dicho evento tenía como justificación “en el

marco de la estrategia de corresponsabilidad en la cual se busca la generación de alianzas y relaciones

solidarias de actores estratégicos hacia la política de reintegración, la ACR ha sido invitada a participar en el

9° encuentro de RSE de la fundación ANDI del jueves 13 de noviembre al viernes 14 de noviembre de 2014.

Este evento tendrá lugar en el centro de eventos valle del pacífico de Cali”

Frente al particular se señala que en observancia de lo dispuesto en el contrato, el contratista cumplió con lo

contemplado en la cláusula segunda numeral 3º del contrato 995 de 2014, al definir el presupuesto para dicho

evento con base en tres cotizaciones presentadas por distintos proveedores.

Con base en dichas cotizaciones se encontró que la cotización más favorable para la Entidad en términos de

costos y cumplimiento de los requerimientos técnicos, fue la presentada por la firma NEXO EXHIBE, la cual

representó un ahorro del 12% comparado con la cotización más costosa presentada por DISEÑO &

CONSTRUCCION S.A.S:


DISEÑO &

CONSTRUCCION

S.A.S

NEXO EXHIBE

SUB-TOTAL 28.200.000,00 29.300.000,00 25.700.000,00

IVA 4.512.000,00 4.688.000,00 4.112.000,00

TOTA 32.712.000,00 33.988.000,00 29.812.000,00

DIFERENCIAS 2.900.000,00 4.176.000,00 12%






133





De igual manera, la supervisión tuvo en cuenta el análisis realizado para el evento ejecutado en Itagüí el 2 de

Octubre de 2014, en el cual se buscó obtener un ahorro en términos económicos ejecutándolo con el

proveedor NEXO EXHIBE, el cual contaba con la capacidad e idoneidad para ejecutar la orden con la

totalidad de los requerimientos exigidos por la Entidad, aunado a la disminución del riesgo de incumplimiento

con la ejecución del evento por parte de un único proveedor y no con distintos proveedores.

Por lo anterior se solicita respetuosamente al Grupo de Control Interno que estas aseveraciones temerarias

tales como el supuesto “detrimento patrimonial” sean eliminadas de estos informes, ya que carecen de

soporte objetivo y exceden el ámbito de su competencia funcional, ya que son de competencia de otras

Entidades Estatales previo desarrollo de los principios de defensa y contradicción, que rigen el debido

proceso de toda actuación administrativa por mandato de raigambre constitucional.











eventos.





anterior fueron presentadas las cotizaciones por los distintos proveedores bajo el concepto de “Diseño y

montaje de un stand”, entendiéndose este como el género que incluía cada uno de los elementos antes


134



2014.






fin de que determinen si los gastos en que se incurrió con los stand interactivos eran necesarios y además si

hubo un posible detrimento patrimonial o no. Se mantiene el hallazgo.





El costo del evento se estableció, como ya se aclaró, teniendo en cuenta el referente del estudio de Mercado

adicional al exigido en el clausulado, en virtud del cual se acreditó que la opción más favorable para la

Entidad en términos de costo beneficio, era la ofrecida por el proveedor NEXO EXHIBE.

OBSERVACIÓN N°51

Evento: Reunión con empresarios para socializar la política de Reintegración buscando lograr el respaldo y

fomentar la corresponsabilidad a fin de aumentar la oferta laboral en las territoriales de Urabá.

Se solicitaron los siguientes bienes y servicios


- Estación de café

- Servicios de alimentación para 50 personas.

Se allego factura del Hotel Embera donde se especifica lo siguiente:

- 50 refrigerios:………………………………………………………………..$ 500.000

- Salón………………………………………………………………………….$ 290.000

- Total …………………………………………………………………………$ 790.000

135

Se evidencia la diferencia entre la contratación directa con los hoteles por parte del contratista y cuando se

terceriza donde se incrementan los valores hasta en un 300% como en el caso entre muchos otros de Factura

de la empresa Nefer Steven Lozada por valor de 800.000 por 25 refrigerios es decir que cada refrigerio tuvo

un costo de $ 32.000. Evento realizado en Santa Elena el 7 de octubre de 2014 y el actual cuesta $10.000

pesos, cada refrigerio.

RESPUESTA:

Es importante aclarar que este evento se enmarca en la opción prevista en el clausulado del contrato cuando

el evento no supera el $1.000.000, caso en el cual el contratista debía informar previa realización del evento

el detalle del valor del mismo sin que se exigiera la presentación de las tres cotizaciones. En este orden de

ideas tanto el contratista como el supervisor dieron cumplimiento a la cláusula segunda No. 3 del contrato 995

respecto a la obligación de determinar el presupuesto de cada evento, aportando la cotización del evento así

como la factura del mismo.

Con respecto al análisis realizado por el Grupo de Control Interno, frente al supuesto incremento del 300% no

se evidencia soporte que acredite de manera objetiva y veraz el resultado obtenido.


En el hallazgo se expresa el ejemplo del porcentaje en el cual hay sobrecostos. Se mantiene el hallazgo


Es importante aclarar al Grupo de Control Interno que este tipo de análisis de costos no se puede realizar sin

considerar las diferencias que llevan implícito el servicio solicitado, en atención a las circunstancias de tiempo,

modo y lugar, que tienen una repercusión directa en el costo del evento.

Haciendo una comparación objetiva de las condiciones en las que se ejecutó el evento en mención, el cual

fue llevado a cabo en el Cerrito de Santa Helena que implicaba transporte desde Cali, con un recorrido

aproximado de 2 horas y media, y contaba con otros servicios indirectos de catering y menaje. Es distinto el

escenario del evento que se ejecutó en el Hotel Embera toda vez que dentro del costo unitario del refrigerio

no se contemplan los costos indirectos previstos en el evento anterior, considerando que este servicio fue

ofrecido en el sitio.

OBSERVACIÓN N°52

Evento: Visibilización donde se proporciona un escenario de reflexión en torno a temas de memoria,

reconciliación y construcción de paz en las localidades de Ciudad Bolívar y Tunjuelito. El 24 de octubre de

2014 de 8:00 a 12:00 pm

136


- Servicio de alimentación para 60 personas

- Sonido

- Sillas

- Mesas

- 12 aguas en botella

- Carpa con capacidad para 60 personas.


RD Publicidad y Marketing……………………………………………………$ 4.292.000

Logística y Mercadeo………………………………………………………….$ 4.160.000

AGD Marketing…………………………………………………………………$ 3.712.000














Además no se allega recibo a satisfacción por parte del organizador ni del supervisor dentro del expediente

del evento.

RESPUESTA:




137


elegía la más económica siempre y cuando cumpliera cabalmente con los requerimientos técnicos del evento.





Mediante correo del 09 de octubre de 2014, remitido por el responsable del evento dentro del cual consta el

requerimiento inicial, fue sugerido el siguiente menú para el servicio de alimentación: Almuerzo tipo sándwich

servido en mesa al aire libre.



mismo.









la supervisión del contrato. Se retira la observación frente al recibo a satisfacción.










138



intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°53

Evento: Día de los niños atención en salud y actividades recreativas para los hijos de los pprs que fortalezcan

la red familiar.


- Servicio de alimentación para 60 personas

- 2 carpas

- Sillas plásticas para 100


Logística Corporativa…………………………………………………………..$ 1.800.000

Logística y Mercadeo…………………………………………………………..$ 1.800.000

Stella Velasco Romero…………………………………………………………$ 1.650.000

139













el contratista está tercerizando el objeto contractual y sus obligaciones contractuales


evento.

RESPUESTA:












mismo.





140




sea más oneroso para el Estado. De tal forma que se denota la falta de transparencia y efectividad en la

supervisión del contrato. Se retira la observación frente al recibo a satisfacción.












intermediación.






supervisor.








del informe.

141

OBSERVACIÓN N°54

Evento: Seminario “Reintegración y corresponsabilidad en el marco del postconflicto”

Se solicitaron 110 servicios de alimentación



Logística Corporativa………………………………………………………….$ 2.260.000

Diego Mauricio Carmona………………………………………………………$ 2.090.000

Dentro de las cotizaciones ni la factura allegada por la empresa “Diego Mauricio Carmona” se especifica el

valor de cada uno de los bienes y servicios ofrecidos y prestados incumpliendo con lo estipulado en el






mismo.”.








evento.

RESPUESTA:






142







mismo.





















intermediación.





143


supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°55

Evento: Visita para presentar proceso de reintegración en la ciudad de Villavicencio el 17 de octubre de 2014.


- Servicio de alimentación am y pm para 50 personas

- Servicio de transporte 4x4

- Servicio de transporte tipo van con capacidad para 20 personas


RD Publicidad y Marketing……………………………………………….$ 7.250.000

Nefer Steven Lozada……………………………………………………...$ 7.400.000

AGD Marketing……………………………………………………………..$ 6.620.352










144




el contratista está tercerizando el objeto contractual y sus obligaciones contractuales.


del evento.

RESPUESTA:










Se adjunta correo de fecha 15 de octubre de 2014, en el cual se evidencia el detalle de los requerimientos

para el evento según solicitud por parte del área responsable.



mismo.










145




requerimientos que realizó el área técnica, hecho que se soporta en el correo del 15 de Octubre de 2014

remitido por Alejandro Garzón, previamente remitido al Grupo de Control Interno, en cual se detallan las

especificaciones técnicas, y se reitera que la supervisión efectuaba un seguimiento a los costos y descripción

detallada de los servicios ofrecidos a través de un archivo de control, el cual era utilizado tanto por el apoyo a

la supervisión del contrato como por el contratista y contemplaba la descripción detallada de los ítems así

como los costos soporte del presupuesto del evento. Este archivo fue aportado por parte de la supervisión

como prueba de lo manifestado, no obstante se desconoce las razones por las cuales el Grupo Auditor no se

pronunció al respecto, ni lo tuvo en cuenta para sus conclusiones.



intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°56

Evento: Realización del seminario “educando para no olvidar, una reflexión sobre la paz”. En la ciudad de

Montería los días 29 y 30 de octubre de 2014.

146

Se solicitaron 300 servicios de refrigerios y estación de café.


RD Publicidad y Marketing………………………………………………….$ 5.672.400


Logística Corporativa……………………………………………………….....$ 5.600.000

Dentro de las cotizaciones ni la factura allegada por la empresa Logística Corporativa se especifica el valor de

cada uno de los bienes y servicios ofrecidos y prestados incumpliendo con lo estipulado en el numeral 3 de la


por actividad, para lo cual deberá presentar con antelación para aprobación del supervisor del contrato, tres











del evento.

