Manual Sistema de Facturação - Vinho Verde · Manual de Utilização Sistema de Faturação SITIC...
16
Sistema de Faturação Delegações Manual de utilização CVRVV ©
Transcript of Manual Sistema de Facturação - Vinho Verde · Manual de Utilização Sistema de Faturação SITIC...
Sistema de Faturação
Delegações
Manual de utilização CVRVV ©
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 2
Índice
1. Requisitos do sistema ......................................................................................................................... 3
2. Como iniciar a aplicação ..................................................................................................................... 3
3. Vendas a Dinheiro ............................................................................................................................... 5
3.1. Preâmbulo ..................................................................................................................................... 5
3.2. Emissão ......................................................................................................................................... 5
3.3. Visualizar ....................................................................................................................................... 9
4. Notas de Crédito ............................................................................................................................... 11
4.1. Preâmbulo ................................................................................................................................... 11
4.2. Emissão ....................................................................................................................................... 12
4.3. Visualizar ..................................................................................................................................... 14
5. Venda de Contratos de Compra e Venda ......................................................................................... 15
6. Diversos ............................................................................................................................................ 16
7. Apuramento dos Valores Mensais .................................................................................................... 16
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 3
1. Requisitos do sistema
Computador com acesso à Internet;
Browser Microsoft Internet Explorer 8.0 ou superior;
Adobe Acrobat Reader 6 ou superior (pode efetuar o download gratuito em
http://get.adobe.com/br/reader);
Impressora.
2. Como iniciar a aplicação?
Para iniciar a aplicação, aceda ao iNetSIV, disponível no portal dos Vinhos Verdes
(www.vinhoverde.pt), através Microsoft Internet Explorer e aceda ao primeiro link do
menu – Faturação.
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 4
Será aberta uma nova janela para solicitar a identificação. A razão pela qual é necessário
autenticar‐se novamente prende‐se pelo facto poderem existir vários utilizadores na mesma
Delegação.
Caso pretenda criar novos utilizadores contacte a CVRVV.
Neste caso, o acesso será efetuado colocando no campo Utilizador o Código da Delegação e a
respetiva password (em minúsculas).
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 5
3. Vendas a Dinheiro
3.1. Preâmbulo
Antes de emitir a Venda a Dinheiro deve verificar se emitiu todos os documentos vínicos
(ex. DA, DCP, DE, etc.) para o cliente.
Assegure‐se, também, se os documentos vínicos não contêm erros de quantidade, de tipo
de produto ou qualidade. Exemplos de alguns erros comuns:
‐ Erro de tipo de produto: “...deveria ser Vinho Verde e está como Vinho
Regional Minho...”;
‐ Erro de qualidade: “...era vinho Tinto e coloquei Branco...”.
Estas verificações, antes de emitir a Venda a Dinheiro, permitem minimizar erros e
consequentemente reduzir a emissão de Notas de Crédito e de novas Vendas a Dinheiro.
3.2. Emissão
Para emitir Vendas a Dinheiro, carregue na opção Vendas a Dinheiro.
Seguidamente irá ver esta página.
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 6
Pressione sobre Criar Venda a Dinheiro ou sobre a imagem de documento.
Deverá colocar o número de contribuinte do cliente e em seguida pressione em Verificar
ou na imagem lupa.
Serão apresentadas as informações relativas ao viticultor.
Após certificar‐se que é o cliente para o qual quer emitir a Venda a Dinheiro, pressione no
botão Submeter.
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 7
Nesta fase, o sistema vai verificar quais os documentos vínicos que foram emitidos para o
cliente e que ainda não foram faturados. De seguida, cria um Documento Provisório com
todos os movimentos referentes a esses documentos.
O Documento Provisório para todos os efeitos não existe – é virtual, e serve apenas para
verificar o total a pagar pelo cliente.
Nesta fase pode optar por:
REGISTAR o Documento Provisório, transformando‐o assim numa Venda a
Dinheiro;
Adicionar novos produtos (NOVA LINHA), como por exemplo os Contratos de
Compra e Venda associados aos Documentos de Acompanhamento;
DESISTIR da emissão da Venda a Dinheiro ‐ para isso basta selecionar uma das
seguintes opções: Desligar, Palavra‐chave ou Vendas a Dinheiro.
Se optar por adicionar nova linha terá de escolher qual o produto apropriado.
Se não encontrar o produto que deseja, deve contactar o Departamento de Contabilidade
da CVRVV, para que o mesmo seja disponibilizado na aplicação.
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 8
Deve introduzir a quantidade pretendida no respetivo campo.
Nas Observações, para o caso dos Contratos de Compra e Venda, introduza a
numeração dos contratos.
