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Manual Sistema GELIC Responsável Versão Data Lorena Ribeiro 1.0 30/11/2015
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Manual Sistema GELIC
Responsável Versão Data
Lorena Ribeiro 1.0 30/11/2015
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SUMÁRIO
I. GLOSSÁRIO ..................................................................................................... 6
II. O QUE É A GELIC ......................................................................................... 7
1. Sobre a GELIC .......................................................................................... 7
Missão, Visão e Valores. ................................................................................ 7
2. Organograma GELIC ................................................................................ 8
III. GELIC & VOLKSWAGEN ............................................................................... 9
1. Escopo de atuação da GELIC junto à Volkswagen do Brasil ................. 10
2. A atuação da GELIC em detalhes .......................................................... 10
Prospecção de oportunidades junto ao poder público ............................... 10
Orientação especializada sobre participação em cada edital ..................... 11
Preparação de Documentação e envio por Correio, Rodoviário ou Aéreo. 12
Acompanhamento do Resultado das participações .................................... 12
Elaboração de relatórios estatísticos .......................................................... 13
3. Fluxograma de atuação da GELIC, Concessionários e Fábrica .............. 14
IV. GELIC & ASSOBRAV ................................................................................... 15
V. COMUNIQUE-SE COM A GELIC ................................................................. 15
1. Canais de contato ................................................................................. 15
2. Regras de comunicação ........................................................................ 15
VI. SISTEMA GELIC .......................................................................................... 17
1. Acesso ao sistema ................................................................................. 17
2. Cadastro e novos usuários .................................................................... 19
3. Funcionalidades do Sistema GELIC ....................................................... 22
Licitações ..................................................................................................... 23
Documentos ................................................................................................ 24
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Relatórios ..................................................................................................... 25
Feriados ....................................................................................................... 26
Usuários ....................................................................................................... 27
Alterar Senha ............................................................................................... 27
Legendas e Símbolos ................................................................................... 28
VII. COMO LOCALIZAR AS LICITAÇÕES DISPONÍVEIS ...................................... 30
1. Filtros .................................................................................................... 30
2. Lista ....................................................................................................... 32
3. Mapa ..................................................................................................... 33
VIII. COMO ACESSAR AS LICITAÇÕES ............................................................... 35
1. Oportunidades ...................................................................................... 35
2. Varal ...................................................................................................... 35
3. APL ........................................................................................................ 37
4. Em Participação .................................................................................... 39
5. Resultado Perdidas ............................................................................... 39
6. Resultados Ganhas ................................................................................ 40
7. Calendário ............................................................................................. 41
8. Acesso a uma licitação específica ......................................................... 44
Cabeçalho .................................................................................................... 44
Número de Identificação ............................................................................. 47
Objeto .......................................................................................................... 48
Importante................................................................................................... 48
Itens ............................................................................................................. 49
IX. COMO ACEITAR OU DECLINAR UMA LICITAÇÃO ...................................... 49
1. Sem Interesse ........................................................................................ 51
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2. Aceite .................................................................................................... 52
X. COMO PREENCHER A APL DIGITAL ........................................................... 53
XI. COMO ACOMPANHAR AS LICITAÇÕES ..................................................... 60
1. Novas Licitações .................................................................................... 60
SMS .............................................................................................................. 61
E-mail ........................................................................................................... 62
2. Mensagens e Anexos ............................................................................ 63
Mensagem ................................................................................................... 63
Anexos ......................................................................................................... 64
3. Rastreamento de envelopes ................................................................. 65
XII. COMO PARTICIPAR DAS LICITAÇÕES ........................................................ 66
1. Pregão Eletrônico .................................................................................. 66
Conteúdo do edital ...................................................................................... 66
Solicitações de esclarecimento ................................................................... 67
Cadastramento de propostas ...................................................................... 67
Abertura e julgamento de propostas .......................................................... 67
Sessão de lances .......................................................................................... 68
Aceitação e habilitação ............................................................................... 69
Recursos e Contra razões ............................................................................ 70
Adjudicação e homologação ....................................................................... 70
2. Pregão Presencial .................................................................................. 70
3. Resultados ............................................................................................. 72
XIII. ACOMPANHAMENTO DOS RESULTADOS ................................................. 73
XIV. FAQ ........................................................................................................... 73
1. Geral ...................................................................................................... 73
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O que é licitação? ........................................................................................ 73
Quais as modalidades de licitação?............................................................. 74
Qual a documentação de habilitação exigida pela Lei 8.666/93? .............. 74
O que é SRP - Sistema de Registro de Preços? ............................................ 76
Dicas GELIC .................................................................................................. 77
2. Sistema GELIC........................................................................................ 77
Como mantenho meus dados cadastrais atualizados? ............................... 77
Como as licitações são divididas entre concessionários? ........................... 78
Quem tem preferência no aceite das licitações? ........................................ 78
O que é D.E.P.? ............................................................................................ 79
O que é o prazo limite? ............................................................................... 79
Como funcionam os status das licitações? .................................................. 79
Como faço para inserir uma licitação no sistema? ..................................... 79
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I. GLOSSÁRIO
ADVE – Área Demarcada de Vendas
APL – Autorização de Participação em Licitação
ASSOBRAV – Associação Brasileira de Distribuidores Volkswagen
CC – Concorrência
CV – Convite
DN - Dealer Number
EPP – Empresa de Pequeno Porte
ID – Código de identificação de licitações no Licitações-e
ME – Microempresa
OC – Ordem de compra do BEC (Bolsa Eletrônica de Compras de SP)
PE – Pregão Eletrônico
PP – Pregão Presencial
SICAF – Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores
SRP – Sistema de Registro de Preços
TP – Tomada de Preços
UASG – Unidade Cadastradora do Sistema SICAF
VW – Volkswagen do Brasil
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II. O QUE É A GELIC
1. Sobre a GELIC
A GELIC é especializada na Gestão das Licitações para empresas das mais
diversas áreas e tem seu foco no Monitoramento, Análise e Participação das
Licitações Brasileiras. Nossos clientes contam com dedicação exclusiva, pois atuamos
com o princípio da reserva de mercado.
Nosso quadro de colaboradores é composto por profissionais altamente
qualificados e foi concebido pela experiência, de mais de 20 anos, dos sócios
fundadores na área de Compras Governamentais. Além da qualificação acadêmica,
teórica e prática de nossos colaboradores, nossa empresa prima pelo constante
aperfeiçoamento e excelência de sua equipe, utilizando ao máximo recursos para o
aprendizado contínuo que auxilie a criar condições de movimentação e expansão do
mercado público para seus clientes. Aliada às questões humanas estão as inovações
tecnológicas da GELIC que proporcionam maior interação, controle e
acompanhamento das vendas governamentais em âmbito nacional por meio do
sistema online de gestão de licitações GELIC.
Nossa expertise promove maior participação nos processos licitatórios, e nossa
forma de atuação, com prontidão e agilidade em todos os processos, promove maior
alcance de processos licitatórios. Assim a GELIC viabiliza o crescimento dos clientes e
maiores resultados de forma perene, no segmento de Vendas Governamentais no
Brasil.
Missão, Visão e Valores.
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2. Organograma GELIC
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III. GELIC & VOLKSWAGEN
A parceria entre a Volkswagen do Brasil e a GELIC vem para trazer maior
velocidade e precisão no atendimento das demandas dos concessionários no
segmento de Compras Governamentais.
O objetivo da GELIC é auxiliar os concessionários em seu dia a dia, facilitando o
processo de participação em licitações, seja através da disponibilização de
oportunidades em todo território nacional, da análise qualificada de editais de licitação
e esclarecimento de dúvidas ou através da rápida e eficiente logística de envio de
documentos habilitatórios.
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1. Escopo de atuação da GELIC junto à Volkswagen do Brasil
A GELIC compreende a rotina destinada à prospecção, preparação e envio de
documentação, acompanhamento de licitações e geração de relatórios gerenciais.
Além das atividades diárias, a GELIC promoverá uma série de treinamentos
para a capacitação e aperfeiçoamento da atuação dos concessionários em processos
licitatórios.
Em contrapartida, a decisão de participação em cada licitação, definições
comerciais de veículos e valores a serem cotados e a participação, presencial ou
eletrônica, nas licitações sempre será́ responsabilidade da Fábrica e dos
concessionários devidamente autorizados e regularizados para essa finalidade.