RESPUESTA:










147



mismo.





















intermediación.






supervisor.


148







del informe.

OBSERVACIÓN N°57

Evento: Socialización del enfoque multidimensional en barranquilla el 29 de octubre de 2014.

Se allega factura de Logística Corporativa por valor de $300.000 por concepto de 20 refrigerios es decir que

cada refrigerio tuvo el valor de $15.000. Lo que no se encuentra ajustado a los precios del mercado y

evidencia la falta de una supervisión efectiva, presentando sobrecostos por el contratista y el intermediario.

RESPUESTA:

Como se puede evidenciar en este evento no se requiere salón, única y exclusivamente los refrigerios, pero

estos acompañados del servicio de catering, no es la sola compra y suministro de los mismos, esto debe venir

acompañado del servicio de meseros, mesa donde servir, mantelería, platos y cubiertos los cuales no pueden

ser desechables, este es un costo fijo del cual dependiendo del lugar y numero de refrigerios donde se lleven

a cabo variara en cuanto al precio, como se puede identificar en los casos de Cali, Medellín y Montería entre

más refrigerios dicho costo fijo se divide y por ende el precio es menor.


El hallazgo se mantiene, lo manifestado por la Administración no se encuentra detallado ni relacionado en la

factura.


En cuanto a la observación que la factura no se encuentra detallada, se señala que el Estatuto Tributario art.

617 lit. f. permite que la misma sea presentada de manera genérica o detallada, razón por la cual se cumple

con el lleno de los requisitos legales.

Se aclara al Grupo de Control Interno que el alcance dado al hallazgo inicialmente proyectado, contempla una

nueva imputación respecto a la factura, sobre la cual no se le concedió la oportunidad a la supervisión para

ejercer el derecho de defensa y contradicción.

149



intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°57

Evento: Socialización enfoque multidimensional. En la ciudad de Cali el 27 de octubre de 2014.

Se allega factura de “Stella Velasco Romero” por valor de $440.000 por concepto de 22 refrigerios lo que

equivale a que cada refrigerio tuvo un costo de $ 20.000. Lo que no se encuentra ajustado a los precios del

mercado y evidencia la falta de una supervisión efectiva. Presenta sobrecostos.

RESPUESTA:


estos acompañados del servicio de catering, no es la sola compra y suministro de los mismos, esto debe venir





150



factura













supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°58

Evento: Socialización enfoque multidimensional. En la ciudad de Medellín el 20 y 21 de octubre de 2014.

151

Se allegó factura presentada por Logística y Mercadeo por valor de $660.000 por concepto de 44 refrigerios lo

que equivale a que cada refrigerio costó $15.000., lo cual no se encuentra ajustado a los precios del mercado

y evidencia la falta de una supervisión efectiva. Presenta sobrecostos.

RESPUESTA:


estos acompañados del servicio de catering, no es la sola compra y suministro de los mismo, esto debe venir







factura













supervisor.




152





del informe.

OBSERVACIÓN N°59

Evento: Socialización enfoque multidimensional. En la ciudad de Montería el 20 y 21 de octubre de 2014.

Se allego factura presentada por Logística y Mercadeo por valor de $660.000 por concepto de 44 refrigerios lo

que equivale a que cada refrigerio consto $15.000. Presenta sobrecostos.

RESPUESTA:









factura.








153

OBSERVACIÓN N°60

Evento: Socialización enfoque multidimensional. En la ciudad de Pereira el 23 de octubre de 2014.

Se allegó factura presentada por Logística y Mercadeo por valor de $300.000 por concepto de 20 refrigerios lo

que equivale a que cada refrigerio consto $15.000. Presenta sobrecostos.

RESPUESTA:









factura.








OBSERVACIÓN N°61

Evento: Concurso Departamental “perdón reconciliación y paz” en la ciudad de Cúcuta el 31 de octubre de

2014.


- 400 sillas plásticas

- Sonido

154

- Servicio de alimentación para 300 personas.


AGD Marketing………………………………………………………………..$ 4.300.000


Marca Registrada……………………………………………………………..$ 3.224.800

En la factura presentada por la empresas “Marca registrada se establece lo siguiente:

-. Sonido……………………………………………………………………………….$ 1.200.000

- 300 refrigerios (pastel de pollo y jugo en caja) …………………………………$ 1.260.000 – 4200 c/u

- 400 sillas……………………………………………………………………………..$ 320.000

Se evidencia que el costo de los refrigerios no supero los $5.000, muy por debajo de los que se ha pagado en

el 99% de los eventos, lo que refleja la falta de una supervisión efectiva del contrato y los sobrecostos

presentados por las mismas empresas que realizaron los anteriores eventos.


Este es un claro ejemplo de refrigerios para niños sencillo en cual consintió en algo básico un pastel de pollo y

un jugo en caja sin servicio de catering el cual incrementa el valor del refrigerio, aquí el operador tercero del

cual no se observa por el precio ofrecido simplemente se limitó a comprar los refrigerios y entregarlos, esto no

puede ser comparable con eventos de sensibilización, de empresarios de difusión ante personalidades los

cuales requieren de un protocolo previo que incrementa los costos.

Además es importante aclarar que fue un evento masivo con participación de la población educativa, y este

suministro por volumen genera una reducción en el costo unitario del refrigerio.

OBSERVACIÓN N°62

Evento: Actividades deportivas, recreativas y culturales en el Departamento de Arauca el 31 de octubre de

2014.

Se solicitaron 300 refrigerios.

Se allegan las siguientes cotizaciones:

RD Publicidad y Marketing……………………………………………………..$ 2.958.000

155

AGD Marketing………………………………………………………………….$ 2.784.000


Se allega factura de Logística y Mercadeo por valor de $ 2.400.000 lo que comparándola con el evento que se

desarrolló en la ciudad de Cúcuta el mismo día en la cual se pagó $ 1.260.000 por la misma cantidad de

refrigerios demuestra la falta de un control efectivo y supervisión responsable sobre el contrato así como lo

permisivos frente a los sobrecostos presentados por los contratistas ya que no se solicitaban los soportes ni la

especificidad de los productos y servicios, por lo cual es necesario solicitar se realicen las denuncias

correspondientes a los órganos de control.

RESPUESTA:

Son dos eventos los cuales no pueden ser comparables por la ciudad y por el menú los costos que se

manejan en alimentos en una ciudad como Cúcuta de la cual se tiene fácil acceso por vía terrestre, no se

puede comparar con Arauca, la cual en tiempos representaría casi tres veces más desde una ciudad principal,

mientras Cúcuta tiene mucha cercanía con Bucaramanga, Arauca geográficamente no tiene cercanía

inmediata con ninguna ciudad principal, situación que encarece de inmediato los precios de los alimentos.

Mientras que en el evento anterior se dio un pastel de pollo y un jugo en caja por un valor de $4200 pesos en

este se dio Pastel, jugo y fruta, teniendo en cuenta que el proceso de servido de la fruta no se puede a mano

y requiere de plástico por asepsia e higiene, por ello no son comparables dichos eventos.


De acuerdo con la respuesta de la Administración se retira la observación

OBSERVACIÓN N°63

Evento: Actividades deportivas, recreativas y culturales en Tañe el 1 de noviembre de 2014.


Se allegan las siguientes cotizaciones:

RD Publicidad y Marketing……………………………………………………..$ 2.958.000

AGD Marketing………………………………………………………………….$ 2.784.000


Se allega factura de Logística y Mercadeo por valor de $ 2.400.000 lo que comparándola con el evento que se

desarrolló en la ciudad de Cúcuta el mismo día en la cual se pagó $ 1.260.000 por la misma cantidad de

156

refrigerios demuestra la falta de un control efectivo y supervisión responsable sobre el contrato así como lo

permisivos frente a los sobrecostos presentados por los contratistas ya que no se solicitaban los soportes ni la

especificidad de los productos y servicios, por lo cual es necesario solicitar se realicen las denuncias

correspondientes a los órganos de control.

RESPUESTA:

Son dos eventos los cuales no pueden ser comparables por la ciudad y por el menú los costos que se

manejan en alimentos en una ciudad como Cúcuta de la cual se tiene fácil acceso por vía terrestre, no se

puede comparar con Tañe, la cual en tiempos representaría casi tres veces más desde una ciudad principal,

mientras Cúcuta tiene mucha cercanía con Bucaramanga, Tañe geográficamente no tiene cercanía inmediata

con ninguna ciudad principal, situación que encarece de inmediato los precios de los alimentos.

Mientras que en el evento anterior se dio un pastel de pollo y un jugo en caja por un valor de $4200 pesos en

este se dio Pastel, jugo y fruta, teniendo en cuenta que el proceso de servido de la fruta no se puede a mano

y requiere de plástico por asepsia e higiene, por ello no son comparables dichos eventos.


Revisada la justificación se retira la observación.

OBSERVACIÓN N°64

Evento: Foro “Reconciliación y construcción de paz” en la ciudad de Pasto el 30 de octubre de 2014.



- Ambientación del evento

- Hidratación para 20 personas


Logística y Mercadeo………………………………………………………………$ 1.450.000

Stella Velasco Romero…………………………………………………………….$ 1.500.000

Nefer Steven Lozada……………………………………………………………….$ 1.400.000

Dentro de las cotizaciones ni la factura allegada por la empresa Nefer Steven Lozada, se especifica el valor



157











RESPUESTA:



















158












intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°65

Evento: Reunión de articulación con la alcaldía del municipio de soledad atlántico para la inclusión y

priorización de las pprs y sus familias en las políticas públicas del municipio. El 13 de noviembre de 2014


159

Se allego factura presentada por la firma “Claudia Marisol Castro” por valor de $375.000 lo que equivale a que

cada refrigerio tuvo un costo de $25.000.

De acuerdo a información telefónica suministrada por el Dr. Andres Eduardo Echeverry líder del Grupo

Territorial del Atlántico el refrigerio consto de: Un wrap de pollo, un paquete de papas y un jugo en caja. Lo

que demuestra los sobrecostos y la falta de supervisión efectiva en el evento, toda vez que en el mercado no

superan los $10.000.

RESPUESTA:

Este fue un evento contratado por un operador en el área metropolitana de la ciudad para minimizar costos.

