Aulas EspecíFicas Filosofia 2 Fase Aula 01 E 02 2007 Revisado
NORDOC CBMERJ 2007 (REVISADO).pdf
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Normas para Documentao Administrativa
e seu Arquivamento no
Corpo de Bombeiros Militar
do Estado do Rio de Janeiro
- NORDOC -
2 Edio (revisada)2007
AUTORES
JORGE LUS SERRA SCHIMIDT Professor da ABMDP II
GILBERTO LUIZ FARIAS DE ALMEIDA Maj BM QOA/76
GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIROSUBSECRETARIA DE ESTADO DE DEFESA CIVIL
CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
FOLHA REGISTRO DE ALTERAES (FRA)
N. MODIF.
DOCUMENTO QUEDIVULGOU A MOD.
PGINAS ALTERADAS DATA RUBRICA
OSTENSIVO 20072
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OSTENSIVO NORDOC - 01
NORMAS PARA DOCUMENTAO ADMINISTRATIVA
E SEU ARQUIVAMENTO NO
CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
- NORDOC -
SUBSECRETARIA DE ESTADO DA DEFESA CIVIL
2007
FINALIDADE: NORMATIVA
2 EDIO (Revisada)
OSTENSIVO 20073
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
ATO DE APROVAO
APROVO, para emprego no CBMERJ, a publicao NORDOC - NORMAS PARA
DOCUMENTAO ADMINISTRATIVA E SEU ARQUIVAMENTO NO CORPO DE
BOMBEIROS MILITAR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
Rio de Janeiro, RJ.Em 30 de dezembro de 2006.
CARLOS ALBERTO DE CARVALHOCel BM
Secretrio de Estado da Defesa Civil e Comandante Geral do CBMERJ
OSTENSIVO 20074
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OSTENSIVO NORDOC - 01
INTRODUO
1 - PROPSITO
Esta publicao est dividida em 20 captulos, conforme descrito no ndice, e tem por finalidade
principal estabelecer procedimentos, no mbito do CBMERJ, para correspondncia administrativa,
enfocando os aspectos de sua elaborao, tramitao, arquivamento e destruio ou recolhimento ao
rgo responsvel pelo arquivamento de documentos no Estado do Rio de Janeiro. Estes aspectos esto
reunidos aqui para nortear a elaborao de todos os documentos do CBMERJ e servir como fonte de
consulta a todos os seus militares.
2 - CLASSIFICAO
Esta publicao classificada como publicao controlada, ostensiva e normativa e dever ser
distribuda a todas as OBMs do CBMERJ.
OSTENSIVO 20075
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
Sr. Secretrio de Estado da Defesa Civil e Comandante-Geral do CBMERJ:
Submeto esta proposta de padronizao dos documentos do Corpo de Bombeiros Militar do
Estado do Rio de Janeiro apreciao de Vossa Senhoria, colocando-me a disposio para dirimir
dvidas ou quaisquer outras necessidades.
Estas Normas so fruto de pesquisa feita durante trs anos e da reunio de minha experincia
do Major BM QOA/76 Gilberto Luiz Farias de Almeida, alm da colaborao do Major BM QOA/78
Pascoal da Silva Filho.
Informo tambm, que sua possvel adoo no resolver toda a complexidade de problemas
relativos documentao existentes, mas aliada introduo de disciplina especfica na grade
curricular dos cursos de formao, no s de oficiais (como j vem acontecendo na ABMDPII desde
de 2005) mas de praas tambm, poder contribuir para futuramente alcanarmos a excelncia no trato
com os documentos dentro CBMERJ.
O arquivamento e o controle protocolar de documentos deve ser alvo de maior ateno visando
ao aprimoramento e otimizao de todas as OBMs desta corporao. Cursos e palestras podem ser
ministrados com o objetivo de informar os mais antigos para que possam participar de todo este
processo. S no podemos nos entregar ao misonesmo que sempre teima em atravancar mudanas que
s almejam melhorar e modernizar.
Rio de Janeiro em 27 de dezembro de 2006.
Respeitosamente,
GILBERTO LUIZ FARIAS DE ALMEIDA JORGE LUS SERRA SCHIMIDT Major BM QOA/76 Professor
OSTENSIVO 20076
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OSTENSIVO NORDOC - 01
NDICE
CAPTULO 1DOCUMENTOS
1.1 - DOCUMENTO.................................................................................................................................. 141.2 - GRUPOS DE DOCUMENTOS......................................................................................................... 141.3 - DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.......................................................................................... 14
1.3.1 - Documentos Normativos............................................................................................................ 141.3.2 - Documentos de Correspondncia... ........................................................................................... 151.3.3 - Documentos Declaratrios.......................................................................................................... 15
1.4 - INFORMAES GERAIS................................................................................................................ 16
CAPTULO 2CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
2.1 - CLASSIFICAES........................................................................................................................... 172.2 - MBITO............................................................................................................................................ 172.3 - PRECEDNCIA................................................................................................................................ 17
2.3.1 - Rotineira..................................................................................................................................... 172.3.2 - Urgente (U) ................................................................................................................................ 172.3.3 - Urgentssima (UU) .................................................................................................................... 18
2.4 - SEGURANA................................................................................................................................... 182.4.1 - Ostensivos................................................................................................................................... 182.4.2 - Sigilosos...................................................................................................................................... 18
2.5 - SIGILO............................................................................................................................................... 192.5.1 - Ultra-Secreto............................................................................................................................... 192.5.2 - Secreto........................................................................................................................................ 202.5.3 - Confidencial................................................................................................................................ 202.5.4 - Reservado................................................................................................................................... 20
2.6 - MARCAES DA PRECEDNCIA E DO SIGILO....................................................................... 202.6.1 - Local de Marcao...................................................................................................................... 202.6.2 - Carimbo...................................................................................................................................... 212.6.3 - Substituio de Carimbo............................................................................................................ 212.6.4 - Reproduo do Carimbo............................................................................................................ 21
2.7 - DOCUMENTO PESSOAL............................................................................................................... 222.8 - ANEXOS SIGILOSOS..................................................................................................................... 222.9 - ALTERAO DO GRAU DE SIGILO........................................................................................... 22
2.9.1 - Divulgao da Alterao do Grau de Sigilo............................................................................... 222.9.2 - Anotao da Alterao do Grau de Sigilo.................................................................................. 232.9.3 - Elevao do Grau de Sigilo........................................................................................................ 23
2.10 - CPIAS DE DOCUMENTOS SIGILOSOS................................................................................... 232.11 - DESCLASSIFICAO POR RETIRADA DE ANEXO............................................................... 23
CAPTULO 3COMPOSIO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
3.1 - CONTEDO...................................................................................................................................... 243.2 - COMPOSIO DOS DOCUMENTOS........................................................................................... 24
3.2.1 - Parte Bsica................................................................................................................................ 243.2.2 - Esttica e Metrificao............................................................................................................... 243.2.3 - Configuraes............................................................................................................................. 24
3.3 - CABEALHO. ................................................................................................................................. 263.4 - TIMBRE E NOME DA OBM........................................................................................................... 26
3.4.1 - Timbre. ....................................................................................................................................... 263.4.2 - Nome da OBM............................................................................................................................ 27
OSTENSIVO 20077
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OSTENSIVO NORDOC - 01
3.5 - GRUPO INDICADOR....................................................................................................................... 283.5.1 - Composio......................................................................................................................................... 283.5.2 - Regras de Escriturao........................................................................................................................ 28
3.6 - TTULO E NMERO DE ORDEM.......................................................................................................... 283.6.1 - Ttulo................................................................................................................................................... 283.6.2 - Nmero de Ordem.............................................................................................................................. 28
3.7 - LOCAL E DATA....................................................................................................................................... 303.8 - ORIGEM E DESTINATRIO.................................................................................................................. 30
3.8.1 - Origem............................................................................................................................................... 303.8.2 - Destinatrio........................................................................................................................................ 31
3.9 - VIA............................................................................................................................................................. 323.9.1 - Regras Gerais...................................................................................................................................... 32
3.10 - ASSUNTO................................................................................................................................................ 333.11 - REFERNCIA......................................................................................................................................... 33
3.11.1 - Dados de uma Referncia................................................................................................................. 333.11.2 - Regras Gerais.................................................................................................................................... 343.11.3 - Exemplos de Referncias.................................................................................................................. 35
3.12 - ANEXO.................................................................................................................................................... 363.12.1 - Dados de um Anexo.......................................................................................................................... 363.12.2 - Regras Gerais.................................................................................................................................... 36
3.13 - VOCATIVO............................................................................................................................................. 373.14 - TEXTO..................................................................................................................................................... 373.15 - TEXTOS DE CORRESPONDNCIA..................................................................................................... 37
3.15.1 - Diviso de Itens................................................................................................................................ 373.15.2 - Subdiviso de Itens........................................................................................................................... 383.15.3 - Subdiviso de Artigo........................................................................................................................ 39
3.16 - TEXTOS NORMATIVOS....................................................................................................................... 393.17 - TRANSCRIO DE TEXTOS............................................................................................................... 413.18 - VERBOS.................................................................................................................................................. 413.19 - FORMAS DE TRATAMENTO.............................................................................................................. 423.20 - QUALIFICATIVOS................................................................................................................................ 453.21 - REGRAS GERAIS DE TRATAMENTO................................................................................................ 46
3.21.1 - Referncias a Autoridades................................................................................................................ ...........................................................................................................
