COLÉGIO NETWORK – TÉCNICO EM INFORMÁTICA Técnicas de Suporte ao Usuário – Material II

As atividades têm como referência o livro:

CARMONA, Tadeu. Excel para Profissionais. 2. ed. São Paulo: Digerati Books, 2006.

FRYE, Curtis. Microsoft Office Excel 2007 - Passo a Passo. 1. ed. Porto Alegre: Artmed, 2007.

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Modelo 02 – Cadastro de Clientes

Na aba Plan1 será desenvolvida a planilha abaixo:

Classificando a planilha por Cidade

Podemos ordenar a planilha a partir de um determinado campo, podendo ser em ordem crescente (A..Z) ou ordem decrescente (Z..A).

- Selecione toda a planilha (células A2 até H8).

- Ir até a aba Dados / Classificar.

Formatar a co luna A como texto para que possa receber 00 anterior ao código do cliente.

Campo para classificação Tipo de ordenação

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Segue a tabela ordenada:

Observação: Poderia definir a ordenação por cidade e adicionar mais um nível de classificação, definir também por nome. Sendo assim, a planilha ficaria classificada por cidade e por nome.

Criando um subtotal de pessoas que moram por cidade

A partir da ordenação da tabela por cidade, faremos um subtotal por este campo. - Selecione toda a planilha (células A2 até H8).

- Ir até a aba Dados / Classificar.

A cada alteração em: definir o campo que será feita a contagem, no nosso exemplo, a cada alteração de cidade.

Usar função: definir ContNúm. O objetivo é contar o número de cidades. Adicionar subtotal a: qual o campo que será inserido o subtotal. Definiremos o campo cidade.

Poderá deixar selecionadas as opções “Substituir subtotais atuais” (caso haja algum subtotal criado) e “Resumir abaixo dos dados” (criará um total geral dos valores criados).

Segue a tabela com subtotal:

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Observação: caso queira apagar os subtotais criados basta retornar a opção subtotal e marcar a opção

“Remover todos”.

- Renomear o Plan1 para “Cadastro de Clientes”.

Modelo 03 – Tabela de Valores

Na aba Plan2 (continuaremos no mesmo arquivo) será desenvolvida a planilha abaixo:

- Formatar as colunas C, D, E, F como moeda ou contábil. - Mesclar as células A e B da linha 12. - As células E2 e E3 formatar como porcentagem.

- Para que possamos buscar o nome do cliente que se encontra no Plan1, na cé lula B2 digitar = (acessar o Plan1) e ir até o nome do cliente pressionando a tecla enter.

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Observe a barra de fórmulas:

Confirmando aparecerá o nome do cliente no Plan2. Esta opção é importante, pois se mudar o nome do cliente no Plan1 automaticamente será alterado no Plan2.

Usando fórmulas com porcentagem

O objetivo da planilha é apresentar ao cliente o valor do produto sendo pago a vista e a prazo, podendo este ser parcelado em 2 vezes.

Qual será a lógica para calcular o valor a vista : o computador não entende valor – 20%, sendo assim, teremos que achar quanto equivale 20% do valor e em seguida tirar este resultado do valor.

Exemplo: 12.80 – 20% do valor = 2.56. Este é o valor do desconto. 12.80 – 2.56 = 10.24. Este é o valor – desconto encontrado.

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Onde: C6 é a célula que se encontra o valor. E2 é a célula que se encontra a porcentagem do desconto.

= C6 – (C6 * E2) o objetivo do () é para que primeiramente seja calculado o desconto e em

seguida seja subtraído do valor do produto.

- Copiar a fórmula para as demais células, porém observe:

Congelando células

O objetivo de congelar células é para cópia de fórmulas por exemplo. Para congelar linha e coluna, basta inserir o símbolo $ antes da linha e antes da coluna. Observe:

Após este processo copiar novamente a fórmula para as demais linhas. Observe depois da cópia, mudando as linhas da coluna D, como ficou a fórmula copiada na barra de fórmulas (a célula E2 não será modificada).

- Faremos o mesmo processo para a coluna E, porém como é a prazo, a lógica da fórmula será somar

os valores e não subtrair como é o caso do desconto. Não se esqueça de congelar a célula do acréscimo para que possa fazer a cópia da fórmula nas demais linhas.

Quando copiar a fórmula o

Excel também mudará a linha

do desconto, sendo assim,

dará diferença no valor, ou

seja, copiará como =C7-(C7 *

E3), =C8-(C8*E4). A célula

E2 deverá ficar congelada, ou

seja, não poderá ser mudada

com a cópia da fórmula

(mudando as linhas da coluna

D observe como ficou na barra

de fórmulas).

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- A coluna F será calculada a partir do valor da coluna „A prazo‟ dividido por 2. Em seguida copiar a fórmula.

- Calcular os totais das colunas C, D, E e F usando a função = SOMA (qualquer dúvida quanto ao uso

desta função consultar o Material I da disciplina).