De acuerdo con la información suministrada por el proveedor el menú del refrigerio consistió en: Fruta, wrap

de verduras, papitas y postre, lo anterior con servicio de catering y traslado de los alimentos desde

Barranquilla, que por distancia se encuentra a media hora.

En atención a la inconformidad manifestada en el recibo a satisfacción por el líder del Grupo Territorial del

Atlántico, se remitió la queja al contratista por correo electrónico para que se pronunciara al respecto. En

respuesta a la misma, el operador logístico señaló lo siguiente:

De: Alejandro Gómez [mailto:[email protected]]

Enviado el: viernes, 21 de noviembre de 2014 12:28 p.m.

Para: Carolina Tamayo Rodriguez; [email protected]

CC: Nelson Jose Valdes Castrillon; Oscar Saul Cortes Cristancho; Daian Eliana Romero Perilla; Daniel Felipe

Chaparro Solano

Asunto: RE: RECIBIDOS A SATISFACCION GT ATLANTICO Y RETROALIMENTACION SOBRE LA

ACTIVIDAD

Buenas tardes, en relación a la orden se habló con el proveedor quien se compromete a mejorar el tamaño de

las porciones y guardar los lineamientos que en los próximos días se entregaran por parte de Nuestra

compañía sobre el estándar de platos, es importante aclarar que este proveedor es muy bueno, nos ha

brindado múltiples servicios y solo hemos tenido esta inconformidad,

Esperamos nuestras acciones de control y mejora continua se reflejen en una mejor atención y calidad del

servicio.

Cordialmente

Alejandro Gómez

Director de Proyectos

mailto:[email protected]


160

E Comerce Global Ltda

Tel: 057 - 1 - 4764848

Cel: 3176444840


El hallazgo se mantiene no se justifica el precio tan alto de los refrigerios, su aprobación y posterior pago.


Contrario a lo que señala el Grupo de Control Interno, el costo del evento fue justificado con base en los

requerimientos técnicos solicitados por el área responsable, así como los costos indirectos que eran

necesarios para la prestación satisfactoria del mismo. Razón por la cual se reitera en su totalidad la

respuesta dada por la supervisión.

OBSERVACIÓN N°66

Evento: Reunión de articulación con la alcaldía del municipio de Sabanalarga atlántico para la inclusión y

priorización de las pprs y sus familias en las políticas públicas del municipio. El 12 de noviembre de 2014.


Se allegó factura presentada por la firma “Claudia Marisol Castro” por valor de $300.000 lo que equivale a que

cada refrigerio tuvo un costo de $30.000.

De acuerdo a información telefónica suministrada por el Dr. Andres Eduardo Echeverry líder del Grupo

Territorial del Atlántico el refrigerio consto de: Un wrap de pollo, un paquete de papas y un jugo en caja. Lo

que demuestra los sobrecostos y la falta de supervisión efectiva en el evento.

RESPUESTA:

Este fue un evento contratado por un operador en el área metropolitana de la ciudad para minimizar costos.

De acuerdo con la información suministrada por el proveedor el menú del refrigerio consistió en: Fruta, wrap

de verduras, papitas y postre, lo anterior con servicio de catering y traslado de los alimentos desde

Barranquilla, que por distancia se encuentra a una hora.

En atención a la inconformidad manifestada en el recibo a satisfacción por el líder del Grupo Territorial del

Atlántico, se remitió la queja al contratista por correo electrónico para que se pronunciara al respecto. En

respuesta a la misma, el operador logístico señaló lo siguiente:

161

De: Alejandro Gómez [mailto:[email protected]]

Enviado el: viernes, 21 de noviembre de 2014 12:28 p.m.

Para: Carolina Tamayo Rodriguez; [email protected]

CC: Nelson Jose Valdes Castrillon; Oscar Saul Cortes Cristancho; Daian Eliana Romero Perilla; Daniel Felipe

Chaparro Solano

Asunto: RE: RECIBIDOS A SATISFACCION GT ATLANTICO Y RETROALIMENTACION SOBRE LA

ACTIVIDAD

Buenas tardes, en relación a la orden se habló con el proveedor quien se compromete a mejorar el tamaño de

las porciones y guardar los lineamientos que en los próximos días se entregaran por parte de Nuestra

compañía sobre el estándar de platos, es importante aclarar que este proveedor es muy bueno, nos ha

brindado múltiples servicios y solo hemos tenido esta inconformidad,

Esperamos nuestras acciones de control y mejora continua se reflejen en una mejor atención y calidad del

servicio.

Cordialmente

Alejandro Gómez

Director de Proyectos

E Comerce Global Ltda

Tel: 057 - 1 - 4764848

Cel: 3176444840


El hallazgo se mantiene no se encuentra justificado el precio


Contrario a lo que señala el Grupo de Control Interno, el costo del evento fue justificado con base en los

requerimientos técnicos solicitados por el área responsable, así como los costos indirectos que eran

necesarios para la prestación satisfactoria del mismo. Razón por la cual se reitera en su totalidad la

respuesta dada por la supervisión.

OBSERVACIÓN N°67

Evento: Promover un espacio de reconciliación y prevención del reclutamiento infantil a través de una

actividad artística en el municipio de la Unión



162


Se allego factura de la empresa “Hernán Deybeth Hidrobo “por valor de $ 1.215.000.

Ni dentro de las cotizaciones ni la factura allegada por la empresa “ Hernán Deybeth Hidrobo “ , se especifica

el valor de cada uno de los bienes y servicios ofrecidos y prestados incumpliendo con lo estipulado en el






mismo.”.








del evento.

RESPUESTA:












mismo.

163





















intermediación.






supervisor.




164





del informe.

OBSERVACIÓN N°68

Evento: Foros regionales de justicia transicional. En la ciudad de Pasto los días 13 y 14 de Noviembre.


- Estación de café y agua y aromática para los días del evento.

- Servicio de alimentación am y pm día 1 para 200 personas

- Servicio de alimentación am, para el día 2 para 200 personas

- Estructuración académica y metodológica, relatorías e informes

- Ayudas audiovisuales y Video Beam

- Auditorio con capacidad para 200 personas

- Salón para 50 personas en el mismo lugar. del auditorio.


RD Publicidad Y Marketing……………………………………………$ 42.320.000

AGD Marketing …………………………………………………………$ 34.997.200

Hotel Galerías ………………………………………………………….$ 10.808.290

Se allega factura del Hotel Galerías por $ 10.808.290 lo que evidencia que las cotizaciones de las empresas

RD Publicidad y Marketing y AGD Marketing, empresas que se encuentran en más del 90% de las

cotizaciones allegadas, son 300% más costosas. Lo cual no es entendible la razón por la cual los

supervisores no realizaron las correcciones necesarias y les asignaron casi todos los eventos a estos

intermediarios.

RESPUESTA:

En respuesta a la observación que presenta el Grupo de Control Interno se aclara que la orden servicios No

121 del 29 de octubre de 2014 contempla los siguientes ítems para la ejecución del evento:

a. Estación de Café, agua y aromática para los días del evento.

b. Servicio de alimentación AM y PM Día 1 para 200 personas.

165

c. Servicio de alimentación AM y PM Día 2 para 200 personas.

d. Estructuración académica y metodológica, Relatorías e informes, convocatoria.

e. Ayudas audiovisuales, Video Beam (1 por salón), Computadores (2 por salón) sonido (1) por salón.

f. Auditorio con capacidad para 200 personas.

g. Salón con capacidad para 50 personas ene l mismo lugar del auditorio.

Para la determinación del presupuesto del ítem señalado en el literal d. “Estructuración académica y

metodológica, Relatorías e informes, convocatoria”. Fueron analizadas las siguientes cotizaciones:

RD Publicidad Y Marketing……………………………………………$ 42.320.000

AGD Marketing …………………………………………………………$ 34.997.200

Horizontes Profesionales.………………………………………………$ 28.547.600

De estas tres cotizaciones la opción más favorable para la entidad fue la presentada por la empresa

Horizontes Profesionales por un valor de $ 28.547.600.

Ahora bien, para la determinación del presupuesto del resto de ítems requeridos para la ejecución del evento,

se recibieron las cotizaciones por parte de los siguientes proveedores:

Corporación Club Colombia ……………………………………………$ 12.800.000

Hotel Cuellars …………………………………………………………….$11.460.000

Hotel Galerías….…………………………………………………………$ 10.808.290

De estas tres cotizaciones, la opción más favorable para la Entidad fue la presentada por el Hotel Galerías por

un valor de $10.808.290. En esta cotización fue discriminado cada uno de los siguientes conceptos:

a. Salones para dos días (5 en cantidad alquiler).

b. Video Beam (1 por salón).

c. Computadores (2 por salón).

d. (8 Portátiles )

e. Video Beam

f. Sonido (1) por salón – amplificación cortesía en cada salón

g. ALQUILER DE MICRÒFONO DE SOLAPA

h. Estación de café, agua y aromática para los días Del evento en el salón principal

i. Refrigerios AM

j. Refrigerios PM

De lo anterior se encuentra que el valor total del evento comprende tanto la factura presentada por la

empresa Horizontes Profesionales por un valor de $ 28.547.600 y la factura presentada por el Hotel

Galerías por un valor de $10.808.290.

166

Se sugiere respetuosamente al Grupo de Control Interno que al momento de realizar sus observaciones,

estas se realicen de manera objetiva con los soportes correspondientes, y no a través apreciaciones

subjetivas que desacrediten la actividad de la supervisión sin fundamento alguno.

Son conceptos diferentes y no pueden ser comparables.

Conclusión de control interno,

Las observaciones se realizan con los documentos que a la fecha de la auditoria se encuentran en el

expediente y con la información que cada documento relaciona. Con estas observaciones y soportes nuevos

se retira el hallazgo, pero reiteramos lo de la tercerización o subcontratación y no es necesario el regaño,

porque todo esto lo ha generado la falta de información.

Respuesta

Se acoge parcialmente la respuesta dada por el Grupo de Control Interno, aclarándose que la tercerización no

está prohibida ni legalmente ni contractualmente, como se ha reiterado en el informe, y esta no implica la

cesión del contrato.

NO es cierto que la conclusión obtenida por el Grupo de Control Interno obedezca a nuevos soportes, toda

vez que dicha documentación siempre reposó en el expediente de la supervisión, en cumplimiento de lo

dispuesto en el clausulado del contrato.

OBSERVACIÓN N°69

Evento: Participación de la ACR en el foro Justicia Transicional en la ciudad de Bogotá del 9 a 11 de

noviembre de 2014.

