Tipos de Documentao

Documentao comercial Factura Guia de remessa Nota de encomenda Nota de debito Nota de credito Recibo Carta comercial

Factura

a descrio de uma dvida e uma indicao do que deve pagar. Permite

controlar, antes do pagamento, se o montante reclamado exacto e

justificado, nomeadamente se corresponde ao oramento anteriormente

estabelecido, se a taxa do IVA aplicada a correcta, etc. Pode igualmente

ser uma prova de compra para o consumidor na hiptese de no se terem

efectuado nem um oramento, nem uma nota de encomenda.

O que deve constar de uma factura?

Data e nmero sequencial;

Identificao do vendedor ou prestador de servios (nome, firma ou

denominao social, morada da sede ou domiclio);

Identificao do consumidor;

Identificao fiscal do profissional e do consumidor;

A quantidade e denominao usual dos bens ou servios, com

especificao dos elementos necessrios determinao da taxa de

imposto aplicvel;

O preo lquido antes do imposto;

As taxas aplicveis e o montante do imposto devido (IVA);

O motivo justificativo da no aplicao do imposto, se for caso disso.

Factura electrnica A factura electrnica um documento comercial semelhante verso em

papel, mas distribudo em ficheiro informtico. Tem a mesma validade das

facturas em papel desde que haja acordo prvio entre as empresas

envolvidas na troca digital de informao, seja garantida a autenticidade da

origem e a integridade do contedo atravs de uma assinatura digital ou

EDI (electronic data interchange), e o arquivo em suporte electrnico pres-

te acesso on-line Administrao Fiscal e assegure a integridade da origem

e do contedo durante o prazo legal, fixado em dez anos.

Factura/recibo

Recibo Recibo bem do verbo receber, a declarao escrita de ter comprado ou

recebido alguma coisa, documento comprovativo.

O recibo de compra muito importante pois funciona como um

comprovante de que adquirimos o produto. Em caso de qualquer problema,

devemos apresent-lo possibilitando assim hiptese de defesa do

consumidor.

Nota de encomenda A nota de encomenda o documento escrito no qual o vendedor e o

consumidor registam o seu acordo sobre o objecto e o preo da venda,

quando o consumidor no pode levar imediatamente o bem comprado.

A nota de encomenda pode ou no ser assinada pelo consumidor, mas em

ambos os casos pode constituir um contrato.

Logo que haja acordo as partes esto, em princpio, obrigadas a

concretizar a compra e venda, no sentido jurdico deste termo. O facto do

pagamento e da entrega ocorrerem mais tarde no altera nada,

especialmente na chamada compra e venda tradicional. Portanto, a nota de

encomenda uma prova de promessa de compra e venda.

Na generalidade, a legislao no prev a possibilidade de anular a nota

de encomenda salvo em determinadas modalidades de venda ou quando o

consumidor e vendedor estabelecerem condies para essa anulao.

Nota de Crdito A Nota de Crdito um documento comercial emitido por um vendedor a

um comprador. Ela indica quantidades, preos e formas de pagamento

(dentre outros) acordados entre vendedor e o comprador para produtos

e/ou servio, cujo comprador no pagou, no recebeu, ou devolveu.

A Nota de Crdito pode tambm ser emitida no caso de mercadorias

danificadas, erros ou reajustes. Uma Nota de Crdito pode reduzir ou

eliminar o montante que o comprador tem de pagar ao vendedor, em relao

ao original da factura emitida anteriormente.

A Nota de Crdito geralmente contm: Cdigo, Data, Endereo de

facturamento, Endereo de Entrega, Condies de Pagamento, Lista de

Produtos com preos e quantidades. Normalmente ela tambm referncias a

factura original e pode estar especificada a razo de sua emisso.

O vendedor geralmente emite uma Nota de Crdito para igual ou menor

valor do que a factura original, em seguida, reembolsa o dinheiro ao

comprador ou abate este Crdito de um saldo devedor de outras possveis

transaces do mesmo comprador.

Nota de Dbito

Nota de dbito uma nota muito utilizada para se efectuar, por exemplo,

cobrana de valores para os quais no seja compatvel a emisso de nota

fiscal. A nota de dbito diz que seu sacado devedor do sacador. Uma de

suas utilizaes prticas para a cobrana de encargos referentes a

duplicatas e outros ttulos que tenham sido pagos em cartrio. Cabe

ressaltar que a nota de dbito no ttulo de crdito, no sendo passvel de

protesto, tampouco de aco judicial de execuo de dvida. Atravs da

emisso de uma nota de dbito, pondera-se debitar-se um determinado

valor monetrio a um cliente. Esta operao originar um acrscimo da

dvida desse cliente (sendo devedor) ou uma diminuio do seu crdito

(sendo credor). A nota de dbito utilizada frequentemente para debitar

encargos por conta do cliente, despesas com servios bancrios, juros,

taxas, etc.

Guia de remessa

Guia de remessa

Entidade remetente

...

