O ARQUIVISTA E A INTERDICIPLINARIDADE: UM ESTUDO NO CASO DO ACERVO

DOCUMENTAL DO NÚCLEO DE ENSINO, PESQUISA E EXTENSÃO EM EDUCAÇÃO

ESPECIAL DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA

Jean Carlo Rosa Durigon1

Tatiana Costa Rosa2

Resumo: Tem-se conhecimento que entre outras competências, cabe ao arquivista organizar, classificar,

avaliar, conservar, preservar e dar acesso à informação. Sabemos também que a profissão possui um caráter

interdisciplinar e que o arquivista tem um papel fundamental na comunicação com outras áreas do saber. O

presente estudo visa por meio de uma pesquisa bibliográfica e exploratória apresentar a realidade do acervo

documental do Núcleo de Ensino, Pesquisa e Extensão em Educação Especial (NEPES) da Universidade

Federal de Santa Maria (UFSM), abordando aspectos referentes ao tratamento documental, bem como

demonstrar a importância que o correto gerenciamento das informações tem para o desenvolvimento de

pesquisas na área da educação especial. Neste sentido, visamos responder ao seguinte questionamento: de

que modo é possível o arquivista contribuir para pesquisas documentais em outras áreas? Tal questionamento

nos remete ao desenvolvimento deste estudo. Como resultados, concluímos que o papel do arquivista pode ir

além do que é esperado dele, contribuindo diretamente com outras áreas, como neste caso a Educação

Especial, que por meio da salvaguarda de seus registros documentais preserva pesquisas acadêmicas que

contribuem para o desenvolvimento metodológico e profissional da área, bem como a difusão do trabalho do

arquivista em outros campos do saber, evidenciando a interdisciplinaridade existente na Arquivologia.

Palavras-chave: Arquivologia. Interdisciplinaridade. Conservação documental.

1 INTRODUÇÃO

O presente trabalho resulta da prática acadêmica advinda do estágio extra curricular

executado no período de março de 2014 até maio de 2015, promovida por meio da parceria firmada

entre o Curso de Arquivologia e o Departamento de Arquivo Geral (DAG) da Universidade Federal

de Santa Maria (UFSM), onde o sujeito enquanto acadêmico, juntamente com as arquivistas do

departamento assumem um importante papel frente ao desenvolvimento do trabalho arquivístico na

instituição.

1 Acadêmico do Curso de Arquivologia da Universidade Federal de Santa Maria. E-mail: jeandurigon@hotmail.com

2 Arquivista do Instituto Federal de Roraima, Campus de Boa Vista. E-mail: tatyrosaa@gmail.com

As atividades oriundas deste trabalho foram realizadas no período de fevereiro a maio de

2015, no Arquivo Setorial do Centro de Educação da UFSM, onde contemplou-se a documentação

pertencente ao Núcleo de Ensino, Pesquisa e Extensão em Educação Especial (NEPES). O foco do

trabalho baseia-se na teoria arquivística, contemplando as funções arquivísticas, voltando-se

principalmente para a aplicação da conservação de documentos.

Neste sentido, este estudo visa responder ao seguinte questionamento: de que modo é

possível o arquivista contribuir para pesquisas documentais em outras áreas? Tal questionamento

nos remete aos seguintes objetivos de estudo, tendo como objetivo geral: demonstrar a importância

do arquivista na organização documental no caso do NEPES da UFSM. E como objetivos

específicos: relatar os procedimentos de intervenção arquivística aplicados nos documentos do

NEPES da UFSM; demonstrar a interdisciplinaridade do profissional arquivista por meio do

tratamento documental da área de Educação Especial da UFSM, inserida no NEPES.

A importância deste estudo envolvendo o arquivista, o sujeito enquanto acadêmico se baseia

na importância do arquivista comunicar-se com outras áreas do saber, focando especificamente em

ações simples que podem contribuir com a pesquisa acadêmica de uma instituição como a UFSM, e

consequentemente servir de exemplo para demais acadêmicos e profissionais. A viabilidade desta

pesquisa está alicerçada no fato de que é esperado um retorno desta, tanto por parte dos atores

envolvidos, bem como, ainda que a longo prazo, pela sociedade em geral.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

Para melhor compreensão deste trabalho, faz-se necessária a revisão da literatura

arquivística, abordando conceitos necessários para o fazer arquivístico, bem como elencar o

contexto em que este trabalho está inserido, contextualizando como conceito de

interdisciplinaridade..