Se solicita un stand interactivo



Altecol Ltda.…………………………………………………………………………..$ 23.800.000

Diseño y Construcción S.A.S………………………………………………………$ 23.480.000

Nexo…………………………………………………………………………………..$ 24.360.000

167

Frente al presente se sugiere requerir al contratista así como al intermediario para que aclare las facturas

presentadas en este evento como en todos los anteriores realizados con Nexo. (Concentración de la

contratación), toda vez que al no tener discriminados los precios no es entendible como se aprobaron las

facturas con 12 millones y 9 millones de pesos de diferencia. Y cuál es la necesidad de que el stand sea

interactivo violando las políticas de austeridad del gasto del Gobierno Nacional. Y dirigido con la misma

presentación virtual en todos los eventos.










RESPUESTA:

Es importante aclarar al Grupo de Control Interno de Gestión que de conformidad con la Orden de Servicios

No. 0139 de 2014 el Área de Comunicaciones requirió el servicio del diseño y montaje de un Stand

interactivo. Dicho evento tenía como justificación “Participación de la ACR en el foro de Justicia transicional

organizado por la ACR y la Fundación El Nogal. La ACR requiere presentar historias de Reintegración en el

marco del DDR a 700 personas de alto perfil que asistirán al evento.”

Frente al particular se señala que en observancia de lo dispuesto en el contrato, el contratista cumplió con lo

contemplado en la cláusula segunda numeral 3º del contrato 995 de 2014, al definir el presupuesto para dicho

evento con base en tres cotizaciones presentadas por distintos proveedores.





DISEÑO &


SUB-TOTAL 23.800.000,00 23.480.000,00 21.000.000,00

IVA 3.808.000,00 3.756.800,00 3.360.000,00

TOTA 27.608.000,00 27.236.800,00 24.360.000,00

DIFERENCIAS 3.248.000,00 2.876.800,00 12%

168










De igual manera, la supervisión tuvo en cuenta el análisis realizado para el evento ejecutado en Itagüí el 2 de

Octubre de 2014, en el cual se buscó obtener un ahorro en términos económicos ejecutándolo con el

proveedor NEXO EXHIBE, el cual contaba con la capacidad e idoneidad para ejecutar la orden con la

totalidad de los requerimientos exigidos por la Entidad, aunado a la disminución del riesgo de incumplimiento

con la ejecución del evento por parte de un único proveedor y no con distintos proveedores.

Por lo anterior se solicita respetuosamente al Grupo de Control Interno que estas aseveraciones temerarias

tales como el supuesto “detrimento patrimonial” sean eliminadas de estos informes, ya que carecen de

soporte objetivo y exceden el ámbito de su competencia funcional, ya que son de competencia de otras

Entidades Estatales previo desarrollo de los principios de defensa y contradicción, que rigen el debido

proceso de toda actuación administrativa por mandato de raigambre constitucional.











eventos.




169


anterior fueron presentadas las cotizaciones por los distintos proveedores bajo el concepto de “Diseño y

montaje de un stand”, entendiéndose este como el género que incluía cada uno de los elementos antes




2014.






fin de que determinen si los gastos en que se incurrió con el stand interactivo eran necesarios y además si

hubo un posible detrimento patrimonial. El hallazgo permanece.

AMPLIACIÓN RESPUESTA:




El costo del evento se estableció, como ya se aclaró, teniendo en cuenta el referente del estudio de Mercado

adicional al exigido en el clausulado, en virtud del cual se acreditó que la opción más favorable para la

Entidad en términos de costo beneficio, era la ofrecida por el proveedor NEXO EXHIBE.

OBSERVACIÓN N°70

Evento: Informe de Gestión Grupos territoriales 2014.


- Traslado al lugar de rendición de cuentas de acuerdo con la normatividad para tal fin (13)

- Alquiler del lugar donde se desarrollará la actividad (21)

- Ayudas audiovisuales ( 21)

- Servicios de alimentación AM y PM según requerimiento

- Sonido para la presentación y los interlocutores según requerimiento

170

- Estación de café permanente según requerimiento

- Apoyo logístico de personal adicional al estipulado en el contrato de acuerdo al requerimiento.


RD publicidad y Marketing ………………………………………………………$ 245.388.720

AGD Marketing……………………………………………………………………$ 189.759.180

Todo incluido eventos……………………………………………………………$ 229.400.000








Así mismo se observa que el contratista utilizo otro intermediario para el desarrollo del objeto contractual






Por otra parte no es entendible como se allegaron las cotizaciones de estas empresas sin que se hayan

definido previamente las cantidades de los bienes y servicios requeridos, además existe una posible violación

al principio de transparencia al aprobar cotizaciones sin que se determine el precio de cada uno de los bienes.

De otra parte en la auditoría a este contrato hemos podido determinar que la firma AGD Marketing realiza más

intervenciones de intermediación que nuestro contratista E COMERCE

Es necesario informar a las autoridades correspondientes si se incumplió con lo previsto en la Directiva

presidencial Nº 06 del 2014 que prevé: 1. Instrucciones en materia de reducción de gastos

generales:…g) Establecer convenios interadministrativos para el uso de auditorios o espacios para

capacitaciones o eventos; y reducir y limitar los costos de alimentación en eventos y reuniones. En

particular solicitar las cantidades justas y eliminarlos en reuniones de corta duración y con personal

interno. h)… reiterar la no realización de eventos con recursos públicos.

Además de acuerdo con los documentos que se encuentran en el expediente se pudo establecer que la

solicitud del servicio se realizó el 11 de diciembre de 2014, las cotizaciones se allegaron el mismo día 11 de

diciembre de 2014 y el evento en cada uno de los municipios se realizó al día siguiente es decir el 12 de

171

diciembre de 2014, lo que implica la falta de planeación para la realización del evento por parte del solicitante

y la falta de tiempo para estudiar en debida forma las cotizaciones.

RESPUESTA:

Es importante aclarar al Grupo Interno de Gestión que esta actividad tuvo una planeación por parte del Grupo

de Talento Humano desde agosto de 2014, tal como se evidencia en la solicitud inicial de la orden de

servicios No. 23 con fecha del 1 de agosto de 2014, en la cual se describieron cada uno los requerimientos

señalados por dicha área para la ejecución de este evento.

Durante los meses de septiembre y octubre de 2014 el Grupo de Talento Humano estuvo ajustando los

requerimientos de manera conjunta con la supervisión y el contratista, remitiendo la descripción detallada de

cantidades por grupo territorial, lo cual se soporta con el cuadro de Excel adjunto al correo del 27 de octubre

de 2014. Lo anterior con el objetivo de tener una adecuada planeación del evento que permitiera disminuir los

costos al contar con la debida anticipación a la fecha prevista para el informe de gestión.

Es de aclarar que los ítems solicitados inicialmente fueron los siguientes:

Proveer transporte según cantidad de personas reportadas por ciudad

Pasabocas y bebidas de Bienvenida

Almuerzo

Actividad de integración ( Bingo)

Cotizar grupo musical

Revisar otras opciones dadas por el operador ( revisar becerrada)

Revisar la opción de realizar un evento tipo entrega de los Oscar ( premiar a los mejores del año por

resultados, los que llevan más de 5 y 10 años en la ACR)

Ahora bien, a siete días hábiles de la fecha programada para el evento fue expedida por el Presidente de la

Republica la Directiva No. 6 de 2014 en materia de austeridad en el gasto, razón por la cual la supervisión

analizó el alcance de la misma y la incidencia que esta tenía de cara al evento del informe de gestión.

Como resultado de esta reunión se concluyó que la alternativa más favorable para la Entidad, teniendo en

cuenta que el contratista ya había adelantado todas las gestiones para separar los lugares y contar con la

totalidad de los bienes y servicios requeridos, consistía en la reducción y ajuste al alcance de la orden

inicialmente elaborada por el Grupo de Talento Humano el día 11 de diciembre de 2014, dando cumplimiento

a las políticas de austeridad del gasto y dejando aquello que era estrictamente necesario para la elaboración

del informe de gestión de la ACR.

Es por ello que los requerimientos finales se ajustaron únicamente a:

172

Traslado al lugar de rendición de cuentas, de acuerdo con la normatividad para tal fin (13)

Alquiler del lugar donde se desarrollará la actividad (21)

Ayudas Audiovisuales (Video Beam, Telón y palelógrafo) según requerimiento (21)

Servicios de alimentación AM y PM según requerimiento. (22)

Sonido para la presentación y los interlocutores según requerimiento. (21)

Estación de café permanente: (agua, café y aromática) según requerimiento. (21)

Apoyo logístico personal adicional al estipulado en el contrato de acuerdo al requerimiento. (22)

En este orden ideas se observa una reducción en el alcance de las actividades inicialmente proyectas por el

Grupo de Talento Humano, aclarándose que no era viable cancelar la totalidad del evento debido a las multas

y penalidades en que se hubiera incurrido como resultado de esta decisión, circunstancia que hubiera sido

gravosa para la Entidad, razón por la cual se optó por la realización del informe de gestión en los Grupos

Territoriales en aras de socializar los logros obtenidos durante la vigencia 2014 y los retos para la vigencia

2015.

Asimismo se señala que el espíritu de esta directiva se encuentra encaminado a lograr ahorros adicionales

al recorte del 10% en gastos generales aprobado en la Ley de Presupuesto 2015.

En desarrollo de lo anterior el alcance final de la orden de servicios en términos de cantidad y tipo de

requerimientos, según correo del día 11 de diciembre de 2014 enviada por Sandra Gualdron del Grupo de

Talento Humano, en el que manifestó lo siguiente “Teniendo en cuenta los ajustes al requerimiento del

informe de gestión para los Grupos Territoriales a nivel nacional excepto Bogotá, los cuales fueron

informados desde la Secretaría General con el fin de acogernos y dar cumplimiento a la Directiva

Presidencial 06/2014, nos permitimos dar alcance a la orden de servicio No. 0023 de 2014, con el fin se

realicen las gestiones correspondientes para su cumplimiento, es importante comunicar que los

requerimientos iniciales no habían sido autorizados” :

A continuación se relaciona el listado con los requerimientos y menús solicitados para el informe de gestión.

