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UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA

CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS LETRAS E ARTES

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO E CONTABILIDADE

ANÁLISE DO CONTROLE INTERNO DO SETOR CONTÁBIL NA



UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA

CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS LETRAS E ARTES

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO E CONTABILIDADE

IERMACK MADURO FRANÇA

ANÁLISE DO CONTROLE INTERNO DO SETOR CONTÁBIL NA

EMPRESA DINÂMICA CONTABILIDADE LTDA.



IERMACK MADURO FRANÇA

ANÁLISE DO CONTROLE INTERNO DO SETOR CONTÁBIL NA EMPRESA

DINÂMICA CONTABILIDADE LTDA.

Monografia apresentada àUniversidade Federal de Viçosacomo parte das exigências deconclusão do curso de CiênciasContábeis.

APROVADA em:

Professor (a) ______________________________

DAD/UFV



iii

AGRADECIMENTOS

Agradeço aos meus pais, Saul e Silvani, que, mesmo tão distantes e vendo-os apenas uma semana por ano, me apoiaram até o fim, sempre acreditando e confiando na minha capacidade de ser um grande homem de sucesso durante e após a graduação.

Aos meus irmãos, Irany, Aleksander e Tatiana, que ajudaram muito no meu crescimento pessoal e até tiveram a coragem de investir em mim, pagando cursos e outras coisas (garanto que não se arrependem).

Aos meus sobrinhos, Gabriel, Isabela, Nícolas e Victor, que mesmo não sabendo qual curso estou concluindo, muito menos para que serve este curso, me incentivam

dizendo que me amam e tem saudade de mim toda vez que conversamos ao telefone.

À Naia que tanto me incentiva e cuida. Sempre perto e me apoiando nos momentos mais difíceis e conturbados.

À família “Rodrigues Gomide” e “ramificações” os quais me apoiam tanto na

i id d id l h i h



iv

LISTA DE ABREVIATURAS

CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações de Serviços

CI – Controle Interno

CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica

Danfe – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

NF – Nota fiscal

NFE – Nota Fiscal Eletrônica

NFEs – Notas Fiscais Eletrônicas

NFS – Nota Fiscal de Serviço

NFs – Notas Fiscais

NFSs – Notas Fiscais de Serviços

DRH – Departamento de Recursos Humanos



v

RESUMO

Este trabalho versa sobre o tema controle interno, conjunto de procedimentos que sedestina especialmente à prevenção de erros e problemas, além de primar pelaqualidade e eficiência nos serviços dos funcionários. Com informações maisconfiáveis, o uso de boas práticas de controle interno auxilia os gestores na tomadade decisões mais precisas. O objetivo deste trabalho é analisar os procedimentos decontrole interno adotados pela empresa Dinâmica Contabilidade Ltda. comparando

os resultados perante aos princípios fundamentais do controle interno. Para tal,utilizou-se como metodologia a pesquisa em documentos da empresa que definiamas atividades desempenhadas por cada funcionário. Foi realizada uma entrevistasemi-estrutural com a chefe do setor contábil e feita uma observação participativa. Oreferencial teórico fundamentou-se em autores da auditoria e da administração, alémde websites de órgãos conceituados na área contábil e administrativa. A análise foirealizada identificando cada setor e as funções desempenhadas para melhoridentificar cada atividade e as características de controle utilizadas em cadaatividade. Os resultados apontaram que a empresa em análise faz uso de bonsníveis de controle interno, porém, comete alguns erros em virtude da não utilizaçãode manuais dos procedimentos de cada atividade.



vi

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 1 2. REFERENCIAL TEÓRICO ................................................................................... 3 2.1 Controle Interno ................................................................................................. 3 2.1.1. Definição ........................................................................................................ 3 2.1.2. Importância .................................................................................................... 5 2.1.3. Objetivos ........................................................................................................ 7 2.1.4. Componentes ................................................................................................. 8 2.1.5. Limitações ...................................................................................................... 9 2.1.6. Princípios do controle interno ......................................................................... 9 2.1.6.1. Responsabilidade ..................................................................................... 10 2.1.6.2. Rotinas internas ........................................................................................ 10 2.1.6.3. Acesso aos ativos ..................................................................................... 11 2.1.6.4. Segregação de funções ............................................................................ 11 2.1.6.5. Confronto dos ativos com os registros ...................................................... 12 2.1.6.6. Amarração do sistema .............................................................................. 12 3. METODOLOGIA DA PESQUISA ........................................................................ 14 3.1 Classificação da Pesquisa ............................................................................... 14



1. INTRODUÇÃO

Perante o cenário atual em que as empresas prestadoras de serviços

contábeis passam por um crescente nível de concorrência no mercado tanto no que

tange à quantidade de novas empresas deste ramo quanto na alta qualidade dos

serviços oferecidos por elas, estas empresas tendem a se adaptar de forma que

atenda às necessidades diárias de seus clientes fazendo com que o custo totalaumente.

