Monitoramento das licitações metodologia I Encontro dos Observatórios Sociais do Estado do Rio de...
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Monitoramento das licitações metodologia
I Encontro dos Observatórios Sociais do Estado do Rio de Janeiro
15 e 16 de julho de 2010
Monitoramento das licitaçõesFase 1
• Análise do edital• Divulgação do edital às empresas cadastradas• Agendamento dos voluntários ou estagiários
que acompanharão o certame• Acompanhamento do certame• Registro de todas as informações e eventos no
SIM
Monitoramento das licitaçõesFase 2
• Estudo das irregularidades encontradas no edital ou no certame
• Elaboração de relatório • Manifestação do OS ao órgão público
mediante ofício ao prefeito, ao secretário e controle interno e à comissão de licitação
• Inclui seus desdobramentos
Monitoramento das licitaçõesFase 3
• Acompanhamento da entrega do produto ou serviço
• Agendamento com voluntários, estudantes e ou com empresas concorrentes
• Registro de todos os eventos no SIM
A
Análise do edital
Verificar os editais na Internet ou retirá-los
no órgão público
Há Legalidade no edital?
Acompanhar as publicações do órgão público
Disparar e-mail para os
fornecedores cadastrados no
SIM
Sim
OS comunica a não conformidade ao Gestor, mediante
ofício
Não
O Gestor corrige?
Cadastrar no SIM, gerar relatório e analisa o novo
processo
Enviar oficio à Câmara
Não
Sim
A Câmara atua
conforme a Lei?
Cadastrar no SIM, gerar relatório e acompanhar o
processo no Legislativo
Sim
OS comunica o Ministério Público
Não
O Gestor corrige o
erro?
O MP questiona o Gestor Público
Cadastrar no SIM, gerar relatório e analisa o novo
processo licitatório
O MP denuncia o Gestor
Sim
Não
Cadastrar no SIM, gerar relatório e
acompanhar o processo na Justiça
Cadastrar no SIM
Fazer pesquisa de mercado e análise com base em check
list
Ações administrativas
Fazer o agendamento
dos voluntários para o Certame
Cadastro dos atores(órgãos públicos, empresas e
observadores)
CadastroCadastro dos atores
(órgãos públicos, empresas e observadores)
•Instalado o SIM (Sistema Informatizado de Monitoramento) – cadastrar todos os Entes públicos municipais (Prefeitura, Câmara, Autarquias, Fundações, etc.)
•Almoxarifados, departamentos de estoques, etc.
•Cadastrar os colaboradores contratados, voluntários e especialistas
Toda a operação é feita através do sistema, de forma a manter registro de todas as ações e gerar os relatórios quadrimestrais para a prestação de contas do Observatório Social.
Acompanhar as publicações do órgão
público
•É a fase de IMPORTÂNCIA VITAL para o andamento dos trabalhos do Observatório Social, vez que é ela a responsável pelo acompanhamento de uma licitação desde a publicação do Edital, fazendo uma breve análise deste, divulgando às empresas para que estas participem do processo de acordo com o objeto e acompanhamento presencial do certame.•Verificar pessoalmente o mural na Prefeitura onde conste os avisos de abertura dos processos publicados – mural fechado com vidro.
Verificar os editais na Internet e retirá-los
no órgão público
•Retirar os editais no Ente público, para lançamento no SIM e arquivo físico.
•O banco de arquivo físico é determinante para futuras análise e provas, pois não é incomum, alterações “não oficiais” efetuadas sem publicidade, alterações que deixam de ser praticadas quando o OS passa a arquivar cópia do processo licitatório.
Cadastrar no SIM
•Cadastro da licitação no SIM com base nos dados do Edital•Neste momento todos os produtos que não constem no cadastro geral do SIM, será acrescido pelo OSB, com base nos dados da licitação, agregando ao banco de dados da REDE.
• Fazer pesquisa de mercado, em pelo menos tres empresas, para avaliar se os preços máximos da licitação estão dentro da realidade média do praticado pelo mercado, evitando assim o superfaturamento.• A maioria dos produtos que são adquiridos pela Ente público superfaturados
acontece porque o Ente estabeleceu preços tão altos que o fornecedor entende que é possivel combinar entre si margens na apresentação de propostas que permitam “pagar” taxas aos outros participantes.