2.1 TEORIA ARQUIVÍSTICA

A arquivística engloba uma série de princípios fundamentais para efetuar ações concernentes

à sua teoria e prática. Dentre os princípios que regem a Arquivologia, destacamos o princípio da

proveniência ou de respeito aos fundos, que conforme afirma Lopes (1997, p. 63) “um dos pontos

cruciais da teoria arquivística é o princípio da proveniência, isto é, o respeito à origem do acervo”.

A organização arquivística apoia-se neste princípio, pois ele consiste em que documentos providos

de um mesmo produtor não podem ser separados ou misturados com documentos de outrem, e mais:

Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os

arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição

ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos

documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a

respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser

mesclados a outros de origem distinta. (BELLOTTO, 2002, p. 20-21).

Isto significa que se deve ter respeito a este importante princípio, que se percebe ser

diretamente ligado à gestão arquivística, já que por meio dele implica-se a organização dos

documentos de instituições e pessoas, e, consequentemente nas funções arquivísticas, como a

classificação de documentos.

A teoria arquivística nos apresenta o ciclo de vida dos documentos, trata-se das fases por que

passa um documento de arquivo, desde sua produção até sua destinação final, seja ela guarda

permanente ou eliminação.

Bernardes (1998) nos diz as fases do ciclo de vida dos documentos: 1ª Fase: os documentos

integram o arquivo corrente da instituição ou pessoa, em decorrência do uso cotidiano de tais

documentos, sendo frequentemente consultados. Uma fase que hoje, cada vez mais, tem adquirido

grande importância em todo o fazer arquivístico; 2ª Fase: nesta fase os documentos estão agregados

ao arquivo intermediário, estando no final de sua vigência. São raramente consultados e aguardam

sua destinação final, ou seja, eliminação ou guarda permanente; 3ª Fase: neste momento os

documentos obtêm características distintas das que apresentavam nas fases anteriores, sendo que

perderam suas vigências administrativas. São mantidos no arquivo permanente, providos de valor

secundário ou histórico-cultural, como parte fundamental da memória da instituição ou pessoa.

O que determina o quanto o documento permanece em determinada fase é a frequência de

uso do mesmo, suas características, seus valores. Da mesma forma, a possibilidade de ser

descartado em qualquer fase. Isso, claro, por meio da análise documental efetuada pelo arquivista e

equipe de trabalho.

Juntamente com o ciclo de vida dos documentos temos a teoria das três idades, o Dicionário

Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 160) a conceitua como “arquivos correntes,

intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e

a identificação de seus valores primário e secundário.”

A primeira idade é referente ao arquivo corrente, em que os documentos têm valor primário,

ou seja, imediato, abrangendo processos como produção, tramitação e cumprimento de objetivo do

documento; A segunda idade é relativa ao arquivo intermediário que, assim como o arquivo

corrente, também possui valor primário e imediato, sendo uma espécie de fase de retenção; Já a

terceira idade, corresponde ao arquivo permanente, consiste em documentação com valor

secundário, ou seja, não imediato, sendo muito utilizada para pesquisas históricas, por exemplo.

Com base na teoria das três idades e no ciclo vital dos documentos, deve-se aplicar a gestão

de documentos, a qual é essencial para o desempenho e desenvolvimento de qualquer instituição,

seja ela pública ou privada. Por documento, Bellotto define ser:

[...] um suporte com uma informação, que poderá ensinar algo a alguém. De forma simples,

podemos dizer que o ‘documento é uma informação, de qualquer tipo, sobre um suporte de

qualquer tipo’, ou, se colocarmos a definição ao contrário, ‘documento é um suporte

modificado por uma informação’ (BELLOTTO, 2002, p.22).