Ao se falar dos custos auferidos pelas empresas de serviços de

contabilidade pode-se conferir que a maior parte destes custos faz ligação direta

com a dificuldade em satisfazer as intenções e vontades diversas dos clientes, além

da necessidade de atualização e adaptação constante às leis fiscais e contábeis.

A otimização dos recursos disponíveis e a consequente redução dos custos

são peças chave para a manutenção das empresas no mercado. Com isso, a

utilização de forma adequada da ferramenta do controle interno se torna

imprescindível nas organizações, já que, conforme observa Melo (2011), o uso



interno? Para tal, buscou-se, como analisar o processo de controle interno da

empresa em questão fazendo uso dos seguintes procedimentos:

identificar os procedimentos de controle interno adotados;

verificar a efetividade dos procedimentos de controle interno adotados;

analisar o sistema de controle interno a partir dos princípios do controle

interno;



2. REFERENCIAL TEÓRICO

Neste tópico, serão utilizadas explanações de autores que discutem o

controle para poder embasar a análise do controle interno na empresa Dinâmica

Contabilidade Ltda. Serão discutidos alguns assuntos sobre o controle interno, tais

como: definição, importância, objetivo, componentes e limitações do controle interno,

assim como os princípios do controle interno.

2.1 Controle Interno

2.1.1. Definição

O controle interno, segundo Almeida (2010), representa o conjunto de

procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir

dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos

negócios da empresa.



Os meios de controle incluem, mas não se limitam a: “forma de

organizações, sistemas, procedimentos, padrões, plano de contas, estimativas,

orçamentos, inventários, relatórios, registros, métodos, projetos, segregação de

funções...” (Attie, 1998, p. 112).

Segundo Floriano e Lozeckyi (2006), apud D`Avila e Oliveira (2002, p.25),

Controle interno é um processo, executado pelo conselho de administração,gerência e outras pessoas de uma organização, desenhado para fornecersegurança razoável sobre o alcance de objetivos nas seguintes categorias;eficácia e eficiência operacional; mensuração de desempenho e divulgaçãofinanceira; proteção de ativos; cumprimento das Leis e regulamentações.

O Comitê de Organizações Patrocinadoras, citado por Boyton et al (2002)

define controle interno como um processo operado pelo conselho de administração,

pela administração e por outras pessoas, desenhado para fornecer segurança

razoável quanto à consecução de objetivos nas seguintes categorias:

confiabilidade de informações financeiras;

obediência (compliance ) às leis e regulamentos aplicáveis;



Desta forma, Bordin e Saraiva (2005) afirmam que a diferença entre o

controle contábil e administrativo é que o primeiro se preocupa com os princípios

que protegem o patrimônio e os registros, enquanto o controle administrativo se

preocupa com os setores operacionais da empresa.

ALMEIDA (2010) define alguns exemplos de controles internos contábeis,

tais como: sistema de conferência, aprovação e autorização; segregação de

funções; controle físico sobre ativos; auditoria interna.

Sobre os controles administrativos, Almeida (2010), também cita alguns

exemplos, são eles: análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos;

controle de qualidade; treinamento de pessoal; estudos de tempos e movimentos;

análise das variações entre os valores orçados e os incorridos.

2.1.2. Importância

Os controles internos são de extrema importância e, para Franco e Marra

(2001, p.269),



terão que criar a figura do diretor de compliance , para garantir o

cumprimento de suas normas regulamentares, com a elaboração de umrelatório semestral.www.classecontabil.com.br/noticias/ver/15759

A utilização de um controle interno adequado traz inúmeras vantagens para

os gestores e, nas palavras de Boytonet al (2002, p. 320), “o controle interno reduz a

incidência de relatórios financeiros fraudulentos”.

A importância do controle, conforme Fayol (1994), possui seis diferentes

pontos de vista – administrativa, comercial, técnico, financeiro, da segurança e da

contabilidade – exemplificados abaixo:

Administrativa

Assegura que o programa exista e esteja em perfeita sincronia com

os usuários e se o comando é exercido segundo os princípios

adotados, se a coordenação exerce conferências, etc.