Remessa sada n. ... / ...

Data ... / .../ ...

Responsvel

_______________________________________

Entidade destinatria

Arquivo Distrital de Vila Real

Remessa entrada n. ... / ...

Data ... / .../ ...

Responsvel

_______________________________________

Volume total da remessa N e tipo de U. I. ...

Dimenso ...

Fundo ... Sub-divises orgnico funcionais ...

Srie ... Sub-srie ... Cdigo de classificao ... Datas extremas ... ... N e tipo de U. I. ...

N. de ref. da tabela de seleco ... Suporte ... Dimenso ... m/l.

Unidades de instalao

Cotas Data N. de ref.

Tipo Ttulo Datas extremas de origem actual Elim. Transf.

Carta comercial A correspondncia comercial o tipo mais habitual de comunicao

escrita no mundo empresarial. Deve ser bem redigido, sem erros

ortogrficos e construes gramaticais incorrectas ou rebuscadas.

As cartas comerciais devem ter a seguinte estrutura:

O timbre

A data

O destinatrio

O registo e a referncia

O assunto

O cabealho

O texto

Despedida

A assinatura

Documentao Administrativa

Interno Requerimento Aviso Esclarecimento Circular Minuta Acta Relatrio Reclamao Comunicado

Aviso De carcter oficial e muitas vezes compulsrio, estas comunicaes so

actos processuais com que se d conhecimento pblico de um facto (aviso

nos jornais), ou se chama algum a comparecer num organismo pblico

(directa ou pelo correio aviso-postal, carta registada, etc.).

O aviso pode de interno ou externo.

Requerimento No requerimento, o pretendente (demandante, requerente) expe uma

pretenso a um direito que lhe assiste, citando portanto a legislao ou

regulamento correspondente;

Esclarecimento

Circular

O objectivo da circular comunicar uma informao, por exemplo,

mudana de direco ou telefone, mudana pessoal, abertura de uma nova

dependncia ou programa, alterao de preo ou condies de venda,

anncio de visitas, termo de um servio, encerramento para frias, etc.

Os cuidados a ter escrever com clareza, simplicidade e brevidade, j

que nos dirigimos a todos como se fosse a cada um. Os pargrafos devem

ser curtos e a expresso ordenada, assim como a concluso deve ser

afectuosa e a assinatura manuscrita, o que contribui para cativar o leitor.

Minuta

Acta As actas so documentos que tem uma estrutura prpria e obedecem a

normas precisas.

Normas a seguir na elaborao da acta:

Todas as actas so numeradas;

Todos os nmeros devem ser escritos por extenso (actualmente j se

dispensa est norma quando o numero no oferece qualquer duvida).

Por exemplo, quando se l ponto 1. informaes, naturalmente que,

se este for o primeiro ponto, no se tornara necessrio escrev-lo

por extenso, pois no dvida quanto sua posio de ordem.

Noutros casos, tratando-se de um montante monetrio acordado para

qualquer negcio, por hiptese, indispensvel escrev-lo por

extenso.

No se deve deixar espaos em branco; estes devero ser trancados

com uma linha horizontal ou num trao oblquo, se for um espao

maior.

No pode haver rasuras ou emendas (quando o secretrio comete um

erro no momento em que passa a acta para o livro de actas, dever

escrever frente da palavra errada digo e escrever a correcta ou

no fim da acta ressalvar as incorreces.

Escola Secundria de Paos de Ferreira

Actas da sesso do Conselho Pedaggico

Aos _________dias do ms de _______de dois mil e_________, pelas ________horas, reuniu-se na sala __________ o Concelho Pedaggico da Escola Secundria, em sesso (ordinria ou extraordinria), com a seguinte ordem de trabalhos:

1____________________ 2____________________ 3____________________

O Dr. _________________________deu incio aos trabalhos ___________________

Nada, mais havendo a trata, deu-se por encerrada a sesso da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo Presidente ___________________ e por mim Secretariei. O Presidente ___________________________________________________________ O Secretrio____________________________________________________________

Ano Lectivo 07/08

Relatrio O relatrio o documento atravs do qual um tcnico, engenheiro ou

cientista faz o relato da forma como realizou um determinado trabalho. O

objectivo comunicar (transmitir) ao leitor a experincia acumulada pelo

autor na realizao do trabalho e os resultados que obteve.

Os resultados apresentados num relatrio (como em qualquer outro texto

cientfico) devem ser verificveis. Esse um aspecto importantssimo e

frequentemente esquecido. O que dito num relatrio no verdade por

causa de quem o escreve (por muito importante que seja o autor).

verdadeiro (cientificamente...) porque foi determinado segundo um mtodo

conhecido e descreve um trabalho que (para poder ser verdadeiro) est

sujeito ao escrutnio dos pares. Em cincia no h verdades absolutas. A

verdade (ou a melhor aproximao que conseguimos dela) conseguida

atravs do consenso de todas as pessoas que queiram participar numa

discusso.