Nos produtos adicionados tem a possibilidade de os excluir antes de Registar. Para excluir
basta carregar no símbolo X da respetiva linha.
NOTA: Os produtos gerados através dos documentos vínicos não podem ser excluídos.
IMPORTANTE: ANTES DE REGISTAR SOLICITE O PAGAMENTO DO TOTAL DO
DOCUMENTO, POIS O CLIENTE PODERÁ NÃO TER DINHEIRO SUFICIENTE PARA EFECTUAR
A LIQUIDAÇÃO. Lembre‐se que estamos a trabalhar com fluxos de dinheiro, logo a data
do documento deve corresponder à data do recebimento.
Ao Registar será confrontado com o seguinte aviso:
Até este momento pode desistir da emissão da Venda a Dinheiro ou adicionar novos
produtos.
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 9
Após a confirmação será gerada a respetiva Venda a Dinheiro, e receberá o aviso “Venda
a Dinheiro registada com sucesso” e fica disponível o número da Venda a Dinheiro.
É disponibilizado o botão IMPRIMIR que lhe permite abrir ou guardar um documento PDF
com a respetiva Venda a Dinheiro.
NOTA: A Venda a Dinheiro tem de ser impressa a partir do documento PDF. A impressão
da página que consta na figura anterior NÃO SERVE de Venda a Dinheiro.
3.3. Visualizar
Pressione sobre Visualizar Vendas a Dinheiro ou sobre a imagem lupa.
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 10
A página seguinte permite‐lhe efetuar filtros de pesquisa.
Ter em atenção que os filtros são efetuados em conjunto, isto é, quando coloca por
exemplo, o NIF do Cliente e o N.º do Documento, e não aparece nenhuma informação
após carregar no botão PROCURAR, é porque o documento que inseriu não pertence a
esse cliente, ou o cliente não existe ou o documento não existe.
Por defeito as datas serão preenchidas automaticamente com o início e final do mês
corrente.
NOTA: Se carregar no botão PROCURAR, sem indicar nenhum filtro, irá obter todos os
documentos, de todos os clientes emitidos pela sua Delegação – o que provoca lentidão
ao obter a informação pretendida. Lembre‐se: coloque sempre um filtro (ex. data de
hoje no campo DE da Data).
Selecione a lupa correspondente ao documento que quer visualizar, e tal como na
emissão, vai poder imprimir ou guardar o documento PDF referente à Venda a Dinheiro.
IMPORTANTE: Lembre‐se que a impressão deverá ser sempre efetuada a partir do
documento PDF.
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 11
4. Notas de Crédito
4.1. Preâmbulo
As Notas de Crédito devem ser encaradas como algo extraordinário, e serão emitidas
sempre que existam anulações parciais ou totais de Vendas a Dinheiro.
Visto serem consideradas algo de extraordinário, para emitir uma Nota de Crédito terá de
contactar o Departamento de Contabilidade da CVRVV para solicitar autorização. O
programa só deixa emitir Notas de Crédito se forem autorizadas previamente pela CVRVV.
NOTA: Enquanto não REGISTAR a Venda a Dinheiro não há necessidade da emissão de
Nota de Crédito, pelo que reforçamos a ideia de efetuar todas as verificações descritas
na emissão de Vendas a Dinheiro.
Exemplos em que é necessária a emissão de Nota de Crédito e respetivos passos a seguir:
Efetuou‐se um DA de 500 litros. Após o REGISTO da Venda a Dinheiro verificou‐se
que deveriam ser 50 litros.
o Solicitar a anulação do DA ao Departamento de Fluxos Vínicos;
o Solicitar, ao Departamento de Contabilidade, a autorização para emitir a
Nota de Crédito referente à Venda a Dinheiro;
o Emitir a Nota de Crédito;
o Emitir novo DA com os litros corretos;
o Emitir nova Venda a Dinheiro sobre o novo DA.
Na Venda a Dinheiro XPTO, já registada, incluiu‐se o Contrato de Compra e Venda
n.º 12345.
o Solicitar, ao Departamento de Contabilidade, a autorização para emitir a
Nota de Crédito referente ao Contrato de Compra e Venda da Venda a
Dinheiro XPTO;
o Emitir a Nota de Crédito.
QUANDO EMITIR UMA NOTA DE CRÉDITO DEVE SEMPRE: ‐ IMPRIMIR AS DUAS VIAS DO DOCUMENTO; ‐ SOLICITAR AO CLIENTE QUE ASSINE AS DUAS VIAS; ‐ ENTREGAR UMA VIA AO CLIENTE; ‐ REMETER A OUTRA VIA, ASSINADA PELO CLIENTE, À CVRVV.