Comercial



empresa, e que não haja nenhum documento ou estatística irrelevante

etc.

Na percepção de Attie (1998, p.111):

O controle interno compreende o plano de organização e o conjuntocoordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para protegerseu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dadoscontábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política

traçada pela administração.

Ainda falando da importância do controle interno, Attie (1998, p. 113) afirma

que é de extrema importância que seja feita uma análise do custo/benefício da

implantação ou aprimoramento de um tipo de controle a ser utilizado pela empresa.

O autor afirma, também, que a avaliação do real benefício deve ser atribuída à

importância e à qualidade da informação a ser gerada e que o custo de oportunidade

deve ser utilizado para a análise do custo do projeto.

O bom funcionamento do controle interno é de tamanha importância que

Hampton (1992, p. 474) faz um breve detalhamento do motivo desta importância:



Nas palavras de Chiavenato (1997) o controle tem a finalidade de assegurar

que os resultados de tudo que foi planejado, organizado e dividido cheguem o mais

perto dos objetivos previamente estabelecidos.

Chiavenato (1997, p. 443) ainda afirma que “a essência do controle res ide

na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou

resultados desejáveis”.

Numericamente, o controle interno possui quatro objetivos básicos, definidos

por Attie (1998) que seriam a salvaguarda dos interesses da empresa; a precisão e a

confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais; o

estímulo à eficiência operacional e a aderência às políticas existentes.

Fayol (1994, p. 130) explica que “o objetivo do controle é detectar as faltas eerros para que possa repará-los e evitar repetições”.

2.1.4. Componentes

O TCE-BA - Tribunal de Contas do Estado da Bahia - (2007, p.29-30) define



Monitoração

Uma vez que o controle interno é uma atividade dinâmica que deve seraperfeiçoada continuamente, em função das mudanças e dos riscos que aentidade enfrenta, o monitoramento do sistema de controle interno énecessário, de modo a assegurar que o controle interno esteja em sintoniacom os objetivos, o ambiente, os recursos e os riscos.

2.1.5. Limitações

Todo controle interno possui suas limitações já que o sistema é vulnerávelàs ações humanas que envolvem erros e falhas, prejudicando o funcionamento do

sistema. Sendo assim, o TCU-BA (2007) afirma que “sempre haverá o risco de que o

controle interno seja estruturado de forma deficiente ou que falhe na atuação

esperada”.

Os fatores limitantes do controle interno, segundo Boytonet al (2002, p.322)

são:

Erros de JulgamentoEm função de informações inadequadas e outros motivos, responsáveispodem ter julgamentos “pobres” ou errôneos ao tomar decisões ou realizartarefas.



2.1.6.1. Responsabilidade

Como forma de organização da empresa, Almeida (2010, p. 43) afirma que

“as atribuições dos funcionários ou setores internos da empresa devem ser

claramente definidas e limitadas, de preferência por escrito, mediante o

estabelecimento de manuais internos de organização” com o intuito de “assegurar

que todos os procedimentos de controles sejam executados; detectar erros eirregularidades e apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização

das transações da empresa”.

Crepaldi (2002) enaltece a importância da definição de um funcionário

específico para desempenhar os seguintes exemplos de tarefas internas de controle:

aprovação de aquisição de bens e serviços;

execução do processo de aquisição (cotação de preços, seleção do

fornecedor e formalização da compra);

habilitação do documento fiscal do fornecedor para pagamento;



evidências das execuções dos procedimentos internos de controle:

assinaturas, carimbos, etc.;

procedimentos internos dos diversos setores da empresa: compras

no país e exterior, contas a pagar, caixa, almoxarifado, controladoria,

etc.

2.1.6.3. Acesso aos ativos

Crepaldi (2002) enfatiza a necessidade do acesso aos ativos da empresa ser

limitado a fim de estabelecer controle físico sobre esses. Esse acesso pode ser

direto (fisicamente) ou de forma indireta, por meio da preparação de documentos

que autorizem sua movimentação.

Sobre o acesso aos ativos da empresa, Crepaldi (2002, p. 217) esclarece

algumas formas que representam este acesso, são eles:

Manuseio de numerário recebido antes de ser depositado e conta correntebancária:



acesso a esses registros “representa, para a pessoa que os prepara ou manuseia,

informações que servem de base para sua elaboração, em circunstância que lhes

permitem modificar os dados desses registros”.