463.21.2 - Empregos de Possessivos.................................................................................................................. 463.21.3 - Representante Diplomtico............................................................................................................... 463.21.4 - Convites de Qualquer Natureza........................................................................................................ 46
3.22 - EMPREGO DE SIGLAS E ABREVIATURAS....................................................................................... 463.22.1 - Limitao de Uso.............................................................................................................................. 473.22.2 - Regras Gerais.................................................................................................................................... 47
3.23 - MENO A PESSOAL.......................................................................................................................... 473.23.1 - Oficiais............................................................................................................................................. 473.23.2 - Praas................................................................................................................................................ 483.23.3 - Pessoal Civil..................................................................................................................................... 483.23.4 - Militares da Reserva Remunerada e Reformados............................................................................ 48
3.24 - DATAS, HORAS E NMEROS............................................................................................................. 483.24.1 - Datas.................................................................................................................................................. 483.24.2 - Horas................................................................................................................................................. 493.24.3 - Nmeros............................................................................................................................................ 49
3.25 - FECHO DE CORTESIA.......................................................................................................................... 503.25.1 - "Respeitosamente," .......................................................................................................................... 503.25.2 - "Atenciosamente," ............................................................................................................................ 50
3.26 - ASSINATURA......................................................................................................................................... 513.27 - ASSINATURA POR ORDEM................................................................................................................. 51
3.27.1 - Regras de Digitao.......................................................................................................................... 513.27.2 - Regras Gerais.................................................................................................................................... 52
3.28 - ASSINATURA NO IMPEDIMENTO..................................................................................................... 533.28.1 - Regras de Digitao.......................................................................................................................... 533.28.2 - Regras Gerais............................................................................................................................ 54
OSTENSIVO 20078
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OSTENSIVO NORDOC - 01
3.29 - RUBRICA........................................................................................................................................ 543.30 - CPIAS AUTENTICADAS........................................................................................................... 54
3.30.1 - Regras Gerais............................................................................................................................ 553.30.2 - Uso Vedado de Cpias Autenticadas....................................................................................... 56
3.31 - RECONHECIMENTO DE FIRMA................................................................................................. 563.32 - PAGINAO.................................................................................................................................. 56
3.32.1 - Regras de Digitao.................................................................................................................. 563.32.2 - Regras Gerais............................................................................................................................ 56
3.33 - ELABORAO DE ANEXOS, APNDICES E ADENDOS....................................................... 573.33.1 - Identificao............................................................................................................................. 573.33.2 - Relao de Apndices e Adendos............................................................................................ 593.33.3 - Assinatura................................................................................................................................. 593.33.4 - Anexo No Apenso ao Documento.......................................................................................... 593.33.5 - Grau de Sigilo........................................................................................................................... 59
3.34 - DIVULGAO DE DOCUMENTOS............................................................................................ 593.34.1 - Cpias....................................................................................................................................... 603.34.2 - Distribuio............................................................................................................................... 60
3.35 - QUANTIDADE DE EXEMPLARES.............................................................................................. 603.35.1 - Escriturao.............................................................................................................................. 603.35.2 - Destinao Especfica............................................................................................................... 60
3.36 - INDICAO DE "Cpias:" ........................................................................................................... 613.36.1 - As Seguintes Regras Gerais Sero Obedecidas....................................................................... 62
3.37 - INDICAO DE "Distribuio:"................................................................................................... 633.37.1 - Regras de Digitao.................................................................................................................. 633.37.2 - Regras Gerais............................................................................................................................ 64
3.38 - PGINAS EM CONTINUAO................................................................................................... 64
CAPTULO 4CICLO DE PROCESSAMENTO
4.1 - CONCEITUAO............................................................................................................................ 654.2 - RECEPO....................................................................................................................................... 654.3 - SELEO......................................................................................................................................... 654.4 - DISTRIBUIO INTERNA (TRAMITAO).............................................................................. 664.5 - ESTUDO............................................................................................................................................ 664.6 - ELABORAO. .............................................................................................................................. 66
4.6.1 - Documento Tramitando Fisicamente.......................................................................................... 664.7 - EXPEDIO. ................................................................................................................................... 664.8 - USO DE ENVELOPE........................................................................................................................ 68
4.8.1 - Ultra-Secretos e Secretos............................................................................................................ 684.8.2 - Confidenciais e Reservados........................................................................................................ 684.8.3 - Ostensivos. ................................................................................................................................. 684.8.4 - Dispensa de Envelope................................................................................................................. 684.8.5 - Etiqueta....................................................................................................................................... 694.8.6 - Carimbo da OBM....................................................................................................................... 69
4.9 - USO DO SOBRESCRITO................................................................................................................. 694.9.1 - mbito Interno........................................................................................................................... 694.9.2 - mbito Externo.......................................................................................................................... 70
4.10 - ARQUIVAMENTO......................................................................................................................... 714.10.1 - Documentos Recebidos............................................................................................................ 714.10.2 - Documentos Expedidos............................................................................................................ 714.10.3 - Despacho................................................................................................................................... 71
4.11 - PRAZO DE ARQUIVAMENTO.................................................................................................... 724.12 - SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS......................................................................... 73
OSTENSIVO 20079
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
CAPTULO 5RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS E PUBLICAES AO ARQUIVO
5.1 - CONCEITUAO............................................................................................................................ 745.2 - FORMAS DE RECOLHIMENTO.................................................................................................... 745.3 - DOCUMENTOS DE RECOLHIMENTO IMEDIATO.................................................................... 745.4 - DOCUMENTOS DE RECOLHIMENTO PROGRAMADO........................................................... 755.5 - DOCUMENTOS ESPECIAIS........................................................................................................... 755.6 - TRIAGEM......................................................................................................................................... 765.7 - COMISSO DE TRIAGEM............................................................................................................. 765.8 - DOCUMENTOS A SEREM RECOLHIDOS................................................................................... 765.9 - TRIAGEM DOS DOCUMENTOS CLASSIFICADOS.................................................................... 775.10 - NORMAS PARA A REMESSA DE DOCUMENTOS.................................................................. 775.11 - MICROFILMAGEM....................................................................................................................... 785.12 - DISPOSIES GERAIS ................................................................................................................ 78
CAPTULO 6ORDEM DO DIA (OD)
6.1 - DEFINIO..................................................................................................................................... 796.2 - COMPOSIO................................................................................................................................. 796.3 - DISTRIBUIO.............................................................................................................................. 796.4 - MODELOS........................................................................................................................................ 79
CAPTULO 7ORDEM INTERNA (OI)
7.1 - DEFINIO...................................................................................................................................... 817.2 - DISTRIBUIO............................................................................................................................... 817.3 - COLETNEA................................................................................................................................... 817.4 - MODIFICAO............................................................................................................................... 817.5 - MARCAO.................................................................................................................................... 817.6 - MODELOS........................................................................................................................................ 81
CAPTULO 8ORDEM DE SERVIO (OS)
8.1 - DEFINIO...................................................................................................................................... 858.2 - DISTRIBUIO............................................................................................................................... 858.3 - MODELOS........................................................................................................................................ 85
CAPTULO 9PORTARIA (Port)
9.1 - DEFINIO...................................................................................................................................... 889.2 - COMPOSIO................................................................................................................................. 889.3 - DISTRIBUIO............................................................................................................................... 899.4 - ALTERAO................................................................................................................................... 90
9.4.1 - Correo Expedita...................................................................................................................... 909.4.2 - Ratificao.................................................................................................................................. 90
9.5 - PORTARIAS EM VIGOR................................................................................................................. 909.5.1 - Coleta de Dados.......................................................................................................................... 909.5.2 - Lista de Verificao Anual (LVA)............................................................................................. 90
9.6 - DELEGAO DE COMPETNCIA............................................................................................... 909.7 - MODELOS........................................................................................................................................ 90
OSTENSIVO 200710
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
CAPTULO 10ATESTADO
10.1 - DEFINIO.................................................................................................................................... 9310.2 - CARIMBO DA OBM...................................................................................................................... 9310.3 - MODELOS...................................................................................................................................... 93
CAPTULO 11CARTA E CARTO
11.1 - DEFINIES.................................................................................................................................. 9611.2 - COMPOSIO DA CARTA......................................................................................................... 9611.3 - COMPOSIO DO CARTO....................................................................................................... 96
11.3.1 - Convite...................................................................................................................................... 9611.3.2 - Formato Padro........................................................................................................................ 96
11.4 - MODELOS...................................................................................................................................... 96
CAPTULO 12CIRCULAR (Circ.)
