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Introdução

Na contabilidade pública para permitir a aquisição de um bem ou serviço existem, entre outras obrigações, o cabimento e o compromisso.

O cabimento prévio corresponde a um encargo provável, a uma intenção de gasto. Deve ser registado o valor estimado para as prestações a

efetuar no período correspondente a todo o ano económico.

O compromisso, associado sempre a um cabimento prévio, corresponde ao registo de uma obrigação constituída (artigo 10º do Decreto-Lei n.º

155/92, de 28 de Julho).

O Compromisso solicitado nesta aplicação tem por base uma agregação efetuada anteriormente. É calculado e está associado ao manifesto

das necessidades que a entidade prevê consumir, geralmente para o ano civil, no âmbito do procedimento/contrato.

O cabimento (dentro do ano económico) que numa situação normal passa a ser efetuado aquando da agregação, no caso de ainda não existir

ou não suportar o novo compromisso, a entidade é obrigada a alterá-lo ou efetuar um novo antes do continuar com o registo do compromisso.

Os valores registados e assumidos têm que estar em conformidade com a contabilidade da entidade.

Recapitulando, a entidade participa na agregação disponibilizada pela Direção de Serviços de Contratação Pública em que cabimenta as

necessidades divulgadas por um valor estimativo (atribuído pela DSCP). De seguida a DSCP submete essas quantidades à negociação e

obtém o valor real (a adjudicar).

De seguida a entidade entra da plataforma “ComprasMEC” e dá continuidade ao processo regularizando o cabimento pelo valor real e

atribuindo o respetivo compromisso.

Na plataforma “ComprasMEC” o Cabimento e o compromisso são tratados independentemente, no entanto o cabimento tem que suportar o/os

compromissos. À excecção do calculo das necessidades, o compromisso nunca deve ser continuado ou terminado sem que o cabimento

esteja registado e terminado em conformidade com a pág. 19 deste manual.

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1. Entrar em “ComprasMEC” através do link “ http://compraspublicas.sec-geral.mec.pt”.

2. Introduzir o nome do utilizador e a password e pressionar o botão “Entrar”.

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3. O layout gráfico da primeira página de “ComprasMEC” disponibiliza toda a informação relevante para as entidades. Permite ver as obrigações temporais, bem como outras divulgações relevantes que facilitam a atuação.

a) Janela “Agregações”: Disponibiliza uma listagem de todos os procedimentos em fase de agregação e sobre os quais é permitido à

entidade pronunciar-se sobre as suas necessidades para o período determinado pela DSCP que média geral é o ano civil.

a) b) c)

d) e)

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A cor do quadrado “dias” (f) corresponde ao prazo limite para a agregação. A amarelo quando a agregação é disponibilizada, passando a vermelho quando se aproxima o final do período definido pela DSCP. Enquanto a agregação estiver visível, a entidade poderá sempre efetuar alterações.

b) Janela “Compromissos”: Disponibiliza a listagem de todos os procedimentos em fase de compromisso e sobre os quais a entidade se deve pronunciar quanto às necessidades a comprometer. A cor do quadrado “dias” (f) corresponde ao prazo limite para a agregação. A amarelo quando a agregação é disponibilizada, passando a vermelho quando se aproxima o final do período definido pela DSCP. Enquanto a agregação estiver visível, a entidade poderá sempre efetuar alterações.

c) Janela “Disponíveis”: Mostra todos os procedimentos autorizados e disponibilizados na plataforma de transação, contratualizada pela DSCP (TradeForum), onde as entidades poderão adquirir os bens.

d) Janela “Estado dos Procedimentos”: Disponibilizará informação acerca do estado dos procedimentos que ainda não se encontram

na fase de compromisso. e) As restantes janelas disponibilizam ajuda para situações específicas.

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4. Janela “Compromisso”. Aqui pode inserir novo/alterar cabimento; inserir novo/alterar compromisso. 4.1 Dar início ao compromisso ou divulgação das necessidades: entrar no procedimento (link) onde pretende efetuar o compromisso,

isto é, pressionar em cima do procedimento a tratar.

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4.2 Informação do procedimento selecionado. Aqui visualiza os cabimentos e compromissos, efectuados pela entidade nesta plataforma, atribuídos ao procedimento selecionado

e em conformidade com a sua contabilidade. a) Cabimentos associados ao procedimento. b) Compromissos assumidos no procedimento e associados aos cabimentos.

Um compromisso está sempre associado a um cabimento. Um cabimento pode ter vários compromissos. O valor do cabimento tem que suportar o valor dos compromissos. Os números e valores dos cabimentos e dos compromissos têm que estar em conformidade com a contabilidade da Entidade. Não podem haver números repetidos nos cabimentos e compromissos. O compromisso pode ter numero igual ao cabimento.

a)

b)

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4.3 Tratamento do Cabimento. Na janela “Cabimentos” visualiza os cabimentos efetuados e o seu estado, na plataforma “comprasMEC” relacionados com o

procedimento selecionado. a) Adicionar um novo cabimento (pressionar “novo”) -> ir para a pag.10. b) Alterar um cabimento existente (pressionar “número”).

Nota: o valor a cabimentar tem que suportar os compromissos. Para saber o valor real a comprometer para poder cabimentar introduza as quantidades a comprometer e calcule o valor nas pág. 20 e 21.

a)

b)

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4.3.1 Alterar os dados relativos ao cabimento existente (pressionar “Editar Cabimento”).

Após alterar os dados é necessário pressionar o botão “Guardar”.