Pode-se ter a noção de que documento arquivístico é aquele que, independente de suporte, é

produzido, enviado ou recebido de acordo com as funções executadas por instituições, famílias ou

pessoas. Estes documentos apresenta uma característica chamada organicidade, que segundo o

DBTA (2005, p.128). é a “relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das

atividades da entidade produtora”.

A Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de

arquivos públicos e privados, define gestão de documentos em seu Artigo 3º como:

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A gestão documental associa-se fundamentalmente com as ideias de prática – correlacionada

com a teoria – e organização quanto à produção de documentos. Isto, no sentido de com sua

implementação ocorrer o melhor controle da produção de documentos, racionalização de recursos,

garantia de acesso à informação, preservação da memória institucional.

O Arquivo Nacional a firma que:

Gerir documentos, em seu sentido mais amplo significa não só racionalizar e controlar a produção

documental, garantir o uso e a destinação adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar

ao governo e ao cidadão o acesso pleno às informações contidas nos documentos, tarefa por

excelência dos arquivos. (ARQUIVO NACIONAL, 1995).

Além da aplicação da gestão documental, que visa a racionalização da massa documental faz-se

necessário procedimentos que visem a conservação dos documentos. Segundo COSTA (2002, p.1),

em sua publicação referente as noções básicas de conservação preventiva de documentos, afirma

que:

[...] Conservação é o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo

a adoção de medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na preservação,

podendo ser um diagnóstico, monitoramento ou vistoria.

A Conservação de documentos de arquivo é relevante para as instituições produtoras ou

custodiadoras de documentos, pois através de medidas cautelares no manuseio dos documentos, seu

tempo de vida útil se estende consideravelmente, evitando transtornos futuros para os gestores.

Quando se fala em conservação nos remetemos também as causas de degradação dos

documentos, afim de inibi-las. Devemos levar em consideração algumas destas formas de

deterioração dos documentos, como os agentes internos, que são os componentes do interior do

papel que o danificam, podendo ser devido a sua forma de fabricação. E agentes externos, segundo

HOWES (2003, p.11) são:

“Fatores provenientes do meio ambiente, como a temperatura, a umidade relativa do ar-

UR, a luz natural e/ou artificial, os fungos, os insetos e outras pragas que contribuem para a

deterioração do papel”.

Além destes fatores externos acima mencionados, há um em específico que está diretamente ligado

ao manuseios da documentação, a ação do homem. LUCCAS & SERIPIERRI (1995, p. 31) nos

elencam alguns exemplos da ação degradadora do homem para com os documentos:

[...] Colocar clips como marcador de páginas, o processo de oxidação do clips passará para

a folha marcada, manchando e rasgando; fazer refeições junto ao livro; Fazer anotações nos

livros utilizando caneta; Usar fita adesiva para consertar páginas rasgadas, pois deixa

manchas irreversíveis; virar as páginas dos livros com os dedos umedecidos com saliva [...]

Ao tomarmos consciência destas ações que prejudicam a vida útil do documento deve-se

evita-las ao máximo. Também a adoção de medidas preventivas como o controle de temperatura e

umidade relativa do ar são aspectos muito relevantes que necessitam ser salientados ao servidor

manuseia e consulta documentos no decorrer de suas atividades, bem como o cuidado com a

exposição do documento a ação da luz natural ou artificial.

A presente pesquisa está inserida em meio universitário, para melhor entendimento, faz-se

necessário uma breve menção sobre o que são arquivos universitários.

Um arquivo universitário é formado pela acumulação dos documentos gerados e/ou reunidos

por instituições universitárias, públicas ou privadas, durante todo seu ciclo de vida. Considerando

que cabe a universidade o desenvolvimento do conhecimento por meio da pesquisa, a transmissão

do conhecimento por meio do ensino, a preservação do conhecimento e a difusão do conhecimento

por meio de publicações, é da alçada da universidade ter um arquivo que facilite o acesso às

informações geradas pelas atividades que esta contempla.