12.1 - DEFINIO................................................................................................................................... 9912.3 - REGRAS GERAIS......................................................................................................................... 9912.4 - ALTERAO/CANCELAMENTO.............................................................................................. 99
12.4.1 - Correo Expedita.................................................................................................................... 10012.4.2 - Ratificao................................................................................................................................ 100
12.5 - MODELOS...................................................................................................................................... 100
CAPTULO 13CERTIDO
13.1 - DEFINIO................................................................................................................................... 10313.1.1 - Solicitao............................................................................................................................... 10313.1.2 - Tipos........................................................................................................................................ 103
13.2 - REGRAS GERAIS......................................................................................................................... 10313.2.1 - Elaborao............................................................................................................................... 10413.2.2 - Cpias...................................................................................................................................... 10413.2.3 - Carimbo da OBM..................................................................................................................... 104
13.3 - CASOS ESPECIAIS.................................................................................................................. 10413.4 - MODELOS...................................................................................................................................... 104
CAPTULO 14DESPACHO (Desp)
14.1 - DEFINIO.................................................................................................................................... 10714.1.1 - Utilizao.................................................................................................................................. 10714.1.2 - Expediente................................................................................................................................ 107
14.2 - CPIAS........................................................................................................................................... 10714.3 - ALTERAO DE ANEXOS.......................................................................................................... 108
14.3.1 - Sem Alterao........................................................................................................................... 10814.3.2 - Retirada..................................................................................................................................... 10814.3.3 - Incluso..................................................................................................................................... 10814.3.4 - Retirada e Incluso Simultneas.............................................................................................. 108
14.4 - TRAMITAO VIA .................................................................................................................. 10914.5 - ARQUIVAMENTO......................................................................................................................... 10914.6 - PAGINAO.................................................................................................................................. 11014.7 - TRANSUNTO................................................................................................................................. 11014.8 - SOLICITAO DE CPIAS......................................................................................................... 11014.9 - DESPACHO EM DOCUMENTOS................................................................................................ 11014.10 - REGRAS GERAIS........................................................................................................................ 11014.11 - DESPACHOS................................................................................................................................ 11114.12 - MODELOS.................................................................................................................................... 111
OSTENSIVO 200711
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
CAPTULO 15MEMORANDO (Memo.)
15.1 - DEFINIO.................................................................................................................................... 11415.2 - TEXTO............................................................................................................................................ 11415.3 - ALTERAO/CANCELAMENTO............................................................................................... 11415.4 - LVA................................................................................................................................................. 11415.5 - MODELOS...................................................................................................................................... 114
CAPTULO 16OFCIO (Of.)
16.1 - DEFINIO................................................................................................................................... 11716.2 - TEXTO............................................................................................................................................ 11716.3 - DESPACHO POR CARIMBO....................................................................................................... 11716.4 - REGRA GERAL.............................................................................................................................. 11716.5 - MODELOS...................................................................................................................................... 117
CAPTULO 17OFCIO EXTERNO (Of. Ext.)
17.1 - DEFINIO.................................................................................................................................... 12017.2 - COMPOSIO............................................................................................................................... 120
17.2.1 - Timbre, Nome da OBM e Endereo........................................................................................ 12017.2.2 - Tipo e Nmero do Expediente, Seguido da Sigla da OBM que o Expede............................... 12017.2.3 - Local e Data.............................................................................................................................. 12017.2.4 - Assunto..................................................................................................................................... 12017.2.5 - Destinatrio............................................................................................................................... 12117.2.6 - Texto......................................................................................................................................... 12117.2.7 - Fecho........................................................................................................................................ 12217.2.8 - Assinatura................................................................................................................................. 122
17.3 - REGRAS GERAIS.......................................................................................................................... 12217.4 - MODELOS...................................................................................................................................... 122
CAPTULO 18PARECER (Par)
18.1 - DEFINIO.................................................................................................................................... 12518.2 - COMPOSIO............................................................................................................................... 12518.5 - MODELOS...................................................................................................................................... 125
125
CAPTULO 19PARTE
19.1 - DEFINIO.................................................................................................................................... 12819.2 - USO................................................................................................................................................. 12819.3 - MODELOS...................................................................................................................................... 128
OSTENSIVO 200712
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
CAPTULO 20REQUERIMENTO (Req)
20.1 - DEFINIO................................................................................................................................... 13120.2 - COMPOSIO.............................................................................................................................. 131
20.2.1 - Composio do Texto............................................................................................................... 13120.2.2 - Requerente................................................................................................................................ 13120.2.3 - Assunto..................................................................................................................................... 13120.2.4 - Amparo Legal........................................................................................................................... 132
20.3 - TRAMITAO............................................................................................................................... 13220.3.1 - Elaborao................................................................................................................................ 13220.3.2 - Rubrica...................................................................................................................................... 13220.3.3 - Encaminhamento...................................................................................................................... 13220.3.4 - Conhecimento........................................................................................................................... 13320.3.5 - Novos Documentos................................................................................................................... 13320.3.6 - Restituio................................................................................................................................ 133
20.4 - REGRAS GERAIS.......................................................................................................................... 13420.5 - MODELOS...................................................................................................................................... 134
ANEXO A (NDICE DE LEGISLAO PERTINENTE).................................................................. 137
ANEXO B (ABREVIATURAS E SIGLAS DE USO COMUM).......................................................... 139
ANEXO C (PAPELETA DE ENCAMINHAMENTO)........................................................................ 147
OSTENSIVO 200713
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
CAPTULO 1
DOCUMENTOS
1.1 - DOCUMENTO
o registro de uma informao, independentemente da natureza do suporte que a contm.
1.2 - GRUPOS DE DOCUMENTOS
Os documentos de interesse do CBMERJ esto enquadrados nos seguintes grupos:
- Documentos Administrativos (DA);
- Documentos Operativos;
- Publicaes;
- Documentos Especiais.
Estas Normas tratam, para fim de elaborao, somente dos DA e, para fins de recolhimento ao
rgo responsvel pelo arquivamento de documentos no Estado do Rio de Janeiro, de todos os acima
citados
1.3 - DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Visam divulgao de normas, transmisso de ordens e decises, esclarecimento de situaes,
declarao de direitos, especificao de materiais e ao estabelecimento de procedimentos tcnicos.
Subdividem-se nos seguintes tipos:
- Documentos Normativos;
- Documentos de Correspondncia;
- Documentos Declaratrios.
1.3.1 - Documentos Normativos
Destes documentos, apenas os abaixo relacionados sero tratados por estas Normas:
- Instruo Normativa (IN);
- Instruo Permanente (INST);
OSTENSIVO 200714
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
- Norma Permanente (NORM);
- Ordem Interna (OI);
- Portaria (Port).