173

No.ESPACIOS

REQUERIDOS

AYUDAS

AUDIOVISUALESTRANSLADO

ALIMENTACION

AM Y PM

ESTACION

DE CAFÉ SONIDO

APOYO

LOGISTICOCIUDAD

FUNCIONARIOS

PREVISTOS

COLABORADORES

PREVISTOSTOTAL

FECHA

REALIZACIÒN

1 1 1 0 1 1 1 1 AGUACHICA 5 18 23 12-dic-14

2 1 1 0 1 1 1 1 BARRANQUILLA 7 18 25 12-dic-14

3 1 1 1 1 1 1 1 BUCARAMANGA 7 24 31 12-dic-14

4 1 1 0 1 1 1 1 CALI 8 41 49 12-dic-14

5 1 1 0 1 1 1 1 CARTAGENA 6 21 27 12-dic-14

6 1 1 0 1 1 1 1 CAUCASIA 23 23 12-dic-14

7 1 1 0 1 1 1 1 CUCUTA 4 27 31 12-dic-14

8 1 1 0 1 1 1 1 FLORENCIA 4 22 26 12-dic-14

9 1 1 1 1 1 1 1 IBAGUE 5 26 31 12-dic-14

10 1 1 0 1 1 1 1 NEIVA 4 23 27 12-dic-14

11 0 0 0 1 0 0 1 MONTERIA 8 30 38 12-dic-14

12 1 1 1 1 1 1 1 PASTO 17 17 12-dic-14

13 1 1 1 1 1 1 1 POPAYAN 21 21 12-dic-14

14 1 1 1 1 1 1 1 PEREIRA 6 27 33 12-dic-14

15 1 1 1 1 1 1 PUERTO BERRIO 8 23 31 12-dic-14

16 1 1 1 1 1 1 1 PUTUMAYO 15 15 12-dic-14

17 1 1 1 1 1 1 SINCELEJO 6 19 25 12-dic-14

18 1 1 1 1 1 1 1 VILLAVICENCIO 8 30 38 12-dic-14

INFORME GESTIÒN GRUPOS TERRITORIALES ACR 2014

19 1 1 1 1 1 1 YOPAL 8 34 42 12-dic-14

20 APARTADO 8 34 42 12-dic-14

21 NECOCLI 4 18 22 12-dic-14

22 1 MEDELLIN 10 44 54 12-dic-14

23 1 MEDELLIN 2 0 0 60 12-dic-14

24 1 PAZ Y RECONCILIACION 1 42 43 12-dic-14

25 1 SANTA MARTA 7 27 34 12-dic-14

26 1 ARIGUANI 5 11 16 12-dic-14

TOTAL 21 21 13 22 21 21 22 TOTAL PERSONAS 824

1 1 1 1 1 11

1

1 1 1 1 1

1

1

1 1 1 1

En cuanto al menú se escogieron de parte de cada uno de los grupos territoriales el refrigerio tanto sencillo

como reforzado así:

APARTADO – NECOCLI

REFRIGERIO REFORZADO: Arroz a la paella (cerdo, pollo, jamón y verduras) incluye Pan, ensalada, jugo o

gaseosa

REFRIGERIO: Pastel Hawaiano viene con queso, jamón y piña; con jugo natural de fruta en vaso 7 onz

174

AGUACHICA

REFRIGERIO REFORZADO: Pollo gratinado con torrejas de capón y salsa agridulce, ensalada de piña, torta

de papa y bebida

REFRIGERIO: Pastel de hojaldre y jugo

SINCELEJO

REFRIGERIO REFORZADO: Parrilla mixta con yuca, papa, guacamole, suero y jugo de naranja.

REFRIGERIO: Dedito Horneado con gaseosa.

PUERTO BERRIO

REFRIGERIO REFORZADO: Churrasco al carbón con chimichurri argentino, papas al vapor, ensalada de

vegetales, arroz oscuro, postre y jugo.

REFRIGERIO: Pastel de pollo con Jugo

IBAGUE

REFRIGERIO REFORZADO: Parrillada de tres carnes con guacamole, papa, yuca, ensalada y bebida.

REFRIGERIO: Dulce de la región.

MONTERIA

Arroz de cebollas

Lomo de cerdo en salsa barbecue (BBQ)

Pechuga rellena con vegetales en salsa marfil

Soufflé de maíz

Ensalada de lechugas y frutas

Postre: Napoleón, Tres leches, cheese cake de frutos rojos

Gaseosa

NEIVA

REFRIGERIO REFORZADO: Pollo a la galantina y/o lomo de cerdo al vino acompañado de salsa agridulce,

arroz con ajonjolí, papa duquesa, ensalada tropical, natilla y bebida.

REFRIGERIO: Pasteles de Carne o pollo y bebida.

PASTO

REFRIGERIO REFORZADO: Parrillada mixta acompañada de trozos de morcilla, carne de cerdo, plátano

maduro, papa criolla y bebida

REFRIGERIO: Pastel de pollo y bebida.

VILLAVICENCIO

REFRIGERIO REFORZADO: Parrilla mar verde tres carnes (cerdo, pollo, res) acompañado con chorizo, papa

salada, yuca, plátano asado, guacamole y bebida.

175

REFRIGERIO: Sándwich mixto con gaseosa o jugo.

FLORENCIA

REFRIGERIO REFORZADO: Sancocho de gallina acompañado de arroz, guacamole, yuca, papa y bebida.

REFRIGERIO: A elección.

POPAYAN

REFRIGERIO REFORZADO: Parrillada mixta acompañada de plátano, papa, chorizo, arepa de choclo y

bebida.

REFRIGERIO: Sándwich cubano y jugo.

CAUCASIA

REFRIGERIO REFORZADO: PARRILLA 350 GR Carne de res a la plancha, ensalada, papitas a la francesa y

patacón y bebida.

REFRIGERIO: Ensalada de Frutas pequeñas Incluye jugo en caja o vaso o lata de gaseosa.

CALI

REFRIGERIO REFORZADO: Pechuga de pollo a las finas hiervas, arroz verde, ensalada tropical y bebida.

REFRIGERIO: empanadas x 2 y lulada.

BUCARAMANGA

REFRIGERIO REFORZADO:

- OPCION 15 (20 REFRIGERIO REFORZADO)

-Langostinos a la diabla (TERMINO BAJO EN PICANTE TODOS)

-Patacón de la casa

-Porción de arroz

-Ensalada de camarón y mango

-OPCION 11 (9 REFRIGERIO REFORZADOS)

-Cordón blue de res en salsa de manzana y mango

-Ensalada jamonada

-arroz perla

REFRIGERIO: CREPPES (mediano) Pollo, carne y queso con papa a la francesa y gaseosa (Preferiblemente

que no sea bebida negra).

MOCOA

REFRIGERIO REFORZADO: Sancocho de gallina de campo, arroz, ensalada hogao ají de maní y bebida.

REFRIGERIO: Plato navideño natilla, buñuelo, bravas con queso y arequipe.

MEDELLIN

176

REFRIGERIO REFORZADO: PICADA: Solomito, pollo, chorizo, papas criollas, tomate Sherry, chimichurri,

salsa BBQ.

REFRIGERIO: Montadito de jamón serrano y tomates asados. Canapés: Canastas de plátano rellenas de

guacamole, pomodoro rustico y ropa Vieja.

ARIGUANI Y SANTAMARTA

REFRIGERIO REFORZADO: Bufet a dos carnes papa, yuca, ensalada, postre y bebida.

REFRIGERIO: Empanadas y arepitas de huevo con bebida

YOPAL

REFRIGERIO REFORZADO: POLLO CON CAHMPIÑONES (acompañada de arroz, ensalada verde, papas

doradas, limonada natural).

REFRIGERIO: PASTEL CAMPESINO (carne desmechada con maíz) con bebida

BARRANQUILLA

REFRIGERIO REFORZADO: Pechuga en salsa bechamel, lomo de cerdo en salsa de vino, arroz de coca

cola, puré gratinado, ensalada mixta y bebida.

REFRIGERIO: Pastelitos horneados con gaseosa.

CARTAGENA

REFRIGERIO REFORZADO: Medallón de lomo en salsa de champiñones, arroz de almendra, ensalada

verde, postre y bebida.

REFRIGERIO: Empanada de carne y quibey y gaseosa.

PEREIRA

REFRIGERIO REFORZADO: Asado tres carnes, arepa, papa, ensalada, salas y bebida.

REFRIGERIO: Empanaditas, patacones con hogao y guacamole y bebida

CUCUTA

Carta Abierta

VALLEDUPAR

REFRIGERIO REFORZADO: medallones de carne al vino, rollo de pollo en salsa, arroz a las finas hierbas,

papas a la carbonara, ensalada, jugo natural o gaseosa.

REFRIGERIO: sándwich frio jamón queso lechuga, te – gaseosa jugo.

TIERRA ALTA

Entrada: Canasticas de camarón.

Plato Fuerte: filete de cerdo en salsa de ciruela.

177

BARRANCABERMEJA

REFRIGERIO REFORZADO Parrillada dos carnes; Porción de pollo y carne asadas a la parrilla, acompañada

de ensalada del campo y papa o yuca al vapor. Incluye bebida gaseosa (vaso 7 onzas)

REFRIGERIO Salpicón con helado

De esta manera la supervisión ejerció un control eficaz en la ejecución del evento solicitado por el Grupo de

Talento Humano, mediante la adopción de la alternativa más favorable para la Entidad en términos de costo

beneficio, dando cabal cumplimiento a las políticas de austeridad contempladas en la directiva No. 06 de

2014.

Respecto a la observación realizada por el Grupo de Control Interno de Gestión se aclara que el literal h. de la

Directiva Presidencial No. 06 de 2014 no prohíbe la realización de eventos con recursos públicos, toda

vez que esta restricción está orientada a la proscripción de los eventos de fin de año con recursos

públicos. Por lo anterior se precisa que el evento realizado el día 12 de diciembre de 2014 consistió en el

Informe de Gestión que correspondía a las actividades de bienestar programadas por el Grupo de Talento

Humano adoptado mediante la Resolución 430 del 2014.

Conclusión control interno

El hallazgo se mantiene, las cotizaciones de los intermediarios llegaron un día antes del evento, además no

se verificaron precios de cada evento, razón por la cual se solicita se informe a las autoridades competentes

para que determinen lo que haya lugar.


Se reitera la postura señalada por la supervisión en la respuesta dada al Grupo de Control Interno, y se aclara

que el presupuesto del evento se estableció con base en los requerimientos definidos por el área

responsable, contemplando cada una de las ciudades con su población objetivo, así como los requerimientos

necesarios para la prestación del servicio, razón por la cual el valor facturado comprendió la totalidad del

presupuesto proyectado con base en las especificaciones técnicas.