Artigo 15º - § 1º - Preço Máximo deve ser estabelecido com ampla Pesquisa de Mercado. LEI 8.666/93
Fazer pesquisa de mercado e análise
com base em check list
• As quantidades solicitadas são realmente necessárias? Como é feito o levantamento da necessidade? Este produto será consumido dentro do prazo de validade?
Estes questionamentos devem ser respondidos pelos responsáveis pela compra.
Fazer pesquisa de mercado e análise
com base em check list
• Se os preços estão fora da realidade de mercado, a licitação já está irregular, portanto é motivo para a recomendação de suspensão do processo pelo OS.
PREÇO DE MERCADOPREÇO DE MERCADO, pode ser obtido através da média entre: O resultante da média de orçamentos obtidos junto a empresas do ramo estabelecidas na localidade da entidade promotora da licitação (PELO MENOS TRÊS ORÇAMENTOS); – a MÉDIA das três últimas contratações realizadas pelo Órgão; – Os registrados em sites oficiais federais, estaduais, municipais (COMPRASNET).
• Importante que estas informações estejam juntadas ao processo.Importante que estas informações estejam juntadas ao processo.• Lei 10.520/02 – Art. 3º, IIILei 10.520/02 – Art. 3º, III
Há Legalidade no edital?
Se o processo não contemplar:• TERMO DE REFERÊNCIA quando se tratar de Pregão – Lei 10520/02• PROJETO BÁSICO nas demais modalidades de licitação – Lei 8666/93
O TERMO DE REFERÊNCIA ou PROJETO BÁSICO DEVERÁArt. 15º § 3 Lei 8.666/93 Art. 3º, inciso I e II – Lei 10.520/02
Decreto 1.255/02EXPLICITAR todos detalhes que permitam aos LICITANTES compreender a
complexidade e volume dos bens e serviços que se pretende contratar. O OBJETO DEVE SER PRECISO E CLARO, sem especificações excessivassem especificações excessivas, que possam
limitar a competição.PONTO DE PARTIDA DE QUALQUER MODALIDADE DE LICITAÇÃO
Há Legalidade no edital?
Termo de Referencia ou Projeto BásicoTermo de Referencia ou Projeto Básico• QUANTIDADES e UNIDADES:QUANTIDADES e UNIDADES: Serão fixadas com base nos bens e serviços executados nos processos anteriores, no
controle de estoque e comprovação do consumo médio do período. Importante que a planilha que serviu de base para a fixação das quantidade e Importante que a planilha que serviu de base para a fixação das quantidade e
unidade, sejam anexadas ao processo, devidamente assinada pelo servidor unidade, sejam anexadas ao processo, devidamente assinada pelo servidor responsável.responsável.
Assinatura do servidor responsável pela sua elaboração; “DE ACORDO” do Diretor responsável pela área; “APROVAÇÃO” do Secretário Municipal
correspondente.
Há Legalidade no edital?
Descritivo e especificação inadequada (EDITAL)
Artigo 15º - § 7º - Inciso I – Especificação completa do bem, sem identificação da Marca. LEI 8.666/93
• “”As principais fraudes em licitações estão relacionadas à má formulação de editais. . A corrupção nas licitações pode ser por má fé ou por desconhecimento
dos gestores da administração pública.” SIMONE ZANOTELLO, consultora jurídica e especialista em licitações chefe da Divisão Técnica-Administrativa e
de Licitações da Prefeitura Municipal de Jundiaí, SP
Há Legalidade no edital?
• Neste momento, define-se quem vai acompanhar o certame, levando em consideração capacidade técnica para analise, check list das condições do processo licitatório, etc.
A definição do acompanhamento do certame pode se dar pelo critério de valores ( ex. acima de R$ 50.000,00) ou pela “tradição” (ex. compras conhecidamente
viciadas) ou ainda pelo objetividade do objeto (ex. qualquer pessoa pode mensurar os elementos exigidos)
Fazer o agendamento dos colaboradores e voluntários para o
Certame
• Ao encerrar a fase de cadastro da licitação no SIM, o sistema, automáticamente dispara um e-mail para todas as empresas que foram cadastradas, por ramo de atividade, aumentando assim, significativamente, a participação dos concorrentes e consequentemente baixando preços e oxigenando o processo.
Esta ação também gera empatia no segmento empresarial, trazendo benefícios para o Ambiente de Negócios e consequentemente gerando apoio ao trabalho dos
observadores.