1.3.2 - Documentos de Correspondncia
No CBMERJ os documentos de Correspondncia so:
- Carta;
- Carto;
- Circular (Circ.);
- Despacho (Desp.);
- Memorando (Memo.);
- Ofcio (Of.);
- Ofcio Externo (Of. Ext.);
- Parte;
- Requerimento (Req.).
1.3.3 - Documentos Declaratrios
No CBMERJ os Documentos Declaratrios so:
- Atestado;
- Certido;
- Ordem do Dia (OD);
- Ordem Interna (OI);
- Ordem de Servio (OS);
- Parecer (Par);
- Portaria (Port.).
OSTENSIVO 200715
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
1.4 - INFORMAES GERAIS
As definies, formataes e exemplos dos diversos documentos sero apresentadas nos
captulos que tratam de cada um.
A elaborao de DA de carter especfico (no tratado nestas normas), regulada conforme
normas estabelecidas por autoridade competente, deve observar o contido em suas respectivas normas.
As legislaes que regulamentam assuntos tratados nestas Normas, bem como as especificaes
tcnicas do papel usado na elaborao de documentos utilizados no Servio Pblico, esto definidas no
Anexo A destas Normas.
OSTENSIVO 200716
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
CAPTULO 2
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
2.1 - CLASSIFICAES
Os DA so classificados levando-se em conta os seguintes aspectos:
- mbito;
- Precedncia;
- Segurana;
- Sigilo.
2.2 - MBITO
Os DA classificam-se em:
- INTERNOS - tramitados exclusivamente entre organizaes do CBMERJ;
- EXTERNOS - tramitados entre organizaes do CBMERJ e entidades extra CBMERJ.
2.3 - PRECEDNCIA
A tramitao dos DA far-se- de acordo com a seguinte precedncia:
2.3.1 - Rotineira
Precedncia atribuda maioria dos documentos, de mbito interno e externo, devendo ser
observado o prazo mximo de oito dias teis para despacho ou concluso.
.
2.3.2 - Urgente (U)
o grau de precedncia atribudo aos documentos, de mbito interno, que devam receber
prioridade sobre os ROTINEIROS, a fim de que seu estudo e soluo se faam com tempestividade,
devendo ser observado o prazo mximo de quarenta e oito horas para despacho e concluso.
OSTENSIVO 200717
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OSTENSIVO NORDOC - 01
2.3.3 - Urgentssima (UU)
Grau de precedncia dado aos documentos, de mbito interno e externo, cuja tramitao exija
ao ou conhecimento imediato do recebedor.
2.4 - SEGURANA
Quanto s precaues de segurana, os DA classificam-se em:
2.4.1 - Ostensivos
So documentos cujo acesso irrestrito, no havendo limitao explcita de conhecimento e de
divulgao no mbito interno. Sua divulgao extra CBMERJ, contudo, depende de prvia autorizao
superior, ou se d em conformidade com os dispositivos legais em vigor.
2.4.2 - Sigilosos
So documentos cujo acesso restrito, de acordo com a natureza de seu contedo e tendo em
vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de conhec-lo.
Considerando a possibilidade de acesso indevido aos sistemas operacionais de
microcomputadores e redes, e visando garantir a segurana no trato de documentos sigilosos, alguns
procedimentos devem ser executados:
a) quanto ao sigilo, tramitaro por meio eletrnico quaisquer documentos independentemente do seu
grau de sigilo;
b) os documentos sigilosos sero obrigatoriamente, depois de assinados, criptografados, de acordo
com os mtodos criptogrficos em vigor;
c) os documentos com grau de sigilo RESERVADO e CONFIDENCIAL levaro apenas uma cifra;
d) os documentos com grau de sigilo SECRETO e ULTRA-SECRETO sero duplamente cifrados;
e) os documentos eltricos ou eletrnicos, mesmo ostensivos, quando tramitados por via extra
CBMERJ (por ex.: INTERNET), devero ser cifrados;
OSTENSIVO 200718
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
f) no devero ser mantidos documentos sigilosos, em texto claro, nas redes locais das OBM, nem nas
unidades de disco rgido (winchester) dos microcomputadores, devendo ter o mesmo tratamento de
material classificado;
g) o acesso a assunto sigiloso s ser permitido pessoa que, possuindo Credencial de Segurana,
tenha necessidade de conhec-lo. Essa necessidade decorre do efetivo exerccio de cargo, funo ou
atividade, no advindo automaticamente do grau hierrquico ou posio dessa pessoa; e
h) podero ser elaborados extratos de documentos sigilosos destinados divulgao ou execuo, que
recebero classificao sigilosa igual ou inferior do documento original, dependendo do contedo
transcrito. Esses extratos, levando em conta a possvel reclassificao de sigilo mencionada,
respeitaro as seguintes condies:
I) Ultra-Secretos e Secretos
Dependem de permisso das autoridades de origem dos documentos ou de autoridades
superiores;
II) Confidenciais e Reservados
Sero realizados sob responsabilidade das autoridades destinatrias, desde que no haja expressa
determinao em contrrio.
2.5 - SIGILO
Quanto aos graus de sigilo, os DA classificam-se em:
2.5.1 - Ultra-Secreto
O grau de sigilo ULTRA-SECRETO ser atribudo aos documentos que requeiram excepcionais
medidas de segurana, cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Tm competncia para atribuir o grau de sigilo ULTRA-SECRETO: os chefes dos Poderes
Executivo, Legislativo e Judicirio Federal.
OSTENSIVO 200719
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
2.5.2 - Secreto
O grau de sigilo SECRETO ser atribudo aos documentos que requeiram rigorosas medidas de
segurana e cujo teor ou caractersticas possam ser do conhecimento de agentes pblicos que, embora
sem ligao ntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em
razo de sua responsabilidade funcional.
Tm competncia para atribuir o grau de sigilo SECRETO, alm das autoridades mencionadas
no subitem 2.5.1, o Subsecretrio de Estado de Defesa Civil e os Titulares de OBMs.
2.5.3 - Confidencial
O grau de sigilo CONFIDENCIAL ser atribudo aos documentos cujo conhecimento e
divulgao possam ser prejudiciais aos interesses do Estado ou do Pas.
Tm competncia para atribuir o grau de sigilo CONFIDENCIAL: as autoridades mencionadas
nos subitens 2.5.1 e 2.5.2 acima e os demais Oficiais Superiores.
2.5.4 - Reservado
O grau de sigilo RESERVADO ser dado aos documentos que no devam, imediatamente, ser
do conhecimento do pblico em geral.
Tm competncia para atribuir o grau de sigilo RESERVADO, alm das autoridades
mencionadas nos subitens 2.5.1, 2.5.2 e 2.5.3, os Oficiais Intermedirios e Subalternos.
2.6 - MARCAES DA PRECEDNCIA E DO SIGILO
Todas as pginas de documentos sero marcadas com a precedncia e grau de sigilo, exceto os
de rotina e os ostensivos.
2.6.1 - Local de Marcao
a) Precedncia - a marcao ser, aproximadamente, a 10mm das margens superior e inferior, direita,
obedecendo ao contido na alnea c) do subitem 3.2.3, destas Normas.
b) Grau de Sigilo - a marcao ser centralizada no alto e no rodap de cada pgina, obedecendo ao
contido na alnea c) do subitem 3.2.3, destas Normas.
OSTENSIVO 200720
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
c) Grau de Sigilo e Precedncia - no caso de um documento necessitar das duas marcaes, a da
precedncia ser aposta abaixo da do grau de sigilo.
Exemplo de marcao no alto da pgina:
CONFIDENCIAL
URGENTE
Exemplo de marcao no rodap da pgina:
CONFIDENCIAL
URGENTE
1 de 3
2.6.2 - Carimbo
O carimbo de marcao utilizar letras de cerca de 2,5mm (largura) por 3mm (altura), espaadas
0,5mm entre si.
2.6.3 - Substituio de Carimbo
Ser permitido na preparao de documentos utilizando Editor de Texto o contido na alnea c) do
subitem 3.2.3, destas Normas.
2.6.4 - Reproduo do Carimbo
Tambm ser permitido, sempre que assim for mais aceitvel, carimbar primeiro o documento
original para posterior reproduo xerogrfica.