- Para finalizar esta planilha será adicionada a data de compra na célula B3 (20/02/10). Mudaremos o

formato da data para extenso.

Observação: caso a célula B3 apresente como #, deverá aumentar o tamanho da célula.

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- Renomear Plan2 para Tabela de Valores.

Modelo 04 – Criando um menu de opções

- No Plan3 renomear como Menu. Clicar sobre a aba Menu e arrastá- la até que fique na primeira

posição das abas. - Ir a Aba Exibição. Iremos ocultar as linhas de grade, barra de fórmulas e títulos.

- Criaremos uma espécie de botão que quando eu clicar sobre ele acessará a planilha correspondente

(será um link de acesso). Para criar este botão poderá utilizar uma figura, um clipart ou até mesmo uma forma. Como exemplo usaremos duas formas (uma forma acessará o cadastro de clientes e a

outra forma acessará a tabela de valores).

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- Após inserir as formas, clicando com o botão direito do mouse sobre cada uma, poderá editar um

texto sobre elas para que mostre o objetivo de cada objetivo quando

eu clicar. Poderá também usar as ferramentas das formas para formatá- las como mudar o

preenchimento, o contorno e definir efeitos.

Adicionando link

- Para adicionar link, clique sobre a forma com o botão direito do mouse e escolha Hyperlink.

- Será apresentada a tela:

- Como o primeiro botão tem como objetivo acessar a planilha de clientes, clicar sobre Colocar neste

documento e definir „Cadastro de Clientes‟ (nosso Plan1). Confirmar clicando no botão OK.

- Fazer o mesmo procedimento para o outro botão, porém mudando a referência da célula para

„Tabela de Valores‟ (nosso Plan2). - Para testar basta clicar em um dos botões onde ele executará a ação (acesso a planilha definida

como link).

Observação: Faça o mesmo procedimento agora nas outras planilhas, porém tendo como objetivo retornar ao menu (Plan3).

Opções de planilha

- Para que o menu fique mais interativo podemos ocultar as abas de planilha, além das colunas e linhas. Clique no botão Office e em seguida no botão “Opções do Excel”.

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Apresentará a seguinte tela:

- Acesse “Avançado”. Desça a barra de rolagem até que encontra as opções de “Exibir opções para esta pasta de trabalho”. Desativar as opções “Mostrar barra de rolagem horizontal”, “Mostrar barra de

rolagem vertical”, “Mostrar guias de planilha”. Confirme clicando no botão OK.

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- Com a opção acima, as barras de rolagem, além das abas de planilha ficarão ocultas, sendo assim, o único acesso às planilhas será através dos botões criados (Para retornar as abas ou as barras, basta fazer o mesmo procedimento selecionando as opções).

Salvando o arquivo com senha

O arquivo criado poderá ser salvo com senha, na qual quando acessá- lo deverá digitar a mesma. Para este procedimento, acessar a opção de salvar. Digitar o nome do arquivo a ser salvo e em seguida clicar no botão ferramentas que se encontra na parte inferior esquerda.

Escolher a opção “Opções Gerais”.

- Digitar a senha para proteção e gravação (poderá ativar também a opção “Recomendável somente leitura”, na qual quando o

usuário acessar não permitirá salvar no mesmo arquivo).

- Para testar, feche o arquivo e tente abri- lo. Aparecerá uma janela solicitando a senha.

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Bloqueando células para edição a partir de senha Esta opção é bem interessante quando você quer bloquear células para que o usuário não tenha acesso. Por exemplo, nas colunas em que há fórmula ou alguma função, você poderá bloqueá-las para

que o usuário não mude o seu conteúdo. Para verificarmos esta opção retornaremos ao Plan2 (Tabela de Valores).

O padrão do Excel é deixar bloqueada toda a planilha, sendo assim, iremos desbloquear as células em que o usuário poderá editar.

- Selecionar as células, conforme a figura:

Observação: para bloquear células como nome do cliente e desconto, pressionar a tecla CTRL e com o mouse selecione.

- Acesse “Formatar Células” que se encontra na aba Início (Formatar). Em seguida clicar na guia

“Proteção”.

- Tirar a marcação de “Bloqueadas”, afinal estas células o usuário poderá alterar o produto, preço,

nome do cliente, desconto e acréscimo. Confirme clicando no botão OK. - Após o procedimento acima, ir a Aba “Revisão”. Clicar na opção “Proteger planilha”. Será

apresentada a seguinte tela:

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- Digitar a senha para bloquear a planilha. Não se esqueça de desmarcar a opção “Selecionar células bloqueadas”, afinal não

queremos que o usuário tenha acesso com esta parte da planilha.

- Confirmando, faça o teste. Você conseguirá passar pelas células que foram desbloqueadas (conforme fizemos nos itens iniciais), porém nas células bloqueadas não terá acesso nem

sequer as fórmulas.