Disparar e-mail para os fornecedores
cadastrados no SIM
• Quando encontrado qualquer anomalia, irregularidade ou ilegalidade o OS emite ofício ao Gestor (prefeito, presidente da Câmara, etc.) relacionando os fatos e recomendando providencias.
O documento deve ser protocolado no ente público, pois passará a contar prazo para a manifestação do Agente, prazo que está estabelecido na Lei Orgânica Municipal.
Independentemente da disciplina legal que estabelece prazos para manifestação sobre atos licitatórios, o Observatório Social pode e deve, a qualquer tempo, informar o Agente Público de possiveis ações que ferem a Lei, principalmente:
Art. 37 - “ A administração pública obedecerá.... Os princípios da Moralidade, Legalidade, Impessoalidade, Publicidade e Eficiência”
CONSTITUIÇÃO FEDERAL – Art. 37,XXI
Há Legalidade no edital?
• Dentro do prazo estabelecido pela lei Orgânica do município, o gestor
corrige o processo, dando início a nova análise pelo OS.
O Observatório Social, cadastra as providencias na licitação, no SIM e se prepara para o novo processo que se iniciará a partir das medidas tomadas pelo agente público.
Esta ação constará nos relatórios quadrimestrais, como manisfestação do OS.
O Gestor corrige?
• O Gestor não toma providências, ignorando a recomendação do OS, ou não se manifesta dentro do prazo legal (Lei Orgânica):
O Observatório Social, emite ofício à Câmara de Vereadores, com cópia à todos os vereadores, informando sobre as anomalias, anexando cópia do ofício enviado ao
Gestor e recomendando providenciais legais cabíveis.
• Caso a Câmara não atue dentro do prazo legal, o Observatório Social, emite ofício ao Ministério Público, comunicando o fato e anexando cópia dos ofícios enviados ao Prefeito e à Câmara.
– Todos os procedimentos devem ser feitos através de protocolo, para que seja observado o cumprimento dos prazos legais.
O Gestor corrige?
A
Análise do edital
Verificar os editais na Internet ou retirá-los
no órgão público
Há Legalidade no edital?
Acompanhar as publicações do órgão público
Disparar e-mail para os
fornecedores cadastrados no
SIM
Sim
OS comunica a não conformidade ao Gestor, mediante
ofício
Não
O Gestor corrige?
Cadastrar no SIM, gerar relatório e analisa o novo
processo
Enviar oficio à Câmara
Não
Sim
A Câmara atua
conforme a Lei?
Cadastrar no SIM, gerar relatório e acompanhar o
processo no Legislativo
Sim
OS comunica o Ministério Público
Não
O Gestor corrige o
erro?
O MP questiona o Gestor Público
Cadastrar no SIM, gerar relatório e analisa o novo
processo licitatório
O MP denuncia o Gestor
Sim
Não
Cadastrar no SIM, gerar relatório e
acompanhar o processo na Justiça
Cadastrar no SIM
Fazer pesquisa de mercado e análise com base em check
list
Ações administrativas
Fazer o agendamento
dos voluntários para o Certame
Cadastro dos atores(órgãos públicos, empresas e
observadores)
Acompanhamento do Certame
• Um instrumento eficaz que ajuda durante a conferência de toda a documentação para que nenhum detalhe passe despercebido, é o Check-List.
Elaborar Check list para o certame
Acompanhamento do Certame
• É imperioso fazer constar em ata todas as coisas “estranhas” que forem identificadas, para futuros questionamentos. Ex. documento com tipo de letra idênticada, validade de certidões, razuras, ausências de algum documento, etc.
• Conferir se os documentos exigidos do licitante para participar foram apresentados corretamente no certame. De um modo geral, os textos dos editais são quase sempre os mesmos, mas há casos em que são necessários documentos adicionais, como certificados de qualificação técnica, termo de vistoria, entre outros.
OS analisa o rito e faz registrar em ata todas as possíveis
anomalias
Acompanhamento do Certame
Há Legalidade
no certame
• Quando encontrado qualquer anomalia, irregularidade ou ilegalidade o OS emite ofício ao Gestor (prefeito, presidente da Câmara, etc.) relacionando os fatos e recomendando providencias.
O documento deve ser protocolado no ente público, pois passará a contar prazo para a manifestação do Agente, prazo que está estabelecido na Lei Orgânica Municipal.