OSTENSIVO 200721
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
2.7 - DOCUMENTO PESSOAL
Quando somente o destinatrio deva tomar conhecimento do assunto, o documento ser
classificado como PESSOAL, marcando-se o envelope e a primeira pgina do documento com a
palavra PESSOAL, obedecendo-se s regras j estabelecidas no artigo anterior.
O documento com a classificao PESSOAL, com sigilo inferior a CONFIDENCIAL ser
tratado como documento de grau de sigilo equivalente a CONFIDENCIAL.
2.8 - ANEXOS SIGILOSOS
O documento que contiver anexos sigilosos ser classificado com o grau de sigilo igual ou
superior ao maior grau indicado nesses anexos.
2.9 - ALTERAO DO GRAU DE SIGILO
Um documento poder ter o seu grau de sigilo alterado nos seguintes casos:
- pela autoridade que o classificou inicialmente;
- por autoridade hierarquicamente superior na cadeia de comando;
- pelo SUBSEDEC, CG e ODS (rgo de Direo Setorial), independentemente de subordinao da
autoridade que o classificou;
- pela incluso ou retirada de anexos (qualquer autoridade);
- pela transcrio parcial ou total de informao sigilosa, desde que tal fato comprometa a segurana da
informao no seu todo (qualquer autoridade).
2.9.1 - Divulgao da Alterao do Grau de Sigilo
A autoridade que alterar o grau de sigilo de um documento, ou desclassific-lo, dever divulgar
tal fato por meio de documento especfico (ofcio, circular ou mensagem). Essa alterao ser
declarada no texto do documento, no item destinado s informaes complementares, no caso dele ter
continuidade.
OSTENSIVO 200722
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OSTENSIVO NORDOC - 01
2.9.2 - Anotao da Alterao do Grau de Sigilo
Os possuidores de documentos sigilosos (original e cpias) devero fazer a seguinte anotao na
primeira pgina do documento, podendo ser manuscrita:
"Documento desclassificado de acordo _________________________________" ou(documento que divulgou a alterao)
"Grau de sigilo alterado para __________ de acordo com ___________________" (novo grau de sigilo) (documento que divulgou a alterao)
2.9.3 - Elevao do Grau de Sigilo
Qualquer autoridade poder elevar a classificao de um expediente, desde que nele tenha
includo matria de maior grau de sigilo.
Essa alterao ser declarada no texto do documento, no item destinado s informaes
complementares.
2.10 - CPIAS DE DOCUMENTOS SIGILOSOS
Quando se tratar de assunto sigiloso, alm da cpia destinada ao arquivo classificado, ser
extrada uma cpia cega para o arquivo ostensivo da OBM expedidora. Nesta cpia sero omitidos: a
referncia; o anexo e todo o texto, inclusive a numerao dos itens.
Na indicao Assunto ser escrita apenas a palavra "SIGILOSO".
A distribuio de cpias de documentos sigilosos deve ser restrita ao menor nmero possvel e
deve seguir as determinaes previstas para tais casos na legislao vigente.
2.11 - DESCLASSIFICAO POR RETIRADA DE ANEXO
Os Documentos de Correspondncia - principalmente Ofcios e Circulares - classificados como
sigilosos, unicamente por encaminharem anexo sigiloso, sero desclassificados to logo seja retirado
esse anexo e contero um item a mais no texto vazado, nos seguintes, termos:
Este documento ficar automaticamente desclassificado logo depois de retirado o anexo". As cpias
sem anexos sigilosos estaro automaticamente desclassificadas, no sendo necessrio confeccionar
cpia cega.
OSTENSIVO 200723
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OSTENSIVO NORDOC - 01
CAPTULO 3
COMPOSIO DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
3.1 - CONTEDO
Este captulo trata exclusivamente dos elementos bsicos comuns a diversos DA. Os no
mencionados sero tratados em captulos prprios.
3.2 - COMPOSIO DOS DOCUMENTOS
3.2.1 - Parte Bsica
Os DAs no CBMERJ contm as seguintes partes bsicas:
Cabealho;
Texto;
Assinatura;
Distribuio ou Cpias.
3.2.2 - Esttica e Metrificao
A esttica e a metrificao dos diversos tipos de documentos sero apresentadas nos modelos e
formas grficas em captulos prprios, que tratam sobre cada um.
3.2.3 - Configuraes
a) Softwares
Cabe SUBSEDEC divulgar os aplicativos padronizados para uso no CBMERJ.
b) Tipo de arquivo
Deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text (*.rtf) nos documentos
de texto, principalmente nos documentos que sero enviados para rgo extra CBMERJ.
OSTENSIVO 200724
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
c) Tipo de letra
Ser utilizada a letra com fonte Times New Roman, estilo Normal, na cor preta e tamanho
12 para o texto em geral, 11 nas citaes e 10 nas notas de rodap. No deve haver abuso no uso de
negrito, itlico, sublinhado, letras maisculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra
forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade do documento.
Para o SIGILO e para a PRECEDNCIA, ser empregada a fonte "Arial Black", Normal,
tamanho "14", na cor preta, em negrito.
Para smbolos no existentes na fonte Times New Roman, podero ser utilizadas as fontes
Symbol e Wingdings.
d) Tipo de papel
Empregar como tamanho de papel para impresso o "A4" (210x297mm).
e) Margens
Esquerda: 3,0 cm.
Direita: 2,0 cm.
Superior e Inferior: devero ser empregadas aquelas que, levando em conta o cabealho e o
rodap do editor de texto, procure atender, no que for possvel, o estabelecido para os demais DAs. O
incio de cada pargrafo do texto dever ter um afastamento mnimo 2,5cm da margem esquerda.
f) Uso de cores
A cor padro da fonte a ser empregada na elaborao dos documentos ser preta.
Outras cores podero ser excepcionalmente e criteriosamente utilizadas, visando a um melhor
entendimento, principalmente no uso de desenhos e grficos. Entretanto, dever ser observada a
possibilidade de o destinatrio no possuir equipamentos com recursos necessrios impresso ou
reproduo desses documentos.
g) Impresso
Os DA e seus anexos podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens
esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho).
OSTENSIVO 200725
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OSTENSIVO NORDOC - 01
3.3 - CABEALHO
O Cabealho poder conter as seguintes indicaes, de acordo com o DA:
Timbre, Nome da OBM, Grupo Indicador, Ttulo e Nmero de Ordem, Local e Data, Origem,
Destinatrio, Via, Assunto, Referncia, Anexo e Vocativo.
3.4 - TIMBRE E NOME DA OBM
O modelo padro utilizado nos documentos administrativos da SUBSEDEC e do CBMERJ
obedece aos ditames da Lei Estadual nmero 5588, de 05 de outubro de 1965, e das Portarias
subseqentes que versam sobre a utilizao de brases e a padronizao dos modelos de documentos.
No utilizar nome de OBM em documentos assinados pelo Comandante-Geral.
3.4.1 - Timbre
Constituio do modelo para os documentos administrativos no mbito externo e interno:
a) para tramitao externa:MODELO SUBSEDEC
GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIROSUBSECRETARIA DE ESTADO DE DEFESA CIVIL
(RGO DE ORIGEM)
.....................................................................................................................................................................
MODELO CBMERJ
SUBSECRETARIA DE ESTADO DE DEFESA CIVILCORPO DE BOMBEIROS MILITAR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
(OBM DE ORIGEM)
OSTENSIVO 200726
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
b) para tramitao interna:MODELO SUBSEDEC
SUBSECRETARIA DE ESTADO DE DEFESA CIVIL(RGO DE ORIGEM)
...................................................................................................................................................MODELO CBMERJ
CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO(RGO DE DIREO SETORIAL OU DE COMANDO DE REA)
(OBM DE ORIGEM)
Obs.: Admite-se a impresso dos smbolos acima em preto e branco.
3.4.2 - Nome da OBM
utilizado nos documentos e identifica a OBM expedidora. Nos documentos de mbito interno,
quando o nome por extenso no couber numa nica linha, poder ser abreviado.
Exemplo: ABMDPII
Obs.: o nome da OBM deve ser colocado na ltima linha do cabealho abaixo do timbre.
Nos demais documentos, o nome da OBM dever ser escrito por completo e por extenso, exceto
os numerais.