2.1.6.5. Confronto dos ativos com os registros

“A empresa deve estabelecer procedimentos de forma que seus ativos sob a

responsabilidade de alguns funcionários sejam periodicamente confrontados com os

registros da contabilidade”. (ALMEIDA, 2010, p. 46)

Almeida (2010) ainda objetiva esse procedimento como: detectar desfalque

de bens ou até mesmo registro contábil inadequado de ativos.

São exemplos desse confronto dos ativos com os registros, segundo

Crepaldi (2002):

contagem de caixa e comparação com o saldo do razão geral;

conciliação bancária;



conferência da classificação contábil de todos os registros finais (fichas de

lançamento ou voucher) por um contador experiente; as rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que uma

área controle a outra; estabelecimento de controles sequenciais sobre as compras e vendas, de

forma a assegurar que essas transações sejam contabilizadas na épocadevida;



3. METODOLOGIA DA PESQUISA

Embasando-se nos ensinamentos de Gil (1996 e 2009), esta pesquisa será

classificada quanto ao seu objetivo e procedimentos técnicos utilizados e,

posteriormente, serão identificadas as técnicas para coleta e análise dos dados.

3.1 Classificação da Pesquisa

GIL (1996, p. 45) explica como deve chegar a uma classificação da pesquisa

da seguinte forma: “É sabido que toda e qualquer classificação se faz mediante

algum critério. Com a relação às pesquisas, é usual a classificação com base em

seus objetivos”.

Baseando-se nos objetivos a pesquisa é descritiva, já que, segundo Gil

(1996), essa modalidade possui como objetivo primordial a descrição das

características de determinada população ou fenômeno ou, então, o

estabelecimento de relações entre variáveis. Sendo assim, o objetivo maior deste



3.2 Coleta de Dados

Para alcançar tais objetivos, a coleta de dados deste trabalho foi dividida em

etapas: inicialmente, foram coletadas informações técnicas da empresa que dizem

respeito à organização interna, ou seja, como os setores são divididos, quais

responsabilidades de cada funcionário e qual atividade cada um deve desempenhar.

Tais informações foram encontradas em relatórios que especificam as atividades decada funcionário, no organograma do setor contábil e em um documento eletrônico

onde a chefe do setor atualiza as atividades que, por ventura, mudem de

funcionário. Todos possuem acesso a este documento, porém só a chefe pode

alterá-lo.

Uma entrevista semi-estrutural foi realizada com a chefe do setor paramelhor visualizar como é a distribuição das funções entre os funcionários.

Foi realizada uma observação participativa de todo andamento das

atividades no setor com o intuito de verificar possíveis falhas do funcionamento se

confrontadas com os princípios do controle interno. O pesquisador deste trabalho



treze funcionários no total, sendo que seis competem ao departamento de

contabilidade, cinco pertencem ao departamento de recursos humanos, um realiza

pagamentos e outra funcionária realiza as compras.

Esta empresa se caracteriza pelo pouco tempo de vida no comércio, já que

iniciou suas atividades em março do ano de 2011.

Suas atividades podem ser consideradas ainda em fase de adaptaçãoperante o pouco tempo de funcionamento e também pelo fato de que, logo após sua

abertura, alguns funcionários do setor contábil tiveram a necessidade de se

dedicarem exclusivamente a atender exigências de uma fiscalização da Receita

Estadual a um dos clientes da Dinâmica.



4. DESCRIÇÃO, ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS DADOS

4.1 Informações gerais

Para realizar uma análise empírica que se aproxime ao máximo do que

realmente acontece na empresa, deve-se avaliar as atividades desenvolvidas

separadamente, a fim de melhor “visualizar” os desvios perante os princípios docontrole interno, que é a base para esta análise e, posteriormente, deve ser feita

uma análise geral.

Antes de confrontar as atividades com a teoria dos princípios do controle

interno, é necessário um entendimento maior sobre as notas fiscais. Como a

Dinâmica é uma empresa prestadora de serviços de contabilidade, ela possui duas

modalidades de documentos fiscais: os que chegam dos seus clientes e os que

chegam dos seus fornecedores. Esta explicação se deve ao fato que os documentos

dos clientes são compostos por documentos de entrada e saída e que poderiam

acabar sendo confundidos com os documentos de entrada e saída da própria



Para efeito de ativos da Dinâmica, serão considerados todos os documentos

fiscais, tanto em papel quanto eletrônicos, dos clientes como os verdadeiros “ativos”

da empresa. Não serão considerados outros ativos imobilizados, tendo em vista a

pequena quantidade, e estes não são de tamanha relevância nas análises.

