MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

ESCRITÓRIO DE REPRESENTAÇÃO NO RIO DE JANEIRO

Para: CISET

ÍNDICE: Controle Interno. Brasil. Auditoria. Tomada de Contas Anual. Exercício de

2009. Rol de Responsáveis. Relatório de Gestão. Solicitação de Documentos.

Em cumprimento ao disposto no Memorando CISET 002 /QITC, de 04 de janeiro

de 2010, encaminho em anexo o Relatório de Gestão referente ao exercício de 2009, em

três vias, acompanhado da Declaração sobre Fidedignidade das informações constantes

do SIAFI sobre o Rol de Responsáveis por esta Unidade Gestora.

MARCUS DE VINCENZI

Chefe do ERERIO

1 - INFORMAÇÕES GERAIS DE IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE

GESTORA

1.1. Nome Completo: Escritório de Representação do Ministério das Relações

Exteriores no Rio de Janeiro – ERERIO

1.2. C.N.P.J: 00.3943536.0018-87

1.3. Natureza Jurídica: Poder Executivo Federal

1.4. Poder e órgão de vinculação: Poder Executivo, vinculado ao Ministério das

Relações Exteriores (35000).

1.5. Endereço: Av. Marechal Floriano 196. Centro. 22.080-002. Rio de Janeiro/RJ

1.6. Telefones de contato: (21)2263-3633 / (21)2263-2842

1.7. Endereço de página institucional na internet: não há

1.8. Código SIORG: 14565

1.9. Código na LOA: 35101

1. 10. Situação Operacional: Ativo

1.11. Principal atividade econômica: administração pública

1.12. Código e nome da Unidade Gestora e Gestão utilizados no SIAFI: UG

240003 Gestão 00001, Escritório de Representação do Ministério das Relações

Exteriores no Rio de Janeiro – ERERIO

1.13. Normas de Criação e Finalidade da Unidade Jurisdicionada: O ERERIO

integra o conjunto de unidades do Ministério das Relações Exteriores no Brasil, também

conhecido por Secretaria de Estado de Relações Exteriores (SERE).

Pelo Decreto nº 5.979 de 16 de dezembro de 2006, que aprovou a estrutura

regimental do Ministério das Relações Exteriores, o ERERIO é uma unidade

descentralizada da SERE, com competência genérica para apoiar as unidades

administrativas do MRE e da Fundação Alexandre de Gusmão, situadas no Rio de

Janeiro, bem como zelar pela manutenção e conservação do conjunto arquitetônico do

Palácio Itamaraty e ainda dos acervos do Museu Histórico e Diplomático (MHD), da

Biblioteca, da Mapoteca e do Arquivo Histórico do MRE.

Dentre as atividades específicas do ERERIO, destacam-se as seguintes,

classificadas pelos setores que as executam:

I – Cerimonial: realização de eventos no Palácio Itamaraty ou em outros locais no

Rio de Janeiro, prestação de apoio a delegações estrangeiras em suas atividades oficiais

na cidade e recepção de missões oficiais de autoridades estrangeiras em visita ao Brasil.

II – Consular: expedição de passaportes diplomáticos e de serviço e respectiva

prorrogação; concessão de vistos, reconhecimento de firmas e autenticação de

documentos. Assistência a familiares de cidadãos brasileiros, residentes no exterior.

III – Cultural: regularização da situação de estudantes estrangeiros residentes na

área de jurisdição do ERERIO, apoio a participantes dos programas anuais de estudante-

convênio, em nível de graduação e pós-graduação, executados no âmbito das atividades

governamentais de cooperação dirigidas a países em desenvolvimento. Ao atender

solicitações de instituições de ensino, o Chefe do Setor Cultural realiza conferências

sobre o funcionamento do MRE, relações internacionais e atividades diplomáticas.

IV – Centro de Documentação e Museu Histórico e Diplomático (MHD):

preservação e divulgação da memória e da história da diplomacia no Brasil, reunida nos

acervos do Museu, da Biblioteca, do Arquivo Histórico e ainda da Mapoteca.

V – Pessoal: apoio a funcionários da Unidade Gestora, pensionistas e aposentados

do MRE que residam no Rio de Janeiro.

VI – Administração: restauração, conservação e manutenção dos prédios do

Complexo arquitetônico histórico do Palácio Itamaraty, tombado pela União em 1938 e

sede histórica do Ministério das Relações Exteriores, organização de eventos e

prestação de serviços administrativos de apoio às atividades dos demais setores

integrantes do ERERIO.

1.14. Norma de criação e finalidade da Unidade Gestora

O Decreto nº 5.959, de 06/12/2006 representa o principal instrumento de lei que

estabelece a estrutura de organização do ERERIO.

1.15. Publicação no DOU do Regimento Interno da Unidade Gestora de que

tratam as contas: Esta Unidade não dispõe dessa informação

1.16. Tipo de atividade: administrativa

1.17. Manuais e publicações relacionadas às atividades da unidade: Não se aplica.

1.18. Informações sobre recursos humanos da unidade: Não se aplica. O Escritório

de Representação do Ministério das Relações Exteriores no Rio de Janeiro (ERERIO),

nos moldes da Secretaria de Estado, conta apenas com uma Divisão de Pessoal, voltada

a atender seus servidores.