Exemplos: 1. GRUPAMENTO DE BOMBEIRO MILITAR
Quando o documento possuir Grupo Indicador, manter o mnimo de cinco espaos entre o ltimo
caractere deste e o primeiro do nome da OBM.
Os nomes muito extensos podero ser separados em duas ou trs linhas, sem diviso de palavras,
de modo que a linha inferior seja ligeiramente menor que a superior.
Nos documentos assinados pelo CG colocar: GABINETE DO COMANDO-GERAL
OSTENSIVO 200727
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
3.5 - GRUPO INDICADOR
3.5.1 - Composio
O Grupo Indicador usado nos DAs, exceto nos Documentos Normativos - INST, IN, NORM e
OI, compe-se de cinco elementos, conforme exemplificado abaixo:
Exemplo: VA/LG/32/P
F-1209/2000
Em que:
VA/LG/32/P
F-1209/2000 - Protocolo, quando houver, seguido do ano (5. elemento)
3.5.2 - Regras de Escriturao
a) os quatro primeiros elementos, de escriturao obrigatria, so definidos internamente pela OBM.
b) a escriturao do quinto elemento utilizada nos seguintes casos:
I) quando for utilizado o Despacho, este dever conter o nmero do Protocolo que a OBM atribuiu ao
documento inicial, seguido do ano de sua elaborao;
II) quando a elaborao de um documento conseqncia de outro, o novo documento conter o
protocolo do anterior, mantendo-se o ano em que este foi elaborado.
3.6 - TTULO E NMERO DE ORDEM
Usados na maioria dos DA.
3.6.1 - Ttulo
Identifica o tipo de documento. Usa-se, comumente, uma expresso-ttulo no Cabealho,
normalmente antecedendo o Nmero de Ordem.
3.6.2 - Nmero de Ordem
Identifica e individualiza um documento, podendo ser de uma das seguintes formas:
OSTENSIVO 200728
Classificao sugerida para o arquivamento (4 elemento) de acordo com o item 4.11, destas Normas
Elemento Organizacional da OBM (3 elemento)
Identifica o Redator (2 elemento)
Identifica o Digitador (1 elemento)
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
a) Seqncia Anual
Atribudo seqencialmente, recomeando pela unidade a cada ano, exclusiva para cada tipo de
documento. Os nmeros no devem ser complementados com zeros esquerda de nmeros
significativos;
b) Seqncia Departamental
I) forma de numerao em que o rgo que elabora o documento identifica, por uma regra lgica de
formao, o setor responsvel pelo assunto ou o prprio assunto, a sua ordem seqencial e a sua
edio. Este tipo de numerao usado para Documentos Normativos, excetuando-se Portaria,
Publicao, Regulamento e Regimento Interno.
Exemplos: OI N. 20-02
OI N. 10-01
II) o Nmero de Ordem de um documento cancelado ou renumerado s ser reaproveitado aps dois
anos. Durante esse tempo, o documento cancelado permanecer relacionado na Lista de Verificao
Anual (LVA), e na coluna "Assunto" figurar a palavra "cancelado", bem como sua respectiva data.
III) a reedio do documento normativo ser indicada por uma letra maiscula aps o nmero,
comeando com A, que indica a primeira reedio do documento, conseqentemente cancelando a
edio anterior.
Exemplos: 30-01A (O documento 30-01 foi reeditado uma vez)
20-05C (O doc. 20-05 est na quarta verso e terceira reedio)
IV) Atestado, Carta, Carto, Requerimento e Certido, normalmente, no so numerados. Todavia,
caso julgado conveniente, as OBMs que utilizam com freqncia alguns dos documentos acima citados
podero numer-los.
V) o Nmero de Ordem, quando enunciado verbalmente, deve s-lo pelo nmero e no pela seqncia
de algarismos, salvo se for o segundo componente de nmero separado por trao de unio e inferior a
dez. Os sinais grficos de separao entre partes componentes do Nmero de Ordem tambm no
devem ser pronunciados.
OSTENSIVO 200729
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
Exemplos:
- Ordem de Servio n. 127/1997, leia-se: "Ordem de Servio nmero cento e vinte
sete de mil novecentos e noventa e sete";
- Ordem Interna N. 20-12, leia-se: Ordem Interna nmero vinte, doze".
3.7 - LOCAL E DATA
a) nos documentos de mbito interno, o local (municpio) em que foi assinado, digitado, seguido da
sigla da Unidade da Federao (UF), com alinhamento direita, e, na linha abaixo, a data, conforme
exemplificado a seguir:
Exemplo:
SO GONALO, RJ.
Em 1. de janeiro de 1998.
b) nos documentos de mbito externo, o local (municpio) e a data em que foi assinado, digitado por
extenso, excluindo a UF, com alinhamento direita:
Niteri, 15 de maro de 2000.
c) no mbito interno de uma OBM, no se utiliza o local de procedncia nem a sigla da Unidade da
Federao:
Em 1. de janeiro de 2000.
3.8 - ORIGEM E DESTINATRIO
Este artigo versa somente sobre os documentos que possuem Origem e Destinatrio
explicitamente declarados no Cabealho.
3.8.1 - Origem
Ser escriturada usando-se a denominao oficial do cargo da autoridade expedidora, precedido
de "Do:" ou Da: conforme o caso.
OSTENSIVO 200730
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OSTENSIVO NORDOC - 01
3.8.2 - Destinatrio
Sero destinatrios de DA o SUBSEDEC , O CG, os Titulares de OBMs e o Chefe do Estado-
Maior. A este ltimo, somente podero ser endereados DAs que tratem de assuntos de rotina,
conforme definido no item. 3.10.
A indicao de destinatrio ser escriturada utilizando-se a forma de tratamento e a denominao
oficial do cargo, precedida de Ao: (ou ; conforme o caso), como j apresentado nos vrios
exemplos de documentos contidos nestas Normas.
As seguintes regras bsicas so aplicveis:
a) a autoridade em exerccio interino faz jus forma de tratamento devida ao cargo que estiver
ocupando.
b) quando um documento for endereado a vrias autoridades, estas sero relacionadas em seqncia
hierrquica, precedido de "Ao:"
I) havendo mais de uma autoridade de mesmo posto, estas podero ser apresentadas em ordem
alfabtica de seus cargos.
II) o nmero de originais ser igual ao nmero de destinatrios, sendo todos assinados pela autoridade
expedidora.
III) no endereamento ser usada a forma de tratamento, devida a cada um dos destinatrios.
IV) no texto, quando houver autoridades de diferentes formas de tratamento relacionados no
endereamento, o tratamento ser o dispensado autoridade de maior grau hierrquico.
c) sero evitadas redundncias na escriturao do Destinatrio. Assim, para no escrever "Secretrio da
Secretaria" e casos similares nas Diretorias, ser suprimida a primeira palavra do nome dessas OBMs.
Exemplos: Sr. Diretor Geral de Finanas
OSTENSIVO 200731
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
3.9 - VIA
A tramitao "Via" s se aplica a documentos de mbito interno que, antes do Destinatrio final,
tenha que tramitar por autoridades que devam conhecer ou se manifestar sobre o assunto. Dever ser
observado o previsto no subitem 3.36.1 sendo escriturada conforme exemplificado a seguir:
Exemplo:
Do: Diretor
Ao: Sr. Subsecretrio de Estado da Defesa Civil
Via: Sr. Diretor Geral de Apoio Logstico
Sr. Diretor Geral de Pessoal
Sr. Diretor Geral de Finanas
3.9.1 - Regras Gerais
a) a ordem de tramitao "Via" independe da antiguidade das autoridades endereadas, prevalecendo a
necessidade de quem deve conhecer primeiro.
b) evitar tramitaes desnecessrias.
c) os documentos "Via" permitem que - caso a autoridade intermediria nada tenha a comentar ou
acrescentar - seu encaminhamento ao Destinatrio (ou prxima autoridade "Via") se d sem a
elaborao de despacho.
