Métodos para elaboração de uma descrição de cargo
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Por Ricardo Vignotto Lopez - Diretor Linked RH
Métodos para elaboração de uma descrição de cargo Uma descrição de cargos é o processo que consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo, sendo a formalização, em documento escrito, das atribuições, responsabilidades e especificações dos requisitos de um cargo na organização.
Como este processo não deve ser entendido como estático ou que uma vez terminado
pode-se esquecer do assunto, devemos elaborar um método eficaz para elaboração das
descrições, o qual deve ser o mais adequado possível à sua estrutura do RH e a dinâmica da
sua empresa.
Tradicionalmente utiliza-se um dos métodos descritos a seguir, sendo que muitas vezes
costuma-se fazer uma combinação entre eles.
Observação local
Método básico que é utilizado principalmente para cargos cujas tarefas envolvam
operações manuais ou tarefas simples e repetitivas, ou seja, quando as tarefas que
compõem o cargo podem ser descritas e especificadas a partir da simples observação da
pessoa trabalhando. Em geral, é utilizado para cargos do grupo operacional. Tem como
principal vantagem a melhor compreensão dos objetivos de cada tarefa e das relações com
outros cargos, porém sua maior desvantagem está no método moroso que encarece o
processo de coleta de dados, pois exige muito tempo do profissional que faz a descrição.
Questionário
Método muito utilizado e indicado para todos os grupos ocupacionais. Geralmente
elabora-se um questionário padrão, com instruções para preenchimento, e distribui-se
para as lideranças ou colaboradores. Antes da distribuição dos questionários deve-se
esclarecer quanto aos objetivos da descrição, de modo a não deixar dúvidas quanto ao seu
verdadeiro uso. Costuma-se também fornecer um modelo já preenchido para servir como
exemplo. Tem como vantagem ser um método rápido e econômico, porém tem uma
grande desvantagem relacionada à falta de conhecimento sobre as técnicas para descrição
de cargo, o que geralmente resulta em um preenchimento incorreto ou incompleto.
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Entrevista
É o método mais amplamente utilizado, aonde, para a obtenção dos dados, o
profissional de RH conduz a entrevista, previamente estruturada, com o ocupante
do cargo, buscando obter informações essenciais sobre o cargo. Para que este
método funcione bem é necessário estruturar a entrevista em etapas. A principal
vantagem deste método é ter uma fonte de dados mais confiável e suas maiores
desvantagens estão em uma entrevista mal estruturada que gere reações negativas
por parte dos entrevistados e em seu elevado custo, pois exige profissionais de RH,
ou consultores externos, bem preparados.
1ª Etapa – Levantamento das informações gerais e agendamento da entrevista
Devem-se coletar, junto ao superior imediato da pessoa que será entrevistada,
informações gerais sobre o trabalho executado e o contexto do cargo. Muitas vezes
é a própria liderança quem será entrevistada com a finalidade da elaboração
completa da descrição.
Nesta etapa deve ser agendada a entrevista, explicando-se sucintamente o motivo
da entrevista e solicitando para que o entrevistado se prepare, pensando nas tarefas
que desempenha e em suas responsabilidades. Aconselha-se que a entrevista seja
realizada no local de trabalho do entrevistado, para deixar o entrevistado à vontade
e permitir que ele mostre exemplos dos trabalhos que realiza.
2ª Etapa – Esclarecer o objetivo da entrevista
Para que a entrevista tenha bons resultados, e transcorra em clima agradável, é
necessário conquistar a confiança do entrevistado e, para isso, aconselha-se uma
apresentação franca e cordial, esclarecendo-se ao entrevistado os objetivos da
análise do seu cargo.
É importante esclarecer que para analisar os cargos da organização é necessário
obter dados e quem mais conhece aquele cargo na organização é o seu ocupante.
Avise ao entrevistado que suas respostas serão anotadas para que seja elaborada a
descrição do cargo, a qual, posteriormente, poderá ser criticada por ele.
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3ª Etapa - Análise das atividades do cargo
Aqui são obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, sendo que a
maneira mais fácil de obter esses dados é solicitar ao entrevistado que liste suas
tarefas.