Independentemente da disciplina legal que estabelece prazos para manifestação sobre atos licitatórios, o Observatório Social pode e deve, a qualquer tempo, informar o Agente Público de possiveis ações que ferem a Lei, principalmente:
Art. 37 - “ A administração pública obedecerá.... Os princípios da Moralidade, Legalidade, Impessoalidade, Publicidade e Eficiência”
CONSTITUIÇÃO FEDERAL – Art. 37,XXI
Acompanhamento do certameOS analisa o rito e
faz registrar em ata todas as possíveis
anomalias Há Legalidade
no certame
Comissão de licitações abre
o certame
Cadastrar o resultado no SIM Gerar relatórioSim
OS comunica a não conformidade
ao Gestor, mediante ofício
Não
O Gestor corrige?
Cadastrar no SIM, gerar relatório e analisar o novo
processo licitatório
Enviar oficio à Câmara
Não
Sim
A Câmara atua
conforme a Lei
Cadastrar no SIM, gerar relatório e acompanhar o
processo no Legislativo ou no MP
Sim
Não
O Gestor Corrige o
erro
O MP questiona o Gestor
O MP denuncia o Gestor
NãoOS envia ofício ao Ministério Público
Ações administrativas
OS faz análise com base em check list
Sim
Elaborar Check list para o certame
Entrega e pagamento
• Memorial descritivo do Edital, amostra dos produtos, nota de empenho, notas fiscais
• No processo deverá constar a data que a empresa fornecedora, tomou ciência da Nota de Empenho, para fins de contagem do prazo de entrega.
• É acompanhada a entrega dos produtos, através das notas de empenho confrontando com a nota fiscal.
• Auditoria sobre o pagamento do produto
O Observatório Social estimula a participação de empresas no processo licitatório (muitas desconfiam da
idoneidade dos órgãos públicos quanto ao pagamento dos produtos ou serviços) por isso acompanha se
o pagamento esta ocorrendo dentro dos prazos estipulados.
Arquivar ata e fazer Check list para a
conferencia da entrega
Entrega e pagamentoEstá de acordo com o
licitado?
• Quando encontrado qualquer anomalia, irregularidade ou ilegalidade o OS emite ofício ao Gestor (prefeito, presidente da Câmara, etc.) relacionando os fatos e recomendando providencias.
O documento deve ser protocolado no ente público, pois passará a contar prazo para a manifestação do Agente, prazo que está estabelecido na Lei Orgânica Municipal.
Independentemente da disciplina legal que estabelece prazos para manifestação sobre atos licitatórios, o Observatório Social pode e deve, a qualquer tempo, informar o Agente Público de possiveis ações que ferem a Lei, principalmente:
Art. 37 - “ A administração pública obedecerá.... Os princípios da Moralidade, Legalidade, Impessoalidade, Publicidade e Eficiência”
CONSTITUIÇÃO FEDERAL – Art. 37,XXI
Entrega e pagamentoAlmoxarifado ou
setor recebe o material/serviços
Está de acordo com o licitado?
OS acompanha o empenho
para conferir dados e data de
entrega
Cadastrar no SIM Gerar relatórioSim
Não
OS envia oficio à Câmara
A Câmara instala
CPI
Sim
Não
O MP denuncia o Gestor e a empresa
OS envia oficio ao Ministério Público
O MP denuncia a Câmara
Cadastrar no SIM, gerar relatório e
acompanhar o processo
Ações administrativas
OS acompanha entrega e confere as especificações
do contrato
Não
SimOS verifica se há fiscal de contrato
Órgão público toma
as providências
cabíveis?
Cadastrar no SIM, gerar relatório e
acompanhar o processo
OS não aceita a entregae orienta a devolução domaterial/serviço com as penalidades do contrato
Arquivar ata e fazer Check list para a
conferencia da entrega
Relatórios
• A cada fechamento de Mês, deve ser elaborado um relatório detalhado das licitações que foram publicadas e certames realizados no período. O relatório deve conter as quantidades de licitações realizadas, quantidades acompanhadas e certames desertos, sendo estes separados por Modalidade, de forma que o relatório se torne claro e de fácil compreensão.
• A cada 4 meses, é apresentado à sociedade e ao OSB o Relatório Quadrimestral das atividades do Observatórios Social
Cadastrar no SIM, gerar relatório