Neste caso, a autoridade intermediria apor sua rubrica no documento, sobre o carimbo da
OBM, colocado no verso da primeira folha do original e cpias, acompanhada da data em que est
rubricando.
d) quando uma autoridade "Via" desejar que outra no includa na tramitao "Via" inicial, tome
conhecimento ou se pronuncie, poder despachar para essa autoridade, incluindo-a na tramitao "Via"
ou, o que mais recomendvel, consult-la por meio de outro documento para prosseguir
posteriormente com a tramitao "Via".
e) o Destinatrio includo na tramitao "Via", conforme mencionado anteriormente, encaminhar o
documento ao prximo destinatrio da tramitao "Via", se ainda houver, ou ao destinatrio do ofcio,
salvo se existir recomendao em contrrio no despacho que recebeu.
f) uma autoridade "Via", hierarquicamente superior a da OBM de origem, poder restituir, por
Despacho, um ofcio para arquivamento ou reformulao, enviando, se julgar necessrio, cpia s
OBMs que tomaram conhecimento do assunto.
OSTENSIVO 200732
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
g) quando uma autoridade "Via" for de maior grau hierrquico do que o destinatrio, o tratamento que
preceder ser o da autoridade de maior grau hierrquico.
h) no ser permitida tramitao "Via" em ofcio dirigido a vrias autoridades.
3.10 - ASSUNTO
A indicao do Assunto ser feita por meio de uma expresso clara e objetiva que indique,
expressamente, a matria principal tratada no documento:
Exemplos: Assunto: Programa Estadual de Sade
Assunto: Comprovao financeira
A expresso "Remessa de Documento" no deve ser utilizada como assunto.
Para efeito desta publicao, considera-se assunto de rotina a remessa de informaes
funcionais peridicas, de documentos ou de materiais, e a comunicao de fatos, mesmo no
peridicos, com caractersticas de coisa comum, previstos na legislao ou nos procedimentos vigentes
e que no envolvam juzo de valor da prpria OBM, juzos de competncia superior, decises, ordens
ou determinaes.
3.11 - REFERNCIA
Se no texto de um documento interno houver necessidade de mencionar outros documentos, para
maior facilidade, devero esses documentos ser relacionados no cabealho. Para isso, usa-se a palavra
"Referncia:" ou "Referncias:", seguida de escriturao que os identifique. Nos documentos de
mbito externo - por exemplo Of.Ext. e cartas - as referncias devem ser citadas no texto.
3.11.1 - Dados de uma Referncia
A escriturao de um documento como referncia deve ser feita de maneira a facilitar ao mximo
a sua localizao pelo destinatrio, e dever conter as seguintes informaes:
a) tipo do documento, escrito de forma abreviada, preferencialmente;
b) numerao do documento, antecedida da abreviatura "n.", seguida de barra e dos
quatro dgitos referentes ao ano em que o documento foi expedido;
c) dia, ms e ano, para documentos que no possurem numerao prpria, escritos de forma abreviada
(Exemplo: 25JUL1998);
d) quando sigiloso, o grau de sigilo, usando-se a forma abreviada entre parnteses;
OSTENSIVO 200733
-
OSTENSIVO NORDOC - 01
e) origem do documento, indicando a sua sigla. Em alguns casos, a sigla pode ser substituda pela
expresso "desta OBM", "do CG" ou expresses equivalentes precedidas de vrgula.;
f) quando o documento tiver sido publicado em Boletim do CBMERJ, ou Dirio Oficial, essa
informao dever aparecer entre parnteses depois dos dados da referncia, com os dados necessrios
identificao, inclusive o n. da pgina do Boletim ou do Dirio Oficial.
3.11.2 - Regras Gerais
Sero obedecidas as seguintes regras gerais:
a) redigir a palavra "referncia", por se tratar de uma nota informativa, sempre em letra minscula e
grifar o seu indicativo quando destac-lo. Ex.: em referncia a;
No colocar no texto parntese fechado para indicar uma referncia, uma vez que tal sinal faz
parte apenas do formato do cabealho;
b) no se deve listar como referncia um documento que no seja citado no texto;
c) quando houver mais de um documento para ser relacionado como referncia, sero listados na
ordem em que forem citados no texto, precedidos de letras minsculas, obedecendo ordem alfabtica,
seguidas de um parntese;
d) no caso de mais de uma referncia, as letras de identificao s sero citadas no texto se houver
mais de um documento do mesmo tipo. Exemplos: ofcio em referncia (s existe um ofcio na lista de
referncias) e "ofcio em referncia c" (existe pelo menos mais de um ofcio listado nas referncias);
e) a citao de documentos sigilosos em referncia, por si s, no implica que o documento em
elaborao deva ser sigiloso;
f) a referncia a um documento s deve ser feita, preferencialmente, se todos os destinatrios, inclusive
das cpias, possurem o documento referido. No recomendvel referenciar documentos com prazo
de arquivamento vencido e no preservado. Caso nenhum dos destinatrios tenha o aludido
documento, no deve ser relacionado como referncia, e sim como anexo;
g) no caso de destinatrios das cpias no possurem documentos citados nas referncias, se julgado
conveniente pela OBM expedidora, cpias podero ser encaminhadas a essas OBMs, sendo o fato
registrado logo aps a sigla da OBM na distribuio de cpias, conforme exemplo na alnea d) do
subitem 3.36.1.
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OSTENSIVO NORDOC - 01
h) no Despacho dado em continuao a um ofcio, s aparecer "Referncia" ou "Referncias" se
houver qualquer alterao nas referncias do ofcio inicial, podendo haver incluso de referncias
quando o oficio inicial no as contiver;
i) quando um documento fizer referncia a uma norma, dever ser colocado entre parnteses o ano de
sua edio ou o nmero de sua reedio.
3.11.3 - Exemplos de Referncias
Seguem-se vrios exemplos de como escriturar referncias.
a) Ofcio
Referncia: Of n. 328/1998 (CONF), da DGEI.
Referncia: Of n. 2552/1997, desta OBM.
Referncia: Of n. 59/1998, dessa OBM.
b) Despacho
Referncia: 3. Desp. n. 11/1998, da DGS, ao Of. n. 477/1998, da DGF.
Referncia: 1. Desp. n. 37/1998 (RES), do DGP, ao Of. n. 122/1998, da ABMDPII.
c) Documentos publicados em Boletim do CBMERJ
Referncia: Dec. n. 70.124/1972 (Bol. 23/1999, p.32).
Referncia: Port. n. 146/2002 (Bol. 1/1986, II, p. 34).
e) Documentos Normativos:
Referncia: Ordem Interna n. 20-12.
Referncia: OI n. 50-06, desta Diretoria.
f) Comunicao Interna (Para documentos internos da OBM):
Referncia: Parte n. 23/2003, desse Departamento.
Referncia: Parte s/n., de 03SET2004, do ...(NOME).....
g) Vrias referncias:
Referncias: a) Dec. n. 71.136/1972 (Bol. SEDEC/ CBMERJ 43/1999, p. 20);
b) Of. n. 99/2002 (CONF.), da DGAL;
c) Portaria n. 78/1999, (Bol. SEDEC/ CBMERJ 2/1999, I, p.15);
d) Of. n. 378/2002 (CONF.), desta Diretoria;
e) Of. n. 99/2001, desse Comando;
f) 1. Desp. n. 31/2000, da DGS, ao Of n. 978/2000, da DGEI.
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OSTENSIVO NORDOC - 01
3.12 - ANEXO
Quando o assunto tratado exigir o envio de documentos, devero ser relacionados no cabealho
como "Anexo:" ou "Anexos:".
3.12.1 - Dados de um anexo
A escriturao de um documento como anexo deve ser feita de maneira que fique perfeitamente
identificado.
Os anexos de documentos relacionados no cabealho como anexos passam a ser apensos.
Exemplos:
Anexo: cpia do Of n. 978/2002, da DGF e seus apensos.
Anexo: um quadro demonstrativo de despesas.
Anexo: uma relao nominal de praas.
3.12.2 - Regras Gerais
a) aplicar-se-o, no que couber, as mesmas da Referncia.
b) sempre que, num despacho, for alterada a relao de anexos, obedecer ao contido no item 14.3,
destas Normas.
c) nos endereados de cpia devero ser indicados os anexos que cada endereado receber.
Exemplo:
Cpias:
DGS c/anexos - indica que a DGS receber todos.
DGF c/Anexos A a C - indica que a DGF receber apenas os Anexos A a C.
d) documentos que encaminhem cheques ou quaisquer outros valores escrituraro explicitamente esses
anexos.
