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Manual do Sistema UnionWeb Condominium

Última atualização: 15 de janeiro de 2016

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UnionWeb Condominium

Esse manual contém explicações técnicas de configuração e manutenção administrativa.

Não deve ser repassado para moradores, é para utilização da Administradora ou responsável para o bom

funcionamento da ferramenta.

Disponibilizamos arquivo contendo manual para moradores, solicite ao nosso Depto Comercial.

O Acesso ao sistema poderá ser realizado de 2 formas:

– Segunda Via de Boleto Expresso

Sem a necessidade de digitação de login e senha

– Acesso a todo o sistema com login e senha

Acesso a balancetes, Extratos, entre outros relatórios.

ÍNDICE

Item Página

Boleto Expresso 2

Login de Administrador 3

Manutenção de usuários 3 Permissões de acesso (Grupos) Cadastros pendentes (Feitos pelo morador) Criação de logins e cartas

5 7 7

Configuração Segunda Via de boleto 10 Configuração do condomínio Configuração FrontPage Criar enquetes

11 12 12

Avisos por e-mail Configuração avisos automáticos

13 14

Biblioteca de documentos 15

Livro de Ocorrência 18

Gerenciar Livro de Ocorrência 19

Reservas (Configuração, controle de aprovação) 20

Alternar cadastros (trocar o Condomínio) 24 Controle de consumo do UnionWeb Ativar Condomínios no UnionWeb Excluir documentos de condomínios inativos

24 24 26



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Boleto Expresso – Ao clicar no botão Segunda via, o morador poderá ter

acesso a segunda via do seu boleto atualizada com multa e juros:

Informe o número de um boleto antigo, não

necessariamente o que está em aberto, pode ser

informado qualquer boleto antigo em aberto ou já

pago da unidade.

Serão listados todos os boletos em aberto dentro do

prazo de pagamentos.

Clique no boleto desejado para gerar:



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Área Restrita – Acesso com login e senha:

Na tela inicial do seu site Informe dos dados abaixo (fornecido pela uniondata no momento da instalação

do sistema:

Login: admin

Senha: admin

Importante: Troque esses dados de acesso:

No Módulo Condominium Menu> Pessoal > Meus dados

(1)- Altere seus dados cadastrais e clique no botão gravar

(2) Altere sua senha e clique no gravar



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01 - Manutenção de Logins:

Módulo>Administração>Cadastro>Usuário

Módulos > Administração Menu> Cadastros> Usuários

Na tela de Manutenção de Usuários, selecione no item “Tipo” a opção “Unidade”, Escolha o condomínio e a

unidade e clique no botão “Procurar”:



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Na próxima tela altere os dados cadastrais:

(01) - Preencha os dados cadastrais do proprietário

(02) - Categoria – Usuário / Função – Não altere essa opção

(03) - Configurações dos campos:

Administrador – Marque essa opção apenas para os usuários da administradora.

Ativo – Para ativar e bloquear o acesso ao sistema

Período Liberado – Para liberar a consulta da prestação de contas independente de fechamento no sistema

local (Normalmente apenas o usuário do Síndico tem esse acesso)

Recebe avisos por e-mail – Para bloquear ou liberar o recebimento dos avisos do sistema

Após selecionar todas as opções da unidade, clique no gravar (4) e voltar (5)

Na próxima tela, clique no botão e-mail:

A unidade irá receber um e-mail de boas vindas com o login e senha de acesso ao portal:

Obs: Todas as unidades já são geradas com um login e senha aleatório pelo sistema, esses dados de

acesso poderão ser alterados a qualquer momento.



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02 - Permissões de acesso:

Módulo>Administração>Cadastro>Grupos

Acesso somente para usuários da administradora:

Módulos > Administração Menu> Cadastros> Grupos

Nessa tela o administrador irá marcar os itens do menu que ficarão

liberados para consulta por todos os moradores, síndicos, funcionários, ou

qualquer outro grupo que deseja ser criado:

Selecione as opções que cada grupo irá ter acesso. Clicando para marcar

ou desmarcar cada item correspondente.

É importante que os grupos estejam com as permissões de acesso

configuradas para que cada usuário visualize somente o que for

adequado.

Dicas:

• A área administração - (Enquetes, Avisos e Ger. Arquivos) somente a

administradora deverá ter acesso, indicamos que o síndico não tenha

permissão para cadastros desses itens, pois eles dão acesso a

postagem para um ou todos os condomínios.

• A área Recursos Humanos - só poderá ser acessado pelo síndico, pois

refere-se a solicitações relacionado ao depto. pessoal que são

enviadas para o email cadastrado.

• A área Config - deverá ser acessado somente pela Administradora.



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03 – Cadastros Pendentes:

Módulo>Administração>Cadastro>Pendentes

Nesse campo serão listados os cadastros que estão pendentes para serem ou não aprovados. Tais cadastros

referem-se aos logins criados pelo próprio usuário e necessita de aprovação para utilização.

