Mesuracao da Gestao do Conhecimento em Projetos

Universidade Federal Fluminense - LATEC

Mestrado em Sistemas de Gestão

Aluno: Rafael de Souza Ramos

Orientador: Marcius Hollanda Pereira da Rocha, D. Sc.

Niterói/RJ

2010

MENSURAÇÃO DOS RESULTADOS DA GESTÃO DO CONHECIMENTO EM PROJETOS:

ESTUDO DE CASOS EM EMPRESAS DE SERVIÇOS EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Roteiro de ApresentaçãoApresentação

Contextualização do Tema

Questão Problema

Questões Secundárias

Objetivo da Pesquisa

Objetivos Específicos

Contribuição Científica

Originalidade

Aspectos Teóricos

Revisão da Literatura

Metodologia

Resultados do Estudo de Caso

Ferramental Metodológico

Conclusões


A conjuntura econômica atual resulta em ambientes altamente competitivos, onde o conhecimento se transforma no recurso mais valioso de uma organização (Davenport e Prusak, 2003).

É necessária a utilização do capital humano na forma do conhecimento tácito de seus funcionários para que as organizações sobrevivam neste cenário (Terra, 2005).


Terra (2005) afirma que as organizações aprendem em grande medida no decorrer de seus projetos através de iniciativas de GC.

Tais ações devem considerar formas de mensuração dos resultados (Bose, 2004; Chen e Chen, 2005), validando se os objetivos estão sendo atingidos através do uso de indicadores alinhados com os objetivos de negócio da organização (Goldoni e Oliveira, 2007b).

Questão Problema

Como mensurar os resultados da gestão do conhecimento em

projetos?

Questões Secundárias

Qual é a relação entre iniciativas de GC e os resultados de projetos, no que tange as nove áreas do conhecimento em GP?

Existe alguma relação entre a utilização de programas de gestão do conhecimento e o tamanho da empresa?

Qual é o cenário atual da gestão do conhecimento em empresas de tecnologia da informação?

Objetivo da Pesquisa

Este trabalho tem como objetivo o desenvolvimento de

um ferramental metodológico que possibilite a

mensuração dos resultados obtidos em projetos a

partir de iniciativas de gestão do conhecimento.

O ferramental proposto terá como base as nove áreas do conhecimento em projetos definidas pelo PMI (2008),

criando subsídios para a melhoria contínua em práticas de gestão do conhecimento.

Objetivos Específicos

Construir um referencial teórico com o estado da arte em gestão do conhecimento e gestão de projetos

Apresentar alguns modelos de mensuração de gestão do conhecimento atuais no nível organizacional

Pesquisar em empresas de TI as formas de mensuração da gestão do conhecimento com o objetivo de gerar insumos para a composição do ferramental metodológico

Adaptar as métricas de gestão do conhecimento de nível organizacional para o nível de projetos

Contribuição Científica

•Maior exploração acerca do tema gestão do conhecimento, com a relação de modelos de mensuração existentes

• Elaboração de um novo modelo de mensuração de gestão do conhecimento em projetos, incentivando novas práticas de gestão do conhecimento focadas em resultados.

Originalidade

Na pesquisa, materiais disponíveis em diversos meios (bibliotecas, Internet etc.) foram utilizados como forma de compor um resultado final único e original.

Além disso, não foi encontrado na literatura um modelo de mensuração de gestão do conhecimento em projetos, o que reforça ainda mais a originalidade deste trabalho.