2. A atuação da GELIC em detalhes
Para fomentar a atuação dos concessionários junto às Compras
Governamentais a GELIC propõe o oferecimento dos seguintes serviços a toda rede de
concessionários Volkswagen:
Prospecção de oportunidades junto ao poder público
Mapeamento de oportunidades e obtenção de editais
A GELIC faz diariamente a busca de avisos de publicação de editais com o
objeto compatível com a Volkswagen do Brasil - Aquisição de veículos - no âmbito
federal, estadual e municipal, através de múltiplos canais de informação. Esse
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processo chamamos de Prospecção. Todo aviso em potencial passa para a aquisição
do edital da licitação. Com o edital em mãos a equipe da GELIC parte para a pré
análise do instrumento convocatório e caso o edital seja de fato pertinente à
Volkswagen ele é cadastrado no sistema online da GELIC para acesso da Fábrica e dos
concessionários.
Nessa fase do processo pode haver a necessidade da ação conjunta da GELIC
com um concessionário Volkswagen. Caso um aviso de licitação traga a
obrigatoriedade da retirada presencial do edital o concessionário interessado deve
fazer a retirada do edital e posterior envio à GELIC para análise e inserção no sistema.
O concessionário também pode ter acesso ao edital da licitação antes da GELIC,
nessa situação ele também deve fazer o envio do edital para análise prévia e inserção
no sistema online da GELIC.
Indicação de esclarecimentos, impugnações e recursos
Durante a prévia análise de um edital a equipe GELIC pode verificar possíveis
limitações à participação da Volkswagen, direcionamentos a outras marcas e outras
situações que impeçam ou dificultem a participação da Volkswagen na licitação.
Nesses casos pode haver a ação imediata da GELIC ou a indicação da necessidade de
uma ação da Fábrica ou do concessionário. Neste último caso a equipe da GELIC
orientará os concessionários sobre os procedimentos que devem ser seguidos para
possibilitar a participação na licitação.
Orientação especializada sobre participação em cada edital
Análise completa dos editais
Cada licitação aprovada por um concessionário passa por uma profunda análise
técnica no que diz respeito aos procedimentos licitatórios, às exigências habilitatórias
e condições de fornecimento.
Para cada processo é elaborado um Checklist de participação que contém as
principais informações da licitação e suas condições de participação, no que tange à
elaboração do Credenciamento, Proposta de Preços e Documentos de Habilitação. As
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informações pertinentes a aquisição em si, como prazos, descritivo dos veículos a
serem adquiridos, volume de aquisição, necessidade de transformações, exigências de
garantia, cronograma de entrega e pagamento, entre outros também fazem parte
desse formulário para melhor orientação dos concessionários interessados em
participar da licitação.
Indicação de esclarecimentos, impugnações e recursos
Esta fase de análise também possibilita a identificação de novos pontos de
questionamento que podem ser tratados diretamente pela GELIC, ou indicados para
ação da Fábrica ou do concessionário participante. Novamente, caso haja necessidade
de ação direta do concessionário, esse contará com todo o suporte da GELIC.
Preparação de Documentação e envio por Correio, Rodoviário ou Aéreo
Preparação e envio de documentos
Após análise aprofundada e mediante a aprovação da participação na licitação
pela Fábrica, a GELIC preparará toda a documentação necessária para cumprimento
das exigências do edital, indicando, previamente, quaisquer necessidades de atuação
dos concessionários nesse sentido. Essa documentação será distribuída aos
concessionários em todo território nacional, de acordo com as Áreas de Venda
Demarcadas (ADVE).
Acompanhamento do Resultado das participações
Acompanhamento e registro dos resultados
Todas as oportunidades de licitações registradas no sistema GELIC, tenham
participação da Volkswagen ou não, serão acompanhadas pela equipe da GELIC.
Os resultados dessas licitações serão disponibilizados no sistema online para
registro e notificação da Fábrica e dos concessionários. Esses resultados ajudarão a
compor os relatórios gerenciais que estarão disponíveis para os concessionários
(referentes a suas licitações) e para a Fábrica (referentes a todos as licitações no
sistema online GELIC).
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Acompanhamento dos pedidos e empenhos
As licitações ganhas serão acompanhadas até o final pela GELIC. Após a
homologação da licitação a GELIC fará o acompanhamento da assinatura da Ata de
registro de preços ou do Contrato, quando for o caso. Acompanhará também o
recebimento de ordens de fornecimento ou empenhos em entregas imediatas. A GELIC
auxiliará os concessionários na conferência desses documentos com relação aos editais
da licitação para liberação da entrega dos veículos cotados.
Acompanhamento da entrega dos veículos
Uma vez liberados para a entrega dos veículos, a GELIC acompanhará os
concessionários auxiliando-os a cumprir os prazos de entrega estipulados em edital.
Nessa fase o concessionário deve colher as devidas assinaturas no Termo de
Recebimento do Órgão comprador e disponibilizá-lo no sistema online.
Finalizada a entrega a GELIC acompanhará o faturamento e pagamento dos
veículos, orientando os concessionários em caso de irregularidades por parte dos
Órgãos nessa fase.
Elaboração de relatórios estatísticos
Todas as atividades da GELIC gerarão relatórios. Todas as licitações inseridas no
sistema online GELIC serão acompanhadas para composição dos resultados que serão
fornecidos aos concessionários (referentes a suas licitações) e à Fábrica (referentes a
todos as licitações no sistema online GELIC).
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3. Fluxograma de atuação da GELIC, Concessionários e Fábrica
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IV. GELIC & ASSOBRAV
Toda a atuação da GELIC junto à Fábrica e aos concessionários se dará sempre
em conformidade com as regras estabelecidas pela ASSOBRAV e com a Convenção de
Vendas à Administração Pública assinada entre a Fábrica e ASSOBRAV.
V. COMUNIQUE-SE COM A GELIC
1. Canais de contato
A GELIC busca manter uma comunicação eficaz, eficiente e transparente com
seus clientes, por essa razão estão disponíveis múltiplos canais de comunicação que
podem ser acionados sempre que necessário.
SAC: 0800-887-0861
Telefone geral de contato: (41) 3517 8600
Gerente Geral (Luiz Felipe Gomes): (41) 3517 8610
Coordenação Técnica (Lorena Ribeiro): (41) 3517 8616
Ouvidoria: [email protected]
Formulário de contato sistema GELIC: http://www.gelicprime.com.br/contato
2. Regras de comunicação
A GELIC sempre teve grande preocupação com a segurança das informações de
seus clientes. Agora com a parceria entre a Volkswagen do Brasil e a GELIC essa
preocupação ganhou um novo patamar, com uma regra rígida para efetivo sigilo de
informações.
A GELIC se propôs a tomar todas as medidas necessárias para, enquanto
perdurar a prestação de serviços e mesmo que essa termine, manter a mais restrita
confidencialidade dos dados e informações estratégicas ou mercadológicas da
Volkswagen do Brasil, não revelando-os a terceiros, a qualquer título e a qualquer
tempo, conforme o dever de sigilo e princípios éticos e morais.
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Nessa perspectiva serão necessários alguns controles de identificação dos
concessionários nos contatos com a GELIC que não sejam realizados via sistema online
GELIC.
Por exemplo, ao entrar em contato com a GELIC pelo telefone o concessionário
deve se identificar por seu Dealer Number. Após essa identificação, deverá confirmar
as informações cadastrais solicitadas pelo colaborador da GELIC.
Após essa checagem, será necessário informar o número de identificação do
processo sobre o qual precisa de informações. Todo o fornecimento de informações
estratégicas, mercadológicas e documentais serão realizada exclusivamente através do
sistema GELIC.
Para garantir a segurança nas trocas de informação com a Volkswagen do Brasil
e seus concessionários, todas as comunicações dos analistas e assistentes responsáveis
por um processo licitatório serão realizadas exclusivamente pelo sistema GELIC.
Esclarecimentos, status da preparação e envio de documentos, entre outras
informações serão fornecidas no chat de cada licitação, através do qual é possível
acompanhar todo o histórico de um processo.
Atenção: Todas as comunicações da GELIC serão realizadas através do ambiente online
protegido do sistema GELIC, com a utilização do acesso restrito logado do concessionário. Esse
procedimento visa garantir a segurança das informações restritas da Volkswagen do Brasil.