Não há necessidade de lançar todos os documentos no sistema fiscal.

Legalmente, algumas empresas são obrigadas por se enquadrarem em alguns

critérios exigidos pelo governo estadual. Estas empresas são identificadas por

possuírem o número de inscrição estadual que deve ser destacado no documento

fiscal.

Apesar da dificuldade em analisar todos os procedimentos de controle na

empresa, foram elencadas as principais atividades, cujas análises serãoapresentadas a seguir, contemplando desde a entrada dos documentos fiscais na

empresa, vindos dos clientes, passando pelos devidos lançamentos fiscais e

contábeis até o arquivamento destes documentos e, posteriormente, cálculos dos

impostos devidos.



confeccionados contratos de prestação de serviços, comodato, aluguéis de imóveis

próprios, dentre outros.

Neste setor, são elaborados os contratos de prestação de serviços contábeis

da Dinâmica que formarão a base do faturamento da empresa.

Para ser confeccionado a chefe do setor contábil repassa ao responsável

por este setor os dados do novo contratante, os valores a serem cobrados e asatividades que serão desenvolvidas. Logo após, o documento é confeccionado pelo

funcionário e enviado aos contratantes (clientes) para assinarem, sendo enviado,

posteriormente para os sócios da contratada (Dinâmica) também assinarem. Antes

de assinarem, ambas as partes conferem se as cláusulas estão como foi combinado.

Se uma das partes negociantes do contrato quiser fazer alguma alteração após ocontrato pronto, mas antes de ser assinado, o funcionário tem a responsabilidade de

mediar a negociação entre as partes, adaptando o contrato às novas características

impostas e aceitas pelas duas partes negociantes.

Esta rotina não possui manual por não serem estas atividades constantes e



Pode-se considerar que este setor obedece ao princípio das rotinas

internas mesmo não possuindo um manual escrito já que as

atividades devem seguir uma sequência de procedimentos

acompanhada por anotações e protocolos.

Analisando o acesso aos ativos, confere-se que os contratos ainda

não finalizados, ficam salvos no computador protegidos por senha e,

após finalizar os contratos, eles são arquivados em pastas na

prateleira a que todos possuem acesso; porém, os contratos possuem

assinaturas em todas as vias tanto do contratado quanto do

contratante; com isso, a possibilidade de alteração posterior às

assinaturas se torna muito difícil.

4.2.2 Setor de compras

O setor de compras é composto por uma única funcionária. Somente ela

pode fazer qualquer compra para a empresa.



Confronto com os princípios do Controle Interno:

Esta atividade está sendo desempenhada de acordo com o princípio

da responsabilidade. Como há apenas uma funcionária no setor, é

dela toda responsabilidade pelas compras.

Pode-se considerar que este setor obedece ao princípio das rotinas

internas mesmo não possuindo um manual escrito já que asatividades devem seguir uma sequência de procedimentos

acompanhada por anotações e requisições. Entende-se que é

imprescindível a utilização de manuais, pensando até mesmo no

direcionamento das atividades para um novo funcionário, caso haja

necessidade. O sistema é “amarrado” no sentido de que somente poderá ser

realizada a compra se algum chefe de setor fizer o pedido através de

requisição e, mesmo assim, após a compra efetivada, as notas são

repassadas para a diretoria analisar se realmente esta compra



Para realizar algum pagamento, este deve ser sempre formalizado com

autorização pelo responsável pela compra ou outros pagamentos; normalmente, os

chefes dos setores são os únicos que pedem para realizar algum pagamento,

porém, em alguns casos que sejam bem fundamentados, pode ser que outro

funcionário, que não seja o chefe do setor, mande algum documento para o setor de

pagamentos.

Todos e quaisquer documentos a serem pagos são levados para aprovação

de pagamento pela diretora geral da empresa semanalmente, na quarta-feira. Neste

passo, a diretora confere a autorização dada pelos chefes setoriais ou, em casos

muito especiais, por outro funcionário. Após a conferência, a diretora geral rubrica

todos os documentos que estão autorizados a serem pagos e transfere o montante

de dinheiro necessário para a conta bancária à qual a funcionária tenha acesso.

Os talonários são mantidos em lugar seguro com fechamento por chaves e

sob a responsabilidade da funcionária do setor de pagamentos. Caso o pagamento

seja realizado por talões de cheques, estes devem estar preenchidos com o valor

exato do montante de documentos que irão ser pagos e nominais. Estes cheques



não ser muito grande e sim, exigir muita responsabilidade e confiança. Outro motivo

é estar sempre sendo adaptado às exigências da diretoria.

