O projeto de modernização administrativa. A...

O projeto de modernização administrativa.A desmaterialização e gestão documental- partilha de uma experiência em curso.

// Divisão de Tecnologias de Informação, Comunicaçãoe Modernização Administrativa

// Arquivo Municipal// Município de Torres Novas ▪ Câmara Municipal

Encontro Internacional de Arquivos International Meeting of Archives▪3 e 4 de Outubro de 2014 Universidade de Évora▪

2014, October 3 and 4 ▪ University of Évora

O projeto de modernização administrativa do Município de Torres Novas.A desmaterialização e gestão documental: partilha de uma experiência em curso.

Encontro Internacional de Arquivos International Meeting of Archives▪3 e 4 de Outubro de 2014 ▪ Universidade de Évora


Arquivo Municipal de Torres Novas //




201 1 - Unificação de Arquivos //

Arquivo Geral da Câmara Municipal

de Torres Novas

Arquivo Históricode Torres Novas

Arquivo Municipal de Torres Novas




Arquivo Municipal de Torres Novas //• Unidade Orgânica com atribuições de gerir o sistema integrado de documentação

de arquivo produzida e acumulada no Município de Torres Novas.• 3 vertentes :

– A gestão da documentação corrente e intermédia;– A promoção da investigação e da divulgação da documentação histórica ou

definitiva relativa ao concelho de Torres Novas;– Avaliação, conservação, restauro e difusão dos documentos arquivados.

• O que contém?– Toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e

serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade municipal e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação, bem como documentação doada e depositada ao longo dos tempos no Município.




O AMTN no projeto de desmaterialização: O Classificador• No âmbito do projeto de

desmaterialização documental, coordenado pela Divisão de Tecnologias de Informação, Comunicação e Modernização Administrativa, o AMTN surge como parceiro, nomeadamente na implementação de um novo Plano de Classificação.

• Nesta fase foi necessário aferir o classificador existente (’90) e decidir da sua adequação, quer face às exigências do projeto e à nova estrutura organizacional, quer perante uma lógica de gestão documental mais eficiente.




Novo classificador: Plano de Classificação v01 //

Desenvolvimento do Plano de Classificação conforme a MEF

Existência da versão 0.1 do Plano de Classificação

Adoção do Plano de Class ificação v.0.1

Rejeição da elaboração de um novo plano de classificação segundo o modelo “pré-MEF”




• Carregamento do Plano de Classificação (v.0.1) na aplicação informática de Gestão Documental disponível para todos os serviços.

Novo classificador: Plano de Classificação v01 //




• Inovação tecnológica dos serviços• Redução de custos operacionais• Eficiência e transparênia dos serviços• Desmaterialização e s implificação de processos • Reforço das competências nos trabalhadores e aumento da produtividade• Adoção de mecanismos e ferramentas de apoio à gestão e decisão• Melhoria da informação e da comunicação interna e externa• Fortalecimento tecnológico potenciando o crescimento e a inovação• Promoção das TIC's junto da população• Desenvolvimento de novos conteúdos digitais

O projeto de modernização administrativa: objetivos //




... 2009 || 2010 || 2011 || 2012 || 2013 || 2014 ... 2015 | 2016...

Reformulação do parquede impressoras e de

equipamentos digitalização

Reestruturaçãodo Data Center

(Fase I)

Intranet municipal(formulários RH, despachos, regulamentos, requisições...)

Desmaterialização das reuniões de Câmara e

plataforma Extranet

Sistema de gestão de ass iduidade (relógio de ponto) e plataforma web

Registo informático da correspondência e da sua circulação

Desmaterialização documentos dedespesa (facturas)

Desenvolvimento de várias aplicações web para gestão(requisições, inquéritos, sistema para envio de ficheiros, relatórios comunicações, protecção civil, cadastro RH, atendimento social, SIG, info turismo, cemitérios, museus, ...)

Nova rede e sistema de comunicações VoIP (reporting, chat, controlo...)

Desmaterialização geral da documentação. Digitalização de todo o correio de entrada e criação digital da documentação interna e de saída. Arquivo documental, despacho, assinatura e circulação digital...

Reestruturaçãodo Data Center (Fase II)

Timeline //

Formação para reforço de competências Word e Excel Avançado (120 trabalhadores)

SIG / SIT onlineplantas localização, revisão PDM, ...




Sistema de Gestão Documental- Registo digital do processo- Arquivo digital, despachos e assinaturas- Circulação electrónica pelos serviços

Documentos externos em papel(Ofícios, facturas, atestados

médicos RH, outros...)

Documentos externos em digital(E-mails, relatórios, imagens, outros

documentos PDF, ...)