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VI. SISTEMA GELIC
1. Acesso ao sistema
Para conectar-se ao sistema de gestão de licitações da GELIC, abra o site
http://www.gelicprime.com.br/ em seu navegador de preferência. No campo
destinado a identificação do usuário, canto superior direito do site, insira o login e
senha recebidos via e-mail oficial da GELIC, e em seguida aperte o botão “Acessar”.
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Para confirmar se o login foi realizado com sucesso, observe o canto superior
direito da tela. A indicação de Área do Cliente demonstra que é possível ter acesso a
conteúdo exclusivo a clientes da GELIC.
Caso tenha alguma dúvida ou dificuldade para acessar o portal entre em
contato com a Coordenação Técnica:
Contato: Lorena Ribeiro
Telefone: (41) 3517 8616
E-mail: [email protected]
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2. Cadastro e novos usuários
Ao fazer o primeiro acesso identificado no sistema GELIC, o concessionário será
convidado a cadastrar usuários adicionais.
Através desses cadastros os usuários receberão avisos de novas licitações,
novas mensagens e outras comunicações do sistema GELIC, por SMS e/ou E-mail.
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Para cadastrar um novo usuário é necessário fornecer os seguintes dados:
• Nome do usuário: nome da pessoa que utilizará o sistema. Esse nome
aparecerá nos registros do chat e outras ações do usuário no sistema GELIC.
• Departamento: identificação do departamento ou setor do qual o novo usuário
faz parte.
• E-mail: e-mail que receberá os avisos do sistema e será utilizado para realizar o
login no sistema GELIC. Recomendamos que se utilize sempre e-mails oficiais da
ASSOBRAV, Volkswagen ou da Concessionária, e nunca e-mails pessoais.
• Senha: senha que será utilizada para realizar o login no sistema GELIC.
• Telefone fixo: telefone pelo qual o GELIC poderá contatar o usuário cadastrado.
• Telefone celular: telefone celular que receberá as notificações via SMS do
sistema.
• Notificações: ao manter essa opção selecionada o usuário estará habilitado
para recebimento dos avisos do sistema GELIC. As opções dispostas abaixo
permitem a personalização dessas notificações.
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• Novas licitações: com essa opção habilitada o usuário receberá avisos de novas
licitações inseridas no sistema para sua ADVE. É possível selecionar se esse
aviso será recebido apenas por E-mail, apenas por SMS ou por ambos.
• Novas mensagens: com essa opção habilitada o usuário receberá avisos de
novas mensagens inseridas no chat de uma licitação específica. É possível
selecionar se esse aviso será recebido apenas por E-mail, apenas por SMS ou
por ambos.
Para realizar o login no sistema o novo usuário deve utilizar o e-mail e senha
cadastrados.
A gestão de usuários cadastrados pode ser feita através da sessão Usuários.
Quando necessário podem ser adicionados, excluídos ou editados os usuários
cadastrados para utilização do sistema GELIC.
Atenção: É de responsabilidade do concessionário manter seu cadastro sempre
atualizado junto à GELIC, inclusive com relação a usuários secundários (Gerentes Comerciais e
Vendedores) ativos.
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3. Funcionalidades do Sistema GELIC
Ao acessar o sistema GELIC, o Concessionário tem acesso a um sistema
completo de gestão de licitações.
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Existem seis sessões principais no sistema GELIC, conforme imagem a seguir:
Cada sessão oferece diferentes funcionalidades básicas para acompanhamento
e gestão dos processos licitatórios disponibilizados pela GELIC.
Licitações
Sessão do sistema GELIC na qual ficam disponíveis todas as licitações
cadastradas para participação do concessionário. É a principal sessão de acesso para
visualização e acompanhamento das licitações.
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Documentos
Nesta sessão é possível consultar o banco de dados da documentação
disponível para participação em licitações. Os documentos ficam organizados de forma
a facilitar a conferência de informações como validade e status de cada um.
Dica: A gestão da documentação é responsabilidade da Volkswagen do Brasil com o
auxílio da GELIC. Não é necessário atuação do concessionário.
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Relatórios
Para auxiliar a compreensão da Volkswagen do Brasil e dos concessionários
com relação a sua atuação e resultados no segmento de Vendas Governamentais a
GELIC fornecerá, via sistema GELIC, relatórios gerenciais que compreenderão os
seguintes dados:
• Mercado total, por regiões, estados e Órgãos;
• Licitações participadas versus Licitações sem participação;
• Motivos de não participação;
• Licitações participadas versus Licitações Ganhas
• Motivos de perda;
• Resumo de vencedores: marcas, modelos e valores arrematados;
Para ter acesso aos relatórios o usuário deverá utilizar os filtros disponíveis
para configuração dos dados disponíveis em sistema.
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Feriados
A sessão dos feriados ajuda a parametrizar a agenda das licitações, uma vez
que as datas e prazos utilizados pelo sistema levarão em consideração os feriados
federais.
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Usuários
Nesta sessão o concessionário pode fazer a gestão dos usuários que tem acesso
ao sistema. Quando necessário podem ser adicionados, excluídos ou editados os
usuários cadastrados para utilização do sistema GELIC.
Alterar Senha
Esta sessão permite a alteração da senha do usuário principal do sistema GELIC.
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Legendas e Símbolos
Todo o sistema GELIC utiliza padrão de símbolos e cores para facilitar a
identificação de ações e prazos com relação a cada processo licitatório.
Legenda em cores: as cores identificam as licitações de acordo com seus prazos
de aceite.
Licitações marcadas em preto tem data de abertura passada, ou seja, já
ocorreram.
Licitações marcadas em vermelho tem prazo de aceite na data corrente ou em
data anterior.
Licitações marcadas em verde possuem prazo de um ou mais dias para
aprovação.
Licitações marcadas em cinza estão inativas, ou seja, foram encerradas ou
declinadas.
Símbolos: os símbolos indicam ações tomadas ou a tomar em cada licitação.
Essas podem ser com relação à participação ou não em um certame, ou troca de
mensagens ou documentos referentes a um processo.
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Licitações "Aguardando Participação" ainda não foram aceitas ou declinadas.
São licitações em aberto que ainda podem ter participação de um concessionário
interessado.
Licitações com status de "Participação Aceita" já foram analisadas pelo
concessionário e tiveram a APL enviada. A partir dessa ação a GELIC inicia a preparação
da participação da Volkswagen.
Licitações com status "Declinou participação" foram analisadas pelos
concessionários e pelo BackOffice e foram sinalizadas como sem interesse em
participar. A licitação fica inativa no sistema GELIC, mas em acompanhamento para
análise de vencedores.
Licitações com status "Licitação encerrada“ foram finalizadas antes da data de
abertura (em casos sem resposta de aceite ou não do certame) ou após a data de
abertura (licitações participadas com derrota). Em todos os casos as licitações são
acompanhadas para verificação dos vencedores.
Licitações com indicação de mensagens a serem lidas ficam com o ícone
amarelo e piscando.
Licitações com indicação de requisição de documentos a serem atendidas ficam
com o ícone azul e piscando.
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VII. COMO LOCALIZAR AS LICITAÇÕES DISPONÍVEIS
A GELIC disponibiliza à Volkswagen e sua rede de concessionários
oportunidades de licitações em todo território brasileiro.
Em sua Área do Cliente (acesso logado) o concessionário pode acompanhar as
oportunidades de licitação cadastradas dentro de sua ADVE (Área demarcada de
venda). Para sua melhor organização o concessionário pode utilizar filtros de acesso às
licitações, bem como optar por sua visualização através de lista de oportunidades ou
mapa de oportunidades.
1. Filtros
Os filtros do sistema GELIC operam por Critérios para Ordenação das
oportunidades disponíveis ao concessionário. Existem duas listas suspensas com
opções de ordenação de oportunidades, são elas:
• Data de Cadastro no sistema; Data de abertura da Licitação; Data da última
mensagem postada no sistema; ou por Valor estimado.
• Decrescente (do maior para o menor) ou Ascendente (do menor para o maior).
Por default o sistema apresenta a listagem de licitações por Data da Licitação
em ordem Decrescente.
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2. Lista
Na opção de exibição por Lista, o concessionário verá um resumo das licitações
cadastradas em sua ADVE que contem a Data limite de entrega das propostas, Objeto
da licitação, Valor estimado para aquisição e as Últimas atualizações (mensagens e
documentos enviados) referentes a essa oportunidade.
Este modo de visualização possibilita um maior nível de informação no primeiro
contato com a oportunidade cadastrada.