1.19. Informações sobre o reconhecimento de passivos por insuficiência de

créditos ou recursos: não possui.

1.20. Informações sobre a inscrição de Restos a Pagar no exercício e os saldos de

Restos a Pagar de Exercícios Anteriores: Não possui

1.21. Informações sobre as transferências mediante convênio, acordo, ajuste,

termo de parceria ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção,

auxílio ou contribuição: O ERERIO não conta com esse tipo de transferência.

1.22. Informações sobre as entidades fechadas de previdência complementar

patrocinadas, em especial quanto à correta aplicação dos recursos repassados, de acordo

com a legislação pertinente e os objetivos a que se destinarem, conforme disposto

abaixo: não se aplica.

1.23. Demonstrativo do fluxo financeiro de projetos ou programas financiados

com recursos externos, ocorridos no ano e acumulados até o período em exame: o

ERERIO não conta com programas ou projetos financiados com recursos externos.

1.24. Informações sobre Renúncia Tributária, contendo declaração do gestor de

que os beneficiários diretos da renúncia, bem como da contrapartida, comprovaram, no

exercício, que se encontram em situação regular em relação aos pagamentos dos tributos

junto à Secretaria da Receita Federal do Brasil – SRFB, ao Fundo de Garantia do

Tempo de Serviço – FGTS e à Seguridade Social: não se aplica.

1.25. Informações sobre providências adotadas para dar cumprimento às

determinações e recomendações do TCU expedidas no exercício ou as justificativas

para o caso de não cumprimento: não se aplica.

1.26. Informação quanto ao efetivo encaminhamento ao órgão de controle interno

dos dados e informações relativos aos atos de admissão e desligamento, bem como aos

atos de concessão de aposentadoria, reforma e pensão, exigíveis no exercício a que se

refere o Relatório de Gestão, nos termos do art. 7º da IN/TCU n° 55/2007: não se aplica.

1.27. Declaração da área responsável atestando que as informações referentes a

contratos, bem como sobre convênios, contratos de repasse e termos de parceria

firmados estão disponíveis e atualizadas, respectivamente, no Sistema Integrado de

Administração de Serviços Gerais – SIASG e no Sistema de Gestão de Convênios,

Contratos de Repasse e Termos de Parceria – SICONV, conforme estabelece o art. 19

da Lei nº 11.768, de 14 de agosto de 2008: Não se aplica.

1.28. Outras informações consideradas, pelos responsáveis, relevantes para

demonstrar a conformidade e o desempenho da gestão: não se aplica.

2 - OBJETIVOS E METAS FÍSICAS E FINANCEIRAS

2.1. Responsabilidades institucionais da unidade:

O Escritório de Representação do Ministério das Relações Exteriores tem como

responsabilidade cumprir as diretrizes impostas pela Secretaria de Estado.

2.2. Estratégias de atuação frente às responsabilidades institucionais:

O ERERIO não conta com mapa/plano estratégico ou plano de ação.

2.3. Programa sob responsabilidade da Unidade:

No exercício de 2009 o ERERIO coordenou o seguinte programa:

20000000 – Administração da Unidade

Descrição do programa, projeto/atividade ou ação administrativa em termos do

objetivo geral, dos objetivos específicos e dos beneficiários.

Administração da Unidade: esta atividade reúne as despesas com manutenção e

uso da frota de veículos oficiais, a conservação de prédios da União tutelados pelo

ERERIO, e ainda com tecnologia da informação, inclusive apoio à execução de serviços

técnicos e administrativos necessários ao funcionamento de todos setores da Unidade

Gestora. Observe-se também que, ao longo de 2009, este Escritório de Representação

não firmou convênios, nem contratou serviço de cartão de crédito corporativo, tendo

ainda atendido todas recomendações de controle interno e externo que lhe foram

dirigidas. O imóvel também conta com isenção de IPTU, por ser considerado

patrimônio da União, cabendo-lhe, porém, a Taxa de Coleta de Lixo (TCL), recolhida

anualmente à Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, com valores iguais para cada uma

das inscrições atribuídas ao Ererio: Museu Histórico e Diplomático (nº 1.868.404-3);

Biblioteca (nº 1.868.405-0) e Administração (nº 8.000.119-1).

2.4. Beneficiários do programa

Dada a natureza do programa gerido pela Unidade Gestora, os principais

beneficiários são o próprio MRE e o público atendido pelo setores de Consular, Cultural

e de Pessoal, sem mencionar pesquisadores e entidades que sempre consultam os

Arquivo Histórico, Biblioteca e Mapoteca. Também é beneficiado o público que visita o

Museu Histórico e Diplomático (MHD), em visitas monitoradas.

2.5. Descrição dos indicadores e outros parâmetros utilizados para gerenciar a

conformidade e o desempenho dos programas governamentais e das ações

administrativas.

