Qualidade final do pepino Darlington é diferencial na hora de vender
Módulo 4 FASE OPERATIVA DA AUDITORIA - … · Sessão 4.1 Trabalho de campo Ao final da sessão,...
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Módulo4FASEOPERATIVADAAUDITORIA
Aofinaldestemódulo,ospar2cipantesdeverãosercapazesdediscu2rcompropriedadeosprocedimentosnecessáriosparaa
conduçãodafaseopera2vadeumaauditoria.
CiclodeAuditoria:FaseOpera?va
Tarefa
FaseAnalí2ca
Jus2fica2vadoauditado
Monitoramento
Faseopera2va
Demanda
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Sessão4.1TrabalhodecampoAofinaldasessão,ospar2cipantesdeverãosercapazesdediscu2rcomoprocederduranteotrabalhodecampo,emespecialquantoaemi2rcomunicadodeauditoria,guiaraaçãocombasenocronogramaenasmatrizesdecoletaedeanáliseeinformações,lidarcomfatosalheiosaoescopodaauditoriadescobertosinlocoerelacionar-secomoauditado.
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Antesdeiniciarotrabalhodecampo
• ÓrgãodeauditoriaencaminhaoHciodecomunicaçãoinformandoaogestorqueserárealizadaauditoriaemseuestado,municípioouunidadedeserviçoemdeterminadoperíodo.
• OoLcionormalmenteéacompanhadodeumcomunicadodeauditoria(CA)pormeiodoqualsesolicitaminformaçõesedocumentos.
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ComunicadodeAuditoria-CA
• InformaçõesprevistasnamatrizdecoletaquepodemserrequeridasdoauditadodevemserobjetodeumComunicadodeAuditoria–CA
• OCAéuminstrumentou2lizadopara:• solicitaroficialmenteadisponibilizaçãodedocumentos,
jus2fica2vaseesclarecimentos;• no2ficarpendênciasnãoatendidas;e• solicitarprovidências.
• OCAdeveserenviadopreviamenteparaqueadocumentaçãosolicitadasejaprovidenciadacomantecedência.
• Podeseremi2dosemprequehouvernecessidadeduranteaaçãodeauditoria.
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Oquelevaracampo
Deve-selevaroquevaiorientareapoiaraaçãodaequipedeauditoria:• cópiadooLciodecomunicaçãoedocomunicadode
auditoriaemi2dos• matrizesdecoletaedeanálisedeinformações
• cronograma• papéisdetrabalhodesenvolvidos• gravadoremáquinafotográfica(ouumbomcelular)
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Relacionando-secomoauditado
• OrelacionamentocomoauditadocomeçaquandoachefialheencaminhaooLcioqueinformasobreaauditoriaeapresentaaequipe.
• Aochegaràunidadeauditadaparainiciarotrabalhodecampo,realiza-sereuniãodeaberturanaqualocoordenador:• comunicaoiníciodotrabalho;• apresentaaequipe;• recolhedocumentosquepossatersolicitadopreviamente
pormeiodeumCA;• solicitarecursosparaarealizaçãodaauditoria.
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Relacionando-secomoauditado
Recursosparaarealizaçãodaauditoria:• localparatrabalharcomtelefoneeinternet,casonecessário;
• devesercomunicadosehaveránecessidadedeapoiologís?codaen2dadeauditada,como,porexemplo,paradistribuirques2onáriosdepesquisaeacompanharosauditores;
• indicaçãodeumapessoadecontatoparaasdemandasdeauditoria;
• indicaçãodepessoas-chavenosprocessosdetrabalhoestudados.