A funcionária deste setor não possui acesso ao sistema de compras nem ao

sistema de escrituração contábil. O sistema de pagamentos não é interligado, pois

para realizá-los é necessário que tenha o documento comprobatório em mãos para

mostrar à diretora geral autorizar o pagamento.

Ao término de todos os pagamentos, os documentos são enviados ao setor

de entrada dos documentos fiscais.


Esta atividade obedece ao princípio da responsabilidade possuindo

uma única responsável por todo processo de pagamentos. A parte no

que tange ao pagamento da folha salarial é de inteira

responsabilidade do DRH.

Observa-se que este setor obedece ao princípio das rotinas internas

mesmo não possuindo um manual escrito já que as atividades



4.2.4 Setor de recebimentos

Este setor possui como objetivos emitir as notas fiscais para os clientes e

conferir o pagamento das mesmas junto ao extrato bancário.

Somente a diretora da empresa possui acesso à conta bancária de

recebimento de clientes. Os recebimentos de clientes e integralização de capital dos

sócios da empresa são todos realizados via conta bancária. Desta forma, a diretoriatem acesso de forma rápida e precisa sobre quanto, exatamente, de recursos

financeiros a empresa dispõe, além de agilizar o processo de conferência.

Todos os clientes possuem contratos de prestação de serviços com os

valores fixos mensais e, caso haja gastos adicionais, são geradas novas cobranças.

Tais cobranças “extras” são baseadas na quantidade de material consumido para a

prestação de serviço de cada cliente. Todo este processo é previsto em contrato

assinado por ambas partes.

Sempre, no último dia de cada mês, é gerada uma nota fiscal para cada

cliente com o valor total a ser pago pelos serviços contábeis prestados pela empresa



Quanto ao manual de rotinas, a empresa Dinâmica pecou por não

possuí-lo. Uma atividade de tamanha responsabilidade deve ter um

manual de rotinas para melhor direcionar o funcionário.

Este setor obedece ao princípio da segregação de funções já que a

pessoa que faz a cobrança não é a mesma que confirma o

pagamento.

A amarração do sistema baseia-se nas anotações na planilha que fica

em posse da chefe do setor, na qual ela anota cada atividade deste

setor.

A chefe do setor confere as notas fiscais prontas para cobrança dos

clientes, obedecendo, assim, o princípio do confronto dos ativos comos registros.

4.2.5 Entrada das notas fiscais



Não se faz uso de manual referente a esta rotina na empresa por se tratar

de uma atividade muito simples.

Esta tarefa não faz uso de sistemas, sendo que os funcionários, que

receberão estes documentos, posteriormente poderão detectar qualquer falha que

houver nas devidas separações e classificações por CFOP.

Confronto com os princípios do Controle Interno: Esta função obedece ao princípio da responsabilidade, uma vez que

foi designada uma única funcionária para realizá-la; ou seja, esta

funcionária é responsável por esta atividade.

Pode-se verificar que este setor obedece ao princípio das rotinas

internas mesmo não possuindo um manual escrito já que segue uma

sequência de procedimentos simples e que, havendo falha nesta

atividade, esta será identificada rapidamente pelo setor seguinte que

receberá os documentos.

Não se faz necessário o uso de sistemas para realizar esta atividade



O lançamento das notas no sistema interno possui apenas um responsável

direto que, antes de lançá-las, possui a obrigação de conferir se realmente foram

classificadas corretamente por CFOP obedecendo à essência da operação. O

sistema utilizado necessita de login e senha para acesso, impossibilitando o acesso

a pessoas não autorizadas.

Durante o lançamento, devem ser conferidos todos os dados referentes ao

cliente da nota fiscal, tais como, a razão social e CNPJ e também os produtos

constantes no documento, bem como, se o valor total por produto está batendo e se

o imposto destacado está correto.

Esta atividade possui manual de lançamentos fiscais feito pelo fabricante do

programa, mas não foi adequado à realidade que a Dinâmica necessita.O funcionário responsável por este setor possui acesso somente a estes

lançamentos.


Esta função obedece ao princípio da responsabilidade por ter sido



O sistema não é amarrado, pois é onde são lançados os primeiros

dados das NFS.

4.2.7 Setor contábil

Após os lançamentos fiscais prontos, são repassados todos os documentos

para os funcionários que fazem as contabilizações. Quatro funcionários sãoresponsáveis por esta função.