Os indicadores utilizados foram: a) proporção de recursos provisionados e de

recursos aplicados; b) proporção entre os recursos gastos com a manutenção e

conservação e área física do Complexo Palácio Itamaraty no Rio de Janeiro.

2.5. Metas físicas e financeiras em 2010

Em consulta ao Sigplan, observa-se que o programa 0712207502000001, utilizado

por esta Unidade Gestora, não se encontra inscrito no PPA.

3 - DSEMPENHO OPERACIONAL: INDICADORES OU PARÂMETROS

DE GESTÃO

a. Taxa de despesas realizadas

Índice de despesas realizadas

Objetivo: Quantificar o percentual de despesas realizadas em relação ao total de

recursos provisionados

Método de cálculo Taxa = Total de despesas realizadas x 100

Total de recursos provisionados

Cálculo: Taxa = Σ 3.556.550,08 x 100 = 93%

3.824.700,39 b. Proporção entre despesas com manutenção e a área física do Palácio Itamaraty

Objetivo: quantificar o gasto médio com administração, conservação e

manutenção em relação à área total construída (ATC) do Complexo Palácio Itamaraty –

RJ

Método de cálculo:

Taxa = Total de despesas com administração

Área total construída do Palácio Itamaraty – RJ

Cálculo: Taxa = Σ 3.556.550,08 = 169,94/ m2

20.927,47

4. ANÁLISE DO DESEMPENHO

O principal indicador foi o resultante da proporção de recursos provisionados e

recursos aplicados. A fim de cumprir as funções de sua competência, o ERERIO

recebeu em 2009 créditos no valor de R$ 3.824.700,39 (três milhões e oitocentos e vinte

e quatro mil e setecentos reais e trinta e nove centavos). Desse total foram aplicados R$

3.556.550,08 (três milhões e quinhentos e cinqüenta e seis mil reais e quinhentos e

cinqüenta reais e oito centavos). Desse total foram utilizados 93%.

Quanto aos recursos utilizados para a manutenção do ERERIO, perfazem o valor

de R$ 169,94 (cento e sessenta e nove reais e noventa e quarto centavos) por metro

quadrado.

4.1. Avaliação dos resultados da execução dos programas governamentais e/ou das

ações administrativas, com esclarecimentos sobre as causas que inviabilizam o pleno

cumprimento:

Mesmo havendo dificuldades quantitativas e qualitativas em relação aos

servidores, principalmente pela falta de pregoeiro habilitado, em 2009 esta Unidade

Gestora conseguiu honrar compromissos, garantir serviços prestados junto a outros

órgãos de governo, federais, estaduais e municipais, bem como ao público em geral e

ainda a funcionários aposentados do Serviço Exterior, por intermédio dos setores

Consular, Cultural, de Pessoal, Cerimonial, Centro Regional do Instituto Rio Branco,

Serviço de Assistência Médica, Centro de Documentação e Museu Histórico e

Diplomático (MHD).

Em 2009, o Setor de Administração e suas seções – a saber: Financeira;

Patrimonial; de Compras; de Licitações e Contratos; de Serviços Gerais e Obras –

executaram suas funções de praxe: aquisição de bens e materiais de consumo,

contratação de serviços com respectivos pagamentos, realização de pregões eletrônicos,

formalização de contratos, registros de movimento patrimonial e conformidade diária,

acompanhamento das atividades de segurança e limpeza das instalações do Palácio

Itamaraty, e também execução e fiscalização de reparos pequenos.

Observe-se ainda que o Setor de Administração pôde efetivamente organizar e

realizar todos os eventos propostos pelo Setor de Cerimonial, pelo MHD, apesar de se

encontrar sobrecarregado, quadro que se agrava a cada ano com a redução de pessoal.

Para estes, faltam substitutos e ainda pesa o fato de muitos dos remanescentes lotados

no ERERIO não poderem ser treinados por se encontrarem em final de carreira,

chegando às vezes do exterior às vésperas de se aposentarem, ainda com férias e

licenças-prêmio para gozar. Como conseqüência terminam não integrando a força

efetiva de produção desta Unidade Gestora.

Seguem anexas observações sobre os setores de: Administração; Instituto Rio

Branco; Setor Cultural; Pessoal; Cerimonial; Setor de Documentação; Consular; Serviço

Médico e Museu Histórico e Diplomático.

5. ANEXOS

5.1. SETOR DE ADMINISTRAÇÃO

O Escritório tem como um de seus principais objetivos trabalhar para manter este

imóvel, que é tombado pelo IPHAN, nas melhores condições possíveis. Para isso, temos

contrato de Manutenção Preventiva e Corretiva das instalações elétricas, telefônicas, de

refrigeração, hidráulicas, esgoto, águas pluviais, bombas de recalque, pintura e alvenaria

nas diversas edificações do Escritório, com o fornecimento de pedreiro, eletricista e

bombeiro. Além disso, o contrato com a empresa Excellence nos possibilitou o

fornecimento de pessoal para limpeza. Contratos com outras empresas nos

possibilitaram a concessão de motoristas, recepcionistas e contínuos.