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Relacionando-secomoauditado
Comosedemonstraprofissionalismo?• sendoclarocomoauditadoarespeitodosobje2vose
procedimentosdeauditoria;• demonstrandoconhecimentopréviodoobjetode
auditoria;• trajando-seadequadamente;
• agindocomintegridadeparaevitarpressõesparaviolarprincípiosé2cos;
• demonstrandoindependênciaeimparcialidade;• evitandoqualquercondutaquepossadesacreditarseu
trabalho.10
Relacionando-secomoauditado
Comosedemonstracortesia?• respondendoaindagaçõesdoauditadoarespeitodos
obje2voseprocedimentosdeauditoria;• atentarparaoquepodeserditosemprejudicarotrabalho;
• mantendoa2tudeserenaeequilibrada;• evitandocolocar-seemposiçãodesuperioridadeem
relaçãoaoauditado(arrogância).
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Nãoconfundircortesiacomin?midade!
Guiaraaçãocombasenocronograma
• Seguiroquefoiplanejadonafaseanalí2caaumentaachancedequeseconsigacoletarasinformaçõesprevistasparasustentarpossíveisconstataçõese,assim,realizaraauditoriacomsucesso.
• Ocronogramaauxiliaaequipeaoindicarasequênciadea2vidadeseosresponsáveisporelas.• Importante,mesmoqueafaseopera2vasejacurta.• Cronograma,senecessário,deveserajustadoapósa
reuniãodeabertura,decomumacordocomoauditado.• Imprevistosqueocorremduranteafaseopera2vapodem
levaraequipeaalterarocronograma.• Deve-secuidarparaqueeventuaisalteraçõesnãoafetemo
prazoprevistoparaotrabalhodecampo.12
Guiaraaçãocombasenocronograma
• Agendetodasasa2vidadesdaexecuçãoduranteoplanejamento.
• Considereostemposdeesperaedeslocamentoentreasa2vidades.
• Paraevitarperdertempo,preparepastacomtodasasinformaçõesnecessáriasparaaexecuçãoetodososinstrumentosdecoletadedadosqueserãousados.
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Guiaraaçãocombasenasmatrizes
• Asmatrizesdecoletaedeanálisedeinformaçõessinte2zamaestratégiametodológicadaauditoria.
• Ofocodeveestaremobterasinformaçõesprevistasnamatrizdecoleta.• Evitecoletarinformaçõesquenãoserãousadas.
• Arealidadeencontradaemcampopodemostrarqueaobtençãodealgumainformaçãonãoépossívelsegundooprocedimentodecoletaplanejado.• Cabeàequipeiden2ficarseháoutraformadeobtera
informação,especialmenteseainformaçãoforessencialparacaracterizarumapossívelconstatação.
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Usodepapéisdetrabalho
• Papéisdetrabalhodesenvolvidosnafaseanalí2caserãou2lizadosnafaseopera2vaparacoletar,organizareanalisarinformaçõesúteisaospropósitosdaauditoria.
• Deve-sepreencherospapéisdetrabalhoduranteotrabalhodecampo,inclusiveamatrizdeconstatações.
• Seissofordeixadoparadepois,tempopreciosoparaaelaboraçãodorelatórioseráconsumido.
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Preenchimentodamatrizdeconstatações
• Amatrizdeconstataçõesdeveserpreenchidaduranteafaseopera2va,àmedidaqueasconstataçõesvãosedelineando.
• Osesclarecimentosdadospelosresponsáveisacercadasconstataçõesesuascausas,bemcomodaadequaçãodoscritérios,devemsercolhidosaindaemcampo,evitando-semalentendidosqueredundamemdesperdíciodeesforços.
16Fonte:PadrõesdeAuditoriadeConformidadedoTCU,2010.
Usodepapéisdetrabalho
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Cons2tuisériaameaçaàqualidadedaauditoriaanãou2lizaçãosistemá2cade
papéisdetrabalho.Porquê?
Fatosdignosdeatenção,porémalheiosaoescopo
• Oquefazerquandosedepararcomalgumfatoimportante,porémqueestáforadoescopoprevisto?
• Opção1:registrarsucintamenteofato(notas,fotografia)erelatá-loaosupervisor,queirádecidirseissodeveserabordadoemoutraaçãodecontrole.