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3. Mapa
O concessionário também pode optar pela visualização através do Mapa. Esse
modo de exibição permite verificar a distribuição das oportunidades territorialmente,
e por consequência possibilita uma melhor compreensão da distância de sua sede com
relação ao local de realização da licitação. Para acessar uma licitação específica, basta
clicar no ponto em azul que representa a licitação de interesse.
Este modo de visualização possibilita a localização espacial das licitações.
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Os marcadores azuis (baixa), amarelos (média) e vermelhos (alta) demonstram
a concentração de licitações em cada local do mapa. Ao clicar em um marcador é
possível aproximar o mapa da localidade.
Ao clicar no marcador de uma licitação o usuário poderá selecionar essa
licitação para abrir e verificar seus detalhes.
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VIII. COMO ACESSAR AS LICITAÇÕES
1. Oportunidades
As licitações disponíveis para participação do concessionário ficam listadas na
opção Oportunidades. O marcador no canto superior direito dessa aba indica a
quantidade de licitações cadastradas no sistema para essa ADVE.
2. Varal
As oportunidades que não tiverem ação do concessionário responsável pela
ADVE, dentro do prazo de um dia útil, ficarão disponíveis para todos os
concessionários da região em que ocorrerá a licitação através do Varal de licitações.
Quando disponível no Varal, os concessionários poderão encaminhar a APL
digitalmente, no prazo de um dia útil, sendo que terá preferência de participação
aquele concessionário que estiver localizado geograficamente mais próximo ao Órgão
Público licitante.
Por fim, caso não haja manifestação de interesse novamente, a licitação ficará
disponível para todos os concessionários do Brasil. Novamente será aberto prazo de
um dia útil para preenchimento da APL digital, e a preferência de participação
continuará sendo do concessionário localizado geograficamente mais próximo ao local
da licitação.
A confirmação da participação estará sujeita a conferência do tempo hábil para
todas as atividades necessárias, que incluem análise, preparação de documentos e
envio de envelopes.
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As licitações cadastradas no Varal terão duas chamadas para aceite de
interessados. Essa informação pode ser visualizada na lista de licitações, canto inferior
direito de cada oportunidade disponível.
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3. APL
Na aba APL ficam as licitações que já tiverem manifestação de interesse por
parte de um concessionário, com o preenchimento da APL, e que aguardam a
aprovação do BackOffice.
Neste ponto podem ocorrer três situações:
1. BackOffice aprovar por completo a APL: neste caso a GELIC dará
prosseguimento a preparação de documentos necessários para participação e o
concessionário receberá do BackOffice as informações de aprovação da APL
(desconto permitido, comissão do concessionário, CNPJ de participação, entre
outros).
2. BackOffice aprovar parcialmente a APL: neste caso, o concessionário deverá
fazer ajustes em sua APL para conseguir sua aprovação total.
3. BackOffice reprovar a APL: neste caso a Fábrica não indica a participação na
licitação em questão. Essa negativa pode ocorrer por diversas razões
mercadológicas e será justificada, na medida do possível, pelo BackOffice.
O concessionário pode verificar o status de aprovação de sua APL na lista de
licitações, canto inferior direito.
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4. Em Participação
Nesta aba o concessionário pode acompanhar as licitações que já tiveram a APL
aprovada pelo BackOffice. Nessa fase a GELIC faz a preparação da participação da
licitação em conjunto com o concessionário.
As licitações Aceitas e com APL aprovada pelo BackOffice são analisadas pela
GELIC, tem sua documentação habilitatória preparada. O concessionário deve preparar
a proposta de preços e fornecer os dados de participação no certame. Todas as
comunicações e trocas de documentos necessários para a participação no certame são
realizadas pelo sistema GELIC, na aba Em Participação.
5. Resultado Perdidas
Nesta aba o concessionário pode acompanhar as licitações que participou, mas
não tiveram itens arrematados pela Volkswagen do Brasil.
A ata da sessão pública, bem como os documentos de adjudicação e
homologação das licitações devem ser anexados ao sistema para acompanhamento e
informação ao BackOffice.
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6. Resultados Ganhas
Nesta aba o concessionário pode acompanhar as licitações que participou e que
tiveram itens arrematados pela Volkswagen do Brasil.
A ata da sessão pública, bem como os documentos de adjudicação e
homologação das licitações devem ser anexados ao sistema para acompanhamento e
informação ao BackOffice.
Também devem ser anexados empenhos, Termos de Recebimento dos veículos
e todos os documentos que forem gerados em cada processo licitatório.
A GELIC fará o acompanhamento de cada licitação com itens arrematados pela
Volkswagen, através do chat dessas no sistema online.
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7. Calendário
No calendário o concessionário pode acompanhar as licitações disponíveis em
sua ADVE organizadas por data. No canto esquerdo o concessionário deve selecionar o
Mês e Ano que deseja visualizar.
É possível utilizar dois filtros de ordenação, são eles: Por data de Abertura
(licitações aceitas aparecerão na data de abertura da sessão pública) ou por Prazo
Limite - Sem Aceite (licitações sem aceite aparecerão na data limite para aceite da
licitação).
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Além disso, a visualização das licitações pode ser organizada por Mês, Semana
ou Dia.
43
O concessionário também pode imprimir o calendário de licitações para seu
acompanhamento.
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8. Acesso a uma licitação específica
Seja através da Lista de licitações ou através do Mapa de licitações o
concessionário pode acessar uma licitação específica que tenha interesse de analisar
de maneira aprofundada.
Ao clicar em uma licitação o concessionário pode acessá-la e conferir as
principais informações do edital, os itens que devem ser cotados com a indicação dos
modelos de veículos da Volkswagen que atendam ao descritivo, os valores estimados
para a aquisição e o edital completo da licitação para download, entre outras
informações. O concessionário também terá acesso a APL digital para preenchimento,
caso tenha interesse em participar da licitação em questão.
Cabeçalho
O cabeçalho da licitação traz as informações básicas da licitação em análise, são
elas:
• DN: Dealer Number do concessionário que recebeu a oportunidade.
• Nº da licitação: número de referência da licitação no Órgão licitante.
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• Data e hora de abertura: data e hora da abertura da primeira sessão pública da
licitação
• Data e hora da entrega: data e hora limite para entrega ou cadastro da
proposta inicial.
• Prazo Limite: Prazo máximo para que o concessionário envie a APL e aceite a
licitação, antes que ela seja disponibilizada para todos os concessionários da
região.
• Modalidade: Modalidade da licitação em análise, que pode ser Pregão,
Concorrência, Convite ou Tomada de preço.
• É SRP: Indicação de Sistema de Registro de Preços ou não.
• Número de Rastreamento: Código de rastreamento dos Correios para
acompanhamento dos envelopes encaminhados pela GELIC. Caso seja
necessário enviar os envelopes via Transportadora aérea ou rodoviária, os
códigos de acompanhamentos, bem como o status de envio dos envelopes
serão disponibilizados no chat da licitação.
• Prazo de entrega do veículo: Prazo estipulado em edital para entrega dos
veículos cotados.
• Data emissão do empenho: Data da emissão do empenho em caso de vitória na
licitação. Essa informação deve ser fornecida à GELIC juntamente com o
empenho recebido do Órgão.
• Data recebimento do Empenho: Data na qual o concessionário recebeu o
empenho. Essa informação deve ser fornecida à GELIC juntamente com o
empenho recebido do Órgão. A partir dessa data corre o prazo de entrega dos
veículos cotados.
• Órgão Público: Informação do Órgão licitante, ou seja, aquele que está
realizando a licitação.
• Localização: Cidade e Estado do Órgão Licitante.
• Link: Caso a disputa seja eletrônica, a GELIC indica o portal de compras em que
ocorrerá a licitação. A realização e manutenção dos cadastros em portais de
compras é de responsabilidade da Volkswagen do Brasil.
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• Valor estimado: É o valor de referência fornecido pelo Órgão público. Quando
este valor não estiver disponível, mesmo através de pedido de esclarecimento
o campo indicará "Valor não disponível".
• Status: Os status demarcam pontos de controle em cada licitação. Eles podem
indicar necessidades de ações específicas do concessionário, do BackOffice ou
da GELIC. A alteração dos status é de responsabilidade da GELIC.
No cabeçalho o concessionário também encontra o botão para download do
edital.
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Número de Identificação
Cada licitação inserida no sistema GELIC recebe um número de identificação.