Para que o trabalho destas pessoas tenha um desempenho satisfatório, foram

adquiridos aparelhos como um triturador de folhas e lava-jato para facilitar a

manutenção - bem como uma bomba hidráulica para o lago.

Foram feitas pinturas no térreo e andares, setores e corredores da Mapoteca, rede

de esgoto no refeitório dos funcionários e rede de drenagem nas garagens cobertas.

Outros serviços contratados incluem a poda das palmeiras imperiais, serviços de

detetização e renovação de extintores de incêndio e limpeza anual do lago, este último

carecendo de pessoal especializado. A reserva técnica do Museu foi também restaurada

com instalação de grades de segurança.

Por conta de inúmeros eventos que ocorreram no Palácio, o escritório foi

agraciado com aparelhos de FAX, cortinas para uso no Palácio e carpete no Setor de

Pessoal.

No ano de 2009, foi feito um pregão destinado a contratar serviços de impressão

para o ERERIO, do qual saiu ganhadora a empresa Investiplan.

Grande parte dos contratos tiveram sua data de validade atingida. De tal forma,

houve a necessidade de atualização dos mesmos. Para manter a coerência legal, tivemos

apoio da Advocacia Geral da União (AGU) para a orientação do Escritório.

Durante o ano de 2009 iniciaram-se os preparativos para os pregões para

contratação da reforma do telhado do Museu Histórico e da substituição de

transformadores elétricos que trabalham com óleo ascarel, elemento extremamente

perigoso para a saúde. No final de dezembro, com a colaboração de pregoeiro enviado

pela SERE, foram realizados os respectivos pregões. Foi igualmente concluído o

processo de treinamento e aperfeiçoamento.

Foi também contratado o serviço de rede de Link Dedicado com apenas 1Mpb,

insuficiente para atender o Escritório. Novo pregão para a contratação de maior

eficiência informática está em processo de elaboração.

No setor de garagem, por motivo de pregão realizado no final de dezembro de

2008, chegaram dois novos veículos Fiat, um para servir a Chefia e um de serviço.

No setor de passaportes, onde se usam máquinas de escrever eletrônica para

preencher os passaportes, conseguiu-se a recuperação de algumas em virtude do

trabalho de técnico especializado.

Com o término das atividades da União Latina e IBECC no ERERIO, foram

recuperadas algumas salas que se mantém fechadas. O andar das Cavalariças está

disponível para eventos.

O alojamento dos Fuzileiros Navais que complementam a segurança do Palácio

está em estado muito precário. Nova área está sendo preparada através de contatos de

parceria com o respectivo Comando.

A situação das casas pertencentes ao Palácio continua motivo de preocupação em

vista do mau estado e da dificuldade de retirar os invasores. São 18 moradias,

inicialmente funcionais, que se encontram em mau estado de conservação e devido ao

risco iminente de desabamento estão em processo de despejo. Quatro despejos tramitam

na Justiça Federal, quatro moradias vazias e os restantes se encontram invadidos.

Infelizmente, não houve êxito com a renovação do contrato da INFRAERO, a

despeito de gestões da SERE, nem com o pagamento dos DPVAT’s dos veículos

oficiais, dificultado principalmente por burocracias internas do DETRAN, que não

admite o pagamento via depósito pelo Banco do Brasil.

A presença de empresa de desinfestação e higienização das obras da Biblioteca e

Arquivo Histórico, decorrente de pregão feito em Brasília, exigiu a aquisição de

aparelhos como desumidificador, higrômetros e ventiladores.

Foi implantada a coleta seletiva de lixo o que permitiu o cancelamento de coleta

de lixo por empresa particular.

Auditorias da CISET e o TCU estiveram fiscalizando o Escritório nos meses de

julho e setembro.

Atualmente, o ERERIO dispõe de 27 (vinte e sete) estagiários em vários setores

contribuindo socialmente. Foi feito convênio com o CIEE para ministrar cursos

educativos mensais.

QUADRO I - EXERCÍCIO DE 2009 – LICITAÇÕES REALIZADAS

06/04 - Pregão eletrônico, para contratação da empresa Investiplan, responsável por locação e

manutenção de seis máquinas de reprografia.

03/12 – Pregão eletrônico, para contratação da empresa Horm, para serviços de reconstrução do telhado

do MHD.

18/12 - Pregão eletrônico, para contratação da empresa Proativa, para serviços de reforma da subestação

do ERERIO.

28/12 – Pregão eletrônico, para contratação do Fiscal de obras de Engenharia para a reconstrução do

telhado do MHD.