ASPETOS TEÓRICOS

GC

• Princípios Básicos

• Da Era Industrial à Era do Conhecimento

• Definição e Importância da Gestão do Conhecimento

• Classificação do Conhecimento

• Processos do Conhecimento

• Fatores de Sucesso

• Práticas de Gestão do Conhecimento

GP

• Definições prévias

• Contexto de GP

• Partes Interessadas

• Estrutura Organizacional

• Processos• Áreas do Conhecimento

• Gestão do Conhecimento em Projetos

Mensuração da GC

• A Importância da Mensuração

• Mensuração de Ativos Tangíveis e Intangíveis

• Tipos de Indicadores

• Modelos de Mensuração dos Benefícios da GC

Empresas de Serviços em TI

• Considerações Iniciais

• Micros, Pequenas e Médias Empresas

• Definição de Empresa de TI

Metodologia - ClassificaçãoClassificação

Justificativa Embasamento Teórico

Natureza Básica O ferramental será desenvolvido contribuindo para o avanço da ciência, porém, ele não será aplicado em uma empresa

A pesquisa básica consiste na geração de conhecimento para a ciência sem a aplicação prática (Silva e Menezes, 2001)

Abordagem da pesquisa

Qualitativa Não haverá métodos estatísticos e quantitativos aplicados na análise dos resultados do estudo de caso.

Os pesquisadores tendem a analisar seus dados indutivamente (Silva e Menezes, 2001)

Tipo da pesquisa

Exploratória Maior exploração dos temas GC e GP

Tornar o tema mais explícito (Gil, 2008)

Metodologia - ClassificaçãoClassificação

Justificativa Embasamento Teórico

Procedimentos técnicos

Bibliográfica

Como fonte bibliográfica, foram utilizados livros, sites, periódicos, teses e dissertações

Pesquisa em livros, sites, periódicos, teses e dissertações (Gil, 2008)

Estudo de caso

Conhecer como as empresas hoje mensuram os benefícios da GC nos projetos e responder às questões apresentadas anteriormente.

Estudo do objeto de pesquisa de modo a ter mais conhecimento do mesmo (Gil, 2008) e visa responder às questões do tipo “como” e “por que” (Yin, 2001)

Metodologia - ClassificaçãoClassificação Justificativa Embasamento Teórico

Técnica de coleta de dados

Levantamento bibliográfico

Os assuntos serão explorados por meio de pesquisa em diversas fontes bibliográficas

Pesquisa para a composição da revisão bibliográfica (Silva e Menezes, 2001)

Entrevista semi-estruturada

Será aplicada uma entrevista aos funcionários do nível estratégico das organizações estudadas, com certo de grau de liberdade para o autor

Não existe rigidez de roteiro (Silva e Menezes, 2001)

Observação assistemática

Não haverá métodos pré-definidos para a observação dos registros de projetos passados da organização

Não tem planejamento e controle previamente elaborados (Silva e Menezes, 2001)

Observação individual

Será conduzida somente pelo pesquisador

Realizada por um pesquisador (Silva e Menezes, 2001)

Questionário Será aplicado um questionário aos colaboradores da organização.

Série ordenada de perguntas que devem ser respondidas por escrito pelo informante (Silva e Menezes, 2001)

Estudo de Caso – Universo da pesquisaOrganizações de TI

O motivo para a escolha de organizações de TI deve-se ao fato de que, nestas empresas, o principal negócio é o conhecimento.

Davenport e Prusak (2003) classificam as empresas de software como vendedoras de ideias incorporadas em linhas de código.

Desta forma, práticas de GC, como a necessidade de incorporação de experiências anteriores e utilização das melhores práticas nesses projetos, são essenciais para a sobrevivência do negócio.

Estudo de Caso – Amostra

O estudo de caso englobará todos os níveis da organização:

alta gerência (entrevista)

áreas tática e operacional (questionário)

Espera-se com isso que as práticas de gestão do conhecimento na organização, se existirem, sejam disseminadas a todos os níveis.

Estudo de Caso – Coleta de Dados

Entrevista semi-estruturada | Observação | Questionário

Foi aplicada uma entrevista semi-estruturada aos colaboradores do nível estratégico das organizações, tais como diretores e CEOs, a fim de verificar como os benefícios da GC estão sendo mensurados hoje e se as práticas de GC focadas em mensuração apresentam melhores resultados.