• Opção2:casoofatoestejamuitopróximodoescopoprevistoepossasecons2tuirnonúcleodeumanovaconstatação,elepodeserabordadopelaauditoria,desdeque:• houvertempopararecolherevidênciasquepermitamconfirmar
essaconstatação;• issonãoprejudicaracoletadeevidênciasjáplanejada;• nessecaso,asmatrizesdecoletaedeanálisedevemser
posteriormenteatualizadas.
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Cul?vandoacredibilidade
Observânciadosprincípiosé2coseprofissionaispelos
auditores
CredibilidadedosauditoresedoDENASUS
• AcredibilidadedosauditoresdoSNAresultadapercepçãodequeostrabalhossãoconduzidosemconformidadecomtodososprincípiosé2coseprofissionaistratadosnestecurso.
• Aconfiançaeorespeitopúblicosdeumauditordependeemgrandepartedaimpressãodeixadaporoutrosauditores,dopresenteedopassado.
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Sessão4.2Evidênciaseconstatações
Aofinaldasessão,ospar2cipantesdeverãosercapazesdecaracterizaraconstataçãocombasenoconfrontoentre
evidênciasecritériosdeauditoria,bemcomodeiden2ficaraslimitaçõesimpostaspelasevidênciasparaasustentaçãoda
constatação.
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Elementosdaconstatação
Normaoupadrãoqueindicaasituação
idealdoobjeto.
Razãopelaqualasituaçãoocorreu.
Resultado,adversoounão,dasituação
encontrada.
Situaçãorealdoobjetoauditadocaracterizada
porevidências.
Resultadodacomparaçãoentresituaçãoecritério.Podeserconformeounão
conforme.
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Exemplodeconstataçãonº1
Questão AexecuçãodasobrasdaUPA24hnoMunicípiodeAmoreiraobedeceaosprazosregulamentares?
Constatação AtrasonocronogramadaexecuçãodasobrasdaUPA24hnoMunicípiodeAmoreira.
Critério UPA24hnovadeveserconcluídaematé18mesesacontardadatadopagamentodaprimeiraparceladoincen2vofinanceiro(Port.MSnº342/2013,art.21,inc.I).
Evidências InformaçõesefotosregistradasnoSISMOBindicamque,atéadatade11/9/2015,aobra,previstapara10/4/2015,nãohaviasidoconcluída.
Causa Atrasonopagamentoàempreiteiraresponsávelpelaobra.
Efeitos • termosadi2vosdeprorrogaçãodeprazos;• deterioraçãodosserviçosexecutados;• aumentodocustofinaldasobras.
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Exemplodeconstataçãonº2
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Questão AsEquipesdeSaúdedaFamília(ESF)eEquipesdeSaúdeBucal(ESB)estãoatuandocomadequadascondiçõesdetrabalho?
Constatação Indisponibilidadedetransporteparaodesenvolvimentodasa2vidadesexternas.
Critério AsmodalidadesdeAD2eAD3deverãocontarcominfraestruturaespecificamentedes2nadaparaoseufuncionamento,quecontemple(…)veículo(s)paragaran2adalocomoçãodasequipes.(Portarianº2029/2011,art.29).
Evidências Aexistênciadeveículopermanentepararealizaçãodasvisitasfoiobservadaem55,3%dasUnidadesvisitadas;outras42,5%contavamcomveículoeventual/agendado.
Causa InsuficiênciaderecursosparadotaroPSFnomunicípiodosveículosnecessários.
Efeitos Adificuldadede locomoçãodasequipesafetaa regularidadedasvisitasdomiciliares.
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Requisitosdaconstatação
Relevanteparaaauditoria
Apresentadadeformaobje?va
Fundamentadaemevidências
Convincente
Evidênciaesuafonte
Evidência
• Informaçõesob2dasduranteaauditoriacomoobje2vodedocumentarasituaçãoencontrada,comprovarasconstataçõeserespaldarasconclusõesdaequipe.
Fontedeevidência
• Fontedeinformaçãodeondefoiob2daaevidência.