En cuanto a la fecha de las cotizaciones, se aclara que previo a la fecha de expedición del documento

soporte, se había discutido y aprobado de manera conjunta con el área técnica y el contratista, la reducción al

alcance inicialmente planeado, con base en la Directiva de Austeridad expedida con tanta proximidad a la

fecha del evento.

OBSERVACIÓN N°71

Evento: Acto simbólico y homenaje a 300 personas en proceso de reintegración del GT Antioquia Choco y de

Paz y Reconciliación que alcanzan los logros propuestos en su ruta de reintegración.

178

Se solicitaron 350 servicios de alimentación. .


RD Publicidad y Marketing ……………………………………………………….$ 6.090.000

Logística y Mercadeo …………………………………………………………….$ 5.600.000

Aop Logística………………………………………………………………………$ 5.278.000

Dentro de las cotizaciones ni la factura allegada por la empresa “aop Logística” se especifica el valor de cada






1.000.000 en caso contrario informar previo a su realización el detalle del valor mismo.”. Una vez realizada la

confirmación telefónica con el grupo territorial de Antioquia se pudo establecer que los refrigerios constaron

de un coctel de frutas y un pasa bocas de pollo por valor de $15.000. Los cuales fueron objeto de queja por

parte del GT toda vez que indicaron en el formato de satisfacción que requerían ser mejorados en su

presentación y calidad.







RESPUESTA:










179





















intermediación.






supervisor.




180





del informe.

OBSERVACIÓN N°72

Evento: Desarrollar mesas de trabajo con los empresarios del municipio de Sincelejo. El día 27 de

noviembre de 2014 de 5:00 pm a 7:00 pm

Se solicitaron 30 servicios de alimentación

Se allega factura de Claudia Marisol Castro por valor de $900.000 lo que equivale a que descontado los

valores de los meseros y las mesas cada refrigerio tuvo un costo de $23.000.

RESPUESTA:

El menú requerido por parte de la Coordinadora del grupo territorial consistió en crepes en rollo de jamón

ahumado, doble queso, queso crema y verduras, porción de fruta y jugo natural servido en vaso, mesas y

faldones.

Dado el requerimiento técnico de la funcionaria por lo importante del evento con empresarios, se obtiene el

valor del mismo, el cual resulta lógico dentro de los precios del mercado.


El hallazgo se mantiene no hubo control efectivo en el precio del refrigerio.


Es importante aclarar al Grupo de Control Interno que este tipo de análisis sobre el precio unitario, no se

puede realizar sin considerar los costos indirectos que lleva implícito el servicio solicitado, en atención a las

circunstancias de tiempo, modo y lugar, que tienen una repercusión directa en el costo del evento.

En este orden de ideas se reitera en su totalidad la respuesta dada por la supervisión al Grupo de Control

Interno.

181

OBSERVACIÓN N°73

Evento: Actividad deportiva de Bienestar

Se solicitaron los siguientes bienes y servicios.

- Torneo en la modalidad de Bolos y Futbol 5 para sede central.

- Una modalidad de Torneo por cada Grupo Territorial de acuerdo a su selección.


Todo incluido eventos……………………………………………………….$ 116.000.000

RD Publicidad y Marketing………………………………………………….$ 112.958.000

AGD Marketing ………………………………………………………………$ 91.797.296














Por otra parte no es entendible como se allegaron las cotizaciones de estas empresas sin que se hayan

definido previamente las cantidades de los bienes y servicios requeridos, además se viola posiblemente el

principio de transparencia al aprobar cotizaciones sin que se determine el precio de cada uno de los bienes.

RESPUESTA:




182







En lo relativo a las cotizaciones de igual manera con el Grupo de Talento humano se definió de manera previo

cantidades y bienes y servicios requeridos, para lo cual por parte de ellos se entró a aprobar de manera

anticipada dichos valores de acuerdo con los distintos correos enviados por el Grupo de Talento Humano, se

adjuntan correos como soporte a la orden de servicios N 0129-2014.

GRUPOS

TERRITORIALES/

CIUDADES

No. De

personas

que

Juegan

No.

Personal

juegan

finales x

ciudad

Juego

sugerido Tipo de Torneo

AGUACHICA 23 12 Tejo

4 equipos en Total (3 equipos de 6 pax y

un equipo de 5 pax, uno repite) Juegan dos

equipos contra los otros dos equipos, los

ganadores juegan la final

ARIGUANI 17 12 Juego de

rana

Tres equipos en total - Dos de 6 personas y

uno de 5 personas, de este último una

persona repite para que sea equitativo la

cantidad de lanzamientos, se hacen 5

rondas y los dos equipos con mayor puntaje

juegan la final y el equipo con mayor

puntaje gana

BARRANCA 31 29 Mini Tejo

6 equipos en total (6 equipos de 5 pax y

un remplazo) Juegan tres equipos contra

los otros tres equipos, los 3 equipos

ganadores juegan entre sí, los dos mejores

juegan la final

BARRANQUILLA 75 10 Bolos

5 quipos de 5 pax - juegan dos líneas cada

equipo, los dos equipos con mayor puntaje

juegan la final, una línea cada equipo para

la final

183

GRUPOS

TERRITORIALES/

CIUDADES

No. De

personas

que

Juegan

No.

Personal

juegan

finales x

ciudad

Juego


BUCARAMANGA 29 29 Bolocriollo /

Minitejo

6 equipos en total (5 equipos de 5 pax y

un equipo de 4 pax, de este equipo uno

repite. Juegan tres equipos contra los otros

tres equipos, los 3 equipos ganadores

juegan entre sí, los dos mejores juegan la

final

CALI 49 33 Bolos

El torneo se realizara: 11 grupos

conformados de 5 personas y uno de 4

personas y, cada grupo jugara 5 líneas

donde realizaran 10 tiros dobles, también

se sumara los puntos por grupo e individual

Se pondrán a disposición las pistas N°. 1,

2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 10 Y 11.

CARTAGENA 54 10 Bolos

7 quipos en total ( 6 de 4 pax, y un equipo

de 3 para 27 personas, el equipo de 3

personas dos repite - juegan dos líneas

cada equipo, los dos equipos con mayor

puntaje juegan la final, una línea cada

equipo para la final

CUCUTA 31 10 Bolos


de 6 para 31 personas, los equipos de 5

pax, repiten un lanzamiento para que cada

equipo lance 6 ocasiones , los dos equipos

con mayor puntaje juegan la final, una línea

cada equipo para la final

FLORENCIA 26 26

Mesas de

jokey,Billar

poll Pinpon

Poker,Ajedrez

,Futbolin,Boli

rana

abierto

184

GRUPOS

TERRITORIALES/

CIUDADES

No. De

personas

que

Juegan

No.

Personal

juegan

finales x

ciudad

Juego


IBAGUE 31 16 Bolos


de 6 para 31 personas, los equipos de 5

pax, repiten un lanzamiento para que cada

equipo lance 6 ocasiones , los dos equipos



MEDELLIN 160 80 Bolos

Según comunicación con Adriana Cecilia

Castaño se desea torneo individual, en

donde todos juegan 2 líneas, los 20 mejores

pasan a la final donde se juega una línea x

persona y se premian los primeros 10

puntajes

MONTERIA 38 14 Futbol 5 6 equipos de 6 personas y dos suplentes -

triangulares, semifinal y final

NECOCLI (Suma

en Apartado) 22

pax

0 Futbol 5

NEIVA 27 12 Voli playa 4 Equipos de 6 personas, 3 suplentes y

juegan semifinal y final

PASTO 17 8 Bolos

4 quipos de 4 pax y un suplente - juegan

dos líneas cada equipo, los dos equipos



PAZ Y

RECONCILIACION

(Medellín) 42 pax

0 0 Bolos Se une con Medellín

PEREIRA 33 10 Bolos

6 quipos de 5 pax y 3 suplente - juegan dos

líneas cada equipo, los dos equipos con

mayor puntaje juegan la final, una línea


PUERTO BERRIO 31 10 Futbol 5 6 equipos de 5 personas y 1 suplente -

triangulares, semifinal y final

SINCELEJO 25 12 Tejo 4 equipos en Total de 6 pax, un suplente

juegan semifinal y final

185

GRUPOS

TERRITORIALES/

CIUDADES

No. De

personas

que

Juegan

No.

Personal

juegan

finales x

ciudad

Juego


TIERRALTA 24 16 Futbol 5 4 equipos de 8 pax, juegan semifinal y final

VALLEDUPAR 54 14 Futbol 5 6 equipos en total de 9 pax - Juegan

trangular y final

VILLAVICENCIO 38 30 Minitejo

6 equipos en total (6 equipos de 6 pax y 2

remplazo) juegan un triangular y los dos

mejores juegan la final

YOPAL 27 30 Mini Tejo

6 equipos de 4 personas y 3 remplazos,

juegan un triangular y los dos mejores

juegan la final

POPAYAN 21 14 Juego de

rana

3 equipos de 7 personas, juegan 5 rondas y

el que tenga mayor sumatoria gana, el

equipo ganador hace una ronda entre los 7

ganadores y se escoge al gran campeón

MOCOA

/PUTUMAYO 15 10 Futbol 5

3 equipos de 5 jugadores, juegan un

trangular y los dos mejores el final

APARTADO Y

NECOCLI 64 48 Futbol 5

8 equipos de 8 personas mixtos -

cuadrangular, semifinal y final

SANTA MARTA 34 10 Bolos

6 quipos de 5 pax y un equipo de 4 pax,

este equipo repite un lanzamiento - juegan

dos líneas cada equipo, los dos equipos



Totales 974 505

GRUPOS

TERRITORIALES/

CIUDADES

No. De

personas

que

Juegan

No.

Personal

juegan

finales x

ciudad

Juego


Bogotá 270 0 Bolos

1 Ronda de 25 equipos de bolos de a 2

líneas cada uno , segunda Ronda de 25

equipos de bolos de a 2 líneas cada uno,

final 5 equipos 2 líneas cada uno

Totales 125

186

GRUPOS

TERRITORIALES/

CIUDADES

No. De

personas

que

Juegan

No.

Personal

juegan

finales x

ciudad

Juego


GRUPOS

TERRITORIALES/

CIUDADES

No. De

personas

que

Juegan

No.

Personal

juegan

finales x

ciudad

Juego


Bogotá 160 0 Futbol 5 6 equipos de dos grupos en categoría todos

contra todos

Totales 160










La información suministrada por Talento Humano no se encuentra especificada en ninguna de las

cotizaciones.