Documentos internos em digital(Informações, despachos, relatórios,

formulários dos RH, ...)

Digitalização

Arquivo

Documento em formato digital

Intranet

Componentes do s istema de gestão documental //




O processo e as dificuldades encontradas //• Levantamento das necessidades - Identificação de documentos e

processos• Por onde começar – Tudo em todos os serviços vs. Por processos e em

fases• Unificação de documentos – Criação de modelos e criação de formulários• Organização de grupos e equipas para o tratamento dos processos• Modo de circulação: Circuitos (workflows ) vs. Encaminhamento livre (ad-

hoc)• Configuração da aplicação (codificações, permissões, …)• Formação aos trabalhadores. (Inicialmente 120. São agora cerca de 220)• Adaptação dos trabalhadores à nova aplicação e a novos métodos• Garantir um sistema para todos os trabalhadores (30% não usa

computador) • Adoção da class ificação documental• Ultrapassar a resistência à mudança




Ganhos e objetivos alcançados //• Registos no SGD: Doc. Entrada 50.150, Doc. Internos 41 .874, Doc. Saída 3.713

• Desmaterialização da documentação, com redução do papel;• Redução do espaço fís ico para arquivo;• Automatização e uniformização dos processos de trabalho;• Melhoria da comunicação interna;• Normalização dos documentos e melhoria de procedimentos;• Controlo de prazos e monitorização de estados;• Adoção de um plano classificador melhorado (v.01);• Rapidez na pesquisa e localização de documentos. Fim dos processos

"perdidos";• Controlo e segurança da informação (em documentos e processos);• Partilha de tarefas e trabalho colaborativo;• Ganhos de eficiência administrativa e processual;• Gestão integrada e relacionamento entre processos (antecedentes e

dependentes);• Redução do custo com papel, cópias e impressões;




Próximos objetivos… (2015-2017) //• Generalização da componente de arquivo digital a todos os

restantes sistemas;• Tratamento 100% digital de todos os processos de Urbanismo;• Adoção da class ificação obrigatória em todos os documentos (01/01/2015);• Implementação de uma reengenharia de processos municipais;

• Integração com s istemas de análise e apoio à decisão (SIADAP, BSC, …);• Serviços online e outras plataformas eletrónicas de atendimento;• Implementação de sistemas de atendimento presencial (balcão único e CRM);• Ligação a outros s istemas externos (faturação eletrónica e outras BDs);• Unificação do sistema de arquivo - Criação de um Arquivo Digital Municipal);

• Aposta em novas estratégias de inovação e comunicação, potenciando a modernização e o desenvolvimento.plano estratégico de inovação e comunicação

para a modernização e desenvolvimentomunicípio de torres novas | câmara municipal | 2015-2017




• Surgem desafios acrescidos resultantes da natureza do suporte. Preocupações de ordem fís ica, passaram agora para o ambiente digital...

Uma mudança - novos desafios //

Armazenamento lógico(BDs, discos, ficheiros, ...)

Armazenamento fís ico(caixas, pastas, documentos, ...)

Investimento necessário / custo €- Espaço/Arquivos » Servidores/Discos

Espaço de armazenamento necessário- m2/m3 » GB/TB- Nº prateleiras » Nº discos

Manuseamento dos materiais- Caixas/papéis » Discos/Tapes/Ficheiros

Localização/organização da informação- Arquivo/Pasta » BD/Ficheiro

Segurança dos documentos- Papel deteriora-se » Discos avariam- Acesso à sala » Acesso ao ficheiro

0,5 GB

180 f

1,9 GB

1.820 f

5,3 GB

6.950 f

Necessidade mensal de armazenamento(Arquivo Documental)




A transição para o digital e as necessidades de arquivo. Preparados para os números e para o crescimento?

Para pensar!...

Sistema de Gestão Documental- 160.000 ficheiros- 145 GB de espaço em disco

Repositório de documentos de trabalho (Fileshare)

- 1.400.000 ficheiros- 1 TB de espaço em disco

Servidor de e-mail- 300 caixas de correio- 770.000 e-mails- 300 GB de espaço em disco

0,5 GB

180 f

1,9 GB

1.820 f

5,3 GB

6.950 f

Necessidade mensal de armazenamento(Arquivo Documental)




Mário Gilmario.gil@ cm-torresnovas.pt

Divisão de Tecnologias de Informação, Comunicação e Modernização Administrativa

Cláudia Castroclaudia.castro@ cm-torresnovas.pt

Arquivo Municipal

www.cm-torresnovas.ptwww.facebook.com/municipiodetorresnovas

Encontro Internacional de Arquivos International Meeting of Archives▪3 e 4 de Outubro de 2014 Universidade de Évora▪


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