O arquivo universitário reflete as atividades realizadas pelos acadêmicos e servidores

durante sua passagem pelas instituições de ensino. Pode-se dizer que os arquivos universitários

começaram a se desenvolver no Brasil, simultaneamente, quando o ensino da Arquivologia

começou a ocorrer de maneira regular e permanente na realidade brasileira, por volta da década de

1950, e seu desenvolvimento vem acontecendo aos poucos.

Tanto o ensino, quanto os arquivos universitários estão em constante processo de

desenvolvimento, buscando efetivamente bases conceituais e sustentação teórica. Conforme ressalta

Bottino (1995, p. 62) “a década de 50 apresenta-se como um marco referencial”, pois foi quando os

mesmos começaram a receber um tratamento científico, proporcionando que a área de Arquivologia

entrasse em expansão.

Para o mesmo autor, na década de 70 aconteceu “[...] o boom da Arquivologia científica no

Brasil, considerando no cenário nacional seu desenvolvimento, liderado pela criação da Associação

dos Arquivistas Brasileiros (AAB), em 1971.” (BOTTINO, 1995, p. 62-63). Ainda de acordo com

Bottino (1995, p. 61), “a abordagem do tema arquivo universitário na realidade brasileira deve ser

vista sob a ótica histórico-contextual da Universidade/Arquivologia.”.

Em novembro de 1991 aconteceu na Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP), em

Campinas, São Paulo, o “I Seminário Nacional de Arquivos Universitários”, considerado um marco

na história dos arquivos universitários no Brasil. Este fato reflete o progresso dos arquivos no

contexto brasileiro, ainda que seu desenvolvimento tenha ocorrido de forma tardia.

Contudo, a universidade cumpre seu papel de ensino, pesquisa e extensão, gerando

documentos em razão de suas atividades, como qualquer outra instituição, necessitando assim o

tratamento e arquivamento da documentação. Segundo Jilek (s/d, apud Belloto, 1989, p. 23-24), o

papel fundamental dos arquivos universitários é:

[...] reunir, processar, divulgar e conservar todos os documentos relativos à administração,

histórica e ao funcionamento/ desenvolvimento da universidade; avaliando e descrevendo

estes documentos, tornando-se assim possível seu acesso, segundo as políticas e

procedimentos elaborados especificamente para estes fins; supervisionando a eliminação,

controlando a aplicação das tabelas de temporalidade, a fim de que nenhum documento de

valor permanente seja destruído.

Ilha (2009, p. 12) salienta que “os arquivos universitários são constituídos de funções

semelhantes, podendo perfeitamente, usufruir de padronizações e normalizações entre as

universidades, mas a priori, a instituição deve estar padronizada internamente, no seu próprio

sistema de arquivos.”

Com base nestes conceitos arquivísticos que circundam os documentos desde sua produção,

uso e tramitação, nas fases do ciclo documental juntamente com a teoria das três idades, será

apresentado o contexto de produção dos documentos que deram origem a este trabalho.

2.1.1 INTERDICIPLINARIDADE

Para CARLOS (2008) Interdisciplinaridade se refere a uma espécie de interação entre as

disciplinas ou áreas do saber. Esta interação em âmbito acadêmico pode ser propiciada por meio do

diálogo entre as áreas do conhecimento, temos como base a Arquivologia, que com sua teoria e

técnicas comunica-se com outras áreas afins, retirando destas métodos e práticas que corroborem

com o fazer arquivístico bem como com a pesquisa acadêmica.

Neste trabalho propõem-se o diálogo com a área da Educação Especial, onde o arquivista ao

atuar frente a documentação oriunda dos fazeres educacionais em Âmbito institucional da UFSM

apresenta sua práxis afim de dialogar com a referida área para propor melhorias frente a

conservação e acesso a documentação advinda da Educação Especial.

Os Parâmetros Curriculares Nacionais- PCN, nos apresenta uma perspectiva sobre o uso da

interdisciplinaridade:

Na perspectiva escolar, a interdisciplinaridade não tem a pretensão de criar novas

disciplinas ou saberes, mas de utilizar os conhecimentos de várias disciplinas para resolver

um problema concreto ou compreender um fenômeno sob diferentes pontos de vista. Trata-

se de recorrer a um saber útil e utilizável para responder às questões e aos problemas

sociais contemporâneos (BRASIL, 2002, p. 21).