Clique no botão “analisar” para conferir e vincular o cadastro com o Condomínio, unidade e nome do

proprietário cadastro no sistema local.

04 – Criação dos logins e das cartas:

Menu>Módulos>Cadastros>Usuários

No menu “Cadastros”, opção “Usuários”:

01 – Selecione o tipo Unidade

02 – Selecione o condomínio

03 - Clique no botão “GERAR POR CONDOMÍNIO”.



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Login do síndico

Selecione o condominio e no campo “grupo padrão” deixe selecionado “não gerar”. Na parte debaixo da

tela estarão listadas todas as unidades, na unidade do síndico selecione a opção “síndico” e clique no botão

gravar localizado no final da tela.

Login dos moradores

Após selecionar o condomínio, informe o grupo no campo “grupo padrão”, por exemplo Morador, role a

tela até o final e clique no botão gravar.

Gerar cartas dos logins para todas as unidades

Depois que os logins tiverem criados, ao acessar essa tela todos serão listados, clique na opção “Gerar

Carta”.



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Informe todos os dados da administradora e o logo em formatos: JPG, JPEG, GIF ou PNG.

Quando o morador não lembrar o login e senha que já estava utilizando

Nessa tela de Cadastro> Usuários, no campo “Tipo”

selecione “Unidade”, depois selecione o “Condomínio”, e a

“unidade” e clique no botão “Procurar”.

Os logins serão listados, clique no botão “email”, para enviar

os dados correspondentes ao email cadastrado.



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05 – Configuração de Segunda Via de Boleto:

Módulo>Condominium>Config>Config Segunda Via

Preencha os campos necessários e assinale as opções correspondentes.

Caso esses parâmetros sejam iguais para todos os condomínios, marque a

opção “Repetir a mesma configuração para todos os condomínios”:

06 – Configurando o Condomínio:

Módulo> Condominium> Config > Config Condomínio

Nessa tela será possível configurar a visualização de relatórios, e a

personalização do modelo de balancete, entre outros.

A foto do condomínio, mensagem de boas vindas aparecerão na página

inicial de acesso.



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07 – Configuração da FrontPage:

Módulo Condominium> Config> Config Frontpage

Selecione “Sim” para as opções que ficarão disponíveis na home.



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08 – Criar Enquetes

Clique no botão ‘Nova enquete”, abrirá a tela para digitar a pergunta e as

respostas, sendo que pelo menos duas respostas são obrigatórias.

Insira a data de vigência da enquete. Nessa tela existe a opção de repetir

para todos os condomínios.

09a – Envio de avisos por e-mail:

Menu> Administração> Avisos

Nessa tela poderão ser criados avisos para um ou todos os condomínios.

Clique no botão “novo Aviso” para redigir o texto. Todos os avisos criados

ficarão listados e ordenados por data.

Esse aviso será enviado por email para todos os moradores cadastrados e

também ficará disponível na tela inicial do portal



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09b – Avisos Automáticos

O sistema gera dois avisos automáticos, sendo um para comunicar o novo boleto disponível para impressão e também quando o novo balancete é fechado.

As configurações devem ser realizadas para esse procedimento.

No sistema local acesse Condominium> Diversos> Disparo de avisos – Union Web

Nessa tela deverá ser digitado o texto do aviso. Os avisos ficarão ativos somente quando a opção estiver marcada.



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Após configurar esses avisos, se atente aos procedimentos

necessários para a liberação da emissão e liberação do período

fechado:

Condominium> Rateio> Processamento do rateio

Assinale a opção “Bloquear impressão” dessa maneira, a emissão poderá ser concluída e conferida.

Condominium> Rateio> Liberação de emissões

Após informar o condomínio, serão listadas do lado esquerdo

da tela, as emissões a serem liberadas, selecione para o lado

direito. Clique no botão “processar”, para concluir.



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Condominium> Prestação de contas> Botão Fechamento

Clique no botão “Fechamento” para ser

selecionado o período correspondente.

Informe a data do fechamento (último

dia do fechamento do balancete).

Selecione os condomínios

correspondentes e clique no botão

“Gravar e Enviar”.

10 – Publicação de documentos:

Menu> Condomínio> Documentos

Serão listadas as pastas existentes. Elas podem ser editadas clicando no botão

“1”.

Poderá ser parametrizado quem terá acesso aos documentos postados em cada

pasta.



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Para criar nova pasta, clique no botão corresponde.

Insira o nome da pasta e selecione quais os grupos terão acesso aos documentos postados.

Clique no nome da pasta a ser inserido documento.

O documento poderá ser digitado ou inserido como anexo.

Clique no botão “novo” para inserir o documento.

Obs. Os documentos que forem postados poderão

ser editados ou excluídos conforme botões

disponíveis.