• Exemplos:prontuário,extratobancário,enrtevista,sondagemcomusuário,visitasrealizadasnasunidades,notasfiscais,Apacs,AIHs,atadeConselhodeSaúde.
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EvidênciasxIndícios
• Indício: discordância entre a situação encontrada e ocritério,queaindanãofoidevidamenteinves2gada,nemestá suficientemente embasado por evidências a pontodecaracterizar-secomoconstataçãodeauditoria.
• Umavezencontradasevidênciassuficientes,oindíciosetornaconstatação,edeveráserincluídonorelatório.
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Atributosdasevidências
Suficiência
• Aaplicaçãodetestesresultanaobtençãodeumaouváriasprovasepropiciaumrazoávelgraudeconvencimentoarespeitodarealidadeouveracidadedosfatos.
Adequação
• Ostestesouexamesrealizadossãoapropriadosànaturezaecaracterís2casdosfatosexaminados.
• Asinformaçõesu2lizadassãoautên2casefidedignas.
Per2nência
• Hácoerênciadaevidênciacomasobservações,conclusõeserecomendaçõesdeauditoria.
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EvidênciaDocumental
• É o 2po mais comum deevidênciaemumaauditoria.
• Cons2tuídadedocumentosfornecidospeloauditadoouterceiros.
• Ex.:oLcios,cartas,relatórios,notasfiscais,contratos,extratosbancáriosecer2dões.
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EvidênciaTestemunhal
• Ob2da por intermédio deentrevistasouques2onários
• Valorlimitadocomoprova
• Fornecepistas
• Tem de ser confirmada poroutrasevidências
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EvidênciaAnalí?ca
• Ob2da por meio de cálculos, comparações eraciocíniológicou2lizando-seinformaçõescoletadas.
• Podem ser apresentadas em planilhas de cálculo equadroscompara2vos,porexemplo.
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Exemplosdefontesdeevidência
• Originais de oLcios, cartas, relatórios, outrosdocumentosendereçadosàequipedeauditoria
• Cópias de documentos internos ou externos ao órgão/en2dadeauditado
• Fotografias,fitasdevídeoouáudio,arquivosmagné2cos
• Extratosdeentrevista
• Respostasaques2onários
• Plani lhas de cálculo, quadros compara2vos,demonstra2vos
• AmostrasLsicas
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• baseadasemapenasumafonte
• testemunhaisnãocorroboradaspordocumentoouobservação
• cujocustodeobtençãonãoatendeacritériosdecusto-beneLcio
• provenientesapenasdogestoroudaequipedaunidadeauditada
• cujaúnicafonteteminteressenoresultadodotrabalho
• ob2dasdeamostrasnão-representa2vas
• relacionadasaocorrênciaisolada
• conflitantes
Evidências:principaislimitações
Sessão4.3MatrizdeconstataçõesAofinaldasessão,ospar2cipantesserãocapazesdeconstruiredeavaliaraconsistênciadamatrizdeconstataçõesdeumaauditoriaedeproporajustes.
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Matrizdeconstatações
Papeldetrabalhou?lizadoparasistema?zarasconstataçõeseseuselementos.
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CONSTATAÇÃO CRITÉRIO EVIDÊNCIAS FONTESDEEVIDÊNCIA CAUSAS EFEITOS RECOMENDAÇÕES
Enunciadodaconstatação,deixandoclaraa
irregularida-de,aimpro-priedadeouoproblemadedesempenho.
Legislação,norma,ou
padrãoadotadocomo
referência.
Informaçõescoletadasouob2dascomoresultadodaanálisedessasinformaçõesqueindicama
situaçãoencontradaesustentamasconstatações.
Fontesdeinformaçãopormeiodasquaisforamob2dasasevidências.
Eventosoufatoresquederamcausa
àconstatação.
Consequênciasoupossíveis
consequênciasda
constatação.
Propostasdaequipede
auditoriapararesolvera
situaçãoobjetodaconstataçãoe
introduzirmelhoriasqueimpeçama
repe2çãodesse2pode
constatação.Secabível,deveiden2ficarosresponsáveis.