Com base nesta aplicação, o presente trabalho visa resolver um problema concreto em âmbito

institucional, a organização do acervo documental do Núcleo de Ensino Pesquisa e Extensão em

Educação Especial- NEPES, abordando os conhecimentos da Arquivologia afim de atender as

demandas da Educação Especial quanto a conservação e acesso a seus documentos.

2.2 UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA

A Universidade Federa de Santa Maria foi criada pela lei 3834-C de 14 de Dezembro de

1960, durante o Governo do presidente Juscelino Kubitschek por iniciativa do professor José

Mariano da Rocha Filho. Tem por finalidade promover o Ensino a Pesquisa e a Extensão,

fomentando o desenvolvimento tecnológico, cientifico, artístico e desportivo, formando

profissionais de nível médio/técnico e nível superior. Seus objetivos consistem na educação e

formação social do cidadão, capacitando-o por meio de pesquisas acadêmicas juntamente com o

estudo de problemas sociais, visando saná- los.

Atualmente conta com cursos técnicos, cursos de graduação e programas de pós-graduação

como especializações, mestrados e doutorados em sua estrutura, atraindo estudantes de várias partes

do país. A UFSM conta com oito unidades de ensino, denominadas Centros, sendo: Centro de Artes

e Letras- CAL, Centro de Ciências Rurais- CCR, Centro de Ciências Sociais e Humanas- CCSH,

Centro de ciências da Saúde- CCS, Centro de Ciências Naturais e Exatas- CCNE, Centro de

Educação Física e Desportos- CEDF, Centro de Educação- CE e Centro de Tecnologia- CT. Cada

Centro é formado por Cursos e Departamentos, conforme o organograma institucional.

2.2.1 Centro de Educação da Universidade Federal de Santa Maria

O Centro de Educação tem sua origem na Faculdade de Filosofia Ciências e Letras instalada

em Março de 1965, criada pela Lei 3958 de Setembro de 1961. Em 1970 sofreu alteração de nome

passando a chamar-se Centro de Ciências Pedagógicas, em 1978 sofre nova mudança de

nomenclatura, chegando a denominação atual de Centro de Educação.

Atualmente conta com oito cursos de graduação em sua estrutura, Curso de Pedagogia, Curso de

Educação Especial, ambos em turno Diurno, Noturno e modalidade EAD. Também oferece cursos

de Pós-graduação, sendo: Programa de pós-graduação em Educação- PPGE (Mestrado e

Doutorado), Especialização em Gestão Educacional, Especialização em Docência na Educação

infantil, Mestrados Profissionais em Tecnologias Educacionais em Redes- MPTER e em Ensino de

História em Rede nacional.

Além dos cursos de Graduação e Pós-graduação, o Centro de Educação apresenta em sua

estrutura setores que complementam a formação dos acadêmicos, Departamentos Didáticos,

Comissões internas, laboratórios como o Laboratório de Informática do Centro de Educação-

LINCE e o Laboratório de Metodologia de Ensino- LAMEN e núcleos de ensino, como o Núcleo de

Ensino Pesquisa e Extensão em Educação Especial- NEPES.

2.2.1.1 O Núcleo de Ensino, Pesquisa e Extensão em Educação Especial

O NEPES é um dos espaços do Curso de Educação Especial da UFSM, tendo como

referência as ações do tripé Ensino, Pesquisa e Extensão. Por meio desse tripé foram e são

desenvolvidos alguns projetos de pesquisa e Extensão com a comunidade civil, um destes projetos

eram as oficinas que auxiliavam no tratamento médico-terapêutico de pacientes que apresentavam

problemas de surdez, síndrome de Down, deficiências fonoaudiológica, deficiência motora,

problemas e distúrbios psicológicos, déficit de atenção, dentre outros.

Além de prestar auxílio as enfermidades relatadas acima, estas oficinas também

apresentavam caráter profissionalizante, oferecendo aos seus pacientes cursos de culinária.

