O QUE FAZER QUANDO O PROCESSO É INCAPAZ?

Projetos falham porque falhamos na escolha do processo.

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TENTAMOS TIRAR LEITE DE PEDRA OU, CULPAMOS O PEDREIRO!

•  Baseado na repercussão que tiveram os ensaios “As Falhas de Projetos no Brasil” e “Leis de Parkinson e o Viés de Convergência” gostaria de convidá-los a fazer uma reflexão sobre o atual estado da arte em Gestão de Projetos (que na prática poderia ser denominado “Gestão de Falhas”).

•  Podemos culpar as pessoas por não conseguirem extrair bons resultados de um processo exaurido?

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QUANTO AS FALHAS DOS PROJETOS:

•  – Parece que há consenso de que INFELIZMENTE não somos exceção. Infelizmente, pois se fossemos teríamos parâmetros consolidados para servirem de referência.

•  – Elencamos um rol de “causas” que muito bem podem ser “consequências”.

•  – O lado bom que vejo é o fato de como não somos exceção nada nos impede de vir a ser REFERÊNCIA positiva.

•  Porém, enquanto continuarmos a tentar elevar um processo que já foi exaurido através de “ajustes”, “mitigações”, “punições / recompensas” e etc, não sairemos dessa situação.

•  OPROCESSO É INCAPAZ!

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QUANTO A LEI DE PARKINSON: •  – Todo os esforços são feitos para que os resultados sejam

convergentes em relação a meta.

•  – Para mitigar os riscos podemos subestimar, conscientemente, a capacidade dos recursos (superalocamos – “crashing”).

•  – Também podemos disponibilizar mais tempo para cada atividade (o que normalmente nos leva ao “fast track”).

•  – As soluções “mitigadoras” não são “suficientes” para reforçar a Convergência.

•  – Por mais que venhamos a mitigar através de recursos e/ou ritmo, haverá sempre uma variação inerente ao processo que implicará em “Viés” em relação à Meta.

•  PROTEGEMOS A META NO LUGAR ERRADO – FORA DELA!

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O PROCESSO: •  Embora a solução que proponho seja integrada, para minimizar

minha dificuldade na demonstração, vou enfocar esses dois aspectos separadamente.

•  Os atuais processos de Gestão: –  Os requisitos atribuídos aos projetos cada vez mais se afastam

da Padronização – Eles visão a Customização.

–  Nossos processos de gestão de projetos, na tentativa de minimizar os desvios, utiliza uma solução utilizada nas operações, ou seja, a Padronização.

–  A chegada da era da Informação trouxe consigo uma volatilidade nas expectativas, e por isto os padrões falham em atende-las.

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O RACIOCÍNIO: •  O raciocínio matemático:

–  Produção= Recursos X Produtividade.

–  Focar nos Custos= Garantir a produtividade(1).

–  Minimizar o risco= Incrementar recursos.

–  Resultado ideal= Atingir a meta.

•  As etapas 1 e 2 dependem de “exatidão” e de “precisão” respectivamente –  A padronização visa a “exatidão”.

–  Focar na meta visa a “precisão”.

A grande diferença entre operação e projeto é que na primeira a variabilidade ocorre em torno dos desvios(2) e no segundo ela ocorre em torno da dimensão nominal.

Ocorre que tanto a exatidão quanto a precisão são sensíveis a VARIABILIDADE e esta é inerente a qualquer processo, logo se conseguirmos “controla-la” mantendo-a reduzida, nossas chances de sucesso serão aumentadas.

(1) Melhorar a produtividade nos remete ao processo exaurido. (2) ex: o diâmetro de um eixo usinado tem sua variação mais afetada pelas ferramentas do que pelo seu diâmetro nominal, já uma produtividade mantém o seu valor nominal como referência para os desvios.

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ÁRVORE DA REALIDADE ATUAL – ARA.

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Cronogramas Inexequíveis

Recursos indisponíveis

Requisitos não atendidos

Custo Majorado

Atrasos

Retrabalho

Estimativas inexatas

Alteração de Escopo

Insuficiência / Quebra de Premissas / Requisitos

Projeto falha em atender pelo menos uma das restrições (Tripla

Restrição)

VARIABILIDADE

obstáculo

Anéis de suficiência

VARIABILIDADE: A VILÃ. •  No slide anterior apresentei a árvore da realidade atual.

•  A partir dela quem desejar pode explorar(3) a identificação do problema raiz.

•  Como pode ser visto eu elegi a VARIABILIDADE como sendo o obstáculo a ser vencido.

•  Também acredito que uma vez solucionados os anéis de suficiência(4), aí sim poderemos elevar o processo até que ocorra o próximo gargalo.

•  Embora eu não tenha desenhado todo o processo de raciocínio, a solução que eu encontrei foi mitigar os efeitos do Viés de Convergência alocando “buffer” na META, pois é nela que todos os vieses se consolidam.

•  Esta é a lógica que embasa a Gestão por Modelagem Vetorial – GpMV.

•  PROTEGEMOS OS RESULTADOS DENTRO DA META! •  (3) É a oportunidade de testar várias alternativas. •  (4) O foco nos anéis de suficiência é proposital, pois se focassemos “diretamente” nas caixas amarelas veríamos

que existem outros aspectos que foram omitidos, mas que serão melhorados após tenhamos elevado o processo, ou seja, nos anéis atacamos o “gargalo” que impede a elevação do processo.

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ANTES DA ERA INDUSTRIAL A PRODUÇÃO ERA CUSTOMIZADA!

•  Estes slides foram baseados na Gestão por Modelagem Vetorial.

•  Livros de minha autoria: –  Gestão por Modelagem Vetorial: Os segredos da curva S.

–  Viés de Convergência: Desvendando a causa raiz dos atrasos.

•  roberto@looplearn.com

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