Cada cliente possui um colaborador responsável por realizar os lançamentos

contábeis. O acesso a estes lançamentos para cada cliente é regulado por login e

senha individual e cada funcionário somente possui acesso liberado às empresas

pelas quais ele é responsável.

A empresa possui um manual no qual constam as rotinas deste setor,

porém, como está ocorrendo uma mudança no sistema de contabilidade, este

manual acabou se tornando obsoleto. Ainda se consegue tirar algumas orientações

deste manual, mas as contas específicas em si não são as mesmas que estão em



Quem faz estes lançamentos contábeis também faz as conciliações das

contas, sejam bancárias ou não, mas sempre com supervisão da chefe do setor que,após as conciliações feitas pelos subordinados, confere se estão realmente corretas.


Esta função obedece ao princípio da responsabilidade. Este setor

está bem fundamentado e todos os funcionários possuem e sabem desuas responsabilidades.

Obedece aos princípios das rotinas internas por desempenhar

atividades previamente definidas pelos chefes, utilizando plano de

contas e lançamentos padrões. O setor possui um manual obsoleto

que pode causar transtornos ao ser utilizado.

Respeita o princípio da segregação de funções por nenhum

funcionário deste setor possuir acesso direto a outros setores.

Obedece também ao princípio do confronto dos ativos com os

registros, já que, esporadicamente, é feito este confronto.



extratos bancários;

aplicações bancárias;

notas fiscais de entrada;

notas fiscais de saída;

notas fiscais de entrada referentes a imobilizado;

custos de produção, comercialização e/ou prestação de serviços.

A organização desta forma, em pastas AZ, facilita caso que seja necessário

achar algum documento.

Lembrando que os documentos devem ser arquivados em ordem de

crescente de data, ou seja, os mais recentes sempre à frente.

Como são muitos documentos sendo usados ao mesmo tempo, pode ser

que algum documento seja arquivado na pasta de outra empresa; desta forma,

torna-se complicado perceber este erro, o que ocorre, geralmente, apenas quando

precisar do referido documento e se for preciso realizar uma busca.



definida anteriormente a forma como se arquivam os documentos,

obedecendo sempre a uma rotina padronizada. Não possui manual derotinas por não ser realmente necessário devido ao custo que geraria

ao descrever um manual de uma atividade muito simples ainda

contando ainda com prováveis mudanças.

O acesso aos ativos é livre a todos, o que se justifica pelo fato de que

os funcionários necessitam utilizar os arquivos constantemente e

qualquer meio utilizado para “lacrar” estes ativos, iria gerar

desperdício de tempo.

Para fazer confronto dos ativos com os registros, é fácil, porém

trabalhoso. Em todo final de exercício social é realizada a conferênciadas contas e, consequentemente, analisada superficialmente se os

ativos foram devidamente lançados.

4.2.9 Geração de Impostos



Este setor não possui manual de rotinas mesmo sabendo de sua

necessidade.

O sistema não é amarrado para gerar os impostos, porém cada imposto

depende de um relatório específico que pode ser comparados caso tenha alguma

dúvida sobre o real valor da guia de imposto a pagar. Outra forma de se detectar

possível erro é uma das funções da chefe do setor, que confere todos os impostos

gerados regularmente.


Esta atividade vai de acordo com o princípio da responsabilidade por

esta função ser delegada a uma funcionária, esclarecendo como

serão as atividades a serem desempenhadas neste setor.

Obedece ao princípio de rotinas internas fazendo-se uso das

sequências que as operações neste setor devem seguir. Não possui

manual o que pode acabar prejudicando o processo de gerar

impostos caso a funcionária responsável esteja ausente.



5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Ao final deste trabalho, infere-se que a empresa Dinâmica Contabilidade

possui boas práticas de controle interno, mesmo que tenha tido pouco tempo de

adaptação, pois é uma empresa muito jovem.

Os setores analisados fazem uso correto do princípio de rotinas internas no

sentido de que todos os procedimentos adotados são padronizados e definidos. Autilização apropriada de um manual de rotinas não foi encontrada em nenhum dos

setores, o que deveria acontecer, já que mesmo o funcionário conhecendo suas

obrigações e sabendo como desempenhá-las, ele continua sendo necessário,

principalmente para os casos extremos em que realmente haja necessidade de

orientação precisa, por exemplo, quando um funcionário faltar ao expediente esomente ele detém as informações de como utilizar determinado sistema.