Decorrente destas atividades produziram-se Prontuários para os pacientes atendidos,

contendo dados referentes ao tratamento aplicado pelos profissionais que os assistiam, destaca-se a

anamnese, o diagnóstico e o tratamento que detalham os procedimentos realizados durante a

passagem do paciente pelas oficinas do NEPES.

A partir do estudo de alguns casos foram gerados Relatórios de Estágio e posteriormente Trabalhos

de Conclusão de Curso- TCC, mantendo uma organicidade entre os documentos do NEPES,

servindo de fonte para pesquisas acadêmicos da área da Educação Especial, corroborando para

manter viva a memória do curso e os trabalhos desenvolvidos ao longo do tempo, gerando um rico

acervo para a comunidade acadêmica.

2.2.2 SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA

Em 1988, o então Reitor Gilberto Aquino Benetti, por meio da Portaria 21.941/88, designou

uma equipe de seis arquivistas e um docente com o objetivo de diagnosticar a situação dos arquivos,

visando o estabelecimento de políticas arquivísticas para a UFSM. A partir desse diagnóstico, deu-

se início a elaboração de um projeto de implantação do SIARQ/UFSM, aprovado em janeiro de

1990 na 438ª Sessão do Conselho Universitário em que é criada, pela Resolução 0006/90 e

Resolução 0007/90, a Divisão de Arquivo Geral, como órgão executivo da Administração Superior

vinculada à Pró-Reitoria de Administração.

A estrutura do SIARQ/UFSM foi construída a partir da proposta de criação de um Arquivo

Geral, enquanto órgão suplementar central da Divisão de Serviços Auxiliares, órgão até então

responsável por registrar, controlar e guardar processos e correspondências da instituição.

Em 2006 a Divisão de Arquivo Geral foi reestruturada passando a denominar-se

Departamento de Arquivo Geral– DAG, através do Projeto aprovado em 22 de dezembro de 2006,

na 663ª Sessão do Conselho Universitário, parecer nº 114/06 da Comissão de Legislação e

Regimento, estando subordinado ao Gabinete do Reitor.

O DAG, órgão suplementar central, subordinado diretamente ao Reitor, sob a supervisão

administrativa da Pró-Reitoria de Administração (PRA), tem por finalidade implementar e

coordenar o SIARQ/UFSM, mais especificamente:

“desenvolver e estabelecer a política de gestão documental; constituir e preservar o

patrimônio documental da UFSM; coordenar as atividades de protocolo, arquivos setoriais,

arquivo permanente, microfilmagem e outros métodos reprográficos; integrar e uniformizar

as atividades arquivísticas nas diferentes fases do ciclo vital dos documentos; promover a

difusão e o acesso às informações custodiadas pela Divisão de Arquivo Permanente;

elaborar diretrizes, normas e métodos de trabalho relativos às atividades do departamento;

promover o aperfeiçoamento e a qualificação dos servidores técnico-administrativos.

O SIARQ/UFSM constitui-se da integração do DAG, da Comissão Permanente de Avaliação

de Documentos (CPAD) e dos arquivos setoriais.

Em maio de 2012 foi aprovada a Resolução nº 9/2012, que dispõe sobre a normatização,

organização e funcionamento do Sistema de Arquivos na Universidade. Segundo ela, os objetivos

do SIARQ/UFSM são:

I – desenvolver e implementar as políticas de gestão arquivística na UFSM;

III – integrar as unidades/subunidades da UFSM nas diferentes fases da gestão documental;

IV – constituir e preservar o patrimônio documental da UFSM, servindo como referência,

informação, prova ou fonte de pesquisa científica;

V – racionalizar a produção dos documentos institucionais;

VI – promover a eficiência e a transparência administrativa; e

VII – reduzir os custos operacionais de gestão e armazenamento da documentação

arquivística.

Conforme o art. 20 da mesma Resolução, “os arquivos setoriais são unidades responsáveis

pelas atividades dos arquivos correntes e intermediários de cada unidade/subunidade a estes

vinculados, com orientação técnica da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais do DAG.”.