Pelas características da pesquisa, ela será desenvolvida a partir de uma observação assistemática e individual: assistemática, pois não há um planejamento pré-definido para análise dos projetos desenvolvidos pela empresa; individual, pois será feita somente pelo pesquisador.



Um questionário foi aplicado a alguns colaboradores dos níveis tático e operacional da organização, a fim de verificar como os benefícios da GC estão sendo mensurados hoje e se as práticas de GC focadas em mensuração apresentam melhores resultados.

•Dados do respondente

•Percepção do entrevistado quanto ao nível de conhecimento em GC

•GC na organização: utilizado parte do método OKA (Fonseca, 2006), focando em pessoas, processos e sistemas

•Mensuração dos benefícios da GC na organização

Limitações da Pesquisa

O método escolhido para a pesquisa pode apresentar algumas limitações, conforme a seguir:

• no que tange às informações disponibilizadas pela organização, é possível que informações sejam omitidas ou distorcidas, pelo fato de a organização considerá-las sigilosas ou objetivando enaltecer determinadas ações de GC praticadas pela empresa;

• no que tange ao objeto estudado, é possível generalizar as conclusões oriundas deste trabalho a todas as empresas que possuem práticas de GC, por suas características de negócio e porte.

Sintetização da Pesquisa

Escolha do tema e justificativa

Escolha do tema e justificativa

Formulação do problema

Formulação do problema

Determinação de objetivos e questões

Determinação de objetivos e questões



Estudo de casoEstudo de caso

Conclusões da bibliografia

Conclusões da bibliografia

Relatório do estudo de caso

Relatório do estudo de caso

Considerações finais

Considerações finais

Desenvolvimento do modelo de mensuraçãoDesenvolvimento do modelo de mensuração

Resultados do Estudo de Casos

100% das empresas pesquisadas não possuem sequer um programa

formal de GC e não mensuram os benefícios de nenhuma atividade ligada ao conhecimento.

Compreendo os con-ceitos de GC, sua im-portância, processos e

principais práticas19%

Conheço a GC de forma razoável

22%Conheço muito pouco

sobre GC33%

Ainda não conheço GC26%

Considerando as definições acima, como você classifica seu nível de conheci-

mento pessoal sobre gestão do conhec-imento (GC)?


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Práticas de gestão do conhecimento das organizações pesquisadas

Resultados do Estudo de CasosEm relação às atividades patrocinadas pela organização, destacam-se: treinamentos de recepção de novos funcionários (lembrado por 24 entrevistados), treinamentos internos (21) e certificação profissional (15).

Comunicação entre níveis hierárquicos distintos e entre unidades ou divisões é essencial para o sucesso de políticas de GC. 77% dos entrevistados acreditam que a comunicação entre níveis hierárquicos distintos é um pouco boa, boa ou muito boa. Já entre unidades ou divisões distintas, 59% sugerem que a comunicação é não muito boa ou nada boa.

Sobre planos de capacitação, a realidade está distante do ideal: somente 14% conhecem um plano desse tipo para toda a organização, nenhum entrevistado indicou conhecer planos de capacitação para unidades específicas e 29% disseram conhecer planos de capacitação para cada funcionário individualmente.


05

1015202530

Sistemas presentes nas organizações pesquisadas

Ferramental MetodológicoPrimeiro passo | Uma nova área do conhecimento em GP: Gerenciamento do Conhecimento

A proposta para este trabalho é apresentar uma nova formação de processos ligados à gestão do conhecimento, adaptando os processos propostos por Sabbag (2009) às demais recomendações pesquisadas através da bibliografia.

Também haverá adaptações em alguns processos já existentes no PMBOK (PMI, 2008), para que possam contemplar as atividades decorrentes do gerenciamento do conhecimento em projetos, que serão detalhadas mais adiante.