Se reitera la postura señalada por la supervisión en la respuesta dada al Grupo de Control Interno, y se aclara

que el presupuesto del evento se estableció con base en los requerimientos definidos por el área

responsable, contemplando cada una de las ciudades con su población objetivo, así como los requerimientos

necesarios para la prestación del servicio, razón por la cual el valor cotizado y facturado comprendió la

totalidad del presupuesto proyectado con base en las especificaciones técnicas.

187











intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°74

Evento: Socializar la ruta de reintegración para la población postulada a justicia y paz en la ciudad de

Bucaramanga.

Se solicitaron los siguientes servicios:


- Estación café agua y aromática

- Salón con capacidad para 35 personas acomodadas en U

188

- Ayudas audiovisuales.

Se allego factura del Hotel Cabecera Contry por valor de $ 490.000 detallada de la siguiente forma:

- Alquiler salón………………………………………………………………. $ 129.310

- Ayudas audiovisuales……………………………………………………..$ 43.103

- Refrigerios ………………………………………………………………….$ 268.518

- Alquiler salón……………………………………………………………….$ 20.000

Total.------------------------------------------------------------------------------------$ 490.000

Se evidencia la economía que se presenta cuando se realiza el evento sin necesidad de intermediario,

contratando directamente al proveedor y sin necesidad de incrementar los precios. De tal forma que los

refrigerios tuvieron un costo individual de $ 6.000, muy diferente a la mayoría de cotizaciones y facturas

pagadas por eventos similares.


Este es un evento interno de la Entidad dirigido a nuestros personas en proceso de reintegración, para

explicar los postulados de Justicia y Paz, razón por la cual este evento no puede ser comparado con eventos

de posicionamiento de la política con empresarios.

OBSERVACIÓN N°75

Evento: En desarrollo de la estructuración y formulación de la planeación estratégica que se debe realizar

para el próximo cuatrienio se ha diseñado una metodología que exige la realización de una serie de talleres

con el fin de revisar el marco estratégico de la entidad para una adecuada proyección de los recursos

institucionales, ejercicio que demanda un apoyo logístico para facilitar el proceso metodológico y de

construcción participativa de la planeación. En Bogotá el 28 de noviembre de 2014.



- Servicio de alimentación para 22 personas.

- Estación de café agua y aromática

- Ayudas audiovisuales.

Se allego factura del Club de Ejecutivos por valor de $ 934.240 lo que refleja la eficiencia administrativa

cuando se contrata directamente al proveedor, evitando sobrecostos e intermediación.

189

Por otra parte se incumplió con lo previsto en el artículo 11 del Decreto 2209 de 1998 el cual prevé: Las

entidades objeto de regulación de este Decreto no podrán con recursos públicos celebrar contratos que

tengan por objeto el alojamiento, alimentación, encaminadas a desarrollar, planear o revisar actividades o

funciones que normativa y funcionalmente le competen.

Cuando reuniones con propósitos similares tengan ocurrencia en la sede de trabajo los servicios de

alimentación podrán adquirirse exclusivamente dentro de las regulaciones vigentes en materia de cajas

menores…”

RESPUESTA:

Dicha actividad se llevó a cabo en las instalaciones del Club de Ejecutivos, teniendo en cuenta que en las

instalaciones de esta Entidad no era viable el desarrollo de la misma por razones de espacio y que en

atención a la envergadura de los temas a tratar requerían de un espacio que permitiera la interacción continua

e ininterrumpida por parte de los directivos, asesores y algunos coordinadores, para tratar temas estratégicos

de la Entidad.

Asimismo se aclara que esta restricción se orienta a los eventos que requieran alojamiento y alimentación, lo

cual para este caso en particular no sucedió.


De acuerdo con la justificación de la Administración se retira el hallazgo, pero invitamos a la administración a

que la planeación estratégica institucional se haga al menor costo posible y sin utilizar gastos de alimentación.

OBSERVACIÓN N°76

Evento: Seminario denominada Proceso de Paz Y sociedad Postconflicto. En la ciudad de Yopal el 18 de

noviembre de 2014.

Se solicitaron 300 servicios de alimentación y estación de café.


RD publicidad y Marketing……………………………………………………$ 8.004.000


AGD Marketing…………………………………………………………………$ 6.612.000



190












Además realizando un análisis de costos promedio se pagaron los refrigerios que constaban de (Sándwich de

pollo, queso, mortadela, verdura, mayonesa y jugo de maracuyá en vaso) a más de $19.000 cada uno, lo que

evidencia los sobrecostos que se han pagado por la utilización de intermediarios y la falta de control.

Comparado con el evento realizado en la misma ciudad el día 3 de diciembre de 2014 donde se pagaron

refrigerios a $ 4.625.

RESPUESTA:

Una vez más se reitera que no puede ser comparable, la naturaleza de los eventos y los menús de los

mismos, en este caso por parte de la Coordinadora del grupo territorial, se requirió un emparedado tipo

cubano, empacado en vinitel, plato de icopor, servilleta, jugo servido en vaso de plástico de 9 onz con tapa y

con servicio de catering (2 logísticos) el cual guarda lógica con los precios de un municipio cuya economía y

costos es dada por el petróleo.










191





















intermediación.






supervisor.






192



del informe.

OBSERVACIÓN N°77

Evento: Entrenamiento en seguros y riesgos de la contratación.



- 2 micrófonos

- Videobeam

- Tablero Acrílico

- Servicios de alimentación Am y Pm para 80 personas.


RD Publicidad y Marketing……………………………………………………$ 6.206.000

Nefer Steven Lozada…………………………………………………………..$ 5.600.000

AGD Marketing………………………………………………………………….$ 4.280.400














193

De otra parte debería haberse abolido los refrigerios, toda vez que de conformidad con la norma de

austeridad si los eventos ocurren en la sede principal este tipo de gasto debe limitarse, Así mismo pudimos

evidenciar que no hubo más de 20 personas asistiendo a este evento.

RESPUESTA:

Es importante señalar que si bien el evento se realizó para invitados de la sede central, de igual manera este

estaba dirigido a la totalidad de los supervisores de las regionales con sede en Bogotá.

En cuanto a la restricción de los servicios de alimentación, se aclara que la misma se encuentra contemplada

en la Directiva No. 6 expedida el 2 de diciembre de 2014, razón por la cual no es viable aplicar estos

lineamientos de manera retroactiva, toda vez que el evento se llevó a cabo el 26 de noviembre de 2014.












factura especifican en qué consisten los refrigerios razón por la cual no es posible por parte de la supervisión











194








intermediación.






supervisor.








del informe.

OBSERVACIÓN N°77

Evento: Informe de gestión- Bogotá 12 de diciembre de 2014.



AGD Marketing …………………………………………………………….$ 7.934.400

Stella Velasco Romero…………………………………………………….$ 7.600.000

Alexander……………………………………………………………………$ 6.612.000

195

Se allega factura de Alexander por valor de $ 6.612.00 donde se evidencia que se pagaron refrigerios que

contaban de un sándwich y jugo en caja a $ 17.400 valor que se encuentra sobre dimensionado con los

precios del mercado, si bien es cierto que las demás cotizaciones allegadas incluyen precios superiores

también lo es que los supervisores y el área que solicito el servicios debe realizar un trabajo acorde con las

políticas de transparencia y economía del Estado Colombiano.







RESPUESTA:

Es importante aclarar al Grupo Interno de Gestión que esta actividad tuvo una planeación por parte del Grupo

de Talento Humano desde agosto de 2014, tal como se evidencia en la solicitud inicial contemplada en la

orden de servicios No. 23 con fecha del 1 de agosto de 2014 que tenía una cobertura nacional, en la cual se

describieron cada uno los requerimientos señalados por dicha área para la ejecución de este evento.

Durante los meses de septiembre y octubre de 2014 el Grupo de Talento Humano estuvo ajustando los

requerimientos de manera conjunta con la supervisión y el contratista, remitiendo la descripción detallada de

cantidades para la sede central y los grupos territoriales, lo cual se soporta con el cuadro de Excel adjunto al

correo del 27 de octubre de 2014. Lo anterior con el objetivo de tener una adecuada planeación del evento

que permitiera disminuir los costos al contar con la debida anticipación a la fecha prevista para el informe de

gestión.

Es de aclarar que los ítems solicitados inicialmente fueron los siguientes tanto para la sede central como los

grupos territoriales:

Proveer transporte según cantidad de personas reportadas por ciudad

Pasabocas y bebidas de Bienvenida

Almuerzo

Actividad de integración ( Bingo)

Cotizar grupo musical

Revisar otras opciones dadas por el operador ( revisar becerrada)

Revisar la opción de realizar un evento tipo entrega de los óscar ( premiar a los mejores del año por

resultados, los que llevan más de 5 y 10 años en la ACR)

196

Ahora bien, a siete días hábiles de la fecha programada para el evento fue expedida por el Presidente de la

Republica la Directiva No. 6 de 2014, razón por la cual la supervisión analizó el alcance de la misma y la

incidencia que esta tenía de cara al evento del informe de gestión.

Como resultado de esta reunión se concluyó que la alternativa más favorable para la Entidad, consistía en la

reducción y ajuste al alcance de la orden inicialmente elaborada por el Grupo de Talento Humano,

ejecutándose el informe de gestión de la Sede Central, en el auditorio del Gabriel García Márquez, dando

cumplimiento a las políticas de austeridad del gasto y dejando aquello que era estrictamente necesario para la

elaboración del informe de gestión en las siguientes condiciones según correo del día 11 de diciembre de

2014.

Es por ello que los requerimientos finales se ajustaron únicamente a:

Refrigerios (380)

Dichos refrigerios fueron transportados hasta el lugar del evento y empacados individualmente. Lo cual

aunado a la inmediatez del servicio tuvieron una repercusión directa en el costo de los mismos.











El formato de solicitud no contempla lo relacionado por la Administración en la respuesta, además en la

factura no estos relacionados gastos adicionales. Por lo anterior el hallazgo se mantiene.


Se reitera en su totalidad la respuesta dada por la supervisión al Grupo de Control Interno, y se aclara que el

valor cotizado y facturado corresponde al alcance dado al evento, teniendo en cuenta los lineamientos

definidos por la Directiva Presidencial de Austeridad del Gasto, y la inmediatez del servicio.