Ainda, em seu art. 21, têm-se as competências dos arquivos setoriais, destaca-se as seguintes:

I – aplicar a gestão documental nas suas respectivas unidades/subunidades;

II – cumprir e fazer cumprir as normas emanadas pelo órgão central do sistema de arquivos;

III – propor e implementar a classificação dos documentos em seu âmbito de atuação, após

aprovação pelo órgão central do sistema de arquivos;

V – participar do processo de avaliação e destinação de documentos, procedendo aos

descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de

Temporalidade de Documentos e planos de destinação estabelecidos;

VI – controlar as consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;

VIII – manter atualizado o cadastro das unidades pertencentes às suas estruturas

organizacionais, acompanhando as composições funcionais e as relações hierárquicas;

IX – zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado,

enquanto estiver sob sua custódia.

A documentação do NEPES está acondicionada e sob os cuidados do Arquivo Setorial do

Centro de Educação da UFSM.

Após termos claramente as competências dos arquivos setoriais, podemos então apontar

ações a serem realizadas para o tratamento documental, voltando-se para a construção de uma

identidade social e a preservação da memória da instituição.

3 O PAPEL DO ARQUIVISTA NA INTERDICIPLINARIDADE DE ÁREAS PRESENTAS

NA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA

O Arquivista, como gestor da documentação e sendo o profissional habilitado para exercer

as atividades descritas pela Lei 6.546 de Julho de 1978 em seu Art. 2°, como suas atribuições:

Art. 2º - São atribuições dos Arquivistas:

I - planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo;

II - planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo;

III - planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies

documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de

multicópias;

IV - planejamento, organização e direção de serviços ou centro de documentação e

informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos;

VIII - orientação da avaliação e seleção de documentos, para fins de preservação;

IX - promoção de medidas necessárias à conservação de documentos;

Para a construção da comunicação interdisciplinar o arquivista deve gerir a documentação

que está sob sua responsabilidade, classificando, avaliando, estabelecendo a destinação final, seja

ela eliminação ou guarda permanente. Rousseau e Couture elencam sete funções arquivísticas,

produção, classificação, aquisição, avaliação, conservação, descrição e difusão, que norteiam o

fazer arquivístico.

Após a classificação a documentação deve ser avaliada, caso possua valor secundário, seu

destino é a guarda permanente onde sofrerá recolhimento. Restará apenas documentação de valor

permanente, que será a memória do órgão produtor. Nisto outras funções arquivísticas deverão ser

aplicadas, a descrição e a difusão.

Difundindo as informações presentes nos arquivos, a comunidade acadêmica da UFSM,

diretamente os acadêmicos e docentes da área da Educação especial, Arquivologia e áreas afins

poderão buscar subsídios teóricos e práticos para a excussão de pesquisas de campo e pesquisas

teóricas, relembrando as ações feitas por seus pares acadêmicos outrora, proporcionando uma

comunicação interdisciplinar entre as áreas de conhecimento, Arquivologia e Educação Especial.

4 METODOLOGIA

Para o desenvolvimento do trabalho, se fez necessária uma revisão de literatura, que

abrangesse e embasasse aspectos relevantes, caracterizando a pesquisa como bibliográfica.

Primeiramente se analisou a estrutura e o histórico do NEPES, por meio do relato oral de

uma servidora da instituição, caracterizando a pesquisa como exploratória.

Após o estudo do histórico foi feita uma mensuração do acervo documental, que é composto

por:17,10 metros lineares de documentos, divididos entre Prontuários de Pacientes, relatórios de

estagio e monografias, essa documentação é de caráter permanente. Foram classificados e

avaliados, verificou-se a presença de cópias e rascunhos na documentação, eliminando-as. Em

seguida iniciou-se a digitação e catalogação dos prontuários de pacientes, formando uma base de

dados com todos os nomes que foram atendidos pelo NEPES.