QUADRO II - EXERCÍCIO DE 2009 - CONTRATOS FIRMADOS

30/01 – Lavanderia 2 de Fevereiro

30/01 – Thyssenkrupp

17/02 - Oi

10/03 – Bocaina

04/05 – Investiplan

01/06 – Luiza Aquim

25/07 – Correios

22/12 – Elevadores Elbo

22/12 – Horm

28/12 - Fiscal da Horm / Engenheiro Jorge Gueiros

30/12 - Excellence

QUADRO III - DOTAÇÕES AUTORIZADAS PARA O EXERCÍCIO DE 2009

DEMONSTRACAO DA DESPESA AUTORIZADA - PROVISAO / CRED

P/CISÃO/FUSÃO

NATUREZA PROVISAO RECEBIDA

33903000 116.981,75

33903600 43.294,00

33903900 2.523.351,08

33904700 1.417,32

33909200 19.899,80

33914700 10.251,94

44905100 967.460,00

44905200 142.044,50

TOTAL 3.824.700,39

QUADRO IV - DEMONSTRAÇÃO DO PROGRAMADO PARA O ANO DE 2009

ESF PTRES UO PROG. TRABALHO FONTE ND P.INTERNO

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 339030 0,00 116.981,75

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 339036 0,00 43.294,00

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 339039 0,00 2.523.351,08

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 339047 0,00 1.417,32

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 339092 0,00 19.899,80

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 339147 0,00 10.251,94

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 449051 0,00 649.880,00

1 004681 35101 07122075020000001 0174024120 449051 0,00 317.580,00

1 004681 35101 07122075020000001 0174024120 449052 0,00 142.044,50

TOTAL 0,00 3.824.700,39

QUADRO V - DEMONSTRAÇÃO DA EXECUÇÃO DA DESPESA EM REAL

PARA 2009

ESF PTRES UO PROGRAMA FONTE ND P.INT. LIQUIDADO

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 339030 0,00 116.981,75

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 339036 0,00 43.294,00

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 339039 0,00 2.523.351,08

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 339047 0,00 1.417,32

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 339092 0,00 19.899,80

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 339147 0,00 10.251,94

1 004681 35101 07122075020000001 0100000000 449051 198.38 0,00 451.500,00

1 004681 35101 07122075020000001 0174024120 449051 0,00 317.580,00

1 004681 35101 07122075020000001 0174024120 449052 69.770,31 72.274,19

TOTAL 268.150,31 3.556.550,08

5.2. INSTITUTO RIO BRANCO

O setor do Instituto Rio Branco, durante o ano de 2009, cumpriu as tarefas de

orientação e divulgação do Concurso de Admissão à Carreira de Diplomata, bem como

do processo seletivo do Programa de Ação Afirmativa do Instituo Rio Branco nas

principais universidades, centros de ensino e organizações não-governamentais

dedicadas a temática da igualdade racial da cidade e do Estado do Rio de Janeiro.

O setor permanece com uma única funcionária e se encontra com completa falta

de material de divulgação, como cartazes. Neste sentido, informa que são inúmeros os

candidatos que desconhecem o fato de que há informações na internet.

5.3. SETOR CULTURAL

O Setor Cultural prosseguiu, em 2009, suas tarefas de regularização da situação de

estudantes estrangeiros residentes na área e jurisdição do ERERIO, além de prestar

apoio a participantes dos programas anuais de estudantes-convênio, em nível de

graduação e pós-graduação, executados no âmbito das atividades governamentais de

cooperação dirigidas a países em desenvolvimento.

O setor informa que é grande o número de solicitações para a utilização do espaço

do ERERIO para eventos culturais e atende a solicitações de instituições de ensino e

outras, a exemplo do IBGE, bem como realiza conferências sobre o funcionamento do

MRE, relações internacionais e atividades diplomáticas.

Paralelamente às suas funções no ERERIO, o Chefe do Setor, por solicitação da

Embaixada do Brasil no Panamá, conduziu oficina com fotógrafos panamenhos, de 29 a

31 de outubro de 2009, na cidade do Panamá, dentro da Programação Cultural do Posto

aprovada pela Secretaria de Estado. Estendeu, sem ônus, sua viagem a São José, Costa

Rica, onde proferiu palestra sobre fotografia brasileira na Universidade Veritas,

organizada pela Embaixada em São José.

5.4. SETOR DE PESSOAL

Em 2009, ocorreu o primeiro recadastramento de funcionários inativos e

pensionistas, depois de longo período em que o Itamaraty não participava dessa prática

comum a todos os demais órgãos públicos federais. A tarefa que coube ao ERERIO foi

cumprida com grande eficiência e resultados palpáveis, apesar dos obstáculos

compreensíveis decorrentes de uma divulgação que esbarrou no desconhecimento e/ou

alheamento desse público-alvo com relação ao serviço público e suas exigências

periodicamente atualizadas, além de outras dificuldades advindas de endereços

desatualizados, domicílio não informado na jurisdição deste Escritório e outros

eventuais problemas.

Quanto às demais atividades desta seção, foi dado continuidade à política de

atenção personalizada a todos os que a ela recorreram pelos mais diversos motivos ou

circunstâncias.

Vale ressaltar que no que tange a lotação do setor, como a do Escritório, o quadro

de servidores encontra-se defasado.