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Insira o título e a data correspondente. No

campo inferior deverá ser digitado o texto

referente a postagem.

Para anexar documento, como scaneado ou

em PDF, no campo do texto escreva “em

anexo”, e clique no botão “Gravar”.

Depois acesse esse post para anexar o

documento.

Clique no botão “Adicionar Documento”

para seleciona-lo. Aguardo a conclusão do

Upload. E clique no botão “Voltar”.

11a – Livro de Ocorrências:

Menu> Condomínio> Adm. Do Livro de Ocorrências

Nessa tela serão adicionadas as ocorrências. Para esse procedimento o tipo de livro deverá ser criado.

Clique no botão “Editar” para criar ou excluir os livros de ocorrências, essa opção deverá estar disponível

apenas para o administrador do sistema (verifique grupo permissões).



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Os Tipos de Livro ficarão disponíveis para seleção quando for adicionada uma nova ocorrência.

Para adicionar a ocorrência, clique no botão corresponde.

Quando alguém inserir uma nova ocorrência, será encaminhado um email ao administrador e este poderá

ser respondido diretamente no site, clicando em “ Adm. Do Livro de Ocorrências”, conforme explicado no

item a seguir.



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11b – Gerenciar Livro de Ocorrências:

Menu> Condomínio> Adm. Do Livro de Ocorrências

Em Gerenciar ocorrências visualize todas as ocorrências registradas pelos moradores. Clicando na

ocorrência abrirá a caixa de diálogo, com opções de responder ou excluir, nessa tela poderá ser feito o

acompanhamento dos comentários.

Na Aba Relatórios acompanhe todas as ocorrências já registradas com opções de filtragem:

Na Aba Emails, informe o e-mail padrão que receberá o registro das ocorrências (no caso de ser na administradora) ou informe o e-mail individual de cada responsável por condomínio.



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12 – Reservas de equipamentos:

Menu> Reservas> Configurações

Configure o e-mail do responsável que receberá o aviso das reservas realizadas ou informe o e-mail

individual de cada responsável:

Menu> Reservas> Tipo de Equipamento

Cadastre os tipos de equipamentos de cada condomínio, clique no botão novo para inseri-los.

Menu> Reservas> Equipamento

Selecione o tipo de equipamento para adicionar as permissões para cada um deles, ou seja, cada

parâmetro configurado nessa tela é o que será apresentado para o morador quando acessar a área da

reserva desse equipamento.



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“Equipamento controlado” essa opção deverá ser marcado quando é necessário aprovação para utilização

do equipamento. Em casos de reserva sem necessidade de aprovação não demarque.

Poderá ser cadastrado mais de um equipamento para cada tipo, por exemplo:

churrasqueira 1

churrasqueira 2

churrasqueira 3

Menu> Reservas> Solicitação de Reservas

Aba Solicitação de reserva

Essa tela ficará disponível para o morador realizar a reserva, deverá ser selecionado o tipo de equipamento

e depois o equipamento específico. Abrindo a agenda deverá selecionar na nada correspondente. As datas

e horários disponíveis serão conforme a configuração de cada equipamento, conforme vimos

anteriormente.



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Menu> Reservas> Solicitação de Reservas

Aba Minhas reservas

Cada morador poderá visualizar todas as reservas já realizadas e o status de cada uma.

Menu>Reservas>Aprovação de Reservas

Aba Reservas aguardando aprovação

Escolha a reserva e clique no botão “Analisar“ para visualizar a situação financeira da unidade e escolha as

opções: “Aprovar” ou “Reprovar”

Na reprovação escreva o motivo para o morador receber essa informação por email:



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Menu> Reservas> Listagem de Reservas

Visualize todas as reservas utilizando os filtros para o relatório:

13 – Como o Administrador troca/alterna o cadastro que está utilizando

Para publicar avisos, enquetes e documentos é necessário acessar em cada condomínio correspondente.

Para fazer essa alteração de prédio à prédio siga o passo-a-passo abaixo:

Clique no ícone de usuário para selecionar o condomínio, conforme a lista na lateral. Depois selecione uma

unidade (simbólica apenas para concluir o login).



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14 – Como ativar condomínios no UnionWeb:

Módulo> Administração> Sistema> Consumo

Nessa tela ficará disponível a visualização do consumo no UnionWeb, tanto de condomínios ativos quanto

de MBs da Cota de Disco (documentos, fotos postadas).

Também ficará disponível a opção de ativar condomínios:

Clique no botão “Lista de condomínios Habilitados”, depois clique no botão “incluir condomínio” para

seleciona-lo.



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15 – Como excluir os documentos postados dos Condomínios que não estão mais ativos

Módulo> Condominium> Administração> Ger. Arquivos.

Selecione os documentos correspondentes e no botão “Excluir selecionados”

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