Esse número é único, ou seja, não se repete e refere-se a apenas uma licitação.
Toda a comunicação com a equipe da GELIC deve utilizar como referência essa
numeração, possibilitando assim a identificação eficaz e rápida do certame.
Dica: Na página principal do sistema o concessionário pode buscar uma licitação pelo
Número de Identificação do processo.
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Abaixo do cabeçalho o concessionário pode acessar três informações em
formato de lista suspensa. São eles:
• Objeto
• Importante
• Itens
Objeto
Neste item o sistema apresenta a descrição exata do objeto apresentado pelo
Edital da licitação.
Importante
O campo importante destaca informações com o intuito de auxiliar a tomada
de decisão do concessionário. Serão explicitados nesse campo dados como:
• Indicação de UASG, ID ou OC da licitação, ou qualquer outro código verificador
do edital em seu respectivo portal de acesso.
• Informações sobre a Garantia que deve ser oferecida para os veículos cotados.
• Informações de transformações solicitadas nos veículos.
• Indicação de documentação complementar como catálogos, folders ou
manuais dos veículos.
• Exclusividade de participação para ME/EPP ou outros impeditivos que possam
ser impugnados.
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Itens
Acessando o menu Itens o concessionário terá acesso ao detalhamento dos
itens disponíveis para participação na licitação.
Aliada a descrição de cada item conforme edital, o concessionário poderá ver o
tipo do veículo, a necessidade de transformações no modelo Volkswagen e a indicação
da GELIC dos modelos de veículos que podem ser cotados. Além de conferir as
quantidades e valores estimados em edital.
É nesse menu que o concessionário encontra a APL digital que deve ser
preenchida para aceite e participação na licitação.
IX. COMO ACEITAR OU DECLINAR UMA LICITAÇÃO
O concessionário responsável pela ADVE de uma licitação tem um dia útil para
manifestar seu interesse em uma licitação através do preenchimento da APL, ou para
declinar da oportunidade de participação dessa licitação.
Dica: Na tabela de itens, a coluna T indica a necessidade de transformações no veículo.
Se nessa coluna aparecer o ícone será necessário transformar os veículos cotados. Caso essa
coluna esteja em branco não é necessário transformar os veículos.
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Após esse prazo ou após a indicação de não interesse do concessionário
prioritário a oportunidade ficará disponível a todos os concessionários da região da
licitação através do Varal de Licitações.
Nessa situação, o concessionário mais próximo à licitação que preencher
completamente a APL e enviá-la à GELIC terá prioridade de participação, desde que
ainda haja tempo para hábil para isso.
Atenção: Ao receber o aviso de uma nova licitação o concessionário tem 01 dia útil para
preencher a APL e aceitar a participação nessa licitação. Caso isso não ocorra a licitação ficará
disponível para os concessionários com sede na região.
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1. Sem Interesse
Caso o concessionário não tenha interesse em participar de determinada
licitação ele pode manifestar essa situação através do botão "Sem Interesse". Para que
a ação seja concluída o concessionário deve justificar a falta de interesse na licitação,
ou seja, a razão pela qual não deseja participar da licitação. Essa informação ficará
salva no histórico da licitação.
Uma vez indicada a falta de interesse na licitação, essa será disponibilizada para
os concessionários da região através do Varal de Licitações.
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2. Aceite
Após a análise preliminar da licitação o concessionário que tiver interesse em
participar do certame deve preencher a APL - Autorização de Participação em
Licitação. Apenas o preenchimento da APL digital através do sistema GELIC garante a
possibilidade de participação em uma licitação.
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X. COMO PREENCHER A APL DIGITAL
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Para aceitar uma licitação o concessionário deve preencher por completo e
corretamente a APL (Autorização de Participação em Licitação) digital, através do
sistema GELIC, de cada item da licitação que deseja participar.
A GELIC orienta que o concessionário analise por completo o edital e seus
anexos, avaliando todas as condições impostas por estes, antes de iniciar o
preenchimento da APL.
Para iniciar o preenchimento da APL o concessionário deve acessar o menu
Itens da licitação. No canto inferior direito ele encontrará o botão APL. Para cada item
cadastrado existe um botão APL.
Ao clicar em APL, o formulário digital para preenchimento será aberto. O
concessionário deve conferir o item indicado no formulário (canto superior direito)
para qual está sendo realizado o preenchimento
Dica: As informações a serem fornecidas na APL continuam as mesmas. A única diferença
é que agora ela deve ser preenchida digitalmente, o que confere maior agilidade e segurança na
troca de informações com o BackOffice.
Atenção: Deverá ser preenchida uma APL para cada item em que houver participação
efetiva.
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Na primeira etapa de preenchimento da APL devem ser conferidas as
informações específicas sobre a licitação, preenchidas automaticamente pelo sistema
GELIC. Essas informações podem ser observadas no Edital da licitação disponível para
download também pelo sistema.
O concessionário deverá conferir:
• O nome do Órgão comprador
• A data de abertura da licitação
• O número de referência do edital da licitação
• Se trata-se de um Registro de Preços
• A Modalidade da licitação
• O site de realização da licitação, caso seja um Pregão Eletrônico
• O número de identificação da licitação no sistema GELIC
A próxima sessão da APL trata dos documentos necessários para
credenciamento, habilitação e apresentação de proposta de preços na licitação.
O concessionário deve preencher as informações de quem será o credenciado
para participação na licitação, além de indicar a documentação que deverá ser
apresentada no certame.
Além da lista pré definida de documentos, o concessionário pode detalhar
documentos complementares em campo aberto disponível no sistema.
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O concessionário deverá fornecer:
• O nome do representante que será credenciado para participação na licitação
• O RG do representante que será credenciado para participação na licitação
• O CPF do representante que será credenciado para participação na licitação
• Informar a relação de documentos que devem ser apresentadas na licitação
através da lista pré definida de documentos
• Informar documentação complementar solicitada na licitação que não tenha
sido contemplada na lista pré definida
Na próxima sessão da APL o concessionário deverá detalhar as informações do
veículo que será cotado e todos os componentes a serem considerados para o total
atendimento às exigências do descritivo do edital da licitação.
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O concessionário deverá fornecer:
• O Model Code do veículo que será cotado na licitação
• O código da cor do veículo que deverá ser entregue
• Os opcionais que devem ser cotados para atendimento ao descritivo do edital
• A motorização do veículo cotado
• A potência do veículo cotado
• O combustível do veículo cotado
• Informar a necessidade de transformações no veículo que será entregue
• Informa o tipo de garantia que será prestada ao veículo (padrão ou
diferenciada)
• Listas todos os acessórios que deverão ser entregues juntamente com o veículo
e seus respectivos valores
A última sessão da APL trata das condições da proposta de preços que será
apresentada na licitação. O Concessionário deverá detalhar as informações de preços,
impostos e concessionários envolvidos no atendimento da licitação.
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O concessionário deverá fornecer:
• O preço público do veículo que será cotado
• O desconto sugerido para aprovação do BackOffice para participação
• O percentual que será repassado para o concessionário
• O número do DN que é responsável pela venda
• O preço máximo admitido em edital para aquisição dos veículos
• O prazo estipulado em edital de validade da proposta de preços
• O número do DN que fará a entrega do veículo, no caso de licitação arrematada
• O prazo de entrega dos veículos estipulado em edital
• O prazo de pagamento dos veículos estipulado em edital
• A quantidade de veículos a serem adquiridos
• O número da AVE preenchida no Sistema Tela Preta da Volkswagen do Brasil
• O número do Pool de participação, caso exista
• Informar a origem da verba (federal, estadual ou municipal)
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• Informar condições de impostos estipuladas pelo Órgão licitante
• Informar quaisquer observações que sejam necessárias para a correta
aprovação da venda
Ao finalizar o preenchimento da APL o concessionário deve clicar em Salvar APL
(Item) para registrar a APL no sistema GELIC. Uma caixa de diálogo será exibida para
confirmação das condições de envio da APL.
Após a leitura da mensagem, e caso esteja de acordo com seu conteúdo, o
concessionário deverá selecionar a opção "Aceitar as condições de envio" e clicar em
Continuar, para efetivar a gravação da APL no sistema GELIC.
Atenção: Todas as informações fornecidas na APL, bem como a integridade de seu
preenchimento são de responsabilidade exclusiva do concessionário. A GELIC não faz o
preenchimento desse formulário em nenhuma circunstância.