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4.3.2 Novo cabimento.

Após introduzir os dados é necessário pressionar o botão “Emitir”. Nota: O modelo inserido na plataforma corresponde ao modelo aprovado pelo Tribunal de Contas.

Número obtido na contabilidade

Valor da contabilidade para suportar o/os compromissos. Deve ser utilizado o “.” em vez da “,” (ex: 100.00)

Restantes dados em conformidade com os dados da contabilidade

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4.3.3 Resultado (Processo NÃO finalizado).

Necessita de terminar o processo cabimento para pod er passar para os compromissos associados.

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4.3.4 Emitir cabimento. a) Pressionar o link “Emitir Documento”.

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b) Mascara da folha do documento a imprimir.

Validar o documento e veracidade dos dados em relação à contabilidade, antes da entidade competente assinar e posterior digitalização para anexar (upload).

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4.3.5 Carregar (upload) cabimento.

1.º Digitalizar documento/cabimento, anteriormente impresso, validado e devidamente assinado. 2.º Pressionar o visto “Carregar Documento”.

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3.º Aceitar os termos de responsabilidade pressionando o botão “Continuar”.

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4.º Procurar o documento digitalizado pressionando o botão “Procurar”.

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5.º Selecionar o documento digitalizado (verificado e devidamente assinado) e pressionar o botão “Abrir”.

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6.º Verificar o documento selecionado e pressionar o botão “Carregar”.

Nota: se o documento anexo não estiver em conformidade com os dados recolhidos e com os registos na contabilidade é considerado nulo e o registo fica sem efeito.

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4.3.6 Cabimento finalizado.

Após upload (carregamento) do documento validado e assinado e a verificação dos dois vistos a verde considera-se que o cabimento está finalizado.

Nota: se o documento anexo não estiver em conformidade com os dados recolhidos e com os registos na contabilidade é considerado nulo e o registo fica sem efeito.

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4.4 Tratamento do Compromisso. 1.º Para criar um novo compromisso ou para apurar valores a comprometer e a cabimentar pressionar o botão “novo” na linha do compromisso.

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2.º Preencher todos os campos quantidade com o valor disponível e só depois pressionar o botão “Guardar”.

Ver n.º 1 do Artigo 8.º do Decreto Lei n.º 127/2012 de 21 de junho.

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3.º Valor a comprometer (neste caso o valor exemplo é 12349.20).

Valor a comprometer tem que estar suportado pelo cabimento.

Nota: Só continuar com o registo do compromisso quando o processo de registo do cabimento estiver finalizado (pág.19).

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4.4.1 Linha de Progresso – Pressionar a circunferência de cores “Progresso”. Só continuar se o processo de registo do cabimento estiver finalizado (pág.19).

Índice Página Página relacionada

Criar compromisso 20 Definir quantidades 21 Associar cabimento 24, 25, 26 e 27 Alterar número compromisso (ou novo) 28 e 29 Emitir documento (compromisso) 30 13 Carregar documento (compromisso) 31 15,16,17 e 18

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4.4.1.1 Associar cabimento ao compromisso.

1) Entrar no compromisso (pressionar “numero” ou “Não defenido”).

Nota: para tratar o processo do compromisso a fase cabimento deve estar terminada (Ver pág. 19)

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2) Associar cabimento ao compromisso.

Pressionar o botão “Associar Cabimento”.

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3) Selecionar cabimento a associar (de laranja passa a verde).

27

4) Após selecionado o cabimento (estar a verde) pressionar o botão “Continuar”

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4.4.1.2 Atribuir/alterar número de compromisso (pressionar “número” ou “Não defenido”).

Cabimento já associado.

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1) Insira ou Altere o número e pressione o botão “Guardar”.

O número do compromisso é igual ao número obtido na contabilidade da entidade.

30

4.4.1.3 Emitir compromisso (semelhante à emissão do cabimento na pág. 12).

Pressionando o link “emitir documento”

Uma vez impresso, o documento/compromisso tem obrigatoriamente que ser assinado pela entidade competente e posteriormente anexado.

Nota Importante: Confirmar que o valor constante do compromisso corresponde ao valor que resulta das necessidades identificadas para o trimestre.

Continuar em conformidade com a pág.13.

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4.4.1.4 Carregar compromisso (semelhante ao upload do cabimento na pág. 14).

Associar a Digitalização do compromisso devidamente assinado pressionando o link “carregar documento”.

Continuar em conformidade com a pág.15, 16, 17 e 18.

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4.4.2 Processo finalizado.

Aquando da verificação dos vistos e da bola progresso a verde nos cabimentos e compromissos relacionados e considerando ainda que os documentos anexados estão validados e em conformidade com a contabilidade e valores agregados, o processo encontra-se finalizado.

Após verificação dos uploads e autorização de despesa, a DSCP irá disponibilizar a aquisição destes produtos na plataforma de transação contratualizada para esse fim (TradeForum).

Se tiver problemas a fazer o upload do documento compromisso ou a roda progresso não ficar totalmente a verde elimine o compromisso (pág. 33) e registe-o novamente (pág. 20 e seguintes).

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4.4.3 – Apagar compromisso.

1. Pressionar “número” ou “Não definido”.

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2. Pressionar o botão “Eliminar”.

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3. Confirme que pretende eliminar pressionando o botão “OK”.

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4.4.4 – Visualizar e confirmar os documentos anexados (uploads).

Pode visualizar os documentos que anexou quando o processo estiver concluído pressionando os vistos utilizados para fazer os uploads.

Obrigado.