QUESTÃODEAUDITORIA:…
Matrizdeconstatações-exemplo
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CONSTATA-ÇÃO CRITÉRIO EVIDÊNCIAS FONTESDE
EVIDÊNCIA CAUSAS EFEITOS RECOMENDAÇÕES
Odiagnós2coeoiníciodotratamentodosdoentesdecâncernãotêmsidotempes2vos.
OpacientecomneoplasiamalignatemdireitodesesubmeteraoprimeirotratamentonoSUSematé60diascontadosdodiagnós2coemlaudopatológico(Lei12.732/2012,art.2º).
Otempomédiodeesperaentreadatadodiagnós2coeoiníciodostratamentoséde62e95dias,respec2vamente.Apenas39%dospacientesiniciamtratamentoematé60dias.
DadosdasApacdequimiote-rapiaederadioterapiade2013.
Acapacidadedarededeatençãooncológicaéinsuficienteparaatenderademanda.Déficitde110equipamentosderadioterapia.Inves2mentogovernamentalinsuficienteparaademanda.
Diminuiçãodaschancesdecuraedotempodesobrevidadospacientestratados.Deterioraçãodaqualidadedevidadospacientesduranteostratamentos.
RecomendaràSAS/MSquedesenvolvaplanoparasanarascarênciasexistentesnarededeatençãooncológica,quecontempleaaquisiçãoeinstalaçãodeequipamentosoucontrataçãodosserviçosatéacompletasoluçãodascarênciasexistentes.
QUESTÃODEAUDITORIA:Aestruturadarededeatençãooncológicatempossibilitadoaosdoentesdecânceracessotempes2voeequita2voaodiagnós2coeaotratamento?
Elementosdaconstataçãorequeridos
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Elementodaconstatação
Questãodescri?va
Questãodeconformidade
Questãodedesempenho
Critério Requerido Requerido
Evidência Requerida Requerida Requerida
Causa Desejável Requerida
Efeito Desejável Requerido
U?lidadedamatrizdeconstatações
• dásuporteaodesenvolvimentodasconstataçõesdemaneiraestruturada;
• evitalacunasdeinformações;
• mantémofocodaanálisenoquefoiplanejado;
• propiciaentendimentouniformepelaequipe;
• facilitaadiscussãocomsupervisores,gestoreseespecialistas;
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U?lidadedamatrizdeconstatações
• permiteadequadarevisãodotrabalhoparaassegurarque:• todasasavaliaçõeseconclusõesestejamsolidamente
suportadasporevidências;
• todososerros,deficiênciasequestõesrelevantestenhamsidoresolvidos;
• asrecomendaçõeseconclusõesestejamfundamentadas;
• evitanecessidadedesolicitarnovasinformaçõesapósencerradaafaseopera2va.