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Após o completo preenchimento da APL e sua correta gravação, o sistema irá
registrar no histórico o aceite de participação na licitação.
Caso a GELIC identifique alguma inconsistência no preenchimento da APL essa
será indicada no chat da licitação para as devidas correções do concessionário. Após
conferência da GELIC a licitação passará para a funcionalidade APL, e ficará
aguardando a aprovação do BackOffice.
XI. COMO ACOMPANHAR AS LICITAÇÕES
1. Novas Licitações
Cada licitação inserida no sistema GELIC gera dois tipos de avisos automáticos:
por SMS e por E-mail. Após o recebimento do aviso de Nova Licitação é preciso acessar
o sistema GELIC, avaliar o edital e suas condições de participação, e caso haja interesse
preencher a APL digital. Apenas esse procedimento garante a possibilidade de
participação na licitação.
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SMS
O SMS é enviado em tempo real a todos os telefones celulares cadastrados e
habilitados para recebimento de notificações via SMS (Ver item V, sessão 4 desse
Manual).
Neste SMS o usuário cadastrado receberá o número de identificação e
localização do novo processo cadastrado. Para outras informações e aceite do
processo é preciso acessar o sistema GELIC.
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O E-mail também é enviado em tempo real a todos os e-mails cadastrados e
habilitados para recebimento de notificações via e-mail (Ver item V, sessão 4 desse
Manual).
Os e-mails trazem informações como número de identificação da licitação, Data
e Hora de Abertura, Prazo limite de aceite, Órgão Público licitante, Objeto da licitação,
entre outras informações. Para outras informações e aceite do processo é preciso
acessar o sistema GELIC.
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2. Mensagens e Anexos
Após o preenchimento da APL e a aprovação da participação pelo BackOffice o
processo é analisado e preparado pela equipe da GELIC. Durante essa preparação o
concessionário pode trocar informações e esclarecer dúvidas com os especialistas em
licitação da GELIC. Para isso o sistema online da GELIC permite o envio de mensagens e
anexos em cada licitação.
Mensagem
Visando a segurança nas trocas de informação com a Volkswagen e seus
concessionários, todas as comunicações dos analistas e assistentes responsáveis por
um processo licitatório serão realizados exclusivamente pelo sistema GELIC.
Esclarecimentos, status da preparação e envio de documentos, entre outras
informações serão fornecidas no chat de cada licitação, através do qual é possível
acompanhar todo o histórico de um processo.
Dica: Toda mensagem postada mantém a assinatura do remetente, data e horário da
comunicação.
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Anexos
O sistema GELIC também permite o envio de anexos. Em cada mensagem do
site é possível anexar um único arquivo. Clique no botão Anexar Arquivo, uma caixa de
diálogo para seleção do arquivo será aberta. Escolha o arquivo ou documento
desejado e clique em Abrir.
Confirme a correta anexação do arquivo no sistema GELIC e confirme o envio
clicando no botão Enviar.
A capacidade máxima permitida pelo sistema é de 100 MB para cada arquivo
anexado.
Dica: O concessionário também pode deixar mensagens e anexar arquivos em licitações
sem o preenchimento da APL. Utilize essas funcionalidades para tirar dúvidas antes de aceitar a
participação em uma licitação.
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3. Rastreamento de envelopes
A GELIC será responsável pela logística de envio de envelopes de participação
em licitações para os concessionários Volkswagen de todo o Brasil. Para isso serão
utilizadas as formas de envio que melhor atendam as questões de localidade e prazo.
No cabeçalho de cada licitação existe o campo de código de rastreamento do
envelope. Sempre que possível essa informação será disponibilizada ao concessionário
que receberá o envelope para acompanhamento.
Em todos os casos o status de entrega dos envelopes enviados será
acompanhado pela equipe da GELIC e essa informação atualizada no chat das
licitações.
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XII. COMO PARTICIPAR DAS LICITAÇÕES
1. Pregão Eletrônico
O Pregão Eletrônico é realizado em sessão pública, por meio da Internet,
mediante condições de segurança, em todas as suas fases. Nessa modalidade de
licitação as fases são invertidas, ou seja, primeiro são avaliadas as propostas
comerciais, e após isso será avaliada a documentação de habilitação do licitante
arrematante.
Em regra, os trabalhos são conduzidos por servidor do órgão promotor da
licitação denominado Pregoeiro, observados data e horário de realização dos atos,
mediante a inserção e monitoramento de dados gerados ou transferidos para
aplicativo específico, a exemplo do comprasgovernamentais, do Governo Federal ou
licitacoes-e, da página eletrônica do Banco do Brasil S/A.
O edital especificará o objeto da licitação pública, indicando quantidades,
prazos, localidades, descrições técnicas, entre outros.
Dentre as responsabilidades do Pregoeiro estão: conduzir a sessão pública
através da Internet, verificar a conformidade das propostas cadastradas com os
requisitos estabelecidos em edital, negociar valores após a sessão de lances, julgar as
condições de habilitação, coordenar todo o processo e conduzir os trabalhos da equipe
de apoio, etc.
Conteúdo do edital
O edital deve trazer explicitamente, data e hora de abertura da sessão pública
de lances. Poderá trazer também: data mínima para cadastramento no portal de
compras, data e horário de credenciamento na licitação específica, data e horário para
cadastramento de proposta de preços e data e horário para abertura das propostas.
Dica: Os portais de compras não são padronizados, cada um funciona de acordo com
suas próprias regras e formatos.
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Via de regra é considerado o horário de Brasília. Também pode conter vedações para
participação, por exemplo, empresas sob falência, empresas impedidas de licitar, entre
outras. O prazo de vigência do contrato também estará expresso no instrumento
convocatório e seus anexos.
Solicitações de esclarecimento
Pedidos de esclarecimentos devem ser enviados até 03 dias úteis a data
anterior à abertura da licitação, caso não haja instrução diferente em edital. O prazo
de resposta do Órgão Público é de 24h antes da data de abertura da licitação. A forma
e endereço para envio do esclarecimento deverá ser de acordo com o edital.
Cadastramento de propostas
As propostas devem ser cadastradas até a data e horário indicados em edital. A
proposta cadastrada pode ser alterada ou substituída ainda dentro desse período. É
importante revisar a proposta cadastrada verificando o completo atendimento às
exigências feitas em edital para essa etapa.
Em alguns portais de compras é vedada a identificação do licitante nessa fase,
em outros essa identificação é obrigatória. Da mesma forma existem portais que
exigem cadastramento de anexos como, propostas comerciais, documentos ou fichas
técnicas. Essas informações devem ser retiradas do edital da licitação, e no caso de
dúvidas, esclarecidas junto ao pregoeiro responsável.
Abertura e julgamento de propostas
No dia e hora marcados para abertura da sessão o pregoeiro verificará as
propostas cadastradas, desclassificando aquelas que não atenderem ao exigido em
Dica: Em alguns casos é possível solicitar esclarecimentos por telefone, mas é
importante formalizá-los por escrito.
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edital. Essa desclassificação deverá ser registrada em sistema. As propostas
classificadas estão aptas a participar da sessão de lances.
Sessão de lances
Na fase de lances ocorre a disputa de preços de fato. Cada sistema possui uma
interface específica para essa fase. É importante identificar campos como: espaço para
inserção de lances, botão de envio e confirmação de lances, status do menor lance
oferecido por item, entre outros.
A etapa de lances pode ser dividida em três fases:
Sessão aberta: fase após a classificação de propostas. Já é possível oferecer
lances.
Tempo de iminência: tempo final da fase de abertura, antes do período
randômico.
Período Randômico: Fase de encerramento aleatório do pregão eletrônico. Essa
fase pode durar de 0 a 30 minutos e é controlada via sistema (sem controle humano).
É na fase do encerramento aleatório que os licitantes costumam oferecer a maior
parte dos lances.
Dica: Existem poucos portais que permitem a defesa da proposta cadastrada antes do
início da sessão de lances, para reversão de uma desclassificação.
É preciso estar atento para esse tipo de peculiaridade dos portais de compras.
Atenção: Existem portais que estipulam um intervalo mínimo de tempo entre lances,
como é o caso do comprasgovernamentais. Outros estipulam um intervalo mínimo, percentual
ou monetário, dos valores entre os lances, como é o caso de algumas licitações no BEC.
Essas condições devem ser expressas no edital da licitação.