Por exemplo, se a entrevistada fosse uma secretária, esta seria uma possível lista de
atividades:
• Arquivar documentos
• Digitar cartas
• Redigir memorandos rotineiros
• Redigir cartas em inglês
Uma vez obtida a lista das tarefas, será pedido que se diga "como" são realizadas as
atividades.
Seguindo o mesmo exemplo, teríamos a seguinte lista:
• Arquivar documentos separando-os por assunto e em ordem cronológica.
• Digitar cartas baseando-se em rascunhos e utilizando editor de texto no
computador.
• Redigir memorandos rotineiros baseando-se em outros já expedidos.
• Redigir cartas em inglês traduzindo rascunhos em português escritos pelo
superior.
Caso o objetivo de cada tarefa não esteja claro, então será pedido à entrevistada que
explique os objetivos das mesmas. É claro que neste exemplo, o esclarecimento é
desnecessário, uma vez que o objetivo de cada tarefa está implícito e não teria
sentido perguntar “Por que você arquiva documentos?". A resposta natural seria
“Para manter o arquivo organizado!“. Portanto, nesta fase da entrevista devem ser
obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, quanto ao "que é feito",
"como é feito” e "por que é feito" (quando necessário).
Aqui estão alguns exemplos de perguntas gerais para desenvolver a entrevista.
Dependendo da quantidade de cargos por área a serem descritos, é comum
elaborar previamente as perguntas por área de atuação.
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• Qual o objetivo principal que o seu cargo deve alcançar?
• Quais são as principais atividades que você executa, supervisiona ou controla?
• Qual a participação do seu cargo na definição de políticas e procedimentos para
sua área?
• Como você planeja, acompanha e controla o trabalho da sua equipe?
• Quais as atividades mais complexas do seu cargo?
• Quais os principais desafios do seu cargo?
• Qual a autonomia do seu cargo?
4ª Etapa - Encerramento da entrevista e elaboração da descrição
O entrevistador lembra ao entrevistado que com os dados levantados será
elaborada a descrição do seu cargo e que, se necessário, ele retornará para
esclarecer eventuais dúvidas.
Após a entrevista, quando o entrevistador terá pleno entendimento das atividades
do cargo, será elaborada a descrição e apresentada para críticas. Normalmente
quem faz a aprovação da descrição é a própria liderança do cargo descrito.
Como um sistema de RH pode ajuda-lo com este processo?
Um sistema de RH especializado em gestão de pessoas ajudará você a conduzir
melhor seu processo de descrição de cargos. Além de manter todos seus
documentos padronizados, ele também fornecerá modelos elegantes de
visualização e uma forma prática de distribuir estes documentos com segurança
através de um portal.
Um software especializado incorporará um processo de workflow para a criação e
revisão das descrições com um formulário online e o controle do acesso as
descrições será determinado pelo RH podendo-se chegar até ao detalhamento
cargo a cargo.
Normalmente estes sistemas permitem a você criar quantos modelos de descrição
forem necessários e contam com uma enorme facilidade para descrição, revisão e
pesquisa das informações contidas em uma descrição de cargo.
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Dê adeus ao Word e Excel e ganhe produtividade, padronização e organização em
seu processo!
E-book e modelos de descrição de cargo
Este artigo tem apenas o objetivo de introduzir este assunto, pois já há um e-book
gratuito, do mesmo autor, com vários exemplos e também templates de descrição
em um site especializado sobre descrições de cargo. Digite exatamente o termo
"ebook descrição de cargos" que você encontrará este site ou procure na página do
Linkedin e Facebook do autor Ricardo Vignotto Lopez.
Este e-book tem a finalidade de te orientar da melhor forma possível à como
elaborar uma descrição de cargos de acordo com as melhores práticas de mercado.
Serão apresentadas as técnicas mais adequadas de uma maneira prática e direta,
para assim poder sanar suas duvidas em relação a este processo e auxiliar numa
gestão de pessoas mais eficiente.
Visite o site www.descricaodecargos.com.br