Deu-se continuidade com processos de higienização, removendo a sujidade excessiva com

o auxílio de trinchas. Após retirou-se grampos e clips metálicos, substituindo- os por clips de

plástico, os quais não danificam o documento como os metálicos. Optou-se por acondicionar os

documentos dentro de caixas arquivo, protegendo do acúmulo de poeira e outras sujidades, as

caixas contém um notação descrevendo o fundo, grupo, série, tipo documental e data baliza,

facilitando a busca de informações por parte dos usuários da área da Educação Especial. Não se fez

necessária nenhuma intervenção para realizar reparos no suporte dos documentos.

.

5 RESULTADOS OBTIDOS

Após a análise estrutural/organizacional do NEPES, pode-se observar que as atividades

realizadas por este núcleo remetem principalmente ao trabalho desempenhado por docentes e

discentes da UFSM que visam e prezam pelo atendimento da comunidade externa, buscando

amenizar os efeitos decorrentes de pequenas deficiências e déficits, como por exemplo problemas

auditivos, fonoaudiológicos e motores.

Desde o início da realização do estágio, foi possível perceber a importância e necessidade de

uma intervenção arquivística no núcleo de acordo com as demandas informacionais do local. Pode-

se constar que a principal necessidade era a conservação preventiva dos documentos deste núcleo,

considerando que ser uma necessidade/prioridade do NEPES: facilitar o acesso e consulta das

pessoas que necessitam dos documentos, bem como para preservar a memória deste núcleo através

do tratamento arquivístico.

Após a intervenção arquivística constatou-se que a documentação do Núcleo de Ensino

Pesquisa e Extensão em Educação Especial é riquíssima em informações de cunho acadêmico, tanto

para a Educação Especial tanto para a Arquivologia. Para a Arquivologia, o enfoque e o desafio foi

encontra uma classificação que englobasse a documentação, bem como aplicar medidas de

conservação à documentação. A documentação mescla áreas de pesquisa e extensão, causando atrito

quanto a classificação adotada pelo sistema de arquivos da UFSM, formulado e executado pelo

Departamento de Arquivo Geral. Após a documentação passar por classificação e avaliação,

identificou-se a presença de rascunhos e cópias que foram encaminhados para eliminação,

otimizando o espaço de acondicionamento dos documentos. Posteriormente, iniciou-se a digitação

em uma base de dados contendo para os Relatórios de Estágio o nome e a caixa em que está

acondicionado, o mesmo se aplica para os prontuários de Pacientes, procedimento que facilita a

busca frente aos usuários.

Constatou-se que aplicando esta metodologia para localização dos documentos, a rapidez e

eficácia para o acesso facilitou a consulta ao acervo documental, atendendo o usuário de forma

precisa e objetiva, tornando o Arquivo Setorial do centro de Educação uma referência para

pesquisas, ratificando a interdisciplinaridade do arquivista, que congrega sua práxis com as demais

áreas do saber, proporcionando mutuo aprendizado.

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A documentação oriunda do NEPES pode ser considerada como fonte inesgotável de

pesquisas pois congrega prontuários de pacientes, relatando diagnósticos, forma de tratamento bem

como o acompanhamento do paciente durante o período que frequentou as dependências do referido

núcleo; Relatórios de estagio que servem de base para novas pesquisas acadêmicas, trabalho de

conclusão de curso, formando um amplo referencial teórico para a área da Educação Especial. Além

de compor parte da memória da instituição esta documentação ratifica a proposta da UFSM no

desenvolver de seu objetivo, a formação de profissionais qualificados tanto academicamente quanto

como cidadãos, amparados pelo ensino, pesquisa e extensão, abrangendo os setores da sociedade

que deles necessitam. Ao Encerramento deste trabalho, pode-se observar a importância dos estágios

extra curriculares na formação acadêmica, aliando a teoria com a prática de campo supervisionada

por profissionais da instituição.

Após a constatação da relevância deste acervo documental tanto para a Educação Especial

como também para a Arquivologia, possibilitando uma comunicação entre as áreas, as medidas de

conservação abordadas na metodologia contribuirão para a salvaguarda documental e facilitarão o

acesso à estas fontes de informação, ressaltando a importância do profissional arquivista na gestão

documental, corroborando para com a difusão do acervo e preservando a memória da instituição

custodiadora.

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documentos de arquivo. Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Rio de Janeiro: O Conselho,

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