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Benefícios de desempate: encerrado o tempo de disputa as empresas que
gozem de benefícios para desempate serão convocadas a oferecer novos lances. De
forma geral, o prazo para esse procedimento é de 05 minutos após a convocação.
Aceitação e habilitação
Após o encerramento da fase de lances, a licitação irá para fase de aceitação da
menor proposta e habilitação. O Pregoeiro poderá convocar os licitantes de menor
proposta para negociação dos valores ofertados. A negociação não é obrigatória, mas
caso o valor da última proposta esteja acima do valor máximo admitido para
contratação a licitação poderá ser cancelada nessa fase.
Após a aceitação da proposta de preços os licitantes serão convocados a
apresentação dos documentos de habilitação. É importante verificar em edital e
também na convocação da sessão pública o prazo de envio da documentação, bem
como os meios pelos quais esse envio deverá ser realizado. Alguns portais possuem
funcionalidade de envio de anexos, outros portais não, dessa forma o envio de
documento poderá ser feito por e-mail, ou até mesmo fax. Após o envio é
imprescindível confirmar o recebimento dos documentos e também verificar se os
mesmos podem ser abertos e avaliados com sucesso pelo pregoeiro e sua comissão de
apoio.
Dica: Em licitações eletrônicas, muitas vezes, os valores finais chegam a ser 60%
inferiores aos valores estimados do edital.
Tenha em mãos seu valor mínimo aprovado e mantenha esse valor em mente durante a
fase de lances. Não se deixe levar pela disputa.
Atenção: O ônus do recebimento de arquivos em corretas condições de avaliação é
sempre do licitante.
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Recursos e Contra razões
Declarado vencedor, qualquer licitante poderá manifestar motivadamente sua
intenção de recorrer. Acatada a manifestação de recurso o licitante terá 03 dias úteis
para apresentação de suas razões e fundamentos. Os outros participantes da sessão
pública tem igual prazo para resposta, sendo que essa não é obrigatória. Deverá ser
observado no edital as formas de apresentação do recurso, mesmo em Pregões
Eletrônicos pode haver a exigência de protocolo do documento de recurso. O recurso
terá as considerações do Pregoeiro, mas deverá ser julgado pela autoridade
competente. Não existe prazo determinado para a resposta de recursos e contra
razões.
Adjudicação e homologação
Para finalizar a licitação deverá ser adjudicada e homologada.
A adjudicação é a atribuição do objeto licitado ao vencedor do certame. O que
quer dizer: se o objeto for contratado ou adquirido será com esse licitante
A homologação é a etapa de controle da legalidade do processo licitatório. O
que quer dizer: o certame está aprovado dentro da Lei e pode ser contratado.
2. Pregão Presencial
O Pregão Presencial inicia seus trabalhos com o credenciamento dos
representantes das empresas, somente esses terão poder para manifestar-se na
sessão pública, ofertando lances, fazendo vistas à documentação apresentada,
manifestando intenção de recurso, entre outras atividades. A documentação específica
Dica: Na fase de habilitação em Pregões Eletrônicos, muitas vezes, serão aceitos
Cadastros de Fornecedores como comprovação do cumprimento das exigências habilitatórias.
O mais importante desses cadastros é o SICAF, cadastro de fornecedores federal através
do qual é obtido login e senha para o comprasgovernamentais.
71
para o credenciamento será indicada no instrumento convocatório da licitação. É
preciso obedecer às instruções para essa fase. Em muitas licitações nessa modalidade
não é obrigatória a presença de um representante, mas esse personagem aumenta as
chances de sucesso do licitante.
Ao final do credenciamento não são aceitos novos proponentes. Nesse
momento os envelopes de proposta e habilitação são entregues à comissão de
licitação e não poderão ser alterados.
Após o credenciamento inicia-se a fase de abertura das propostas de preço,
análise dos documentos apresentados e classificação dos participantes da fase de
lances.
Para a rodada de lances verbais serão classificados o licitante que ofertar o
menor preço e todos os demais cujas propostas situarem-se no limite de até 10%
acima do menor preço apresentado. Não havendo pelo menos três ofertas nas
condições definidas, participarão as empresas que ofertarem as três melhores
propostas, quaisquer que tenham sido os preços oferecidos. A fase de lances terá
início considerando-se a menor proposta inicial ofertada. O lance será iniciado pela
empresa de maior valor e finalizando com a de menor valor, o primeiro lance verbal
deve cobrir a menor proposta inicial ofertada e assim sucessivamente. O licitante que
decidir não ofertar lance será excluído da etapa de lances, até que reste apenas um
licitante ativo. Não é possível retratar lance ofertado.
Finalizada a fase de lances, após a desistência dos participantes em oferecer
novos lances, o pregoeiro poderá negociar menor valor junto ao licitante de menor
lance.
Após essa negociação será iniciada a fase de habilitação, com a abertura do
envelope contendo os documentos para esse fim. Os documentos de habilitação serão
avaliados e, caso esse licitante não atenda aos requisitos de habilitação ele será
desclassificado. Dessa forma, o pregoeiro passará à habilitação do próximo colocado.
Habilitando-se um licitante, esse será declarado vencedor.
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Nesse momento será aberto prazo para manifestação de intenção de recurso
devidamente motivada. Essa manifestação deverá constar em ata para ter validade.
Será concedido prazo de 03 dias úteis para apresentação de argumentos, e mais 03
dias úteis para contra razões dos licitantes que tiverem interesse.
Finalizada a sessão será disponibilizada para vistas e assinatura a ata da sessão
pública.
O licitante vencedor da sessão pública deverá apresentar proposta ajustada as
negociações da sessão pública em prazo determinado em edital, sob pena de
desclassificação.
Caso haja necessidade de suspensão da sessão pública, os envelopes entregues
ficarão sob a guarda da comissão de licitação. Eles deverão ser apresentados na
próxima sessão pelo pregoeiro lacrados e assinados para prosseguimento do certame.
3. Resultados
Nem todo licitação aberta resulta em contratação. Veja abaixo possíveis
resultados em uma licitação:
Licitação com vencedores: quando aparecerem licitantes com propostas
adequadas e dentro da estimativa do Órgão, com veículos que atendem ao descritivo
do edital e as necessidades do comprador e com documentos habilitatórios regulares a
licitação terá um vencedor para o qual essa será adjudicada e homologada.
Licitação deserta: sem a manifestação ou participação de qualquer interessado.
Caso essa situação se repita é possível realizar dispensa de licitação através da
comprovação e motivação da necessidade de aquisição e do prejuízo causado caso seja
realizada nova licitação.
Dica: Os envelopes de documentos dos licitantes que não tiverem sido abertos podem
ser devolvidos a seus representantes.
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Licitação fracassada: apesar da manifestação de interesse e do
comparecimento de licitantes não é possível contratar, pois todos os participantes
tiveram propostas recusadas, foram inabilitados ou desclassificados em alguma fase do
processo.
Licitação anulada: licitação com vício insanável. Dessa forma deve ser feito
outro edital e outro processo.
Licitação revogada: cancelamento de processo licitatório por falta de interesse
no serviço ou produto.
XIII. ACOMPANHAMENTO DOS RESULTADOS
Todas as licitações de aquisição de veículos são acompanhadas pela GELIC da
publicação à homologação. O resultado das licitações, seus ganhadores, modelos
cotados e valores arrematados serão atualizados no sistema GELIC para
acompanhamento da Volkswagen do Brasil e seus concessionários.
Essas informações serão apresentadas em formato de relatórios gerenciais
disponíveis no sistema GELIC.
XIV. FAQ
1. Geral
O que é licitação?
Licitação é o processo administrativo que visa assegurar igualdade de condições
a todos que queiram realizar um contrato com o Poder Público. Ela é disciplinada pela
Lei Geral de Licitações 8.666 de 1993. Esta lei estabelece critérios objetivos de seleção
de propostas para a contratação mais vantajosas para o interesse público.
Na licitação pública não deve haver distinções ou preferência por parte da
Administração, para que haja a livre competição entre fornecedores e a melhor
aquisição para o poder público.
74
Podem participar de licitações: profissionais liberais, MEI – Micro
Empreendedor Individual, ME Microempresas, EPP Empresas de Pequeno Porte,
empresas de médio e grande porte, desde que essas atendem as exigências
habilitatórias estipuladas em edital.
Quais as modalidades de licitação?
Concorrência: modalidade de licitação utilizada para contratos de grande valor.