Registra-se com satisfação o sucesso do programa de intercâmbio envolvendo

estagiários e o Itamaraty, cujos resultados são concretos e sugerem novos avanços em

aberturas desse tipo que conseguem complementar, com vitalidade e vontade de abrir

caminho no mercado de trabalho, o natural desgaste do Quadro do Pessoal da Casa.

5.5. CERIMONIAL

O Setor do Cerimonial, em 2009, prestou o apoio de praxe, através da

INFRAERO, Receita Federal e Polícia Federal, aos dignatários estrangeiros em visita

oficial ao Rio de Janeiro, ou em trânsito pela cidade. Igualmente, auxiliou na

organização de visitas de delegações comerciais e culturais junto à Federação das

indústrias do Rio de Janeiro (FIRJAN) e à Assembléia Legislativa do Estado do Rio de

Janeiro.

Em junho de 2009, o Cerimonial, em colaboração com o Setor de Administração

deste Escritório renovou contrato de prestação de Serviços com a empresa Luiza Aquim

Eventos Culinários Ltda, para a realização de coquetéis, almoços e jantares dentro do

complexo do Itamaraty. Também tomou providências e participou da organização

desses eventos oferecidos pelo Ministro de Estado das Relações Exteriores e Chefias da

Casa no Museu Histórico e Diplomático e nas demais dependências do Palácio.

O Cerimonial prestou apoio na recepção e despedida de Chefes de Estado e de

Governo em visita oficial ao Brasil, além da organização e da coordenação da

programação nesta cidade, com a realização de reuniões no Palácio, com o Cerimonial

do Governo do Estado do Rio de Janeiro, a Polícia federal, a Base Aérea do Galeão e

demais órgãos envolvidos. No ano de 2009, as visitas oficiais ao Rio de Janeiro foram

as seguintes:

Ministro dos Negócios Estrangeiros de São Tomé e Príncipe

Príncipe de Gales e a Duquesa de Cornuália

Ministro dos Negócios Estrangeiros do Chipre

Ministro das Relações Exteriores da Boznia-Herzegovina

Secretário-Geral da União Mano River

Presidente da República da Namíbia

Presidente da República da Guiné-Equatorial

Enviado Especial da República da Macedônia

Ministro dos Negócios Estrangeiros do Canadá

Princesa Laila Hasnaa Alouia, irmã do Rei do Marrocos

Primeiro-Ministro do Reino dos Países Baixos

Ministro dos Equipamentos e Transportes do Marrocos

Secretário-Geral da Organização dos Estados Americanos

Ministro do Desenvolvimento e Reabilitação Rural da República Islâmica do

Afeganistão

Vice-Ministra dos Negócios Estrangeiros e Comércio Internacional do Canadá

Comandante do Exército de Portugal

Presidente do Supremo Tribunal da Rússia

Primeiro-Ministro de São Tomé e Príncipe

Presidente do Conselho Nacional de Fundo de Seguridade Social da China

Ministro da Agricultura e Pesca do Reino do Marrocos

Diretora-Geral do Instituto Cervantes da Espanha

Primeira-Dama da Geórgea

Ministro-Chefe da Casa Civil de Angola

Princesa Victoria da Suécia

Ministro do Planejamento da República do Iraque

Encarregado de Direitos Humanos da República Federal da Alemanha

Ministro da Defesa do Paquistão

Ministra da Cultura e da Comunicação da República Francesa

Ministro da Defesa da Suécia

Ministro das Relações Exteriores da República da Sérvia

Presidente da Colômbia

Presidente da República Dominicana

Primeira-Dama de Angola

Ministro da Defesa e Antigos Combatentes da República Francesa

Ministro da Defesa da República Tcheca

Chefe do estado Maior das Forças Armadas da República Tcheca

Ministro das Relações Exteriores do Peru

Vice-Ministro do Ministério Federal do Exterior da Alemanha

Ministra da Função Pública de Moçambique

Delegação Parlamentar da Comissão de Economia e Finanças do Timor-Leste

Prefeito de Londres

Secretária de Estado de Comércio Exterior da França

Ministro da Cultura do Egito

Ministro da Comunicação do Reino do Marrocos

Ministra da Cultural da República Argelina

Presidenta da República das Filipinas

Presidente da República do Uzbequistão

Comandante do Exército da Índia

Ministro das Relações Exteriores da França

Chefe do Estado Maior da Defesa da Tailândia

Presidente do Senado da França

Secretário-Geral Ibero-Americano

Ministro-Chefe do Comitê Central do Partido Comunista da China

Presidente de Moçambique

Presidente do México

Secretário-Geral da Unctad

Filha da Princesa Caroline de Hanover

Ministro das Relações Exteriores do Egito

Ministra da Ciência e Ensino Superior da Polônia

Conselheiro de Segurança Nacional dos Estados Unidos da América

Presidente da República de Serra Leoa

Ministro do Comércio Internacional do Canadá

Presidente Nelson Mandela

Ministro de Água e Irrigação da Tanzânia

Primeiro-Ministro de Cabo Verde

Ministro da Saúde do Belize

Prefeito de Paris

Diretor-Adjunto de Assuntos Legislativos do Conselho do estado da China

Ministro das Relações Exteriores do Quebec

Presidente da Assembléia Nacional da França

Alta Comissária da ONU para Direitos Humanos

Presidente da Comissão de negócios Estrangeiros da Grande Assembléia Nacional

Turca

Ministro da Defesa da França

Secretário de Estado de Cooperação e Francofonia da França

Ministro de Estado do Desenvolvimento Econômico da República Italiana

Presidente de Israel

Ministro do Comércio Exterior e Desenvolvimento da Finlândia

Ministro da Economia da República Eslovaca

Ministro das Relações Exteriores da Argentina

Diretora-Geral da Unesco

Ministra de Estado da Educação da Índia

Vice-Presidente da Assembléia Nacional do Vietnã

O Cerimonial, junto com o Setor de Administração, organizou os seguintes almoços:

Reunião dos GTs Migratório e Fundiário Brasil-Paraguai

Encontro Bilateral Brasil-Peru

IV Reunião Brasil-França sobre Energia Nuclear

Seminário de Alto Nível sobre o Papel dos Investimentos Públicos no

Desenvolvimento Público e Social

Reunião Bilateral Brasil-Colômbia

Reunião de Vice-Chanceleres Brasil-Argentina

Reunião com Diretor-Geral para Desarmamento e Não-Proliferação de Armas do

Ministério dos Negócios Estrangeiros da China.

5.6. SETOR DE DOCUMENTAÇÃO

Em 2009, o atendimento a pesquisadores se processou normalmente na Mapoteca.

No Arquivo Histórico, as consultas, suspensas no segundo semestre de 2008 em razão

dos trabalhos de desinfestação e higienização, foram retomadas em agosto de 2009. Na

Biblioteca, o atendimento não foi reiniciado, visto que aos trabalhos de desinsfestação e

higienização, se seguiu o projeto de informatização do acervo.

No Arquivo Histórico, encerrou-se a revisão do catálogo dos atos internacionais

no período de 1808 a 1889, no âmbito de convênio entre o CONARQ e a UERJ, com a

participação de dois estagiários da Faculdade de História daquela Academia. O trabalho

foi apresentado na reunião da COLUSO (Comissão Luso-Brasileira de Salvaguarda e

Divulgação do Patrimônio Documental), realizada em novembro de 2009, em Lisboa.

Além disso, teve continuidade o projeto de revisão e ampliação dos instrumentos de

pesquisa do acervo.

Na Biblioteca, foi feito o levantamento da coleção de periódicos, com vistas à

doação daqueles que não se enquadram na temática, nos princípios e finalidades de uma

biblioteca histórica.

5.7. SETOR CONSULAR

O Setor Consular do ERERIO é constituído por quatro Subsetores: de Passaportes,

de Vistos, de Legalização de Documentos e Jurídico e de Assistência a Brasileiros. Tais

Subsetores representam no Rio de Janeiro uma verdadeira extensão das Divisões de

Documentos de Viagem (DDV), de Imigração (DIM) e de Assistência a Brasileiros

(DAC).

Durante o ano de 2009, o Setor Consular do ERERIO continuou a operar o Portal

Consular do MRE, havendo atendido, através do "Fale Conosco" a 191 consultas. No

mesmo ano, o Subsetor de passaportes registrou a expedição de 2.678 passaportes

oficiais e 112 passaportes diplomáticos.

Foram prorrogados 2.696 passaportes oficiais e 44 passaportes diplomáticos.

Foram emitidas, também, 1237 notas de solicitação de visto para missões oficiais.

Em 2009, a média de passaportes emitidos ou prorrogados mensalmente foi 448.

O Subsetor de passaportes atende à demanda das organizações militares sediadas no Rio

de Janeiro e no Norte de São Paulo (Marinha, Exército e Aeronáutica) não só

relativamente aos militares que viajam a serviço, mas também no tocante aos

contingentes, renovados periodicamente, designados para missões de paz da ONU e da

OEA. Vale ressaltar que a maior parte dos militares em missão no Haiti é oriunda dos

quartéis sediados no Rio de Janeiro.

Durante o ano de 2009, o Subsetor de Vistos concedeu 82 vistos diplomáticos,

oficiais, temporários e de cortesia e 1.308 averbações e retificações em formulários e

etiquetas de visto. Já o Setor de Legalização autenticou 47.110 documentos.

A parte jurídica do Subsetor tem como principal função responder a consultas de

órgãos públicos, tribunais, juizados, empresas e do público em geral sobre assuntos

relacionados a temas consulares na órbita do Direito Internacional Público e

Internacional Privado. Durante o ano de 2009, o movimento do Subsetor Jurídico e de

Assistência a Brasileiros foi de 38 processos relacionados à assistência de brasileiros no

exterior solucionados e 11 em andamento, totalizando 49 processos.