Por isso, um relatrio deve permitir a quem o l reproduzir o trabalho

realizado, tal qual ele foi feito pelo autor. S assim se pode provar, por

exemplo, se determinado resultado vlido, se foi obtido por mtodos

correctos e que no h viciao dos resultados. assim que se garante que o

que transmitido cientificamente verdadeiro: qualquer resultado, para

ter valor cientfico, deve poder ser reproduzido. Um resultado que s uma

pessoa consegue obter no tem qualquer validade cientfica.

Reclamao

Comunicado

Externo Aviso Oficio Notificaes Memoriais Peties Procurao Protocolo Atestado Certides Certificado Declarao Edital Anuncio Leiloes Hastas publicas Concursos Admisses Adjudicaes Contrato Esclarecimento Circular Relatrio Reclamao Contestao Comunicado

Oficio So comunicaes oficiais de carcter administrativo e tem

habitualmente a estrutura de carta comercial pedido de informao e

envio de elementos informativos, ou ento das circulares alteraes ou

modificaes, iniciativas ocasionais, etc.

Memoriais No memorial, refere um pedido j feito, enumerando ordenadamente as

comunicaes havidas ou as diligncias feitas sobre o assunto.

Peties Na petio, formula um pedido, argumentando e indicando, os

fundamentos com que o faz;

Procurao

Procurao um documento pelo qual algum atribui a outrem poderes

para o representar. Reverte-se de formas diferentes, conforme o acto ou

negocio que se pretende que o procurador realize.

Protocolo Protocolo esta palavra tem varias excepes, que se destacam:

A de conjunto de normas de cerimonial e cortesia a observar em

determinadas situaes (socioprofissional e administrativas);

A de livro onde os escrives de um juzo fazem a anotao de uma

audincia, ou onde uma empresa regista entregas de

correspondncia;

A de acta relativa a um acordo, congresso ou conferencia

internacional.

Atestado

Modelo de Atestado

Atesto, para os devidos fins, que conheo o Sr....,Portugues, solteiro, nascido em, ....de...de......, na cidade de Lisboa , filho de........e........., portador do Bilhete de Identidade n........., residente e domiciliado nesta cidade, na rua............, n...., nada sabendo em desabono sua conduta, at a presente data.

Lisboa, de.................de 2004

Jos.....

(Firmas reconhecidas em cartrio) Certificado

Certificado um documento que comprova que o indivduo fez algum curso

ou esteve presente em algum lugar, porm, no possui o valor de mercado

que possui o diploma.

Anncio ou Edital O anncio uma informao ou um aviso com que se participa, faz saber

ou d conhecimento de algo ao pblico.

Quando esse anncio representa uma ordem oficial ou judicial, toma o

nome, respectivamente, de edital ou de dito.

A sua redaco a que encontramos habitualmente na empresa diria,

diferindo o vocabulrio conforme as entidades emissoras (ministrios,

cartrios, cmaras, empresas, etc.).

Documentao Bancria

Cheque Letras Transferncia bancria Livranas Extractos de facturas Cartes de credito e debito

Cheque Cheque a ordem de pagamento dada pelo sacador (titular da conta) ao

sacado (banco), para que este pague a si prprio ou a um terceiro

(beneficirio) uma determinada quantia.

Letras A letra um titulo de crdito ordem, sujeito a formalidades, atravs

das quais uma pessoa sacador - ordena outra, que lhe pague a si ou a

terceiro tomador - uma certa importncia em determinada data.

Livranas A Livrana um documento atravs do qual o subscritor ou signatrio se

compromete a pagar a um beneficirio ou ordem deste um determinado

valor (valor nominal da livrana) numa determinada data (data de

vencimento).

Transferncia Bancria So operaes bancrias em que uma pessoa ou empresa (ordenante) toma a

iniciativa de colocar determinada quantia em dinheiro disposio de

outrem (beneficirio) utilizando para isso uma Instituio Bancria, ou seja,

feita uma transferncia da conta bancria do ordenante para o do

beneficirio. As operaes dentro da mesma instituio bancria chamam-se

intrabancrias e as feitas entre bancos diferentes chamam-se

interbancrias.

Cartes de crdito

um instrumento de pagamento, geralmente sob a forma de um carto de

plstico, disponibilizado pela entidade emitente ao titular para que este,

atravs do acesso a uma rede de telecomunicaes e com base na conta a

que o carto est associado, adquira bens ou servios, efectue pagamentos,

proceda a levantamentos de notas e/ou realize outras operaes. O carto

bancrio permite ao seu titular autenticar a operao que pretende

efectuar.

Alguns cartes bancrios so emitidos em associao com instituies no

financeiras e facultam aos seus titulares um certo nmero de vantagens.

Distinguem-se dos cartes que so emitidos exclusivamente por empresas,

sem interveno de instituies financeiras, e que so conhecidos como

cartes de loja, privativos ou de retalhista, mas que no so cartes

bancrios.