Ferramental MetodológicoSegundo passo | Revisão dos processos de GP

Ferramental MetodológicoTerceiro passo | Desenvolvimento do Modelo

Ferramental MetodológicoQuarto passo | Sugestão de Indicadores

• Número de ideias e inovações oriundas da equipe do projeto e incorporadas aos processos organizacionais

Gerenciamento da integração

• Redução de divergências de entendimento de escopoGerenciamento do escopo

• Redução de lead-timeGerenciamento do tempo

• Redução de custos quanto à inovação• Valor da marca

Gerenciamento do custo

• Iniciativas de melhorias operacionais• Satisfação do cliente

Gerenciamento da qualidade


• Novas competências alinhadas ao plano de desenvolvimento da empresa

• Nível de satisfação dos colaboradores• % de retenção de talentos

Gerenciamento de recursos humanos

• Percepção das partes interessadas quanto aos meios de comunicação no projeto

• Redução do número de e-mails enviados e recebidos• Estatísticas de utilização da intranet, redes sociais, portais

corporativos e sistemas ligados ao projeto• Quantidade de edições ou atualizações feitas nos

documentos do projeto• Feedback dos usuários do sistemas ligados ao projeto

Gerenciamento das comunicações


• Número de riscos negativos evitados ou mitigados a partir do programa de gestão do conhecimento

Gerenciamento dos riscos

• Índice de recebimento no prazo de produtos ou serviços por parte dos fornecedores

• Participação de fornecedores nos sistemas de colaboração do projeto

Gerenciamento das aquisições

• Número de registros de conhecimento consultados• Número de pessoas que compartilham conhecimento• Tempo médio para encontrar informações do projeto

Gerenciamento do conhecimento

Conclusões•Se o conhecimento pode e deve ser gerido a nível organizacional, é possível afirmar da mesma forma que essa preocupação deve existir no nível de projetos.

•Como 59% dos entrevistados afirmaram conhecerem pouco ou nada sobre GC, é necessária uma maior divulgação da gestão do conhecimento em organizações de tecnologia da informação - tal divulgação é baseada na literatura que recomenda um efetivo apoio da alta administração a ações deste tipo

•O fato de 100% das empresas estudadas não possuírem um programa formal de GC mas, por outro lado, ter sido verificada a existência de diversas práticas ligadas ao conhecimento nessas organizações, mostra que as ações estão sendo implementadas de forma isolada - tal medida tende a gerar maior dificuldade na apuração dos resultados como um todo e possui maior facilidade de ser descontinuada

Conclusões

•Somente 29% dos entrevistados disseram conhecer um plano de capacitação individual para os funcionários, indicando que não basta existir ações ligadas ao conhecimento – é necessário que elas estejam dentro de um plano de capacitação

•A necessidade de melhora na comunicação entre unidades ou divisões distintas, derrubando possíveis barreiras que impedem a disseminação do conhecimento por toda empresa.

Conclusões•A elaboração do ferramental metodológico uniu insumos encontrados na bibliografia e empresas estudadas. Para que ele fosse desenvolvido, partiu-se da premissa que não seria necessário algo completamente novo.

•Por este motivo, o ferramental utilizou algumas áreas do conhecimento em gerenciamento de projetos e, através dele, foi proposta a área específica de gerenciamento do conhecimento.

•Evitando somente o lado conceitual, também foram propostos vários indicadores que podem facilmente ser utilizados no ambiente de projeto e que fornecerão resultados para que a GC seja cada vez mais aprimorada neste cenário.

Conclusões

•Como recomendação para novas pesquisas, sugere-se investigar os motivos pelo qual a gestão do conhecimento ainda é pouco presente nas micro e pequenas empresas, de acordo com os resultados dos estudos de casos.

•Uma outra ótica interessante seria levantar o custo médio da implementação de um programa de gestão do conhecimento, que certamente despertaria maior interesse em empresas que ainda não possuem programas deste tipo.

•Estudos futuros também poderão utilizar o ferramental proposto neste trabalho (método e indicadores) em empresas que trabalhem por projetos. Assim, será possível validar o lado prático desta pesquisa.

Obrigado!

“A alegria que se tem em

pensar e aprender faz-nos pensar e

aprender ainda mais”

Aristóteles

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