197

De igual manera se aclara que la factura corresponde al valor y tipo de servicio suministrado, y en

concordancia con lo previsto en el artículo 617 lit. f del Estatuto Tributario, en ella no se señalan los

imprevistos que pudieron generarse al momento de prestar el servicio.

D. CONCLUSIONES

Teniendo en cuenta los argumentos esbozados a lo largo de este informe respecto a las observaciones, tanto

formales como sustanciales, a la auditoría realizada por el Grupo de Control Interno al contrato No. 995 de

2014, se identifican las siguientes conclusiones:

a. SUSTANCIALES:

1. La figura de la tercerización no se encuentra prohibida ni legal ni contractualmente, y la misma

obedece a la naturaleza de este tipo de contrato sin que por ello se configure una cesión del

contrato.

2. Respecto a las especificaciones en las cotizaciones de los requerimientos técnicos se aclara que

estas especificaciones eran definidas previamente por el área técnica responsable del evento y

concertados con la supervisión de manera verbal o escrita.

3. La supervisión del contrato tenía implementado como medida de control, un aplicativo al cual tenían

acceso tanto la supervisión como el contratista, en el cual se discriminaban cada uno de los ítems

cotizados. Es importante señalar que esta información había sido entregada al Grupo de control

interno, sin embargo no hubo pronunciamiento alguno frente al particular.

4. Contrario a lo que señala el Grupo de Control Interno, las facturas aportadas como soporte de pago

cumplían con las exigencias legales señaladas en el literal f del artículo 617 del Estatuto Tributario,

toda vez que esta disposición legal permite que esta sea expedida tanto de manera genérica como

detallada.

5. En relación con las imputaciones infundadas realizas por el Grupo de control interno, sobre

supuestos sobrecostos generados en la ejecución del contrato, se aclara que el clausulado

contractual preveía que la mejor alternativa del mercado era aquella en presentaba la mejor opción

para la Entidad en términos de precio, calidad y cumplimiento de los requerimientos técnicos,

circunstancia que durante la ejecución del contrato fue verificada para parte de la supervisión.

6. Para establecer el incumplimiento del contrato es necesario, con el objeto de garantizar el debido

proceso así como el derecho de defensa y contradicción, agotar por parte de esta Entidad el

procedimiento establecido en la Ley 1474 de 2011.

7. Los documentos soporte para efectuar el pago se encuentran definidos en la cláusula séptima del

contrato, a saber:

- Factura o solicitud de pago conforme a la Ley acompañada del recibido a satisfacción por

cada evento.

198

- Certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, donde conste

expresamente el recibo a satisfacción del servicio y la aprobación de pago por el servicio

efectivamente prestado.

- Cumplimiento oportuno en el pago de los aportes correspondientes al Sistema de

Seguridad Social Integral, así como los aportes correspondientes al SENA, ICBF, y Cajas de

Compensación Familiar cuando a ello hubiere lugar.

Se aclara que esta documentación fue verificada por parte de la supervisión para dar trámite al pago

de los servicios prestados por el contratista.

8. En cuanto a la definición de la estrategia de comunicaciones, esta excede el ámbito de la

competencia de la supervisión del contrato, toda vez que esta obedece a los lineamientos trazados

por la Alta Dirección en conjunto con el Grupo de Comunicaciones de la Entidad, razón por la cual no

es posible pronunciarse al respecto.

b. PROCEDIMENTALES:

1. En el desarrollo de la auditoría efectuada por el Grupo Control Interno de Gestión no se dio

cumplimiento al procedimiento previsto en el Manual de Auditoría Interna publicado en el SIGER,

razón por la cual se vulneró el debido proceso así como del derecho de defensa y contradicción,

contraviniendo lo dispuesto en la Carta Magna.

2. En las imputaciones generadas por el Grupo Auditor sobre los supuestos incumplimientos, no se

identifica en concreto la supuesta norma o cláusula quebrantada, circunstancia que transgrede el

principio de legalidad, siendo este un pilar del Estado Social de Derecho.

3. En desarrollo de la auditoría realizada por el grupo de control interno, se han encontrado posibles

extralimitaciones en el ámbito de su competencia, desconociendo así su carácter de asesor de la Alta

Dirección con la finalidad de apoyar a la administración al logro de sus objetivos a partir de análisis,

apreciaciones y recomendaciones relacionadas con su gestión.

4. Algunos hallazgos fueron modificados a lo largo de la auditoría, sin que se otorgara al auditado la

oportunidad de controvertir los nuevos hechos que se imputan, vulnerándose así el derecho de defensa y

contradicción. Como evidencia de lo manifestado se pone de presente que durante el desarrollo de toda la

auditoría se cuestionó el cumplimiento de las obligaciones por parte del supervisor así como del contratista,

es decir siempre estuvo enfocada a la ejecución contractual. No obstante lo anterior, en el último informe

presentado según MEM 15-004447 del 11 de mayo de 2015, se manifiesta por parte del Grupo de Control

Interno lo siguiente:“….Frente a las obligaciones contractuales contempladas en la minuta del contrato, cabe

decir que pese a que en ellas se estipulan las reglas a seguir por parte del contratista y de los supervisores,

es desde la parte precontractual donde hacemos un llamado para que en el futuro se establezca mejora en el

análisis y obligaciones contractuales de tal forma que se protejan objetivamente los bienes y recursos del

Estado.”

No obstante se aclara que para la elaboración del proceso de selección LP ACR 13 de 2014, la Entidad dio

continuidad a la los lineamientos técnicos previamente utilizados en la ejecución del contrato de operador

199

logístico, tal como se encuentra plasmado en los pliegos de condiciones y demás documentos del proceso de

selección abreviada No. 39 de 2012, así como el contrato No. 853 de 2012 suscrito con el contratista Royal

Park Ltda.

5. Frente a las obligaciones a cargo del supervisor del contrato se señala que éste se encuentra obligado a

verificar el cabal cumplimiento de las obligaciones contractuales a cargo del contratista, en el entendido que el

contrato es ley para las partes. En este orden de ideas, no es jurídicamente viable que el supervisor realice

modificaciones al contrato estatal, toda vez que esta actuación es de competencia exclusiva de las partes del

contrato, es decir Entidad contratante y contratista.

Al respecto se ha pronunciado el Consejo de Estado el veintiocho (28) de febrero de dos mil trece (2013)-

Radicación número: 25000-23-26-000-2001-02118-01(25199):

“FUERTE FORMAL: LEY 80 DE 1993 - ARTICULO 14.1 / LEY 80 DE 1993 - ARTICULO 53 / LEY 1474 DE

2011 - ARTICULO 82 / DECRETO LEY 222 DE 1983 - ARTICULO 120 / DECRETO LEY 222 DE 1983 -

ARTICULO 121 / DECRETO LEY 222 DE 1983 - ARTICULO 123 /

NOTA DE RELATORIA: Sobre el tema consultar sentencia del 20 de noviembre de 2008, exp. 17031.

INTERVENTOR DEL CONTRATO - Funciones. Deberes. Obligaciones. Regulación normativa

El interventor adelanta, básicamente, una función de verificación y control de la ejecución contractual, pero no le compete introducir modificación alguna en los términos del negocio jurídico sobre el cual recae su función, puesto que esa es materia del resorte exclusivo de las partes del contrato, entidad contratante y contratista. Es por ello que el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, establece que“….Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias” y además, que “ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato”, es decir que el negocio jurídico sobre el cual ejercerá vigilancia, constituye el marco dentro del cual la misma debe llevarse a cabo. Al respecto, a pesar de ser posterior a la celebración del contrato objeto de la presente controversia, resulta ilustrativo observar cómo en razón de la naturaleza de las funciones que desarrollan, el artículo 53 del código único disciplinario –Ley 734 de 2002- estableció que se hallan sujetos al régimen disciplinario especial contenido en el Libro III de dicha ley, los particulares “que cumplan labores de interventoría en los contratos estatales”, disposición que la Corte Constitucional declaró exequible (…) la función del interventor es de intermediación entre la entidad contratante y el contratista, dirigida a cumplir el control y vigilancia de la correcta ejecución de las obligaciones surgidas del contrato y no la de sustituir o reemplazar a la entidad en la toma de las decisiones, quien conserva dicha potestad y la ejerce a través de su propio representante legal, que adelanta las actuaciones que le corresponden en virtud de su posición de parte dentro de la relación negocial”.

Como se puede observar el interventor o supervisor no podrá introducir modificación alguna al contrato, toda

vez que es de competencia exclusiva de las partes y sobre ello se ejerció la función de supervisión, y sobre la

cual se entrara a detallar lo requerido en la auditoria, de acuerdo única y exclusivamente en lo consagrado en

el contrato entendido este como ley para los intervinientes en el mismo.”

200

Es importante precisar que frente al informe de auditoría de gestión contractual, relacionado con los contratos

739, 639 y 608 de 2013, los supervisores de los mencionados contratos están revisando cada uno de los

puntos observados en los hallazgos generados por el grupo auditor, toda vez que mediante MEM 15004857

del 19 de Mayo de 2015 fue radicado un alcance al informe presentado mediante MEM 15004239 del 5 de

Mayo de 2015, argumentando “….un error en las fechas de los eventos del contrato 608, suscrito con la Firma

“Unión Temporal logística Unida 2013”, producto de la modificación de los folios del expediente, como lo

informa el Auditor encargado”. Como resultado de la revisión detallada de cada uno de los informes antes

mencionados, se evidenció que se generaron cambios sustanciales en la redacción de los hallazgos, razón

por la cual las observaciones a los mismos se entregarán a más tardar el viernes 29 de Mayo de 2015.

Con base en los argumentos presentados a Ustedes, como fundamento de las observaciones a la auditoría

realizada por el Grupo de Control Interno de Gestión al contrato No. 995 de 2014, quedo atento a cualquier

comentario o sugerencia al respecto, reiterando nuestro compromiso institucional de garantizar una gestión

por parte de Entidad dentro del marco de la transparencia y moralidad pública.

Atentamente,

OMAR ALFONSO OCHOA MALDONADO

Secretario General

Con copia: Joshua Mitrotti Ventura, Director ACR. Isauro Cabrera Vega, Jefe Grupo Control Interno de Gestión ACR

Anexos: 211 Folios y 1 CD

Proyectó: Daian Eliana Romero / Oscar Saúl Cortés

Revisó: Johanna Iveth Arenas Pérez

OFI15-010138 / JMSC 5202023 de cierre... · 2015-06-05 · Es de la naturaleza de ese tipo de...

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