O princípio responsabilidade do controle interno foi o mais percebido nesta

empresa. É definido um funcionário para exercer e ter total responsabilidade sobre

determinada atividade e todos no setor conhecem claramente suas funções. Ter



diminuiria o tempo gasto pesquisando como realizar alguma atividade se já tivesse

um manual definindo como fazer e também garantiria lançamentos e procedimentosmais corretos fazendo com que as multas recebidas por órgãos fiscalizadores

diminuíssem.

Desta forma pode-se afirmar que os procedimentos adotados pela empresa

estão bem próximos dos princípios do controle interno analisados. Havendo, no

entanto, necessidade de adaptar algumas situações.

A principal limitação identificada para a melhoria do controle interno adotado

na empresa em análise foi a falta de um sistema que atenda perfeitamente as

necessidades dos funcionários. Se houver adaptação do sistema para controlar

todo o processo entre os setores, haverá maior confiança nas informações e,

consequentemente, diminuição dos erros.



6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ALMEIDA, Marcelo Cavalcante. Auditoria: um curso moderno e completo. 7ª ed.São Paulo: Atlas, 2010.

ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicações. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1998.

AUDIBRA – Instituto dos Auditores Internos do Brasil. Normas brasileiras para oexercício da auditoria interna. 2. ed. São Paulo: Audibra, 1992.

BOYNTON, William C; JOHNSON, Raymond N; KELL, Walter G. Auditoria.SãoPaulo: Atlas, 2002.

CHIAVENATO, Idalberto. Teoria geral da administração: abordagensprescritivas e normativas da administração. 4. ed. São Paulo: McGraw-Hill,Makron Books, 1997.

CLASSE CONTÁBIL. CVM obriga bancos e corretoras a ter diretor de controlesinternos. 2011. Disponível em:<http://www.classecontabil.com.br/noticias/ver/15759>. Acesso em: 03 de outubro de2011.

COMITÊ DE VALORES MOBILIÁRIOS. Comunicado. 2011. Disponível em:<http://www.cvm.gov.br/port/infos/Comunicado%20505-506.asp>. Acesso em 10 de



HAMPTON, David R. Administração contemporânea: teoria, prática e casos;

[tradução de Lauro Santos Blandy, Antonio C. Amaru Maximiano]. 3. ed. São Paulo:McGraw-Hill, 1992.

SIMPÓSIO DE INICIAÇÃO CIENTÍFICA DOS CURSOS DE CIÊNCIAS CONTÁBEISDE SANTA MARIA. O controle interno como ferramenta fundamental para afidedignidade das informações contábeis.1º. 2005. Santa Maria.

ORGANIZAÇÃO INTERNACIONAL DE ENTIDADES FISCALIZADORAS

SUPERIORES. Diretrizes para as normas de controle interno do setor público.Tradução de Cristina Maria Cunha Guerreiro, Delanise Costa e Soraia de OliveiraRuther. Salvador: Tribunal de Contas do Estado da Bahia, 2007. Disponível em<http://www.tce.ba.gov.br/files/publicacoes/serie_traducoes/intosai_diretrizes_p_controle_interno.pdf>. Acesso em 10/10/2011.



ANEXOS

ORGANOGRAMA DO DEPARTAMENTO CONTÁBIL DA EMPRESA DINÂMICA CONTABILIDADE LTDA.

Camila GabrielaControle de estoque.

Emissão Notas Tec Digital.Conferência da contabilidade.

Parametrização Pro-controller.

Lançamento Notas de Compras.

Juliana CássiaLivros Fiscais e de Prestação

Serviço.

Geração dos impostos.

Livro caixa da fazenda.Declarações para o Estado.

Contabilização: Alfa Hotel e

Cursos, CPT Cursos,

Videolocadora, Shop Veterinário e

Dinâmica Contabilidade.

Iermack MaduroRecebe aluguéis e faz os relatórios.

Faz os contratos e controla vencimentos.Contabilização da UOV, Aprenda Fácil e

Locadora Maciel

Eric RochaLançamentos Fiscais

Conferência do Sintegra/Sped Fiscal.

Sintegra Seguro

Natália BrumanoAtualização documentação p/

licitação.

Organiza o arquivo fiscal.Contabilização da Liberta e do CPT

Controle da depreciação do CPT.

Maria Lúcia (Coordenação)

Aberturas/alterações contratuais das empresas.Transmissão DCTF/DACON/DIRF/IRPJ/VAF.

Conferência/fechamento dos Balanços.

Contabilização das Holdings.

Planejamento tributário.Relatórios gerenciais.

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