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Erroscomunsnamatrizdeconstatações
Quantoaconstatações• nãoiden2ficarobje2vamenteadiscrepânciaentresituação
encontradaecritério
• proporconstataçõesirrelevantesparaoobje2vodaauditoriaà2raofocodasconstataçõesprincipais
• proporconstataçõesquenãorespondamàsquestõeseestejamforadoescopodaauditoria
• proporconstataçõessemcritériocorrespondente
• manterconstataçãosemevidênciasuficiente
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Erroscomunsnamatrizdeconstatações
Quantoaevidências• nãoiden2ficarclaramenteasituaçãoencontrada
• indicarevidênciasinúteisouirrelevantesaocumprimentodosobje2vosdaauditoria
• nãoobterevidênciassuficientesparadarsuporteàsconstatações,ousemconfiabilidadeouvalidade
• descrevercomoosprocedimentosforamrealizados
• issodeveestarnametodologia
• descreverasituaçãosemdaraperspec2vadesuanatureza,extensão,importânciaeperíododeocorrência
• nãoespecificardeformaprecisaafontedaevidência
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Erroscomunsnamatrizdeconstatações
Quantoacritérios• nãoindicartodososqueseaplicamàsituaçãoàlimitaa
análise
• nãoexplicitaradequadamente• indicaronorma2vo,semlocalizarecomunicaroaspectodonorma2voqueéusadocomocritério
• desenvolverocritériocominterpretaçõestécnicasoujurídicasprolixas
• transcrevertrechosdasevidênciasdocumentais
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Erroscomunsnamatrizdeconstatações
Quantoacausas• nãoiden2ficarcausas,especialmenteemauditoriasde
desempenho
• causaspoucofundamentadas
• causasdescritascomopossibilidades/hipóteses
Quantoaefeitos• nãoiden2ficarefeitosreaisoupotenciais• nãodimensionarasconsequências(p.ex.valordodano)
paraoórgão/en2dade,oErárioouasociedade
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Erroscomunsnamatrizdeconstatações
Quantoarecomendações• nãoformularrecomendaçõesparatodasasconstatações
• formularrecomendaçõesquenãodecorramlogicamentedasconstatações
• formularpropostascomintensidadeouamplitudedesproporcionalaosefeitos
• nãoiden2ficarosresponsáveisadequadamente
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Descriçãoadequadadasituaçãoencontrada
• Descriçãoiniciadacomexpressãoquetraduzaaaçãoouomissãodogestoroudapessoajurídica:
• Aquisiçãodeequipamentoshospitalares,nosmesesmmemm/aa,comlicitaçãodispensadacombasenoart.24,incisoIV,daLein.º8.666/93,valortotaldeR$Y,pagaemdd/mm/aa,sempreencherosrequisitosdesituaçãoemergencial.
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Sessão4.4RelatóriopreliminarDadaumamatrizdeconstatações,ospar2cipantesdeverãosercapazesdesinte2zar,norelatóriopreliminar,asconstataçõespreliminaresob2dasnostrabalhosdeverificaçãoinloco.
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CiclodeAuditoria:FaseOpera?va
Tarefa
FaseAnalí2ca
Jus2fica2vadoauditado
Monitoramento
Faseopera2va
Demanda
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Relatóriopreliminar(CTAnº11/2014)
• Elaboradocombasenasconstataçõespreliminaresresultantesdostrabalhosdeverificaçãoinloco.
• Instrumentoexclusivodeno2ficaçãoaoórgão,ins2tuiçãoouunidadeverificada,eaosagentesindicadoscomoresponsáveis.
• Baseparaaapresentação,peloauditado,dejus2fica2vasparaasconstataçõesnãoconformes.
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Estruturadorelatóriopreliminar(CTAnº11/2014)
1. Dadosbásicos
2. Iden2ficaçãodosdirigentes
3. Introdução
4. Metodologia
5. Constatações
6. Responsável
7. No2ficação
8. Proposiçãodedevolução(seforocaso)
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• Demandante• Finalidadeda
auditoria• Objeto• Abrangência• Cronograma • Origem,obje2voe
escopodaauditoria
• Visãogeraldoobjeto
• Constatação• Evidência• Fontede
evidência• Conforme/
nãoconforme
Damatrizdeconstataçõesaorelatório
Comamatrizdeconstataçõesprontaevalidadacomosupervisor,relataras
constataçõesconsisteemtranscreveroconteúdodamatrizedesenvolveraqueles
pontosquerequeiramissoparaseremmelhorcompreendidospeloauditado.
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Validaçãodorelatóriopreliminar
• Orelatóriopreliminardeveserrevisadopelaequipeepelosupervisortécnico.
• Seamatrizdeconstataçõesfoivalidadaanteriormentepelosupervisortécnico,avalidaçãodorelatórioficamuitomaissimples.
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Deve-seevitaraomáximoenviarrelatóriopreliminarsemadevidarevisãoparasolicitarjus2fica2vasdoauditado.
Oauditadodevecompreenderfacilmenteoqueaequipedeauditoriaencontrou,qualafundamentaçãodecadaconstataçãoequaisospontossobreosquaisdevese
pronunciar.