Tomada de Preços: modalidade de licitação entre interessados já cadastrados
ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia
anterior à data do recebimento das propostas.
Convite: modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao
objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de três pela
unidade administrativa, e que se estenderá aos demais interessados que manifestarem
seu interesse com antecedência de até 24 (vinte e quatro) horas da apresentação das
propostas.
Leilão: modalidade de licitação entre quaisquer interessados para a venda de
bens móveis inservíveis para a Administração como é o caso de produtos legalmente
apreendidos e/ou penhorados.
Concurso: modalidade entre quaisquer interessados para escolha de trabalho
técnico, científico ou artístico, mediante a instituição de prêmios ou remuneração aos
vencedores, conforme critérios constantes de edital publicado com antecedência
mínima de 45 (quarenta e cinco) dias.
Pregão: modalidade tratada pela Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, através
da qual serão adquiridos bens e serviços comuns. Essa modalidade poder ser realizada
na forma presencial ou na forma eletrônica.
Qual a documentação de habilitação exigida pela Lei 8.666/93?
Para fins de habilitação em licitações são exigidos pela Lei documentos relativos
a:
75
I - habilitação jurídica;
II - qualificação técnica;
III - qualificação econômico-financeira;
IV - regularidade fiscal.
IV – regularidade fiscal e trabalhista;
V – cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art. 7o da Constituição
Federal.
Habilitação Jurídica - Art. 28 LEI 8.666/93
• RG e CPF dos sócios
• Registro Comercial - se empresa individual
• Ato constitutivo, estatuto ou contrato social - Original e todas as
Alterações devidamente registrados - se sociedade comercial ou
sociedade por ações
• Documentos de eleição de seus administradores - se sociedade por
ações
• Inscrição do ato constitutivo acompanhada de prova de diretoria em
exercício - se sociedade civil
• Decreto de autorização - se empresa estrangeira
Habilitação Fiscal e Trabalhista - Art. 29 LEI 8.666/93
• CNPJ
• Inscrição Estadual ou comprovante de isenção, se for o caso
• Inscrição Municipal ou comprovante de isenção, se for o caso
• CND Federal (Negativa ou Positiva com Efeito de Negativa)
• CND Estadual (Negativa ou Positiva com Efeito de Negativa)
• CND Municipal Mobiliário (Negativa ou Positiva com Efeito de Negativa)
• CND Municipal Imobiliário (Negativa ou Positiva com Efeito de Negativa)
• FGTS
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• INSS
• CNDT - Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
Habilitação Qualificação Técnica - Art. 30 LEI 8.666/93
• Registro ou Inscrição na entidade ou órgão Competente
• Atestado de Capacidade Técnica
• Registro no órgão Competente - Responsável Técnico
Habilitação Econômico Financeira - Art.31 LEI 8.666/93
• Balanço Patrimonial registrado na Junta Comercial ou Cartório
• Índices de Boa Situação Financeira - LC, LG e SG
• Falência e Concordata
O que é SRP - Sistema de Registro de Preços?
Sistema de Registro de Preços (SRP) é o conjunto de procedimentos para
registro formal de preços relativos à prestação de serviços ou aquisição de bens, para
contratações eventuais e futuras. O SRP não é uma modalidade de licitação.
Após a realização de uma licitação pelo SRP, é assinada uma Ata de Registro de
Preços, documento de compromisso para contratação futura, em que se registram os
preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas.
É importante ressaltar que a Administração Pública não é obrigada a contratar
ou adquirir quaisquer itens registrados.
O art. 3º do Decreto nº 7.892/2013 estabelece as hipóteses em que a
Administração Pública Federal pode utilizar o SRP:
I - quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de
contratações frequentes;
II - quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas
parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida
ou em regime de tarefa;
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III - quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de
serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a
programas de governo; e Sistema de Registro de Preços
IV - quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o
quantitativo a ser demandado pela Administração.
Dicas GELIC
Licitar envolve riscos financeiros e demandas de capacitação. Para tomada de
decisão, sempre analise os seguintes aspectos:
Conseguimos atender ao solicitado em edital, seja com relação ao veículo
solicitado, a garantia exigida e aos prazos estipulados, se formos declarados
vencedores?
O descritivo do veículo definido em edital pode ser atendido em sua
totalidade? As características, prazos, localidades e quantidades podem ser atendidos?
Teremos condição de substituir parte ou todo o objeto adquirido caso seja solicitado
pelo Órgão comprador?
Os custos de transporte, mão de obra, impostos, embalagem e outros indiretos
de qualquer natureza estão inclusos no preço que será oferecido? O preço continua
competitivo?
Tenho interesse de vender para o Órgão comprador? Ele está pagando em dia?
Caso ocorra atraso no pagamento a empresa conseguirá absorver esse atraso?
Caso a resposta para qualquer uma dessas perguntas seja NÃO, existe risco na
participação desse certame.
2. Sistema GELIC
Como mantenho meus dados cadastrais atualizados?
O concessionário é responsável pela manutenção dos dados cadastrais de todos
os seus contatos registrados no sistema GELIC - Razão Social, CNPJ, Nome, Cargo,
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Endereço Completo, E-mail, Telefones e Celular. Através desses dados são
encaminhadas todas as comunicações do sistema GELIC, bem como, os envelopes de
documentos para participação em licitações.
Para manter seus dados atualizados o concessionário pode encaminhar um e-
mail para [email protected] com as informações que deseja alterar.
Os dados informados estão sujeitos a confirmação antes da alteração no
sistema.
Como as licitações são divididas entre concessionários?
A GELIC respeita plenamente a Convenção de Vendas à Administração Pública
assinada entre a Volkswagen do Brasil e a ASSOBRAV. Dessa forma, as licitações são
divididas de acordo com as ADVE (Áreas Demarcadas de Venda) de cada
concessionário.
Quem tem preferência no aceite das licitações?
Cada licitação é destinada ao concessionário (ou concessionários) responsável
por uma Área Demarcada de Venda (ADVE). O concessionário tem um dia útil para
manifestar seu interesse de participação em uma licitação através do preenchimento
da APL (Autorização de Participação em Licitação). Caso não haja essa manifestação de
interesse a licitação fica disponível para todos os concessionários localizados na região
em que ocorrerá a licitação. Nessa situação a preferência de participação é daquele
concessionário que preencher a APL e estiver localizado mais próximo ao local em que
ocorrerá a licitação, para isso os concessionários terão um dia útil. Por fim, caso não
haja manifestação de interesse novamente, a licitação ficará disponível para todos os
concessionários do Brasil. Novamente será aberto prazo de um dia útil para
preenchimento da APL digital, e a preferência de participação será do concessionário
localizado mais próximo do local da licitação.
A confirmação da participação estará sujeita a conferência do tempo hábil para
todas as atividades necessárias, que incluem análise, preparação de documentos e
envio de envelopes.
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O que é D.E.P.?
D.E.P. significa Data de Entrega da Proposta é a data máxima para
cadastramento ou protocolo da proposta na licitação.
O que é o prazo limite?
Prazo limite é o prazo máximo que o concessionário tem para preencher a APL
e aceitar uma licitação. Esse prazo permite o trabalho da GELIC junto ao concessionário
para preparação da participação na licitação e envio dos envelopes ao responsável
pela participação no certame.
É de extrema importância atentar para esse prazo. No primeiro aceite o
concessionário tem um dia útil para aceitar as licitações disponíveis em seu sistema.
Caso a APL não seja preenchida e enviada após um dia útil, essa licitação ficará
disponível a todos os concessionários na região da licitação.
Como funcionam os status das licitações?
Os status das licitações demarcam pontos de controle em cada processo. Eles
podem indicar necessidades de ações específicas do concessionário, do BackOffice ou
da GELIC. A alteração dos status é de responsabilidade da GELIC.
Em caso de dúvidas sobre a atuação necessária em um determinado status
deixe uma mensagem no chat da licitação que a equipe GELIC instruirá dos
procedimentos necessários.
Como faço para inserir uma licitação no sistema?
A GELIC é responsável pela inserção de licitações no sistema. Caso o
concessionário tenha em mãos um edital de licitação que não encontrou em sua
listagem pode envia-lo para o e-mail [email protected]. Os profissionais da
GELIC farão a pré análise do edital e inserção no sistema com a indicação para o
concessionário da ADVE relacionada ao local da licitação.