Quanto às consultas sobre temas consulares, houve uma média de 05 atendimentos

diários (um pessoalmente e quarto por telefone). O Setor também contabilizou 42

atendimentos a solicitações da justiça em geral, uma média de 03 atendimentos diários

sobre temas jurídicos, 20 para elaboração de editais, contratos, termos aditivos e

portarias, 02 para processos de licitação examinados e informados e 03 para

informações à Advocacia Geral da União sobre processos judiciais.

5.8. MUSEU HISTÓRICO E DIPLOMÁTICO

Em decorrência de problemas de estrutura arquitetônica do Palácio Itamaraty - em

especial as infiltrações do telhado, que se agravaram em 2009 em decorrência das fortes

chuvas - bem como sua localização, foi mantida a linha de ação adotada pelo

Encarregado do MHD, desde maio de 2008, no sentido de priorizar a segurança e

preservação do acervo.

Conforme orientado pela SERE, foram enviados dados contendo o levantamento

informatizado do acervo do MHD, após revisão e inserção de imagens fotográficas

refeitas, de dados cronológicos e de informações relativas à proveniência (coleções

originárias) das peças. O Trabalho de elaboração de imagens fotográficas com melhor

resolução (124 peças) foi refeito pela equipe do MHD e com o opoio, sem ônus, de

fotógrafo do IPHAN (tel 163/09).

Seguiu também em anexo à GMD a relação de imagens refeitas. A pesquisa

cronológica dos objetos em que não constava data e a revisão geral foi efetuada pela

equipe do MHD. Foram também acrescentadas imagens das diversas salas do Museu e

destacadas as peças de maior valor histórico e artístico com o propósito de, em caso de

eventual publicação, permitir ao leitor uma pronto identificação da importância do

acervo do MHD.

Posteriormente, por solicitação da FUNAG, foi realizado, em novembro de

dezembro passados, levantamento de peças do MHD relacionadas a fatos da história

diplomática brasileira e enviado posteriormente à SERE.

Cabe ressaltar que trabalhos de identificação evidenciaram que, desde 1942, o

Museu Imperial de Petrópolis tem em sua coleção diversas peças de mobiliário, de

importância histórica e artística, que são pertencentes ao acervo do Palácio Itamaraty.

O levantamento informatizado do acervo não exposto prosseguiu em 2009 e

deverá ser finalizado nos próximos meses. Como antecipado, os trabalhos evidenciaram

a necessidade de restauração, conservação e manutenção das peças. Cabe registrar o

positivo aporte dos trabalhos realizado por meio de restaurador que possibilitaram

limpar 163 pinturas, que podem ser vistas com riqueza de detalhes e em suas cores

originais.

Com a saída do restaurador e a impossibilidade, em função da posição do

Ministério da Cultura de bloquear a cessão de seus funcionários, da vinda de novo

restaurador, os trabalhos de restauro das obras estão interrompidos.

O trabalho de conservação de objetos de bronze, molduras e lustres tem alcançado

ótimos resultados. Entretanto, cabe ressaltar que a atual política de bloqueio de cessão

de técnicos na área cultural interrompe os trabalhos de restauração, que poderiam ter

melhor curso nos próximos meses, em que será realizada a obra de reforma do telhado.

Em decorrência da proximidade do início das obras de reforma do telhado,

previsto para fevereiro próximo, as visitações estão temporariamente suspensas.

5.9. SERVIÇO DE ASSISTÊNCIA MÉDICA (SAMS)

O Serviço de Assistência Médica, no ano de 2009, continuou efetuando

atendimentos como ambulatório médico de segunda-feira a sexta-feira, atendendo

especialidades de Clínica Médica, Clínica Pediátrica, Clínica Cardiológica e Perícia

Médica para os funcionários lotados no ERERIO e nos Postos no Exterior, bem como

seus dependentes.

Visou promover o bem-estar, a satisfação, a motivação, a auto-estima, saúde física

e mental a um ambiente de trabalho seguro e agradável para os servidores do Ministério

das Relações Exteriores.

No período em questão, o SAMS/ERERIO atendeu um total de 1.176 pacientes

com uma média mensal de 98 pacientes atendidos nos dias úteis. Houve também um

número expressivo de atendimentos a funcionários do MRE, lotados em Postos no

exterior que, quando no Rio de Janeiro, necessitaram de licença médica ou outro tipo de

consulta.

No mês de junho de 2009, houve a campanha de Imunização e a administração de

um total de 70 doses de vacinas Anti-Gripe. Após a campanha de vacinação diminuiu-se

consideravelmente o número de licenças médicas ocasionadas por gripe e suas

complicações.

Em 2009, os tipos de doenças crônicas mais incidentes foram Lesões por Esforço

Repetitivo (LER), Doenças Ortopédicas Relacionadas ao Trabalho (DORT), Doenças

Crônico-Degenerativas (Neoplasias, Hipertensão Arterial, Cardiopatias, Diabetes e

outras).

6. DECLARAÇÃO DO CONTADORE RESPONSÁVEL PELA UNIDADE

JURISDICIONADA ATESTANDO OS DEMONSTRATIVOS CONTÁBEIS.