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 12
4.2. Emissão
Conforme referido no ponto anterior, só pode emitir uma Nota de Crédito se esta tiver
sido previamente autorizada pelo Departamento de Contabilidade da CVRVV.
Após confirmação da autorização, carregue na opção Notas de Crédito.
Seguidamente irá ver a página.
Pressione sobre Criar Nota de Crédito ou sobre a imagem de documento.
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 13
Deverá colocar o número de contribuinte do cliente e em seguida pressione em Verificar
ou na imagem lupa.
Se introduzir um cliente, para qual não tenha sido previamente autorizada a emissão da
Nota de Crédito pela CVRVV, vai obter a mensagem Não existe nenhum documento a creditar para o cliente indicado.
Se existir autorização, tal como nas Vendas a Dinheiro, é‐lhe solicitado que confirme o
cliente.
Após confirmação, pressione no botão SUBMETER para continuar e visualizar o
Documento Provisório.
O Documento Provisório para todos os efeitos não existe – é virtual, e serve apenas para
confirmar os dados.
Após confirmação pressione no botão REGISTAR para gerar a Nota de Crédito.
Será confrontado com o seguinte aviso:
Até este momento pode desistir da emissão da Nota de Crédito para solicitar a anulação
de mais documentos.
Após a confirmação será gerada a respetiva Nota de Crédito, e receberá o aviso “Nota de
Crédito registada com sucesso” e fica disponível o número da Nota de Crédito.
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 14
É disponibilizado o botão IMPRIMIR que lhe permite abrir ou guardar um documento PDF
com a respetiva Nota de Crédito.
NOTA: A Nota de Crédito tem de ser impressa a partir do documento PDF. A impressão
da página que consta na figura anterior NÃO SERVE de Nota de Crédito.
Não se esqueça de:
imprimir a Nota de Crédito (2 vias);
solicitar ao cliente que assine as 2 vias;
entregar uma via ao cliente;
remeter a outra via à CVRVV.
4.3. Visualizar
Pressione sobre Visualizar Notas de Crédito ou sobre a imagem lupa.
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 15
A página seguinte permite‐lhe efetuar filtros de pesquisa.
Tenha em atenção que os filtros são efetuados em conjunto, isto é, quando coloca por
exemplo, o NIF do Cliente e o N.º do Documento, e não aparece nenhuma informação
após carregar no botão PROCURAR, é porque o documento que inseriu não pertence a
esse cliente, ou o cliente não existe ou o documento não existe.
Tal como nas Vendas a Dinheiro, o filtro das Notas de Crédito será preenchido
automaticamente com a data inicial e final do mês corrente.
NOTA: Se carregar diretamente no botão PROCURAR, sem indicar nenhum filtro, irá
obter todos os documentos, de todos os clientes emitidos pela sua Delegação – o que
provoca lentidão ao obter a informação pretendida. Lembre‐se, coloque sempre um
filtro (ex. data de hoje no campo DE da Data).
A lista apresentada descrimina o total por documento, o total da página em que se
encontra, o transporte da página anterior e o total da lista.
Selecione a lupa correspondente ao documento que quer visualizar, e tal como na
emissão, vai poder imprimir ou guardar o documento PDF referente à Nota de Crédito.
IMPORTANTE: Lembre‐se que a impressão deverá ser sempre efetuada a partir do documento PDF.
5. Venda de Contratos de Compra e Venda
Caso necessite de efetuar uma Venda a Dinheiro a um cliente para qual não esteja inscrito na
CVRVV, deverá contactar os serviços da CVRVV. Antes de contactar recolha as seguintes
informações:
Manual de Utilização Sistema de Faturação
SITIC ‐ FACTDELEG ‐ 2 ‐ out/2013 P á g i n a | 16
Número de Contribuinte;
Nome;
Morada;
Produto(s) a faturar.
6. Diversos
Para qualquer assunto não descrito neste manual por favor contacte o Departamento de
Contabilidade da CVRVV.
7. Apuramento dos Valores Mensais
Imagine que quer apurar os valores referentes a Janeiro de 2010. Para tal deverá alterar as datas
do filtro de pesquisa para: De: 01‐01‐2010 A: 31‐01‐2010; e carregar no botão PROCURAR.
Irá obter a lista de todas as Vendas a Dinheiro emitidas para o mês de Janeiro, conforme
imagem abaixo.
O valor a depositar mensalmente será igual ao total das Vendas a Dinheiro menos o total das
Notas de Crédito.
VALOR A DEPOSITAR = TOTAL VENDAS A DINHEIRO – TOTAL NOTAS DE CRÉDITO
Para obter o valor das Notas de Crédito deverá ir ao separador das Notas de Crédito e aplicar o
mesmo filtro.