No permitido anexar dinheiro em espcie em documento que use servio postal.
e) redigir as palavras "anexo", "apndice" e "adendo", quando empregadas como substantivo comum,
com letra minscula, e quando como substantivo prprio, com a inicial maiscula e com seu indicativo
em letra maiscula grifada.
Ex.: o documento em anexo; o anexo a este despacho; conforme citado no Anexo A.
No colocar no texto parntese fechado para indicar um anexo, uma vez que tal sinal faz parte
apenas do formato do cabealho.
OSTENSIVO 200736
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OSTENSIVO NORDOC - 01
3.13 - VOCATIVO
Alguns documentos empregam, imediatamente antes do texto, o cargo ou a funo genrica do
Destinatrio, quando houver, acompanhado da palavra "Senhor" ou "Senhora".
O Vocativo termina sempre com vrgula.
As diversas formas de tratamento constam do item 3.19.
Exemplos:
Senhor Ministro,
Prezada Senhora,
3.14 - TEXTO
A redao do texto deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de linguagem,
clareza, formalidade, conciso, simplicidade e objetividade.
3.15 - TEXTOS DE CORRESPONDNCIA
Os documentos que possuem Textos de Correspondncia, exceto Of.Ext., sero elaborados
conforme as orientaes a seguir:
3.15.1 - Diviso de Itens
A seqncia da exposio do assunto obedecer ao desenvolvimento do raciocnio, devendo ser
dividido em itens sob o seguinte contedo:
a) Item 1
Destina-se exposio concisa e precisa de um fato, apresentao de um problema ou
comunicao de uma situao existente;
b) Item 2
Destina-se ao estudo de um fato, discusso de um problema ou anlise de uma situao
existente.
Neste item sero apresentados comentrios e informaes que tragam maiores esclarecimentos
sobre o assunto ou que sirvam de subsdios para sua melhor elucidao;
c) Item 3
Destina-se apresentao da concluso, soluo proposta, providncia solicitada ou ao
recomendada.
Este item conter, de forma concisa e objetiva, parecer sobre o assunto tratado no documento que
contribua para sua deciso;
OSTENSIVO 200737
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OSTENSIVO NORDOC - 01
d) Item 4
Poder haver um quarto item destinado s informaes complementares, importantes para a
tramitao do documento, sem modificar o assunto, como, por exemplo, a alterao do seu grau de
sigilo e tramitao;
e) Nmero de Itens
No obrigatrio que um documento tenha pelo menos trs itens. Poder ter um ou dois, quando
versar sobre assuntos simples.
3.15.2 - Subdiviso de Itens
Para facilitar a apresentao e compreenso, os itens do texto podero ser subdivididos em
alneas e subalneas, desde que tenham mais de uma subdiviso, assim representadas:
a) Itens
Identificados por algarismo, seguido de ponto, conforme exemplo na alnea d);
b) Alneas
Identificadas por letra minscula, em ordem alfabtica, seguida de parntese, conforme exemplo
na alnea d);
c) Subalneas
Identificadas por algarismos romanos, seguidos de parntese, conforme exemplo na alnea d);
d) Exemplo:
1. Participo a V.Ex.......................................................................................................:
a) .............................................................................................
......................................................................................; e
b) ...........................................................................................:
I) ........................................................................................
II) ....................................................................................; e
III) ....................................................................................
2. No entender desta Diretoria, .................................................
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OSTENSIVO NORDOC - 01
e) Citao
Ser permitido, nos documentos de mbito interno, fazer referncia a trecho de um documento,
citando o item, alnea e subalnea de modo conciso.
Exemplos:
"... como consta do item 1-b-II do Ofcio ..."
"... de acordo com o item 1-a do Despacho ..."
3.15.3 - Subdiviso de Artigo
a) Artigo (Art.)
a unidade bsica para apresentao, diviso ou agrupamento de assuntos num texto normativo.
Os artigos sero designados pela abreviatura Art. sem trao antes do incio do texto. Os textos dos
artigos sero iniciados com letra maiscula e encerrados com ponto-final, exceto quando tiverem
subitens, caso em que sero encerrados por dois-pontos.
Os artigos podem desdobrar-se, por sua vez, em pargrafos e incisos; e estes, em alneas.
b) Pargrafos
Os pargrafos constituem, na tcnica legislativa, a imediata diviso de um artigo.
Pargrafo sempre foi disposio secundria de um artigo em que se explica ou modifica a
disposio principal.
No singular o pargrafo representado pelo sinal grfico () e no plural ().
c) Subitens e Alneas
Os incisos so utilizados como elementos discriminativos de artigo se o assunto nele tratado no
puder ser condensado no prprio artigo ou no se mostrar adequado a constituir pargrafo. Os incisos
so indicados por algarismos romanos e as alneas por letras.
As alneas constituem desdobramento dos incisos e dos pargrafos. A alnea ser grafada em
minsculo e seguida de parntese: a); b); c); etc. O desdobramento das alneas faz-se com nmero
cardinais, seguidos de ponto ( 1. ; 2. ; etc.).
3.16 - TEXTOS NORMATIVOS
1. Os documentos que utilizam Textos Normativos descrevem contextos mais complexos que
dificilmente caberiam nos trs itens normalmente usados nos Textos de Correspondncia.
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OSTENSIVO NORDOC - 01
Seu texto dever ser cuidadosamente planejado, dividindo-se o assunto em tantas partes quantas
forem necessrias para descrev-lo bem, evitando-se redao que obrigue a consultas freqentes aos
documentos relacionados nas referncias.
As diversas partes do Texto Normativo, exceto Port., sero colocadas sob a forma de itens e
subitens, admitindo-se, quando necessrio, a subdiviso em alneas e subalneas, conforme
estabelecido no subitem 3.15.2 e de acordo com os exemplos contidos em captulos prprios que
tratam de cada documento.
2. Os ttulos de itens a seguir so usados com maior freqncia:
PROPSITO, CONCEITOS, GENERALIDADES, DEFINIES, DISPOSIES GERAIS,
DISPOSIES TRANSITRIAS, DISPOSIES FINAIS, NORMAS COMPLEMENTARES,
RECOMENDAES, VIGNCIA e CANCELAMENTO.
3. Os seguintes itens tero destinao especfica em Texto Normativo:
a) o primeiro ser, obrigatoriamente, destinado ao "PROPSITO";
b) os ltimos itens sero o de "VIGNCIA", obrigatrio, seguido, quando couber, pelo de
"CANCELAMENTO".
I) no item vigncia deve ser usada, de preferncia, uma data precisa, tal como "nesta data" (a do
documento) ou uma data enunciada expressamente.
II) no item de CANCELAMENTO devem ser mencionados todos os documentos a cancelar, evitando-
se expresses vagas como "revogam-se as disposies em contrrio".
OSTENSIVO 200740
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OSTENSIVO NORDOC - 01
3.17 - TRANSCRIO DE TEXTOS
A transcrio de outra fonte no texto de um documento, quando necessria, ser efetuada
conforme exemplificado a seguir:
Exemplo:
13 1. Levo ao conhecimento de V.Ex que,..................................................................
como abaixo transcrito:
6 "O arrendamento tem a mesma feio do contrato de locao. Pra- 6 ticamente, no h diferena a notar nas duas figuras contratuais. Nalocao, a coisa tambm se...............................................................Entretanto, sem que haja uma especificao legal que determine o uso das expresses, arrendamento vai-se firmando mais especialmente para designar a locao conduo da propriedade imobiliria rstica ou dos prdios urbanos" (grifos do autor).
2. No entender deste Comando, .............................................................
3.18 - VERBOS
Sero usados os seguintes verbos, conforme a posio hierrquica da autoridade que elabora o
documento em relao a:
a) Autoridade superior
Documento endereado a autoridade hierarquicamente igual ou superior, com ou sem vnculo de
subordinao, usar os verbos participar, levar ao conhecimento, restituir, solicitar, consultar,
submeter, transmitir e apresentar.
b) Autoridade no-subordinada
Documento endereado a autoridade hierarquicamente inferior, sem vnculo de subordinao,
usar os verbos comunicar, consultar, encaminhar, esclarecer, informar, participar, remeter, restituir,
solicitar, t